Protokoll styrelsemöte 1/2015

Transkript

1 Sidan 1 av 6 Protokoll styrelsemöte 1/2015 Partille Ridklubb kl 17 Klubbstugan, Åstebo Närvarande: Jessica Ahlström, Björn Aronsson, Jenny Björkqvist, Ulrika Hallberg, Jens Howander, Martina Lundin, Annika Olsson, Susanne Rasmusson, Mats Soneryd, Maria Winroth Ohldin Frånvarande: Evelynn Gustafsson, Lena Martinsson 1 Mötets öppnande Ordförande Björn Aronsson hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat. 2 Val av protokolljusterare Jens Howander utses till protokolljusterare. 3 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns med ett tillägg under beslutspunkter. 4 Föregående mötesprotokoll Årsmötesprotokollet ska justeras och läggas upp på hemsidan. 5 Rapporter 5.1 Ekonomi Kassan ser bra ut för januari. Vi utnyttjar fortfarande inte vår kredit, men behåller krediten på kr tills vidare. Ridskoledelen går generellt back och subventioneras av café, försäljning och uppstallning. Vi behöver öka beläggningen i våra lektionsgrupper, se punkt Grupper, beläggning under 5.2. Budget 2015: Maria Winroth Ohldin mejlar en översikt till styrelsen för synpunkter och frågor, återkommer med utskick. Beslut om budget 2015 tas på nästa styrelsemöte. 5.2 Ridskolechef Personalen går på mycket fortbildning under mars månad, bland annat ridlärardagar och utbildningsdag på om ridunderlag. Malin Olofsson har börjat jobba som timanställd på PRK, hon önskar en tillsvidareanställning till hösten. Sandra Andersson har ansökt till ridlärarutbildning, SRL II, och går i och med det en preparandkurs i augusti på Strömsholm. Anna Zöller jobbar 2 dagar/vecka som stallskötare. Hon måste gå en hästskötarutbildning om hon ska få fortsätta arbeta till hösten. Amy Lundh önskar arbeta 50 % till hösten. Hanna Jonebrant kommer tillbaka under våren och vill jobba så mycket som möjligt. Oyunbat Doljin slutar sin anställning på PRK den 31 mars. Annika Cimirotic vill få arbetsträna på PRK. Det är dags för årets löneöversyn och Björn ombeds meddela facket att vi tänker följa avtalets rekommendationer. Vi behöver byta ut flera hästar och ponnyer. Diskussion fördes om vi kan köpa en ny häst för gemensamma pengar från kakförsäljning och hästbarometern. Styrelsen tycker att

2 Sidan 2 av 6 det går bra. Grupper, beläggning: vi startar en ny ponnygrupp. Ridlärarna jobbar med att stuva om i grupperna för att bereda plats i schemat. Tantgrupp/gum- och gubbgrupp ska starta på fredagseftermiddagar efter ändringar i schemat. Varje vecka har vi elever som inte avbokar sin ridlektion. Detta gör att det inte finns några platser för igenridning eller extralektioner. Ridlärarna ska under de närmaste veckorna påminna alla grupper början att man måste avboka sig, av respekt för ridlärare, hästar och övriga ryttare. Ulrika Hallberg meddelar ridlärarna och skickar ut mejl till alla lektionsryttare. Många intresseanmälningar i HorseManager är inte besvarade, Ulrika Hallberg kollar upp det. Anläggningen: Ulrika Hallberg ansöker om pengar från Arvsfonden för bidrag till ny manege. Dräneringsfrågan är akut, liksom behov av nytt staket ner mot vägen. 5.3 US US håller på med planering av vårens aktiviteter, bland annat påskäggsletning och blåbärshoppning under påsklovet. US har ett eget konto, men gör inte någon regelrätt budget för året. Det finns gott om pengar på kontot, US diskuterar vad man vill använda pengarna till. Kan US anordna föräldrakurser till knatteryttarna? Jessica Ahlström tar med sig frågan till US. US har sponsrat inköp av häst. Vad händer om klubben säljer hästen? Går då pengar tillbaka till US eller används motsvarande summa till inköp av ny häst? Styrelsen får fortsätta diskutera den frågan. Utbyte planeras med US på Råda ridklubb. US ombeds mejla namn och funktioner på ledamöter i Ungdomsstyrelsen för uppdatering av hemsidan. 5.4 Verkställande utskott Personalen vill köpa hinderstöd med skållor som är godkända för tävling till en kostnad av kr. Styrelsen ber Ulrika Hallberg om underlag för att kunna ta beslut. 5.5 Klubbutskott: Bygg, miljö, säkerhet Gruppen har haft sitt första möte, man jobbar med en prioriteringslista för underhåll av anläggningen. Ridsportförbundet har ett material för miljö och säkerhet Arbetsmiljösystem för ridskolor som är beställt. Personalen behöver göra en säkerhetsrond på anläggningen varje vecka. Gruppen bokar möte med personalen för att göra ett förberedande arbete för säkerhetskontroller. Föreningsstöd, bidrag m.m. Se punkt 6.2. Framtid, anläggning Inget nytt att rapportera. Klubbhus, café Se punkt 6.3. Kommunikation, marknadsföring, sponsring Jens Howander blir samordnare för sponsorsgruppen. Jenny Björkqvist har påbörjat arbetet med att modernisera hemsidan.

