Föregående protokoll gicks igenom och godkändes. Några kommentarer till protokollet:

Transkript

1 PROTOKOLL, STYRELSE MÖTE 23mars 2014 Närvarande: Sarah Andersson (SA) ordf., Anna Nord (AN) kassör, Irene Ek (IE) sekr., Terese Öström (TÖ), Johanna Alkberg(JA), Susanna Sjöberg-Simonsson (SSS), Lotta Persson (LP), ledamöter, Maria Berg (MB) adjungerad. Ej närvarande: Linnea Bergman suppleant 26. Mötets öppnande Ordförande förklarade mötet öppnat. 27. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 28. Val av justerare Till justerare valdes LP. 29. Föregående protokoll Föregående protokoll gicks igenom och godkändes. Några kommentarer till protokollet: - Reparation av taket efter snöskottning. Status oförändrat d v s ännu inget besked. - MB beställt en harv till ridhuset. Två meter bred + böjd arm, Timrå Ridhus har en likadan. - JA har inte haft överlämningsmöte med föregående TKs ordförande. - Schema där man kan skriva upp sig för bemanning av caféterian ännu ej gjord. 30. Delegationsbeslut av ordförande - L Edman fått beviljat att köpa en dammsugare till caféterian, 1100 kr 1

2 - Köpa färg till hinder. Fråga om Lenny s kan sponsra med bra rabatt. Eftersom färgen ännu inte var inhandlad föreslogs att SA ska undersöka lägsta pris innan inköp av bra färg. - Justerat stallpersonals lön. - Vid privathästägarmötet bestämdes att det ska sättas upp krokar vid hagarna för de hästar som inte har grimma på under hagvistelse. Diskussion fördes om hur/när delegationsbeslut kan/ska tas. LP ska ta fram ett förslag på regler för delegationsbeslut. 31. Rapporter: Ungdomssektionen (US) Har inget att rapportera men diskussion fördes om att stöd behövs från vuxna ledare. Tävlingskommittén Ponnyhoppning 5 April, JA rapporterar: 6 7 lag, 44 individuella starter, totalt ca 70 starter. Ansökt till ICA stiftelse om inköp av hinder och databassystemet equip. Inget besked då mötet är den 15 april. Samarbetsavtal med medarrangör Järbo måste bli klart till 1 april. Det ska vara ett ge och ta. ORF kommer att använda Järbos sladd till underlaget. Funktionärsmat: Heldagsfunktionär får lunch och fika, halvdag får frukt och fika. Ljudanläggningen JA och TÖ kollar med Lovisa hur den funkar. Funktionärer finns. Walkie talkies är ordnat. Banan byggs på fredag kväll, innan tävlingen. Ridbanan harvas och göras iordning av befintlig personal. Vattna onsd, torsd, fredag. Equipp ta fram manualen. Funktionärslista finns på hemsidan Framhoppning, framridning? Oenighet om framhoppningen ska vara inne eller ute. Vädret får avgöra. Kassarapport budget 2014, revidering Revidering: Höjde veterinärkostnad från kr, snöröjning höjd från kr. Totalt kalkyleras med minus kr för resultat. 32. Försäljning SSS redogör om aktuell försäljning och nästa plan. Korvpaketsförsäljningen: Just nu 140 Paket, men mer beställningar kommer in. Insamling av järnskrot: Firman kör ut container vilket kostar 600 kr. Containern står ca 1 vecka. Kan vi få container att stå över Påsk är det en fördel. SSS 2

