Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online

Transkript

1 // Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online

2 Innehåll Introduktion... 2 Om uppdatering till ny version... 3 Nyheter i Mamut Business Software version Kontaktuppföljning... 6 E-handel... 7 Redovisning... 8 Försäljning Systemförbättringar Nyheter i Mamut Online Desktop Version 16 MBS.MAN.NEWS.161.SE 1

3 Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online Introduktion Mamut lanserar med jämna mellanrum uppdateringar av programmet. Dessa uppdateringar kallas huvudversioner och skickas ut till alla användare med ett serviceavtal som inte redan har laddat ned uppdateringen. Vi rekommenderar alla våra kunder att uppdatera till senaste huvudversion. Mellan huvudversionerna görs ibland även förbättringar av befintlig funktionalitet. Dessa versioner tillgängliggörs via Internet i form av så kallade Service Releases. Det är viktigt att notera att uppdateringarna som har gjorts i en Service Release inte alltid påverkar alla kunder, då ändringarna ofta beror på användningssätt samt vilka funktioner som finns tillgängliga i programmet. Version 16 av Mamut Business Software har nu lanserats. Denna bok syftar till att presentera de viktigaste nyheterna sedan den sista huvudversionens Service Release. Dokumentationen kan beskriva tjänster och/eller funktioner som inte är tillgängliga i din lösning. Var god ta kontakt om du önskar mer information om detta. Kontakta Mamut på telefon eller via e-post: info@mamut.se. När du installerar en ny version kommer du även att få en uppdaterad uppsättning hjälpfiler. När du trycker på F1-knappen öppnas den hjälpfil som är mest relevant för det fönster du har öppet i programmet. Du kan även använda den webbaserade hjälpen som nu är tillgänglig från programmet och innehåller den mest uppdaterade hjälpen för programmet du arbetar med. På våra hemsidor kan du söka i artiklar som publiceras kontinuerligt i vår kunskapsdatabas. Vi publicerar svar på ofta återkommande frågor från våra kunder. Du kan söka i vår kunskapsdatabas på Du hittar en installationsguide för uppdatering på våra hemsidor: Nyheter i senaste version Detta dokument beskriver nyheter i version 16. I hjälpen (F1) hittar du mer information om vad som var nytt i äldre versioner. Du hittar nyhetsdokumentationen på våra webbsidor på 2

4 Introduktion Om uppdatering till ny version Med jämna mellanrum lanseras uppdateringar av Mamut Business Software. Dessa uppdateringar kallas huvudversioner och skickas till alla användare med ett Serviceavtal som inte redan har laddat ned uppdateringen. Vi rekommenderar alla våra kunder att uppdatera till senaste huvudversionen. Obs! Du bör se till att din dator/server uppfyller de aktuella systemkraven innan du installerar. Denna information är tillgänglig på Internet: Observera att uppdateringsprocessen kan ta lång tid. Mellan huvuduppdateringarna görs det ständigt små förbättringar av redan befintliga funktioner. Dessa uppdateringar är tillgängliga via Internet, Service Releases. Lägg märke till att alla uppdateringar som finns tillgängliga på Service Releases inte nödvändigtvis berör alla användare, etersom ändringarna ofta är relaterade till vilket sätt programmet används på och vilka funktioner som finns tillgängliga. Programvaruleverantören meddelar när en ny version har släppts. Det är viktigt att du läser informationen som medföljer uppdateringen innan du börjar installationen. Du måste även göra en säkerhetskopia. Vissa versioner kan endast uppdateras från en nyare version av programmet. Har du en äldre version kan du behöva gå via en nyare version innan du kan uppdatera till den senaste. Läs mer nedan. När uppdateringar finns tillgängliga kan du hitta viktig information om uppdateringen och samt uppdateringsguide på Internet: Vissa egendefinierade rapporter kan upphöra att fungera efter uppdatering till ny version. Obs! Mamut Business Software använder.net Framework och Windows Installer. Installation av dessa komponenter kan leda till att du måste starta om din dator/server två gånger, beroende av din nuvarande installation. Sök efter uppdateringar När vi rekommenderar dig att uppdatera till en ny version av programmet, eller har lanserat en obligatorisk uppdatering, mottar du ett meddelande innan du loggar in i programmet. Du kan öppna meddelandet i Mamut Business Software genom att klicka Hjälp - Om - Sök efter uppdateringar. Meddelandet startar inte uppdateringen utan tar dig till nedladdningsområdet där du kan få mer information om den nya versionen, uppdateringsguiden samt själva nedladdningsfilen. 3

