Redovisning. Mamut Kunskapsserie Kom i gång med redovisning i Mamut Business Software

Transkript

1 Redovisning Mamut Kunskapsserie Kom i gång med redovisning i Mamut Business Software

2 Kom i gång med redovisning i Mamut Business Software INNEHÅLL VÄLKOMMEN... 1 VIKTIGA VERKTYG I PROGRAMMET... 2 KOM I GÅNG... 3 NAVIGERING...3 RÄKENSKAPSÅR OCH MOMSPERIODER...4 KONTANTMETODEN...6 OMVÄND SKATTSKYLDIGHET...6 NUMRERING AV VERIFIKAT...8 SKAPA ETT NYTT KONTO I KONTOPLANEN...9 EGENSKAPER FÖR KONTOPLAN KOM I GÅNG MED VERIFIKATREGISTRERING INGÅENDE BALANS TIPS OCH TRICKS REGISTRERA KONTAKTER REGISTRERA PRODUKTER REGISTRERA PRISER PÅ PRODUKTER ELLER TJÄNSTER I

3 .. Postadress: Mamut AB Box Stockholm Tlf: Fax: Internet: E-post: Besöksadress: Kungsgatan 24, 2 tr Stockholm Mamut Support: För information om produktanvändning. Tlf: Fax: Mamut Lön Support tlf: Internet: E-post: support@mamut.se Försäljning: Tlf: (Gratisnummer) Internet: E-post: info@mamut.se Fax: Mamut AB. Alla rättigheter. Med förbehåll om ändringar/fel. Mamut och Mamut-logotypen är registrerade varumärken. Alla andra varumärken är registrerade av respektive företag. II

4 VÄLKOMMEN VÄLKOMMEN Detta kunskapshäfte är utformat för att ditt företag ska få största möjliga utbyte av Mamut Business Software och för att hjälpa dig igång så fort som möjligt. Observera att detta dokument inte ersätter introduktionsmanualerna. Ditt serviceavtal garanterar dig dessutom tillgång till vår artikeldatabas som du hittar på vår webbplats: Här kan du söka efter svar på dina frågor om inställningar och användning av Mamut Business Software. Du har dessutom möjligheten att ringa till Mamut Supportcenter på Vi erbjuder även kurser i användning av programmet. En fullständig lista över vårt kursutbud hittar du på Mamut Academys webbplats: Om du har frågor eller kommentarer om denna guide eller andra hjälp-verktyg i Mamut, var god skicka ett e-postmeddelande till support@mamut.se. Få största möjliga utbyte av funktionaliteten För att till fullo utnyttja funktionaliteten i Mamut Business Software rekommenderar vi att du lär känna de olika inställningarna. Du kan installera den medföljande exempeldatabasen via Arkiv - Databasverktyg - Exempeldatabas. Du kan även skapa en testdatabas genom att göra en kopia av din egen databas. Detta gör du genom att navigera till Arkiv - Ny företagsdatabas och skapa ett lämpligt alias för databasen, t.ex. "Testdatabas". Du kan sedan undersöka vilka inställningar som passar ditt företag bäst genom att gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul. Du kan läsa mer om detta i introduktionsböckerna, i artikeldatabasen, eller genom att kontakta Mamut Supportcenter. 1

5 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE VIKTIGA VERKTYG I PROGRAMMET Du hittar samma verktyg i det översta verktygsfältet i de flesta moduler i Mamut Business Software. Här följer en översikt över de viktigaste verktygen. IKON FUNKTION FÖRKLARING Ny Lista Spara Ångra Ta bort Sök Urval av/på Urvalsinställningar Första Förra Nästa Sista Skriv ut Inställningar Sortering Hjälp Avsluta Skapar ett tomt registreringskort för registrering av ny enhet i registret. Visar en sorterbar/sökbar lista över alla enheter i registret. Pilen till vänster visar de tio senaste redigerade enheterna. Sparar ändringar i registret. Jobbar du med flera fönster samtidigt är det viktigt att spara innan du byter fönster. Tar bort alla ändringar du har gjort på kortet sedan du sparade senast. Tar bort den enhet du har valt i registret. Observera att du inte kan ta bort enheter som har en referens till andra moduler. Låter dig söka efter enheter i registret med ett urval sökkriterier. Aktiverar/inaktiverar det urval som har definierats i Urvalsinställningar. Bestäm ett urval utifrån egenskaper i enheterna. När urvalet aktiveras kommer enbart de enheter med dessa egenskaper att vara tillgängliga i registret. Flyttar till första enhet i registret. Flyttar till föregående enhet i registret. Flyttar till nästa enhet i registret. Flyttar till sista enhet i registret. Utskrift av ett flertal enklare rapporter i registret. I de flesta moduler kan du anpassa utseende och funktionalitet efter eget tycke och smak. Sortera registret utifrån nummer eller namn, vilket du väljer med pilen till höger. Öppnar hjälpfilen. Kom ihåg att du också kan trycka [F1] för hjälp i varje fönster. Avslutar modulen och sparar registreringarna. 2

6 KOM I GÅNG KOM I GÅNG Navigering Nedan följer information om vad du måste göra för att använda redovisningsmodulen i Mamut Business Software på ett effektivt sätt. Eftersom det finns många olika alternativ bör du kontrollera med din revisor för att försäkra dig om att denna process passar för just ditt företag. Du kan dessutom anmäla dig till seminarier på Mamut Academy för att få mer detaljerade instruktioner om hur du använder funktionerna i programmet. Observera att alla navigationshänvisningar i denna guide förutsätter att du börjar från verktygsraden överst i programfönstret. Du kan även navigera genom programmets funktioner via Skrivbordet i Mamut Business Software. Klicka på de olika fokusområdena i menyn till vänster i programfönstret för att navigera vidare genom de olika modulerna. Obs! Det är viktigt att du läser hela dokumentet innan du börjar med dina inställningar. 3

