Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr Tisdag 16 juni 2015 O-Camp, Tånga Hed, Vårgårda

Transkript

1 Protokoll Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr Tisdag 16 juni 2015 O-Camp, Tånga Hed, Vårgårda Närvarande: Styrelsen: Agneta Berlin, Charlotte Österman, Björn Öberg, Fredrik Plumppu, Fredrika Eriksson Kansliet: Magnus Sundmark, Bertil Åkesson, Nina Olsson Gäster: Lena Fredén, Sisu (tom. 8.) O-Camps ledning Emilia Henrysson, Einar Nordgren, Linn Eriksson (alla delaktiga under 1) Frånvarande: Styrelsen: Johan Törnroth, Morgan Bodin 1. Mötets öppnande Agneta öppnar mötet och hälsar alla välkomna och speciellt till Lena och O-Camps ledning. O-Camp Ledningen består av Emilia, Einar och Linn som berättar om lägret och förberedelserna. De är 20 ledare i år, med hjälp av 15 klubbledare. Det är 150 ungdomar från Västergötland men också BohuslänDal, Halland, Småland och Göteborg. Årets tema är O-Ringen eftersom Borås har årets evenemang. Lägret har haft invigning, träningarna har döpts om till etapper, egen axa-stafett, det kommer att vara jaktstart på etapp 5 m.m. Johan Högstrand kommer också att föreläsa. Ungdomarna som leder detta läger startade upp med ett ledningsmöte redan i september förra året och då var det dags att se över lägerledare för att sedan kunna bjuda in till 1:a träffen i november. Nästa träff var vid utbildningshelgen. 3:e träffen i mars och 4:e träffen i maj, dessa tillfällen var i Vårgårda för att stämma av med skog, boende, kartor, bussning m.m. I fredags var det dags att starta upp själva O-Camp innan deltagande ungdomar började i söndags. Under träffarna har de haft bla. akut skadeutb. Arbete i olika grupper och mycket lek för att lära känna varandra. Utvärdering görs av deltagarna men också ledarna men ingen träff för utvärdering. Genom att vara ledare och vara med i ledningen har vi lärt oss att organisera, samarbeta, lära känna många nya människor m.m. Tånga Hed är ett bra ställe för läger med bla. stora gräsytor vid boendet som skapar gemenskap i lekar och aktiviteter. Det som är sämre med Tånga Hed är matlagningsplats, men fungerar toppen med de som lagar maten eftersom de har kokvagn. Lägret har haft en mycket bra röd tråd genom hela lägret! 1

2 2. Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3. Val av protokolljusterare att utse Charlotte till protokolljusterare. 4. Föregående protokoll Föregående protokoll läses igenom. Tryckfelsnisse var framme i protokollet och det ska ändras från STF till SDF i 10. att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5. Styrelsefokus 6. Rapporter Målstegen, hur går vi vidare? Vi arbetar med detta på mötet vi har på DMhelgen. Men innan det avsätter vi 1 timma på nästa möte för att arbeta fram målen för verksamhetsidén. Vi behöver tänka på att ha en samsyn kring de tre områdena för att arbetet ska bli så bra som möjligt att utveckla. Framtidens förening Generationsväxling Kommunikation -metoder som blir som motorer för de tre nya arbetsområdena är Börja Orientera UngOteket VOFs ungdomsverksamhet (USM, O - Camp, Konfa) Vi är överrens om att vi behöver fokusera på färre saker. att börja med målen i detta arbete vid nästa möte att Agneta ska preliminärboka lokal och boende för DM-helgen. Tävlingskommittén Kent informerar från tävlingskommittén. Nästa år blir det 2 helger mindre i tävlingsschemat pga. VM som har sina tävlingar då, det kan vara svårt att få ihop det vanliga tävlingsschemat. 2

