Mamut Enterprise Call Center

Transkript

1 Mamut Business Software Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar Mamut Enterprise Call Center

2 Innehåll Tilläggsprodukter och Enterpriseutökningar... 3 Mamut Enterprise Call Center... 4 Viktiga inställningar... 5 Använda systemet... 7 Gemensamma aktiviteter och urval... 7 Gemensam telemarketinglista Individuell aktivitetslista Rapporter och analys Tillgång till Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar Installera exempeldatabasen/utvärdera produkter Mer information Service och support Mamut Serviceavtal säkrar dig en enklare vardag Mamut Academy Version 12.MBS.EXT.MCC.SE

3 Postadress: Mamut AB Box Stockholm Telefon: Fax: Internet: E-post: Besöksadress: Kungsgatan 24, 2 tr Stockholm Mamut Support: För information om produktanvändning. Telefon: Fax: Mamut Lön Support tlf: Internet: E-post: support@mamut.se Försäljning: Telefon: (Gratisnummer) Internet: E-post: info@mamut.se Fax: Mamut AB. Alla rättigheter. Med förbehåll om ändringar/fel. Mamut och Mamut-logotypen är registrerade varumärken. Alla andra varumärken är registrerade av respektive företag. 2

4 Tilläggsprodukter och Enterpriseutökningar TILLÄGGSPRODUKTER OCH ENTERPRISEUTÖKNINGAR Programvaruleverantören erbjuder en mängd tilläggsprodukter och -tjänster som kan hjälpa ditt företag att arbeta mer effektivt i programmet. Mamut Enterprise-utökningar kan köpas av användare som har licens för en produkt i serien Mamut Enterprise och som har behov av mer avancerad funktionalitet. Du kan därigenom ytterligare effektivisera ditt förtag med hjälp av ditt Mamut Business Software-program. Det finns en rad tilläggsprodukter som erbjuder extrafunktionalitet för din webbplats och webbutik. Domäner och e-postkonton kan användas oavsett vilket Mamut Business Software-program du har. Resterande tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar förutsätter att du har licens för en programversion i Mamut Enterprise-serien. Vissa tilläggsprodukter erbjuds bara i samband med särskilt utvalda produkter. Du kan läsa mer om tilläggsprodukterna och Enterprise-utökningarna på våra hemsidor: Du kan ringa gratis på nummer eller skicka e-post till info@mamut.se för att få mer information. Denna manual ger dig en kort beskrivning av hur Enterprise-utökningen fungerar, hur den kan användas samt hur du kan anpassa den efter dina behov. Vi vill också påminna om vår webbplats där du hittar svar på vanliga frågor om Mamut Business Software. Webbplatsen låter dig söka efter svaren på dina frågor, dygnet runt. Vi är övertygad att du och ditt företag kommer att få stor nytta av detta användarvänliga program och de många möjligheter för utökning som finns tillgängliga för att hjälpa dig att underlätta i dina dagliga rutiner. Lycka till med Mamut Enterprise-utökningen! 3

5 Mamut Enterprise Call Center MAMUT ENTERPRISE CALL CENTER Mamut Enterprise Call Center är ett effektivt stödverktyg för alla som arbetar med försäljning. Lösningen hjälper dig att tillvarata alla steg i säljprocessen och är ett viktigt instrument för att behålla existerande kunder, samt för att utvidga kundportföljen. Mamut Enterprise Call Center erbjuder följande: Effektivt verktyg för att fokusera på försäljning, samla leads och följa upp kunder och marknadskampanjer Enkelt att tilldela telefonlistor Översikt över alla aktiviteter (telefon, e-post, brev, erbjudanden med mera) gjorda mot en kund, i ett fönster Automatisk tilldelning av lediga aktiviteter Rapporter och statistik Integrerat med ekonomi- och informationssystemet Mamut Enterprise 4

