Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system

Transkript

1 // Mamut Business Software Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system

2 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system Innehåll Inledning... 3 Årsbokslut... 3 Avsluta period... 4 Innehåll i årsbokslutet... 5 Årsbokslut i programmet... 6 Bokföring på två räkenskapsår... 6 Överför preliminär ingående balans... 6 Hur stämmer jag av huvudboken och reskontrorna vid årsbokslut?... 7 Redovisningsperioder och räkenskapsår... 8 Guiden för årsbokslut Felsökning vid årsbokslut Export till årsbokslut Checklista årsbokslut Åtgärder före bokslutsdagen Åtgärder på bokslutsdagen Åtgärder efter bokslutsdagen Exempel 1: Byggnader, mark och övrig fast egendom Exempel 2: Kundfordringar Rapporter vid årsbokslut Mer information Service och support Mamut Serviceavtal säkrar dig en enklare vardag Övriga manualer och guider Mamut Academy Videohandledning

3 Producent och distributör: Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen Box Stockholm Telefon: Fax: Internet: E-post: info@mamut.se Mamut Support: För information om produktanvändning. Telefon: Fax: Mamut Lön Support tlf: Internet: E-post: support@mamut.se Försäljning: Telefon: (Gratisnummer) Internet: E-post: info@mamut.se Fax: Version 15 MBS.BKL.YE.SE Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen. Alla rättigheter. Med förbehåll om ändringar/fel. Mamut och Mamut-logotypen är registrerade varumärken av Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen. Alla andra varumärken är registrerade av respektive företag. 2

4 Inledning Inledning Årsbokslut Övergången från ett räkenskapsår till ett nytt innebär att du arbetar parallellt med två år under en viss period. Du måste beräkna extra tid för bokslutsarbetet och gå igenom vissa procedurer innan du är klar för årsbokslut. Bokslutsarbete och årsredovisning innebär för de flesta en stor arbetspress och snäva tidsramar. Många företag är upptagna med årsbokslut i flera månader, upp till ett halvår. Med hjälp av god planering, systematisering och koordinering kan arbetspressen reduceras väsentligt. En del arbetsuppgifter kan förberedas eller tillrättaläggas före själva årsbokslutet. Om ditt företag har skapat goda rutiner för löpande avstämning under året, blir inte den extra belastningen vid årsbokslutet så stor. Årsbokslutsarbetet ser i stort sett likadant ut varje år. Ett bra tips för att reducera arbetet är att ha en skriftlig arbetsplan (kom-ihåg-lista), samt att göra löpande avstämningar under året. Årsbokslutet i programmet är användarvänligt eftersom du följer en vägvisare som guidar dig igenom proceduren. I samband med årsbokslut i Mamut Business Software dyker det vanligtvis upp en del frågor. Vi hoppas därför att detta häfte kan vara ett hjälpmedel som besvarar de flesta av dina frågor och hjälper dig att enklare genomföra årsbokslutet. Lycka till med årsbokslutet! 3

5 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system Avsluta period Redovisningen är uppställd med 13 perioder, en för varje månad och en för dispositioner i förbindelse med årsbokslut. För att kunna använda automatisk momsuppgift med poster är det nödvändigt att avsluta redovisningsperioderna varefter de är genomförda. Du kan avsluta perioderna när alla kostnader och intäkter som tillhör perioden är registrerade. Obs! Hur många momsperioder som ditt företag ska förhålla sig till är beroende av hur mycket företaget omsätter eller om du har ansökt om en annan momsredovisningsperiodisering än den som är standard. Läs mer om momsperioder på Om du ska ändra momsrapporteringsperiodiseringen, t.ex. från 12 till 4 perioder, måste du göra ändringarna innan du stänger period 1. Momsperiod väljer du i installationsguiden när du installerar programmet, eller - om du redan använder programmet - genom att välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter klicka på knappen Redigera i verktygsraden. Momsuppgifterna kan när som helst skrivas ut från rapportmodulen. Så avslutas en period: 1. Välj Visa, peka på Redovisning och klicka på Stäng redovisningsperiod. 2. Välj Redovisningsår och Period som du vill avsluta. 3. Klicka Nästa. 4. Klicka Slutför. Perioden har nu avslutats. 4 Obs! När du valt att avsluta en period förlorar du möjligheten till att skapa, ändra och radera verifikat i den perioden. Tänk på att du inte heller kan öppna en avslutad period.

