Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr

Transkript

1 Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr Måndag 20 juni 2016, kl Alingsås Närvarande Ledamöter Suppleanter Verksamhetsledare Konsulent Kanslist Agneta Berlin Morgan Bodin Johan Larsson Fredrik Plumppu Johan Törnroth Filip Karlsson Magnus Sundmark Bertil Åkesson Nina Olsson Frånvarande Ledamöter Suppleanter Björn Öberg Charlotte Österman Pontus Karlsson Innan mötet gav ledningsgruppen för årets O-CAMP-projekt en intressant presentation om lägret. Ledningen består i år av Linn Eriksson, Stina Larsson och Filip Södervall. 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av ordförande Agneta kl Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll 5 Ansökningar att utse Morgan till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll läses igenom. att lägga föregående protokoll till handlingarna. Arvsfonden Arvsfonden kommer att ta kontakt med VOF i augusti. 1

2 6 Rapporter Ansökningar till VGR x 3 Ansökningarna som skickats in kommer att behandlas under sommaren. SOFT Idrottslyft VOF har beviljats kr från SOFT för att arbeta vidare med UngOteket. Ungdomskommittén Filip redogör för de aktiviteter som ungdomskommittén varit med på i slutet av våren. USM-truppen har haft upptaksträff i Tidaholms klubbstuga. Träffen var lyckad och samtliga deltagare var närvarande. 40 ungdomar plus ledare har varit iväg på Unionsmatchen, som i år hölls i Norge. Västergötland gick segrande ur årets match. Härnäst väntar Axa-stafetten i samband med invigningen av O-Ringen i Sälen. Uttagningen till stafetten kommer att presenteras på hemsidan inom kort. Magnus informerar om att det strulat en del med anmälan till nästa års konfirmationsläger på grund av den uppdatering som gjorts av Idrottonline. Det står dock klart att det kommer att bli ett läger nästa år. Tävlingskommittén Magnus rapporterar från det senaste mötet med tävlingskommittén som hölls i Vårgårda den 8 juni. Bland annat planerades schemat för nästa års tävlingsprogram. En hel del tid gick även åt till att diskutera DM-upplägget för kommande år. Kartkommittén Personal/kansli Bertils tjänst har förlängts tre månader. Bertil har tagit fram en symbolpalett för att göra teknikträningar i OCAD. Nina har haft möte med revisorerna och meddelar att allt såg bra ut. Magnus informerar att VOF har börjat använda ett nytt verktyg för att skapa och skicka nyhetsbrev. Detta som en följd av att Idrottonline har uppdaterats. 2

3 Styrelsen och personalen går igenom vilka veckor som kansliet kommer ha semesterstängt. Styrelsen önskar personalen en trevlig sommar. 7 Styrelsens utvecklingsarbete Framtidens förening Lena Fredén från Sisu finns på plats och hjälper styrelsen i sitt utvecklingsarbete. Fokus ligger på framtidens förening och att få fler ungdomar aktiva i orienteringssporten, både som löpare och som arrangörer. Nedan följer en redogörelse för en del av det som styrelsen diskuterade. Styrelsen önskar få in ungdomar i Tävlingskommittén för att få en bättre åldersspridning. En mer varierad könsfördelning skulle också vara önskvärt. Styrelsen vill att VOF ska uppmana distriktets föreningar att få in fler ungdomar i sina respektive styrelser. Exempelvis kan VOF bidra med att påvisa goda exempel från föreningar som kommit långt i arbetet med generationsväxling. UngOteket bör vidareutvecklas. Uppföljning kan göras med de deltagande föreningarna för att höra om ungdomarna fått mer uppgifter i föreningsarbetet. Förslag om att ha en öppen O-CAMP-träff där åringar bjuds in för att få dem intresserade för projektet. Starta upp ett substitut för den JSM-trupp som fanns för ett antal år sedan. Tanken är att erbjuda sociala aktiviteter, t.ex. helgläger, för att gynna bredden bland juniorerna. En variant är att ha en eller flera uppföljningsträffar för USMdeltagarna när de är 17 år. USM-ledarna kan ta upp förslaget som ett diskussionsämne med årets USM-trupp för att höra deras åsikter i ämnet. Förslag om att ha årliga brevutskick till samtliga 13- respektive 16-åringar i distriktet med information om de aktiviteter som finns att tillgå. Styrelsen påpekar vikten av att de aktiviteter VOF har måste marknadsföras ordentligt ute i föreningarna och på förbundets kanaler och träffar. 8 Projekt m.m. UngOteket UngOteket har haft en avslutningsträff med utvärdering. Överlag uppkom bara positiva kommentarer och ungdomarna som deltagit i projektet vill gärna fortsätta att bidra i sina respektive klubbar. Kretstränare Elitmiljö Team Sportia League

4 9 Sammankomster 10 Ekonomi 11 PR & Media Styrelsen tycker att det är en god idé att ha med Team Sportia League som ett diskussionsämne i styrelsens tält i samband med DM-helgen i Karlsborg i höst. att ge Magnus i uppdrag att förbereda materialet som behövs för att diskutera Team Sportia League under DM-helgen. Styrelsehelg 2016 Styrelsen kommer att ha en träff avsedd för arbete med målsättningar m.m. i samband med DM-helgen i Karlsborg den september. Fokus för den träffen kommer att vara förbundsutveckling. Extramöte VIF/Sisu-stämma Agneta redogör för extramötet som hölls med VIF/Sisu. Västergötland röstade ja till det förslag som togs upp, men Västsvenska vill ta det en vända till och utreda mer. En ny omröstning sker därför i september. Utbildning funktionärer i november Förslag finns på att dela upp utbildningen i två tillfällen; en dag i november samt en dag i mars. Rapport Nina ger styrelsen en uppdatering på förbundets ekonomiska läge. att ge AU i uppdrag att besluta om arvoderingen för O-CAMP-ledarna utifrån de förslag som kommer att delges Nina efter avslutat läger. att godkänna den ekonomiska rapporten. Nyhetsbrev 226 personer har i dagsläget anmält sig till förbundets nyhetsbrev. Facebook 4

5 508 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Det är en ökning med 23 Twitter 84 personer följer i dagsläget förbundets Twitterkonto. Det är en ökning med två Instagram 112 personer följer i dagsläget förbundets Instagramkonto. Det är en ökning med Skrivelser att behandla 13 Övriga frågor 14 Nästa möte Gynnarträff på O-Ringen Det kommer att hållas en distriktsträff under O-Ringen i Sälen. Agneta kan förhoppningsvis närvara. Inga övriga frågor. 15 Mötets avslutande Nästa styrelsemöte blir måndagen den 29 augusti i Vårgårda. Magnus skickar ut kallelse till mötet. Därefter följer resten av 2016 års möten/träffar enligt preliminär plan: Styrelseträff i samband med DM sprint/lång, september i Töreboda/Karlsborg. Måndag 17 oktober i Gällstad. Onsdag 7 december i Idrottens hus, Skövde (traditionsenlig jultallrik). Agneta avslutar mötet kl Vid protokollet Justeras JOHAN TÖRNROTH AGNETA BERLIN MORGAN BODIN Sekreterare Ordförande 5