Verksamhetsplan Bodens Ridklubb 2014

Transkript

1 Verksamhetsplan Bodens Ridklubb 2014 Föreningsidé Bodens Ridklubb ska erbjuda en god utbildning för elever från 5 år och uppåt med olika utbildningsgrad. Utbildningen ska ske enligt SvRF policy och med vedertagna principer. Vi strävar efter att få plaketten ridskola vilket innebär att minst 50% av lektionerna i vår verksamhet bedrivs av ledare med dokumenterad kompetens i enlighet med Ridsportförbundets krav, samt att vi har minst en anställd med samma kompetens på lägst 50%. Vi ska utbilda elever utifrån deras egen ambition upp till LA/MSV nivå i dressyr och 110cm (motsvarande på ponny) i hoppning. Föreningen ska även verka för en god teoretisk kunskap kring hästen som varelse, god hästhållning och ett gott horsemanship. Vi vill även ge medlemmar med egen häst möjlighet att vidareutbilda sig inom områden som rör hästen, både uppsuttet och avsuttet. Alla medlemmar i vår förening ska känna att ridskolan har något för dem. Verksamhetsinriktning / kvalitetsmål Ridskolan ska bedrivas med hästar och ponnyer som är väl lämpade för uppgiften och som kan ge alla elever utbildning och även viss utmaning i sitt lärande. Elevgrupperna ska hållas på en så jämn nivå som möjligt och detta säkerställs genom nivågruppering i enlighet med Sv Ridsportförbundets beskrivning för ryttarmärken. Ridskolan erbjuder förutom ordinarie ridskolegrupper även grupper med inriktning hoppning och dressyr samt specialgrupper i dressyr. Möjlighet till tävling på ridskolehäst/-ponny för elever med ambition och tillräcklig kunskap ska finnas och uppmuntras i den mån det är möjligt för ridskoleverksamheten. Lektionerna bedrivs av kunniga ridlärare/instruktörer och målet är att anställda ridlärare senast 2015 ska ha lägst SRL level 1 utbildning och att de timanställda instruktörerna senast 2015 ska ha lägst RIK- 0 /Ridledarutbildning. Föreningen uppmuntrar ridlärare/instruktörer att vidareutbilda sig på i första hand av SvRF anordnade fortbildningar för yrkesverksamma i länet, men efter särskild prövning av styrelsen kan även annan utbildning i annan del av landet komma i fråga. Bodens Ridklubb ska bedriva god hästhållning som sätter hästens välbefinnande i centrum. Tonvikten för 2014 är att se över de hagar som vi förfogar över i anslutning till anläggningen. I första hand kommer vi att verka för att med hjälp av kommunen markbereda samtliga rasthagar, gärna med vintervatten och på sikt hoppas vi på en lösdrift för ridskolans hästar. Sommarbetet för ridskolans hästar är säkrat tom sommaren 2015 på Erikslund via arrende.

