Protokoll styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte Styrelsemöte Göteborgs Fältrittklubb 9 mars 2016 i styrelserummet, GFRK. Närvarande Anna Anderberg Caroline Bornsjö (via telefon) Joel Carlsson Anneli Fagerberg Maja Hedström Johanna Maxson Veronika Nihlén Dana Pirooz Stina Simonsson Maria Stenberg Elisabeth Svanberg Lisa Warn Susan Åkvist Erica Lundqvist tf Verksamhetschef (del av möte) Förhindrad Gunilla Walther 1 Mötets öppnande Joel Carlsson hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat 2 Val av sekreterare välja Anneli Fagerberg att föra protokoll under mötet 3 Val av person att justera protokollet

2 välja Johanna Maxson och Lisa Warn att justera protokollet 4 Godkännande av dagordning godkänna dagordning uppgjord vid aktuellt möte 5 Föregående protokoll godkänna föregående protokoll från konstituerande styrelsemöte 28 februari 2016 och lägga det till handlingarna 6 Former för styrelsearbete Styrelsen diskuterade former för styrelsearbete och styrelsemöten. Punkter till dagordning för framtida styrelsemöten läggs i gemensam sharepoint på Office 365 senast 5 dagar innan aktuellt möte. Caroline Bornsjö går igenom funktionen vid nästa möte. Till styrelsemöte 6 april mailas punkter till Anneli Fagerberg som upprättar kallelse och dagordning. Punkter på dagordning prioriteras efter angelägenhet. Justerade protokoll från styrelsemöten läggs i styrelsens fack på kontoret, GFRK, för signering. Protokoll publiceras på klubbens hemsida gfrk.se och anslås under Styrelsen på anslagstavlor, GFRK. Innehåll som berör enskilda personärenden publiceras inte. Stående punkter på dagordningen är Verksamhetschef informerar och Ekonomi. Information från verksamhetschef (VC) kan vara skriftlig sammanfattning om VC inte deltar i mötet. Mall med önskade informationspunkter tas fram av Anneli Fagerberg och Veronika Nihlén. Anna Anderberg, kassör, får rapport av styrelsens tidigare kassör inför redovisning i styrelsen och vidare analys av ekonomiskt resultat för föregående år. Ordförande planeras få behörighet att läsa i ekonomisystemet. Projekt-/arbetsgrupper upprättas efter behov. Förteckning med arbetsuppgifter och ansvariga styrelseledamöter läggs i gemensam sharepoint. Åtgärdslista med punkter för kommande möten upprättas. Läggs i gemensam sharepoint. 2

3 7 Inventering styrelsematerial Information om inventering av innehåll i styrelseskåp utförd av Johanna Maxson och Elisabeth Svanberg. Mycket material kan arkiveras. Två aktuella frågor identifieras: 1) Tomträttsavtal för GFRK och för Tippen identifierade. Avtal för GFRK som löpt ut Avtal för Tippen löper ut ) Anläggningen. Första rapport om inventerat material där flera ärenden pågår. Konflikt avseende ridhusets tidigare ombyggnad av tak, väggar och ventilation ledde till förlikning och skadestånd till GFRK. Regleringen klar Ventilationen omfattas idag inte av försäkringen. Kartläggning av och arbete med fuktproblem pågår. Kostnadsförslag från konsult väntas. Anna Anderberg kontaktar föregående kassör för uppdatering om aktuella avtal och planerad fortsättning. Maria Stenberg kontaktar Jane Unger på kansliet för uppdatering om tidigare intresseförening för Tippen. Sätt att föra vital information vidare skall säkras för framtiden. Alla avtal skall scannas för upplägg i gemensam molntjänst. Äldre material arkiveras i Regionarkivet. Elisabeth Svanberg och Johanna Maxson fortsätter inventering av styrelsematerial och återkommer med rapport vid nästa möte. Ventilationen återinförs i försäkringen till en kostnad SEK/år. Tf VC Linda Wallin kontaktar Länsförsäkringar i frågan. Extern konsult i byggnadsfrågor, Tommy Asp, bjuds in till nästa styrelsemöte. Susan Åkvist är styrelsens kontaktperson med Linda Wallin i anläggningsfrågor. Joel Carlsson och Johanna Maxson bevakar tomträtts- och hagfrågan via etablerad politikerkontakt. 8 Verksamhetschef informerar Information från tf VC Erica Lundqvist om verksamheten. 3

4 Tävlingskommitté planeras. Grupp om aktiva medlemmar vilka engagerar ytterligare funktionärer till respektive tävling. Erica Lundqvist och Sanja Kalabic stöttar gruppen. Lisa Warn och Maria Stenberg är styrelsens representanter i denna grupp. Göteborg och Bohusläns Ridsportförbund har tävlingsmöte på Stora Höga Arena torsdag 17 mars. Fokus för mötet är lagtävlingar. Flera medlemmar närvarar. Styrelsen representeras av Lisa Warn. Länsförsäkringar har inspekterat anläggningen och sammanfattningsvis klassat den som säker. Brandskyddet skall ses över och brandövning planeras. Instruktör Caroline Johansson är tjänstledig för att läsa till Ridinstruktör Level II på Strömsholm. Karolina Bodestig vikarierar för henne. Övriga vikarier är Mikael Jacobsson, Sofia Backman och Linnea Lämås. Ledig instruktörstjänst på GFRK annonseras. Ridinstruktörer arbetar översiktligt enligt schema med lektioner 3 dagar/vecka, stalltjänst 1 dag/vecka och arbete med respektive ansvarsområde 1 dag/vecka. Veronika Nihlén och Erica Lundqvist planerar att titta på ny klädkollektion till GFRK. bevilja litteraturbidrag för utbildning inom rid- och hästsport för anställda på GFRK, maxbelopp 5000 SEK. Tanken är att individen efter genomgången utbildning fortsätter att arbeta inom verksamheten. 9 Klimat Styrelsen diskuterade klimatet på GFRK. Tankar och åsikter om hur vi kan agera för ett öppet och respektfullt klimat på vår klubb ventileras. Kontaktperson från styrelsen med VC i aktuell fråga planeras. arbeta för ett öppet och respektfullt klimat genom till exempel information om styrelsens arbete, tillgänglighet, tydlighet och respektfullt bemötande. Arbetet kommer fortlöpande att diskuteras och utvärderas. 10 Trivseldag Trivseldag planerad till söndag 13 mars. Trivselgrupp finns. Viktigt att information om aktiviteter publiceras i tid. Önskvärt att trivseldag ligger utanför styrelsearbetet. 4

5 Elisabeth Svanberg är styrelsens kontaktperson med trivselgruppen och Veronika Nihlén publicerar information om dagen på gfrk.se och Facebook. Plan för ansvar för kommande trivseldagar skall upprättas. 11 Nästa styrelsemöte förlägga nästa styrelsemöte till styrelserummet GFRK den 6 april Fotografering av styrelsen sker vid detta möte. 12 Mötets avslutande Ordförande tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat Vid protokollet Justerare Justerare 5