Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr

Transkript

1 Protokoll Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr Måndag 18 maj 2015 O-Ringen kansliet i Borås Närvarande: Styrelsen: Agneta Berlin, Morgan Bodin, Charlotte Österman, Fredrik Plumppu, Fredrika Eriksson Kansliet: Magnus Sundmark, Bertil Åkesson, Nina Olsson Gäst: Maria Krafft Helgesson, generalsekreterare O-Ringen 2015 (tom. 5.) Frånvarande: Styrelsen: Björn Öberg, Johan Törnroth O-Ringen Borås 2015 Innan mötet får vi en presentation av Maria Krafft Helgesson om O-Ringen Borås Årets ledord är Nyfiken, Stolt och Lycklig! Borås har haft detta arrangemang 1968, 1986 och nu är det dags igen. Just nu är det 9966 st. anmälda och de väntar in den :e! Det är 17 funktionärsföreningar i 5 kommuner. De hoppas att 25 % är utländska orienterare, en positiv del är att Veteran-VM går veckan efter i Göteborg. Vilket kan leda till att det blir några % mer än tidigare år. Hitta ut i Borås har idag 415 st. som registrerat sig. De arbetar mycket för ett O-Ringen för alla, prova orientering med kognitivt stöd! Har du inte anmält dig så är du välkommen att komma och springa 1 etapp! 1. Mötets öppnande Agneta öppnar mötet och vi börjar med att hurra för vår verksamhetsledare Magnus som har fyllt 40år. 2. Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen med ändringar av punkterna. 3. Val av protokolljusterare att utse Fredrik till protokolljusterare. 4. Föregående protokoll 1

2 5. Elitmiljö 6. Styrelsefokus Föregående protokoll läses igenom. Det har inte inkommit några förslag på suppleanter, då man har något namn hör man av sig till valberedningen. Vi går igenom Att göra listan, där en grupp ska fylla i målstegen i google drive kontot, samt att Nina arbetar med konto på Avanza. att lägga föregående protokoll till handlingarna. Bertil har haft kontakt med Högskolan ang. orienteringssatsningen i elitmiljö, men väntar på återkoppling. Bertil och Maria Krafft Helgesson som också är verksam i Hestra har fått frågan om klubben vill vara med och satsa på tränarsidan till tänkta elitmiljön på Högskolan Borås. Då Hestra just nu har ett gott GO, bra med ungdomar som orienterare och duktiga sådana, bör klubben vara inblandad med elitmiljön. Hestra är också tillfrågade att vara kretstränare i Boråsområdet. Hestra behöver ledare som kan ordna bra träningar för elit, vilket är svårt i dagsläget. Hestra har som förslag att de klubbar i VOF som elitsatsar skulle bilda samverkansgrupp kring detta för att hjälpas åt att arbeta fram hur man gör en bra elitsatsning. Hur ser det ut bland klubbarna i VOF, är man en elitklubb eller en breddklubb eller satsar man på både och?! Vi kanske ska lyfta elitmiljö vid Föreningsledarkonferensen i höst?! Målstegen, vi behöver fokusera på färre saker. Flera av våra mål i de olika grupperna går in i varandra och därför bör de arbetas ihop. Efter uppstart finns förslag att använda ca 20 min/ styrelsemöte för att arbeta med sin grupp. Då det är lättare att diskutera vid träffar än att ha ex. skypesamtal utanför mötestid. att arbeta med dessa tre områden Framtidens förening Generationsväxling Kommunikation -metoder som blir som motorer för de tre nya arbetsområdena är Börja Orientera UngOteket VOFs ungdomsverksamhet (USM, O - Camp, Konfa) att starta igång arbetet vid vårt DM-möte i höst. 2