3 Det märks att våra västgötakollegor som är O-Ringenarrangörer springer mindre på våra tävlingar. Magnus visar siffror för åren Det finns oro just för att klubbar som är medarrangörer i O-Ringen inte deltar på tävlingar och då borde förbundet få bidrag för att deltagarantalet är dåligt ett sådant år. VOF ska skicka en skrivelse om detta till SOFT. Vi behöver också tänka om kring evenemang och tävlingar. Klubbar sliter mycket och jobbar hårt för tävlingar och sedan kommer det inte mer än st. och det ger ingen större inkomst. Därför behöver vi tänka om kring tävlingar, tex. de eldsjälar som finns idag, kommer det finnas sådana eldsjälar framöver? Ska det vara färre tävlingar men att man gör evenemang kring det istället. Att mellanstora tävlingar försvinner och istället kan träningstävling bli större?! Ska vi i VOF vara aktiva i förändringen funderar tävlingskommittén över. Eller ska vi vänta och se vad som händer? Kartkommittén Just nu är etapp 1 och 2 på O-Ringen ännu inte godkända. Man arbetar med DM-kartorna för fullt. För att hjälpa arrangörerna att förbättra sina tävlingar är det viktigt att gå in och fylla i fyll i på tävling du varit på. Är man anonym eller inte när man skriver i, diskuterades. Så här står det i Eventor: Hjälp oss att göra våra arrangemang bättre genom att svara på ett antal frågor. Det tar bara några minuter. Tack på förhand! Sekretess Enkäten lämnas in anonymt. De svar du lämnar går inte att spåra till dig som person. En sammanställning över de olika svarsalternativens fördelning i ålders- och könskategorier visas publikt. Tävlingens arrangör har även tillgång till de kommentarer i textform som du lämnar in. Ungdomskommittén O-Camp: Besöker vi just nu, och det är den 3:e dagen. 150 st. ungdomar. Konfa: Årets grupp har varit igång i en vecka och är för tillfället här på O- Camp. 28 ungdomar. Nästa års inbjudan ligger ute på hemsidan med 6-7 st anmälda redan. USM: har haft 1:a upptakten. Nästa är vid O-Ringen och AXA-stafetten. Unionsmatchen: Det missades att lägga ut på hemsidan som nyhet. För övrigt vann Västergötland stafetten. Daladubbeln: Magnus har inte arbetat något med det just nu, utan det kommer efter sommaren. I år har det varit mycket arbete med resor för de olika grupperna där Nina har hjälpt till. Tex. USM i Sundsvall. 3

4 Personal/Kansli Magnus informerar att i Idrottens hus där kansliet huserar, har vi inte fått något klartecken om någon flytt ännu. Flytten av förrådet som vi hyr av Falköpings AIK OK är i stort sett klart. Bertils anställning blev klar idag. Nu i sommar kommer v. 28 vara den vecka som det inte kommer att finns någon bemanning alls. Info om detta finns på hemsidan. 8. Projekt UngOteket Magnus rapporterade att 5 st. klubbar är klara, han har även kontaktat klubbar via mail. Minst fyra klubbar till behövs för att kunna driva projektet. Magnus fortsätter att arbeta med detta i sommar. Det behövs ev. köpa in Ocadprogramlicenser och det får Magnus i uppdrag att titta på. UngOtekets träffar är 8 st. med Vårgårda, Borås och Vara som utbildningsställen. Projektet går ut på att få prova - på olika saker i en klubb, man blir ingen expert utan får en inblick i de olika delarna. Viktigt att vi alla i styrelsen pratar med våra egna och andra klubbar om Ungoteket så att vi marknadsför det genom personlig kontakt. Sisu kan hjälpa till att söka bidrag till klubbarna, då klubbarna kan söka bidrag för att finansiera Ungoteket. Charlotte som denna vecka är klubbledare här på O-Camp får i uppdrag att informera om UngOteket här på O-Camps ledarträff. Börja Orientera Nu har projektet fått namnet Orientera flera & mera. Där Tomas Stenström är anställd för 1 år att driva detta projekt att få flera att orientera och befintliga att orientera mera!. Läs mer på SOFTs hemsida. Det ska starta upp en projektgrupp där Magnus blivit tillfrågad att vara med och han har tackat ja. Det kommer att vara 10 st. i denna grupp. Detta kanske ev. kan bli en del av Framtidens förening i november på Föreningsledarkonferensen. Kretstränare Bertil informerar att det var tänkt med ett möte i dagarna men att det inte har gott att få ihop utan att det kommer att ske inom snar framtid. Vi går in i sista halvåret på kretstränarprojektet. Nu är det om kretsarna vill driva detta vidare? Då får VOF fakturera föreningarna om de vill vara med i kretsträningarna. Det har lagts ut enkät och info om det på hemsidan. Funderingar kring fortsättning: Dokumentera verksamheten Skapa en bank för teoriträningar, övningar, m.m Skissa på en fortsättning av kretstränare 4