6 Innehåll i årsbokslutet Innehåll i årsbokslutet Lagar Det finns ett antal olika lagar och regler som styr arbetet runt ett bokslut. I dessa kan t.ex. finnas värderingsregler, klassificeringsregler etc. De lagar som påverkar bokslutsarbetet i ett aktiebolag är bl.a.: Årsredovisningslagen (ÅRL) Bokföringslagen (BFL) Aktiebolagslagen (ABL) Lag om inventering av varulager Inkomstskattelagen (IL) Mervärdesskattelagen (ML) För andra företagsformer kan andra lagar komma i fråga, t.ex. Handelsbolagslagen eller lagen om ekonomiska föreningar. Utöver detta finns ett antal anvisningar och rekommendationer som styr vårt boksluts- och redovisningsarbete. Dessa ges ut av olika sammanslutningar. Obs! Verifiera bokslutsposter: Allt som händer i ett företag måste styrkas med ett verifikat. Det är därför viktigt att föra noggranna anteckningar under bokslutsarbetet så att det framgår vad som har gjorts. Tänk på att de bokslutsverifikat som du skapar i bokslutsprogrammet ska registreras i programmet. Här kan som exempel nämnas: Bokföringsnämnden (BFN) Redovisningsrådet (RR) Obs! Bokslutspärm: Ett bra sätt att strukturera upp bokslutsarbetet är att ta fram en bokslutspärm där du samlar alla underlag du tar fram i bokslutsarbetet. Sätt in ett numeriskt register med flikar. Under respektive flik i pärmen gör du en specifikation av varje balanspost och samlar de underlag som finns som styrker denna post. 5

7 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system Årsbokslut i programmet Bokföring på två räkenskapsår Som regel är det nödvändigt att kunna fortsätta bokföringen i det föregående räkenskapsåret även om det nya året redan startat. Orsaken till detta är att det alltid kommer att vara ett visst eftersläpande i de administrativa rutinerna, så att till exempel fakturor för varor som levererades i december ofta blir fakturerade en bit in i januari eller liknande. Dessutom är det sällan aktuellt att bokföra årets slutgiltiga poster förrän en stund in på det nya året. Samtidigt får detta inte förhindra att den dagliga bokföringen sker normalt. Du kan inte riskera att vara tvungen att skjuta upp bokföringen för det nya året bara för att det föregående årets årsbokslut inte är i hamn. I programmet löser du detta genom att ändra aktivt räkenskapsår i redovisningsinställningarna eller i verifikatregistreringen. Detta innebär att du kan bokföra på två räkenskapsår samtidigt och att den löpande bokföringen kan fortsätta som normalt. Du har också möjlighet att överföra en preliminär ingående balans för att ha bättre översikt. Räkenskapsåret avslutas först när alla poster är på plats och utgående balans för det föregående året överförs till ingående balans i det nya året. När årsbokslutet är avklarat är det inte längre möjligt att bokföra eller ändra data som har bokförts i det föregående året. Om du senare vill föra in kompletterande information från det föregående året i bokslutet är den enda lösningen att ta upp det som en korrektionspost i det nya året. Lösningar som denna är ett lagstadgat krav. Överför preliminär ingående balans Överför preliminär ingående balans används under tidsperioden efter att man har påbörjat ett nytt räkenskapsår innan det föregående är avslutat och slutgiltigt balans överförs. 6 Genom att överföra ett preliminär ingående balans får du under denna tidsperiod bättre förutsättningar för att värdera företagets balansposter.

8 Guiden för årsbokslut Vid årsbokslut av föregående år kommer slutligen Ingående balans att skrivas över den nuvarande så att balansrapporten återger ett korrekt förhållande. Obs! Innan du kan överföra en preliminär ingående balans måste du skapa det nya räkenskapsåret. Du får en påminnelse om detta i god tid och systemet leder dig genom en guide för att skapa ett nytt räkenskapsår. Du kan även skapa ett nytt räkenskapsår genom att gå till Visa - Inställningar - Redovisning och klicka Ny. Så överförs preliminär Ingående balans: 1. Välj Visa, peka på Redovisning och klicka på Överför preliminär ingående balans. 2. Välj vilka två räkenskapsår preliminärt ingående saldo ska överföras från och till. Du kan även markera om du vill generera ingående balans för konto, projekt och avdelning. Utan markering blir balansen genererad per konto. 3. Klicka OK. Ett verifikat skapas för det nya räkenskapsåret med verifikattyp Ingående balans som innehåller alla balanskonton. 4. Ta eventuellt ut en balansrapport för det nya året för att verifiera att balansen är uppdaterad. Upprepa proceduren varje gång du ändrar balansen för det gamla året. Samma verifikat skrivas över med uppdaterat balans. Den preliminära ingående balansen är nu överförd.hur stämmer jag av huvudboken och reskontrorna vid årsbokslut? För att stämma av huvudbok och reskontror, skriver du ut rapporterna Huvudbok saldolista per konto, detaljerad, Öppna kundreskontraposter per vald period och Öppna Leverantörsreskontraposter per vald period. Så här gör du för att stämma av huvudboken och reskontrorna: 1. Gå till Arkiv - Skriv ut, och klicka på Redovisning i vänstermenyn. 2. Markera och skriv ut rapporten Huvudbok saldolista per konto, detaljerad. 3. Kontrollera i urvalsfönstret att du har valt rätt Räkenskapsår. Ange period 1 till och med När rapporten har skrivits ut klickar du på kategorin Reskontra i vänstermenyn. 5. Skriv ut rapporterna Öppna kundreskontraposter per vald period och Öppna leverantörsreskontraposter per vald period. Obs! Det är viktigt att du sätter urval på period Du kan nu stämma av rapporterna mot varandra. Om föregående redovisningsår inte är avslutat ska rapporten Huvudbok saldolista per konto, detaljerad skrivas ut även för det året. 7

