Förslag till beslut för att förverkliga inriktningsbeslutet - beslutsfas 2 i Invånarprocessen

Transkript

1 Arbetsmarknadsförvaltnngen Förslag tll beslut för att förverklga nrktnngsbeslutet - beslutsfas 2 Invånarprocessen Detta förslag tll beslut bygger på nrktnngsbeslutet som fattades beslutsfas 1 av jun (se blaga). Målet är att konkretsera komma vdare för att åstadkomma nrktnngsbeslutet genom att arbeta fram förslag på: en organsatonsstruktur - hur v organserar oss en arbetsstruktur hur v ska arbeta fem handlngsplaner för några centrala delar utfrån nrktnngsbeslutet: - att bl en processorgansaton - att ha nvånaren som medskapare förvaltnngen - att dela myndghetsutövnng planerng - att nföra huvudhandläggare/kontaktperson - att skapa en kvaltatv behovs- målgruppsanalys Vad vll v uppnå med Invånarprocessen? De resultat effekter v vll nå med förslaget är att v förvaltnngen bättre ska genomföra vårt uppdrag med för nvånaren, det vll säga att nvånaren blr självständg, oberoende del av ett sammanhang. Tden kontakt med förvaltnngen ska vara så kort men så kvaltatv som möjlgt för att påbörja ett arbete, vdare studer eller nå annan egenförsörjnng. Det handlar också om att vårt lokalregonala närngslv, offentlg- frvllgsektor ska kunna utvecklas få bra medarbetare ledare. Genom detta förslag vll v högre utsträcknng nå nämndens mål stadens vson Arbetet med Invånarprocessen är centralt för förvaltnngens arbete nu över td. Tre särsklda formulerade effektmål för nvånarprocessen är: Kvaltatv behovs- målgruppsanalys samt tydlg kopplng mellan denna nsats-/utbldnngsutbud. System strukturer för nvånarnflytande.

2 Skapa en för nvånaren organsatonen smdg väg tll egenförsörjnng genom fokus på fördjupad kartläggnng, nsatsplattform en huvudhandläggare/kontaktperson. Två centrala drvkrafter Det fnns två centrala drvkrafter som har ägnat stor uppmärksamhet åt som v behöver arbeta med för att få tll en förnyelse: 1. Omställnng tll processorgansaton. 2. Invånaren som medskapare sn kontakt med förvaltnngen. Organsatons- arbetsstruktur där processorgansatonen är grunden för kulturen Arbetsmarknadsförvaltnngen behöver såklart en struktur för hur v organserar vårt arbete. Men en processorgansaton är arbetsstrukturen det vktgaste för hur väl v lyckas, det vll säga hur de olka delarna förvaltnngen anknyter samspelar tllsammans. I nrktnngsbeslutet tydlggör v att arbetsmarknadsförvaltnngen behöver bygga en processorgansaton. Omställnngen tll en processorgansaton är central för att v ska lyckas med nrktnngsbeslutets alla delar. I nrktnngsbeslutet fnns en kort beskrvnng av processorgansaton. Strategska har under beslutsfas 2 fördjupat blden av förståelsen av vad en processorgansaton är varför v vll behöver utveckla organsatonen den rktnngen. Ett processorenterat arbetssätt ska stmulera: Att flera verksamhetsdelar funktoner samverkar samspelar Att det fnns en gemensam förståelse för hur olka delar av funktoner organsatonen tllsammans bdrar tll det gemensamma resultatet Att v nyttjar bredden av kompetens organsatonen Att verksamhetsdelar funktoner är jämlka att v har tllt tll varandras kompetenser olkheter Att vårt gemensamma mål är fokus Att v möjlggör en breddnng av utvecklngsmandatet organsatonen Att v snabbt kan ställa om utfrån förändrade behov förutsättnngar 2

