PROTOKOLL, STYRELSE MÖTE 1 juni 2014

Transkript

1 PROTOKOLL, STYRELSE MÖTE 1 juni 2014 Närvarande: Sarah Andersson (SA) ordf., Irene Ek (IE) sekr., Terese Öström (TÖ), Johanna Alkberg(JA), Susanna Sjöberg-Simonsson (SSS), Lotta Persson (LP), ledamöter, Linnea Bergman(LB) suppleant. Ej närvarande: Anna Nord (AN) kassör, Maria Berg (MB) adjungerad. 55 Mötets öppnande Ordförande förklarar mötet öppnat. 56 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes samt att två ärenden lades till på agendapunkt 64; ponnyridning 6 juni och förfrågan angående Midsommarfirande på Pålsgården. 57 Val av justerare. Till justerare valdes TÖ. 58 Förgående protokoll Föregående mötesprotokoll har skickats ut i förväg för möjlighet att kommentera under dagens möte. LB kan inte minnas att hon blivit tillfrågad om att vara styrelsens representant i Ungdomssektionen (US). LB ska fundera på förslaget.

2 59 Delegationsbeslut av ordförande Det har inte tagits några beslut sen senaste mötet. Regler för delegationsbeslut, fortsättning av tidigare påbörjad genomgång: LP har tagit fram en tidigare använd mall för Fördelning av ansvars- och beslutsbefogenheter som vi använder som underlag för fortsatt diskussion. Följande diskuterades: - TKs befogenheter finns inte med i mallen men sen tidigare har vi sagt att budget ska lämnas in innan tävling. - Max belopp som Verksamhetsansvarig inte behöver anmäla till styrelsens ska vara 5000 SEK men det ska vara i linje med godkänd budget. - Löneförhandling ska ligga på den som är personalansvarig. LP uppdaterar mallen till nästa möte för beslut. 60 Rapporter Ridhusunderlag: JA har fått råd av Tomas Lennholm och fått 2 förslag, ett dyrare alternativ och ett billigare enligt följande: 1) Ta ut övre lagret och lägga in sten 0,2-0,4 mm och stenmjöl, trolig kostnad ca SEK; 2) enbart blanda i stenmjöl i befintligt underlag i omgångar, pris max SEK. Be MB om att ta in offerter från de olika grusbolagen i Ockelbo (Hanssons, Gunnaris plus ett företag till). Nackdelen med det billigare alternativet är att man inte vet slutresultatet. LB ska kolla upp med Delsbo angående det 2:a alternativet eftersom de använt denna metod tidigare. Tävlingskommittén, kommande tävlingar: Natalies minne lokal dressyr (3 klasser) för ponny, 1 aug. Be MB stämma av med Natalies familj att vi kan hålla tävlingen till hennes minne. Hopptävling stor häst 20/9. Dressyr stor häst 11/10. LB som var på regionens tävlingsmöte fick förtydliga för mötet varför inte tävlingsresultatet från senaste hopptävlingen rapporterats korrekt till förbundet: Rapportering i equip-databasen rapporterades in momentant men övrig rapportering gjordes inte p g a missförstånd och LB har försäkrat att det inte ska hända igen och f a vill ORF inte höra spydiga kommentarer kring detta. JA redogjorde för det ekonomiska resultatet från ponnyhopp-tävlingen i april.

