fört vid sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund

Transkript

1 PROTOKOLL fört vid sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Tid: Plats: Närvarande: Rankås, Tibro OK:s klubbstuga Jimmy Andersson Agneta Berlin Lars-Åke Larsson, valberedningen Torbjörn Löfving, tävlingskommittéen Tobias Matsson Karin Monsén Karlsson, valberedningen Carina Olsson, kanslist Magnus Sundmark, konsulent Anders Swedin, kartkommittéen Anders Thomasson Anne Udd, ordförande Frånvarande: Morgan Bodin Anne-Marie Holmström Karin Johansson Conny Rantzow Bertil Åkesson, konsulent Mötet inleddes med lite information om Tibro och dess verksamhet. Just nu ligger fokus på Silva League som kommer att avgöras i samband med tibrotrippeln till våren. Målet är att alla ska få en upplevelse oavsett om det gäller elit eller motionär. De ser tävlingen som ett sätt att både göra reklam för Tibro (kommunen), rekrytera nya och göra en ekonomisk vinst. För rekryteringssyftet kommer nya att involveras, prova-på-aktiviteter anordnas och en tidning skickas ut efter tävlingen med någon typ av stadsorientering inkluderat. Vi i styrelsen tycker det är kul att Tibro har tagit sig an denna utamning. Förhoppningsvis blir det uppåt deltagare som njuter av arrangemanget och ett starkt startfällt i elitklasserna. 1. Mötets öppnande Ordförande Anne öppnade mötet klockan Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. Sida 1 av 7

2 3. Val av protokolljusterare Tobias justerar protokollet. 4. Föregående mötesprotokoll Magnus ska skicka Connys fråga till SOFT, detta har tyvärr glömts av att göra. Angående presenter är det bestämt att köpa in mössor, tröjor och termosar. Syftet med dessa är som presenter och kläder för representation. Från 2013 kommer det nya regler angående avgifter på tävlingar så ärendet om avgifter anses avslutat. Angående GPS:er ska Tobias maila mapandcoach och fråga om de kan utveckla en teknik för att kunna ladda upp resultat direkt med dom klockorna vi tittar på. Första Westgotacup är i slutet av mars i Skara och förhoppningsvis ska detta vara inköpt och klart till dess. 5. Mötesplatsen Deltagarna är nöjda med mötesplatsen och arrangörerna ska vara nöjda. Kommentarerna nedan är från arrangemanget med vissa tillägg av tankar från styrelsen. Ordförandeträffen O-ringen utredaren berättade lite om sina slutsatser. I framtiden kommer det troligtvis att bli mer kommersialiserat vilket riskerar att göra arrangemanget dyrare, då det kommer att inkluderas fler betalda experter. Detta är lite en generationsfråga då motståndet mot utvecklingen ökar med åldern. I övrigt är de nöjda med de projekt och inriktningar styrelsen har valt. Ungdom Susanne Wiklund-Björk fick väldigt bra kritik för sin presentation där hon lyfte att vi inte ska vara så resultatinriktade som vi är idag, utan mer fokus på individen. Magnus pratade om skärmfullt och Westgotacup. Ett förslag är att flytta en deltävling till u-tiomila helgen, för mer information se tidningen som kommer. Erik Hansson pratade om nästa års upplägg. Det finns kritik mot formuleringarna kring uttagningarna till unionsmatchen, men Magnus påpekar att alla ledare måste ta sitt ansvar att förklara för barnen, alla är faktiskt redan överrens om kraven. Bredd Lotta Stigsdotter pratade om hur Billingen skapar en satsning tillsammans med Skövde stad och hur denna går till. Mycket handlar om att skapa olika motionsprojekt där målet är att locka folk till området och klubbstugorna. Det verkar som att alla är överrens om att något måste göras och att detta är en väg. Många klubbar vill ha hjälp med att ta fram spännande Sida 2 av 7