7 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE Räkenskapsår och momsperioder Räkenskapsår bestämmer du i guiden för ny företagsdatabas, eller om du senare skapar en ny företagsdatabas. Du väljer samtidigt momsperioder. Vanligtvis bör du använda de värden som föreslås av programmet. Obs! Det är viktigt att du kontrollerar räkenskapsår och momsperioder innan du börjar bokföra i programmet. Du kan kontrollera dessa genom att välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter välja fliken Perioder. Läs mer nedan om vad du måste göra om inställningarna är fel. Nytt räkenskapsår Ofta är det praktiskt att skapa det nya räkenskapsåret i god tid och senast innan du ska börja bokföra i det nya året. Två månader innan årets slut får du en påminnelse som frågar om du vill skapa ett nytt räkenskapsår. Om du svarar ja skapar systemet ett nytt räkenskapsår. Så här skapar du ett nytt räkenskapsår: 1. Välj Visa - Inställningar - Redovisning. 2. Klicka Ny på fliken Perioder. 3. Systemet föreslår nästkommande räkenskapsår samt momsperioder. 4. Klicka OK. Räkenskapsåret har nu skapats. Vanligtvis ska du inte ändra den information som föreslås. Du kan klicka Visa år, period och momsinställning om du vill kontrollera redovisnings- och momsperioderna. 4 Brutet räkenskapsår Med brutet räkenskapsår menas ett räkenskapsår - 12 månader - som avviker från kalenderåret, till exempel från 1 april till 31 mars. Begreppet används också om förkortat eller förlängt räkenskapsår i samband med övergång till brutet räkenskapsår (se nedan). Startmånaden för det första räkenskapsåret anges i guiden för att skapa en ny företagsdatabas och kan justeras med hjälp av proceduren ovan om du inte har tagit räkenskapsåret i bruk eller skapat nästa räkenskapsår. Därefter styrs startmånaden av föregående års slutmånad.

8 KOM I GÅNG Du bör kontakta din revisor innan du skapar ett brutet räkenskapsår. Om du tidigare har använt kalenderår och vill gå över till brutet räkenskapsår kan du använda förkortat eller förlängt räkenskapsår under övergången. När du skapar ett nytt räkenskapsår enligt ovannämnda beskrivning kan du justera årets längd genom att ändra fältet t. o. m. (till och med). När du har tagit räkenskapsåret i bruk eller skapat nästa räkenskapsår kan du inte ändra räkenskapsårets längd enligt denna procedur. Ändra räkenskapsår och momsperioder Du kan också redigera räkenskapsår och momsperioder, men bara innan du börjar bokföra redovisningsdata. Du måste veta vilken den första och sista månaden i ditt räkenskapsår är, samt antal momsperioder och när den första momsperioden startar. Denna information är nödvändig för dina inställningar. Om du är osäker bör du kontakta din revisor. Obs! Du kan inte ändra räkenskapsår eller momsperioder när du har överfört verifikat till huvudboken. Ändra räkenskapsår och momsperioder: 1. Gå till Visa - Inställningar - Redovisning. 2. Se till att fliken Perioder är aktiv och klicka på Redigera. 3. I fönstret som öppnas kan du ändra första och sista månaden i räkenskapsåret samt antal momsperioder. Räkenskapsåret följer vanligtvis kalenderåret. Läs mer om brutet räkenskapsår ovan. Du har nu ändrat räkenskapsår och momsperioder. 5

9 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE Kontantmetoden Skatteverket beskriver kontantmetoden som "en enklare metod än huvudmetoden" och att den innebär "att du bokför inköp och försäljning när betalning sker." Skatteverket påpekar vidare: "Vid räkenskapsårets slut måste du dock bokföra då obetalda skulder och fordringar." Kontantmetoden i programmet Var uppmärksam på att du bara kan ändra mellan kontant- och faktureringsmetoden i början av ett räkenskapsår som inte innehåller några bokföringsposter. Mer ingående information om regelverket rörande perioder och avgränsningar i förbindelse med kontantmetoden hittar du på Skatteverkets webbplats. Momsbokföringsmetod kan väljas via Visa - Inställningar - Redovisning - Modulinställningar - Kontantmetod. 6 Markera eller ta bort markeringen i rutan Kontantmetod. För mer information om de nya reglerna rörande kontantmetoden, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats. Omvänd skattskyldighet Från 2007 ska en ny skattedeklaration användas. För mer detaljerad information om den nya skattedeklarationen, gå till Skatteverkets webbplats: Vad innebär omvänd skattskyldighet? Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska redovisa och betala momsen. Syftet med omvänd skattskyldighet är att förhindra att en köpare gör olovliga avdrag för moms som inte betalas av säljaren. Du ska tillämpa omvänd skattskyldighet när du säljer tjänster som omfattas av förslaget till någon som i sin tur säljer sådana tjänster. För mer information om vem som ska tillämpa omvänd skattskyldighet, vilka tjänster som berörs, avdrags- och återbetalningsrätt, när reglerna träder i kraft samt övergångsbestämmelser, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats. Omvänd skattskyldighet i programmet Du måste använda rätt momsbehandling för att få automatik i redovisningen. I programmet finns momskoder som överensstämmer med de nya reglerna för omvänd skattskyldighet. Momskoderna hittar du under Visa - Inställningar - Redovisning - Redovisningsinställningar - Anpassning och underhåll av momssatser.

