Närvarande: Eva-Lotta, Kerstin, Eva N, Veronica, Ulrika, Malin, Lena, Jenny, Lina, Thea

Transkript

1 Styrelsemöte Ridhusföreningen Närvarande: Eva-Lotta, Kerstin, Eva N, Veronica, Ulrika, Malin, Lena, Jenny, Lina, Thea 1 Mötet öppnas 2 Fastställande av dagordning. Dagordningen fastställdes 3 Val av justeringsman Ulrika (HRK), Thea (HHSF) 4 Föregående protokoll Föregående protokoll bordlades pga gjorda justeringar inte var med i protokollet. Får godkännas på nästa möte. 5 Inkommande/utgående post Skickat en skrivelse till Sydsten angående deras arbete och fakturor. Se bilaga. Motion inkommit från HRK om stadgeändring, då denna har inkommit försent för att den skall tas upp på årsmötet kommer den att ligga till årsmötet Här har mötesdeltagarna olika uppfattning om denna skulle vara med på årsmötet 2014 eller inte. Beslut att följa stadgarna som säger att ändring av dessa skall motion vara styrelsen tillhanda innan årsskiftet för årsmötet. 6 Ekonomin Genomgång av föregående års kostnader och intäkter utifrån de dokument kassören tagit fram. Beslut: Ridhushyran kommer att vara oförändrad 1:a kvartalet 2014 för klubbarna, kr i månaden. Ridhusförening kommer att köpa en tjänst av HRK på vaktmästaruppgifter under en tidsperiod för kr per månad. Se bilaga. Faktura från Sydsten skall vi fortfarande inte betala då de inte svarat på vår skrivelse. Inväntar deras svar.

2 HRK föreslog att om hyresintäkterna inte räcker till under året så ska inte hyran i första hand höjas utan man ska använda sig av sparat kapital. Det ska dock finnas en buffert för investeringar och reparationer kvar. Det diskuterades även om man ska ha ett återbäringssystem tillbaka till klubbarna om det blir överskott i ridhusföreningen. Skall detta genomföras måste mer underlag fram innan man tar beslut. 7 Ridhuskort/andelar En person har ridit på anläggningen utan ridhuskort denna kommer få en faktura på månadsavgiften för januari Bokningar 23 februari em har HHSF bokat Stora Ridhuset för programridning dressyr 23 mars HRK bokat hela anläggningen Pay and Jump 30 mars har HRK bokat Stora Ridhuset 50m + cafeteria för Voltigeträning mars har HHSF bokat hela anläggningen för dressyrtävling april har HHSF bokat hela anläggningen för hopptävling 11 maj har HRK bokat hela anläggningen Pay and Jump augusti har HHSF bokat hela anläggningen för dressyrtävling 14 september Har HRK bokat hela anläggningen för Pay and Jump 4 oktober har HHSF bokat hela anläggningen för dressyrtävling 5 oktober har HRK bokat hela anläggningen för Voltigetävling 19 oktober har HRK bokat hela anläggningen för Pay and Jump 1-2 november har HHSF bokat hela anläggningen för hopptävling Alla kända bokningar finns på föreningarnas hemsida under anläggning. Vid uthyrning av ridhusen till andra intressenter skall denna endast göras på dagtid eftersom ridhusen är mycket bokade nu. Gäller tills det är mindre bokningar i ridhusen. 9 Anläggningen Underlaget Helgen mellan jul och nyår har det saltats och lagt in klenflis i bägge ridhusen. Harvning, salt och flis skall läggas in i bägge ridhusen omgående. Eva-Lotta tar kontakt med Lars om detta. Vatten