5 Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online Uppdatering med DVD Uppdateringar till huvudversioner görs oftast tillgängliga på DVD. Om du vill motta en DVD med en versionsuppdatering, fyller du i formuläret nederst på webbsidan eller genom att kontakta försäljningsavdelningen. Du kan också uppdatera via Internet: Tillvägagångssättet för detta skiljer sig något beroende på om installationen finns i en miljö med flera eller bara en användare. Tips! Normalt används samma DVD för uppdatering som vid nyinstallation. Uppdatering i miljöer med flera användare Systemadministratören bör ansvara för uppdatering i miljöer med flera användare. När säkerhetskopieringen är klar och alla användare utloggade, börjar man med att uppdatera servern. När servern är uppdaterad, får användarna som loggar på sina arbetsstationer besked om att deras version måste uppdateras. Systemadministratören kan under serveruppdateringen välja att lagra installationsfilerna på servern. Användaren får då frågan om hon/han vill använda sig av dessa när hon/han uppdaterar sin arbetsstation. Flytta Mamut Business Software och databasen till en annan dator/server Det är möjligt att flytta programmet och databasen exempelvis från en gammal till en ny dator eller server. Du kan läsa mer om hur du flyttar Mamut Business Software nedan. Uppdatering av Mamut Online Användare som är inloggade på den webbaserade funktionaliteten via Mamut Online kommer att få ett meddelande som upplyser om att systemet uppdateras. Tills uppdateringen är slutförd kan de inte arbeta i systemet. Synkroniseringen med Mamut Online återupptas när uppdateringen är slutförd. Därefter blir den webbaserade funktionaliteten tillgänglig. Behörighetskontroll Endast systemadministratören, det vill säga användare med behörighetsmallarna Full tillgång/superanvändare eller Administrator, har som standard tillgång till att uppdatera till ny version. Övriga användare kan tilldelas tillgång via behörighetsmallarna under Behörighetskontroll i Användaradministration. Detta måste göras innan uppdateringen. Innan uppdateringen av systemdatabasen kan startas kontrolleras behörigheten och den som uppdaterar måste ange Användarnamn och Lösenord. Det måste alltid finnas minst en användare med Full tillgång/superanvändare i systemet. 4

6 Introduktion Alla användare i en miljö med många användare kan emellertid uppdatera klienter/arbetsstationer när systemdatabasen har uppdaterats på servern. Uppdatering av integrerad hjälp Hjälpfilerna i programmet uppdateras automatiskt när du uppdaterar till en ny version av programmet. Tips! Du kan även välja att öppna onlinehjälpen som alltid innehåller den mest uppdaterade informationen. Inställningen hittar du genom att klicka Visa - Inställningar - Användare - Annat. 5

7 Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online Nyheter i Mamut Business Software version 16 Kontaktuppföljning Mobil tillgång till Mamut Online Vi har introducerat en mobil version av Mamut Online, som låter användarna få tillgång till en begränsad funktionalitet, optimerad för mobila enheter såsom smarttelefoner. Du får tillgång till följande funktionaltitet från Mamut Online: Visa kontakter och redigera aktiviteter kopplade till dem. Skapa och redigera tidrapporter för din användarprofil. Visa rapporter från din företagsstatus. Om du har tillgång till en företagsdatabas i Mamut Online och din mobila enhet uppfyller systemkraven, kan du komma igång direkt genom att gå till i din mobila enhet. Förbättringar i kontaktkortet GLN-nummer Du kan nu ange din kontakts 13-siffriga GLN-nummer (GS1 lokaliseringsnummer, tidigare EAN lokaliseringsnummer). Global Location Numbers (GLN) används för att identifiera platser och juridiska personer såsom leveransadresser och kunder. I Mamut Business Software kan GLN-nummer till exempel användas i samband med elektroniska fakturor skickade via edokument-modulen i Mamut Online. Du kan ange GLN-numret under Visa - Kontakt - Kontaktuppföljning - fliken Övrig info. - fältet GLN. 6