3 Förbundet har bestämt att 10 kr/ekipage ska läggas på, på anmälningsavgiften vid tävlingar f o m Detta ska gå till förbundets tävlingsadministration. ORF har fått höra illvilligt prat från en ridsportskribent. Detta ska nu vara utrett och reportern har bett om ursäkt i samband med att SA och reportern träffades på Högbo ridklubb. Hopptävlingsgrupp: SA har diskuterat med MB och det ska gå att uppfylla gruppens ställda krav med reservation för vattning av banan, där måste man hålla koll så att vattnet i brunnen inte tar slut. Det förslag som gäller är: Tisd. 17:30, vattning innan lektion, hoppmaterial delas mellan utebanan och ridhuset, tränare Willem Jan. Ännu har ingen anmält sig för träning och innan ORF går vidare med bokning av föreslagen tränare så gör vi inget. Dessutom ska information och inbjudan till träningen gå ut till hela föreningen om ev. fler vill delta. Detta ska läggas ut på hemsidan och sättas upp på anslagstavlan. Då det är svårt att få till en enhetlig grupp där alla känner sig nöjda med hoppträningen fördes diskussioner om hur vi kan lösa detta. Ett exempel på förslag är att ha olika nivåer av grupper. Men det gäller att få tillräckligt många för att det ska bli en eller flera grupper. Att ställa kravet att gå till en annan klubb om man inte får igenom sina krav godtas inte. Då får man gå till annan klubb. Redogörelser av styrelsemedlemmarnas ansvarsområden. LP arvsfonden har börjat processa ORFs ansökan om bidrag. LP lyfte frågan om att hitta en fond för medel till dikning mellan hagar. Den planerade sommarfesten kommer inte att hinnas med. Det är tillräckligt med aktiviteter just nu med promenadbingo, iordningsställande av Höstbodarna inför stundande ridläger. Det beslutades att byta sommarfesten mot en kick off fest till hösten. Promenadbingon ligger inte på kommunens hemsida. Vi måste bli bättre på att komma ihåg att anmäla kommande aktiviteter till kommunens hemsida. Kassarapport AN kassör är inte med på mötet varför inget aktuellt rapport ges. SSS redogör för intäkter från avklarade aktiviteter så som skrotinsamling. SA redogör för hästkontot. Förslag väcktes på att skapa ett ridhusunderlagskonto. US Inget händer just nu inom US. SA ska prata med US ordförande om framtiden.

4 61 Verksamhetsansvarig Ingen rapport eftersom MB inte är närvarande. Information om datum då hästarna ska köras till sommarbete lämnas via IN. Transportörer behövs till den juni. 62 Personalfrågor. Ola är fortsatt halvtids-sjukskriven. Göran fortsätter vikariera fram till semestern. Nytt löneavtal gäller från 1 juni. SSS ska påbörja medarbetarsamtal. SA har gått skyddsrond vilket gick bra bortsett från att behovet av personal/skydds-kläder behöver ses över. 63 Hästärenden Sommarbete: Maxon, Kryllan, Blacky och Dorina åker till SSS. Molly och Cajun till Jessica Simonsson. Shettisarna åker hem till respektive ägare. Fem ridskolehästar till sommarbete i Åmot. Anna Åström titta till hästarna i Åmot. 64 Aktiviteter, pågående och kommande. Ponnyridning den 6 juni sköts av US tillsammans med SSS (ansvarig). Ungdomarna är lite trötta på att alltid ställa upp efter terminens kvartsridningar och andra ponnyridningar. Midsommar: Wij trädgårdar kan inte ha firandet i år och ORF har blivit tillfrågade om vi kan ställa upp. SA har avböjt vilket styrelsen ställer sig bakom. Orsaken är egna aktiviteter och för kort varsel. Vi skulle behövt att planera för detta minst 6 månader i förväg. Kaféverksamheten i höst: SA höra efter med Lena Edman om/vad hon vill ta på sig. Diskussion fördes om hur vi ska lösa det. Göra en lista över medlemmar som ska stå men det måste bygga på frivillighet? Britt göra i ordning en vagn? Göra en enkel beställningslista med begränsat sortimentet för att underlätta beställning.

5 65 Stalljourer i höst. Medhjälparjourena har gått bra att täcka under terminen men stalljourerna har haft luckor som fyllts med frivilliga. INE pratar med MB om förslag på hur hösten ska lösas. 66 Skrivelser. Inga skrivelser inkommit som kräver åtgärd eller diskussion. 67 Övriga frågor Natalie minnestavla. Hur ska den utformas? Vi vill ha lika namntavlor till alla hästar. Phu s Namnskylt skriva tex Natalies Nalles Phu. MB SSS LB ska klura lite på lay out. Nästa möte. Den 10 aug kl. 17:00. Någon tar med tårta. 68 Mötets avslut Sekreterare: Iréne Ek Justerare:.. Terese Öström Ordförande: Sarah Andersson