2 Strategi Föreningen ska uppfattas som stark, kunnig, lyhörd och serviceinriktad med hästarna och medlemmarna i centrum. Vi ska visa stort engagemang, hög kompetens, skickligt ledarskap, god etik och stort ansvarstagande mellan varandra och gentemot hästarna. Medlemmarna ska arbeta tillsammans med en rak kommunikation, lyhördhet och öppenhet. Vi önskar kunna utbilda våra medlemmar inom förenings-, och tävlingsverksamhet samt inom ridkunskap och hästkunskap. Innan beslut fattas ska vi överväga om det stämmer överens med vår målsättning. Föreningen ska genom ökat samarbete med kommunen belysa våra investeringsbehov och förvaltningen av vår anläggning. Bodens Ridklubb ska stärka sitt varumärke genom framgångar på tävling och exponering i media. Vi vill utveckla och etablera samarbete med företag genom sponsring. Föreningen ska ha en god kommunikation med sina medlemmar via hemsida, mejl och telefonkontakt. Ökad personalnärvaro i stallet ger ökad kommunikation med hästägare och medlemmar. Anslagstavlan i hästutdelningsrummet ska vara uppdaterad och väl strukturerad. Hemsidan ska bli bättre genom bättre struktur och fler bilder och nyheter. Dessutom ska information om tränare, anläggningskort, avgifter, medlemskap och hästägare kontinuerligt uppdateras. Tydliga riktlinjer för klubbtävling och KM ska arbetas fram. Tävlingspärmen ska bli digital så alla funktionärsposterna beskrivs under fliken tävling på hemsidan. Samtliga medlemmar (ridskoleelever, föräldrar, hästägare, tävlingsryttare mfl) ska få information om vad föreningen förväntar sig att de ska tillföra till arbetet i föreningen. Vi ska ha en tydlig profil och den ska synas såväl internt som externt via klubbkläder, instruktörsjackor och schabrak. Den grafiska profilen skall fastställas och efterföljas i all kommunikation, såväl hemsida, mailkorrespondens och trycksaker som anslag och affischering. Omvärldsanalys Vi är i dag den enda ridskolan i kommunen med ridhus. Konkurrensen från Kusåns ponnyridskola och Western Farm kan ses som liten. Konkurrensen från ridskolor i grannkommunerna kan även det ses som ringa. Vi kan däremot konkurrera aktivt mot ridskolorna i Luleå genom marknadsföring i Sunderbyn och Gammelstad. Våra hot kommer i stället från andra idrotter och aktiviteter i kommunen. Vi måste synas mer och hitta vägar att fånga upp barn och ungdomar innan de värvas av andra föreningar. En väg kan vara att aktivt gå ut till skolorna i kommunen och erbjuda alla en kostnadsfri friluftsdag per läsår. Detta kan ses som ren marknadsföring och förlorad inkomst för dessa dagar genererar förhoppningsvis fler elever i den ordinarie verksamheten. Riktad marknadsföring för barn i en årskull är en annan väg att gå. I dagens samhälle förväntas vi att bli matade med information om aktiviteter för våra barn. Föräldrar söker inte upp ridskolorna på samma sätt som tidigare utan går i stället till andra aktiviteter med sina barn, kanske de som via direkt kontakt i brevform erbjuder sin verksamhet. Vi måste bli bättre på att hitta nya medlemmar och elever men även på att erbjuda en verksamhet som lockar de som börjat att stanna kvar och engagera sig mer i vår verksamhet, även den dag de köper egen häst.

3 Planering 2014 Ridskoleverksamheten Nyttjande av ridhus Ridskoleverksamheten kommer vara fortsatt koncentrerad till gamla ridhuset vilket frigör tid för medlemmarna att utnyttja nya ridhuset. Ambitionen är dock att utöka ridskoleverksamheten ytterligare och förhoppningen är att fylla ytterligare två kvällar/vecka med parallella lektioner, detta skulle innebära att även nya ridhuset skulle bokas dessa kvällar. Antalet ridtillfällen per termin utökas i och med att ordinarie verksamhet fortgår även under lov, med undantag av jul och sommar, och att vårterminen förlängs till och med v.25. Instruktörer Majoriteten av lektionerna, framförallt de som gäller elever på ridskolehäst, kommer fortsatt att hållas av våra anställda instruktörer vilket innebär en likriktning av utbildningen och en kontinuitet för hästarna. Förhoppningsvis kommer detta att medföra friskare hästar och lägre veterinärkostnader. Kurser Ridlärarna kommer att arbeta cirka sex helger per termin med helgkurser både i ridning och teori. Målet med det är att utöka möjligheterna för våra medlemmar att till en rimlig kostnad förkovra sig i ridning och hästkunskap med i förlängningen ett mervärde för våra hästar, både ridskolans och privata. Tävling Vi kommer att sikta på att anordna två pay and jump och en pay and ride per termin. Dessa genomförs i ridskolans regi. Resultatet av detta blir att vi kan följa riktlinjerna för tävling men under mer avslappnade former, valfria klasser och med möjlighet för ekipagen att göra om och göra rätt. Vi tror att detta medföra att fler av våra elever vågar prova på att rida under tävlingsmässiga former. Säkerheten tryggas i och med att ridinstruktör finns på plats och är behjälplig för eleverna på framridningen. Miniklubbtävlingar genomförs i samarbete med u-sekt. Målet är att på sikt ha flera ekipage på ridskoleponny och häst som kan delta på framförallt lokala tävlingar i närområdet samt delta i lagsammanhang där så är lämpligt. Personal En strukturerad ansvarsfördelning där alla har sina specifika ansvarsområden, men där alla även har ett ansvar att rycka in och hjälpa varandra när så behövs. Alla ska kunna göra i stort sett allt och på så sätt minskas risken för att en persons arbetsbörda blir för tung och därmed även risken för ohälsa. I det stora har vi tänkt oss att det kan se ut så här: Alla anställda ridlärare minst en morgon i veckan. Denna ansvarar då för att visitera alla hästar och vidta lämpliga åtgärder när så behövs. Detta ger stallpersonalen stöd och trygghet och vi säkerställer att vi har en god kontroll över hästarna. I samband med detta arbetar sedan denna ridlärare minst