8 Nyheter i Mamut Business Software version 16 E-handel Generella förbättringar av webbutiken Med den nya versionen har prestandan och funktionaliteten i webbutiken förbättrats. Nedan hittar du en kort beskrivning över de viktigaste förbättringarna. Snabbare publicering av din webbutik Både förhandsgranskning och publicering av funktionalitet i webbutiken är nu snabbare. Användarvänlig stileditor Om du har en webbutik kan du nu dra fördel av den förbättrade Stileditorn i webbutikens förhandsvisningsfönster. Listan med designelement som du kan ändra i din webbutik, är nu strukturerad på ett mer användarvänligt sätt. Dessutom har det lagts till en definitionstext för varje designelement i editorn. För att komma till Stileditorn, klicka Visa - E-handel - Utforma webbplats - Utforma. När du klickar på fliken Webbutik, genereras en förhandsvisning av din webbutik. I förhandsvisningsfönstret, klicka på knappen Stileditor. Orderlista Funktionaliteten i orderlistafönstret har återaktiverats: Dessutom har den slagits samman med fönstret för kontakter och aktiviteter. Fördelen för dig är att du nu får alla importer av webbplatsdata i ett fönster, strukturerat med flikar för varje importtyp. För att komma till den nya orderlistan, klicka Visa - E-handel - Hämta webbplatsdata. 7

9 Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online Justerbara ledtexter Du kan nu komma åt och skriva över alla fördefinierade ledtexter i webbutiken. Dessutom kan du byta språk på alla ledtexter i webbutiken, t.ex. från svenska till engelska. För att komma till editorn för standardtexter, öppna Visa - E-handel - Webbplatsinställningar. I fliken Aktiv webbplats, klicka Ledtexter. Välj ditt webbutiksspråk från rullgardinsmenyn Språk. För att ändra en standardtext, välj korrekt rad i listan och skriv det nya värdet i fältet under Här ändrar du din egendefinierade text. Mamut PayPal-integration Om du har en webbutik, kan du nu använda PayPal som betalningsleverantör. Med PayPal kan dina kunder handla säkert i din webbutik, genom att använda en av världens mest populära betalningsleverantörer. PayPal är känt över hela världen och har konkurrenskraftig prissättning speciellt för moderata volymer. Inga komplicerade bankavtal eller lång godkänningsprocess krävs av dig som handlare. Aktivera ditt eget PayPal-konto för webbförsäljningar för att komma igång med att ta emot betalningar online. Innan du kan komma igång med PayPal, måste du aktivera ett PayPal-konto samt motta nödvändig information från PayPal. Ange denna information i det nya PayPal-fönstret i Mamut Business Software under Visa - E-handel - Webbplatsinställningar - Betalningstjänster, knappen PayPal. PayPal är en tilläggsprodukt för mer avancerad funktionalitet, som du måste köpa separat. Uppdatering av webbplats och webbutik Efter att du har uppdaterat från Mamut Business Software version 15 till version 16 och vill gå till e-handelsmodulen, öppnas en uppdateringsguide automatiskt. Guiden hjälper dig att uppdatera din e-handelslösning och dra fördel av förbättringarna i den nya versionen. Uppdateringen tar bara ett par minuter och efter uppdateringen kommer din webbutik att vara otillgänglig i ca 5 minuter. Redovisning Förbättringar i verifikatmallar Verifikatmallsguiden har förenklats och förbättrats för att underlätta arbetet för alla användare av Mamut Business Software. Dessutom låter en ny integrerad funktionalitet i guiden dig kontrollera verifikatregistertyp, redovisningsperiod och transaktionsdatum. Avancerade användare kan enkelt skapa verifikatmallar för att förbättra effektiviteten för upprepade uppgifter. Även mindre erfarna användare kan förenkla sättet att registrera verifikat. 8

10 Nyheter i Mamut Business Software version 16 Du kommer åt verifikatmallsguiden via Visa - Redovisning - Verifikatsmallar. Redovisning - nytt arbetsområde för registrering av verifikat I det nya arbetsområdet Redovisning i Mamut Online har du möjlighet att registrera och redigera verifikat, vilka omedelbart synkroniseras med Mamut Business Software. Ett registrerat verifikat kan sedan överföras till huvudboken i Mamut Business Software. Alla verifikat som ännu inte har överförts till huvudboken i Mamut Business Software, visas i Verifikatslistan. Du når arbetsområdet i Mamut Online via Arbetsområden - Redovisning. 9

11 Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online Försäljning Användarinställningar för kreditnotor i orderlistan Du kan nu bestämma om din orderlista med väntande produktleveranser ska innehålla kreditnotor. Därför har vi implementerat den nya användarinställningen Visa kreditnota i orderlistan vid leverans av produkter. Kryssrutan är som standard markerad så att kreditnotor inkluderas. Du kan öppna orderlistan från fokusområdet Försäljning genom att klicka på ikonen Leverera produkter. Förbättrad funktionalitet för försäljningsprognos Version 16 av Mamut Business Software innehåller en förbättrad funktionalitet för försäljningsprognos. Denna funktionalitet ger dig en bättre översikt över din framtida intäkt. Prognosen genereras genom att registrera sannolikhet för affär på offerterna och/eller försäljningsordrarna som du skapar. Detta görs genom den nya rullgardinsmenyn Sannolikhet för affär som finns placerad på offert-/orderhuvudet. När du har börjat registrera sannolikhet för affär, kommer ett diagram över försäljningsprognosen att visas i fokusområdet Status i Mamut Business Software och Mamut Online. 10