3 kontaktar företaget, bokar container och kollar upp om det är möjligt att få behålla den över Påsk. Avvaktar med Grillkol och briketter. Motionsbingo, ponnyridning: 1 ggn/vecka under försommar. Förslag Torsdagar. SSS håller i detta. SSS gör ett informationsblad om försäljningsaktiviteter (ORF nytt). Tack vare försäljningsaktiviteter (hittills New Body och Korv) kan vi nu betala av Maxon och Black Boy som vi haft till låns ett år. Pris för båda, kr. Beslut: Maxon och Black Boy betalas denna vecka. Detta ska återkopplas till medlemmarna. 33. Externa tränare - avgifter Om man har anläggningskort betalar man inte för hyra av ridhuset då man är med på träning för externa instruktörer. Annars betalar medlem 50 kr för dagkort, 100 kr för icke medlem. Omformulera skrivningen angående detta på hemsidan, så att det blir tydlig vilken avgift som gäller. Tre datum är inbokade för dressyrträning med P Gullberg, 12/4, 17/5, 14/6. Det finns 7 fasta platser och 3 reserver, Patrik använder headset med snäcka till eleven. IE kollar kostnad för head set om det kan köpas in till föreningen.. Dressyrtränare Birgitta Kjellin är populär och många har frågat om vi kan ta in henne, en helg några gånger per år. Be Kicki Norling fråga. Viktigt att inte konkurera med P Gullberg. Alexandra Idrehäll har bokat av dagens träning pga för få anmälda det blir för dyrt. Den 21/4 är nästa datum. Fortsatt träning oviss pga mycket frågor runt det hela ekonomi, underlaget, tid för varje ekipage. Minst fem deltagare behövs för att det inte ska bli för dyrt. Utvärdera efter den 21 april för att få fram vad deltagarna tycker. LP tar på sig att göra detta. 34. Personalfrågor SA kallad till arbetsförmedlingen pga stallpersonals sjukskrivning, hur det kan lösas med ny medarbetare. Möten med personalen ska protokollföras. 35. Förhållningssätt Bemötandepolicyn är klar och finns nu på en stor tavla. Policyn ska läggs ut på hemsidan samt att små anslag ska sätt upp på startegiska platser i stallet. Agendapunkten Styrelsens förhållningssätt flyttas till nästa möte den 6 april pga tidsnöd. 3

4 SiSu kommer den 6 april kl 16. Därefter fortsatt diskussion om styrelsens förhållningssätt. 36. Uppdragsbeskrivning nya styrelsen - ansvarsområden Lista enl RACI-modell. (Responsible/Ansvarig, Accountable/Stå till svars, Consulted/Konsulterad, Informed/Informerad). Följande ansvarsområde bestämdes: Privathästägarmöte SA + MB är med på mötena. Ridskolehästar MB Personal SSS Caféterian Lena Edman med medhjälpare. Stalljourer IE Försäkringar AN Anläggningen MB Representant till US möten förslag att tillfråga Linnea Bergman. Kontaktperson till Tävlingskommittén JA Sponsorer Lena Edman men förslag att också tillfråga Camilla Eriksson. Hemsidan - BJ 37. Verksamhetsansvarig MB lämnar en nulägesrapport. Maxon är halt efter en spark, har vilat, bättre nu. Cajun slitit sig och gått omkull. Ny ridskole-grupp med barn har startat på fredagar. Den tidigare fredagsgruppen flyttades och delades på till andra dagar. En ny ridande med funktionshinder har tillkommit. Läger: Höstbodarna, 5 dagar i två omgångar, därefter sommarbete på Boströms mark i Åmot. Jessica Simonsson tar hand om Molly och ev. också Cajun. Igång-sättnings-läger planeras efter betet, dag-och kvälls-läger. Harven inköpt (kostar moms) med bidrag från kommunen och den är till för alla ortens föreningar. Westernläger planerat 31/5-1/6 + vissa söndagar, en dam från Stockholm har hört av sig och vill ha privatlektioner. Träckprov bör tas för att kontrollera om stora blodmasken finns kvar i hagarna. Veterinär L Larsson är konsulterad angående hur vi ska behandla om positivt odlingsprov. Vi behöver ha ett bättre system för stalljoursansvarig. I och med att det är för få på privathästägarsidan, önskas ett annat system för stalljoursansvariga för att undvika mer än ett pass/månad. Ett förslag är att vissa medhjälparstalljourer istället tar stalljoursansvar vilket då innebär fler pass per termin för medhjälparstalljourer. Alternativt att vi hittar en annan lösning. Ansvarsfrågan behöver tas upp på nästa privathästägarmöte eftersom det finns ett tidigare beslut om att endast privathästägare får ha stalljoursansvar. Inget beslut togs på styrelsemötet. 4

5 Tidigare önskemål om nya hästar kvarstår: MB vill ha en B-ponny istället för Pim-Pim. MB, US och andra medlemmar önskar en stor häst. 38. Ansökan allmänna arvsfonden LP redogör för ansökan angående en handikappanpassad lyft. Man kan bara ansöka om 75% av beloppet. Nytt underlag hinns inte tas fram, därför pausas ansökan. LP försöka arbeta vidare med att hitta ytterligare finansiär. Fråga kommunen om att ansöka från kommunens visionspengar. Processen måste följas av en revisor för att man ska få det ansökta beloppet. 39. Övriga frågor Nästa möte, 6/4 kl 16:00. Börjar med SiSu-träff, därefter möte. 40. Mötet avslutas Ordförande förklarar mötet avslutat. Sekreterare: Iréne Ek Justerare: Lotta Persson Ordförande: Sarah Andersson 5