6 Viktiga inställningar VIKTIGA INSTÄLLNINGAR Innan du tar programmet i bruk bör du fundera på vilka aktivitetstyper och statusar som du vill ska vara tillgängliga för Telemarketing. Vissa aktivitetstyper och statusar är förhandsdefinierade att visas i Telemarketingregistret. Aktivitetslista Telemarketing öppnar du via Visa - Aktivitet och därefter öppna rullgardinsmenyerna Status och Typ för att se vilka alternativ som är tillgängliga för Telemarketing. Du kan anpassa nya typer och statusar om de förhandsdefinierade inte passar ditt företags behov. Tips! Du kan läsa mer om aktiviteter i programmets hjälpfunktion [F1] eller i introduktionsmanualen "Installation, inställningar, rapporter och urval". Registrering av aktivitetstyper och statusvärden Du kan lägga till fler kategorier som är anpassade till hur ditt företag följer upp kunder och prospekt. Så här lägger du till aktivitetstyper i Telemarketingregistret: 1. Klicka på Visa Inställningar Företag - Grundinställningar - Aktivitetstyper. Klicka Redigera. En lista över alla aktivitetstyper visas, både standardaktiviteter och telemarketingaktiviteter. 2. Välj en av aktiviteterna och klicka Redigera. -eller- Om du vill skapa en ny aktivitetstyp klickar du på Ny. Ange en Beskrivning och välj inställningarna. 3. Markera Telemarketing. 4. Klicka OK. Aktivitetstypen är nu tillgänglig i Telemarketingregistret. 5

7 Mamut Enterprise Call Center Så här lägger du till en aktivitetsstatus i Telemarketingregistret: 1. Klicka på Visa Inställningar Företag - Grundinställningar - Aktivitetsstatus. Klicka Redigera. En lista över alla aktivitetsstatusar visas, både standardaktivitetsstatus och telemarketingaktivitetsstatus. 2. Klicka Ny för att skapa en ny status. 3. Skriv ett namn på statusen och välj om statusen rör en Slutförd aktivitet. 4. Klicka OK. Aktivitetsstatusen är nu tillgänglig i Telemarketingregistret. 6

8 Använda systemet ANVÄNDA SYSTEMET Gemensamma aktiviteter och urval Genom att skapa gemensamma aktiveteter kan dina försäljningsmedarbetare själva plocka aktiviteter från listan. Så här skapas gemensamma aktiviteter för ett urval kontakter: 1. Klicka på Visa - Aktivitet - Skapa gruppaktiviteter. 2. Välj om du vill skapa en gemensam aktivitet som omfattar alla valda kontakter, eller om du vill skapa en aktivitet för varje vald kontakt. Processen att skapa aktiviteten/aktiviteterna är identisk för båda alternativ. En gemensam aktivitet: Alternativet skapar en aktivitet som är knuten till alla valda kontakter. Aktiviteten kan tilldelas till en anställd. En aktivitet för varje kontakt: Alternativet skapar en separat aktivitet för varje kontakt som kan fördelas över många anställda. Klicka Nästa. 3. I guidens nästa steg anger du ett urval för aktiviteten. För att ange det önskade urvalet kan du till exempel välja Status och/eller Projekt. Klicka därefter OK. 7

9 Mamut Enterprise Call Center 4. I guidens nästa steg kan du ta bort eventuella kunder som inte ska vara med i urvalet. Klicka Nästa. 5. För att skapa en gemensam lista med aktiviteter väljer du (Ingen) som ansvarig. Du kan även fördela aktiveterna över dina anställda genom att klicka på knappen Fördela ansvariga. Läs mer om den individuella aktivitetlistan nedan Klicka Nästa. 7. Om du vill skapa en rapport över de valda kontakterna väljer du Skapa rapport. Välj om du vill skicka rapporten till bildskärmen eller skrivaren. Klicka Nästa.