9 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system Redovisningsperioder och räkenskapsår Redovisningen i programmet har 13 redovisningsperioder. Period 1-12 är årets tolv månader, medan period 13 ska användas till att bokföra årsredovisningen. Obs! Hur många momsperioder som ditt företag ska förhålla sig till är beroende av hur mycket företaget omsätter eller om du har ansökt om en annan momsredovisningsperiodisering än den som är standard. Läs mer om momsperioder på Redovisningsmodulen är gjord sådan att du som användare ska ha största möjliga flexibilitet vid övergång till ett nytt år. Detta innebär att du inte behöver göra något speciellt för att ta systemet i bruk kommande år, förutom att skapa ett nytt redovisningsår om det inte är gjort. Nedan kan du se hur de olika modulerna bestämmer i vilket redovisningsår poster bokförs. Som regel är det nödvändigt att kunna fortsätta bokföringen i det föregående räkenskapsåret även om det nya året redan startat. Orsaken till detta är att det alltid kommer att vara ett visst eftersläpande i de administrativa rutinerna, så att till exempel fakturor för varor som levererades i december ofta blir fakturerade en bit in i januari eller liknande. Dessutom är det sällan aktuellt att bokföra årets slutgiltiga poster förrän en stund in på det nya året. Samtidigt får detta inte förhindra att den dagliga bokföringen sker normalt. Du kan inte riskera att vara tvungen att skjuta upp bokföringen för det nya året bara för att det föregående årets årsbokslut inte är i hamn. I programmet löser du detta genom att ändra aktivt räkenskapsår i redovisningsinställningarna eller i verifikatregistreringen. Detta innebär att du kan bokföra på två räkenskapsår samtidigt och att den löpande bokföringen kan fortsätta som normalt. Du har också möjlighet att överföra en preliminär ingående balans för att ha bättre översikt. Räkenskapsåret avslutas först när alla poster är på plats och utgående balans för det föregående året överförs till ingående balans i det nya året. När årsbokslutet är avklarat är det inte längre möjligt att bokföra eller ändra data som har bokförts i det föregående året. Om du senare vill föra in kompletterande information från det föregående året i bokslutet är den enda lösningen att ta upp det som en korrektionspost i det nya året. Lösningar som denna är ett lagstadgat krav. 8

10 Guiden för årsbokslut Försäljning och Faktureringsmodulen I programmet är det möjligt att styra vilken period (datum) en faktura ska bokföras på genom att ange önskat fakturadatum i Försäljnings- och Faktureringsmodulen. Det är datumet som anges här som avgör i vilken period fakturan blir bokförd. Om du inte anger ett fakturadatum kommer systemets datum att användas. Obs! Var god notera att manuellt registrerade fakturadatum uppdateras inte via processen för att stänga perioder, eller årsbokslut. För att se till att alla fakturor registreras på ett korrekt sätt med ett fakturadatum som stämmer överens med den nya redovisningsperioden rekommenderar vi att du kontrollerar alla manuellt registrerade fakturadatum i förhållande till den nya redovisningsperioden innan du stänger perioden. Mer information om detta kan du få från din revisor. Inköpsmodulen I inköpsmodulen är det fakturadatumet vid bokföring som avgör i vilken period och i vilket räkenskapsår som inköpet bokförs. Verifikatregistrering I verifikatregistreringen kan du fritt välja räkenskapsår och period. Du har fortfarande möjlighet att bokföra verifikat på det gamla räkenskapsåret genom att ändra år i verktygsmenyn i de perioder som inte är avslutade. Om period 12 är avslutad har du möjlighet att bokföra i period 13. Verifikatnummer börjar på nr. 1 vid nytt redovisningsår I programmet är det vanligast att varje verifikattyp har en egen nummerserie. Varje nummerserie börjar med nr. 1 varje år såvida du inte ändrar det manuellt innan du börjar bokföringen. Inställningar för verifikatnummerserier hittar du genom att välja Visa och klicka på Inställningar. Klicka sedan på knappen Redovisningsinställningar, välj fliken Redovisningsinställningar och knappen Verifikationstypinställn. och nummerserier. Obs! Inställningarna måste göras innan du använder Order/Faktura och Verifikatsregistreringen i ett nytt redovisningsår. Det gäller även om du vill markera Gemensam nummerserie för alla verifikationstyper. 9

11 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system Andra nummerserier När det gäller andra nummerserier som t.ex. ordernummer, fakturanummer och kundnummer, fortsätter dessa oförändrat på det nya räkenskapsåret. Med andra ord behöver man inte "återställa" dessa nummerserier. Anledningen är att dessa register inte skiljer sig åt per år på samma sätt som redovisningen. Period 13 och årsbokslutsdispositioner Efter att period 12 är avslutad, är nästa period som du kan bokföra i period 13. Denna period avslutas automatiskt när du genomför årsbokslut. Huvudanledningen till att du har period 13, är att de flesta användare inte vill avsluta årsbokslut för fjolåret förrän efter några månader. De viktigaste dispositionerna som görs i period 13 är bl.a. avskrivningar, justeringar av varulager, avsättningar samt disponering av årets överskott/underskott. Om du har bockat för Datum/periodkontroll i användarinställningarna i verifikatregistrering kommer du att få följande två meddelande om du försöker att boka ett verifikat i period 13. (Detta gäller när perioder t.o.m. period 12 är avslutade). Klicka OK på meddelandet Period som tillhör datum är avslutad. 10 Klicka OK på meddelandet Ver.datum är utanför aktuell period och boka sedan verifikatet på vanligt sätt