3 Att v ger förutsättnngar för att utveckla ett ansvarstagande ledarskap medarbetskap för helheten som högre grad präglas av tllt, transparens mod. Att v med nvånare samarbetspartners möjlggör skapar värde för nvånaren det lokalregonala närngslvet, offentlg- frvllg sektor. Den största förflyttnngen som förvaltnngen behöver göras för att arbeta processorenterat handlar alltså mer om organsatonskultur, än om organsatonsstruktur. Handlngsplanen för omställnngen tll en processorgansaton är därför hög grad nrktad på en kulturförflyttnng. Organsatonsstrukturen behöver dock vara utformad så att den förenklar arbetet, stödjer syftet med processorgansatonen möjlggör konkretserngen av nrktnngsbeslutet. Invånaren som medskapare Den andra centrala drvkraften förändrngen som förvaltnngen behöver ha fokus på är nvånaren som medskapare sn kontakt med förvaltnngen. I det arbetet är förvaltnngens verksamhetsdé central något som v behöver arbeta aktvt utfrån. Arbetsmarknadsförvaltnngens verksamhetsdé vsar vår syn på arbete med de nvånare, samarbetspartners leverantörer som kommer kontakt med förvaltnngen. Verksamhetsdén sgnalerar också förväntnngar på organsatonens arbetssätt arbetsmetoder. Arbetsmarknadsförvaltnngens verksamhetsdé är författad beslutad av förvaltnngens uppdragsgvare - arbetsmarknadsnämnden: Utfrån sn förmåga är alla vuxna nvånare delaktga arbetslvet tar ansvar för sn egen utvecklng försörjnng. All verksamhet ska ha nvånaren fokus, samverka nternt externt samt underlätta nvånarens valfrhet för ett vuxenlv arbete. Organsatonsstruktur arbetsstruktur Förslaget på organsatonsstrukturen bygger på att förtydlga förenkla arbetet för att understödja möjlggöra en processorgansaton samt nrktnngsbeslutets alla delar för bättre måluppfyllelse. Förvaltnngschefen (FC) har det övergrpande ansvaret för förvaltnngens arbete svarar mot arbetsmarknadsnämnden dess ordförande - förvaltnngens uppdragsgvare. FC ngår tllsammans med övrga förvaltnngschefer stadens lednngsgrupp samt stadens koncernlednngsgrupp med stadens bolagschefer som tllsammans stödjer stadsdrektören stadsövergrpande frågor. 3

4 Tll stt stöd har FC en strategsk lednngsgrupp (verksamhetschefer samt kommunkatonsansvarg, utvecklngsstab enhetschefer nom support) som gemensamt tar ansvar för utvecklngen av helheten på arbetsmarknadsförvaltnngen. FC har fyra drektrapporterande verksamhetschefer som ansvarar för att organsatonens delar anknyter samspelar enlghet med nrktnngsbeslutet, samt specfkt för utvecklng måluppfyllelse nom verksamhetsområdena arbetsmarknad, vuxenutbldnng, ekonomskt bstånd support. En strategsk utvecklare drektrapporterar stödjer FC avseende övergrpande processer utvecklngsarbete. Förslag tll formerng av delarna under respektve verksamhetschef kommer att påbörjas under hösten. I kartan nedan fnns en övergrpande beskrvnng över vad varje del nnehåller. Arbetsmarknadsdrektör Övergrpande utvecklng/processer Support Arbetsmarknad Vuxenutbldnng Ekonomskt bstånd Utvecklngsstab Ekonom Intern kontroll Upphandlng IT Vaktmäster Mljö Lokaler HR Kommunkaton System Mål Statstk/uppföljnng Nämnd Förenngsstöd Gemensam ngång Huvudhandläggare Interna/externa nsatser Områdesarbete Etablerngsfrågor Helsngborg som arbetsgvare CSR Antagnng Kontaktperson Sakkunng eller motsvarande YH SFI Komvux Kärnan Interna/externa utbldnngar Extern rektor Helsngborgs lärcentrum Samhällsnformaton Branschråd Myndghet Sakkunng & FUT Boende Dödsbo Hyresrådgvnng 4

