PROJEKTPLAN (9) Vårdnära Service

Transkript

1 (9) PROJEKTPLAN Vårdnära Service

2 (9) Innehållsförteckning 1. Grundläggande information Bakgrund Verksamhetsstrategi Mål och Verksamhetsnytta Verksamhetsnytta/nyttoeffekt Projektmål Produktmål Effektmål Krav på projektet Förutsättningar Avgränsningar Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter Planer Tidplan Budget Projektkostnader Projektfinansiering Projektfinansering under piloten Projektorganisation Organisationsplan Roller, ansvar och befogenheter Externa kontakter Kommunikation Kommunikation och rapportering inom projektet Kommunikationsplan utanför projektet Kvalitet Jämställdhetsintegrering Risker och möjligheter Avbrytande Överlämning och leverans (BP4) Projektavslut (BP5) Referenser och bilagor... 9

3 (9) Ändringshistorik Datum Version Författare Kommentar <Författare> Grundläggande information 1.1. Bakgrund FM (Facility Management) handlar om att på ett tydligt sätt koordinera och utveckla landstingets stödtjänster inom fastighets- och serviceområdet i syfte att främja kärnverksamheterna och den totala nyttan för landstinget. En del i FM är vårdnära servicetjänster. Idag utför vården flera olika typer av servicetjänster för att kärnverksamheten skall fungera på avdelningarna. Uppgifter som städ, kost, transporter och förrådshantering sköts idag inte effektivt ur ett ekonomisk, arbetsmiljöfrämjande och riskmedvetet sätt. Dessa uppgifter är stödverksamhet och skall utföras av utbildad servicepersonal Verksamhetsstrategi Genom att organisera om stöduppgifterna enligt Vårdnära service (VNS) kommer vi att bidra till att landstinget når målet att verka för att hänsyn tas till helheten i patientens livsmiljö enligt patientcentrerad vård. Genom att pröva arbetssättet VNS skapar vi nätverk och nya arbetssätt som tillgodoser behovet av samverkan och omprövar befintliga metoder enligt kunskapsbaserad vård. Tillgängliga resurser utnyttjas på bästa sätt för att uppnå uppsatta mål för verksamhet och ekonomi med patienten i fokus. Vårdprocesserna kännetecknas av god medicinsk kvalitet, god produktivitet och kostnadseffektivitet. Och samverkan, hög tillgänglighet och hög patienttillfredsställelse enligt effektiv vård. Med ett förändrat arbetssätt ökar vi kompetensutvecklingen för personalen och bidrar till att nå målet med att samverka systematiskt för att förbättra arbetsmiljön. VNS bidrar även till ökad hälsa och välbefinnande hos personalen och är ett sätt att skapa en attraktiv arbetsgivare genom att erbjuda en helt ny tjänst inom NLL. 2. Mål och Verksamhetsnytta 2.1. Verksamhetsnytta/nyttoeffekt Projektet skall aktivt och tillsammans med vården, söka innovativa lösningar på hur uppgifter som idag utförs av kärnverksamheten istället kan flyttas över till servicenära tjänster. Förväntade effekter av denna förskjutning av uppgifter är en effektivisering av utförandet av uppgifterna och därmed minskade kostnader, tydligare arbetsfördelning av uppgifter på vårdavdelningen och därmed förbättrad arbetsmiljö och en ökad kund nöjdhet. Projektet skall inledningsvis genomföra en nyttoanalys och ta fram jämförbara nyckeltal. Dessa skall följas upp under projektet och information ska spridas till alla som påverkas av projektet. Ur tidstudien skall lösningsförslag tas fram till ett beslutsunderlag gällande innovation kopplat till servicenära tjänster. Lösningsförslagen skall gälla innovativa tjänster, processer och arbetsmetoder som antingen skall: 1. Utvecklas, implementeras och utföras internt på landstinget 2. Utvecklas av andra aktörer utifrån behovsanalys 3. Upphandlas utifrån behovsanalys Parallellt skall en analys genomföras av dessa lösningsförslag för att se vilka som har en potential på en kommersiell marknad