3 Sidan 3 av 6 Personalråd Inget nytt att rapportera. Ridskoleutveckling Stallsamordning Särskilda behov Tävling Utbildning 6 Diskussions-/informationsärenden 6.1 Artikel Partille tidning 6.2 Bidragsinventering 2015 LOK: Annika Olsson ansvarar för LOK-stödet. X-reg: Jens Howander frågar om Michael Axelsson kan tänka sig att göra det mot ersättning. Tackar han nej erbjuder vi någon i personalen att göra arbetet mot en tillfällig utökning av tjänsten. Björn Aronsson tar frågan till personalen. Jessica Ahlström hör med US om de vill sköta registreringen mot ersättning. Det finns möjlighet att söka bidrag för särskilda föreningsinsatser från Partille kommun. Tips på aktiviteter för ansökan: Uppstart av LUS, Utveckla Efter plugget till öppen fritidsgård, Lantfritids. 6.3 Café: varumaskin Avtalet innebär en kostnad på 500kr/månad i 12 månader med 3 månaders uppsägning. Service och installation ingår, företaget tar också hand om returburkar. Martina Lundin erbjuder sig att fylla på maskinen. Styrelsen ger Martina mandat att beställa en varumaskin om vi får 12 månaders hyresavtal samt 3 månaders prövotid i avtalet. 6.4 Domarbås 6.5 Fadder/sponsor för ridskolehäst? 6.6 Hemsidan: mobilanpassning, förändring struktur m.m. Jenny Björkqvist kan få bidrag från SISU för hjälp att se över hur vi kan utveckla hemsidan. Det är inte självklart att göra en mobilanpassning av hemsidan, vi fortsätter utreda frågan. 6.7 HorseManager Vi vill ha med nyckeltal i dagordningen till varje styrelsemöte. Vilka statistik är intressant förutom antal uppsittningar, intresseanmälningar, beläggning, antal ströplatser, avbokningar? Vem tar fram nyckeltalen? Basen kan vara det utskick som Jens Howander gjort sedan en tid tillbaka.

4 Sidan 4 av 6 Maria Winroth Ohldin tittar på om hon kan sköta kommunikation med ej betalande medlemmar och administrering av fakturor som skall gå till inkasso. Vi kan få administrationsbidrag från Partille kommun om vi har minst 250 medlemmar i åldrarna 7-20 år som är bosatta i Partille kommun. Hur gör vi för att öka medlemsantalet? Kan vi erbjuda stödmedlemsskap? Styrelsen får fortsätta att diskutera. 6.8 Infotavla Klubbhuset 6.9 Knatteridning: caféansvar, teoripass första lektionen? 6.10 Logga 6.11 Medlemskommunikation Hantering av ponnyer: knatteledare och stallvärdar försöker hinna borsta av ponnyerna innan knatteridningen. Kompetens söndagspersonal: Malin Olofsson ansvarar för att det finns stallvärdar på söndagar, det fungerar redan bättre. Problem med avsaknad av svar på mejl som inkommer till ridning-mejlen: Björn tar upp frågan på nästa personalmöte. Fakturering: personalen är ansvarig för att bekräfta uppsägning av plats samt att ta bort elev från ridgrupp och kreditera faktura i HM Markarbeten Anläggningen måste dräneras. I ansökan om verksamhetsbidrag från Partille kommun söker vi särskilt pengar för dränering Privatstallen: sommarhyra 6.14 Sponsring 6.15 Stadgar Björn Aronsson kollar upp att de nya stadgarna är inskickade till SvRF Uppföljning Hönö 6.17 Sommarbete Ulrika Hallberg föreslår en familjedag på långfredagen eller påskdagen för de som ställde upp och tittade till skolhästarna på sommarbetet förra sommaren. Vi tycker att det är en bra idé som personalen gärna får jobba vidare med. 7 Beslutsärenden 7.1 Val av firmatecknare Styrelsen beslutar att ordförande, Björn Aronsson, eller vice ordförande, Jens Howander, tillsammans med annan ledamot i styrelsen, är firmatecknare. Mötet beslöt att i bankärenden äger Maria Winroth-Ohldin (kassör) och Björn Aronsson (ordförande) rätt att teckna föreningens firma var för sig. 7.2 Ansökan om verksamhetsbidrag

5 Sidan 5 av 6 Styrelsen beslutar att Björn Aronsson och Susanne Rasmusson går vidare med bidragsansökan för att lämna in den innan den 1 april. 7.3 Medlemsenkät Förslag till medlemsenkät mejlas ut till styrelsen för kommentarer och frågor. Personalen ska också få ta del av förslaget och lämna sina synpunkter. Beslut tas på nästa styrelsemöte. 7.4 Extern lagring Styrelsen beslutar att öppna ett OneDrive-konto att användas som styrelsens lagringsportal för gemensamma dokument. 7.5 Lagledare för Bohuscupen Styrelsen beslutar att följande personer är lagledare för Bohuscupen 2015: Sandra Andersson dressyr ponny; Lina Lindberg hoppning ponny; Jenny Jeffberg hoppning häst. 8 Övriga ärenden Det är regelmässigt för skräpigt runt anläggningen. Vi försöker nu höja trivselnivån, uppmanar våra medlemmar att plocka upp skräp när man ser det och allmänt hålla god ordning. Soptunna ska placeras nere vid ridbanorna och även kvastar så att man lättare kan sopa gångvägarna vid behov. Ridskolepersonalen går en städrunda varje dag på området. 9 Nästa styrelsemöte Följande styrelsemöten är planerade våren 2015: 21 april kl 18, 24 maj kl 17 och 23 juni kl Mötets avslutande Mötet avslutas. Detta protokoll har godkänts via e-post av ordförande och justerare den Signerat protokoll finns på Partille Ridklubb Ort, datum Signatur Björn Aronsson, Ordförande Ort, datum Signatur Jenny Björkqvist, Sekreterare Ort, datum Signatur Jens Howander, Justerare

6 Sidan 6 av 6