10 Använda systemet 8. Om du valde att skriva ut rapport skrivs nu rapporten ut enligt inställningarna i föregående steg. 9. Innan du klickar Slutför i guidens sista fönster får du en ny möjlighet att skapa en rapport. När du klickar Slutför skapas aktiviteterna. Obs! Du kan inte ångra detta kommando. 10. Du kan nu redigera aktiveterna. Ange ett Ämne och välj en Typ. Definiera även en Starttid och Sluttid. 11. Spara och stäng aktiviteten. Aktiviteterna skapas. Du har skapat en gemensam aktivitetslista som dina anställda kan arbeta efter när de kontaktar företagets kunder. Tips! Guiden ger dig många möjligheter för att definiera olika urval, båda baserade på kunder och potentiella kunder som har registrerats i ditt system. 9

11 Mamut Enterprise Call Center Gemensam telemarketinglista Med den gemensamma telemarketinglistan kan flera försäljningsmedarbetarna arbeta med samma aktivitetlista. Aktiviteterna tilldelas en och en Kom i gång med den gemensamma telemarketinglistan: 1. Aktivitetslistan öppnas genom att välja Visa Aktivitet Aktivitetslista Telemarketing ej tilldelade. Nu öppnas listan med aktiviteter som inte har tilldelats till någon medarbetare. 2. Välj aktuellt datum och status Obehandlad. 3. Klicka Uppdatera för att visa alla kontakter som ska ringas i Aktivitetslistan. 4. För att tilldela en aktivitet till dig själv klickar du på ikonen Nästa aktivitet i verktygsraden. Ett aktivitetskort öppnas med en kontakt och telefonnummer. Du blir automatiskt Ansvarig för aktiviteten. Aktiviteten försvinner från listan när aktiviteten har tilldelats en ansvarig medarbetare. Du hittar aktiviteten igen i listan Aktivitetslista Telemarketing som innehåller individuella aktiviteter (se nedan). 5. När du ringar till kunden kan du bland annat skapa offert, kontrollera dokument och ta emot order direkt i aktivitetkortet. Om du behöver mer information om kontakten kan du dubbelklicka på kontakten för att öppna kontaktuppföljningsregistret. 6. När aktiviteten är slutförd klickar du på ikonen Utförd eller väljer statusen Utförd. Du kan klicka på Nästa aktivitet direkt i kontaktkortet för att arbeta vidare med listan. Listan minskar allt eftersom aktiviteter utförs. Tips! Mamut har stöd för utgående TAPI, det vill säga möjlighet för telefonuppringning från datorn via TAPI (Telephony Application Programming Interface). Genom att investera i en TAPI-lösning, kan uppringningen skötas automatiskt när du högerklickar på kontakten och väljer Ring ut kontakt eller genom att klicka på ikonen i verktygsfältet. 10

12 Använda systemet Individuell aktivitetslista För att tilldela de potentiella kunder som du vill ska ringas kan du skapa en aktivitetslista per försäljningsmedarbetare. Så här skapar du en aktivitetslista per försäljningsmedarbetare: 1. Aktiviteten skapas på samma sätt som en gemensam aktivitetslista (se ovan). När du kommer till fönstret Aktivitet för ett urval av kontakter i guiden, klickar du på Fördela ansvariga. 2. Du kan nu fördela aktiviteten till varje enskild försäljningsmedarbetare. För att fördela aktiviteter till en medarbetare klickar du kryssrutan framför medarbetarens namn och anger antal aktiveter i kolumnen Antal. Nederst i fönstret ser du hur många av det totala antalet aktiveter som har fördelats. 3. Klicka OK och slutför resten av guiden. Ange Ämne, Typ, Status och Prioritet i aktivitetskortet. Telemarketingaktiviteten kan nu påbörjas. 11

13 Mamut Enterprise Call Center 4. För att arbeta med aktivitetslistan, gå till Visa Aktivitet Aktivitetslista Telemarketing. 12

