// Mamut Business Software. Ekonomistyrning, logistik och personal

Transkript

1 // Mamut Business Software Ekonomistyrning, logistik och personal

2 Postadress och distributör: Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen Box Stockholm Telefon: Fax: Internet: E-post: info@mamut.se Mamut Support: För information om produktanvändning. Telefon: Fax: Mamut Lön Support tlf: Internet: E-post: support@mamut.se Försäljning: Telefon: (Gratisnummer) Internet: E-post: info@mamut.se Fax: Version 15 MBS.MAN.FIN.15.SE Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen. Alla rättigheter. Med förbehåll om ändringar/fel. Mamut och Mamut-logotypen är registrerade varumärken av Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen. Alla andra varumärken är registrerade av respektive företag. I

3 Ekonomistyrning, logistik och personal Välkommen som användare av Mamut Introduktionsböckerna ger en kort introduktion till programmet. Alla kunder får boken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Du får dessutom en eller båda introduktionsböckerna: "Ekonomistyrning, logistik och personal" och "Kompletta CRM-, säljstöds- och Internetlösningar". Dokumentationen kan beskriva tjänster och/eller funktioner som inte är tillgängliga i din lösning. Var god ta kontakt om du vill beställa eller få mer information. Kontakta Mamut på telefon eller via e-post: info@mamut.se. Det är viktigt att du läser igenom Mamut Användaravtal innan eller under installationen. Där får du en översikt över de kontraktsmässiga villkor som gäller för dig som kund och Mamut AB som leverantör. Mamut Användaravtal bifogas produktförpackningen samt på Vid installation accepterar du villkoren i Mamut Användaravtal. Introduktionsböckerna hjälper dig att lära känna systemet så att du lättare kan navigera och anpassa systemet efter dina behov. Böckerna ger dig också en kort introduktion till huvuddelarna i programmets funktioner samt beskrivningar av hur du utför de vanligaste operationerna. Vissa funktioner beskrivs i större detalj i programmets hjälp (F1). Utöver introduktionsböckerna producerar Mamut även ytterligare användardokumentation som uppdateras fortlöpande i förhållande till förbättrad funktionalitet i programmet. Den senaste versionen av dokumentationen publiceras regelbundet på våra hemsidor, där du kan ladda ned den helt kostnadsfritt. Gå till sidan Download på våra hemsidor för att ladda ned dokumentationen: Vi vill även påminna om vår webbplats Där hittar du en stor mängd frågor och svar angående Mamut-systemen. Du kan när som helst på dygnet hitta svaret på din fråga. Lycka till med Mamut Business Software! II

4 Innehåll Innehåll Välkommen som användare av Mamut... II Innehåll... III Kapitel 1: Redovisning... 1 Om redovisning... 2 Kom i gång med verifikatregistrering... 5 Ingående balans... 8 Räkenskapsår och momsperioder Numrering av verifikat Projekt- och avdelningsredovisning Kom i gång med avdelningsredovisning Momsregistret Hur redigeras momskoder? Kontoplan Systemkonton Företagshantering Verifikatregistrering Verifikatregistreringsfönstret Användarinställningar för verifikatregistrering Snabbtangenter i verifikatregistreringen Verifikattyper Hur registreras verifikat? Hur överför man ett verifikat till huvudbok? Registrering mot reskontra Registrering av fakturainformation Registrering av betalning i verifikatregistreringen Verifikatregistrering med egendefinierade kostnadsbärare Korrigering av verifikat Länka dokument till verifikat Om skanning av dokument Verifikatmallar Verktygsraden för verifikatmallar Inställningar för verifikatmallar i verktygsraden Egendefinierade verifikatmallar Skapa/redigera verifikatmallar Export och import av verifikatmallar Valuta III

