Inbjudna: Tävlingssektionen (Cissi Andersson, Anita Mohall, Frida Gustavsson o Hugo Karlsson)

Transkript

1 Styrelsemöte Tid: , Plats: Klubblokalen, stall Nyckelby Kallade: Camilla Birkehorn, Ann-Louise Tommydotter Karlsson, Anders Ståhlbom, Åsa Johansson, Katarina Werner, Maria Söderberg, Stefan Ekberg, Terese Olsson (US) Adjungerade: Margareta Forsberg och Maria Axén Inbjudna: Tävlingssektionen (Cissi Andersson, Anita Mohall, Frida Gustavsson o Hugo Karlsson) Dagordning: 1. Inledning/Öppnande 2. Godkännande av dagordning Dagordning godkänd 3. Val av protokolljusterare Agneta o Camilla 4. Föregående protokoll OK 5. Årshjulet - Gruppfighten 6/5 - Nyckelbydagen 10/5 - Liten fixardag i samband med nästa styrelsemöte 29/4. Börjar istället (fixa trädgårdsmöbler o annat) - Vecka 21, städ och arbetsdagar (målning av dressyrstaket bl a) - Maggan påminner lagen om att de ska hjälpa till med fix inför tävlingar - Tävlingssektionen gör en grov lista om vad som behöver göras under v 21. Ha den klar till nästa styrelsemöte. - Måste också finnas material till fixardagarna (tas fram när att göra lista finns) - Radera info om medlemskap från årshjulet

2 6. Ekonomi genomgång av nuläge vs budget Resultatrapport har skickats från Viktoria. Ligger ca så här långt. Viktoria är nöjd med förbättringen av Swish-betalningarna. Gick mycket bättre och snabbare nu. Bra jobbat Cafeterian ÖRF Liten kostnad jmfr med förra året. Har bara den ena fakturan kommit? Medlemsavgifter Alla betalningar har inte kommit in än. Därav att det är lite lågt. LOK-stöd - Vi fick lite stöd iaf. Men inte allt vi ansökte om. Tack Camilla för ditt välformulerade mail. Horsmanager Stall Nyckelby skickar faktura. 7. Rapporter a) Stallet Vi skulle haft våffeldag 24/3. Tyvärr blev det inställt på grund av för få anmälningar. Jättesynd. Maggan eftersöker mer samarbete med föreningen för att locka mer folk diskutera det mer på det på planeringsdagen 15/4. Försöka ha en föreningsdag per termin för att främja klubbandan. Kanske bjuda in allmänheten t ex tipspromenad, ponnyridning och annat som också kan locka andra än bara medlemmar. Påskhoppet 2/4, Gruppfight 6/5, Nyckelbydagen 10/5 b) Skrivelser c) Utbildning - Ny basutbildning? När? (a) Tanken var att lagledarna skulle gå en kurs externt. Men det verkar inte finnas några. (b) Kommer anordna en lokalt igen. Maggan o Mia meddelar när denna ska vara. d) Aktiviteter Under planeringsdagen 15/4 ska höstens aktiviteter planeras e) Cafeteriasektionen - Inventering, vad behöver införskaffas? (a) Det som behövdes finns nu (skarvsladd och vattenkokare) (b) Frysen behöver justeras (c) Hjälp behövs till påskhoppet 2/4. Fixa varmkorv (kolla glutenkorv). f) Tävlingssektionen - Ska vi anlita Mia som inverkansdomare på lokala tävlingar?

3 (a) Vi anlitar Mia som inverkansdomare på lokala tävlingar. Betala in licensavgiften till Mia s TDB. (b) Dåligt med tävlingsledare. Verkar bara finnas Anita Mohall som är utbildad tävlingsledare. (Elena tycker hon har gjort sitt o Sofia vill inte) Kandidater för utbildning: Joakim Ragnar. Gå ut med fråga vem ska tänka sig att gå utbildningen. Åsa skickar ut en fråga om intresse i föreningen. Mia kollar upp hur många det måste vara för att utbildningen ska kunna köras lokalt. (c) Ett fönster ska sättas in. Stefan kolla om han kan få hjälp från jobbet att fixa det. Hör med Bosse (XL-bygg) om sponsring med ev virke som behövs. (d) Har vi evenemangsförsäkring? Kolla upp. Finns ingen post i Resultaträkningen. Camilla kollar detta med Ann. (e) Katarina stämmer av med markägaren om tillstånd vid tävlingarna (f) Musikanläggningen funkar som det ska. (g) Propositionerna inskickade (vet ej om de är godkända). Tävlingarna påbörjas på morgonen. Teori för lektionsgrupperna den dagen. g) Ungdomssektionen - Nyrekrytering, hur går det? - Budget (a) Representant från US saknas på mötet (b) De har gått ut med Vi i stallet 8. Bordlagda ärenden/åtgärdslista a) LOK-stöd (Camilla) - Vi fick bidrag b) Ansökningar övriga bidrag (Camilla o Terese) - Camilla, Mia o Maggan tar en gemensam sittning för att gå igenom det som ska sökas. 25/4 ska det vara inne. c) Sponsorer, vem mer kan jobba med detta? - Agneta har gjort ett jättebra jobb hittills. Kanon - Pratat med Espresso House, ska återkomma. - Höra med Ica Maxi - Stefan har kollat med SSG. De är intresserade. - Skriva ihop ett mail att skicka till sponsorer med information om tävlingsdagar och klasser. Agneta önskar hjälp med detta. - Förslag att prata med: Travshopen Mantorp, Sharpman. - Åsa hör med Flygvapenmuseum. - Skaffa ett konto hos XL-bygg för att underlätta hanteringen för XL-bygg vid sponsring. Camilla löser det. - Ang täcket som hamnat fel. Finns ett 155cm täcke i sponsorslagret. Stefan dubbelkollar så att täcket inte är använt etc. Stefan återkommer. - Agneta kollar med Elena om hon vill hjälpa till med sponsorerna.