12 Guiden för årsbokslut Guiden för årsbokslut Så startar du årsbokslut i programmet: 1. Välj Visa - Redovisning och klicka på Årsbokslut. 2. I rullgardinsmenyn för Räkenskapsår väljer du det år som du ska avsluta. 3. Klicka Nästa. 4. Bokföringen analyseras. 11

13 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system 5. Klicka Nästa för att starta kontrollen. När kontrollen är genomförd kommer du eventuellt att få upp en lista med moment som måste utföras innan årsbokslutet kan genomföras. Klicka på Avbryt för att gå igenom dessa punkter. 6. När detta är genomfört kan du starta årsbokslutsguiden igen. 7. Klicka Nästa för att göra en säkerhetskopia (om du inte kryssat i rutan Ta inte säkerhetskopia). 12

14 Guiden för årsbokslut 8. Klicka Slutför i detta fönster för att avsluta räkenskapsåret och generera ingående balans för nästa år. Obs! I detta fönster ser du också var Mamut Business Software automatiskt har sparat de godkända rapporterna Fakturajournal (automatisk överföring) och Bokföringsjournal (automatisk överföring) i PDF-format om du inte har skrivit ut dessa innan du kört guiden. 9. Du får nu meddelande om att räkenskapsåret är avslutat, klicka OK. Tips! För att stämma av huvudbok och reskontran kan du skriva ut rapporterna Huvudbok saldototaler och Öppna kundreskontraposter/leverantörsreskontraposter per XX. Sätt urval på period 1-13 på båda rapporterna. Alla rapporter hittar du i rapportmodulen under fliken Redovisning och Reskontra. När du har gjort ett årsbokslut i programmet kan du Exportera Saldobalans Huvudbok till årsbokslut, för fortsatt hantering hos din redovisningsbyrå/revisor. 13

15 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system Felsökning vid årsbokslut Nedan beskrivs vad de olika felmeddelandena innebär och hur du kan åtgärda dem. Detta gäller om du får meddelande om att programmet inte kan genomföra årsbokslut eftersom: Följande perioder måste avslutas Om du får besked om att alla perioder inte är avslutade måste du avbryta årsbokslutet och gå tillbaka och avsluta nämnda perioder. Du avslutar en period genom Visa, peka på Redovisning och klicka på Stäng redovisningsperiod. Alla perioder måste avslutas även om du inte har några bokförda verifikat på perioderna. Genom att stänga de aktuella perioderna töms också momskontona mot momsredovisningskontot Verifikatsregistreringen innehåller data Om verifikatregistreringen innehåller verifikat som inte är överförda till huvudbok kan inte årsbokslutet genomföras. Dessa verifikat måste antingen överföras till huvudbok eller raderas innan du kan slutföra årsbokslutet. Om du inte ser några verifikat i verifikatsregistreringen bör du först kontrollera att du har valt rätt Räkenskapsår. Därefter kan du klicka på knappen Användarinställningar i verktygsmenyn överst i modulen. Klicka sedan på knappen med tre prickar bredvid Visa alla verifikat för alla användare. Du ser då verifikat registrerade av andra användare som inte är överförda till huvudbok 14

16 Guiden för årsbokslut Överskott/underskott måste disponeras När du avslutar årsbokslutet i programmet blir alla saldon på balanskonton (konton mellan 1000 och 2999) överförda till nästa år som ingående balans. För att detta skall bli riktigt är det en förutsättning att resultatkontona (konton mellan 3000 och 9999) töms mot ett balanskonto. Följande två rapporter visar om disponering är gjord: Resultaträkning 1 (detaljerad) Balans, detaljerad När du skriver ut dessa rapporter är det viktigt att du sätter filter för räkenskapsår och period Förutsättningen för att genomföra årsbokslut är att summan av tillgångarna är lika med summan av skulderna och eget kapital. EXEMPEL PÅ DISPONERING AV UNDERSKOTT Gör så här: 1. Öppna Verifikatsregistrering. 2. Välj det räkenskapsår som du skall avsluta. 3. Upprätta ett nytt verifikat och välj verifikatstypen "Diverse" i period I fältet för Konto lägger du in I fältet Kredit lägger du in beloppet som skall disponeras, t.ex , Tryck Enter. 7. I fältet Konto lägger du in I fältet Debet lägger du in beloppet som skall disponeras, t.ex , Klicka på knappen Överför till huvudbok för att överföra verifikatet. Summan av tillgångar är nu lika med summan av skulder och eget kapital. Observera att detta bara är ett exempel. Om du är osäker på vilka konton som du ska använda bör du kontakta din revisor. DISPONERING AV ÖVERSKOTT Gör så här: 1. Öppna Verifikatsregistrering. 2. Välj det räkenskapsår som du ska avsluta. 3. Upprätta ett nytt verifikat och välj verifikatstypen "Diverse" i period I fältet Konto skriver du in I fältet Debet lägger du in ett belopp, t.ex , Tryck Enter. 7. I fältet Konto skriver du in I fältet Kredit anger du ett belopp, t.ex , Klicka på knappen Överför till huvudbok för att överföra verifikatet. Summan av tillgångar är nu lika med summan av skulder och eget kapital. Observera att detta bara är ett exempel. Om du är osäker på vilka konton som du ska använda bör du kontakta din revisor. 15