10 KOM I GÅNG Obs! Var uppmärksam på att använda rätt momskoder när du fakturerar och bokför med omvänd skattskyldighet. Momsrapporten/skattedeklarationen i programmet stöder deklarering enligt reglerna för omvänd skattskyldighet, förutsatt att du har använt rätt momskoder i din bokföring. Deklarationen kan du ta ut genom Rapportmodulen, där du kan välja Skattedeklaration - momsrapport som är anpassad efter det nya regelverket. Tips! Programmet kan skapa XML-filer som kan användas för Elektronisk skattedeklaration via Internet. Enklaste sättet att arbeta med omvänd skattskyldighet är att upprätta specifika produkter som du använder dig av vid försäljning som faller inom ramarna för omvänd skattskyldighet. Så här gör du för att skapa nya produkter: 1. Gå via Visa - Produkt - Produktregister. 2. Klicka på knappen Ny. 3. Välj vilket produktnummer den nya produkten ska ha och namnge produkten. 4. I rullgardinsmenyn för Utgående moms väljer du Försäljning när köparen är skattskyldig i Sverige (41). 5. Gör övriga inställningar du önskar på produkten. 6. Spara inställningarna. Du kan nu använda de nya produkterna när du ska fakturera en kund med omvänd skattskyldighet. Tips! Du kan även upprätta ett eget försäljningskonto med en momshantering som behandlar omvänd skattskyldighet. Försäljningskontot kan sedan användas på specifika produkter. När du ska fakturera en kund där omvänd skattskyldighet gäller använder du dessa produkter. 7

11 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE Numrering av verifikat Verifikatnumrering administreras via Redovisningsinställningarna. Välj Visa - Inställningar - Redovisning - Redovisningsinställningar - Verifikationstypsinställn. och nummerserier. Välj därefter fliken Nummerserier. Du kan numrera verifikat på tre olika sätt. En nummerserie för varje verifikattyp En nummerserie för varje verifikattyp, med användardefinierade intervaller Gemensam nummerserie för alla verifikattyper Vilket numreringssätt du ska välja beror till stor del på mängden verifikat som ska registreras inom det kommande året. Obs! Inställningarna blir låsta när du börjar bokföra verifikat. Det är därför viktigt att rätt numrering anges innan modulen för Verifikatsregistrering öppnas. En nummerserie för varje verifikattyp Anges som standard då ny företagsdatabas skapas. Varje verifikattyp har då sin egen nummerserie som börjar på 1 (eller en användaridentifierad initial), vilket gör att du enkelt kan identifiera de olika verifikaten. I det här fallet blir den unika nyckeln för verifikaten deras initial och ordningsnummer, till exempel B2 för bankverifikat nummer två. Har man många verifikat varje år kan de löna sig att ha en nummerserie per verifikattyp. 8

12 KOM I GÅNG VER.TYP NR. VER. TYP NR. VER. TYP NR. B 1 UF 1 IF 1 B 2 UF 2 IF 2 B 3 UF 3 IF 3 B 4 UF 4 IF 4 B står för bank, UF för utgående faktura och IF för ingående faktura Gemensam nummerserie för alla verifikattyper Ifall du vill ha en gemensam nummerserie, oberoende av vilken verifikattyp det är bokfört på så kan du markera Gemensam nummerserie för alla ver.typer innan du öppnar verifikatsregistreringen eller börjar med fakturering i programmet. Verifikaten får nu löpande nummer oavsett verifikationstyp. Den unika nyckeln för ett verifikat blir i det här fallet själva ordningsnumret. VERIFIKATTYP B 1 UF 2 B 3 D 4 IF 5 NR. B står för bank, UF för utgående faktura, D för diverse och IF för ingående faktura. Skapa ett nytt konto i kontoplanen Så här skapar du ett nytt konto: 1. Välj Visa - Redovisning - Kontoplan. 2. Klicka på Ny. 3. Numrera kontot utifrån vilken placering den ska ha i redovisningsplanen och klicka OK. Kontot placeras automatiskt i redovisningsplanen baserat på det nummer du anger. Läs mer om redovisningsplanen ovan. 9

13 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE Du kan klicka Redigera på fliken Redovisningsplan för att se eller ändra kontots placering. 4. Skriv in Namn. Ett kort namn förklarar vad kontot ska användas till. Du kan även ändra på förklaringen på befintliga konton. 5. Använd fliken Anteckning om du behöver en mer utförlig beskrivning än själva namnet. 6. Klicka på Spara Du har nu skapat ett nytt konto. Egenskaper för Kontoplan Verktygsraden i fönstret Kontoplan Klicka på Ny för att skapa ett nytt konto. Läs mer om detta i eget avsnitt. 10 Klicka på Lista för att få en översikt över alla konton.

