Protokoll till ordinarie styrelsemöte #190 för Svenska Klätterförbundet (Westmanska Palatset, Stockholm, 9 november 2013)

Transkript

1 Närvarande Pontus Axelsson (PA), ordförande Peter Hermanson (PH) Johan Ringstedt (JR) Eleonor Säfsten (ES) Johan Wahlberg, (JW) Karin Persson (KP), generalsekreterare, adjungerad Jonas Paulsson (JP), adjungerad Ej närvarande Madelene Lidmalm (ML) Protokoll till ordinarie styrelsemöte #190 för Svenska Klätterförbundet (Westmanska Palatset, Stockholm, 9 november 2013) 1 Mötet öppnas Pontus Axelsson öppnande mötet och hälsade välkommen. 2 Val av mötesordförande Beslutades att välja Pontus Axelsson till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Beslutades att välja Johan Wahlberg till mötessekreterare. 4 Val av justerare Beslutades att välja Johan Ringstedt till justerare. 5 Godkännande av dagordning Beslutades att godkänna föreslagen dagordning. 6 Genomgång av föregående protokoll Beslutades att godkänna och lägga protokoll #189 till handlingarna. 7 Uppföljning av verksamheten 7.1 Genomgång av verksamhetsrapport och ekonomisk rapport (KP) Generalsekreteraren redogjorde för utfallet t.o.m. 31 oktober, med bifogad analys och förslag på justeringar, i förhållande till verksamhetsplan och budget. Enligt beslut ansvarar kansliet för att det i möteshandlingarna till styrelsemöten, bifogas statusrapporter enligt mall, från respektive kommitté. Utfallet diskuterades. 1(5)

2 Styrelsen konstaterar att inga större avvikelser fanns att rapportera, undantaget tävlingskommittén som enligt prognos kommer att göra en förlust vid bokslut på -90 tkr mot budget. Beslutades att minska den prognostiserade förlusten till -60 tkr genom att KP meddelar tävlingskommittén att de ej kan genomföra den i budget planerade funktionärsutbildningen Avskrivning av skuld (KP) Förbundet har en fordran på 3 030:- från en person som trots upprepade påminnelser ej blivit betald. På styrelsemöte #184 beslutades att låta kostnaden ligga kvar som en fordran under resten av Fordran bör avskrivas och beslut behöver fattas hur kostnaden ska fördelas. Beslutades att avskriva skulden, KP avgör hur kostnaden ska fördelas Disponering av överskott för 2013 på landslag senior (PA) På styrelsemöte #188 beslutades att be Reino att inkomma med förslag på hur det beräknade överskottet om 20 tkr på landslag senior för 2013 bör disponeras. Förslaget som inkommit innebär ett äskande om 10 tkr för nästkommande seniorvärldscup i Kranj i vilken även kostnader för en sammankomst och informationsmöte i samband med senior-sm och juniorcupen i lead den 7 december ingår. Beslutades att överföra 10 tkr till centrala medel, samt att bifalla äskandet med 10 tkr villkorat att en specificerad budget inkommer med information om vilka som ska åka på världscuptävlingen och syftet med sammankomsten. 7.2 Rapport från verkställande utskott (JR) Verkställande utskottet har inte haft några möte sedan föregående styrelsemöte varför punkten bordlades. 8 Ekonomisk plan (KP) Inför förbundsmötet 2014 ska styrelsen upprätta ett förslag på ekonomisk plan för kommande mandatperiod. Förslaget ska utarbetas tillsammans med och förankras hos kommittéerna. KP redogjorde för arbetet. Beslutades att utse en mindre arbetsgrupp i vilken PA och JR ingår, som tillsammans med KP arbetar vidare med förslaget. 9 Verksamhetsplan (verksamhetsmål) (PA, JR) Inför förbundsmötet 2014 ska styrelsen upprätta ett förslag på verksamhetsplan för kommande mandatperiod. Den 4 november genomfördes ett arbetsmöte där förslag på centrala verksamhetsmål för kommande mandatperiod diskuteras. PA, JR redogjorde för diskussionerna. Förslag på verksamhetsplan kommer att arbetas vidare med under styrelsens kommande arbetsmöten. 10 Stimulansbidrag från RF (KP) Förbundet har blivit tilldelade stimulansbidrag på 350 tkr från RF för att stärka barnoch ungdomsverksamheten. Bakgrund till bidraget är att enbart 37 procent av våra föreningar bedriver barnoch ungdomsverksamhet som leder till aktivitetsstöd. Bidraget ska främst gå till en projektanställning vars syfte är att öka kunskapen om barnoch ungdomsverksamhet i våra föreningar samt hjälpa dem att komma igång och få fart på densamma. Beslutades att kansliet tillsammans med barnoch ungdomskommittén inkommer med en tidsplan till nästa styrelsemöte den 14 december. 2(5)