17 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system Momskonto Det enda momskonto som ska innehålla saldo när du avslutar ett årsbokslut är konto 2650, Momsredovisningskonto. Alla andra konton måste stämmas av innan årsbokslut. På detta sätt får du med moms som du eventuellt är skyldig eller har tillgodo till ingående balans. Obs! Hur många momsperioder som ditt företag ska förhålla sig till är beroende av hur mycket företaget omsätter eller om du har ansökt om en annan momsredovisningsperiodisering än den som är standard. Läs mer om momsperioder på När du försöker avsluta året kan du få följande meddelanden: Kan inte genomföra årsbokslutet på grund av: Sista momsperioden är inte utskriven och godkänd Tidigare momsperioder är inte utskrivna och godkända Verifikat som innehåller momskonton i period 13 När det gäller de två första punkterna måste du välja Visa - Redovisning och klicka på Stäng räkenskapsperiod. Momssaldon i period 13 Om du har bokfört verifikat i period 13 som innehåller momskonton måste du manuellt ändra detta. Saldon kommer inte med i momsredovisningen och du måste därför ta med detta som ett korrigeringsverifikat i nästa period som ska redovisas. För att veta hur momsverifikatet ska bokföras kan du skriva ut Huvudbok saldototaler för ditt aktuella räkenskapsår. 16 EXEMPEL I detta exempel är saldot 387,10 på konto 2650 vid utskrift av Huvudbok saldototaler. Räkenskapsår: 2011 Period: 13 Verifikatsdatum: Verifikatstyp: Diverse Konto: 2611 Utgående moms 387,10 (Debet) 2650 Momsredovisningskonto 387,10 (Kredit) Detta verifikat har nu nollställt saldot på konto 2611 samt att det endast är momsredovisningkontot som har saldo vid årsbokslut. Kom ihåg att ta med denna manuellt bokförda summa på nästa skattedeklaration som ska redovisas.

18 Export till årsbokslut Export till årsbokslut När årsbokslutet är genomfört i programmet, är det för många dags att exportera informationen till Bokslut för vidare behandling. Många använder ett eget program för bokslut eller skickar rapporten vidare till en redovisningsbyrå/revisor. Programmet stödjer export till ett flertal bokslutsprogram, du kan till exempel använda "Norstedts Bokslut". Så här gör du: 1. Välj Arkiv - Export och önskat exportformat för Bokslut. 2. Välj vilken företagsdatabas som ska inkluderas i exporten. 3. Gå till mappen du vill spara exportfilen i och klicka Spara. 4. Välj det Räkenskapsår du ska exportera Bokslut för. 5. Klicka på OK. 6. Klicka på OK när du får besked om att exporten är klar. Du hittar den exporterade filen i mappen du valde under punkt 2. 17

19 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system Checklista årsbokslut Bokslutsarbetet utgår från balansräkningen. När du börjar med bokslutsarbetet, utgå då från balansräkningen. På så sätt fastställer du balansräkningen som gäller för bokslutsdagen. Utgående balans på alla tillgångar och skulder måste kunna verifieras. De bokförda saldona ska stämma med verkligheten och med de värderingar som görs. Du kan ta fram en del av underlagen i Mamut. Checklistan är framtagen av Mamuts samarbetspartner Norstedts Juridik. Åtgärder före bokslutsdagen Beställ bekräftelse från myndigheter, institutioner m.m. Beställ gravationsbevis per bokslutsdag på företagsinteckningar och på fastighetsinteckningar hos Tingsrätten som handlägger aktuell fastighet. Beställ engagemangsspecifikationer per bokslutsdag från banker och övriga kreditgivare. Inga eftersläpningar i redovisningen Fakturera ikapp eventuell eftersläpning för tidigare leveranser. Klara ut eventuella kravoch inkassoärenden. Påminn personalen om eventuellt eftersläpande reseräkningar. Påminn leverantörer om att skicka fakturan för ofakturerade leveranser. Allmän beredskap Se till att redovisningen är uppdaterad och gå igenom ouppklarade saker innan själva bokslutsarbetet startar. Planera för varulagerinventering Gör en enkel inventeringsinstruktion som reglerar: Vilka lager ska inventeras? Vilka är huvudansvariga för lagerinventeringen? När ska lagret inventeras Hur ska inventeringen gå till? Hur ska "avgränsning" göras mot in- och utleveranser under inventeringens gång så att inga varor "tappas bort" eller dubbelräknas? Hur ska hänsyn tas till inkurans i lagret? Hur ska prissättning ske? 18

