Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr

Transkript

1 Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr Onsdag 11 maj 2016, kl Alingsås Närvarande Ledamöter Suppleanter Verksamhetsledare Konsulent Kanslist Agneta Berlin Johan Larsson Johan Törnroth Björn Öberg Filip Karlsson Pontus Karlsson Magnus Sundmark Bertil Åkesson Nina Olsson Frånvarande Ledamöter Morgan Bodin Fredrik Plumppu Charlotte Österman Innan mötet fick styrelsen en intressant presentation om OK Skogshjortarna och deras verksamhet. 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av ordförande Agneta kl Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll 5 Ansökningar att utse Johan L till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll och att göra-listan läses igenom. att lägga föregående protokoll till handlingarna. Arvsfonden Magnus har skickat in en ansökan som genomarbetats av AU. 1

2 6 Rapporter Ansökningar till VGR x 3 Magnus kommer inom kort att skicka in tre olika ansökningar, som syftar att utveckla koncept, anställningar och verksamhet inom den sociala ekonomin/idrottsrörelsen i Västra Götaland. De tre ansökningarna är: 1. Utvecklingsprojekt över tolv månader gällande arrangemangsutveckling av Ungdomens 10 mila tillsammans med 17 föreningar. 2. Förstudie/idéutveckling över sex månader gällande central funktion för arrangemangsutveckling för att kunna erbjuda fler arrangemang den process som Ungdomens 10-mila genomgår och syftar till. 3. Förstudie/idéutveckling över sex månader gällande folkhälsoprojektet hittaut.nu där en central funktion kan underlätta etablerandet av projektet på flera orter. SOFT Idrottslyft VOF har fått avslag från SOFT angående ansökan om arrangemangsutveckling. Ungdomskommittén Pontus och Filip rapporterar att det är 44 anmälda till årets USM-trupp. Truppen har upptaktsträff maj i Tidaholm. Unionsmatchen går i år i Norge, helgen den maj. Sista träffen med ledarna till O-CAMP är om två veckor och planeringen går bra. Det ser även bra ut med anmälningsläget till årets läger. Magnus rapporterar att brevutskick har gjorts med O-CAMP-inbjudan, inbjudan till konfirmationslägret och information om USM-truppen till ca 300 ungdomars föräldrar i distriktet. Utskicket har fått god respons och styrelsen ger förslag på att göra det till ett årligt utskick. När det gäller konfirmationslägret så kommer ledarrekrytering ske i början av hösten. Tävlingskommittén Inget nytt att rapportera. 2

3 Kartkommittén Magnus rapporterar att kartkommittén är i full gång med att kontrollera kartor inför DM och Ungdomens 10-mila. Personal/kansli Det kommer att vara en orienteringsdag för kansliet i Skövde i juni. Snart är det dags att planera semestrar för förbundets anställda. Mer information om semestertider kommer att publiceras på VOF:s hemsida framöver. Det är STF-träff i Göteborg 12 maj. Magnus och Nina meddelar att Åsa Bogren från IF Hagen har börjat som Sisu-konsulent i Skövde. 7 Styrelsens utvecklingsarbete 8 Projekt m.m. Kommunikation Styrelsen diskuterar kring förbundets kommunikationskanaler. Tävlingskommitténs tre förslag Magnus presenterar en text om DM-tävlingarna. att arbeta vidare med texten under kommande möten. UngOteket En avslutningsträff med de tre föreningar som deltagit i projektet kommer att hållas. Kretstränare Inget nytt att rapportera. Elitmiljö Magnus har haft möte med ansvarig från Borås högskola och samarbetet fortlöper enligt plan. Högskolan är ansvarig för marknadsföringen av elitmiljön. Team Sportia League

4 9 Sammankomster 10 Ekonomi Magnus rapporterar att Team Sportia League flyter på bra och att Team Sportia verkar nöjda med årets upplaga än så länge. Styrelsen ger förslag om att ta upp utvecklingen av TSL som ett diskussionsämne i styrelsens informationstält i samband med DM lång i höst. Styrelsehelg 2016 Styrelsen kommer att ha en träff avsedd för arbete med målsättningar m.m. i samband med DM-helgen i Karlsborg den september. Extramöte VIF/Sisu-stämma Agneta kommer att närvara vid extramötet i Alingsås den 24 maj. Hon kontaktar Charlotte och hör om hon vill följa med också. Styrelsen diskuterar den utredning som gjorts kring att slå samman de två distriktsidrottsförbunden i Västra Götalandsregionen till ett större förbund med målet att bli Europas bästa idrottsregion. En omröstning kring förslaget kommer att ske bland specialdistriktsidrottsförbunden under extramötet. Styrelsen ställer sig positiva till förslaget. att rösta ja för en sammanslagning av de två distriktsidrottsförbunden i Västra Götalandsregionen. Rapport Nina ger styrelsen en uppdatering på förbundets ekonomiska läge. VOF har i nuläget finansiellt stöd för Bertils tjänst juni månad ut. Anmälningsläget inför årets O-CAMP ser stabilt ut, vilket givetvis även är positivt för lägrets ekonomi. När det gäller diskussionen med GOF och BDOF angående fördelningen av VIF-anslag, som kommit att bli en stående punkt på styrelsens möten, går det fortsatt trögt. att tillsvidare avvakta vad gäller fördelningen av VIF-anslag. att godkänna den ekonomiska rapporten. 4

5 11 PR & Media Nyhetsbrev 401 personer har i dagsläget anmält sig till förbundets nyhetsbrev. Antalet är -1 sedan förra mötet. Nyhetsbrev nr har öppnats 947 gånger. Facebook 485 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Det är en ökning med nio personer sedan förra mötet. Twitter 82 personer följer i dagsläget förbundets Twitterkonto. Det är en ökning med tre personer sedan förra mötet. Instagram 92 personer följer i dagsläget förbundets Instagramkonto. Det är en ökning med fem personer sedan förra mötet. 12 Skrivelser att behandla 13 Övriga frågor 14 Nästa möte Inga skrivelser att behandla. Styrelsens utvecklingsarbete Styrelsen kommer under nästa att möte att lägga särskilt fokus på frågor som rör området Framtidens förening. att ge Magnus, i samverkan med AU, i uppdrag att förbereda ett diskussionsunderlag till nästa möte. Nästa styrelsemöte blir onsdagen den 20 juni på O-CAMP i Hökensås. Magnus skickar ut kallelse till mötet. Därefter följer resten av 2016 års möten/träffar enligt preliminär plan: Måndag 29 augusti i Vårgårda. Styrelseträff i samband med DM sprint/lång, september i Töreboda/Karlsborg. 5

6 Måndag 17 oktober i Gällstad. Onsdag 7 december i Idrottens hus, Skövde (traditionsenlig jultallrik). 15 Mötets avslutande Agneta avslutar mötet kl Vid protokollet Justeras JOHAN TÖRNROTH AGNETA BERLIN JOHAN LARSSON Sekreterare Ordförande 6