fört vid sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Onsdagen den 21 augusti 2013, kl.18:30

Transkript

1 PROTOKOLL Tid: Plats: Närvarande: Frånvarande: fört vid sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Onsdagen den 21 augusti 2013, kl.18:30 Skidstugan, Vänersborg Agneta Berlin Fredrika Eriksson Anne-Marie Holmström Karin Johansson Carina Olsson, kanslist Fredrik Plumppu Magnus Sundmark, konsulent Johan Törnroth Anne Udd, ordförande Bertil Åkesson, konsulent Björn Öberg Morgan Bodin Innan mötet höll Gunilla Hogedal, ordförande i Vänersborgs SK, tillsammans med representanter ur klubbens styrelse en kort presentation om klubbens verksamhet. VSK har idag 355 medlemmar och kan presentera en god ekonomi mycket tack vare sitt årliga arrangerande av Vårruset. Gunilla berättade även att klubben sökt och fått en hel del ekonomiskt stöd från Idrottslyftet beviljat. Den rymliga skidstugan är en central del i klubben och ägs och drivs helt och hållet av VSK då Vänersborgs Kommun tyvärr inte visat intresse i ett samarbete med stugan eller dess omgivningar. VSK:s styrelse berättade att de satsar mycket på klubbens hemsida som de ser som den viktigaste informationskanalen. Klubben har under de senaste åren lagt allt större fokus på att prioritera Westgota Cup trots att det ibland är långt att åka. 1 Mötets öppnande Mötet öppnades av Anne kl Ny styrelsesuppleant Fredrik Plumppu, Bredareds IF, är ny suppleant i styrelsen. 3 Fastställande av dagordning Beslut: Styrelsen fastställde dagordningen. 4 Val av protokolljusterare Beslut: Styrelsen beslutade att Karin ska justera protokollet. Sida 1 av 6

2 5 Föregående protokoll Föregående mötesprotokoll lästes igenom. Anne informerade att kommentarer har inkommit kring de nya klasserna på DM-stafett, att klasserna borde kompletteras med en minimiålder. Styrelsen var överens om att utvärdera situationen efter årets DM. Beslut: Styrelsen beslutade att lägga föregående protokoll till handlingarna. 6 Arbetsmetoder mm Tävlingskommittén Bertil informerade om de kommande distriktsträffarna angående banläggning, i Borås den 24 februari och i Skara den 26 februari. Magnus meddelade att Breddorienteringsprojektet kommer att användas för att hjälpa till att marknadsföra motionsorientering. Medverkande föreningar kommer att få ett kit innehållande beachflaggor mm. Magnus och Bertil informerade att Västergötlands OF har fått kritik för att vara dåliga på att utse banoch tävlingskontrollanter till värdetävlingarna i distriktet. Styrelsen förde diskussion kring om tävlingskontrollanter skulle kunna tillfrågas bland dem som varit tävlingsledare tidigare. Beslut: Styrelsen ska föreslå för tävlingskommittén att de borde ta fram en lista över vilka som varit tävlingsledare senaste året/åren och utgå ifrån den när kontrollanter ska tillfrågas. Ungdom Magnus meddelade att en arbetsgrupp har tagits fram kring arbetet med att utveckla och förbättra Westgota Cup. Målet är att förslag på förbättringar ska redovisas senare i höst. Junior Inget nytt har hänt sedan förra mötet. Elit Bertil informerade att han hört sig för kring en eventuell elitmiljö på Högskolan i Borås och att en idrottsprofil borde gynna skolan. Anne och Bertil arbetar vidare i den frågan. Agneta meddelade att Sussie Wiklund-Björk kommer medverka på styrelsens kommande DM-träff. Föreningsutveckling Agneta har pratat med Ola Gustafsson från SOK Aneby och han är eventuellt intresserad av att medverka. Han behöver veta vilka tider det gäller. Agneta för en fortsatt kontakt med Ola. Kommunikation Karin rapporterade att den nya hemsidan fortfarande inväntas. Sida 2 av 6

