Protokoll styrelsemöte 2016/5

Transkript

1 Sidan 1 av 5 Protokoll styrelsemöte 2016/5 Partille Ridklubb kl 18:00 Klubbhuset, Åstebo Närvarande: Aronsson, Jens Howander, Friis, Emma Wernung, Kjeller, Anna Westphal, Susanne Rasmusson, Hallberg. Frånvarande:Jenny Bjökqvist, Mats Soneryd, Annika Olsson, Eva Carlsson 1 Mötets öppnande Aronsson förklarade mötet öppnat 2 Val av protokolljusterare Kjeller valdes till protokolljusterare. 3 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes efter tillägg av punkten 5.5 och korrigering av rubricering av punkt Föregående mötesprotokoll 4.1 Olycksstatistik Inför varje styrelsemöte översänder H rapport om ev. tillbud och olyckor. Blankettmallar ligger på Onedrive där även ifyllda olycksrapporter ska sparas. Sedan förra mötet har en avramling medfört en bruten handled. Det finns kännedom om ytterligare olycka/tillbud men denna finns inte inrapporterad. Privathästar: Förslag att tillbud och olyckor som inträffar med privathästarna meddelas Mats i egenskap av samordnare. Även dessa tillbud och olyckor bör rapporteras och dokumenteras som en del i det förebyggande säkerhetsarbetet i klubben. Bron vid Maderna har inte kunnat inspekteras på grund av den låsta vägbommen. Det är s kollega på ÅF som är ansvarig för broinspektioner i Partille Kommun, så hon bevakar ärendet och ser till att bron blir inspekterad omgående. Mats Kvarstår 6.2 Uppdatering av styrelseinfo på hemsidan. Så fort alla bilder finns publiceras den. Susanne 4.2 Kriterier för uppstallning av privat hästar på PRK har tagit fram ett föreslag som upplästes och diskuterades. sänder omgående ut förslaget till styrelsen som tas upp igen på nästa möte för beslut. Viktigt att kriterierna och kön är tydlig och transparanta. Kölistan läggs på Onedrive och hålls uppdaterad av H. 5 Beslutsärenden 5.1 Facebook/kommunikationspolicy Vi har en öppen Facebookgrupp och alltså ingen officiell Facebooksida. (Det är skillnad på grupper och sidor på Facebook) Den inofficiella Facebooksidan har skapats genom att personer har checkat in på platsen Partille Ridklubb. PRK bör ha en sida, och inte en grupp, så att inläggen när man anger Partille Ridklubb som plats hamnar på den sida som används som vår officiella. Protokoll styrelsemöt PRK

2 Sidan 2 av 5 Hemsidan är dock det media som ska användas för info och nyheter etc. Kopia på info från Hemsidan kan läggas på FB. undersöker om vi kan ta över administratörsrättigheterna på den inofficiella sidan alternativt om andra ej officiella FB adresser kan tas bort. Information skickas ut tillmedlemmarna att det är på Hemsidan man alltid finner nyheter och information. (Tex nästa nyhetsbrev, ) US:s FB kan tas bort, den används inte. Se över kommunikationspolicyn och uppdatera den till nästa möte 5.2 Kundkort hos Axfood Snabbgross. Mötet beslutade att omgående ansöka om kundkort och konto. Betalning via autogiro. och ombesörjer det omgående. 5.3 Info om grupper/sektioner Information om vilka grupper/utskott sektioner illustreras enligt exempel alla på en A3:a. Susanne uppdateras 2015års upplaga till 2016 omgående. och Susanne 5.4 Inköp av hindercontainer Beslutades att inköpa en 40 fots begagnad container utrustad med låsbom. Transport med kranbil. Summa: kr enl. offert. Kostnaden delas mellan ridskolan, tävling, södra och gymkhana. På taket av containern planeras byggnation av domartorn Containern placeras mellan de 2 sandbanorna. Den exakta placeringen är mycket viktig och ska stämmas av med personalen, styrelsen och tävlingsgruppen. 5.5 Hästköp En häst bokad. Ytterligare intressanta hästar ska provridas. Ridskolan behöver 3 st. nya lektionshästar. Om betalning av en av de 3 hästarna gör i maj och övriga tidigast i juni klarar vi likviditeten för de planerade inköpen. 6 Diskussions/informationsärenden 6.1 Förslag för att öka medlemsantalet och öka beläggningen F.n. klarar vi inte att öka antalet uppsittningar, hästarna räcker inte till. Inför planering av den nya terminen är det önskvärt att få en större spridning av olika typer av ridgrupper, inriktningar, tex hopp och markarbete, grupp utan hoppning, tävlingsgrupp, specialer för lägre grupper, Tantgrupp, återvändare etc Idéer och tankar enligt s Epost har vi med oss i den fortsatta verksamhetsplaneringen. 6.2 Attest/delegationsordning Ett mycket bra utkast framtaget av till dagens möte. Befattningsbeskrivningar behövs. Idag har verkställande utskottet rätt att ta beslut upp till kr. Synpunkter på utkastet lämnas till och Anna. Beslutsunderlag till nästa möte. Samtliga Protokoll styrelsemöt PRK