4 (9) 2.2. Projektmål Effektivisering som leder till innovativa tjänster, processer och arbetsmetoder. Frigöra tid för vårdpersonalen till patientarbete som leder till nöjdare kunder Produktmål Bättre internt samarbete mellan yrkeskategorierna. Bättre samarbete mellan service och vården. Fortbildning för vård och servicepersonal. Ökad tillgång till vård och servicepersonal som krävs i framtiden Effektmål Kvalitetshöjning i vården och i service leder till minskat antal vårddygn för patienten och säkrar kvalitén på service. Säkrar patientsäkerheten som leder till minskat antal vårdskador. Bättre arbetsmiljö leder till färre sjukskrivningar och nöjdare kunder. Tydligare arbetsfördelning av uppgifter på vårdavdelningen förbättrar arbetsmiljön och leder till ökad kundnöjdhet då en samordning av uppgifter ger en tydlighet och röd tråd. Frigör tid för utvecklingsarbete på vårdsidan. 3. Krav på projektet 3.1. Förutsättningar Förutsättningar för att projektet skall lyckas: Projektledare utses från vården En tydlig struktur för samverkan, implementering och informationsspridning För att nå maximal erfarenhet om hur implementering av vårdnära servicetjänster organiseras och införs, bör en vid sidan forskning genomföras. Projektet syftar till en permanent lösning vad avser organisation, uppgifter och ekonomi. 1. Organisationsförändring på vårdorganisationen. Vårdsidan ska under projektet genoföra en förstudie över personalbemanning, uppgifter och se över hur en förskjutning av vårduppgifter skulle kunna se ut. I förstudien ska man titta på nuläge, önskat läge, värdeflödesanalys och plan för genomförande. 2. Ekonomi- plan för finansiering skall tas fram under piloten. Innovativa lösningar som uppkommer under projektet skall innan de genomförs nyttoanalyseras och nyckeltal skall tas fram. Samverkan mellan divisioner, verksamhetsområden och fackliga företrädare skall främjas genom hela projektet Avgränsningar Projektet omfattar enbart valda vårdavdelning/ar och skall under projekttiden inte utökas. 4. Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter Några av de viktigaste områdena : Närsjukvårdsutredningen

5 (9) Utbyggnad och ombyggnad vid Sunderby sjukhus Kostpolicy/livsmedelsstrategi Patientsäkerhet Effektiva inköp En väg in 5. Planer 5.1. Tidplan Genomförs Aktivitet 2013 höst Planering och organisering av projektet samt tillsättning av projektledare för projektet vår Mätning och nyttoanalys utifrån framtagna mätetal på fastställda avdelning/ar/ sjukhus april Styrgruppsmöte, presentation av BP1 Tidsstudie och analys 2014 april Efter BP1: Arbetsgrupper inom vård respektive service startar fördjupat arbete efter tidsstudien. Planering och förslag maj Styrgruppsmöte, presentation av BP2, Förslag serviceverksamhet 2014 juni Referensgruppsmöte 2014 juni Styrgruppsmöte, presentation av BP3, rekrytering 2014 juni-september Rekrytering och utbildning 2014 oktober Start av Vårdnära service på pilotavdelningarna 2015 mars Avslut av projektet Detaljerad handlingsplan finns på projektplatsen i VIS. 6. Budget 6.1. Projektkostnader Kostnader för en projektledare över två år som finansieras av division service. Övriga kostnader 200 tkr exkl. ev. konsultkostnader Projektfinansiering Projektet är ett landstingsprojekt och påverkar landstingets samtliga divisioner. Då projektet syftar till en permanent lösning av organisation, uppgifter och ekonomi skall finansieringen av dessa vara fastställd innan genomförande Projektfinansering under piloten Division service står för sina egna kostnader vad avser projektledare för projektet samt kostnader för tidsstudie på vald pilotavdelning.

6 (9) Vald pilot avdelning i vården står för egna utvecklingskostnader som kan uppstå vad avser vårdorganisation, metoder i vården som en följd av utvecklingen i projektet. Innovationssluss Norr bistår projektet med konsultkostnader där behov och planering har skett. Exempel på dessa är: I planeringsskedet konsultkostnader för behovsanalys, under piloten för konsultkostnader för reflektionsrapporter/ uppföljning samt situationsanalyser. Innovationsslussen bistår även för kostnader av en följeforskare av piloten och dess utveckling. Samt efterhand för tjänstedesign av nya roller i och med vårdnäraservice. Vården ansvara för egna kostnader som uppstår under piloten. 7. Projektorganisation 7.1. Organisationsplan Projektägare Teija Joona Divisionschef Service Styrgrupp Teija Joona Ylva Sundqvist Per Berglund Lisa Lundgren Stefan von Below Divisionschef Service Närsjukvårdschef schef Projektkoordinator Regionala enheten Processägare FM Division service Projektledare Lisette Sällström Projektmedlemmar Kalix sjukhus Anders Broström Lotta Wolf Magnus Scott Märit Söderlund Camilla Nilsson Anna-Karin Vidgren Ulrika Engman Ann-Mari Nilsson Eva Stenman FM-chef Enhetschef Verksamhetsutvecklare transporter Kommunal Verksamhetsutvecklare kost Verksamhetsutvecklare städ Avdelning 3 Division Närsjukvård Avdelning 2 Division Närsjukvård IVAK/Akuten Division