3 7. Rapporter Magnus rapporterar från de olika kommittéerna 8. Projekt Tävlingskommittén Det har varit många diskussioner kring kartor. Kartutskrifter, att klubbarna ska hålla sig till de regler som gäller vid tävlingar om skalor m.m. Kommittén ska puscha på klubbarna så det blir bättre. Även diskussioner om bla. bankontrollanter m.m. Ungdomskommittén USM: Upptaktsmöte till helgen hålls i Falköping. Det är 43 ungdomar och 6 ledare. O-Camp: De är i sluttampen inför sommarens läger. Det är 82 st. anmälda i dagsläget. Konfa: Ledarna för året har varit Adam F, Sara S och Lisa W. Lisa kan pga. benbrott inte vara ledare. Det har nu tillkommit 3 st. till i ledargänget och det är Pontus Karlsson, Märta Ransjö Zander och Marcus Larsson. Alla kommer inte att vara med hela konfatiden. Det är 3 veckor kvar till årets konfaläger startar. Personal/Kansli Magnus informerar att i Idrottens hus där kansliet huserar, är ev. flytt av VOFkontor på gång men att vi inte fått något prisförslag på mindre rum ännu. VOF hyr förråd av Falköpings AIK OK, där klubben kommer att flytta sitt förråd och där vi flyttar med och hyr av dem fortsättningsvis också. Bertils tjänst går ut 30/6. att Bertil ska fortsätta sin tjänst på 50% ett halvår till, tom. 31/12. UngOteket Magnus rapporterade att han informerat ansvarig för ungdomsfrågor på SOFT om vårt arbete med UngOteket men fått svar att man inte vill ha informationsmail. Styrelsen diskuterade detta och tycker det är allvarligt att man från SOFTs sida inte är intresserad av det som händer i förbund och föreningar i landet. Frågan diskuteras vidare vid nästa möte. 5 st. klubbar från VOF + 1 st. klubb från GOF har anmält sig till UngOteket. Det är alldeles för få klubbar att arbeta vidare på, samtidigt som vi hört att flera är intresserade. att förlänga anmälningstiden Börja Orientera Softprojektet skulle ha upptaktsmöte nu i maj, men VOF har inte fått någon inbjudan ännu. Vi hoppas att det blir ett bra projekt speciellt inför vårat hemma- VM

4 Kretstränare Vi söker kretstränare till Boråsområdet. Hur kan vi stödja Hestra av något slag för att väcka intresset hos någon av klubbens medlemmar. Finns det möjlighet till Sponsorpengar som gör att man kan ha en person anställd i klubben, hur gör man? Team Sportia League Magnus berättar att 3 av vårens 4 tävlingar har avverkats. Volontering Tyvärr är endast 1 är anmäld hittills, därför beslutar styrelsen att lägga ner Volontering 2015 GOF, SmOF och VOF Ang. utb.helg tillsammans har SmOF backat på det. GOF och VOF för olika diskussioner och har bla. skickat skrivelser till SOFT. GOF, BdOF och VOF Återupptar kontakterna till hösten. Inget samarbete kring Hitta ut-finns just nu. 9. Sammankomster Utbildningshelg 2015 Magnus informerar om att lokaler är bokade och att vi återkommer om utb.helgen senare. Föreningsledarkonferens 2015 Magnus lade fram förslaget om Framtidens förening som årets tema. Vi diskuterade om att ev. en del kan handla om elitmiljön. Styrelsen beslutade att lägga konferensen en vecka tidigare än förut, alltså Framtidens förening den 21 november. 10. Ekonomi Nina informerar om den ekonomiska delen. Vi har idag kr. Just nu inga större utgifter men nu är det dags för upptakter, läger osv. då det blir flera fakturor. STF - bidraget kommer troligtvis att ge ca 9000 kr mindre i år än förra året. 11. PR & Media Magnus visar info och siffror om: Nyhetsbrev Nyhetsbrev nr 3 har öppnats av 585 st. 4

5 . Facebook I dagsläget är det 414 st., + 7 st. Twitter Där har vi idag 56 st., + 2 st. Instagram Där är det 40 som följer VOF, + 1 st. Konfan kommer att ha en Konfablogg även i sommar, en uppskattad blogg 12. Skrivelser att behandla 13. Övriga frågor 14. Nästa möte Uppmaning till föreningar och orienterare att komma på Öppet hus Ang. markfrågor på Swedish League i Umeå i helgen. Det finns nya samarbetsavtal som man kan läsa om på SOFTs sida.. Marita Skogum och Lena Karlsson som har företag och samarbetar vill tipsa om deras föreläsningar om att förbättra Ledarskap och den mentala biten för ungdomar. Vi diskuterar vilken grupp vi ska vända oss till som det passar bäst för. De ska medverka på USM - upptakten till helgen och vi kontaktar USM - ledarna efter vad de tyckte och vad de tror att det passar. Ett förslag är att ha sådan föreläsning som en del i Utb.helgen. Styrelsen nästa möte är förlagt till O - Camplägret 16 juni Tånga Hed, Vårgårda 15. Mötets avslutande Agneta avslutar mötet och tackar för idag, kl Vid protokollet Fredrika Eriksson Vice Sekreterare Agneta Berlin Ordförande 5

6 Fredrik Plumppu Justerare 6