5 Vi kanske får lägga ut info på nätet - där ungdomarna håller till idag, för att nya orienterare kan skaffa sig information om något. Tex. att man lägger ut en filmsnutt hur man passar kartan, eller hur man använder kompassen osv. Vi tycker att det borde vara SOFT som ska göra ett sådant arbete. Elitmiljö Bertil informerar att Monika Johansson som arbetar på Högskolan i Borås driver detta med elitmiljö och gör det bra. Hon undrar vad VOF kan göra i detta arbete? Högskolan har någon på gång som ev. kan hjälpa till med träningar m.m. Vi VOF kan tycka att det svåra kan vara att få dit många orienterare som väljer just deras utbildningar i Borås, men vi är positiva till ett så bra samarbete. Att erbjuda marknadsföring genom våra mediakanaler Sedan förra mötet kring elitverksamhet i Västergötland tänker vi att det är en viktig punkt att ha med på föreningsledarkonferensen i november. Ska vi föreningar hjälpas åt att skapa elitmiljö? Vad är VOFs roll, vad kan vi bidra med? Vi diskuterade, att anställningar i föreningar kan leda till skapande av sponsring för att kunna driva elitmiljö m.m. Tips på en bra föreläsare är en innebandykille från Varberg om just sponsring. Team Sportia League Magnus har hört ryktesvägar att Swedish League inte har några sponsorer. Hur går det för oss med vårt samarbete med Team Sportia League? Vi har 1 år kvar av vårat avtal med dem. Vissa klubbar har samlat på sig mycket bra poäng, det syns att ledarna är viktiga att få med på tåget för att Team Sportia League ska nå fram till klubbens barn och ungdomar. Det är tyvärr färre klubbar med denna vår, kan bero på mindre årskullar. 8. Sammankomster Utbildningshelg 2016 Magnus informerar om 6-7 februari är bokat som utb.helg på Vara Folkhögskola. Det kommer att bli tydligare block i utbildningarna samt lite specialutbildningar. Föreningsledarkonferens 2015 Magnus informerar om Framtidens förening som tema och det är preliminärbokat i Falköping i Pingstkyrkan. 5

6 9. Ekonomi Nina informerar att det är mycket kring det ekonomiska av ungdomarnas läger av olika slag just nu, och det fungerar bra. Ungdomarna har lyckats rekrytera många deltagare så det borde bli goda resultat av det hela när det är klart. Avanza är snart klart, det är Johan som sekreterare som ska fylla i det sista nu då han tidigare varit bortrest. Ang. VIFanslag så beslutar styrelsen Att skicka en påminnelse till GOF. 10. PR & Media Magnus visar info och siffror om:. Nyhetsbrev Nyhetsbrev nr 4 har öppnats av 554 st. Facebook I dagsläget är det 417 st., + 3 st. Twitter Där har vi idag 57 st., + 1 st. Instagram Där är det 45 som följer VOF, + 5 st. Konfan och O-Camp har bra inlägg i Facebook och blogg, vilket är jättebra. Imorgon kommer det också ut ett nytt Nyhetsbrev. 12. Skrivelser att behandla 13. Övriga frågor Agneta har fått en inbjudan till Ordförandemöte på O-Ringen, där Agneta kommer att delta. En av punkterna är att följa upp det som togs upp på Ordförandekonferensen i höstas. Innehåll i vårat VOF - tält på DM final-dag? Förslag gavs på MTB-O. Agneta kontaktar Hans om detta. Har VOF Policy för jämställdhet, alkohol och trafik? Ang. trafikpolicyn brukar Magnus föra diskussioner om det på ledarträffar. 6

7 Här hittar du de policydokument som Svenska Orienteringsförbundet arbetar med. Dessutom står Svenska Orienteringsförbundet bakom alla RF:s policys. Dessa är: - RF:s Alkohol- och tobakspolicy - RF:s policy för trafiksäkra transporter Att Agneta ska titta på trafikpolicy för VOF och ta fram förslag till ett lättläst dokument att tillgå för VOFs verksamhet. Och som kan ligga till grund för klubbarna i VOF. 14. Nästa möte Styrelsen nästa möte är 18 augusti kl Magnus bokar Vara Folkhögskola för mötesplats 15. Mötets avslutande Agneta avslutar mötet och tackar för idag, kl Ha en go sommar så möts vi på O-Ringen i Borås! Vid protokollet Fredrika Eriksson Vice Sekreterare Agneta Berlin Ordförande Charlotte Österman Justerare 7