5 Ekonomistyrning, logistik och personal IV Valutakonton Registrera valutabetalningar Reskontra Kundreskontra Kundlista Leverantörsreskontra Leverantörslista Registrering av In-/utbetalning i reskontra Registrera valutabetalning i reskontra Matcha/Koppla Ändra reskontrapost Användarinställningar för reskontra Betalningsuppföljning Betalningspåminnelse Kom i gång med betalningspåminnelser/inkassokrav Skapa betalningspåminnelse/inkassokrav Inställningar för Betalningspåminnelse/Inkassokrav Inställningar för påminnelsestatus Factoring Kom i gång med factoring Hur skapas en factoringfil? Inställningar för factoring Räntefakturering Kom i gång med räntefakturering Skapa en räntefaktura Inställningar för räntefakturering Utbetalning - betalning till bank Bankfiler/automatisk utbetalning Kom i gång med bankfiler/automatiska utbetalningar Kom i gång med manuell utbetalning Utför en utbetalning Inläsning av returfiler Inställningar för utbetalning OCR/Bank Kom i gång med inläsning av OCR-filer Läsa in OCR-filer från bank Inställningar för OCR/bank Inkasso Kom i gång med inkasso Hur skapas en inkassofil? Inställningar för Inkasso Budget Budgetlistan - välj budget eller gör en ny Skapa en ny budget Hur skapas en likviditetsbudget?

6 Innehåll Redigera budgetdata Hur registreras budgetdata på andra konton än de som systemet föreslår? Budget - huvudfönstret för en budget Budgetfördelning Budgetinställningar Huvudbok Verifikat i andra moduler Rapporter för Nyckeltal/Balans/Resultat Lägga till en ny rad Lägg till en ny kolumn Skapa och redigera kolumninställningar Verifikatlista/kontolista Verifikatlistan Kontolista/saldobalans i huvudbok Användarinställningar för huvudbok Kolumner i verifikatlista/kontolista Nyckeltal, resultat och balans Grafisk Framtida kassaflöde Årsbokslut/periodavslutning Avsluta period Årsbokslut Årsbokslut i Mamut Bokföring över två räkenskapsår Hur stämmer jag av huvudboken och reskontrorna vid årsbokslut? Elektronisk skattedeklaration Skicka deklarationsfiler till Skatteverket Redovisningsinställningar Modulinställningar In-/Utbetalning Valuta Redovisningsinställningar: Kontoplan Inställningar för Intrastat Kostnadsbärare Redovisningsinställningar Systemkonton Verifikattypinställningar och nummerserier Kontouppställning Förtecken i rapporter i huvudboken Momsregister Omvänd skattskyldighet Redovisningsinställningar: Reskontra SIE Import av SIE Bokföringstransaktioner V

7 Ekonomistyrning, logistik och personal VI SIE-export Intrastat Intrastatregistrering Importera redovisning till Intrastatrapporten Intrastatrapportering Utskrift av Intrastatrapport Inställningar för Intrastat Bank Bankavstämning Hur använder jag bankavstämning? Egendefinierade filformat Kapitel 2: Produkt Om produktmodulen Produktregistret Produktlista Flikarna i Produkt Fliken Pris Fliken Rabatt Fliken Lager Fliken Leverantör Fliken Varupaket Fliken Variant Fliken Produktinformation Fliken Webbutik Webbplatsinställningar för produkt Fliken Inställningar Fliken Diverse Produktstatus Inställningar för produkt Användarinställningar för produkt Företagsinställningar för produkt Organisering och underhåll av produkter Ändra ett urval produkter Duplicera en produkt Kan jag ändra produktnummer? Import av produktdata Tilläggsavgifter (miljöavgifter) Produktvarianter Variantegenskaper Variantinställningar Hur skapas produktvarianter? Skapa varianter/variantlänkar av en produkt

8 Innehåll Överför behållning mellan varianter Varianter i webbutiken Kapitel 3: Inköp Om inköpsmodulen Kom igång med inköp Hur kopplar jag en leverantör till en produkt? Registrera inköp mot leverantör Hur registreras en varumottagning? Inköpsfönstret Flikarna i inköp Fliken Produktlinjer Text Fliken Diverse Inköpsguiden Inställningar för inköp Företagsinställningar för inköp Användarinställningar för inköp Försäljningsorder och inköp Skapa inköp med order som underlag Registrera order baserat på inköp Inköpsreservationer Reservera inköp mot bestämd order Reservera lagervaror Reservera en säljorder mot inköp Bokföring/Leverantörfaktura från inköp Bokföra inköpsorder Bokföra Tull-/Speditionsfaktura Bokföra Kreditnota Kapitel 4: Lager Om lagermodulen Hur levereras produkter? Leveransform Om kostnadskontering och räkenskapsmässigt lagervärde Lagerbehållning Order, ej levererade Inköp, ej mottaget Produkter med disponibelt under inköpsnivå Inköpsreservationer Serienummer på lager Lagerförändringar och reservationer VII

