Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr

Transkript

1 Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr Måndag 5 maj 2014, kl.18:30 Klockargården, Bredareds IF:s klubbstuga Närvarande Ordförande Ledamöter Suppleant Konsulent Kansli Roland Nilsson Agneta Berlin Fredrik Plumppu Johan Törnroth Fredrika Eriksson Magnus Sundmark Bertil Åkesson Carina Olsson Frånvarande Ledamöter Morgan Bodin Karin Johansson Björn Öberg Innan mötet hade styrelsen möjlighet att springa en teknikträning i skogarna kring Klockargården. Efter det serverades fika samtidigt som Marita Haglund, ungdomsledare och representant ur Bredareds IF:s Orienteringskommitté, berättade lite om föreningen. 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av Roland kl.19:00. 2 Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll att utse Fredrika till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll läses igenom. En att-göra-lista har gått ut till styrelsen i samband med kallelsen för mötet. Styrelsen går igenom listan: Magnus har köpt in en prispokal till Team Sportia League. Magnus har ännu inte tagit fram något prisförslag för annonsering på hemsidan. Carinas uppdrag att lämna in styrelsens konstituering till banken är på gång. Fredrik har haft kontakt med Maria Kraft Helgesson angående möjligheterna att skapa en ny elitmiljö i samarbete med Borås Högskola. Fredrik rapporterar att högskolan är positiv till samarbete. Från deras sida kan de hjälpa till genom att anpassa studieschemat 1

2 efter träningar och garantera boende för studenterna. Nästa möte med högskolan är den 26 maj. Fredrika representerade VOF på VIF:s årsmöte i Vara den 10 april. Fredrika rapporterar kort från mötet. att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5 Utvecklingsarbete Västergötlands OF 6 Rapporter Styrelsen diskuterar hur det fortsatta arbetet med målstegen ska se ut. att arbetsområden (rubriker) ska skapas inom målstegen inför nästa möte. Under nästa möte kommer arbetsgrupperna tillsättas. Ungdomskommittén Johan rapporterar att USM-truppen ska ha upptaktsträff i IK Omegas klubbstuga utanför Borås den 9-11 maj. Magnus rapporterar att konfirmationsledarna har haft en andra träff i Tiarp och att planeringen inför lägret flyter på bra. Carina rapporterar att det i dagsläget är 49 personer anmälda till årets O-CAMP. Målet är att siffran helst ska upp över 100 innan anmälningstiden går ut den 23 maj. Tävlingskommittén Bertil rapporterar från det senaste mötet med tävlingskommittén, den 14 april. Ett förslag som uppkom var att ha en extra bankontrollant (utöver ordinarie bankontrollanten) för att säkerställa bra banor på distriktets tävlingar. Styrelsens kommentar till detta förslag är att det känns bättre att säkerställa att den nuvarande bankontrollantfunktionen fungerar istället för att en ny instans inrättas. Tävlingskommittén kommer att fortsätta diskussionen vid sitt nästa möte. Breddorientering i Västergötland Magnus rapporterar att breddprojektet går bra. Motionsorienteringar startas upp här och var i distriktet, vilket är positivt. Det är snart dags att söka nya projektpengar. 17 föreningar (av de 19 som hittills medverkat i projektet) är intresserade av att söka bidrag för kommande period. 2

3 Kretstränare 7 Sammankomster 8 Ekonomi Bertil rapporterar att kretstränarprojektet är igång i sex kretsar med fem unika kretstränare. Aktuellt är att avtal ska skrivas med Björn Mårtensson och Martin Larsson. Kansliet ansvarar för att avtalen undertecknas. Alla kretsträningar läggs numera ut på Eventor, men styrelsen tror fortfarande att kommunikationen mellan kretstränare och föreningar/löpare kan förbättras ytterligare. Team Sportia League Första deltävlingen i Team Sportia League hölls i samband med Ulricehamns medeldistans den 1 maj. Magnus tycker överlag att det var en lyckad premiärtävling, även om detaljer alltid kan förbättras. Han rapporterar att Team Sportia var nöjda trots att det var en förhållandevis liten tävling. Personal/kansli Carina rapporterar att alla VOF:s anställda har fått en inbjudan om att medverka på Idrottens föreningslära med SISU i Vara den 27 maj. Carina planerar att medverka. Ungdomsledarträffar Magnus rapporterar från de genomförda ungdomsledarträffarna. Sammanfattningsvis var det bra uppslutning och mycket positiv feedback har inkommit från deltagarna. DM-helgen Styrelsen kommer att ha en sammankomst i samband med DM-helgen den september. Samtliga styrelsemedlemmar uppmanas fundera på vilket tema det ska vara på styrelsens medverkan under DM lång. Beslut om tema sker under nästa möte. Magnus ber även styrelsen fundera på vilka eventuella sammankomster som behöver planeras inför vintern Diskussionen återupptas vid nästa möte. Carina redogör för förbundets ekonomiska läge. Förhoppningen är att projektmedlen för breddsatsningen ska räcka till att förlänga Bertils projektanställning. Besked om hur det blir lämnas under kommande möten. Styrelsen informeras om att det på grund av små årskullar i år kan bli svårt för USMtruppen och O-CAMP att möta sina budgetar, men att målet självklart är att lyckas nå budget. 3

4 9 PR & Media Carina har möte med revisorerna den 12 augusti. att godkänna den ekonomiska rapporten. Kommunikationsplan Magnus informerar styrelsen om att framtagandet av förbundets planerade kommunikationsplan ännu inte påbörjats. Magnus/kansliet har fortfarande i uppdrag att ta fram en kommunikationsplan. Magnus uppmanar Ungdomskommittén att bli ännu flitigare på att lägga ut information om sina aktiviteter via hemsidan och Facebook. Nyhetsbrev 319 personer har i dagsläget anmält sig till förbundets nyhetsbrev. Det är en ökning med åtta personer sedan förra mötet. Tävlingsbilaga Tävlingsbilaga nr 2 utkommer vecka 20. Nya hemsidan Magnus informerar att han tycker att informationsflödet på hemsidan kan bli jämnare. Facebook 362 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Det är en ökning med tio personer sedan förra mötet. Nya kanaler (Twitter/Instagram) 18 personer följer i dagsläget förbundets nystartade Twitterkonto. Det är en ökning med två personer sedan förra mötet. VOF har inget Instagramkonto än. Magnus uppmanar styrelsen (och övriga) att använda förbundets nya hashtag: #Västgötaorientering. 4

5 10 Skrivelser att behandla Gösta Erixons minnesfond Styrelsen går igenom den inkomna skrivelsen. Arvet från Gösta Erixon, på cirka kronor, kommer att förfogas över av VOF och pengarna ska användas till förbundets ungdomsledare inom orienteringsverksamheten. Styrelsen diskuterar hur och var arvet ska användas i verksamheten. Ett förslag är att lägga upp en plan över fem eller tio år. att ge Magnus i uppdrag att fortsatt sköta kontakten kring arvet gentemot banken och att skriva på för att kvittera ut arvet. att diskutera vidare kring hur och var arvet ska användas under kommande möten. 11 Övriga frågor 12 Nästa möte Inga övriga frågor. 13 Mötets avslutande Nästa styrelsemöte blir i samband med O-CAMP den 16 juni i Svenljunga. Magnus får i uppdrag att kontakta O-CAMP för att boka in mötet med dem och ta reda på hur de eventuella träningsmöjligheterna ser ut innan mötet. Roland avslutar mötet kl. 20:45. Vid protokollet Justeras Johan Törnroth Roland Nilsson Fredrika Eriksson 5