3 projekt där man ska locka människor till verksamheten (paketering!), men inser även att klubbens aktiviteter måste vara attraktiva även för de som redan deltar. Arrangemang Diskuterade MTB-O, idag finns det några klubbar som diskutterar att starta upp en verksamhet i någon form. Det finns ett önskemål att höja statusen på DM tävlingarna, även om trenden är vänd måste det fortsättas att jobba med kvaliteten. Lägga till öppen 10 och öppen 11 för nybörjare, TK måste specificera vad som menas! Det finns även ett förslag på att ändra öppen 7 till del. Lägga medeltävlingar på lördagar och långtävlingar på söndagar. Det finns lediga helger både under våren och hösten. Problemet under hösten är att det finns få tävlingar efter DM helgen, det behövs arrangörer som är sugna. Närtävlingar? Västgötamodellen har gett stor variation under året i svarsfrekvens. Det finns mycket statistik nu vilket kan användas vidare. Män under 17 är mest positiva. Viktigt att komma ihåg att modellen egentligen är mycket mer än bara enkäten. Pre-O, använd gärna som klubbträning. Nästa år kommer det att arrangeras tre stycken tävlingar i distriktet. Det är viktigt att banläggningen håller hög kvalitet och värnar som distansernas särarter. Kanske ska det synas i Eventor om banläggaren har behörighet eller inte? Det finns ett önskemål om att börja dela in arrangörscoacherna efter expertis, inte bara geografi. T.ex. så önskas det finnas en arrangörscoach som är expert på stafetter. Kart SOFT har bestämt att det ska vara kartkontroller på tävlingar ända ner till nivå 4 och att dessa ska genomföras av en av SOFT godkänd kontrollant. Detta är inte möjligt då det idag finns runt 10 st. i hela Sverige - idag görs endast kontroller på distriktets värdetävlingar. Hur godkännandet ska gå till kommer att disskuteras vidare för att finna en bra lösning. En del i detta är att en karta kommer att vara i godkänd i fem år, betyder det att en sex år gammal karta inte är lämplig för tävling? Det genomfördes demonstrationer om hur ny teknik kan användas, t.ex. ritplattor. Även utskrifter diskutterades, idag ska tävlingskartor antingen vara utskrivet: Offset, av certifierad person eller efter godkänt kartprov. 6. Ledarläget inför 2013 Från styrelsen kommer tre personer att avgå: Anders, Jimmy och Tobias. Några förslag på nya personer och önskade kompetenser lyftes. Valberedningen återkommer med förslag på nya personer. Sida 3 av 7

4 7. Arbetsmetoder m.m. Målstegen Det finns några mål sedan tidigare, men listan behöver färdigställas. Vi delar ut områdena och arbetar vidare med delmålen för att slutföra dessa via mail. Målen är utdelade till styrelsen tidigare under hösten och nedan presenteras vem som är ansvarig för vad: Arrangemang o TK Ungdom o Jimmy Junior o Anne Elit o Conny Föreningsutveckling o Agneta Kommunikation o Karin Egna organisationen o Anne & Agneta Deadline är att ta fram förslag senast en vecka innan nästa möte och maila ut till alla. 8. Ekonomi Det ser bra ut. Carina lovar att i fortsättningen börja dela ut resultaten för olika projekt (typ mötesplatsen) för att synliggöra vår verksamhet tydligare. Relevanta delar ska skickas ut med mail några dagar innan styrelsemötena. I år går vi plus, men näst år finns dyra resor och andra kostnader i potten. Förhoppningsvis ska det bli ett negativt resultat då! Budgetarbete för nästa året ska påbörjas snart. 9. Rapporter Personal/kansli Styrelsen anser att de vill fortsätta sammarbete med Bertil under nästa år. I dag är inte tjänsten finansierad, men pengar kommer att sökas från idrottslyftet för detta under vintern. Då likviditeten i organisationen är god beslutas att chansa på att VOF får dessa pengar. För att minska risken ska dock Anne undersöka om det går att anställa Bertil ett halvår i taget. Styrelsen beslutar att i första hand anställa Bertil på en halvtidstjänst under 6 månader och i andra hand under 12 månader. Carina vill jobba 35 % nästa år (i stället för 30 % i år och 40 % året innan). Då ingen kostnadsuppskattning finns kommer detta att behandlas på nästa möte. Sida 4 av 7

