Protokoll fört vid NHRKs styrelsemöte (3) tisdagen den 28 juni 2016.

Transkript

1 Protokoll fört vid NHRKs styrelsemöte (3) tisdagen den 28 juni Namn Närv Namn Närv Niclas Jansson, ordf. x Martin Björendahl, suppl. Ulrica Alderhell, v. ordf. x Christer Janson, suppl. x Maria Berndtsson, sekr. Yvonne Wiik, suppl. x Anna Kans-Rydén, ledamot, kassör x Susanne Bengtsson, ledamot x Frida Westerberg, ordf. Cavaletti Robert Kartler, ledamot x Camilla Billö-Josefsson, verks.chef Annki Rask, ledamot 3:1 Ordföranden öppnar mötet Niclas hälsar alla välkomna. 3:2 Godkännande av dagordningen och föregående mötesprotokoll Dagordningen godkändes. Inga korrigeringar eller invändningar till föregående mötesprotokoll. 3:3 Val av justeringsperson Susanne Bengtsson utsågs att justera dagens protokoll. 3:4 Ekonomi Då verksamhetschefen sagt upp sig och därför inte närvarar föredrar kassören balansräkning och resultaträkning. Lånet från kommunen är färdigbetalt. Beslut att kassören arvoderas med 550 kr/tim för att genomföra en övergång/modernisering av ekonomisystemet samt för att sköta den löpande bokföringen under juni juli och därmed kunna göra en avstämning innan vi tar beslut om hur bokföringen ska skötas framåt. Beslut att Christer Jansson tar in jämförande offerter gällande den fortlöpande bokföringen som verksamhetschefen skött. Beslut att ordföranden samt kassören undersöker villkoren för ett nytt lån till hästinköp. Skatt och avgifter SKV för maj månad är betalda i tid. 3:5 Ridskolan En ny häst Ready Teddy har efter provridning och besiktning inköpts till ridskolan för pengarna som kom in på familjedagen. Ytterligare häst behöver köpas. Sida 1(5)

2 Personalen har kommit överens om att ridlärarna tar ansvar för vilka hästar som går på ridskolan. De anser inte att Rambo ska vara kvar och önskar en kontaktperson i styrelsen för information runt hästar. Beslut Ulrica åtar sig att vara kontaktperson ang. hästar. Styrelsen hade en diskussion angående Spartacus. Beslut Ulrica undersöker vad personalen tycker om Spartacus. Ridskolan har ca 70 uppsägningar av de vanliga orsakerna, dock ett något större bortfall från hoppgrupperna på onsdagen. Översyn av höstens schema pågår av ridlärarna för att få till bra grupper. Familjedagen/kampanj köpa hästen inbringade runt kr, kommer fortfarande in pengar till kampanjen och summan är f.n. runt kr. Kommande aktiviteter som är planerade är julmarknad/luciafirande samt klubbens 50- årsfirande. Eva Sundén har påbörjat arbetet med att bilda arbetsgrupper. Styrelsen ska försöka bidra med förslag på personer till arbetsgrupperna. Diskussion: Hur kan vi involvera ridskoleeleverna/medlemmar mer för att skapa mer gemenskap. Hur kan vi öka samarbete med t.ex. skolor etc. gällande ridning, olika former av projekt som t.ex. genom bygg och anläggning. Berörde även hur vi ska kunna behålla våra elever när de blir duktigare genom att ge ex. utmaningar som alternativ till egen häst. Vi önskar också bättre informationsflöde ut till medlemmarna och ökat engagemang i klubben. Beslut En arbetsgrupp bildas för att arbeta med dessa frågor. Den består av Yvonne och Christer samt att Eva Sundén tillfrågas. Det ska även organiseras ett medlemsmöte i september tillsammans med ordföranden och tävlingssektionen 3:6 Marknadsföring/sponsring Daniel Lagesson presenterar sitt förslag till prissättning för olika sponsringsalternativ, se separat PP presentation. Beslut: Förslaget till prislista godkändes. Daniel informerar om sammanställningen av sponsorlistan. Listan innehåller tidigare sponsorer utifrån kategorier som reklamblad, annonser, skyltar, priser, tävlingsklasser. Daniel erbjuder sig att fördela och administrera sponsorlistan t.o.m. augusti och fördela sponsorkontakterna till ett par personer. Fokus är främst SM där det behövs mycket priser/sponsorer. Det behövs även någon som samordnar priser/sponsorer till SM. Sida 2(5)

