Protokoll styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte Styrelsemöte Göteborgs Fältrittklubb 8 februari 2017 i konferensrummet, GFRK. Närvarande Anna Anderberg Caroline Bornsjö Joel Carlsson Anneli Fagerberg Johanna Maxson Dana Pirooz Maria Stenberg Elizabeth Svanberg Gunilla Walther Lisa Warn Linda Wallin VC (del av möte) Förhindrade Maja Hedström Veronika Nihlén Stina Simonsson Susan Åkvist 1 Mötets öppnande Joel Carlsson hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat 2 Val av sekreterare välja Anneli Fagerberg att föra protokoll under mötet 3 Val av person att justera protokollet

2 välja Johanna Maxson och ordförande Joel Carlsson att justera protokollet 4 Godkännande av dagordning godkänna dagordningen 5 Föregående protokoll godkänna föregående protokoll från 11 januari 2017 och lägga det till handlingarna 6 Verksamhetschef informerar Linda Wallin informerar om verksamheten. Personal Sandra Frisell slutar på GFRK 22/2 för att gå vidare till nya utmaningar. Ridlärartjänst på % är utannonserad. Reservplan med timvikarier terminen ut finns. Sanja Kalabic tar över ansvar för beläggning och US. Stallvärdinna Mariette slutar som stallvärdinna v 5. Lektionsstall/Västra stallet Alfons är såld men stannar i stallet och deltar i verksamheten till april då hans nya stall är färdigrenoverat. Prince är ännu inte såld. De säljs av hälsoskäl då de har exteriör som gör att de inte klarar ridskolans verksamhet. Inför sommarbetet kommer ytterligare 3-4 stora hästar och 3-4 ponnier att pensioneras. Erica Lundqvist fortsätter att leta nya ridskolehästar. Tills uteboxarna är klara isoleras nya hästar i ordinarie stall som om de bar på smitta. Vårterminen är en vecka längre än föregående år, sista lektionsdag är 22/6. Uthyrning inför sommarbetet begränsas till tre dagar. Ekonomin i detta upplägg är klart bättre för verksamheten. Medlemsstall/Östra stallet Amanda Ericsson håller hoppträning med privatryttare och ridinstruktörer på GFRK en gång i månaden. I sadelkammaren finns nu pärm med information om hästar och ägare, bland annat kontaktuppgifter till anhöriga. Anläggning Ny belysning är på plats i båda entréer, planeras i skåpsgången. Manegeunderlaget skall jämnas ut 18-19/2. 2

3 Ventilationstrummorna som sattes in i somras är inspekterade. Norrväggen samt nära de nya fläktarna på långsidorna är loften torra. Dock finns kondens under plåttaket i övriga delar. Service av manegeventilationen som senast gjordes 2012 skall göras 4/4 som är en teoridag. I samband med detta då lift finns på plats ses nödbelysning i manege och stallar över. Hinderförråden under västra läktaren behöver bättre luftcirkulation vilket ventiler i väggen mot manegen kan lösa, offert finns. Ventilationen i stallarna behöver åtgärdas med justering av ventilationstrummor som är sneda samt montering av större hattar, offert finns. Bidrag för delfinansiering av arbetet kommer att sökas. Nytt underlag i Kamratpaddocken är på gång och ryttare från Stora Torp provrider i en vecka innan VC informerar Park och Natur om eventuella ändringar i materialet behövs. Paddocken är avsedd för ryttare från både GFRK och Stora Torp. Bygglov för uteboxarna handläggs. Övrigt Nya tvättmaskiner är på gång efter flera reparationer. Brandskyddsarbete pågår; brandkontroll är gjord liksom kontroll av brandslangar, brandsläckare och skyltning. Skylt för återsamlingsplats finns nu vid elcentralen mellan parkeringen och Töpelsgatan. Krisplanen är uppdaterad, mer information om den kommer. Seriedressyrens andra omgång genomförs v 6 och sista omgången v 9. Under sportlovet, v 7, planeras flera dagkurser för ponnyryttare. Teoriveckan, v 8, har tema hästens hälsa med flera intressanta föreläsare som förhoppningsvis lockar medlemmar utifrån att komma. Måndag 20/2 kommer Mads Hendeliowitz till GFRK och håller dressyrclinic med Ryttarens utbildning som tema i ett samarbete mellan GFRK och Göteborgs och Bohusläns Ridsportförbund. Mer än 200 biljetter är sålda och förbundet och klubben delar på intäkterna. Lördag 6 maj kommer Patrik Kittel Dressage Tour till GFRK. Flyinge hyr anläggningen och står i samarbete med SAAB för clinicen. GFRK bidrar med funktionärer och en fräsch anläggning. Flyinge planerar att sälja 1000 biljetter. Mycket frivilliga insatser att göra anläggningen redo kommer att krävas. Förfrågan om dagläger för ensamkommande barn och ungdomar samt ungdomar med funktionshinder planeras i början av augusti. Två dagar ger en ersättning på SEK till klubben. Länsstyrelsen kontrollerade anläggning och hästhållning under v 4. Punkter som behöver åtgärdas är att uppmuntra fler privathästar att gå tillsammans i större hagar när det är möjligt. Hästar som går i små hagar skall få möjlighet att röra sig i frihet dagligen, under ägarens uppsikt släpps de i paddocken. Ventilationen i båda stallarna är dålig, åtgärd planerad. Dessutom mindre punkter som vaktmästare åtgärdar fortlöpande. 3