5 Som beskrevs tdgare är organsatonsstrukturen ett sätt att möjlggöra processorgansatonen. Därför är det vktgt att komplettera organsatonsstrukturen med en arbetsstruktur. Denna ser ut som följer: Multteam Support Kontaktcenter, webbnfo, e- tjänster Gemensam ngång Huvudhandläggare Kontaktperson Rätten tll vuxenutbldnng Rätten tll ekonomskt bstånd Behovsstyrda nsatser Behovsstyrda utbldnngar Deltagarråd branschråd Arbete eller annan egen försörjn ng Support Arbetsmarknad Vuxenutbldnng Ekonomskt bstånd Verksamhetsdé: Utfrån sn förmåga är alla vuxna nvånare delaktga arbetslvet tar ansvar för sn egen utvecklng försörjnng. All verksamhet ska ha ndvden fokus, samverka nternt externt samt underlätta nvånares valfrhet för ett vuxenlv arbete. Den nya organsatonsstrukturen arbetsstrukturen föreslås gälla från januar. För att undvka att den nya organserngen skapar stuprör organsatonen är det som nämnts nnan vktgt att omställnngen av organsatonen fokuserar på kultur de värden som är grundläggande en processorgansaton (se sda 2 3). 5

6 Handlngsplaner Under beslutsfas 2 har arbetat med fem handlngsplaner. Inrktnngsbeslutet som fattades av jun månad bestod av no punkter. Anlednngen tll att en handlngsplan nte gjorts för samtlga no punkter är att ett val har gjorts att fokusera på fem punkter denna fas av förändrngsprocessen. Resterande delar av nrktnngsbeslutet kommer att vara fortsatt vktga vara föremål för dalog beslut under hösten. Nedan redovsas de fem handlngsplaner som har format under beslutsfas 2. Syftet med handlngsplanerna är att forma en strateg för att genomföra de förändrngar som fastställdes nrktnngsbeslutet jun månad. I arbetet med handlngsplanerna har fyra perspektv vart vktga ledarskap, medarbetarskap, nvånare samverkansparter. 1. Att bl en processorgansaton Från nrktnngsbeslutet jun : V ska vara en processorenterad organsaton där v amf:are jobbar multteam krng med de ndvder som möter oss där v arbetar tllsammans som en förvaltnng utan stuprör solerade delar. Utvecklngsmandatet hos medarbetarnas ska förtydlgas déer kompetens måste tllvaratas. Strategska har under beslutsfas 2 fördjupat förståelsen av vad en processorgansaton nnebär för arbetsmarknadsförvaltnngen vlket beskrvts ovan. För att nå målblden för processorgansaton har följande handlngsplan upparbetats: VAD VEM HUR NÄR UPPFÖLJNING Kompetensutvecklng krng ledarskap medarbetarskap processorgansaton Utvecklngsstab HR & Kommunkatonsavdelnngen (HR/K) Semnarer dgtalt Start. Fortgår hela Utvecklngsstaben ansvarar för att htta former för löpande uppföljnng av utbldnngarna Kommunkaton med 6

7 jun samt Förankra leva vår tjänstelogk (hur v skapar värde för nvånaren vårt sätt att organsera oss samt vårt utbud sätt att arbeta) Strategska Strategska formar strateg tydlggör ansvar fortsatt process för genomförande nklusve stadens servcepolcy Uppstart på kck-off Förankrng av tjänstelogk lednngsforum august Forma strateg september nklusve nuläge nvånardalog under hösten Strategska ansvarar för uppföljnng Prata med nvånare se om det fnns förflyttnng. Mäts under hösten Kck-off 29/9 Förankra på APT under hösten Strateg för kulturförflyttnng verksamhetsd elar Verksamhetschefer Verksamhets chefer formulerar strateg förankrar lednngsgrup pen lednngsforu m Verksamhets 7 Strateg formuleras tll Förankrng Verkställs efter beslut Förvaltnngsch ef följer upp samt lednngsgrupp en lednngsforum januar

8 cheferna verkställer med stöd av enhetschefer lednngsgru ppen Medarbetarna nvånarna ska jobba fram förslag på hur v ska jobba multteam utfrån nvånarens behov. Ledarskapet ger förutsättnngar för detta. Verksamhetschefer avdelnngschefer tllsammans med medarbetare Beakta rskanalys, förslagen som togs fram hur-fasen (september tll maj ) fattade beslut beslutsfas 1 2 Forma grund under hösten därefter löpande Strategska. En första uppföljnng sedan ordnare uppföljnngsstrukturer (delårsrapporter, årsrapport, nulägesanalys osv) Få gemensam bld av förvaltnngens process organsaton. Vad är det? Varför? Utvecklngsstab, kommunkatör tllsammans med en arbetsgrupp med mnst fyra medarbetare/ chefer Efterforsknng sammanställnng att utgå från. Materal som medarbetare kan ta del av Redovsnn g tll fastställa beslut september Verksamhetsc hefer har ansvar för uppföljnng Förankrng lednngsforum under hösten Förankrng hos medarbetare 8