5 Magnus är tillsvidareanställd och fortsätter på 100 %. Magnus försökte också vara rolig här, men får tills nästa möte på sig att förbereda ett nytt skämt! Kartkommittéen Det kommer genomföras utbildningar inom bl.a. sprintnormen som kommittéen kommer att närvara inom. Det finns problem med att vissa kartor börjar bli för detaljerade, därför har fältpass genomförts för att skapa bättre kartor. Ibland måste information plockas bort, t.ex. hjälpkurvor. Lösningen är att få in tänket bland kartritarna. Inför nästa år ser allt bra ut. Tävlingskommittéen Nästa års tävlingsprogram har behandlats, vilket visat sig svårt att få ihop på ett bra sätt. Diskussioner har skett kring kvalitet m.m. och många önskar mer engagemang från arrangörscoacherna. Detta är ett koncept som kommer ta tid att arbeta in. Styrelsen ber TK att diskutera hur det ska lösas att Sportident inte säljer de gamla pinnarna mer och att de nya inte är kompatibla med de gamla enheterna. Magnus rapporterar att vi har fler startande i år och att det är extra intressant då vi förra året hade SM tävlingar som drog många. Det är tydligt att det är de stora tävlingarna, koncept tävlingarna, som ökar mest. Av de sex största ökade fem (alla utom Tibrotrippeln). Det går att se att de små tävlingarna minskar (Anne poängterar dock att många riktigt små enkla vardagstävlingar ser ut att öka). Detta är som SOFT för många år önskade, öka de stora tävlingarna och gör de små enkla tävlingarna ännu enklare att arrangera. I stort ser det väldigt positivt ut. Ungdomskommittéen Efterlyser ledare på alla möjliga håll! Breddorientering Just nu vill vi få klubbarna att säga Ja, vi vill vara med! Kretstränarprojektet Det finns tre tränare på gång in i projektet. Avtalen kommer att skrivas med VOF. Allemansrätten och orientering Anne kommer att skriva om detta i nästa tidning. Det är viktigt att vi pratar om detta i klubben och gärna använder oss av det material som SOFT har tagit fram. Sida 5 av 7

6 10. Pr & Media Västgötaorientering Ska förhoppningsvis gå i tryck på torsdag 11. Skrivelser att behandla Talang och elitstöd Följande har skickat in: Falköpings AIK OK Sara Hagström Bredareds IF Lovisa Hansson Hestra IF Martin Larsson Markbygdens OK Johan Högstrand Styrelsen beviljar samtliga 1500 SEK. VIF/SISU Styrelsen vill nominera någon till deras styrelse, men har ännu inget konkret förslag. 12. Sammankomster SDF Träff Man kommer jobba mot ungdomar 7-25 istället för endast till 20 i idrotten vill. Man ska jobba över gränser med mycket samverkan mellan olika föreningar. Sättet att söka bidrag kommer att förändras där bidragen nästa år kommer att frysas. Anläggningsbidrag kommer att öka till VIF och man kan söka bidrag för kartor om dessa riktar sig till målgruppen nämnd ovan. SDF Konferens Svenska triathlonförbundet berättade om hur de framgångsrikt arrangerade en triathlontävling med mål framför slottet. Här har SOFT något att lära av då vi har gjort liknande, men med mycket sämre resultat. Det pratades därefter mycket om ideell-kommersiellt-offentlig och att gränserna suddas ut. Då intresset för ideellt engagemang är större än någonsin, trots att de kommersiella aktörerna växer, behövs en motoffensiv från idrottsvärlden. Mycket går ut på att skapa paket-lösningar och sälja in det vi gör. Detta är en del av ett koncept som VIF/ SISU håller på att ta fram som ska ta hela idrotten på alla nivåer i ett grepp. Detta kommer att bli viktigt då bidragen kommer att baseras på denna modell som ännu inte är klubbad. Tanken är att alla idrotter ska börja sammarbeta över gränserna för att uppnå synergieffekter. Magnus är dock djupt kritisk till hur de attackerar problemen. Fokus verkar ligga på stora tävlingar/koncept och har mer eller mindre glömt av mindre tävlingar/träningar/aktiviteter. Sida 6 av 7

7 Det är viktigt att vi kommer ihåg att värna om vår idrott och inte sälja ut den på vilka villkor som helst. SDF halvdag Lite dåligt att de tog dit samma kille i år igen, som dessutom körde samma power point. Det handlade om arbetsmiljö och liknande frågor. Magnus, Bertil och Carina kom fram till att de egentligen har det ganska bra. Utbildningshelgen Det är lite problem med utbildare, men inbjudan är utskickad så problem får lösas i efterhand. Årsmötet 2013 Årsmötet kommer att genomföras onsdagen den 6 mars 2013 i kulturen Vårgårda. 13. Övriga frågor Valberedningen Styrelsen hoppas att MTB-O och Skid-O får någon representant. 14. Nästa möte Nästa möte kommer att äga rum onsdagen den 23 januari på kansliet i Skövde klockan Man får träna om man vill. 15. Mötets avslutande Mötet avslutades klockan av Anne. Vid protokollet Justeras Jimmy Andersson Anne Udd Tobias Matsson Sida 7 av 7