4 - Möjlighet att länka in sponsorerna i TDB sponsorerna måste då vara klara till proppen. Att tänka på till hopptävlingen. För sent för dressyrtävlingen. - Finns möjlighet att koppla in skärmar i ridhuset för att rulla sponsorsinfo och annat. Nåt att tänka på. d) Föreningskläder. (Katarina o Stefan)) - Stefan har kollat Prima4U. Broderar allt så det blir lite dyrare. Kolla över kollektionen. Skicka in kollektion för att få offert. - Vinterjacka, vårjacka, piké, väst, typ collegetröja, mössa keps, t-shirt. - Stefan kollar också schabrak. e) Arbetsmöte angående rollbeskrivningar och manualer. (Camilla o Katarina) - Har inte genomförts än f) Dropbox (Anders). - Camilla har lagt in en massa dokument från förra året. - Ställ fråga till ungdomssektionen och tävlingssektionen om behov av gemensam lagringsyta. Vore bra enligt styrelsen att samla dokument. Katarina kollar med tävlingssektionerna. Maria kollar med US. g) Sponsorstäcke som hamnat fel. Är det löst? (Anders o Stefan) - Se punkt 8c. h) Svenska Ridsportförbundets nya Generalsekreterare Annika Tjernström är på ÖRFs kansli i Linköping 5/3 Vem var där, hur gick det? - Mia var där. Många klubbar utan ridskola vara där. - Mia lyfte vårt problem med Nyckelryttarna/Stall Nyckelby (privat aktör) med bidrag och vad som inte blir redovisat till ridsportförbundet med aktiva ryttare, men det blev ändå stort fokus på att tävlingar går back. Tyvärr fanns inte det Mia lyfte med i sammanfattningen. - Kan vi göra nåt gemensamt med Skogslotten o Rappestad för att lyfta frågan o uppvakta ÖRF. Annika behöver nog höra vår problematik fler gånger. i) Datagruppen, vill Susanne Berg fortsätta (Åsa) - Susanne är med. j) Arbetsmöte förberedande styrelsedag Ok att vara på Exeo? (Anders) - Vi kan vara på Exeo - Vi köper in färdiga mackor - Inbjudan Maria fixar - Agenda för styrelsedagen hur ska vi nå våra mål etc, aktiviteter för hösten. - Deltagare: Styrelsen, Mia o Maggan, US, Tävlingssektionen k) Sommaravslutning - Återkommer om det l) Tömning o flytt av förråd, status (Agneta) - Klart. Finns numera på Agnetas jobb. m) Fler betalningar via HM, går det? (Camilla) - Funkar bättre med Swish nu och fakturor från Stall Nyckelby funkar bra. - Känner inte behov för fler betalningar i HM just nu. 9. Övriga frågor

5 a) Sponsorer, hur går det? Se punkt 8c. b) Dropbox. Vem är ansvarig? Delning? Ansvarig Maria. Se också punkt 8f. c) Hur jobbar vi vidare med mål och idéer från basutbildning. Vad ska prioriteras? - Föreningskläderna Dåligt med föreningskläder under tävlingarna. Hur kan detta förbättras? Kollar vidare d) Arbetsmöte, förberedande styrelsedag (1) Agenda för dagen - Hur ska vi nå våra mål etc, - Aktiviteter för hösten e) ULK/ VULK. Beviljat stöd från Idrottslyftet 2018 (1) Fick beviljat stöd för det. 10 personer kan gå. Cissi, Ewelina och Tove går VULK just nu. f) GDPR (1) Får inte spara maillistor. Lägga in på avtalet för HorseManager (HM) att man godkänner lagring av uppgifterna. (2) Problem finns i HM. Kan ej ta bort medlemmar. Ärende finns hos HM. (3) TDB är det största problemet. Där kan inte medlemmar tas bort. För att ta bort medlem måste TDB kontaktas. (4) Måste skriva in i policyn om hantering för GDPR. 10. Mötets avslutande - Nästa möte 29/4, start kl på Nyckelby. - Mötet avslutas