12 Nyheter i Mamut Business Software version 16 Funktionaliteten för försäljningsprognos för offerter aktiveras som standard och du kan också aktivera den för ordrar. För att göra det har två nya kryssrutor inkluderats i företagsinställningarna för försäljning. Du hittar dem under Visa - Inställningar - Företagsinställningar - Inställningar per modul - Försäljning & fakturering - Generellt - Företaget använder försäljningsprognos på ordrar och Företaget använder försäljningsprognos på offerter. Systemförbättringar Förbättringar i Mamut Supportcenter Fokusområdet Mamut Supportcenter i Mamut Business Software har designats om. Den nya designen har som mål att erbjuda bättre assistans och förstärka användarupplevelsen. I tillägg till registrering av supportärenden och tillgång till vår FAQ-databas, har du nu möjlighet att logga in i mymamut, där du kan administrera dina hosting-produkter och dess användare. Stöd för Microsoft -produkter Mamut Business Software version 16 stödjer fullt ut Windows 8 och Windows Server Logotypen 'Certified for Windows 8' kommer att bli tilldelad av Microsoft. Stöd för Microsoft SQL Server 2012 Mamut Business Software version 16 stödjer Microsoft SQL Server 2012 fullt ut. Vi rekommenderar dock att du använder Microsoft SQL Server 2008 R2, som automatiskt installeras med Mamut Business Software. Importera från Microsoft Excel Det är nu möjligt att importera kontakter och produkter till Mamut Business Software genom att använda Microsoft Excel. För att gör det måste du skapa en Excel-fil med de data du önskar att importera. Sedan kör du guiden som du öppnar genom att gå till Arkiv - Import - Import/Export - Importera från Excel, för att mappa datat i Excel-filen till fälten i Mamut Business Software. För mer information, tryck [F1] eller klicka Hjälp i guiden. Spårningslogg för Mamut Online I den här versionen av Mamut Business Software har en knapp lagts, med vilken du kan öppna spårningsloggen för Mamut Online. Du hittar den via Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Mamut Online. Loggen kan användas om du har kontakt med Mamut Supportcenter när synkroniseringen med Mamut Online misslyckas. 11

13 Nyheter i Mamut Business Software och Mamut Online Förenklad aktivering av Mamut Online Guiden för aktivering av Mamut Online har förenklats genom att låta användare lägga till saknad information direkt i guiden. Vi har också lagt till en kontroll av förutsättningarna. Om dessa inte uppfylls, kommer ett fönster att visas med mer information gällande dessa förutsättningar och om de behöver lösas innan anslutning till Mamut Online kan etableras. 12

14 Nyheter i Mamut Business Software version 16 En ikon har lagts till i modulerna i Mamut Business Software. Den är också tillgänglig i Mamut Online. Genom att klicka på ikonen kommer du att få mer information om den relevanta modulen i Mamut Online och du kan starta aktiveringsguiden direkt. Förutom denna ikon, kan du också fortfarande aktivera Mamut Online via knappen Anslut till Mamut Online i verktygsfältet på skrivbordet och via Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Mamut Online. 13

15 Nyheter i Mamut Online Desktop 5.0 Nyheter i Mamut Online Desktop 5 Mamut Online Desktop blir Mamut Online Från och med version 5, byter Mamut Online Desktop namn till Mamut Online. Mobil tillgång till Mamut Online Vi har introducerat en mobil version av Mamut Online, som låter användarna få tillgång till en begränsad funktionalitet, optimerad för mobila enheter såsom smarttelefoner. Du får tillgång till följande funktionaltitet från Mamut Online: Visa kontakter och redigera aktiviteter kopplade till dem. Skapa och redigera tidrapporter för din användarprofil. Visa rapporter från din företagsstatus. Om du har tillgång till en företagsdatabas i Mamut Online och din mobila enhet uppfyller systemkraven, kan du komma igång direkt genom att gå till i din mobila enhet. Ny uppdragsregistermodul Det nya uppdragsregistret i Mamut Online har utvecklats för att stödja tjänsteorienterade företags behov av att organisera jobb mot kunder i individuella uppdrag eller projekt. Flera kundgrupper kommer att dra nytta av denna funktionalitet, såsom medarbetare som planerar och erbjuder individuella uppdrag. Uppdragsregistret hjälper också redovisningsmedarbetare eller andra medarbetare som är ansvariga för att fakturera kunder samt även ledningar, som önskar mäta projektens/uppdragens lönsamhet. Du kan komma åt, skapa och redigera uppdrag genom att klicka Listor - Uppdrag eller via arbetsområdet Kontakt i Mamut Online. 14