14 KOM I GÅNG Klicka på Radera för att ta bort konton som du inte använder dig av. Lägg märke till att vissa konton inte kan raderas, då dessa är Systemkonton. De används vid automatisk bokföring i programmets olika moduler. Obs! Undvik helst att radera konton. Välj istället att markera konton som Spärrat för registrering och Visa inte i verifikatreg. under fliken Avancerat. Kontona kommer då inte att synas vid verifikatsregistreringen. Klicka på Förhandsgranskning för att se en uppställning av kontoplanen. Du kan även välja att skriva ut kontoplanen från förhandsgranskningen. Tips! Du kan även välja att skriva ut rapporten via rapportmodulen. Välj Arkiv - Skriv ut och därefter rapporten Kontoplan, lista. Fält i fönstret Kontoplan Standard fokus hjälper dig att effektivisera verifikatsregistreringen. När du registrerar ett verifikat kommer denna inställning att leda dig till rätt fält. Debet är vanligast för kostnader och Kredit för intäkter. Momshantering låter dig koppla det aktuella kontot till en särskild momskod. När du senare använder kontot i Verifikatregistreringen dras momsen från beloppet och bokförs på det momskonto som angetts för den momskod du väljer här. Det kan vara en god idé att välja att registrera momsunderlag netto. Detta gör du i användarinställningarna för verifikatsregistrering. Därmed läggs istället avgiften till. Obs! I Företagsinställningarna kan du ange om företaget är Momspliktigt eller inte. Om du väljer alternativet Ej momspliktig blir du tillfrågad om du vill sätta momskoden 'Avgiftsfri' på alla konton. Om företaget inte är momspliktigt rekommenderar vi att du svarar Ja. Om du svarar Nej kommer momsberäkning att ske vid registrering av verifikat i verifikatmodulen eftersom inställningen styr om momsen ska beräknas vid indirekt bokföring av transaktioner (i modulerna för Faktura och Inköp). Om du valde Ej momspliktig då du skapade företagsdatabasen kan du i efterhand gå in i företagsinställningarna för att ange momskoden "Ingen" på alla konton. Välj först Momsregistrerad för att få frågan. Fälten Projekt och Avdelning låter dig koppla all bokföring på kontot mot ett särskilt projekt eller avdelning. Det du anger här blir standard för kontot och registrering på kontona kommer automatiskt att föras på projektet/avdelningen som du specificerat. Tips! Om du har flera företagsdatabaser, kan du med hjälp av funktionen Företagshantering (Arkiv - Databasverktyg) administrera de olika kontoplanerna samtidigt. Läs mer om Företagshantering i eget avsnitt. Flikar i fönstret Kontoplan Redovisningsplan Klicka på Ändra kontouppställningen om du vill ändra i redovisningsplanen. Genom att högerklicka på någon klass eller grupp har du möjlighet att skapa nya, ta bort eller ange nya namn. 11

15 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE Funktionen Föreslå kontouppställning återskapar den redovisningsplan som programmet automatiskt föreslog. SRU Alla konton är knutna mot en SRU-kod som bland annat används till deklarationen. Enligt nya regler från 2008 kommer deklarationen att innehålla fler fält samt både 3- och 4-siffriga SRU-koder. Varje huvuddel av deklarationen kommer därmed att få olika SRU-koder. Genom att gå till Visa - Inställningar - Redovisning - Redovisningsinställningar - Rapporter kan du i rullgardinsmenyn SRU-kod välja bolagsform. Om du vill använda din gamla SRU-kodsuppställning, väljer du Egendefinierade SRU. När du har sparat dina ändringar kommer kontoplanen att anpassas automatiskt till de nya SRU-koderna, därmed kommer alla rapporter att baseras på de nya koderna. Avancerat Reskontrafunktion: Du kan välja mellan Kund och Leverantör i rullgardinsmenyn. Bokföring på ett konto med reskontrafunktion kommer automatiskt att generera en post i reskontran. Standard (Std.) motkonto: Om du alltid vill ha automatisk motkontering till ett konto, väljer du motkontering från denna lista. Genom att till exempel registrera 1910 Kassa som Standard motkonto på konto 6110, Kontorsmaterial, slipper du 12

16 KOM I GÅNG att registrera 1910 som motkonto när du bokför manuellt i verifikatsregistreringen. Mamut Validis: Fältet används för att koppla konton mot kontogrupper som används av Mamut Validis för vidarebehandling. Mamut Validis analyserar kontona på bakgrund av särskilda regler. Det är därför viktigt att kontot kopplad mot rätt kontogrupp. Valuta: Här kan du välja vilken valuta du vill knyta till ett balanskonto. Momskod: Du kan knyta kontot mot en momskod, så att momsen räknas ut automatiskt. I förbindelse med reglerna angående omvänd skattskyldighet, hittar du nu även alla momskoder som är relevanta för omvänd skattskyldighet i rullgardinsmenyn. Var uppmärksam på att använda rätt koder när du fakturerar och bokför med omvänd skattskyldighet. Mer information om omvänd skattskyldighet hittar du i avsnittet "Omvänd skattskyldighet". Funktioner på fliken Avancerat: Spärrat för registrering: Sätter kontot som inaktivt, vilket innebär att det inte kan användas i verifikatregistreringen. Momskod spärrad: När du väljer detta kan du inte hoppa över momskoden i verifikatregistreringen. Visa inte i verifikatreg.: Om denna ruta är markerad kommer inte kontot att visa verifikatlistan vid verifikatregistrering. Det är dock fortfarande möjligt att bokföra verifikat på kontot om du skriver kontonumret direkt i verifikatet. Betalning: Om du markerar här, och i tillägg sätter begränsningar på verifikattyper, kan du inte bokföra verifikattyper med begränsningar på detta konto. Bankavstämning: Markeras om du vill använda bankavstämningsfunktionen för att stämma av detta konto. Läs mer om bankavstämningsfunktionen i eget avsnitt. Projekt obligatoriskt: Kryssa för här om du vill att det ska vara obligatoriskt att ange projekt på kontot. Avdelning obligatoriskt: Kryssa för här om du vill att det ska vara obligatoriskt att ange avdelning på kontot. Anteckning Konsekvent användning av de olika kontona är viktig för korrekt utförd bokföring. Kontonamnet räcker ofta inte till för att förklara vad kontot ska användas till. Använd denna flik för att ge en mer utförlig beskrivning av kontot. Du kan även redigera förklaringen på andra, befintliga konton om det behövs. 13