20 Checklista årsbokslut Resultatreglering Kontakta gärna din revisor eller redovisningskonsult för diskussion om lämpliga resultatreglerande åtgärder. Deklaration Kontakta din revisor eller redovisningskonsult om du behöver biträde med upprättande och/eller anstånd med avlämnande av deklarationen. Åtgärder på bokslutsdagen Inventera lagret Övervaka inventeringen så att den går till på korrekt sätt. Inventera kassan Rensa kassan från kvitton m.m. Inventera kassan och skriv under inventeringsintyg. Använd bilagan för Kassainventeringsintyg. Åtgärder efter bokslutsdagen Fakturera kunder Fakturera samtliga utleveranser t.o.m. bokslutsdagen. Behandling av leverantörsfakturor Invänta leverantörsfakturor avseende varor och tjänster som levererats t.o.m. bokslutsdagen. Sent ankomna fakturor kan bokföras på det nya året, men förtecknas då särskilt som bokslutsuppgift. Det kan vara praktiskt att märka leverantörsfakturorna så att det framgår om leverans skett på gamla eller nya året. Ta fram bokslutsuppgifter till varje balanskonto Nedan följer ett par exempel på hjälptext till olika balansposter till vilka du ska ta fram underlag. Med hjälp av Mamut kan du skapa bilagor till respektive balanspost. 19

21 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system Exempel 1: Byggnader, mark och övrig fast egendom Kopiera fakturor avseende anskaffningar och avyttringar. Ta fram kontoanalys över kontot Reparation och underhåll av fastighet. Programmet räknar fram årets planenliga avskrivningar på bilagorna. Observera den skattemässigt högst tillåtna procentsatsen. Sätt in gravationsbevis som erhållits från Tingsrätten. Exempel 2: Kundfordringar Upprätta specifikation över utestående kundfordringar (fakt.nr. kund, belopp inkl. moms) om kundreskontra inte finns. Om utländska belopp ingår, ange dem särskilt. Stäm av specifikation (reskontran) mot huvudbok. Samtliga kundfordringar som avser leverans av varor och tjänster fram t.o.m. bokslutsdagen ska medtagas. Dateringen av kundfakturan har ingen betydelse i detta sammanhang. Även osäkra eller tvistiga kundfordringar medtas i specifikationen över kundfordringar. Markera betalningsdag och upprätta en åldersanalys över äldre obetalda fakturor (t.ex. fakturor med förfallodatum äldre än 2 mån.) och bedöm reserveringsbehov för osäkra fordringar. Upprätta särskild specifikation över osäkra kundfordringar. Ange vidtagna inkassoåtgärder, anledningen till tvisten samt den i fakturabeloppet ingående mervärdesskatten. Kopiera meddelandet från konkursförvaltaren. Notera större kreditnotor efter balansdagen. Specificera kundfordringar avseende koncernbolag. Tips! Du hittar redovisningsplanen i Mamut genom att gå på Visa, peka på Redovisning och klicka på Kontoplan. Där kan du också själv ändra vilken kontogrupp respektive konto skall tillhöra. Genom att ta ut rapporten Balans, detaljerad ser du vilka konton som ingår i varje kontogrupp. 20

22 Rapporter vid årsbokslut Rapporter vid årsbokslut Avstämning av konton i redovisningsplanen: Balanskonton, tillgångar Immateriella anläggningstillgångar Maskiner och inventarier Övriga kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Lager, produkter och pågående arbeten Kundfordringar Post, bank och kassa Eget kapital, avsättningar och skulder Eget kapital Obeskattade reserver Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Skatteskulder Moms och särskilda punktskatter Personalens skatter, avgifter och löneavdrag Övriga kortfristiga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Leverantörsskulder Resultat, inkomster/intäkter Huvudintäkter Fakturerade kostnader Rörelsens sidointäkter Intäktskorrigeringar Aktiverat arbete för egen räkning Övriga rörelseintäkter Utgifter/kostnader Varor/material Övriga externa Personal m.m. Finansiella och andra intäkter/kostnader 21 Förslag på avstämningsrapporter i Mamut: Balans Balans, detaljerad Huvudbok saldolista per konto, detaljerat Lagervärdesrapport Lagervärdeslista (lagerförändringar) Kundfordringar Öppna kundreskontraposter per XX Avstämning balans mot resultaträkning Välj menyn Visa, Redovisning, Bankavstämning. För att aktivera denna funktion måste du gå in i Kontoplan och klicka i Bankavstämning på fliken Avancerat. Balans Balans, detaljerad Huvudbok saldolista per konto, detaljerat Leverantörsskulder Öppna leverantörsreskontraposter per XX Avstämning balans mot resultaträkning Huvudbok saldolista per konto, detaljerat Verifikationslista (huvudbok) per datum Huvudbok saldolista per konto, detaljerat Verifikationslista (huvudbok) per datum Huvudbok saldolista per konto, detaljerat Verifikationslista (huvudbok) per datum