14 Använda systemet 5. Dina försäljningsmedarbetare kan nu filtrera de aktiveter som har tilldelats till dem genom att välja aktuellt datum, statusen Obehandlad samt namn i fältet Ansvarig. När urvalskriterierna har definierats måste användaren klicka på Uppdatera för att visa ändringarna. En lista visas med försäljningsmedarbetarens aktiviteter. Han/hon börjar att arbeta med listan genom att dubbelklicka på en aktivitet. Tips! Om du har investerat i en TAPI-lösning kan du ringa direkt från kontaktkortet genom att högerklicka på kontakten och välja Ringa ut Kontakt eller från aktivitetslistan genom att klicka på TAPI-ikonen. När du är färdig med en aktivitet (ett prospekt) klickar du på ikonen Utförd och stänger aktiviteten. Du kan därefter välja nästa aktivitet i listan. Rapporter och analys Du har tillgång till följande tilläggsrapporter: Aktivitetslista telemarketing Aktivitetsstatistik telemarketing Aktivitetsstatistik telemarketing, sammandrag Utestående telemarketing Telefonlista per ansvarig Telemarketing per kontakt Telemarketing per ansvarig När alla försäljningsaktiviteter har utförts har du många möjligheter att analysera aktiviteten. I Mamut Enterprise Call Center finns bland annat rapporter som ger översikt över aktiviteter, aktivitetsstatistik, telemarketing per ansvarig, utestående telemarketing, telemarketing per kontakt (kund/leads) och telefonlista per ansvarig. 13

15 Mamut Enterprise Call Center Så här skriver du ut en rapport: 1. Klicka Visa - Aktivitet - Rapport. 2. Klicka Aktiviteter till vänster. 3. Markera vilken rapport du vill skriva ut i listan (t.ex. Telemarketing per ansvarig). 4. Klicka Skriv ut. 5. Definiera ett urval för rapporten. Du kan till exempel använda fältet Ämne. 6. Klicka OK för att skriva ut rapporten. Du kan nu analysera rapporten. Tips! Använd rapporterna i Mamut Enterprise Call Center för att analysera aktiviteterna och få fullständig kontroll över uppföljningen av försäljningen. Telemarketingrapporterna låter dig kontrollera aktiviteterna och följa upp dem efter vilken av kontakterna som är mest lönsam, vilken medarbetare som har mest ledig tid, etc. Du kan läsa mer om rapporter i programmets hjälpfunktion [F1] eller i introduktionsmanualen "Installation, inställningar, rapporter och urval". 14

16 Tillgång till Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar TILLGÅNG TILL TILLÄGGSPRODUKTER OCH ENTERPRISE-UTÖKNINGAR När du har köpt tilläggsprodukter får du en licens för varje produkt. Om du har fått flera licensnummer måste du börja med att registrera licensnumret som gäller för själva programmet. Därefter kan du registrera licensnumret för serviceavtalet eller andra tilläggsprodukter. Obs! Vid registrering är det viktigt att du skriver in licensnumret exakt som det står i brevet/epostmeddelandet som du har mottagit. Var till exempel uppmärksam på skillnaden mellan bokstaven "O" och siffran "0". Licensnummer innehåller inte bokstaven "O" - bara siffran "0". Om du har köpt en Tilläggsprodukt eller Enterprise-utökning efter att du har installerat och registrerat programmet kan du vanligtvis aktivera licensen genom att klicka Hjälp - Om - Ladda ner licensfil. Vissa Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar måste registreras på din företagsdatabas eller på användare som ska ha tillgång till den nya funktionaliteten. När du har registrerat tilläggslicensen och startat om ditt Mamut-system kan du administrera licensen. Detta görs under menyn Hjälp - Om - Administrera licensinformation. Obs! Ta reda på om tilläggsprodukten gäller för antal Användare, antal Företagsdatabaser eller Alla användare och företagsdatabaser. Så administrerar du tillgång till tilläggsprodukten: 1. Klicka på Hjälp - Om - Administrera licensinformation. 2. Under Tilläggsprodukter visas en lista över alla tillgängliga produkter. Markera den aktuella produkten och klicka Lägg till. 4. Välj företagsdatabas eller användare och klicka OK. Upprepa detta steg om du vill lägga till fler produkter. 5. Avsluta och starta programmet på nytt. Tilläggsproduktsfunktionaliteten är nu tillgänglig för de valda företagsdatabaserna eller användarna. Obs! Nederst på sidan visas alla dina licenser för tilläggsprodukter. Du kan lägga till så många användare/företagsdatabaser som din licens tillåter. 15