17 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE Kom i gång med verifikatregistrering Termen verifikat - alternativt verifikation - syftar i redovisningssammanhang till alla affärshändelser i en verksamhet. Ett verifikat är alltså en skriftlig handling som dokumenterar t.ex. inköp och försäljning, det vill säga, kvitton och fakturor. När verifikatet har registrerats bokförs dessa i huvudboken. Verifikatregistreringsmodulen - som du hittar via Visa - Redovisning - Verifikatregistrering - är den viktigaste modulen att lära sig om man ska använda Mamut som redovisningssystem. Börja registrera verifikat direkt Med Mamut kan du börja registrera verifikat direkt efter installationen. Programmets verifikatregistrering levereras med grundinställningar som låter dig arbeta med ditt företags verifikat på ett enkelt och effektivt sätt. När du installerade ditt Mamut-program installerades även en kontoplan som innehåller alla redovisningskonton som behövs. Om du inte har valt en av de specialanpassade kontoplanerna i installationsfasen, installeras den standardiserade BAS-kontoplanen. Ingående balans Om ditt företag inte är helt nystartat måste en stor mängd data överföras innan du kan börja arbeta med Mamut. Denna data omfattar till exempel kunder, leverantörer, produkter, reskontraposter samt en ingående balans. Om du tidigare har använt ett annat redovisningssystem och vill föra in balansen i ditt Mamut-program rekommenderar vi att du först skapar det föregående räkenskapsåret samt registrerar en utgående balans från detta år. Därefter överför du den utgående balansen till det nya räkenskapsåret. På så sätt registreras rätt data i redovisningsrapporterna. De ingående balansen registrerar du via verifikattypen Ingående balans. Eftersom den ingående balansen vanligtvis registreras i början av ett nytt räkenskapsår kan det vara praktiskt att planera överföringen till slutet av ett räkenskapsår. Ingående balans går också att föra in mellan två redovisningsperioder eller momsperioder. Hur många redovisnings- och/eller momsperioder ditt företag ska förhålla sig till beror på verksamhetens omsättning. Mer information om redovisningsperioder hittar du på Skatteverkets webbplats. Nedan följer en kortfattad beskrivning av de centrala delarna av verifikatregistreringen som du bör bekanta dig med innan du börjar arbeta i Mamut. 14 Viktiga funktioner i verifikatregistreringen Kontokolumnen: I kontokolumnen kan du skriva in kontonummer eller kontonamn. När du skriver in kontonamn öppnas kontoplanen automatiskt i ett eget fönster. Kontoplanen är sorterad i alfabetisk ordning efter den bokstav som du har skrivit in. Genom att skriva in 1510 visas din kundlista för bokföring av fordringar. Genom att skriva in 2440 öppnas din leverantörlista för bokföring av skulder. Läs mer om hur du registrerar ett verifikat i eget avsnitt. Snabbtangenter: För att förenkla och effektivisera arbetet i verifikatmodulen kan det vara en bra idé att använda snabbtangenterna som styr de viktigaste

18 KOM I GÅNG funktionerna i verifikatregistreringsmodulen. Du kan t.ex. öppna kontoplanen genom att trycka på - (minustecken) när kontokolumnen är markerad. Genom att trycka + öppnar du ett nytt verifikat, om det gamla balanserar. Observera att snabbtangenterna ändrar funktion beroende på var markören står i registreringsfönstret. En full översikt över alla tillgängliga snabbtangenter i verifikatregistreringen hittar du i eget avsnitt. Användarinställningar: Genom att klicka på ikonen Användarinställningar (alternativt snabbtangenterna Ctrl+I eller genom menyn Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Verifikatregistrering) kan du själv välja vilka kolumner som ska visas i verifikatregistreringsfönstret samt vilka funktioner som ska finnas tillgängliga där. Genom att t.ex. markera kryssrutorna under rubriken Fokus kan du välja var du vill att markören ska stanna. Tips! Genom att kryssa för alternativet Momskod visas den aktuella momskoden i en egen kolumn i verifikatregistreringsfönstret. Detta förenklar momsbokningen i förhållande till momsrapporten. Läs mer om användarinställningarna i verifikatregistreringsmodulen i eget avsnitt. 15

19 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE Moms I Mamut sköts momshanteringen automatiskt. Det betyder att du väljer ett konto som är inställt till att fördela bruttobeloppet på huvudkontot (t.ex. 3051) och momsen på momskontot (2611). Du garanteras därmed en korrekt momsrapport samt att kopplingen mellan de inrapporterade koderna beräknas på rätt sätt. I användarinställningarna (se ovan) kan du markera alternativet Registrera momsunderlag netto (utan moms) för att registrera nettobeloppet på konton som registrerats med en momskod. Momsen beräknas och adderas som en egen rad i verifikatregistreringen. Nedan följer två exempel på verifikatregistrering med automatisk momshantering där alternativet Registrera momsunderlag netto (utan moms) inte är aktiverat i användarinställningarna: Utgående faktura: Välj konto 3051 med momshantering 1. Momspliktig försäljning 25%. Momssatsen är standard för kontot. I fältet Kredit skriver du in bruttobeloppet inklusive moms, t.ex kr. Den automatiska momshanteringen ser till att kr bokförs på konto 3051 samt 250 kr bokförs på konto

