1. Inledning/Öppnande a. Ann-Louise väljs till ordförande i frånvaro av ordf och vice ordf

Transkript

1 Styrelsemöte Tid: kl 18:00 Plats: Klubblokalen, stall Nyckelby Kallade: Joakim Ragnar, Ann-Louise Tommydotter Karlsson, Anders Ståhlbom, Åsa Johansson, Katarina Werner, Camilla Birkehorn, Anna Ljungqvist, Victoria Grahn, Susanne Linde Husbom, Emelie Asp, Therese Olsson (US) Adjungerade: Margareta Forsberg och Maria Axén Inbjudna: Representant från tävlingssektionen Dagordning: 1. Inledning/Öppnande a. Ann-Louise väljs till ordförande i frånvaro av ordf och vice ordf 2. Godkännande av dagordning a. Dagordningen godkändes 3. Val av protokolljusterare a. Ann-Louise och Katarina väljs till justerare 4. Föregående protokoll a. Kort genomgång av beslut och åtgärdspunkter. Therese ska prata med Joakim om inloggning till LOK då detta inte är löst. 5. Rapporter a) Stallet Vi har fått erbjudande om rengöring av luftvärmepumpen i klubbis. Höstpokalen var igår, , jobbar vidare med ungdomssatsningen, de som rider lagdressyr (ord samt reserver) har erbjudits lektion för Inger den söndagen 15/10. De som vill anmäler sig till Maggan/Mia. Bra om styrelsen är

2 b) Ekonomi representerade och presenterar sig. Ska försöka göra något liknande med hoppningen där Sofie Karlsson är förslag på tränare. Hon har ingen tränarlicens men är under en väldigt bra utbildning där hon rider för de bästa både på Strömsholm och Flyinge. Föreningen betalar dessa träningar, mål att göra detta två ggr per år om intresse finns. Linn Ztrelin kommer på ungdomsdagarna och berättar om hur det är att blogga. Hopp-HAA är igång. Nybörjarlektionerna är fulla, började med 6 st, nu är det 11 st nya ryttare. Vi vill nominera Sunlight till Årets Ridskolehäst. Maggan ber Ella Törnström att skriva nomineringen. i. Gretzer-dagen gick back med :- ii. Dressyrtävlingen i juni :- (exkl sponsorintäkter) iii. Hopptävlingen i juli :- (exkl sponsorintäkter) iv. Ekonomin överlag ser mycket bra ut c) Skrivelser Styrelsen ber att Joakim vidarebefordrar all information från Östergötlands Ridsportförbund och Svenska Ridsportförbundet till alla när något kommer. d) Utbildning Maggan och Mia har frågat runt om ungdomsledare (ULK); Therese Olsson har anmält sig. Vi ska ansöka om bidrag till nästa år så att vi kan skicka flera om intresse finns. e) Aktiviteter Inga nya aktiviteter f) Cafeteriasektionen Har genomfört två st Höstpokaler. Återkommer med fullständig ekonomisk redovisning när swish-betalningarna är registrerade. g) Tävlingssektionen

