Protokoll styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte Styrelsemöte Göteborgs Fältrittklubb 21 juni 2017 i konferensrummet, GFRK. Närvarande Anna Anderberg Joel Carlsson Anneli Fagerberg Maja Hedström Jonas Hemlin Veronika Nihlén Dana Pirooz Elizabeth Svanberg Lina Svensson Linda Wallin VC (del av möte) Förhindrade Maria Stenberg Gunilla Walther Lisa Warn 1 Mötets öppnande Joel Carlsson hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat. Till mötesordförande valdes Veronika Nihlén. 2 Val av sekreterare välja Anneli Fagerberg att föra protokoll under mötet 3 Val av person att justera protokollet

2 välja Lina Svensson, Veronika Nihlén och Joel Carlsson att justera protokollet 4 Godkännande av dagordning godkänna dagordningen 5 Föregående protokoll godkänna föregående protokoll från 24 maj och lägga det till handlingarna 6 Verksamhetschef informerar Personal Kanslist Jane Unger slutar på GFRK i samband med semestern. Tjänsten är annonserad med 20 sökande varav de med erfarenhet av lönehantering och bokföring intervjuas. Instruktörer och stallförman fick 16/6 HLR utbildning via Svenska Livräddningssällskapet. Sanna Martinsson börjar som instruktör till hösten, hon har Level II utbildning och är känd i verksamheten då hon tidigare vikarierat och haft lördagslektioner. Schemaändringar publiceras v 25. Dana Pirooz håller ponnylektioner lördagar i höst. Ridskola/Västra stallet/hästar Två hästar är inköpta till ridskolan inför höstterminen, Angel, 10-årigt sto från Irland, ca 164 cm i mankhöjd och Brawo, 12-årig valack, ca 173 cm i mankhöjd. De nya hästarna Diablo och Quincy fungerar bra i lektionsverksamheten. Spirit och Vancouver är sålda. Försök att hitta nya hem till ett par hästar och ponnyer som skall gå i pension pågår. Samtliga hästar är avmaskade. Sex ponnyer åker till magert bete i Jonsered, övriga hästar till Onsala. Samtliga hästar är oskodda i sommar för att minska risken för skador och för att inte behöva anlita hovslagare under betet. Medlemsstall/Östra stallet Hästar som behövt det har blivit avmaskade. Flera hästar har lämnat stallet för bete, de hästar som är kvar under juli månad får ägarna själva fodra och släppa ut då personal inte finns på plats. Anläggning Feriearbetare från kommunen arbetar med att städa på anläggningen under tre veckor. Arbete med hagarna och ventilation sker under sommaren. Ventilationsbidrag på SEK är beviljat, belysningsbidrag avslogs. Övrigt 2

3 Protokoll från Arbetsmiljöverkets besök visar på flera punkter som behöver åtgärdas inför återbesök i augusti. Plan för arbetet finns. GFRK var representerade vid Örgryte Härlandas stadsdelsfestival 10/6 av VC Erica Lundqvist, US representanter samt två ponnyer. Ponnyledningen var uppskattad och förhoppningsvis bra reklam för ridskolan och ungdomsverksamheten. Sommarbrev kommer v 25. Inga mail eller frågor har kommit till VC eller ridskolan om begräsning av köp/sälj av lektioner. Flera positiva reaktioner, viss negativ respons på sociala medier. Frågor om begränsningen hänvisas till VC Erica Lundqvist. Veronika Nihlén kommenterar vid behov för styrelsen på sociala medier, hänvisar till annan kommunikationsform samt informerar ordförande och VC via sms. Vid behov också medskribent från styrelsen. 7 Ekonomi 8 Vision Anna Anderberg rapporterar om budgetutfall till och med maj månad. Budgeten följs i stort. Likviditetsplaneringen har inte stämt, pengar kommer tillfälligt lösgöras ur fonder. Felaktiga budgetposter har upptäckts i personalkostnader 2016 och 2017 vilket medför för lågt budgeterad personalkostnad för Återhållsamhet med utgifter behövs. Hagarna behöver prioriteras, asfaltarbete utförs i mindre omfattning jämfört med plan. Önskemål om autogiro för ridavgifter i ridskolan finns. Vara återhållsam med utgifter och noggrant följa budgetutfall. Autogiro för ridavgifter diskuteras vid styrelsemöte i september. Utkast till vision finns, kommunicerad med och återkopplad av VC. Fortsatt arbete med formulering görs av Anneli Fagerberg och Veronika Nihlén. Publicera slogan, verksamhetsidé och värdegrund tillsammans med visionen när den är färdig. Anneli Fagerberg och Veronika Nihlén arbetar vidare med visionen och tar fram förslag inför styrelse/vc dagen i september. Aktuellt utkast till vision skickas till styrelsen för kännedom. 9 Årshjul Anneli Fagerberg presenterar förslag till årshjul för styrelsearbete. 3