23 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system Mer information Service och support Mamut Serviceavtal Mamut Serviceavtal ger dig rätten att använda Mamut Supportcenter. Läs mer om Mamut Serviceavtal nedan. Mamut Supportcenter Mamut Supportcenter erbjuder dig en omfattande personlig serviceapparat som hjälper dig vid behov. Under Support på kan du använda funktionen Artikelsök för att hitta tips som kan hjälpa dig att lösa det aktuella problemet. Här hittar du dessutom en länk till de tio senaste supportartiklarna samt en länk till de tio mest lästa artiklarna. Hur kontaktar jag Mamut Supportcenter? Ta kontakt via programmet Det enklaste sättet att ta kontakt med Mamut Supportcenter är via programmet. I fokusområdet Mamut Supportcenter kan du hitta svar på dina frågor samt skapa nya ärenden. Status och svar på dina ärenden hittar du på samma ställe. Du måste vara ansluten till Internet för att använda denna funktion. Ta kontakt via e-post: Om du inte hittar svar på din fråga på Mamut Information Desk eller i artikeldatabasen på Internet, kan du skicka den till support@mamut.se. Ta kontakt via telefon: Supporttelefonen är öppen från kl alla vardagar. De flesta frågor besvaras som regel under samtalet, men vid speciella förfrågningar kommer vi att anteckna frågan och kontakta dig när vi har en lösning på problemet. Ta kontakt via fax: Om du inte har tillgång till Internet kan du skicka din förfrågan på fax till Mamut Supportcenter. Du kommer då att få svar på fax. Lämna då gärna ett telefonnummer där du kan nås mellan kl , då det kan hända att vi behöver mer detaljer för att kunna ge dig den rätta lösningen. Brev kan skickas till: 22 Mamut AB Box Stockholm

24 Mer information Mamut Serviceavtal säkrar dig en enklare vardag Mamut Serviceavtal säkrar att du alltid är förberedd och har full kontroll i alla situationer du eller ditt företag möter. Uppdateringar med ändringar från myndigheterna Vi ser till att ditt Mamut-system alltid är uppdaterat i förhållande till nya regler, momsändringar och blanketter. Omfattande dokumentation vid sådana ändringar säkrar en enkel anpassning. Ny funktionalitet Mamuts system utvecklas kontinuerligt i takt med teknologisk utveckling, nya normer, respons från användare och nya trender. Vi säkrar dig en modern lösning som förenklar din vardag. Mamut Supportcenter Vi lägger stor vikt vid att du som Mamut-användare ska ha en professionell och snabb avdelning för användarstöd som besvarar eventuella frågor som kan uppstå. Med Mamut Serviceavtal får du användarstöd via telefon, fax, e-post, Internet och direkt från programmet. Mamut Information Desk I programmet hittar du en nyhetskanal som via Internet dagligen ger dig uppdaterad information, nyheter och användartips som är direkt relaterade till ditt program och arbetsområde. Mamut Information Desk innehåller även en direktlänk till Mamut Supportcenter. Användartips Med jämna mellanrum kommer du att motta e-postmeddelanden med tips om användning av Mamut-systemen, nyheter inom produktserien och annan nyttig information. Mamut Kunskapsserie Mamut publicerar kunskapsbroschyrer inom en rad temaområden som exempelvis ändringar från myndigheter, effektiv användning av systemet och nya trender. Specialerbjudande Mamut ger dig även specialerbjudande på Mamut-produkter samt relaterade produkter från marknadsledande programvaruleverantörer. 23

25 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system Övriga manualer och guider 24 Mamut Kunskapsserie Mamut uppdaterar användardokumentationen fortlöpande. Uppdateringarna är nödvändiga för att dokumentationen ska överensstämma med ny och uppdaterad funktionalitet i programmet, nya lagar och regler samt erbjuda nyttiga tips som kan förenkla din vardag. Den senaste versionen av manualerna och guiderna publiceras på Mamuts webbsidor med jämna mellanrum; varifrån de kan laddas ner kostnadsfritt. För att ladda ner något av dessa dokument navigerar du till sidan Download på Mamuts webbplats: På Mamuts nedladdningssida hittar du länken till dokumentation och guider längst ner: Mamut Business Software - Dokumentation & Guider. Här hittar du en lista över manualer och guider som kan hjälpa dig att få bättre förståelse för särskilda delar av programmet. Mamut Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar Mamut erbjuder en rad tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar som kan hjälpa ditt företag att dra full nytta av Mamut Business Software. Dessa är tillgängliga för alla som använder produkter ur Mamut Enterprise-serien och som behöver mer avancerad funktionalitet än den som är inkluderad i standardprogrammet. Mamut publicerar dessutom manualer och guider om tilläggsprodukterna och Enterpriseutökningarna på Mamuts webbsidor. Dessa uppdateras regelbundet med ändringar, uppdateringar och ny funktionalitet. Du får tillgång till denna dokumentation kostnadsfritt på Mamuts webbsidor: När du har navigerat till sidan Download klickar du på länken Mamut Tilläggsprodukter - Dokumentation & Guider, där du hittar nyttiga manualer och guider om Mamuts Enterprise-utökningar och tilläggsprodukter. Kom i gång med Mamut Online Desktop Detta kunskapshäfte ger en introduktion till Mamut Online Desktop. Du får en kort beskrivning om hur du kommer i gång, inställningarna som måste definieras i Mamut Business Software samt på Mamut Online Desktop. Du får dessutom information om hur du kan anpassa systemet efter dina egna behov. Du hittar även en beskrivning av de olika arbetsområdena samt hur du navigerar på Mamut Online Desktop. Du får tillgång till denna dokumentationen kostnadsfritt på våra webbsidor: Alla manualer och guider som produceras av Mamut syftar till att ge dig en översikt över det aktuella ämnet samt nödvändig information och nyttiga tips för att öka din kunskap. De är utformade för att vara så användarvänliga som möjligt och öppnas som PDFdokument i ditt webbläsarfönster anpassade efter din skärmstorlek. Informationen är strukturerad för att tillåta enkel navigering.