7 (9) Maria Bäckman Per Vågström Lotta Wolf Mats Holmberg Camilla Nilsson Anders Dahlqvist Mats Johansson Anna-Karin Vidgren Marianne Engberg Anna-Lena Eriksson Jeanette Lind Britt-Mari Lindqvist Angnett Backman Viktoria Morberg Anneli Backlund Sunderby sjukhus Rehab Division Närsjukvård Division Närsjukvårdsstaben Enhetschef Verksamhetsutvecklare vaktmästeri Verksamhetsutvecklare kost samt utbildningssamordning Enhetschef vaktmästeri FM-samordning Verksamhetsutvecklare städ Kommunal Kommunal Vårdhygien Avdelning 53 Division Avdelning 53 Division Avdelning 33 AVA Division Avdelning 33 AVA Division Referensgrupp Göran Ström Carola Nyström-Modig FM-chef, Enhetschef, Avdelning 63 Division Närsjukvård Anna-Lisa Renström Undersköterska, Avdelning 63 Division Närsjukvård Åsa Lekvall Therese Lövgren Lotta Koster Kristina Karlman Sjuksköterska, Avdelning 63 Division Närsjukvård Patientsäkerhet Driftledare ISS Driftchef ISS Chef Vårdhygien

8 (9) Agnes Fjällström Kost Kvalitetssamordning Dan-Christer Nilsson Verksamhetsutvecklare kvalitet 7.2. Roller, ansvar och befogenheter Roller och ansvar i korthet i anslutning till namnen på de som deltar i projektet Externa kontakter Agio AB Conny Eriksson, säljchef Victoria Andersson, konsult 8. Kommunikation 8.1. Kommunikation och rapportering inom projektet Avrapportering till FM Processägare veckovis Styrgruppsmöte månadsvis Projektmöten och mötesprotokoll Kommunikationsplan (bilaga) Slutrapport 8.2. Kommunikationsplan utanför projektet Kommunikationsplan (bilaga). 9. Kvalitet Se projektorganisation Jämställdhetsintegrering Landstingets jämställdhetspolicy är styrande för projektet. 10. Risker och möjligheter Projektet berör mycket folk och dess arbetsplats. Därför är information och samverkan synnerligen viktigt. Det är hur det pratas om projektet som avgör om det kommer att lyckas eller inte. Största risken är att kunderna inte upplever att de tjänster som division Service kan erbjuda motsvarar deras behov, krav och önskemål. Entreprenörers agerande inom områden som berörs av projektet följer inte projektets planer. För att projektet skall lyckas måste en permanent organisation intas i piloten. Om detta inte är möjligt är det en stor risk att en lösning inte kan nås över tiden.

9 (9) Avbrytande Om en överenskommelse om finansiering och organisation inte kan nås innan genomförande skall projektet avbrytas. Erfarenheter och kunskaper skall då omhändertas. 11. Överlämning och leverans (BP4) Utvärderade nyttoeffekter av projektet kommer att avgöra om arbetsmetoden med vårdnära service skall införas på alla sjukhus inom NLL. Utvärdering skall ske i samverkan med vården och där resultat kritiskt granskas. Resultatet av projektet samt förslag på inriktningsbeslut lämnas till landstingets ledningsgrupp för beslut om fortsättning. Vid införande av vårdnära service i NLL ansvarar division service ytterst för införande men med delaktighet från vården. 12. Projektavslut (BP5) Pilotprojektet kommer att avslutas 1 mars 2015 och i samband med det avvecklas denna projektgrupp. Resultatet redovisas med en slutrapport som överlämnas till projektägaren. 13. Referenser och bilagor Projektdirektivet Tidsstudien Utredning inför införande av ett FM-koncept, Uppsala Slutrapport Servicepaket, VGR