20 KOM I GÅNG Ingående faktura: Välj konto 4011 med momshantering 5. Ingående moms 25%. Momssatsen är standard för kontot. I Debet-fältet skriver du in bruttobeloppet inklusive moms, t.ex kr. Den automatiska momshanteringen ser till att kr bokförs på konto 4011 samt 500 på konto Om du har skrivit fel belopp kan du på ett enkelt sätt korrigera det i efterhand - systemet ser till att en ny och korrekt fördelning av beloppet görs till konto När alla verifikat har registrerats överförs de genom att klicka på ikonen Överför till huvudboken eller genom snabbtangenterna Ctrl+H. Verifikatmallar I företag av en viss storlek kommer det som regel att registreras flera likadana verifikat, med små variationer. En verifikatmall låter dig skriva in denna varierande information och skapa ett eller flera verifikat efter den angivna mallen. Typiska exempel är bokföring av återkommande fakturor, periodisering av hyra eller avskrivning på investeringar. Läs mer om verifikatsmallar under "Om verifikatmallar". Integrerat system I Mamut är det enkelt att gå från en modul till en annan för att se detaljer för de olika transaktionerna. Exempel på detta är knappen Gå till faktura som tar dig till originalfakturan när du har markerat en kundfordring i reskontran, eller knappen Gå till reskontra när du har valt ett verifikat mot reskontran i huvudboken. 17

21 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE Ingående balans Ingående balans registreras vanligtvis i starten av ett nytt räkenskapsår, men kan även registreras om programmet börjar användas under ett räkenskapsår. I den grad det är praktiskt möjligt, rekommenderas du att starta en ny redovisning i början av ett nytt räkenskapsår. Om du ska byta från ett annat system kan det vara praktiskt att planera överföringen till slutet av ett räkenskapsår. Ingående balans går också att föra in mellan två redovisningsperioder eller momsperioder. Hur många redovisnings- och/eller momsperioder ditt företag ska förhålla sig till beror på verksamhetens omsättning. Mer information om redovisningsperioder hittar du på Viktigt! Om du vill ändra inställningarna för momsrapporteringsperioder - enligt momsreglerna för måste du göra ändringarna innan du stänger första redovisningsperioden. Momsperiod väljer du i installationsguiden när du installerar programmet, eller - om du redan använder programmet - genom att välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter klicka på knappen Redigera i verktygsraden. Tips! Innan du registrerar ingående balans bör du först registrera kunder och leverantörer i Kontaktmodulen. Detta gör det enklare att registrera kundfordringar och leverantörskulder. Om du dessutom använder Lagermodulen, det vill säga säljer produkter från lager, bör du även registrera alla aktuella produkter innan du går vidare med ingående balans. Innan du börjar att registrera kunder och produkter kan du kontrollera inställningarna genom att gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul och därefter Kontaktuppföljning, Produkt eller Inköp. Läs mer nedan. Ingående balans när man skapar en ny företagsdatabas När du ska registrera ingående balans manuellt använder du ver.typ Ingående balans (IB) i Verifikatsregistreringen. Obs! Denna procedur gäller endast när man skapar en ny företagsdatabas, och inte vid årsbokslut. Vid årsbokslut blir den ingående balansen för det nya räkenskapsåret automatiskt inlagd (läs mer om detta i avsnitt "Överför preliminär ingående balans"). 18

22 KOM I GÅNG Så registrerar du Ingående balans vid räkenskapsårets början: 1. Välj Visa - Redovisning - Verifikatregistrering. 2. Klicka på Ny för att skapa ett nytt verifikat i Verifikatsregistreringen. 3. Välj verifikationstyp Ingående balans. 4. Välj önskad period, räkenskapsår och datum. Om du till exempel har skapat en ny företagsdatabas och ska lägga in ingående balans per 1/1-08, väljer du period 1, räkenskapsår 2008 och datum 1/ Börja med att registrera balansen på tillgångskontot (debet). Detta gäller konton 1000 till När du kommer till konto 1510 (kundfordringar) kan alla fordringar läggas in som egna verifikatslinjer. Alternativt kan du skapa ett nytt konto - exempelvis och registrera totalsumman av alla fakturor. Mer information får du i avsnittet "Skapa ett nytt konto i kontoplanen". När du knappar in konto 1510 och väljer önskad kund öppnas ett fönster som ber om fakturanummer. Detta måste fyllas i om du vill få korrekt reskontra. 7. När balansen är registrerad på tillgångskontot lägger du in skuld och egenkapital (kredit). Detta gäller konton 2000 till Leverantörsskulder (konto 2440) kan läggas in med egna verifikatslinjer på samma sätt som kundfordringarna. Du kan även här välja att skapa ett nytt konto (till exempel 2441) på vilket du kan registrera de gamla leverantörsskulderna som en klumpsumma. 8. Klicka på Överför till huvudbok. Den ingående balansen har nu registrerats. Så registrerar du Ingående balans under räkenskapsåret: 1. Välj Visa - Redovisning - Verifikatregistrering. 2. Klicka på Ny för att skapa ett nytt verifikat i Verifikatsregistreringen. 3. Välj verifikationstyp Ingående balans. 4. Om du ska börja mitt i ett räkenskapsår, till exempel 1/7-07, måste du ta med dig siffrorna från egen balans per 30/6-07. Lägg in balansen i perioden innan du börjar använda programmet (följ proceduren ovan). Du rekommenderas att bokföra på en period där momsrapporten redan har levererats. 5. På vissa konton kommer det nu att dyka upp en momskod, till exempel på konto 3041 och Detta är poster som redan varit momsbelagda. För att komma 19

