Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr

Transkript

1 Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr Måndag 18 augusti 2014, kl.18:30 Öglundastugan, IK Gandvik Närvarande Ordförande Ledamöter Suppleant Konsulent Kansli Roland Nilsson Karin Johansson Fredrik Plumppu Johan Törnroth Björn Öberg Fredrika Eriksson Magnus Sundmark Bertil Åkesson Carina Olsson Frånvarande Ledamöter Agneta Berlin Morgan Bodin Innan mötet berättar Magnus Sundmark om IK Gandviks historia och nuvarande verksamhet. 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av Roland kl Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll att utse Karin till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll läses igenom. att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5 Utvecklingsarbete Västergötlands OF Styrelsen redogör för hur arbetet med den nya målstegen har börjat. Nästintill alla grupper har påbörjat en diskussion kring de nuvarande målen, hur de kan revideras och om nya mål behöver skapas. Därefter följer skapande av strategi och handlingsplan. 1

2 6 Arvet 7 Rapporter Magnus rapporterar att det inte finns något nytt att redovisa kring Göran Erixons arv. Ungdomskommittén Johan rapporterar att USM-truppen varit på ett lyckat träningsläger inför höstens Ungdoms-SM utanför Kolsva och att årets Götalandsmästerskap i orientering avgjordes augusti i Bengtsfors. Västergötlands ungdomar tog hem sju medaljer i sprint, sex medaljer på långdistansen samt ett brons i distriktsstafetten. Magnus rapporterar att årets konfirmationsläger varit lyckat. Viss osämja har förekommit bland ledarna, men det är inget som gått ut över deltagarna eller lägrets aktiviteter. Magnus kommer att ha ett uppföljningsmöte med årets ledare. Magnus rapporterar att han pratat med Emilia Henrysson och att hon gärna fortsätter i ledningsgruppen för O-CAMP Då O-Ringen går i Västergötland 2015 är tanken att ha O-Ringentema på nästa års läger kan det sedan komma att bli VM-tema på lägret. Magnus föreslår för styrelsen att resan till Dala-Dubbeln ska arrangeras på liknande sätt som den gjorde förra året. att följa Magnus råd kring resan till Dala-Dubbeln. Magnus får i uppdrag att komponera en inbjudan och lägga upp en anmälan. De ledare som följer med på resan kommer att rekryteras bland föräldrar till ungdomarna som ska springa. Tävlingskommittén Magnus rapporterar att tävlingskommittén har sitt nästa möte måndag 25 augusti. Breddorientering i Västergötland Magnus har arbetat fram en ny hemsida med temat Börja orientera som han presenterar för styrelsen. Hemsidan är tänkt att fungera som ett sätt att marknadsföra våra olika projekt på inför nya potentiella orienterare. att ge Magnus i uppdrag att inleda en dialog med SOFT för att se om de är intresserade av att vara med och utveckla och använda hemsidan. Kretstränare Bertil rapporterar från mötet med kretstränarna 30 juni. Närvarande vid mötet var Bertil, Björn Mårtensson och Martin Larsson. Under mötet utvärderades projektet. 2