3 Beslut: Daniel kontaktar Martin i styrelsen som är sponsoransvarig och samordnar arbetet runt administrationen av sponsorlistan. De fördelar ut sponsorkontakter till styrelsen och övriga medlemmar som kan tänka sig att hjälpa till med att kontakta olika företag för sponsring av klubben, i första hand genom priser/sponsorer till SM, i andra hand genom tävlingar och i tredje hand genom skyltning på anläggningen. Samtliga i styrelsen åtog sig att kontakta sponsorer. 3:7 Information Beslut All förberedande information inför styrelsemöten läggs i Styrelsemappen på driven senast en vecka före kommande styrelsemöte. Där noteras också förslag till beslut. På dagordningen tas endast upp punkter som kräver beslut eller diskussion. Information på driven är var och en ansvarig att läsa. 3:8 Medlemsstallet 2 boxar lediga f.n. Beslut: Annonsera om det inte är gjort. Yvonne och Ulrica kollar med personalen. Regler för att ta in nya hyresgäster till medlemsstallet måste ses över. 3:9 Idrotts- och hälsocertifiering Föreningskunskap är bokad i oktober för våra 14 åringar. Förslag att Maria B tar över detta ansvarsområde. 3:10 Cafeterian Reneé kommer att skicka ut en utvärdering av den gångna perioden med förslag att försöket pågår även under hösten med sikte att övertas på annat sätt vid jul. Beslut: Tacksamt om Reneé och Maria H fortsätter bygga upp verksamheten med sikte på att den ska bli mer självgående sedan. Det behövs nya ansvariga för tävlingskaféet. Susanne och Yvonne kollar med Renée resp. Anna om de har några förslag på lämpliga personer. 3:11 Personal Christer visade jackor till personalen som han ordnat genom sponsring. Beslut: Ulrika undersöker med sin kontakt angående tryck på ryggen. Ridskolan har använt sig av verksamhetschefens transport mot ersättning. Ida Bofeldt har erbjudit att ridskolan kan använda hennes transport på samma sätt. Beslut: Ridskolan använder Idas transport löpande enligt samma villkor. Det är bokat konferens för personal och styrelse den september. Behöver veta definitivt antal senast 4 juli. Beslut: Niclas gör en inbjudan till samtliga i styrelsen där vi svarar till Maria P senast 4 juli. Yvonne kontaktar Maria Hamnemo på SISU för att ta del av planerat program och skickar ut det till styrelsen. Sida 3(5)