23 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE runt detta, använder du [TAB]-tangenten fram till fältet Momshantering och markerar detta fält med 0. Ingen. Posterna kommer då inte att momshanteras. 6. Klicka på Överför till huvudbok. Den ingående balansen har nu registrerats. Det rekommenderas att du för ingående balans som ett verifikat, och inte delar upp det på flera IB-nummer. Med andra ord, lägg in all ingående balans som IB1 och dela inte upp den i IB1, IB2, IB3 osv. Om du ändå väljer att lägga in ingående balans på flera verifikat måste du vara noga med att varje verifikat blir balanserat (debet=kredit). Om inte varje verifikat balanseras kommer verifikaten inte att kunna föras över till huvudboken. Preliminär ingående balans Överför sedan Preliminär ingående balans. Den preliminära ingående balansen används under tidsperioden efter att man har påbörjat ett nytt räkenskapsår men innan det föregående är avslutat och slutgiltig balans överförs. Genom att överföra ett preliminär ingående balans får du under denna tidsperiod bättre förutsättningar för att värdera företagets balansposter. Du kan läsa mer om ingående balans i avsnittet "Överför preliminär ingående balans". 20

24 TIPS & TRICKS TIPS OCH TRICKS Registrera kontakter Hur registreras en ny kontakt? När du registrerar en ny kontakt bestämmer du till vilken kategori kontakten ska tillhöra. Du kan alltså registrera en kontakt som både kund och leverantör utan att behöva registrera kontakten två gånger. För att få en bra översikt över kontakterna kan du använda filtret för att skilja mellan dessa två kategorier. Du kan då skriva ut en kontaktlista från rapportmodulen som ger dig en översikt över dina kunder, leverantörer eller båda delar, beroende på vilka kriterier du väljer i filtret. Bara kontaktnamnet är obligatoriskt. Den nedanstående proceduren beskriver en vanlig registrering av en ny kontakt. Du kan vidare läsa om olika fält som kan användas i kontaktuppföljningen. Så här registreras en ny kontakt: 1. Klicka på Ny. 2. Skriv in kontaktens namn i det översta fältet. 3. Registrera kontaktens adress i adressfältet eller klicka på knappen Adress och skriv in de olika delarna av adressen i fönstret som öppnas. Om du vill registrera fler än en adress på samma kontakt, kan du göra det genom att klicka på pilknappen. Från fönstret som då öppnas kan du skapa nya adresser, redigera/ta bort befintliga och välja önskat alternativ. 4. Skriv in kontaktens Telefon- och Faxnummer Använd pilknappen om du vill registrera mer än ett nummer. 5. Registrera E-postadress. 6. Välj en anställd från ditt företag under Vår ref. Denna person kommer att vara ansvarig för uppföljning av denna kontakt. För att få upp en anställd i rullgardinsmenyn, måste du först registrera denna i Personalregistret. 21

25 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE 7. Markera rätt kontakttyp: Kund, Leverantör, Partner eller Privat. Programmet kommer att tilldela kontakten ett kundnummer (även om det inte är en kund). Om kontakten också är leverantör, kommer kontakten dessutom att tilldelas ett leverantörsnummer. Du kan läsa mer om organisering och underhåll av kontakter i avsnittet "Om organisering och underhåll av kontakter". Registrera produkter I Mamut Business Software kallas registret som innehåller dina produkter och tjänster Produktregistret. Observera att vissa programversioner har utökad logistikfunktionalitet, men du måste inte använda alla funktioner. Om du säljer tjänster registrerar du dina tjänster på samma sätt som en fysisk produkt, som du sedan säljer per timme eller dag, etc. Informationen om dina produkter som du registrerar i Produktregistret används i många andra moduler av programmet. Detta förenklar bland annat registrering av försäljning och inköp. Produktregistret består av två delar, på samma sätt som kontaktregistret. Den övre delen innehåller generell information om produkten. Den nedre delen består av flikar med mer detaljerad information om pris, rabatter, leverantörer och diverse lagervärden. Du kan välja att visa eller dölja flikar genom Användarinställningarna för produktregistret. Du kan även ange vilka funktioner som ska vara tillgängliga via Företagsinställningarna för produktregistret. Gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Produkt. Hur skapas en ny produkt? Så här skapas en ny produkt: 1. Välj Visa - Produkt - Produktregister. 2. Klicka på Ny för att skapa en ny produkt. 3. Välj vilken typ av produkt du vill skapa. Obs! Fönstret inte visas om du tidigare har markerat att det inte ska visas. 22

26 TIPS & TRICKS 4. Ändra produktnummer om du inte vill använda det föreslagna numret. Ändringen måste göras innan du sparar produkten. 5. Skriv in önskat produktnamn i fältet för detta. 6. Fyll i information som är relevant för produkten på flikarna i produktregistrets nedre del. 7. Klicka på Spara i Verktyg-menyn överst när du har registrerat önskad information om produkten. Produkten har nu skapats. Tips! Alla produkter numreras automatiskt i logiska nummerserier. Dessa nummer kan överstyras och kan vara alfanumeriska (innehålla både bokstäver och siffror). Registrera priser på produkter eller tjänster Om priser på produkter Prishantering ger utrymme för stor flexibilitet både när det gäller fastställande av priser vid försäljning och upprätthållande av priser i produktregistret Försäljningspris Försäljningspriset på en produkt sätts på själva fliken Pris i produktregistret i fältet Försäljningspris. Du kan skriva beloppet antingen i kolumnen Exklusive moms eller Inklusive moms. Systemet kommer att räkna ut momsbeloppet och fylla i det i motsatt kolumn. Du kan använda olika priser i olika perioder. Det ger dig möjlighet för till exempel en begränsad period med en kampanj. Ska du ha olika priser bör du aktivera visning av historiska priser i Företagsinställningarna för produkt. Du kan använda rapporten Extern prislista för att presentera anpassade priser som gäller för en bestämd kund eller ett urval av kunder. Rabatter Du kan erbjuda olika typer av rabatter till enskilda kunder eller ett urval av kunder. Rabatterna kan ges som relativa rabatter i procent eller i nominella värden. Själva rabatten registreras på fliken rabatt i produktregistret. Du aktiverar användandet av rabattavtal för individuella kunder på enskilda produkter, relativa rabatter och rabatter för kundkategorier i företagsinställningarna för produkt. För att förenkla underhållet av rabatter kan du förhandsdefiniera priser och rabatter för olika kombinationer och produktgrupper i rabattregistret. 23

