Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online

Transkript

1 // Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online

2 Innehåll Introduktion 2 Ny version 2 Om uppdatering till ny version 3 Nyheter i Mamut Business Software version 17 5 Kontaktuppföljning 5 E-handel 6 Redovisning 7 Försäljning 8 Systemförbättringar 10 Nyheter i Mamut Online version 6 11 Version 17.0 MBS.MAN.NEWS.SE

3 Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online Introduktion Ny version Mamut lanserar med jämna mellanrum uppdateringar av programmet. Dessa uppdateringar kallas huvudversioner och finns tillgängliga på webben för nedladdning. Vi rekommenderar alla våra kunder att uppdatera till senaste huvudversion. Mellan huvudversionerna görs ibland även förbättringar av befintlig funktionalitet. Dessa versioner tillgängliggörs via Internet i form av så kallade Service Releases. Det är viktigt att notera att uppdateringarna som har gjorts i en Service Release inte alltid påverkar alla kunder, då ändringarna ofta beror på användningssätt samt vilka funktioner som finns tillgängliga i programmet. Version 17.0 av Mamut Business Software har nu lanserats. Denna bok syftar till att presentera de viktigaste nyheterna sedan den sista huvudversionens Service Release. Dokumentationen kan beskriva tjänster och/eller funktioner som inte är tillgängliga i din lösning. Var god ta kontakt om du önskar mer information om detta. Kontakta Mamut på telefon eller via e-post: info@mamut.se. När du installerar en ny version kommer du även att få en uppdaterad uppsättning hjälpfiler. När du trycker på F1-knappen öppnas den hjälpfil som är mest relevant för det fönster du har öppet i programmet. Du kan även använda den webbaserade hjälpen som nu är tillgänglig från programmet och innehåller den mest uppdaterade hjälpen för programmet du arbetar med. På våra hemsidor kan du söka i artiklar som publiceras kontinuerligt i vår kunskapsdatabas. Vi publicerar svar på ofta återkommande frågor från våra kunder. Du kan söka i vår kunskapsdatabas på Du hittar en installationsguide för uppdatering på våra hemsidor: Nyheter i senaste version Detta dokument beskriver nyheter i version I hjälpen (F1) hittar du mer information om vad som var nytt i äldre versioner. Du hittar nyhetsdokumentationen på våra webbsidor på 2

4 Introduktion Om uppdatering till ny version Med jämna mellanrum lanseras uppdateringar av Mamut Business Software. Dessa uppdateringar kallas huvudversioner och skickas till alla användare med ett Serviceavtal som inte redan har laddat ned uppdateringen. Vi rekommenderar alla våra kunder att uppdatera till senaste huvudversionen. Obs! Du bör se till att din dator/server uppfyller de aktuella systemkraven innan du installerar. Denna information är tillgänglig på Internet: Observera att uppdateringsprocessen kan ta lång tid. Mellan huvuduppdateringarna görs det ständigt små förbättringar av redan befintliga funktioner. Dessa uppdateringar är tillgängliga via Internet, Service Releases. Lägg märke till att alla uppdateringar som finns tillgängliga på Service Releases inte nödvändigtvis berör alla användare, etersom ändringarna ofta är relaterade till vilket sätt programmet används på och vilka funktioner som finns tillgängliga. Programvaruleverantören meddelar när en ny version har släppts. Det är viktigt att du läser informationen som medföljer uppdateringen innan du börjar installationen. Du måste även göra en säkerhetskopia. Vissa versioner kan endast uppdateras från en nyare version av programmet. Har du en äldre version kan du behöva gå via en nyare version innan du kan uppdatera till den senaste. Läs mer nedan. När uppdateringar finns tillgängliga kan du hitta viktig information om uppdateringen och samt uppdateringsguide på Internet: Vissa egendefinierade rapporter kan upphöra att fungera efter uppdatering till ny version. Obs! Mamut Business Software använder.net Framework och Windows Installer 4.5. Installation av dessa komponenter kan leda till att du måste starta om din dator/server två gånger, beroende av din nuvarande installation. Sök efter uppdateringar När vi rekommenderar dig att uppdatera till en ny version av programmet, eller har lanserat en obligatorisk uppdatering, mottar du ett meddelande innan du loggar in i programmet. Du kan öppna meddelandet i Mamut Business Software genom att klicka Hjälp - Om - Sök efter uppdateringar. Meddelandet startar inte uppdateringen utan tar dig till nedladdningsområdet där du kan få mer information om den nya versionen, uppdateringsguiden samt själva nedladdningsfilen. 3