3 Beslutades att kansliet i samråd med barnoch ungdomskommittén tar fram ett förslag till uppdragsbeskrivning inför styrelsens sammanträde den 8 februari När förslaget godkänts skall tjänsten utlysas av kansliet. 11 Marknads- och kommunikationskommitté (PH) PH har inkommit med ett förslag på upprättande av en marknads- och kommunikationskommitté. Förslaget diskuterades. Beslutades att JP och PH inkommer med ett förslag på uppdragsbeskrivning till nästa styrelsemöte den 14 december. 12 Bergssport.se (JP) På föregående möte beslutades att utse JP till projektledare för bergssport.se samt att tilldela 50 tkr till projektet. JP redogjorde för projektets fortskridande. Beslutades att tillsätta JP som chefredaktör för Bergssport.se. 13 Resetilläggförsäkring (KP) För att underlätta kansliets arbetsbörda kan Folksam ta över administrationen för 40 kr per försäkring. Förbundet säljer ungefär 500 försäkringar om året varav ungefär 50 till personer som inte är medlemmar i någon klubb, vilket är ett krav för att få teckna försäkringen. Eftersom det är så stor andel som inte är klubbanslutna måste kansliet kontrollera alla som ansöker om tilläggsförsäkringen. Detta medför att tidsvinsten uteblir. KP redogjorde för kansliets förslag. Beslutades att kansliet utreder vidare de juridiska och tekniska förutsättningarna för att kunna överlåta administrationen av resetilläggsförsäkringen på Folksam. 14 Tävlingsstimulans och ökad kunskap om tävling på hög höjd för skidalpinister (KP) Skidalpinisternas förbundskapten och medicinska kommittén har inkommit med en ansökan om projektmedel för tävlingsstimulans och ökad kunskap om tävling på hög höjd. Projektet ansöker om tkr. Projektet har två syften. Att med ledning och stöd från SKFs Medicinska kommitté undersöka viktiga faktorer och identifiera relevanta mätpunkter för optimal anpassning för bästa möjliga prestation när svenska skidalpinister tävlar på hög höjd, samt öka intresset bland, framförallt unga åkare, att tävla internationellt och satsa på skidalpinism. Ansökan diskuterades. Styrelsen ser positivt på projektets syften. Beslutade att tillstyrka ansökan och tillföra utrymme i nästa års budget för projektet. I projektet ska ingå en omvärldsanalys av tidigare studier kring prestation på hög höjd. 15 Skidalpinism (KP) KP har inkommit med ett förslag på möte med involverade skidalpinister för att bl.a. stärka förankringen till förbundets centrala verksamheter. Förslaget innebär ett stormöte i samband med SM-i sprint i Umeå 18/1 2014, då många skidalpinister är samlade. KP redogjorde för förslaget. Beslutades att kansliet bjuder in till ett möte med skidalpinister enligt ovan. PA kommer att medverka på träffen. 16 Webbshop (PA) På tidigare styrelsemöte beslutades att ge i uppdrag åt PA att inleda ett upphandlingsförfarande av en webbshop. Vidare skulle PA ta en förnyad kontakt med Sporrong för att avgöra om de kan ingå i en upphandling. PA redogjorde för arbetes fortskridande. 3(5)

4 Beslutades att bordlägga punkten till nästa styrelsemöte. 17 Utvärdering av organisationen (PA) Inga arbetsmöten har genomförts sedan föregående styrelsemöte varför frågan bordläggs. 18 Tränarkonferens 2013 (KP) I slutet på oktober genomfördes tränarkonferens på Bosön. Totalt medverkande 40 tränare från 16 olika klubbar. Bl.a. önskar tränarna stöd för att komma igång med lokala tävlingar för barn och ungdomar. KP redogjorde för utfallet från tränarkonferensen. Beslutades att de förslag som inkommit för att stärka barnoch ungdomsverksamheten bejakas inom ramen för den projektanställning som finansieras av stimulansbidraget från RF, se punkt 10. Kansliet ansvarar för att detta framgår av uppdragsbeskrivningen. 19 Projekt 19.1 Medlemsrekrytering (JR) JR redogjorde för projektets fortskridande. Ett antal utmaningar finns, bl.a. att ett ökat medlemsantal kommer att öka administrationen för våra klubbar Strategisk utvecklingsplan (PA) Ett arbetsmöte har genomförts sedan föregående styrelsemöte. PA redogjorde för utfallet från mötet Kommunala klätteranläggningar och tävlingsväggar (PA, KP) På styrelsemöte #188 hänsköts frågan till kommande arbetsmöte kring verksamhetsmålen. PA, KP redogör för projektet. Beslutades att överflytta projektet till verksamhetsplan Stadgerevision (PA) PA redogjorde för arbetet med stadgerevisionen. Arne Kanth har inkommit med ett utkast på nya stadgar. Beslutades att styrelsen inkommer med ytterligare skriftliga kommentarer till PA under veckan, och att PA därefter återkopplar till Arne Kanth med önskemål om att projektet i samråd med kansliet ber ett antal valda klubbar att inkomma med kommentarer på arbetet Utvecklingsplan (elitplan) (ES) På föregående styrelsemöte konstaterade styrelsen att det finns ett behov av en större arbetsinsats, än vad nuvarande upplägg medger, för att kunna avsluta projektet. Enligt beslut tilldelades projektet 70 tkr. Vidare beslutades att ES kallar till ett arbetsmöte för beslut om nästa steg i projektet, inklusive hur projektet skall disponera den utökade budgeten. ES redogjorde för arbetet med elitplanen. Beslutades att kansliet och ES skriver en rollbeskrivning samt söker efter en projektledare. 20 Åtgärdsliggare (JR) Åtgärdsliggaren följs upp, se bilaga. 4(5)

5 21 Övrigt 21.1 Utbildningskommittén (PA, PH) PH och PA informerade om utfallet från samtal med utbildningskommittén, angående utbildningskommitténs arbete. 22 Ärenden som förs vidare till nästa möte Ekonomisk plan Stimulansbidrag. Marknads- och kommunikationskommitté. Webbshop. Utvärdering av organisationen. 23 Ärenden som förs vidare till verkställande utskott 24 Mötet avslutas Ordförande avslutade mötet och tackade för visat intresse. För protokollet, Johan Wahlberg Sekreterare Pontus Axelsson Ordförande Johan Ringstedt Justerare 5(5)