4 Godkänna framtagna offerter för justering ventilationstrummor och montering ventiler med totalsumma SEK. Åtgärder planeras under sommaruppehållet. Skapa grupp för förberedelser inför Patrik Kittel Dressage Tour. Med hjälp av medlem som är jurist revidera avtal för parkering av transporter samt boxavtal Östra stallet liksom upprätta avtal för manegekort vilket saknas idag. 7 Ekonomi Anna Anderberg rapporterar. Årsbokslut för 2016 har blivit klart under dagen. Ett överskott på SEK redovisas. För tillräcklig likviditet 2016 har en del av föreningens fonder sålts av under året. 8 Verksamhetsberättelse och -plan Ekonomidelen återstår att färdigställa. Revisor granskar sedan verksamhetsberättelsen innan signering. Verksamhetsplanen är inte färdig ännu. Verksamhetsberättelsen skall signeras av hela styrelsen. 9 Årsmöte 2017 Förberedelser inför årsmötet stäms av. Nominering till Årets medlem 2016 är öppen till 21/2. Årsmötesordförande blir Håkan Sjöström. Bord med platser till styrelsen och VC reserveras under mötet. Hålla telefonmöte 22/2 för beslut om Årets medlem och övriga nomineringar. Johanna Maxson sammanställer nomineringar inför telefonmötet. 10 Motioner och styrelseförslag inför årsmöte 4

5 Motion från US har inkommit om rösträtt för ungdomar i GFRK. Förslaget innebär sänkt rösträttsålder från 15 till 13 år för GFRK medlemmar gällande från årsmötet. Styrelsen rekommenderar årsmötet att bifalla motionen. Medlemsavgiften för 2017 föreslås vara oförändrad. 11 Evenemang i vår och städdagar Elizabeth Svanberg informerar om förberedelser på städdagen 19/2 inför clinic med Mads Hendeliowitz. Nästa städdag är söndag 19/3 inför hopptävlingar följande helg. Ytterligare arbete kommer att behöv göras inför Patrik Kittels besök 6/5. Ta in offert på måleri och tvätt av läktarväggar. Om möjligt skall det vara utfört innan clinic med Patrik Kittel. 12 Underhållsplan 2017 Linda Wallin och Elizabeth Svanberg arbetar med underhållsplan för Avseende anläggningen kommer arbete med ventilation, belysning utomhus samt kvarstående belysningsarbete inomhus att prioriteras. Susan Åkvist och konsult Tommy Asp stämmer av och överlämnar tidigare underhållsoch investeringsplan till VC och styrelse. 13 Uppstallningsavtal Johanna Maxson har tagit fram ett förslag på reviderat uppstallningsavtal. Uppstallningsavtalet skickas till VC som tittar på det tillsammans med medlem som är jurist. 14 Övriga ärenden Caroline Bornsjö kommer att inventera datorer då fler licenser än de inköpta används. Hon avslutar styrelsearbetet men fortsätter att arbeta med IT frågor för klubben. Johanna Maxson lämnar också styrelsearbetet. Föreningen har nu ett swishkonto med nummer Joel Carlsson och Anna Anderberg skall till SEB för att uppdatera GFRKs fonder. 5

6 Samtliga policydokument är skickade till VC och ordförande, därefter tas de till styrelsen för beslut. Joel Carlsson har bjudit in Nina Anjaj, ordförande i Göteborgs och Bohusläns Ridsportförbund, och Kerstin Gunnesson på kansliet för samma förening till GFRKs Årsmöte. Sponsorgruppen och medlem i GFRK som är styrelsemedlem i Vetabs styrelse har inlett samarbete om sponsring av trycksaker för GFRK. 15 Nästa styrelsemöte förlägga nästa styrelsemöte till konferensrummet GFRK den 29 mars Mötets avslutande Ordförande tackade alla närvarande för arbetet under 2016 och förklarade mötet avslutat Vid protokollet Justerare Justerare 6