3 7 Ekonomi Nina rapporterade att hon haft möte med revisorerna och att följande synpunkter gavs: VOF har alltjämt ett stort kapital, varav en större del skulle behöva bindas. I mötesprotokollet från VOF:s årsmöte hänvisas det till rapporter mm som inte är bifogade. Dessa rapporter bör finnas bifogade till mötesprotokollet. Det bör framgå ännu tydligare i VOF:s mötesprotokoll när ett beslut har fattats av styrelsen. Revisorerna står inte angivna i VOF:s verksamhetsberättelse, vilket de borde göra. Nina frågade styrelsen om förbundets ledare ska fortsätta att redovisa antal deltagare och dess könsfördelning från förbundets aktiviteter trots att detta inte längre behöver ingå i årsberättelsen. Beslut: Styrelsen beslutade att antal deltagare inte längre behöver redovisas till Nina, utan att det räcker med att SISU-timmar för aktiviteterna redovisas. Styrelsen diskuterade kring när förbundets budget för nästa år ska sättas. Kommittéerna bör få tillgång till nödvändiga siffror senast i oktober för att hinna redogöra sina respektive delar innan styrelsen i december kan presentera en färdig budget. Styrelsen fick ta del av ekonomiska rapporter, vilka redogjordes för av Nina. Styrelsen diskuterade kring vad som ingår i posten Övrigt i O-CAMP:s budget för Nina tillfrågar projektets ledning om ärendet. Nina rapporterade att mat-kontot för årets konfirmationsläger har överskridit budgeten mycket. Kostnaden för busstransporter under lägret är också en post som överskridits. Styrelsen diskuterade kring vad de höga kostnaderna beror på och vad förbundet kan göra för att hjälpa till att få bukt med kostnaderna till nästa års läger. Beslut: Styrelsen föreslog att föräldrarna som inhandlar maten till lägret ska få en budget att utgå ifrån när inköpen ska göras. Nina meddelade att en del av årets inkomster i form av pengar från Idrottslyftet är avsedda till projekt nästa år och att det kommer att redogöras för detta i årets resultatrapport. Beslut: Styrelsen beslutade att godkänna de ekonomiska rapporterna. 8 Rapporter Ungdomskommittén Johan rapporterade kring sommarens gånga ungdomsaktiviteter, såsom AXA-stafetten, USM-läger och Götalandsmästerskapen. Årets GM gick på Fårö utanför Gotland och Västergötland tog för fjärde året i rad hem totalsegern. På ledarmötet i samband med GM beslutades det att en till distans kommer att springas under nästa års GM, nämligen sprintdistans. Nästa års GM kommer att gå i Bengtsfors. Johan informerade om nästa stora aktivitet som är USM och som går av stapeln den september i Perstorp, Skåne. Sida 3 av 6

4 Magnus rapporterade att tre bussar från BussOla är bokade till årets DalaDubbeln-resa. Boende kommer att ske på samma ställe som vanligt. Inbjudan till resan kommer finnas tillgänglig inom kort. Nytt för i år är att Göteborgs OF kommer att arrangera en egen resa till DalaDubbeln. Tävlingskommittén/Kartkommittén Magnus informerade att Tävlingskommittén och Kartkommittén hade möte måndagen den 19 augusti. Magnus och Bertil närvarade vid mötet. Magnus rapporterade från mötet: Kartkommittén tycker att information angående kartor från SOFT är rörig. De undrade exempelvis när kartkonventet kommer att hållas. Tävlingskommittén diskuterade kring hur stort startdjupet ska vara på tävlingar. Diskussion kring om de Tävlingsledarrapporter som finns framtagna ska användas eller inte. Tävlingskommittén söker nya medlemmar på grund av avhopp. Tävlingskommittén har beslutat att ställa in årets DM i ultralång på grund av att deltagarantalet varit alltför lågt de senaste åren och att det inte finns någon förening i Västergötland som vill arrangera tävlingen. Breddorientering Magnus rapporterade att tidigare nämnda kit med arrangörsmateriel för motionsorientering kommer att delas ut till de medverkande klubbarna. I övrigt fortgår projektet som planerat. Kretstränare Bertil informerade att kretstränarna har haft ett gemensamt möte och att projektet flyter på bra. I Borås är det snart på gång med en ny kretstränare; Martin Larsson från Hestra IF. Magnus informerade att han skickat in en ansökan om pengar till projektet till SOFT men att han ännu inte hört något mer om det. Styrelsen konstaterade att det är positivt om kretsträningarna läggs upp som närtävlingar på Eventor, eftersom det synliggör träningarna. Det finns även information om eller länk till respektive krets projekt på VOF:s hemsida. Personal/kansli Magnus rapporterade att kansliet i Skara har bytt lokalisering. 9 PR & Media Västgötaorientering Fredrik skriver ledaren till nästa nummer av tidningen. Sida 4 av 6