3 Malin och Ulrika skall till kommunen och diskutera vattenfrågan den 22 januari. Beslut: Att bestrida fakturorna som har kommit från Hlm:s vatten eftersom de inte har skickat något avtal till oss som lovats. Soptömning Fakturorna för sophämtning är fortfarande fel. Dessa skall inte betalas. Kerstin har varit i kontakt med Hlm:s renhållning och de skall åtgärda detta. HRK tar kontakt med Hlm:s renhållning omgående och återkommer till kassören om vad som har bestämts angående fakturorna. Stora Ridhuset Det är uppsatt täckeshängare, spöhängare och rep för avstängning på läktare. Lena inskaffar en täckeshängare, koner, sadelhängare och ser till att de blir uppsatta. Förbud att parkera skylt skall sättas upp på kortsidan av ridhuset. Lena ansvarar för att det blir gjort. 10 Vaktmästaren HRK och Lina kom med förslag att Team Pil kunde ansvara för en vaktmästare. Förslaget innebär en fast kostnad och en rörlig kostnad. Beslut: En arbetsgrupp bestående av Lena, Thea, Vera och Malin kommer att ta fram ett förslag på upplägg av framtida vaktmästare. Förslaget skall innehålla arbetsuppgifter, tider och prisuppgifter. Nästa möte bestäms hur vi skall göra med vaktmästare. Eva A fick på föregående möte i uppdrag att kontakta arbetsförmedling och ta reda på vad de har att möjlighet att ersätta Lars och till vilken kostnad. Eftersom Eva inte var med på mötet inväntar vi svaret från arbetsförmedlingen och tar med det vid nästa möte. Eva ombesörjer arbetsgruppen med underlag från arbetsförmedling om detta finns framtaget tills mötet äger rum.

4 11 Reklamskyltar Nertagning av skyltar i ridhuset skall göras då sponsring har upphört. Sparbanken, Ridvaruhuset, Levins El, och Brittedahl. Eva meddelar Lars om detta. Skylten till Länsförsäkring är på gång och sponsringen är utlagd på resp. klubbs hemsida. 12 Anslagstavlan Ta bort denna punkt från dagordningen i fortsättningen. 13 Info HRK Team Phil som är arrendator för ridskolan kommer att avsluta sin verksamhet i Vinslöv till sommaren och endast ha ridskola i Hässleholm tillsammans med HRK. 14 Info HHFS Vissa träningar är igång efter juluppehållet och de andra kommer igång vecka Övrigt Genomgång av stadgarna skall göras under Årsmöte Eva A skriver en verksamhetsberättelse och skickar ut till samtliga styrelsemedlemmar innan nästa möte. Eva A sätter upp på anslagstavlan och ser till att mötet blir utlyst enligt regler. Kayh ansvarar för bokslut och ekonomisk rapport för 2013 är gjort till årsmötet. 17 Nästa möte 13/2-14 kl 1830 Sekreterare Lena Graneskog Justeringsman Ulrika Olsson Justeringsman Theresa Hultgren

5 FÖRSLAG PÅ UPPGÖRELSE MED ANLEDNING AV REKLAMATION Med hänvisning till Hässleholms Ridhusförenings reklamation daterad gällande ridbanematerial föreslår vi följande: Som framgår av vår reklamation så anser vi att de rekommendationer Sydstens representant givit vad gäller tekniken för att anlägga ridbanan inte tillgodoser våra krav på funktion som tydligt angivits i samband med beställning av materialet. För att få den funktion vi angivit har vi varit tvingade att vidta kostsamma åtgärder som vi inte budgeterat för. Först och främst har vi fått bana av överflödigt material i omgångar för att sedan köpa in, lägga på och blanda ner en annan sorts material för att få stabilitet i underlaget. Materialet som köpts in är MakHippo hopp till ett fakturerat värde av SEK, d.v.s. den faktura som vi i nuläget bestrider. Därtill kommer kostnader för utläggning och justering av ridbanan som vi köpt in till ett värde av 7 438SEK (fakturakopia bifogas) och ca 40 timmars arbete med harvning och vältning i flera omgångar utfört av vår egen vaktmästare tillsammans med en styrelseledamot. Vi tycker att det vore rimligt att Sydsten krediterade fakturan i sin helhet men eftersom vi tvivlar på att man skulle godta en sådan uppgörelse så kan vi tänka oss att man krediterar en summa på SEK som motsvarar de verkliga merkostnader som föreningen har betalat för att åtgärda ridbanan plus något för det arbete vår vaktmästare lagt ner på föreningens bekostnad. Hässleholm Kerstin Grip Ström Styrelseordförande Eva-Lotta Ahnell Styrelseledamot

6 Vaktmästartjänst Gånger per vecka Tid per gång (minuter) Tid per vecka Städning av läktaren i lilla och stora ridhuset Plocka upp ev skräp Tömma papperskorgar/sopor vid behov Sopa läktare Städning av toaletter Sopa golv Våttorka golv Torka av toalettstol och handfat Tömma papperskorgar/sopor vid behov Fylla på toalettpapper vid behov Städning cafeterian Sopa golv Våttorka golv Tömma papperskorgar/sopor vid behov Tid per månad