17 Mamut Enterprise Call Center INSTALLERA EXEMPELDATABASEN/UTVÄRDERA PRODUKTER Många har redan installerat exempeldatabasen med hjälp av Guiden för första uppstart. Är du osäker på om du installerat exempeldatabasen så kan du kontrollera genom att välja Arkiv - Öppna företagsdatabas. Du får då upp företagsdatabaslistan som visar en översikt bland installerade företagsdatabaser. Är du redan kund men vill utvärdera tilläggsprodukter eller utökade produkter, så kan du göra det genom att använda exempeldatabasen. Så installeras exempeldatabasen: Välj Arkiv - Databasverktyg - Exempeldatabas. Obs! När du loggar in på exempeldatabasen kommer du att kunna välja produkt för utvärdering och eventuellt tillgängliga tilläggsprodukter. Det är även möjligt att ta bort en företagsdatabas från installationen. Det gör man i fönstret Företagsdatabaslista. 16

18 Mer information MER INFORMATION Service och support Mamut Serviceavtal Mamut Serviceavtal ger dig rätten att använda Mamut Supportcenter. Läs mer om Mamut Serviceavtal nedan. Mamut Supportcenter Mamut Supportcenter erbjuder dig en omfattande personlig serviceapparat som hjälper dig vid behov. Under Support på kan du använda funktionen Artikelsök för att hitta tips som kan hjälpa dig att lösa det aktuella problemet. Här hittar du dessutom en länk till de tio senaste supportartiklarna samt en länk till de tio mest lästa artiklarna. Hur kontaktar jag Mamut Supportcenter? Ta kontakt via programmet Det enklaste sättet att ta kontakt med Mamut Supportcenter är via programmet. I fokusområdet Mamut Supportcenter kan du hitta svar på dina frågor samt skapa nya ärenden. Status och svar på dina ärenden hittar du på samma ställe. Du måste vara ansluten till Internet för att använda denna funktion. Ta kontakt via e-post: Om du inte hittar svar på din fråga på Mamut Information Desk eller i artikeldatabasen på Internet, kan du skicka den till support@mamut.se. Ta kontakt via telefon: Supporttelefonen är öppen från kl alla vardagar. De flesta frågor besvaras som regel under samtalet, men vid speciella förfrågningar kommer vi att anteckna frågan och kontakta dig när vi har en lösning på problemet. Ta kontakt via fax: Om du inte har tillgång till Internet kan du skicka din förfrågan på fax till Mamut Supportcenter. Du kommer då att få svar på fax. Lämna då gärna ett telefonnummer där du kan nås mellan kl , då det kan hända att vi behöver mer detaljer för att kunna ge dig den rätta lösningen. Brev kan skickas till: Mamut AB Box Stockholm 17

19 Mamut Enterprise Call Center Mamut Serviceavtal säkrar dig en enklare vardag Mamut Serviceavtal säkrar att du alltid är förberedd och har full kontroll i alla situationer du eller ditt företag möter. Uppdateringar med ändringar från myndigheterna Vi ser till att ditt Mamut-system alltid är uppdaterat i förhållande till nya regler, momsändringar och blanketter. Omfattande dokumentation vid sådana ändringar säkrar en enkel anpassning. Ny funktionalitet Mamuts system utvecklas kontinuerligt i takt med teknologisk utveckling, nya normer, respons från användare och nya trender. Vi säkrar dig en modern lösning som förenklar din vardag. Mamut Supportcenter Vi lägger stor vikt vid att du som Mamut-användare ska ha en professionell och snabb avdelning för användarstöd som besvarar eventuella frågor som kan uppstå. Med Mamut Serviceavtal får du användarstöd via telefon, fax, e-post, Internet och direkt från programmet. Mamut Information Desk I programmet hittar du en nyhetskanal som via Internet dagligen ger dig uppdaterad information, nyheter och användartips som är direkt relaterade till ditt program och arbetsområde. Mamut Information Desk innehåller även en direktlänk till Mamut Supportcenter. Användartips Med jämna mellanrum kommer du att motta e-postmeddelanden med tips om användning av Mamutsystemen, nyheter inom produktserien och annan nyttig information. Mamut Kunskapsserie Mamut publicerar kunskapsbroschyrer inom en rad temaområden som exempelvis ändringar från myndigheter, effektiv användning av systemet och nya trender. Specialerbjudande Mamut ger dig även specialerbjudande på Mamut-produkter samt relaterade produkter från marknadsledande programvaruleverantörer. 18