4 två hästar. I händelse av frånvaro av stallpersonal eller annan orsak som kräver det mockar även ridläraren med personalen så att stalltjänsten genomförs i sin helhet på förmiddagen. Ridläraren ansvarar även för att stallet vid lunch lämnas i sk besöksskick. Alla ridlärare har hästansvar när de är i tjänst men huvudansvaret ligger på stallchefen. Ridskolechef Övergripande ansvar för hela verksamheten. Personalansvar, brandskydd, ansökningar om bidrag, utbildningsansvar för verksamheten och ridlärare/instruktörer, ansvar för ridskolan (anmälningar, gruppindelning, fakturering, registervård i Xenophon), hemsidan, SISU- och LOK-rapportering, OCRinläsning, bokföring, kontakt mot privathästägare, kontakt mot styrelsen, kontakt mot skolor och kommunen, ansvara för bokningar och uthyrning, ansvara för personliga mailen samt mailen info, budget, inköp och avveckling av hästar. Ansvara för: hästar (utbildningsplan, foder, skötsel, veterinärvård etc), kontakt med veterinär och hovslagare, foderstater, kontakt mot privathästägare, kontakt mot u-sekt och tävling. Delegation till ridinstruktörer av de uppgifter som verksamheten kräver vid sidan om lektionsverksamheten. Automatisk e-postfakturering underlättar vid terminsfakturering. 500kr av kommande termins faktura skall vara betald 30 november respektive 30 maj. Annars är man ej garanterad en plats i sin ridgrupp. Avanmälan senast 10 nov/maj, annars avgift på 500kr. Får förhoppningsvis fler att avanmäla/betala i tid vilket underlättar arbetet avsevärt. Sista betalningsdag på fakturorna skall vara innan terminsstart. Ridinstruktörer Efter delegering från ridskolechefens, utbildning av hjälpinstruktörer och stallvärdinnor, personliga mailen samt mailen info, städ av stallet, samt övriga uppgifter som verksamheten kräver. Lektionsgrupper kvällstid samt i viss mån dagtid. Ledare funktionsanpassad ridning (FA) Under ridskolechefen ansvara för: verksamheten för funktionshindrade (bokning, fakturering, redovisning till SISU och LOK), utrustning, kontakt mot föräldrasektionen,, ansvara för mejlen FAridning, utbildning av hästar för funktionsapassad ridning, städ av ekonomidelen, samt övriga uppgifter som verksamheten kräver. Samtliga är med och arrangerar ridläger, ansvarar för pay and jump/-ride, genomför helgkurser, har utbildning av hästar, telefontid och hjälps åt med löpande uppgifter som rör verksamheten. Alla hjälps åt med att hålla anläggningen i besöksskick! Gemensamt vid terminsskifte och årsskifte: Redovisning av SISU och LOK (RC ytterst ansvarig för inlämnande). Gruppsammansättning och registervård i Xenophon och IdrottOnline. I övrigt gäller att alla ska vara väl insatta i samtliga på föreningen förekommande uppgifter så de vid behov kan rycka in och täcka upp/avlasta varandra, inga vattentäta skott. Det kommer troligtvis att innebära att en del FA-lektioner kommer att hållas av annan ridlärare än den som i dag är anställd som ledare för FA. Vikariefrågan ska i första hand lösas inom arbetslaget och i andra hand ta in timvikarier.