9 Ekonomistyrning, logistik och personal Fönstret Lagerförändring Skapa en manuell lagerförändring Produktflöde Lagerregister Lagerinformation Lagerinventering Hur inventerar jag mitt lager? Historiskt lagervärde Kapitel 5: Personal och tidrapportering Personal Personalregistret Fliken Personal Fliken Aktiviteter Fliken Dokument Fliken Projekt Sök och urval i Personalregistret Frånvaroregister Kompetensregistrering Tidrapportering Hur registreras en ny tidrapport? Tidrapporteringsfönstret Hur länkas en tidrad till en aktivitet? Lista över tidrapporter Regenerera tidrader Hur överförs tidrader till order-/projektmodulen? Timtypregister Timtyper per projekt Inställningar för tidrapportering Användarinställningar för tidrapportregistrering Företagsinställningar för tidrapportering Integration mellan Mamut Lön och Mamut Business Software Kapitel 6: Mer information Mamut Online Desktop Service och support Mamut Serviceavtal säkrar dig en enklare vardag Övriga manualer och guider Mamut Academy Videohandledning Index VIII

10 Kapitel 1: Redovisning I detta kapitel: Om redovisning... 2 Momsregistret Kontoplan Verifikatregistrering Verifikatmallar Valuta Reskontra Betalningsuppföljning Budget Huvudbok Årsbokslut/periodavslutning Elektronisk skattedeklaration Redovisningsinställningar SIE Intrastat Bank Funktionaliteten som beskrivs i detta kapitel kan helt eller delvis vara inkluderad i din programversion. Du hittar en detaljerad översikt över all funktionalitet i Mamuts produkter på våra webbsidor: Om du inte hittar relevant information i detta kapitel, var god se kapitlet Mer information där du hittar information om hur du kan få ytterligare hjälp. Om du vill beställa eller få mer information om Mamuts produkter, var god kontakta vår försäljningsavdelning på info@mamut.se eller telefon (gratisnummer). 1

11 Redovisning Om redovisning För många som dagligen arbetar med redovisning finns det inget som är viktigare än att arbetssituationen möjliggör snabb och effektiv hantering av rutinuppgifter, samt möjligheten för djupare analyser när det är nödvändigt. Programmets redovisningsdel inkluderar funktioner som är nödvändiga för att effektivisera redovisningsarbetet - allt i en komplett lösning. Verifikatregistrering Verifikatregistreringen är utformad på ett användarvänligt sätt, med en standardiserad kontoplan som utgångspunkt och med alla möjligheter att själv definiera olika inställningar. Verifikatmallar och automatiska konteringar effektiviserar bokföringen med bland annat automatiserad periodisering och momskontering. Om du vill kan du göra registreringar direkt i kund- och leverantörsreskontra från verifikatregistreringen. För de som har programversioner med försäljning/fakturerings- och inköpsmoduler registreras verifikaten vanligtvis när fakturor och betalningar överförs därifrån. Integrerad med försystem I många verksamheter fördelas rollerna på många olika personer, så att någon till exempel är ansvarig för försäljning och fakturering, någon för inköp och lagerstyrning, och andra för projekt och tidrapportering. Gemensamt för många av dessa processer är att när posterna registreras, med de nödvändiga inställningarna, innehåller de tillräckligt med information för att skapa ett verifikat i huvudboken. För många kommer flertalet av verifikaten från dessa försystem. En av de stora fördelarna med ett integrerat system är alltså att verifikatregistreringen utförs automatiskt. Systemet levereras färdigt för detta med standardiserade inställningar, så att en faktura till exempel skapar ett verifikat i huvudboken till standardiserade försäljningskonton. Allt du behöver göra är att kontrollera att produkterna är registrerade med korrekt moms. Om du vill fördela försäljningen på olika konton, till exempel så att en produktgrupp kopplas till ett bestämt konto i huvudboken, kan du även göra detta. Huvudbok Huvudboken är översiktlig med möjligheter till "drilldown" till varje enskilt verifikat och analys. Den fungerar som ditt fönster mot all registrerad redovisningsdata. Här har du flera möjligheter att välja ut siffror baserat på period, verifikattyp, avdelnings- och projektredovisning, nyckeltal med mera. Med hjälp av funktionalitet för Framtida kassaflöde kan du få inblick i framtida likviditet baserad på redan registrerad information. 2