3 Sidan 3 av PRKdagen, organisation kallar snarast till ett planeringsmöte där aktiviteter och ansvariga bestäms. Följande aktiviteter, idéer och ansvariga finns framme idag: US: hästfiskdamm, tipspromenad för barn. Ansvarig US Gymkahanagruppen träning/uppvisning. kontaktar Elin Info om nya anläggningen: Ansvarig Jens och Provapåridning ponny: Ansvarig Provapåridning stor häst: Ansvarig Loppis och PRKförsäljning: Ansvarig Lotteri: Ansvarig Ev. Tipspromenad äldre: Ansvarig Klubbcaféet är öppet: Ansvarig Övrigt att ordna: Annons i PT. Reportage i PT. Infoblad, A3, A4 Medlemsutskick, Epost. 6.4 Styrelseårshjul och hela årshjulet. Årshjulet, en hjälp för föreningen, en komihåglista och checklista som ska kvalitetssäkra vårt arbete och bidra till kontinuitet i föreningen och styrelsearbetet. sänder ut de olika hjulen som tillverkades på Arken till sektioner och grupper där det finns mottagare. Saknas naturlig och självklar mottagare är behjälplig. Utformningen, illustrationen, av årshjulet är inte fastlagd. Förslag att ta fram en publik tidsoch aktivitetslinje som sätts upp i klubbhuset. Den eller de detaljerade hjulen vi arbetar med är digitalt/a Ett första utkast ska finnas framme innan semestern. hjälper till med slutsammanställningen av delhjulen. Alla 7 Rapporter 7.1 Nya anläggningen Jens informarde om projektläget. Ny reducerad ansökan har gjorts till Idrottslyftet om kr. Ansökan var mycket väl utförd men idrottslyftet förfogar inte över så mycket pengar så vår ursprungliga ansökan var inte realistisk. Förprövningsansökan och bygglov är inlämnat. 27/5 annonseras förfrågnimgsunderlaget. (FFU) Datum för sista dag att lämna anbud vet vi inte ännu. Jens återkommer med information. Byggstart fas 0, rasthagen, prel. i september och ingår i förfrågningsunderlaget. Fas 1 nya ridhuset och mark prel. byggstart i oktober 2016 Jens 7.2 Ekonomi Likviditet och prognos behövs för kostnadsstyrning. Anna har ännu inte fått pärmar och historik från Mia. Viktigt att Anna kan komma igång och jobba fullt ut med budget, prognoser och kostnadsstyrning. 7.3 Ridskolechef tar in offert från Agria och Folksam för översyn och som underlag för att jämföra premien. (Hästarna är försäkrade i Sveland idag.) Personalplanering inför hösten pågår. Protokoll styrelsemöt PRK

4 7.4 US Inspirecamps planering pågår. Anmälningar har börjat komma in. Sommaravslutning kommer att anordnas 28/5 Sidan 4 av Verkställande utskott 7.6 Klubbutskott Bygg och anläggning Nästa klubbdag är lördagen den 21 maj. Personal Personalråd Klubbhus och caféet Klagomål har inkommit om den bristande ordningen i klubbhuset. De som stökar ner måste städa. Lektionsryttare vill inte städa varje dag och vecka. Problemet, oordningen, orsakas av vissa ungdomar som är här på em. Vi vill att ungdomarna ska vara här och att alla ska trivas men då ska man också ta sitt personliga ansvar och städa efter sig och visa omtanke och respekt för andra. Ungdomsstyrelsen är aktiva med att påtala att man städar efter sig. Vi vuxna och personalen tar efter US och fortsätter att tjata. Flera sätt att komma till rätta med problemet diskuterades men bästa lösningen är att gå till källan. En sista tydlig info att det inte är acceptabelt att inte städa och ställa iordning efter sig görs. formulerar något klokt och informerar ut. Kvalitet, miljö och arbetsmiljö Skyddsrond kommer att utföras 25/5. Protokoll och uppdaterad åtgärdsplan ligger på OneDrive Marknad och kommunikation Medlemsstall Tävling Gruppen börjar komma igång med sitt arbete. God kritik för det som genomförts. Tävlingsgruppen ansvarar för att checklistor tas fram för olika delar, tex parkering, café, domare. Vinst från caféet på tävling tillfaller tävlingssektionen. Dressyrtävling 22 maj: Planering pågår. Funktionärer sökes. De som varit med och tävlat i Bohusgruppen ska enligt avtalat ställa upp som funktionärer på PRK:s tävlingar. Gruppledare ska finnas för de olika funktionärsområdena samt en huvudansvarig som håller kontakt med gruppledarna. Sjukpersonal saknas. Önskemål utifrån har inkommit om att arrangera Gymkahnatävling 1314 augusti på PRK. Ridskolan har inget inplanerat då, igångsättning pågår. återkommer med info. Protokoll styrelsemöt PRK

5 Verksamhetsutveckling Sidan 5 av 5 8 Övriga ärenden Enkäten kan sändas ut nu. sänder ett tack till Denny för Arkenkonferensen. Jens 9 Nästa styrelsemöte 19/6 klockan Mötets avslutande Tack för det hembakade Detta protokoll är godkänt av ordförande och justerare. Signerat protokoll finns på Partille Ridklubb Aronsson (ordförande) 2016 Susanne Rasmusson ( mötessekreterare) 2016 : Kjeller (Justerare ) Protokoll styrelsemöt PRK