Protokoll styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte Styrelsemöte för föreningen Härnösands Draghundsklubb Datum: 15 maj 2016 Tid: 18:00 Plats: Hemma hos Niklas Närvarande: Marie, Lars, Johan, Janne, Niklas, Anna och Anita 1 Mötets öppnande Ordförande hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat. 2 Val av ordförande, sekreterare och justerare Ordförande: Anita Sekreterare: Marie Justerare: Anita 3 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns efter följande tillägg under övriga frågor: o PUL o Berget event o Kusthöjden o Rutin gällande mailhanteringen 4 Föregående protokoll Föregående protokoll gås igenom och läggs till handlingarna efter att vi har konstaterat att följande aktiviteter är utredda och klara: o Behövs kvitton för att startavgifterna ska kunna återbetalas? Johan har undersökt att det räcker med resultatlistorna som underlag. o Mall skulle skapas och skickas ut till de ansvariga för kommittéerna Marie har löst det.

2 5 Ekonomisk rapport o IL pengarna har kommit in på föreningens konto på kr. o Kommunen har betalat in de 6000 kr som de sponsrade för VM resan i Canada hösten o Totalt finns kr på föreningens konto. o Saknas på kontot gör SM arrangemangsbidraget på kr som förbundet ska betala ut enligt ök. 6 Verksamhetsrapportering Tävlings- och träningskommittén Rapport för maj finns bifogat under kommittéer/rapporter och avstämningar/maj. Sammanfattning ur rapporten: o Onsdagsjoggen Alla ska kunna vara med. o Lydnadsträningar med Kent Gustafsson äger rum på måndagar framöver. o Det planeras för kvällar med cykelmek. Tävlings- och arrangemangskommittén o Öbacka barmark WC 2016 det har varit trassel med att få till en lämplig tävlingsplats på de datum som vi angett att tävlingen ska äga rum. Vi står fast vid att behålla helgen som planerat och vårt hopp faller till att få till en godkänd bansträckning på BIK. o Inför vintersäsongen 2017 har föreningen anmält intresse att arrangera en super sprint. Utvecklingskommittén I de diskussioner som framkommer under våra möten ser vi ett behov av att starta upp den här kommittéen. Vi behöver marknadsföra sporten och tänka bredd. Lägger upp detta i aktivitetslistan.

3 Ungdomskommittén Rapport för maj finns bifogat under kommittéer/rapporter och avstämningar/maj. De har kommit igång med sitt arbete på ett bra sätt och har aktiviteter och förslag på aktiviteter inbokade: o Nationaldagsfika o Hundtaxi o Teamaktiviteter o KickOff Styrelsen tycker att förslagen är bra men återkopplar att de behöver komma in med en mer detaljerat planering vad det gäller datum och kostnader mm för att kunna ta beslut. Janne ansvarar för att kontakta dem, lägger in det i aktivitetslistan. Marknadsförnings- och sponsorkommittén Rapport för maj finns bifogat under kommittéer/rapporter och avstämningar/maj. Kommittén har startat upp sitt arbete på ett bra sätt och kan enligt rapporten visa upp några nya sponsorer. Punkten nedan finns inte med i rapporten utan kom fram efter att den var inskickad för maj: o Magnus har haft kontakt med Nonstop som vill gå in och sponsra och synas på både jacka och byxa (överdrag) för en summa om 5000 kr. Dessutom kunde Nonstop erbjuda föreningens medlemmar att beställa produkter för inköpspris + moms. Beslut: Summan är för låg för att kunna godkännas utan att undersöka vidare vad erbjudandet gällande köp av produkter ger i pengar. I våra diskussioner gällande sponsring av olika slag ser vi att styrelsen behöver fatta beslut i en sponsorpolicy. Ex vad det gäller privata sponsorer på klubbkläder samt om klubben ska kunna agera mellanhand på fakturor till privata sponsorer. Beslut: Utse en arbetsgrupp i styrelsen för att inleda arbetet med detta. Niklas undersöker med HCK för att se hur de löser eventuella liknande problem. Janne undersöker med Stefan Larsson för råd. Lägger in det i aktivitetslistan.

4 Vidare behöver styrelsen undersöka hur redovisningen kring sponsorutbetalningen angående EM resan till Norge i mars 2016 ska lösas. Lasse tar sig an att kontrollera det med revisorerna. Styrelsen behöver även undersöka med revisorerna hur pengarna för VM resan till Canada hösten 2016 kan betalas ut. Lägger in dessa två punkter i aktivitetslistan. Medlemsmöte Styrelsen behöver planera för ett kommande medlemsmöte. Marie kontrollerar i verksamhetsplanen om vi beslutat när det ska äga rum. Vi ser att det skulle behövas ett möte innan sommaren/semestern. Lägger upp det i aktivitetslistan. Post Inbjudan till Indalsledenloppet Marie har lagt ut intresseförfrågan på fb. Anmälan slutet på maj. SDSF Niklas uppdaterar styrelsen kort om hur det gick på årsstämman där det bland annat utsetts en ny styrelse. 7 Inköp av material o Tält ska köpas in för en kostnad av kr (tält + 2 väggar). 8 Övriga ärenden o PUL Beslut: Skapa och publicera en text kring att vi kan komma att publicera namn och bilder på hemsida och sociala medier. Motsäger personen ifråga sig detta får den höra av sig så plockar vi bort. Texten behöver formuleras på ett bra sätt. Lägger upp detta i aktivitetslistan. o Berget event

5 Beslut: Föreningen tackar ja till jobbet. Niklas och Johan ansvariga för jobbet. Lägger upp det i aktivitetslistan. o Kusthöjden Beslut: Kusthöjden vill att föreningen med ganska kort varsel ställer upp och säljer hamburgare på ett event de har. Vi beslutat att tacka nej den här gången då vi har tre andra jobb tätt inpå varandra och stora delar av de aktiva är på cykeltävling precis den dagen. Marie kontaktar Jessica Häggqvist för att meddela detta samt att hon ska prata med kusthöjden om orsaken och beklaga men att vi gärna vill ha frågan nästa gång. o Rutin gällande mailhanteringen Beslut: Anna tar på sig ansvaret för att hålla mailinkorgen uppdaterad. o Aktivitetslista Beslut: Marie skapar filen och uppdaterar den med aktuella aktiviteter samt delar den på Drive. o Hur kommunicerar vi med varandra i styrelsen mellan våra ordinarie möten? Beslut: Fb chatten är inte till för att föra diskussioner som rör beslutsfattande eller andra stora frågor. Hänvisar sådant som absolut inte kan vänta till nästa möte till mailen. o Klubbkläder Beslut: Intresseförfrågan ska skickas ut till medlemmarna och förväntas vara besvarade innan nästa styrelsemöte. Anna är ansvarig tillsammans med Marie och Niklas som bollplank. Lägger in det i aktivitetslistan. o Längden för ett styrelsemöte Beslut: Max två timmar. o Styrelseutbildning Beslut: Anita kontaktar SISU för förslag på datum gällande utbildning för styrelsen. Helst innan sommaren. o Föregående protokoll ett effektivare arbetssätt Beslut: Styrelsen börjar använda en aktivitetslista som Marie skapar och lägger upp på Google Drive. Den används vid punkten föregående protokoll framöver. Noterade även att följande punkter ska tas upp på nästa styrelsemöte: o Policy för subventionering av klubbkläder o Vindelälvsdraget 2017

6 9 Nästa styrelsemöte 7 juni klockan 18:00 hos Anna Berglund 10 Mötet avslutades Vid protokollet (Marie Molander) Justeras (Anita Lockner, ordförande)