12 Om redovisning Avslutning Systemet har guider för moms-, period- och årsbokslut, och du överför balansen från ett år till ett annat så att du kan jämföra med tidigare år. Överföring av preliminär "Ingående balans" används i perioden efter att man påbörjat nytt räkenskapsår (t.ex. 2010) och innan det föregående året är avslutat (t.ex. 2009) och den slutliga ingående balansen förs över. Projekt- och avdelningsredovisning Du kan märka transaktionerna med projekt och/eller avdelning, så att du kan föra kompletta projekt- och avdelningsredovisningar. Budget Under budget kan du hämta in räkenskaperna från tidigare år och basera budgeten på, eller fördela totalerna på, valda perioder med hjälp av dina egna fördelningsnycklar. Budgetmodulen hjälper ditt företag att budgetera på ett enkelt sätt. Du får därigenom den nödvändiga översikt du behöver för att fatta korrekta beslut baserade på budgeteringar, prognoser och förväntad likviditetsutveckling. Bank Med hjälp av Bankavstämning kan du kontrollera att kontoutskrifterna från banken stämmer med det som bokförts i din redovisning. Du kan stämma av beloppen mot varandra och markera alla poster du stämmer av mot på kontoutskriften. Funktionen hjälper dig att hitta och markera registreringarna i huvudboken. Systemet kommer också att räkna ut och jämföra Avstämt belopp med Utgående balans på utskriften, allt eftersom du stämmer av posterna. Du kan även definiera egna filformat vilka du kan läsa in i verifikatregistreringen för vidare hantering. Detta kan vara aktuellt om du sparar kontoutskrifter från din Internetbank, som t.ex. Excelfiler, och du vill importera filerna för att slippa registrera alla transaktioner manuellt. Momsredovisning Mindre företag ska redovisa moms för tre kalendermånader åt gången. Genom att skicka in en ansökningsblankett till Skatteverket, kan företaget behålla sin ursprungliga momsredovisning. Mer information om vilka företag som omfattas av regeländringarna finns på Om du installerar programmet för första gången kommer 4 momsperioder per år att föreslås automatiskt. Om du redan har tagit programmet i bruk kan du välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter klicka på knappen Redigera i verktygsraden. Välj rätt antal perioder i rullgardinsmenyn i fönstret som visas. 3

13 Redovisning Obs! Om du ska ändra antal momsperioder från t. ex. 12 till 4 måste du göra ändringen innan du stänger första redovisningsperioden. Omvänd skattskyldighet Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska redovisa och betala momsen. Syftet med omvänd skattskyldighet är att förhindra att en köpare gör olovliga avdrag för moms som inte betalas av säljaren. Du ska tillämpa omvänd skattskyldighet när du säljer tjänster som omfattas av förslaget till någon som i sin tur säljer sådana tjänster. För mer information om vem som ska tillämpa omvänd skattskyldighet, vilka tjänster som berörs, avdrags- och återbetalningsrätt samt övergångsbestämmelser, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats. Valuta I de största programversionerna kan du skapa valutakonton. I valutaregistret är de mest använda valutaenheterna standard. Du kan skapa fler valutaenheter vid behov. Kontantmetoden Kontantmetoden är en bokföringsmetod som bara är tillåten för verksamheter som omsätter mindre än 3 miljoner kronor om året. Enligt de nya reglerna ska fler få använda kontantmetoden i den löpande bokföringen. Skatteverket beskriver kontantmetoden som "en enklare metod än huvudstaden" och att den innebär "att du bokför inköp och försäljning när betalning sker." Skatteverket påpekar vidare: "Vid räkenskapsårets slut måste du dock bokföra då obetalda skulder och fordringar." Läs mer om kontantmetoden på Skatteverkets webbplats. Elektroniska dokument Du kan spara elektroniska dokument till verifikaten, du kan till exempel scanna in ett dokument och länka det till redovisningen. 4