9 Konkretsera komplettera arbetsstruktur, det vll säga hur v ska jobba, nför utfrån medarbetar nvånarperspektv samt relevanta delar övrga handlngsplaner Verksamhetschefer avdelnngschefer ansvarar för att tllsammans med medarbetare konkretsera arbetsformer processorgansatonen Beakta rskanalys, förslagen som togs fram hur-fasen (september tll maj ) fattade beslut beslutsfas 1 2 Särsklt vktgt att beakta är nvånarens upplevelse av arbetsstruktu ren. Invånardalog behöver därför organseras. Klart tll Uppföljnng kontnuerlgt under hösten (en gång månaden) Informatons materal som beskrver vår organsaton hur v kommer att arbeta framtden samt hur detta kommer att påverka våra samarbetspartners. Formulera ett grundmateral utfrån s beskrvnng HR/K ansvarar för att materalet upparbetas för att sedan förankras strategsk lednngsgrupp HR/K kommer tll. Ta fram ett upplägg för hur detta ska gå tll HR/K arbetar fram ett materal tll februar HR/K ansvarar för uppföljnng slutrapporterar tll februar februar 9

10 av vår organsaton Htta vlka samverkansforum som v behöver förankra med. Ta fram ett hur. Utvecklngsstaben samordnar med delaktghet från medarbetare Verksamhetschefer ansvarar för att det verkställs. Utvecklngsstaben formulerar kommunkat onsmål för respektve samverkanspart Involvera medarbetare för att ta fram huret I oktober solerar utvecklngs -staben vlka samverkan s-parter som behöver göras delaktga nklusve prorterng. Detta görs med delaktghet från medarbetar e Utvecklngsstaben ansvarar för uppföljnng av arbetsgruppernas arbete Arbetsgrupper återkopplar 30 januar Slutlg rapporterng tll jun I oktober formuleras ett uppdrag tll en arbetsgrupp med kommunka tonsmål för respektve samverkan s-part. jun Slutet av ska arbetsgrupper vara gång Verksamhetschefer ansvarar för att 10

11 verkställa första halvåret Informaton hemsda ska spegla processorgansaton. HR/K Forma förslag tll materal tll ntranät December HR/K Utvecklngsstab Oktober. Omvärldsbevaknng på samverkanspartnernas utvecklngsprocesser. Utvecklngsstaben formulerar samtdgt som kommunkat onsmål för respektve samverkanspart Utvecklngsstab följer upp Tydlggöra roller lednngsfunkt oner Förvaltnngschef Beskrvnng formuleras förankras lednngsgrup pen Oktober Strategska lednngsgrupp en oktober oktober 2. Att ha nvånaren som medskapare förvaltnngen Från nrktnngsbeslutet jun : Indvderna som v är kontakt med ska vara medskapare vårt arbete. För att åstadkomma det ska v bejaka en kultur som ger förutsättnngar för det. En förutsättnng är lednngens gemensamma arbete vlja. Ett övergrpande ansvar för ndvdnflytande ska formas förvaltnngen. Som framgått av nrktnngsbeslutet detta förslag tll beslut är nvånaren som medskapare en central drvkraft förändrngen. VAD VEM HUR NÄR UPPFÖLJNI 11

12 NG Implementerng av nvånare som medskapare organsatonen Utvecklngsstab har ansvar för att blda en utvecklngsgrupp enlgt förslag från arbetsgrupperna (personal med del av ordnare tjänst) nvånarprocessen Göra en arbetsmodell Skapa en plan för mplementerng Defntonen utgör grunden för arbetet Deadlne Informaton tll januar Slutlg uppföljnng januar Utvecklngs -stab ansvar för uppföljnng kontnuerlgt på ntranät januar Skapa förutsättnngar för chefer medarbetare att nvolvera nvånare verksamheterna Utvecklngsstab har ansvar för att blda en utvecklngsgrupp (samma grupp som ovan) enlgt förslag från arbetsgrupperna (personal med del av ordnare tjänst) nvånarprocessen Genom att arbeta med tjänstelogk hur skapar v värde för dem v fnns tll för skapar v gemensamt vljan organsatonen Inläsnng av materal, föreläsnngar, dalog, workshops, frukostmöten, arbetsplatsträff ar, chefsträffar, samspelstder Förankrng sker för fördelnng av ansvar kck-off september Del av gör första uppföljnng, andra uppföljnngen görs mars Avslutande uppföljnng jun på ntranät Utvecklngsgruppen konkretserar strateg/plan som de förankrar 12