3 Bör ha en mer översyn över tävlingarna och ta ett större ansvar, inte bara när det gäller pappersarbete och förberedelser. Eftersom Helene Sönner inte är med längre känner vi att vi behöver få förstärkning till TS, gärna några ungdomar som vill vara med. Styrelsen beslutar att Åsa lägger ut information om detta i våra kanaler gentemot medlemmarna. h) Ungdomssektionen US har fått förfrågan från Joakim om att samarbeta med MORF till ett stadskalas i stan nästa lördag, 30/9. Therese finns på plats och tar med sig lite broschyrer. Skötarkamp söndag 1/10, behöver få fler anmälningar. US ska påminna om detta. Den 14/10 är käpphästdressyren, även hit behövs fler anmälningar. Ska även försöka få med fler föräldrar som publik. Halloween den 4/ med spökvandring då US behöver hjälp från styrelsen som får klä ut sig till spöken. US undrar om de kan få en budget och ett eget kort så att de kan göra egna inköp till sina aktiviteter. Skulle underlätta mycket för US arbete. Till käpphästdressyren behövs prisrosetter och till Halloweenfesten behövs mat, godis etc. Styrelsen beslutar att US får kontanter från kassan tills det finns ett kort till i styrelsen. Styrelsen beslutar att ordförande Joakim beställer ytterligare ett kort till. Behöver tillgång till US-fliken på Nyckelryttarnas hemsida, där ligger tydligen Denice Thor. Detta behöver ändras så att US kan uppdatera sin information. Åsa kontaktar Susanne Berg som får hjälpa till att lösa detta. Lite fest i stallet i samband med ungdomarnas Hubertus-jakt. 6. Bordlagda ärenden/åtgärdslista Lollo/Susanne: Återkoppling ändring av policydokument efter styrelsedagen Lollo kollar med Susanne om vart ändringarna landat. Lagsituationen; upplägg och ekonomiska ramar Maggan har kollat över alla tidigare diskussioner från styrelsemöten sedan augusti Det finns några beslut men det behövs en tydligare policy för lagverksamheten. Maggan har fått en sammanställning över lagens utgifter och :- har gått till start- och anmälningsavgifter för samtliga lag. Vi föreslår att :- går till elitlaget för säsongen 2018, det ska inkludera deras start- och lagavgifter. Förslaget i sin helhet ligger som bilaga till protokollet.

4 Totalt har föreningen tio lag. Maggan tar en träff med alla lag och går igenom samtliga förutsättningar. Lollo anmäler sig som frivillig att delta på det mötet. Styrelsen beslutar att ovan är modellen som gäller för För extra speciella aktiviteter får lagen ansöka om extra bidrag till styrelsen som beslutar om ansökan kan tillgodoses. Vi kollar på hemsidan för Mantorpsryttarna där det troligen finns en mall för ändamålet. Fakturering Vätternrundan måste göras omgående. Joakim och Victoria får se till att detta görs om faktura inte redan skickats. 7. Övriga frågor Nå nya höjder med Rolf-Göran Bengtsson - 5 januari kommer RGB till Smedstad för en clinic på kvällen. Han rider själv och hjälper andra. Ska styrelsen dra ihop en aktivitet kring detta? Hubertusfest 28/10: någon behöver fixa bokning till kvällen. Förra året kostade det 150:- för medlem och 250:- för icke medlem. I år tar vi 200:- per person oavsett medlemsstatus. Man swishar in pengarna till föreningen och det anses som betalning för kvällen. Fördrink och mat ingår, dryck till maten köper man själv. Styrelsen föreslår att Joakim bokar på Berggrens Källare eftersom han får avisering på betalningar, i år försöker vi sitta där uppe istället för i källaren. Styrelsen beslutar att Victoria ser till att det bara finns 5.000:- på det konto som är kopplat till det kort som styrelsen använder för inköp. Uppföljning SISU styrelsen beslutar att vi gör en kick-off efter varje årsmöte för att komma igång med den nya styrelsens sammansättning. Vi måste ha ett KM i samband med Höstpokalen då det inte blivit av ännu. Oklart om det var för ponny/häst eller båda. Årsmötet - bjud in lagen och ledare i god tid. Vi behöver öka engagemanget och deltagandet, detta ska ses över på styrelsemötet i slutet av oktober. Göra iordning anläggningen för hösten - Plocka in möbler, dressyrstaket och hindermaterialet som står på vagnen. Ska ske under oktober. Styrelsen beslutar att nästa styrelsemöte börjar kl 16 och då börjar vi med att ställa undan allt. Sedan fixar Åsa lite fika som vi kan ta innan mötet börjar. Tack-kort till sponsorerna behöver fixas styrelsen beslutar att Åsa fixar

5 detta. I detta ingår inbjudan till årets Lucia-show så att de får möjlighet att se mer av ridskolans verksamhet. 16/12 är datumet för det. Frågan om Vätternrundan bordläggs till nästa möte, känslan är att vi fortsätter att jobba då det är bra ersättning till föreningen som kan användas för bra aktiviteter. Maggan skickar samtliga dokument och underlag samt årshjulet till Camilla för distribution till styrelsen. Mötet avslutas.