14 Om redovisning Status/analys Med hjälp av Mamut Enterpris-utökningen Mamut Enterprise Status/analys kan du skapa grafiska presentationer av allt från enkla standardrapporter till kompletta nyckeltalsrapporter och försäljningstal. Mamut Online Desktop ger dig webbaserad tillgång till information och funktionalitet från Mamut Business Software samt tjänster inkluderade i Mamut One. Obs! För att få tillgång till Mamut Online Desktop måste du ha ett giltigt serviceavtal för Mamut One. Vilka tjänster på Mamut Online Desktop som du har tillgång till beror på vilket Mamut One-serviceavtal du har. Kom i gång med verifikatregistrering Termen verifikat - alternativt verifikation - syftar i redovisningssammanhang till alla affärshändelser i en verksamhet. Ett verifikat är alltså en skriftlig handling som dokumenterar t.ex. inköp och försäljning, det vill säga, kvitton och fakturor. När verifikatet har registrerats bokförs dessa i huvudboken. Verifikatregistreringsmodulen - som du hittar via Visa - Redovisning - Verifikatregistrering - är den viktigaste modulen att lära sig om man ska använda Mamut som redovisningssystem. Börja registrera verifikat direkt Med Mamut kan du börja registrera verifikat direkt efter installationen. Programmets verifikatregistrering levereras med grundinställningar som låter dig arbeta med ditt företags verifikat på ett enkelt och effektivt sätt. När du installerade ditt Mamut-program installerades även en kontoplan som innehåller alla redovisningskonton som behövs. Om du inte har valt en av de specialanpassade kontoplanerna i installationsfasen, installeras den standardiserade BAS-kontoplanen. Ingående balans Om ditt företag inte är helt nystartat måste en stor mängd data överföras innan du kan börja arbeta med Mamut. Denna data omfattar till exempel kunder, leverantörer, produkter, reskontraposter samt en ingående balans. Om du tidigare har använt ett annat redovisningssystem och vill föra in balansen i ditt Mamut-program rekommenderar vi att du först skapar det föregående räkenskapsåret samt registrerar en utgående balans från detta år. Därefter överför du den utgående balansen till det nya räkenskapsåret. På så sätt registreras rätt data i redovisningsrapporterna. De ingående balansen registrerar du via verifikattypen Ingående balans. Eftersom den ingående balansen vanligtvis registreras i början av ett nytt räkenskapsår kan det vara praktiskt att planera överföringen till slutet av ett räkenskapsår. 5