27 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE Tilläggsavgifter Förutom ordinarie försäljningspris kan du lägga in en fast tilläggsskatt i fall det kan vara aktuellt. Det kan vara speciella skatter för den specifika produkten. Du måste aktivera funktionen i Företagsinställningar för produkt. Själva avgifterna registreras i Grundinställningarna under tilläggsskatt. De kan räknas som ett fast pris per styck, viktenhet, volym eller en procent av inköps- eller försäljningspris. Kostnad Om du vill beräkna täckningsbidraget etc. måste du registrera Inköpspriset. Det kan skrivas direkt eller beräknas baserat på inköpspriset på fliken Leverantör. Förutom inköpspriset kan det tillkomma andra kostnader vid köp, som frakt, tull etc. Det kan registreras i fältet Kostnader. Tillsammans utgör kostnader och inköpspris produktens kostnad. Eftersom det finns två sätt att registrera extra kostnader vid inköp, det vill säga bokföring av frakt och expedition direkt på leverantörsfakturan, kan du välja huruvida de två typerna av kostnader ska inkluderas i kostnaden. Valen för det här hittar du i Företagsinställningar för produkt. Prisändringar Försäljningspris kan ändras direkt på produktkortet. Ändras försäljningspriset manuellt kan du bestämma att den ska uppdatera kostnaden kalkylerat i procent eller efter fast bruttovinst. Här är förvalet att ändringen av försäljningspriset inte ändrar kostnaden, utan endast förtjänsten. Guiden för global prisjustering gör det möjligt att justera priserna på en uppsättning av produkter i en operation. Du kan välja om du vill att inköpspriser ska påverka försäljningspriser löpande eller manuellt. Vill du att det ska ske löpande så anger du hur det ska uppdateras. Manuella justeringar görs direkt i priskalkylatorn utan ytterligare inställningar. Dessutom kan du uppdatera reapriser automatiskt på följande vis: Kostnadsändringar ska påverka försäljningspriset med en fast bruttovinst i %. Kostnadsändringar ska påverka försäljningspriset med en fast bruttovinst. Om du vill att kostnadsändringar inte ska påverka försäljningspriset kan du låta prisändringar påverka vinsten och låta försäljningspriset vara oförändrat. Du kan välja att inköpspriser ska uppdatera inköpspriser och kostnader på produktkortet när inköpen blir bokförda. Detta alternativ aktiveras via företagsinställningarna för produkt. Var uppmärksam på att försäljningspriserna ändras automatiskt när inköp bokförs om du väljer att uppdatera kostnad vid bokföring och låter kostnadsändringar påverka försäljningspriset. Inställningar I användarinställningarna för produkt kan du bestämma vad som ska visas på skärmen. Där kan du också göra en del val som kan förenkla registreringsprocessen. I företagsinställningarna anges inställningarna för alla användare. 24

28 TIPS & TRICKS Hur ändras produktens pris? Prisberäkning används när du ska räkna ut försäljningspris på en produkt. Denna funktion är uppdelat i 2 flikar; enkel och avancerad. Prisberäkningsfunktionen hjälper dig beräkna kostnader, självkostnad, bruttovinst och försäljningspris. Här kan du prova dig fram med olika bruttovinst satser för att beräkna försäljningspris. Om du i företagsinställningarna för produkt har aktiverat funktionen Företaget vill se historisk prisutveckling på produkter kan Prisberäkningsfunktionen öppnas automatiskt när du klickar på Ny eller Redigera på fliken Pris i Produktregistret. Så här ändras/redigeras produktpriset: 1. Klicka på knappen Prisberäkning för att räkna ut/ändra försäljningspris. 2. Skriv in datum som Priset ska gälla från. 3. I beskrivning skriver du en förklaring till priset t.ex. "Hösterbjudande". Du behöver inte fylla i detta fält. 4. På fliken Enkel kan du använda dig av de vanligaste prisjusteringsvariablerna. I Avancerad kan du arbeta med mer avancerade kalkyler. Lägg in inköpspris, fasta kostnader som tillkommer t.ex. lönekostnader, lokaler, transport m.m. Fältet Självkostnadspris visar summan av inköpspris och kostnader. Bruttovinst kan antingen läggas in som en faktor, belopp eller procent (%). Om du lägger in belopp räknas % ut automatiskt av systemet. Om du lägger in en % -sats eller en faktor räknas beloppet ut automatiskt. Obs! När du lägger in ändringar i självkostnadspris eller försäljningspris kan du i fälten till höger ange hur detta ska påverkar prisberäkningen. 5. Klicka OK för att spara. Prisinformationen har nu sparats. Obs! För att ange priser baserade på datum måste du kryssa för alternativet Företaget vill se historisk prisutveckling på produkter i företagsinställningarna för produktmodulen: Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Produkt. 25

29 KOM I GÅNG MED REDOVISNING I MAMUT BUSINESS SOFTWARE 26