5 Föreningen bör även ställa krav på personal som saknar formell utbildning att vidareutbilda sig alternativt göra ridlärarexamen och erhålla diplom som SRL, i enlighet med vårt mål för kvalitetssäkring. Målsättning för verksamheten Långsiktiga mål Tillgänglighet Öka antalet medlemmar till 600 med 350 uppsittningar i ridskoleverksamheten per vecka. Välutbildade, väl fungerande hästar och ponnyer för alla typer av elever. Öka antalet ridskoleekipage på lokal/regional tävling. Personal Personalen och dess välmående är viktig för att verksamheten ska utvecklas och verka optimalt. Tid till personalmöten, planering, utbildning (intern och extern) krävs för att effektivisera arbetssättet och skapa en trevlig arbetsplats. Kvalificerad och välutbildad personal som trivs på sin arbetsplats och som känner ansvar, arbetsglädje och samhörighet med medlemmarna gynnar föreningen långsiktigt. Välutbildade och eniga ridlärare som instruerar ryttarna och hästarna enligt vedertagna principer samt är förebilder inom god hästhantering och trevligt bemötande. Årliga medarbetarsamtal med ridskolechefen. Anställd personal erbjuds rabatterad uppstallning och agerar då som förebild och är nära verksamheten då de sköter sina hästar. För att säkerställa en god verksamhet med god hästhållning, bra utbildning och nöjda elever vill vi på sikt utöka personalstyrkan med en administrativ resurs. Detta kommer att stärka personalgruppen som en längre tid har varit underbemannade och det kommer att säkerställa den dagliga kontrollen av ridskolans hästar och stallet som helhet. Det kommer även innebära att kansliet kommer fungera bra och att våra medlemmar kan komma i kontakt med oss när så behövs. Framförallt kommer det att ge en personalgrupp som hinner med att utföra de arbetsuppgifter som i dag finns på vår anläggning och ge en säker och trivsam arbetsmiljö. Lönsamhet Priser och avgifter som överensstämmer med de kostnader som verksamheten har. Kostnader hålls efter genom ökat medlemsengagemang. Sponsorer ska uppsökas och stimuleras genom tydliga paket. Ansöka pengar från fonder och stiftelser. Söka medel från idrottslyftet. Öka och behålla våra medlemmar genom en attraktiv verksamhet som stärker vårt varumärke. Sponsorplan och bidragsplan skall upprättas för kommande år i samband med det årliga budgetarbetet som skall påbörjas i oktober. Planerna skall utgå från kommande års verksamhetsplan och innehålla typ av sponsring/bidrag som skall sökas samt en budget för förväntade intäkter och kostnader (exempelvis tidsåtgång) för varje post. SISU skall nyttjas i mycket större utsträckning än idag. Klubbar som är avsevärt mindre än BRK får idag många gånger högre medel än BRK. Under 2014 skall vi börja använda nätbaserad rapportering via IdrottOnline. Det är viktigt att alla medlemmar är medvetna om hur bidragen från SISU fungerar och vilka möjligheter det innebär för klubben. Kortsiktiga mål Öka förståelsen för sambandet mellan våra kostnader och avgifter hos medlemmarna. Nya intäkter och minskade utgifter utgör en stor del av det ekonomiska arbetet. Allt ideellt arbete är till stor