5 Nya hemsidan Magnus meddelade att det senaste budet från SOFT är att den nya hemsidan ska släppas först i november. Facebook VOF:s grupp på Facebook har ökat med 12 deltagare sedan förra mötet. 10 Skrivelser att behandla Karttillgång ÖM-klasser Det har inkommit en skrivelse till styrelsen om den bristande karttillgången i öppna motionsklasser på tävlingar. Magnus meddelade att Tävlingskommittén diskuterat frågan på sitt senaste möte och att de kom fram till att det är upp till arrangören att på ett eller annat sätt se till att det finns kartor till de som vill tävla. Styrelsen diskuterade skrivelsen och var eniga i att det är viktigt att alla som föranmält sig till en öppen motionsklass får karta. Det borde med andra finnas en speciell kart-back till föranmälda. 11 Sammankomster Styrelseträff DM Sussie Wiklund-Björk kommer att medverka under delar av träffen och föra diskussion kring tänkbara elitmiljöer i distriktet. Michael Johansson från Tävlingskommittén ansvarar för att Pre-O demonstreras för intresserade tävlande under DM-helgen. Styrelsen kommer att ha ett informationstält vid TC under DM lång. Alla medverkande från styrelsen ska ha VOF-väst på sig och västgötavimplarna ska finnas på plats. SOFTs konvent Styrelsen diskuterade kring Magnus förslag om att nyttja SOFT:s konvent när det gäller Barn- och ungdom och Kartor och bjuda in våra föreningar dit istället för att arrangera egna konvent i år. Beslut: Styrelsen beslutade att i år bjuda in distriktets föreningar till SOFT:s konvent kring Barn- och ungdom och Kartor istället för att arrangera egna liknande konvent. FLK 13 Magnus presenterade en inbjudan till årets Föreningsledarkonferens som går under temat En Ovanlig dag. Beslut: Styrelsen beslutade att upplägget för årets Föreningsledarkonferens ser bra ut. Sida 5 av 6

6 UTB-helg 14 Styrelsen diskuterade kring vart Utbildningshelgen ska förläggas. Fredrik ska kolla upp möjligheterna att kunna förlägga nästa års Utbildningshelg på Bäckängsgymnasiet i Borås. Michael Johansson meddelade att Utbildningsgruppen har ett samarbete med Borås Arena och undrade om det kunde vara ett tänkbart alternativ. Inget beslut fattades kring vart Utbildningshelgen kommer att hållas. 12 Övriga frågor Karin meddelade att Lidköpings VSK gärna vill hyra VOF:s GPS:er till Bacho Cup. Björn tog upp frågan om det ska samordnas tävlingsresor inom distriktet. Styrelsen diskuterade frågan och ett dilemma som kom på tal är att det kan ge negativ effekt om tävlingsresorna krockar med tävlingar i det egna distriktet. Om tävlingsresor ska anordnas ska det vara för rätt målgrupp, lämpligtvis juniorer och äldre. Magnus meddelade att profilgrejer ska tas fram för VOF. Magnus har fått en offert på 30 st gula termosar och en uppsättning mössor med VOF:s logotyp på. 13 Nästa möte Nästa möte sker torsdagen den 7 november i Rydboholm. Bertil tar kontakt med Rydboholms SK och bokar in mötet hos dem. Det efterföljande mötet blir måndagen den 9 december i Idrottens Hus i Skövde. 14 Mötets avslutande Mötet avslutades av Anne kl Vid protokollet Justeras Johan Törnroth Anne Udd Karin Johansson Sida 6 av 6