26 Mer information Mamut Academy Kurstyper på Mamut Academy Mamuts kursverksamhet heter Mamut Academy. Mamut AB levererar kompletta lösningar för ekonomistyrning, försäljning/kunduppföljning, inköp/logistik, lön/personal, tidrapportering/projekt samt skatt/privatekonomi. Kursverksamheten Mamut Academy är ett erbjudande till dig som vill arbeta så effektivt som möjligt med Mamut Business Software och tillhörande arbetsområden. Nu kan du och dina medarbetare få möjlighet att utnyttja alla funktionerna i Mamut-systemen, något som både stimulerar verksamheten och dig som jobbar med systemet! Startkurs Denna kurs är anpassad för nya användare av Mamut Business Software. Kursen ger en inblick i hur programmet är strukturerat samt ger en bra introduktion till hur man kommer igång på bästa sätt. Grundkurs Dessa kurser berör vissa fackområden i produktserien Mamut Business Software. Grundkurserna ger deltagaren en grundlig inblick i de olika delarna av Mamut-systemen. Detta ger goda förutsättningar för att effektivisera arbetet i systemet. Fortsättningskurs Dessa kurser berör områden som inte behandlas i grundkurserna. Fortsättningskurserna ger djupgående kunskap om systemets avancerade funktioner. Kurspaket Kurspaketen inriktar sig mot enskilda system i produktserien Mamut Business Software. Kurserna ger deltagaren en helhetsförståelse för det aktuella systemet. Ett kurspaket består av ett antal fristående kurser. Företaget kan skicka olika deltagare på de olika kursdagarna, om detta skulle vara aktuellt. Kurser av typen Mamut Lön kan inte ingå i ett kurspaket. Mamut Lön-kurs Dessa kurser behandlar endast Mamut Lön. Välj kurs efter dina tidigare kunskaper. I kursprogrammet finns något som passar alla användare, från nybörjare till van användare. Kurser i Mamut Lön ingår inte i vissa kurspaket. Specialkurs Specialkurserna behandlar särskilda ämnen inom ett eller flera arbetsområden och/eller program. 25

27 Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system Företagsanpassad kurs På förfrågan kan vi ordna skräddarsydda kurser för ditt företag eller organisation. Detta kan vara givande om din verksamhet har säregna rutiner eller många från samma organisation behöver utbildning i Mamut-programmet. En företagsintern kurs ger dina medarbetare en grundlig utbildning i effektiv användning av Mamut Business Software i ditt företag. Vi kan hålla företagskurser i dina lokaler eller i våra kurslokaler som är utrustade med all nödvändig utrustning. Onlinekurs Utöver vanliga kurser erbjuder Mamut även onlinekurser. Du kopplar upp dig till kursen via din egen dator (hemifrån eller på kontoret) och har möjlighet att ansluta till en telefonkonferens för ljud. Det är värt att notera att denna kurs fokuserar på visning/genomgång av funktionalitet medan den praktiska träningen sker på kursdeltagarens eget initiativ efter avslutad kurs. Mer information hittar du här: För mer information om Mamut Academy, eller för att få tillskickad vår kurskatalog/kursplan, kontakta oss på telefon eller via e-post: academy@mamut.se. Du kan även hitta information på våra hemsidor: Alla kursdeltagare får ett kursbevis för deltagandet. Videohandledning Mamut erbjuder dig möjligheten att på våra webbsidor se videohandledningar. Mamuts kostnadsfria videohandledningar ger dig och dina kollegor korta videoklipp som behandlar de vanligaste frågorna. Videoklippen innhåller korta och tydliga instruktioner som demonstrerar systemets olika processer. Du hittar en lista över alla videoklipp här: Om du har behov för handledning i ett särskilt ämne, kontakta oss på academy@mamut.se. 26

28 Mamut Alliance Partners Mamut (OSE MAMUT ) grundades 1994 och är en ledande leverantör av administrativa programlösningar samt Internetbaserade tjänster till små och medelstora företag i Europa. Mamut erbjuder kompletta och användarvänliga lösningar till marknadens bästa priser i förhållande till prestanda med integrerade lösningar för ekonomistyrning/redovisning, säljstöd, kund- och kontaktuppföljning (CRM), inköp/logistik, lön/personal, projektstyrning, e-handel, domäner, e-post och webbhotell. Fler än kunder i Europa förenklar arbetsdagen med lösningar från Mamut. Ytterligare information om Mamut och företagets produkter hittar du på Copyright Mamut. Alla rättigheter. Med reservation för ändringar. Mamut och Mamut-logon är registrerade varumärken av Mamut. Alla andra varumärken är registrerade varumärken för respektive företag. Ett företag i