15 Redovisning Ingående balans går också att föra in mellan två redovisningsperioder eller momsperioder. Hur många redovisnings- och/eller momsperioder ditt företag ska förhålla sig till beror på verksamhetens omsättning. Mer information om redovisningsperioder hittar du på Skatteverkets webbplats. Nedan följer en kortfattad beskrivning av de centrala delarna av verifikatregistreringen som du bör bekanta dig med innan du börjar arbeta i Mamut. Viktiga funktioner i verifikatregistreringen Kontokolumnen: I kontokolumnen kan du skriva in kontonummer eller kontonamn. När du skriver in kontonamn öppnas kontoplanen automatiskt i ett eget fönster. Kontoplanen är sorterad i alfabetisk ordning efter den bokstav som du har skrivit in. Genom att skriva in 1510 visas din kundlista för bokföring av fordringar. Genom att skriva in 2440 öppnas din leverantörlista för bokföring av skulder. Läs mer om hur du registrerar ett verifikat i eget avsnitt. Snabbtangenter: För att förenkla och effektivisera arbetet i verifikatmodulen kan det vara en bra idé att använda snabbtangenterna som styr de viktigaste funktionerna i verifikatregistreringsmodulen. Du kan t.ex. öppna kontoplanen genom att trycka på - (minustecken) när kontokolumnen är markerad. Genom att trycka + öppnar du ett nytt verifikat, om det gamla balanserar. Observera att snabbtangenterna ändrar funktion beroende på var markören står i registreringsfönstret. En full översikt över alla tillgängliga snabbtangenter i verifikatregistreringen hittar du i eget avsnitt. Användarinställningar: Genom att klicka på ikonen Användarinställningar (alternativt snabbtangenterna Ctrl+I eller genom menyn Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Verifikatregistrering) kan du själv välja vilka kolumner som ska visas i verifikatregistreringsfönstret samt vilka funktioner som ska finnas tillgängliga där. Genom att t.ex. markera kryssrutorna under rubriken Fokus kan du välja var du vill att markören ska stanna. Tips! Genom att kryssa för alternativet Momskod visas den aktuella momskoden i en egen kolumn i verifikatregistreringsfönstret. Detta förenklar momsbokningen i förhållande till momsrapporten. Läs mer om användarinställningarna i verifikatregistreringsmodulen i eget avsnitt. 6 Moms I Mamut sköts momshanteringen automatiskt. Det betyder att du väljer ett konto som är inställt till att fördela bruttobeloppet på huvudkontot (t.ex. 3051) och momsen på momskontot (2611). Du garanteras därmed en korrekt momsrapport samt att kopplingen mellan de inrapporterade koderna beräknas på rätt sätt. I användarinställningarna (se ovan) kan du markera alternativet Registrera momsunderlag netto (utan moms) för att registrera nettobeloppet på konton som registrerats med en momskod. Momsen beräknas och adderas som en egen rad i verifikatregistreringen.

16 Om redovisning Nedan följer två exempel på verifikatregistrering med automatisk momshantering där alternativet Registrera momsunderlag netto (utan moms) inte är aktiverat i användarinställningarna: Utgående faktura: Välj konto 3051 med momshantering 1. Momspliktig försäljning 25%. Momssatsen är standard för kontot. I fältet Kredit skriver du in bruttobeloppet inklusive moms, t.ex kr. Den automatiska momshanteringen ser till att kr bokförs på konto 3051 samt 250 kr bokförs på konto Ingående faktura: Välj konto 4011 med momshantering 5. Ingående moms 25%. Momssatsen är standard för kontot. I Debet-fältet skriver du in bruttobeloppet inklusive moms, t.ex kr. Den automatiska momshanteringen ser till att kr bokförs på konto 4011 samt 500 på konto Om du har skrivit fel belopp kan du på ett enkelt sätt korrigera det i efterhand - systemet ser till att en ny och korrekt fördelning av beloppet görs till konto När alla verifikat har registrerats överförs de genom att klicka på ikonen Överför till huvudboken eller genom snabbtangenterna Ctrl+H. Verifikatmallar I företag av en viss storlek kommer det som regel att registreras flera likadana verifikat, med små variationer. En verifikatmall låter dig skriva in denna varierande information och skapa ett eller flera verifikat efter den angivna mallen. Typiska exempel är bokföring av återkommande fakturor, periodisering av hyra eller avskrivning på investeringar. Läs mer om verifikatsmallar under "Om verifikatmallar". Integrerat system I Mamut är det enkelt att gå från en modul till en annan för att se detaljer för de olika transaktionerna. Exempel på detta är knappen Gå till faktura som tar dig till originalfakturan när du har markerat en kundfordring i reskontran, eller knappen Gå till reskontra när du har valt ett verifikat mot reskontran i huvudboken. 7