4 Personalansvarig informerar om sina kontakter med personalen och redogjorde i stora drag för den psykosociala miljön och hur man arbetar för att lösa verksamhetschefens arbetsuppgifter. Det behöver tydliggöras vad som förväntas av personalen samtidigt som det behövs en bra arbetsmiljö och trygghet. Nu pågår arbetet med att se över alla schema och tjänster, för att kunna åstadkomma så bra tjänster för alla som möjligt, vilket är svårt utifrån de tjänster och behov som finns idag. Det finns just nu behov av ny ridlärare samtidigt som det inte finns tillräckligt med tid att erbjuda för en bra tjänst. De som redan är anställda har heller inte så mycket tid som de önskar. Ulrika fortsätter arbetet med att försöka lösa höstens tjänster och schema tillsammans med personalen. Arbetet med befattningsbeskrivningar för att tydliggöra arbetsuppgifter och ansvarsområden fortskrider. Beslut: Christer kommer att bistå på nästa möte den 8 juli kl. 12 med personalen samt Anna och Yvonne kommer också vara närvarade. Beslut: Personalansvarig får mandat att ta fram förslag som presenteras för styrelsen gällande höstens tjänster och scheman. Diskussion om kommunikationen/dialogen mellan styrelse och personal utifrån mailkontakter. Beslut: Ulrica såsom personalansvarig sköter all kommunikation med personalen. Då verksamhetschefen slutar behöver administrationsansvarig Eva Sundén överta arbetsuppgifter interimt. Bytet till nytt ekonomisystem kommer också att kräva mer tid under en övergångsperiod. Beslut: Eva Sundén får betalt för sin mertid under denna period. 3:12 Tävlingssektionen För information hänvisas till protokollen från möten 6 och 27 juni. Höstens tävlingar är planerade och arbetet med funktionärer pågår. Susanne redogjorde för SM och vad det innebär. Behövs någon som håller i allt runt anläggningen och har det övergripande ansvaret för att allt på anläggningen blir ordnat. Susanne har det tävlingsmässiga ansvaret. Beslut: Ordföranden åtar sig det övergripande ansvaret för anläggningen inför SM. Gemensam hoppträning planeras till hösten varannan v med Sandra G i lilla manegen. Beslut: Varannan onsdag kl samt varannan söndag vid behov. Yvonne stämmer av med Sandra om tiden fungerar samt ser till att information kommer ut i god tid innan första tillfället. 3:13 Anläggning Rutiner för felanmälan är upprättade liksom klargörande av kommunens resp. klubbens ansvar för underhåll. En lista är upprättad över det regelbundna underhåll som klubben behöver genomföra resp. de större åtgärder klubben behöver genomföra på kort/lång sikt för att förbättra för verksamhet/personal. Rutiner för det regelbundna underhållet behövs. Sida 4(5)

5 Utbyte av möbler till kontor och sekretariat pågår. Sekretariatet ska bli styrelserum när konferensrummet blir ungdomsrum En frivillig arbetsdag har ägnats åt sten plockning på stora utebanan. Två arbetsdagar är planerade till hösten. Susanne, Eva och Yvonne har planerat Min insats inför arbetsdagar, tävling och aktiviteter. Beslut: Alla medlemmar gör Min insats även styrelse och tävlingsryttare Daniel Lagesson fortsätter renoveringen av hinderpark för tävling och träningshinder samt ridskolans hindermaterial. 80 bommar har inköpts och bekostas till största delen genom sponsorintäkter till hinder. Flera sponsorer finns. Arbetet beräknas klart i slutet av augusti då hela hinderparken på NHRK beräknas vara i gott skick och tillräckligt med hinder ska finnas för tävlingsverksamhet. För att bekosta material bygger Daniel också hinder som säljs på Blocket. Underlaget i manegen behöver kompletteras då det blir hårt för fort pga att det är för tunt/lite. Enligt verksamhetschefen är kostnaden för detta runt kr. Beslut: Niclas åtar sig att undersöka om kommunen bidrar till detta. 3:14 Projekt lösdrift (Aktiv hästhållning) Styrelsen har delgivits Rebeckas skisser för anläggningen. Nhrk har fått ett antal frågor att besvara gällande följande: Storlek och antal boxar och spiltor? Storlek sadelkammare, spolspiltor, torkrum? Antal spolspiltor i nya samt befintligt? Beslut: Niclas tar in Annki som bollplank ang. medlemshästar 3:15 Övrigt Annki har meddelat att hon avgår från styrelsen. Ordföranden konstaterar att även efter Annkis avgång är styrelsen tillräckligt många för beslut. 3:16 Nästa möte Onsdagen den 25 augusti kl :17 Mötet avslutas Vid protokollet Yvonne Wiik Ordförande Niclas Jansson Justeras Susanne Bengtsson Sida 5(5)