5 Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online Uppdatering i miljöer med flera användare Systemadministratören bör ansvara för uppdatering i miljöer med flera användare. När säkerhetskopieringen är klar och alla användare utloggade, börjar man med att uppdatera servern. När servern är uppdaterad, får användarna som loggar på sina arbetsstationer besked om att deras version måste uppdateras. Systemadministratören kan under serveruppdateringen välja att lagra installationsfilerna på servern. Användaren får då frågan om hon/han vill använda sig av dessa när hon/han uppdaterar sin arbetsstation. Flytta Mamut Business Software och databasen till en annan dator/server Det är möjligt att flytta programmet och databasen exempelvis från en gammal till en ny dator eller server. Uppdatering av Mamut Online Användare som är inloggade på den webbaserade funktionaliteten via Mamut Online kommer att få ett meddelande som upplyser om att systemet uppdateras. Tills uppdateringen är slutförd kan de inte arbeta i systemet. Synkroniseringen med Mamut Online återupptas när uppdateringen är slutförd. Därefter blir den webbaserade funktionaliteten tillgänglig. Behörighetskontroll Endast systemadministratören, det vill säga användare med behörighetsmallarna Full tillgång/superanvändare eller Administrator, har som standard tillgång till att uppdatera till ny version. Övriga användare kan tilldelas tillgång via behörighetsmallarna under Behörighetskontroll i Användaradministration. Detta måste göras innan uppdateringen. Innan uppdateringen av systemdatabasen kan startas kontrolleras behörigheten och den som uppdaterar måste ange Användarnamn och Lösenord. Det måste alltid finnas minst en användare med Full tillgång/superanvändare i systemet. Alla användare i en miljö med många användare kan emellertid uppdatera klienter/arbetsstationer när systemdatabasen har uppdaterats på servern. Uppdatering av integrerad hjälp Hjälpfilerna i programmet uppdateras automatiskt när du uppdaterar till en ny version av programmet. Tips! Du kan även välja att öppna onlinehjälpen som alltid innehåller den mest uppdaterade informationen. Inställningen hittar du genom att klicka Visa - Inställningar - Användare - Annat. 4

6 Nyheter i Mamut Business Software version 17 Kontaktuppföljning Mer funktionalitet Mobiltelefoner Nyheter i Mamut Business Software version 17 Det finns nu flera nya funktioner i den mobila versionen av Mamut Online. Om du använder din mobiltelefon för att hantera dina kontakter och aktiviteter samt tidrapportering, kommer dessa förbättringar att ge dig ett högt mervärde: De nya funktionerna i den här versionen är: Kontakter: Du kan nu skapa och redigera kontakter och kontaktpersoner. Dessutom kan du lista kontaktpersoner och skapa aktiviteter för dem. Tidrappporter: Du kan nu välja veckoöversikt på dina tidrapporter. Om du vill veta hur du kommer igång med Mamut Online för smarttelefoner, läs här. Kalender Den gemensamma kalendern i Mamut Business Software har förbättrats: Den visar nu veckodagar i tillägg till datumet. Den visar nu upp till 20 anställda/resurser. Du hittar den gemensamma kalendern under Visa - Aktivitet - Kalender, ikonen Gemensam kalender. 5

7 Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online E-handel Webbutik Dölja priser Du kan nu välja om du vill visa priser i din webbutik, dölja dem eller göra dem synliga bara för inloggade kunder. Du hittar dessa inställningar under Visa - E-handel - Webbplatsinställningar - Inställningar webbutik. Gå till fliken Produktlista och välj inställningen du önskar under Visa pris. Förhindra försäljning av slutsålda produkter Du kan nu förhindra försäljning av produkter som är slutsålda. Du hittar den nya inställningen under Visa - E-handel - Webbplatsinställningar - Inställningar webbutik. Gå till fliken Produktlista och välj Förhindra försäljning om produkten är slutsåld. 6

8 Nyheter i Mamut Business Software version 17 Redovisning Mamut Mobile Scanner Med Mamut Mobile Scanner kan du ta bilder på dina kvitton och fakturor och sedan spara och skicka dem digitalt till Mamut Business Software. Den ger dig ett enkelt sätt att lagra visuell redovisningsdokumentation. Det här tar bort mycket av de insatser som krävs för att koppla bilder och dokument till redovisningsdata, samt reducerar behovet av tredjepartsintegrationer. Från Mamut Business Software kan du nu bjuda in användare att ladda ner en enkel applikation för smarttelefoner (iphone och Android), som gör det möjligt att ta en bild på ett kvitto/faktura med kommentarer och överföra det till en molntjänst. Denna bild kommer sedan att bli synlig i Mamut Business Software och kan länkas till verifikat. Efter att bilderna har länkats till verifikatsregistreringarna kan de visas i Huvudboksmodulen och användas för att bättre förstå det ekonomiska datat. Detta ger redovisningsanvändare ett enkelt sätt att samarbeta med andra personer i organisationen för att göra rapporter mer korrekta och samla in information snabbare. Förbättringar i Verifikatsregistreringen Överför till huvudbok utan att öppna bokföringsjournalen Du kan nu göra en inställning i guiden för överföring till huvudbok, som gör att du inte längre behöver svara på frågor om du önskar visa PDF:en av bokföringsjournalen varje gång. Detta görs i guiden för överföring av verifikat under Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering - ikonen Huvudbok, genom att du avmarkerar kryssrutan vid Förhandsvisa bokföringsjournal. Valet sparas i din användarprofil, så att du slipper välja det igen. Förbättrad funktionalitet för radering i Verifikatsregistreringen Du kan nu i en operation radera alla verifikat i Verifikatsregistreringen. Klicka Radera i den övre verktygsraden i Verifikatsregistreringen och välj knappen Ej bokförda verifikat i det nya fönstret. Svara Ja på frågan om verifikaten ska raderas. Då raderas alla verifikat i verifikatsregistreringen inom det räkenskapsår som de registrerades för. I tillägg har en ny Radera-ikon implementerats bredvid varje verifikatrad i Verifikatsregistreringen. Klicka på ikonen för att radera enstaka verifikatrader på ett snabbt och enkelt sätt. 7