17 Redovisning Ingående balans Ingående balans registreras vanligtvis i starten av ett nytt räkenskapsår, men kan även registreras om programmet börjar användas under ett räkenskapsår. I den grad det är praktiskt möjligt, rekommenderas du att starta en ny redovisning i början av ett nytt räkenskapsår. Om du ska byta från ett annat system kan det vara praktiskt att planera överföringen till slutet av ett räkenskapsår. Ingående balans går också att föra in mellan två redovisningsperioder eller momsperioder. Hur många redovisnings- och/eller momsperioder ditt företag ska förhålla sig till beror på verksamhetens omsättning. Mer information om redovisningsperioder hittar du på Den ingående balansen (IB) visas inte på Balansrapporten om IB enbart registreras manuellt i verifikatregistreringen. För att den ingående balansen ska visas krävs det att du har registrerat den på det föregående året och sedan gjort årsbokslut eller en preliminär överföring av den ingående balansen. Obs! Om du vill ändra inställningarna för momsrapporteringsperioder måste du göra ändringarna innan du stänger första redovisningsperioden. Momsperiod väljer du i installationsguiden när du installerar programmet, eller - om du redan använder programmet - genom att välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter klicka på knappen Redigera i verktygsraden. Tips! Innan du registrerar ingående balans bör du först registrera kunder och leverantörer i Kontaktmodulen. Detta gör det enklare att registrera kundfordringar och leverantörskulder. Om du dessutom använder Lagermodulen, det vill säga säljer produkter från lager, bör du även registrera alla aktuella produkter innan du går vidare med ingående balans. Innan du börjar att registrera kunder och produkter kan du kontrollera inställningarna genom att gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul och därefter Kontaktuppföljning, Produkt eller Inköp. Ingående balans när man skapar en ny företagsdatabas När du ska registrera ingående balans manuellt använder du ver.typ Ingående balans (IB) i Verifikatsregistreringen. Obs! Denna procedur gäller endast när man skapar en ny företagsdatabas, och inte vid årsbokslut. Vid årsbokslut blir den ingående balansen för det nya räkenskapsåret automatiskt inlagd (läs mer om detta i avsnitt "Överför preliminär ingående balans"). 8

18 Om redovisning Så registrerar du Ingående balans vid räkenskapsårets början: 1. Välj Visa - Redovisning - Verifikatregistrering. 2. Klicka på Ny för att skapa ett nytt verifikat i Verifikatsregistreringen. 3. Välj verifikationstyp Ingående balans. 4. Välj önskad period, räkenskapsår och datum. Om du till exempel har skapat en ny företagsdatabas och ska lägga in ingående balans per 1/1-10, väljer du period 1, räkenskapsår 2010 och datum 1/ Börja med att registrera balansen på tillgångskontot (debet). Detta gäller konton 1000 till När du kommer till konto 1510 (kundfordringar) kan alla fordringar läggas in som egna verifikatslinjer. Alternativt kan du skapa ett nytt konto - exempelvis och registrera totalsumman av alla fakturor. Mer information får du i avsnittet "Skapa ett nytt konto i kontoplanen". När du knappar in konto 1510 och väljer önskad kund öppnas ett fönster som ber om fakturanummer. Detta måste fyllas i om du vill få korrekt reskontra. 7. När balansen är registrerad på tillgångskontot lägger du in skuld och egenkapital (kredit). Detta gäller konton 2000 till Leverantörsskulder (konto 2440) kan läggas in med egna verifikatslinjer på samma sätt som kundfordringarna. Du kan även här välja att skapa ett nytt konto (till exempel 2441) på vilket du kan registrera de gamla leverantörsskulderna som en klumpsumma. 8. Klicka på Överför till huvudbok. Den ingående balansen har nu registrerats. Så registrerar du Ingående balans under räkenskapsåret: 1. Välj Visa - Redovisning - Verifikatregistrering. 2. Klicka på Ny för att skapa ett nytt verifikat i Verifikatsregistreringen. 3. Välj verifikationstyp Ingående balans. 4. Om du ska börja mitt i ett räkenskapsår, till exempel 1/7-10, måste du ta med dig siffrorna från egen balans per 30/6-10. Lägg in balansen i perioden innan du börjar använda programmet (följ proceduren ovan). Du rekommenderas att bokföra på en period där momsrapporten redan har levererats. 5. På vissa konton kommer det nu att dyka upp en momskod, till exempel på konto 3041 och Detta är poster som redan varit momsbelagda. För att komma runt detta, använder du [TAB]-tangenten fram till fältet Momshantering och markerar detta fält med 0. Ingen. Posterna kommer då inte att momshanteras. 6. Klicka på Överför till huvudbok. Den ingående balansen har nu registrerats. 9