16 Mamut Online Desktop 5 Skapa fakturor och kreditnotor Du kan nu fakturera direkt från Mamut Online. Dessutom har du möjlighet att kreditera och duplicera. Fakturaprocessen kommer att uppdatera registrerna i Mamut Business Software. Du har också möjlighet att skapa PDF-kopior på fakturor eller kreditnotor. Denna nya funktionalitet hittar du under Försäljning i arbetsområdet Försäljning. Redovisning - nytt arbetsområde för registrering av verifikat I det nya arbetsområdet Redovisning i Mamut Online har du möjlighet att registrera och redigera verifikat, vilka omedelbart synkroniseras med Mamut Business Software. Ett registrerat verifikat kan sedan överföras till huvudboken i Mamut Business Software. Alla verifikat som ännu inte har överförts till huvudboken i Mamut Business Software, visas i Verifikatslistan. Du når arbetsområdet i Mamut Online via Arbetsområden - Redovisning. Öppna kontakter via Aktivitetslistan och Enkelt aktivitetskort I tillägg till det fullständiga aktivitetskortet kan du nu öppna kontakter som är kopplade till aktiviteter från aktivitetslistan och från den enkla aktivitetskortet. Välj/öppna aktiviteten från aktivitetslistan och klicka på ikonen Gå till kontakt i verktygsfältet. Du öppnar aktivitetslistan via Listor - Aktiviteter. För att välja en aktivitet, klicka på raden med aktiviteten (men inte på länken). En aktiverad rad har en något mörkare färg. 15

17 Nyheter i Mamut Online Desktop 5.0 Tips! Du kan kontrollera om du använder det enkla eller det fullständiga aktivitetskortet via Inställningar - Användarinställningar - Aktivitet och kalender. Kopiera tidrapportrader Du kan nu kopiera tidrapportrader i Mamut Online: Klicka på ikonen Kopiera denna tidrapportrad bredvid den tidrapportrad du önskar kopiera. En ny rad läggs till längst ner i tidrapporten.. Du hittar alla befintliga tidrapporter i Mamut Online under Listor - Tidrapporter. Härifrån kan du också skapa nyatidrapporter. Redigera anteckningar Det är nu möjligt att redigera fältet Anteckningar i de olika modulerna i Mamut Online. Du hittar fältet till exempel på tidrapporter, i projekt och på kontaktkorten. Anteckningsfältet på Enkelt aktivitetskort (aktivitetskort med reducerad funktionalitet) kommer dock fortsatt att vara skrivskyddad. Visma efaktura - en ny tjänst för att skicka elektroniska fakturor eller kreditnotor och motta elektroniska fakturor En elektronisk faktura eller en kreditnota är en datafil som innehåller information om fakturan eller kreditnotan i ett strukturerat format. Avsändaren och mottagaren har unika identifikationsnummer för att säkerställa att fakturan eller kreditnotan skickas till rätt mottagare. För att göra det enklare för dig och ditt företag att börja skicka fakturor eller kreditnotor elektroniskt, eller ta emot elektroniska fakturor, har vi integrerat den Internetbaserade tjänsten AutoInvoice i Mamut Business Software. Denna tjänst inkluderar sändning av elektroniska fakturor och kreditnotor (inklusive bilagor), samt mottagning och konvertering av elektroniska fakturor. Tjänsten stödjer flera format, som till exempel EHF, som används av offentliga myndigheter i Norge, samt Svefaktura - ofta använt av leverantörer i Sverige. 16

18 Mamut Online Desktop 5 Innan du kan börja använda Visma efaktura, måste du göra följande: Aktivera Mamut Online. Aktivera modulen edokument i Mamut Online. Hitta kunder som använder AutoInvoice-nätverk. När du använder Visma efaktura, kommer du att belastas med en kostnad per faktura. Att ta emot en faktura är dock gratis. När du skickar en faktura med Visma efaktura, kommer du att belastas med en kostnad per faktura. Att ta emot en faktura är dock gratis. 17

19 Mamut AB Box 34212, Stockholm Tel: E-post: Med förbehåll för eventuella fel. Uppgivna specifikationer kan komma att ändras utan varsel.