9 Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online Försäljning Med version 17 har vi förbättrat flera funktioner i försäljningsmodulen. Målet med förbättringarna är att spara dig både arbete och tid samt göra dina dagliga arbetsuppgifter effektiva. Textmallar för e-post Om du skickar försäljningsrapporter via e-post till dina kontakter (till exempel e-post med PDF-fakturor) kan du spara tid genom att skapa en e-postmall. Med den sparar du tid, då texten endast behöver utformas en gång istället för varje gång en liknande rapport ska skickas till dina kontakter. Du kan dessutom skapa textmallar i flera kundspråk. Detta gör att du kan språkanpassa din konversation eftersom du bara behöver göra översättningen en gång. Varje ny genererad e-post till en kund med det valda språket kommer automatiskt att innehålla text i rätt språk. För att skapa en textmall för e-post, gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Försäljning & fakturering, byt till fliken E-posttexter och klicka Ny. Filnamnsmallar Du kan skapa mallar för filnamn på PDF och e-postbilagor. Detta gör att du själv styr filnamnet på dessa dokument. Också för denna funktionalitet kan du lägga till flera språk. För att skapa filnamnsmallar, gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Försäljning & fakturering, gå till fliken Utskrifter och välj Filnamn för PDF och e-postbilagor. Användarinställningar för registrering av antal produkter När du på försäljningsorder och inköp lägger till en produkt från produktlistan, kan du nu lägga till antal produkter direkt. Du hittar denna inställning under Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Produkt, fliken Produktlista och Registrera antal direkt när produkter läggs till på inköp/offert/order. Mer funktionalitet Skapa PDF från försäljningsdokument Det är nu möjligt att skicka försäljningsdokument dirket till PDF. 8

10 Nyheter i Mamut Business Software version 17 Fler val i guiden för produktändringar När du kör guiden för produktändringar, sätter ett urval i till exempel produktmodulen eller tar ut rapporter som innehåller fliken Produkt, så kan du nu även: välja avdelning, välja lagervara, resurs, arbete/tjänst och kampanjprodukt. Förbättrad kalender Kalendern för att välja datum i försäljnings- och inköpsmodulerna visar nu även veckonummer. 9

11 Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online Systemförbättringar Borttagning av gammal funktionalitet Med version 17 av Mamut Business Software, har Travel CRM och Business Plan blivit borttagna från Mamut Business Software. Istället kommer du att hitta nya Vismaintegrationer i den här versionen, som till exempel Mamut Mobile Scanner. 10

12 Nyheter i Mamut Online version 6 Nyheter i Mamut Online version 6 Produktregister I produktregistret i Mamut Online hittar du alla produkter från din företagsdatabas. Härifrån kan du registrera, redigera eller radera produkter. Det är i stort sett strukturerat på samma sätt som produktregistret i Mamut Business Software. Arbetsflödet är i stort sett detsamma och terminologin är identisk för att göra det enklare att komma igång. Du hittar dina produkter under Listor - Produkter. Härifrån kan du också registrera nya produkter, alternativt kan du registrera nya produkter via Ny - Produkt. Funktioner tillgängliga i smarttelefoner För att förbättra din flexibilitet och tillgänglighet till Mamut med din smarttelefon, har fler funktioner lagts till i den mobila versionen. Om du använder din mobiltelefon för att hantera dina kontakter och aktiviteter samt tidrapportering, kommer dessa förbättringar att ge dig ett högt mervärde. De nya funktionerna i den här versionen är: Kontakter: Du kan nu skapa och redigera kontakter och kontaktpersoner. Dessutom kan du lista kontaktpersoner och skapa aktiviteter för dem. Tidrappporter: Du kan nu välja veckoöversikt på dina tidrapporter. Om du vill veta hur du kommer igång med Mamut Online för smarttelefoner, läs här. Övrig förbättrad funktionalitet Med version 6, har vi fokuserat på flera små förbättringar för att förenkla ditt arbetsflöde. Kalender Nu hittar du även kalendern under Listor - Kalender. Detta göra det enklare för dig att komma åt kalendern från alla arbetsområden. Rapportarkiv I Rapportarkivet kan du nu flytta mappar. Kontakter Arbetsområdet kontakter har förbättrats med följande ny funktionalitet: Kontaktkortet i Mamut Online visar nu lika många adresser som i Mamut Business Software. Även registrerade besöksadresser och övriga adressalternativ finns nu tillgängliga. Du kan nu söka efter kontaktpersoner för att koppla dem till aktiviteter. Du kan nu även duplicera kontakter i Mamut Online. Använd knappen Duplicera i verktygsfältet för det kontaktkort du vill duplicera. 11