3 8 Sammankomster Bertil och styrelsen konstaterar att kvalitén på kretsträningarna är god men att marknadsföringen och kommunikationen till löparna kan förbättras. Exempelvis bör alla träningar läggas ut på Eventor. Johan ger förslag om att en tidsmall bör tas fram för kretstränarprojektet. I mallen ska bland annat framgå hur långt innan respektive träning kretstränaren ska erhålla en aktuell kartfil, när banorna ska vara färdiglagda och när träningen ska publiceras på Eventor. Bertil kommer att fundera på förslaget och ta fram en mall i mån av tid. Team Sportia League (TSL) Magnus rapporterar att TSL flyter på bra. I höst återstår tre tävlingshelger. Styrelsen konstaterar att det är viktigt att tänka på vilka tävlingar som får TSL kommande år. Magnus har köpt in en pokal till TSL och efterfrågar om namn på pokalen. att pokalen till TSL ska döpas till Västgötapokalen. Personal/kansli Magnus meddelar att han fortsättningsvis kommer att sköta kontakten med tävlingskommittén och att Bertil istället kommer att lägga all sin konsulenttid på kretstränarprojektet samt skapandet av en ny elitmiljö i Borås. Utöver det finns Bertil naturligtvis till förfogande vid arrangemang som exempelvis Utbildningshelgen. DM-helgen Magnus meddelar att planen med att erbjuda smartphone-ol under DM-helgen tyvärr inte kommer att fungera på grund av platsbrist vid arenan för DM Lång. Styrelsen diskuterar alternativa lösningar och kommer fram till tipspromenad. Styrelsen uppmanas även att ta med västgötaplagg till DM-helgen. Magnus informerar att Lena Fredén kommer att medverka under styrelsens träff under DM-helgen. Hon ersätter då en ansvarig för OL-elitmiljön vid någon högskola, som det tidigare beslutats om. att arrangera en tipspromenad under DM Lång. Temat för tipspromenaden kommer att vara orienteringsprofiler i Västergötland. Varje styrelsemedlem får i uppdrag att skriva ihop en passande tipsfråga som ska mailas till Magnus senast 31 augusti. Mötesplats SOFT En förinbjudan till Mötesplatsen kommer att finnas tillgänglig under DM-helgen. 3

4 Utbildningshelgen 2015 Utbildningshelgen kommer äga rum den 31 januari-1 februari Anneli Östberg är bokad. Samarbete med Göteborgs OF sker kring helgen. 9 Ekonomi 10 PR & Media Carina informerar styrelsen kring förbundets ekonomi. Både Unionsmatchen och O-CAMP är fakturerat och ser ut att gå med vinst. Konfirmationslägret ser däremot ut att gå med en liten förlust även i år. Carina har haft träff med två av revisorerna och de är mycket nöjda med hur förbundet arbetar. Nästa möte med revisorerna kommer att äga rum i januari att godkänna den ekonomiska rapporten. Kommunikationsplan Magnus har lanserat den nya kommunikationsplanen. Styrelsens medlemmar och förbundets ungdomsledare uppmanas att vara inloggade som Västergötlands OF när de rapporterar från tävlingar och andra aktiviteter. Nyhetsbrev 332 personer har i dagsläget anmält sig till förbundets nyhetsbrev. Det är en ökning med två Nya hemsidan Prisförslaget för annonsering på förbundets hemsida är ännu inte publicerat. Magnus arbetar vidare med det. Facebook 383 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Det är en ökning med 16 Nya kanaler (Twitter/Instagram) 28 personer följer i dagsläget förbundets Twitterkonto. Det är en ökning med fem 23 personer följer i dagsläget förbundets Instagramkonto. Det är en ökning med 17 4

5 11 Skrivelser att behandla 12 Övriga frågor 13 Nästa möte 14 Mötets avslutande Inga skrivelser att behandla. Bidragsförfrågan från Borås Idrottshistoriska Sällskap Roland informerar övriga styrelsen om att en bidragsansökan har inkommit till förbundet. Det är Borås Idrottshistoriska Sällskap som efterfrågar ett bidrag på 3000 kronor. Pengarna ska användas till att digitalisera gamla idrottsfilmer. Styrelsen är intresserad av att veta mer kring vad det är för typ av filmer, hur de ska digitaliseras och vad själva digitaliseringen beräknas kosta. att ge Roland i uppdrag att ta reda på mer information kring bidragsansökan. Elitorientering i Borås På hemsidan för Högskolan i Borås (hb.se) finns nu information kring elitorientering i samband med studier vid Högskolan i Borås. att ge Bertil i uppdrag att senare i höst lägga ut en länk till Högskolan i Borås på förbundets hemsida, samt skapa en nyhet kring detta. Nästa styrelsemöte blir den 16 oktober i Tranemo. Magnus får i uppdrag att kontakta OK Tranan för att boka in mötet. Därefter följer ett styrelsemöte den 8 december i Idrottens Hus i Skövde. Magnus ansvarar för att lokalen bokas. Roland avslutar mötet kl.21:20. Vid protokollet Justeras JOHAN TÖRNROTH ROLAND NILSSON KARIN JOHANSSON Sekreterare Ordförande 5