13 för delegerng av ansvar Invånare medverkar vd rekryterng av nyckelfunktoner, exempelvs chefer HR/K med stöd av en arbetsgrupp bestående av medarbetare Utveckla metod med nput från socalförvaltnngen nvånare HR/K ansvarar för uppföljnng Metod klar mars. Implementeras drekt efter beslut på ntranät mars Metod för att säkerställa representatvtet nvånardalog Skapad utvecklngsgrupp (se ovan) Utvecklngsgru pp utvecklar metod med nput från nvånare Metod klar. Plot med utvärderng under första halvåret. Utvecklngs -stab ansvarar för uppföljnng samt jun Implementern g andra halvåret. Presentato n på ntranät. 3. Att dela myndghetsutövnng planerng Från nrktnngsbeslut jun : Myndghetsutövnngen ska separeras från planerngen/motvatonsarbetet. VAD VEM HUR NÄR UPPFÖLJNING Att formulera förankra vad som ngår Delar av lednngs- Förankras lednngs- Förslaget klart oktober Beslut uppföljnng 13

14 myndghetsutövnngen avseende ekonomskt bstånd vuxen-utbldnng Utgångspunkten är följande: Ekonomskt bstånd beslutar att aktvtet ska ske om som förutsättnng för ekonomskt bstånd (enlgt SoL 4:4) rätten tll ekonomskt bstånd. Huvudhandläggaren har sedan tllsammans med nvånaren samverkansparter ansvaret för vlken aktvtet samt revderng uppföljnng gruppen med delaktghet för sakkunnga motsvarande kompetens vuxenutbldnng gruppen, lednngsforum APT. Implementerng januar av på ntranät januar Antagnngsfunktonen vuxenutbldnngen beslutar om antagnng tll utbldnng (enlgt Skollag förordnng) Utfrån behov har sedan kontaktpersonen tllsammans med nvånaren samverkansparter 14

15 ansvaret för studeplanen samt revderng uppföljnng 4. Att nföra huvudhandläggare/kontaktperson Från nrktnngsbeslut jun : De nvånare som är kontakt med oss ska ha en huvudsaklg kontaktperson eller huvudhandläggare. Kontaktpersonen/huvudhandläggaren är den som är bäst lämpad utfrån nvånarens behov. De ndvder som vägleds /eller kartläggs ska hög grad äga nformatonen. En del av nrktnngsbeslutet var att nföra huvudhandläggare/kontaktperson för de nvånare som kommer kontakt med förvaltnngen. Som framgår av organsatonskartan kommer denna funkton att fnnas de verksamhetsdelar som benämns Arbetsmarknad Vuxenutbldnng. En tydlg kopplng kommer dock även fnnas tll den verksamhetsdel som benämns Ekonomskt bstånd. VAD VEM HUR NÄR UPPFÖLJNING Tydlggöra nsatsbegreppet vad menar v med en nsats? Del av Forma förslag tll Klart oktober Strategska oktober på ntranät oktober Komma fram tll namn för huvudhandläggare/ kontaktperson för att nvånaren ska förstå funktonen Utvecklngsstaben samordnar arbete Klart I samarbete dalog med nvånare nput från socalförvaltnngen Utvecklngsstab ansvarar för uppföljnng återkopplar tll på ntranät 15