4 Punkten återkommer på styrelsemötet i augusti, behöver också stämmas av med årshjul för verksamhetschefers arbete. Uppföljningsmöte till vårens styrelse/vc möte planeras till september. Punkter till mötesagendan är bland annat vision, årshjul, planering årsmöte. Linda Wallin stämmer av med SISU för deltagande i mötet. Anneli Fagerberg sätter ihop mötesagenda för dagen. 10 Stallvärdar Linda Wallin informerar. Inbjudan och information om stallvärdar finns på hemsidan. Flera medlemmar har anmält sig. 11 Grupper - inventering Joel Carlsson har sammanställt lista på grupper och skickat till styrelse och VC. Joel Carlsson kompletterar listan med förklarande text om varje grupps funktion. Listan publiceras därefter på hemsidan. 12 Farthinder Töpelsgatan Lina Svensson informerar om ärende med farthinder på Töpelsgatan. Trafikkontoret har svarat. Signalanläggning är inte aktuellt, däremot kommer fartguppet i gatan att förstärkas och därmed förbättras. Lina Svensson undersöker möjlighet för skylt med Ridhus på Töpelsgatan. 13 Grafisk profil Veronika Nihlén informerar. Logotyp, typsnitt och färger diskuteras. En färgskala med mer klass och stil jämfört med tidigare förslag på färgskala valdes. Färgskala med blått, vinrött och beige blir nya GFRK färger. Typsnitten plantin och verdana godkänns. Anlitad grafisk formgivare blir GFRK-sponsor och arbetar vidare med logotypen för ökad tydlighet i den. Veronika Nihlén får i uppdrag att göra implementeringsplan för ny grafisk profil. 4

5 14 Övriga ärenden Joel Carlsson tar upp fråga om SISU - konferens i Köpenhamn 12-15/ GFRK har erbjudits delta med 5 personer varav två ungdomar, ingen kostnad för klubben. Elizabeth Svanberg tar upp fråga om SISU registrering för ersättning vid mötesdeltagande kan läggas ut på andra än personal. Elizabeth Svanberg tar upp fråga om Arbetsmiljöverkets besök ur styrelseperspektiv. Flera punkter kräver åtgärd. Hömaskin skall ses över liksom arbetsmoment med drag och lyft. Erica Johansson är skyddsombud. Riskinventering skall göras. Uppföljningsmöte med Arbetsmiljöverket planeras till 25/8. Styrelsen är ytterst ansvarig. Veronika Nihlén tar upp fråga om Ryttaryoga som hållits i caféet vid ett tillfälle. Ryttaryogan kan fortsatt hållas vid tio tillfällen under hösten till en kostnad till 5000 SEK för GFRK. Medlemsfråga om mikrovågsugnar som är bortplockade. Medlemsfråga om utbud i caféet. Önskemål om nyttigare profil och alternativ finns. Acceptera erbjudande om SISU konferens och skicka deltagare. Joel Carlsson återkommer om innehåll för konferensen till styrelse och VC och intresserade anmäler sig via mail till Joel Carlsson. Om fler intresserade än fem sker lottning. Elizabeth Svanberg undersöker möjlighet att andra än personal utför SISU registrering. Initiativet med Ryttaryoga är bra men kostnaden för klubben kan inte prioriteras för närvarande. Får ske till självkostnadspris för de deltagande. Sponsorgruppens arbete vilar över sommaren. Elizabeth Svanberg stämmer av med Linda Wallin hur tillgång till mikrovågsugn för medlemmar kan lösas. Medlemsenkät planeras till hösten med frågor om innehåll i ridningen och caféet bland annat. Arbete med enkät kan påbörjas vid styrelse/vc dagen i september. 15 Nästa styrelsemöte förlägga nästa styrelsemöte till konferensrummet GFRK den 16 augusti

6 16 Mötets avslutande Mötesordförande tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat Vid protokollet Justerare Justerare 6