19 Redovisning 10 Det rekommenderas att du för ingående balans som ett verifikat, och inte delar upp det på flera IB-nummer. Med andra ord, lägg in all ingående balans som IB1 och dela inte upp den i IB1, IB2, IB3 osv. Om du ändå väljer att lägga in ingående balans på flera verifikat måste du vara noga med att varje verifikat blir balanserat (debet=kredit). Om inte varje verifikat balanseras kommer verifikaten inte att kunna föras över till huvudboken. Preliminär ingående balans Överför sedan Preliminär ingående balans. Den preliminära ingående balansen används under tidsperioden efter att man har påbörjat ett nytt räkenskapsår men innan det föregående är avslutat och slutgiltig balans överförs. Genom att överföra ett preliminär ingående balans får du under denna tidsperiod bättre förutsättningar för att värdera företagets balansposter. Du kan läsa mer om ingående balans i avsnittet "Överför preliminär ingående balans". Räkenskapsår och momsperioder Räkenskapsår bestämmer du i guiden för ny företagsdatabas, eller om du senare skapar en ny företagsdatabas. Du väljer samtidigt momsperioder. Vanligtvis bör du använda de värden som föreslås av programmet. Obs! Det är viktigt att du kontrollerar räkenskapsår och momsperioder innan du börjar bokföra i programmet. Du kan kontrollera dessa genom att välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter välja fliken Perioder. Läs mer nedan om vad du måste göra om inställningarna är fel. Nytt räkenskapsår Ofta är det praktiskt att skapa det nya räkenskapsåret i god tid och senast innan du ska börja bokföra i det nya året. Två månader innan årets slut får du en påminnelse som frågar om du vill skapa ett nytt räkenskapsår. Om du svarar ja skapar systemet ett nytt räkenskapsår. Så här skapar du ett nytt räkenskapsår: 1. Välj Visa - Inställningar - Redovisning. 2. Klicka Ny i verktygsraden. 3. Systemet föreslår nästkommande räkenskapsår samt momsperioder. 4. Klicka OK. Räkenskapsåret har nu skapats. Vanligtvis ska du inte ändra den information som föreslås. Du kan klicka Visa år, period och momsinställning om du vill kontrollera redovisnings- och momsperioderna.

20 Om redovisning Brutet räkenskapsår Med brutet räkenskapsår menas ett räkenskapsår - 12 månader - som avviker från kalenderåret, till exempel från 1 april till 31 mars. Begreppet används också om förkortat eller förlängt räkenskapsår i samband med övergång till brutet räkenskapsår (se nedan). Startmånaden för det första räkenskapsåret anges i guiden för att skapa en ny företagsdatabas och kan justeras med hjälp av proceduren ovan om du inte har tagit räkenskapsåret i bruk eller skapat nästa räkenskapsår. Därefter styrs startmånaden av föregående års slutmånad. Du bör kontakta din revisor innan du skapar ett brutet räkenskapsår. Om du tidigare har använt kalenderår och vill gå över till brutet räkenskapsår kan du använda förkortat eller förlängt räkenskapsår under övergången. När du skapar ett nytt räkenskapsår enligt ovannämnda beskrivning kan du justera årets längd genom att ändra fältet t. o. m. (till och med). När du har tagit räkenskapsåret i bruk eller skapat nästa räkenskapsår kan du inte ändra räkenskapsårets längd enligt denna procedur. Ändra räkenskapsår och momsperioder Du kan också redigera räkenskapsår och momsperioder, men bara innan du börjar bokföra redovisningsdata. Du måste veta vilken den första och sista månaden i ditt räkenskapsår är, samt antal momsperioder och när den första momsperioden startar. Denna information är nödvändig för dina inställningar. Om du är osäker bör du kontakta din revisor. Obs! Du kan inte ändra räkenskapsår eller momsperioder när du har överfört verifikat till huvudboken. 11