16 Hur gör nvånaren valet av en lämplg huvudhandläggare/ kontaktperson? Del av strategsk lednngsgrupp har ansvar En arbetsgrupp ska tllsättas som består av nvånare medarbetare Arbeta fram ett konkret förslag Koppla tll befntlg arbetsgrupp som arbetar med valfrhetsmodell förslag tll dgtala verktyg som kom fram arbetsgrupperna Invånarprocessen september maj Klart Avstämnng med på ntranät Göra en bedömnng av volymen elever som önskar/ är behov av kontaktperson Utvecklngsg rupp för ndvdnflyta nde Utvecklngsgr upp utvecklar metod. Vktga delar metod: Dalog nvånare Klart Uppföljnng görs av utvecklngsstab kommunceras med strategsk lednngsgrupp Utvärderngar Dalog stude yrkesvägledar e Kommunceras 5. Att skapa en kvaltatv behovs- målgruppsanalys 16

17 Från nrktnngsbeslut jun : V ska arbeta med systematskt behovs- målgruppsanalysarbete på ndvd, organsatons omvärldsnvå. V ska avsätta td för det för att kunna dra slutsatser agera proaktvt för att ndvden ska få arbete/egenförsörjnng så snabbt som möjlgt. Detta genom att få rätt utbldnng/ aktvtet/nsats utfrån behov samt för att kunna möta den lokalregonala arbetsmarknadens behov av arbetskraft. Som framgår av nrktnngsbeslutet berör ambtonen att skapa en kvaltatv behovs målgruppsanalys arbetet på såväl nvånarnvå som organsatorsk nvå. De åtgärder som beskrvs handlngsplanen nedan hänger samman med det redan påbörjade utvecklngsarbetet med målstyrnng. I det arbetet ska v förtydlga roller, ambtonsnvå, tydlghet vad v vll mäta följa upp samt hur v förankrar det verksamheten. VAD VEM HUR NÄR UPPFÖLJNIN G Forma systematk kategorserng av behov (ex utbldnngsnvå, behov, språk etc) Del av strategsk lednngsgrupp formulerar uppdrag tll en arbetsgrupp bestående av medarbetare nvånare Konkretsera komplettera struktur som förvaltnngen ska följa kategorserng av behov utfrån förslagen som arbetsgrupp Invånarprocessen formade september maj Klart Förslag upp för beslut Göra formler befntlga system avvaktan på nya system Upphandla ett eller flera system som svarar mot förvaltnngens behov, nklusve relevanta e- Del av strategsk lednngsgrupp samt utvalda Säkerställa att de upphandlade systemen svarar upp Koppla tll befntlg tdplan för den arbets- Strategska följer upp ordnare 17

18 tjänster funktoner från Kvaltet & styrnng mot samtlga punkter nrktnngsbeslutet grupp som redan nu arbetar med upphandlng av system uppföljnngssystem Slutförs 2018 Rensa/sortera befntlg statstk som endast relaterar tll de mål v har plus ex SKL, Skolverket Del av strategsk lednngsgrupp Formulera uppdrag tll arbetsgrupp blda arbetsgrupp som formar genomför struktur nnehåll statstksystem Oktober tll aprl Strategska följer upp ordnare uppföljnngssystem Kartlägga befntlgt behov hos de som är aktuella förvaltnngen Enhetschefer kontaktperson/ huvudhandläggare Utfrån struktur för kategorserng av behov Start januar Klart jun Verksamhets -chefer gör uppföljnng jun januar Former för ett samlat samarbete nom staden med den lokalregonala arbetsmarknaden för att bättre möta kompetensförsörjnngsbehov Del av strategsk lednngsgrupp Tllsammans med utvalda förvaltnngar staden andra centrala aktörer Få en gemensam bld hur v ska jobba med närngslvet Hösten enlgt poltskt uppdrag Uppföljnng januar 18

19 Övrgt Handlngsplanerna utgör en grund för aktvteterna framöver. Dessa nya handlngsplaner kommer tas upp tll facklg förhandlng samverkan samt kompletteras utfrån genomförda rskanalyser efterhand som processen fortskrder. Utöver de aktvteter som beskrvs handlngsplanerna ovan är en övergrpande fråga att forma en strateg för kompetensutvecklng för att möta de förändrngar som är planerade. Det uppdraet är delegerat tll HR& Kommunkaton som kommer att påbörja planerngsarbetet för det efter att beslut är fattat. Arbetet med kompetensutvecklng kommer vara ett kontnuerlgt arbete. 19