6 ekonomisk nytta, stort som smått, och har stor inverkan på huruvida vi kan fortsätta hålla låga avgifter. Rutiner och en plan för våra investeringsbehov bör upprättas och uppdateras kontinuerligt. Samarbete och erfarenhetsutbyte med andra föreningar utökas och fördjupas. Styrelsen ska aktivt arbeta för att uppnå föreningens kort- och långsiktiga mål. Den bör aktivt arbeta med ekonomisk uppföljning utifrån verksamhetsplan och budget och vid behov göra korrigeringar. Den tar i samarbete med ridskolechefen ut riktningen för verksamheten och upplåter till ridskolechefen och personalen att utifrån sin kompetens och erfarenhet hitta lämplig väg för att nå målet. Personalansvarig i styrelsen ska medverka vid personalmöten en gång i månaden. Styrelsen ska regelbundet informera medlemmarna om sitt arbete via hemsidan, anslag och via medlemsmöten två gånger per år (april och oktober). Hjälpinstruktörer, stallvärdinnor och skötare Dessa är en stor resurs och ska stimuleras till att växa som individer och föreningsmänniskor. Utbildning internt och så småningom via ungdomsledarutbildningar genom distriktet fostrar dem till nästa generations ridlärare/föreningsfunktionärer. Ridskolehästarna Ridskolechefen har fullt ansvar för inköp och avveckling av ridskolehästar inom budgeterade medel. Denne informerar styrelsen om planerade/genomförda förändringar i hästbeståndet. Ungdomssektionen U-sekt anordnar aktiviteter för föreningens medlemmar upp till 26 år. De entusiasmerar och fostrar barn och ungdomar in i förenings- och stallivet. De ska vara goda förebilder och bidra till att Bodens Ridklubb är en välkomnande förening. Deras arbete ska gynna trivsamheten på vår förening. U-sekt ansvarar för miniklubbtävlingarna i samarbete med ridskolan. Tävlingssektionen Tävlingssektionen ska verka för att Bodens Ridklubb ska ha tävlingsekipage i alla discipliner och på alla nivåer både på häst och ponny. Vi ska fortlöpande utbilda funktionärer både internt och externt. Tävlingsverksamheten ska spegla den verksamhet som bedrivs inom tävlingssektionen. Kärnan av tävlingssektionen ska bestå av grenledare och engagerade tävlingsryttare/föräldrar som tillsammans arbetar fram planeringen för sektionen. Dessa tar sedan hjälp av övriga tävlingsryttare/föräldrar/medlemmar för att genomföra de aktiviteter som sektionen kommit överens om och samordnat med ridskolechefen. Genom delat ansvar minskar belastningen på grenledare och eldsjälar och vi orkar genomföra alla träningar och tävlingar. Vi ska genomföra välplanerade och trevliga tävlingar där alla medlemmar ges möjlighet att hjälpa till och vara en del av gemenskapen. Ryttarspelen ska prioriteras. De gästande ryttarna ska mötas av trevliga funktionärer och välarrangerade och sportsligt justa tävlingsförhållanden. Vi ska material som motsvarar god standard och som möjliggör tävlingar i hoppning och dressyr upp till nationell nivå. I dagsläget är behovet av en ny hinderpark stort. Kostnaden för att övergå från RS-pro till Equipe bör även ses över. Eventuellt går det ej att använda vår tidtagningsanläggning i kombination med Equipe (ombyggnation kan kanske lösa problemet). Tävlingssektionen ska upprätta budget för året och redovisning av varje

7 tävling ska lämnas till styrelsen efter varje genomförd tävling. Arvoden till funktionärer ska redovisas fullt ut. Externa träningar Ridskolechefen kontrollerar årligen att våra tränare innehar f-skattebevis. Tränare utan f-skattebevis kan anställas med ett tränararvode. Grenledarna undersöker intresset för tränare, inkommer med önskemål om datum för träning till ridskolechefen och denne fördelar datum utifrån övrig verksamhet. Ansvarig för varje träning utses och denna redovisar till kansliet deltagare, underhållsavgift, ev anläggningsavgift och SISU/LOK. Detta ska löpande redovisas. Ansvarig person ser även till att anläggningen är tillgänglig när träningen börjar samt ser till att anläggningen stängs vid träningens slut. Ev uppstallning bokas via kansliet och faktureras. Ridskoleekipage kan delta efter samtycke från ridskolechefen. Denne bedömer lämplighet utifrån arbetsbelastning på hästarna och tränarens utbildningsprofil som bör ligga i linje med ridskolans policy. Föräldrasektionen Verkar för att engagera föräldrar till föreningens barn i verksamheten. De genomför utbildningar för föräldrar till ridande barn i verksamheten (två gånger per år) Arbetar för att få igång en cafeteria som håller öppet när vi har verksamhet. Cafeterian har även öppet när vi har tävlingsverksamhet tack vare ideella insatser. Kanske någon förälder blir sugen på att prova på att rida Uthyrning av ridhus och lokaler Uthyrning av anläggningen sker enligt planering med ridskolechefen. Grenledarna lämnar in önskemål om bokning av träningar och tävlingar nästkommande år under oktober och november. Ridskolechefen sammanställer och planerar för året under december månad. Externa kurser och uthyrning till andra föreningar och företag erbjuds när den egna verksamheten så tillåter. När planeringen väl ligger beslutar ridskolechefen löpande om träning/uthyrning om utrymme finns. Anläggningskort Möjlighet för medlemmar uppstallade utanför anläggningen att nyttja denna i mån av plats. Kostnad för detta framgår av vår hemsida. Innehavare av anläggningskort har rätt att ha en namngiven medryttare som även denna ska vara medlem i föreningen. För tävlingsryttare och olicensierade rabatteras anläggningskortet kraftigt. Kortet är personligt och löses i förväg via kansliet. Dagkort kan

8 enbart lösas vid träningar och deltagare från andra föreningar kan lösa dagkort utan att vara medlemmar när vi anordnar träning.