20 Mer information Mamut Academy Mamuts kursverksamhet heter Mamut Academy. Mamut AB levererar kompletta lösningar för ekonomistyrning, försäljning/kunduppföljning, inköp/logistik, lön/personal, tidrapportering/projekt samt skatt/privatekonomi. Kursverksamheten Mamut Academy är ett erbjudande till dig som vill arbeta så effektivt som möjligt med Mamut Business Software och tillhörande arbetsområden. Nu kan du och dina medarbetare få möjlighet att utnyttja alla funktionerna i Mamutsystemen, något som både stimulerar verksamheten och dig som jobbar med systemet! Startkurs Denna kurs är anpassad för nya användare av Mamut Business Software. Kursen ger en inblick i hur programmet är strukturerat samt ger en bra introduktion till hur man kommer igång på bästa sätt. Grundkurs Dessa kurser berör vissa fackområden i produktserien Mamut Business Software. Grundkurserna ger deltagaren en grundlig inblick i de olika delarna av Mamut-systemen. Detta ger goda förutsättningar för att effektivisera arbetet i systemet. Fortsättningskurs Dessa kurser berör områden som inte behandlas i grundkurserna. Fortsättningskurserna ger djupgående kunskap om systemets avancerade funktioner. Kurspaket Kurspaketen inriktar sig mot enskilda system i produktserien Mamut Business Software. Kurserna ger deltagaren en helhetsförståelse för det aktuella systemet. Ett kurspaket består av ett antal fristående kurser. Företaget kan skicka olika deltagare på de olika kursdagarna, om detta skulle vara aktuellt. Kurser av typen Mamut Lön kan inte ingå i ett kurspaket. Mamut Lön-kurs Dessa kurser behandlar endast Mamut Lön. Välj kurs efter dina tidigare kunskaper. I kursprogrammet finns något som passar alla användare, från nybörjare till van användare. Kurser i Mamut Lön ingår inte i vissa kurspaket. Specialkurs Specialkurserna behandlar särskilda ämnen inom ett eller flera arbetsområden och/eller program. Företagsanpassad kurs På förfrågan kan vi ordna skräddarsydda kurser för ditt företag eller organisation. Detta kan vara givande om din verksamhet har säregna rutiner eller många från samma organisation behöver utbildning i Mamutprogrammet. En företagsintern kurs ger dina medarbetare en grundlig utbildning i effektiv användning av Mamut Business Software i ditt företag. Vi kan hålla företagskurser i dina lokaler eller i våra kurslokaler som är utrustade med all nödvändig utrustning. Onlinekurs Utöver vanliga kurser erbjuder Mamut även onlinekurser. Du kopplar upp dig till kursen via din egen dator (hemifrån eller på kontoret) och har möjlighet att ansluta till en telefonkonferens för ljud. Det är värt att notera att denna kurs fokuserar på visning/genomgång av funktionalitet medan den praktiska träningen sker på kursdeltagarens eget initiativ efter avslutad kurs. Mer information hittar du här: För mer information om Mamut Academy, eller för att få tillskickad vår kurskatalog/kursplan, kontakta oss på telefon eller via e-post: academy@mamut.se. Du kan även hitta information på våra hemsidor: Alla kursdeltagare får ett kursbevis för deltagandet. 19