Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr Fredrik Plumppu Johan Törnroth Björn Öberg Charlotte Österman

Transkript

1 Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr Tisdag 18 augusti 2015, kl Vara Folkhögskola Närvarande Ledamöter Verksamhetsledare Konsulent Kansli Fredrika Eriksson Fredrik Plumppu Johan Törnroth Björn Öberg Charlotte Österman Magnus Sundmark Bertil Åkesson Nina Olsson Frånvarande Ledamöter Agneta Berlin Morgan Bodin 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av vice ordförande Björn kl Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll 5 Styrelsefokus att utse Fredrika till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll läses igenom. att lägga föregående protokoll till handlingarna. Styrelsen delar upp sig i grupper och arbetar igenom de nya fokusområdena som preliminärt är Framtidens Idrottsförening, Generationsväxling samt Kommunikation. Arbetet med att sätta upp mål för respektive område kommer fortgå under styrelsens träff i samband med DM-helgen 4-6 september. Magnus visar statistik som SOFT tagit fram över den procentuella andelen orienterare i olika åldrar i distriktets kommuner. 1

2 6 Rapporter 7 Projekt m.m. Ungdomskommittén Magnus rapporterar om läget kring våra ungdomsprojekt. Västergötland hade två lag på årets AXA-stafett i samband med invigningen av O-Ringen i Borås. Lagen slutade på andra respektive fjärde plats. Styrelsen gratulerar till de fina framgångarna. Under O-Ringen hade USM-truppen en kvällsträff med lekar och andra aktiviteter. Truppen har även varit på ett mycket lyckat träningsläger i Strömstad samt sprungit Götalandsmästerskapen i Hässleholm. Härnäst väntar USM uppe i Sundsvall. Årets konfirmationsläger har genomförts och flutit på bra. Tävlingskommittén/Kartkommittén Tävlingsprogrammet till nästa år ska snart sättas. Sista dag att anmäla tävlingar är den 31 augusti och det är även då som Tävlingskommittén har sitt nästa möte. Inget nytt rapporteras angående Kartkommittén. Personal/kansli Magnus och Nina har flyttat till nytt kontor på Idrottens Hus i Skövde. Flytten innebär kostnadsbesparingar då den årliga hyran sjunker från till kronor, samt en marginellt minskad städkostnad. Magnus rapporterar att skyddsrond har genomförts på kontoret. Magnus, Nina och Bertil är nu fullt igång igen efter sommaruppehåll. UngOteket Magnus meddelar att sista anmälan till projektet är den 7 september. Startdatum är den 3-4 oktober. För tillfället håller Magnus på och färdigställer det material som behövs till projektet. Fler och mer (Börja Orientera) Projektet Börja Orientera går numera under beteckningen Fler och mer, vilket syftar på att vi vill öka antalet orienterare samt få de som redan orienterar att engagera sig mer. Magnus har under sommaren varit på möte med SOFT och diskuterat projektet som i stora drag handlar om att paketera och tillgänglighetsgöra orientering på föreningsnivå. Magnus kommer att åka på ytterligare möte i höst. 2

3 Kretstränare Bertil har haft möte med kretstränarna. Program för höstens träningar har publicerats i samtliga kretsar som ingår i projektet. Bertil har dessutom mailat ut information till berörda ungdomar. Bertil håller på och uppdaterar projektets hemsida som framöver kommer att fyllas med inspiration och förslag på övningar. Projektet är inne på sitt tredje och sista år. Vad som händer sen är ännu inte bestämt och kommer att diskuteras vidare i styrelsen under hösten. Elitmiljö 8 Sammankomster 9 Ekonomi Bertil informerar att inget nytt har hänt kring elitmiljön vid Borås Högskola sedan förra mötet. Inför nästa möte ska han ta kontakt med Monika, som är ansvarig från högskolan, för att stämma av läget. Team Sportia League Tre deltävlingar återstår i årets Team Sportia League. Dessa sker i samband med DM medel, DM sprint och DM lång. Utbildningshelgen 6-7 februari 2016 Magnus har börjat göra en inbjudan till nästa års utbildningshelg, som kommer att hållas i Vara den 6-7 februari. Kommande utbildningshelg kommer att ha större fokus på heldagsutbildningar än tidigare års. Introduktionskurser i MTB-O och PRE-O kommer bland annat att erbjudas. Föreningsledarträff 21 november Höstens Föreningsledarkonferens i Falköping kommer att ha fokus på framtidens förening och arrangemang. Fördelning VIF-anslag Magnus rapporterar att han inte hört något nytt angående fördelningen av VIF-anslag. Ekonomisk rapport Nina ger styrelsen en uppdatering på förbundets ekonomiska läge. 3

4 10 PR & Media Årets O-CAMP har gått bra och projektet kommer göra en vinst. Styrelsen diskuterar de förslag till ledararvoden som inkommit. Nina kommer att fakturera deltagarna på årets konfirmationsläger inom kort. Förbundets revisorer har uttryckt önskan om ett möte i september. att arvodet till årets O-CAMP-ledare ska utdelas enligt förslag nr 3, där totalsumman uppgår till kronor. att Falköpings AIK OK ska få ersättning på sammanlagt 2000 kronor för utlåning av tält och sportidentenheter till årets konfirmationsläger. Nyhetsbrev 396 personer har i dagsläget anmält sig till förbundets nyhetsbrev. Det är en ökning med tre Facebook 429 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Det är en ökning med nio Twitter 63 personer följer i dagsläget förbundets Twitterkonto. Det är en ökning med sex Instagram 51 personer följer i dagsläget förbundets Instagramkonto. Det är en ökning med sex 11 Skrivelser att behandla 12 Övriga frågor Inga skrivelser att behandla. VOF:s skrivelse till SOFT angående O-Ringens ekonomi Magnus informerar om skrivelsen till SOFT angående ekonomi kring O-Ringen. Enkelt förklarat bygger problemet med ekonomin på att färre tävlingar arrangeras i distriktet under det år som O-Ringen arrangeras där. Senaste gången O-Ringen arrangerades i distriktet, Skövde 2002, kompenserades detta för och nu undrar styrelsen om kompensation kommer att göras även denna gång. 4

5 13 Nästa möte 14 Mötets avslutande VOF inväntar för tillfället respons från SOFT. Förberedelser DM Lång Styrelsen planerar för DM Lång, då VOF kommer finnas på plats med ett informationstält och visa upp delar av sin verksamhet. I år kommer fokus ligga på MTB-O samt UngOteket. Nästa styrelsemöte blir den 12 oktober hos Falköpings AIK OK. Magnus får i uppdrag att boka lokal för mötet. Björn avslutar mötet kl Vid protokollet Justeras JOHAN TÖRNROTH BJÖRN ÖBERG FREDRIKA ERIKSSON Sekreterare Vice ordförande 5