Kom igång med Mamut Online Desktop

Transkript

1 // Mamut Business Software Kom igång med Mamut Online Desktop

2 Kom igång med Mamut Online Desktop Innehåll Välkommen till Mamut Online Desktop... 3 Kom igång... 6 Status Kontakt Tidrapportering Företagsstatus Utrustningsregister Årsplanerare Webmail Mamut Online Survey Webhosting edokument Försäljning Rapportarkiv Vanliga frågor (FAQ) Mer information

3 Producent och distributör: Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen Box Stockholm Telefon: Fax: Internet: E-post: info@mamut.se Mamut Support: För information om produktanvändning. Telefon: Fax: Mamut Lön Support tlf: Internet: E-post: support@mamut.se Försäljning: Telefon: (Gratisnummer) Internet: E-post: info@mamut.se Fax: Version 4 MBS.BKL.MOD.SE Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen. Alla rättigheter. Med förbehåll om ändringar/fel. Mamut och Mamut-logotypen är registrerade varumärken av Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen. Alla andra varumärken är registrerade av respektive företag. 2

4 Välkommen till Mamut Online Desktop Välkommen till Mamut Online Desktop Mamut Online Desktop ger dig webbaserad tillgång till information och funktionalitet från Mamut Business Software, samt tjänster som inkluderas i Mamut One. Mamut One samlar ekonomistyrning, kunduppföljning (CRM), kommunikation, arbetsflyt, e-handel, mobilitet, webbhosting samt kunskap och community i en komplett lösning. Detta kunskapshäfte ger en kortfattad introduktion till Mamut Online Desktop. Häftet ger dig en grundläggande beskrivning av hur du kommer igång, nödvändiga inställningar i Mamut Business Software och på Mamut Online Desktop, samt information om hur du kan anpassa lösningen efter dina behov. Du hittar dessutom en översikt över de olika modulerna som hur du navigerar mellan dem. För att få tillgång till Mamut Online Desktop måste du ha ett giltigt serviceavtal för Mamut One. Vilka tjänster på Mamut Online Desktop som du har tillgång till beror på vilket Mamut One-serviceavtal du har. Viktigt! Var god läs Serviceavtalet noggrant innan du börjar använda Mamut Online Desktop. Serviceavtalet ger dig en översikt över vilka villkor som gäller mellan dig som kund och Mamut som leverantör. Med Mamut Online Desktop kan du läsa, skapa och redigera företagsinformation från vilken dator som helst med en Internetanslutning. Detta gör det enkelt att dela information med kollegor eller få tillgång till ditt Mamutsystem när du inte är på kontoret. Information som registreras via webbläsare samt lokalt i ditt system synkroniseras fortlöpande. Därmed har ditt företag alltid tillgång på uppdaterad information. Synkroniseringen med Mamut Online Desktop görs från en av datorerna i nätverket. Datorn måste vara ansluten till Internet. Mamut Online Desktop samlar alla dina webbaserade funktioner och ger dig tillgång till bland annat nyckeltal och statusinformation, kund- och leverantörinformation, aktiviteter och kalender, tidrapportering, årsplanerare samt kontroll, validering och analys av dina redovisningsdata; allt via Internet. Obs! Dokumentationen kan beskriva tjänster och/eller funktioner som inte är tillgängliga i din lösning. Var god ta kontakt om du önskar mer information om detta. På våra hemsidor hittar du ytterligare information om vilka produkter och tjänster som inkluderas i Mamut Online Desktop enligt ditt Mamut One serviceavtal. 3

5 Kom igång med Mamut Online Desktop Vi är övertygade att du och ditt företag kommer att få stor nytta av Mamut Online Desktop och att denna prisvinnande "software-plus-services"-lösning kommer att förenkla din vardag. Tips! När du är inloggad på Mamut Online Desktop kan du klicka på Hjälp i fönstrets övre högra hörn. I hjälpfilerna får du mer information om funktionaliteten. Lycka till med Mamut Online Desktop! Mamut ID Mamut ID är en gemensam inloggningstjänst för en rad applikationer och tjänster som levereras av Mamut. I din Mamut ID-profil kan du visa eller redigera information om ditt användarkonto för webbaserade tjänster som levereras av Mamut. Tjänsten kan inte startas direkt men är tillgänglig via program som använder Mamut ID som inloggningstjänst. Med din personliga Mamut ID kan du logga in på Mamut Online Desktop. Obs! Du registrerar din Mamut ID via guiden som du går igenom för att börja använda Mamut Online Desktop. Läs mer nedan. Använd ett säkert lösenord För att förhindra obehörig tillgång till ditt konto och dina tjänster bör du skapa ett lösenord som är svårt att gissa sig till. Systemet godkänner bara lösenord som möter säkerhetskraven. Ett säkert lösenord bör innehålla minst sex tecken och vara en kombination av både små och stora bokstäver, tal eller specialtecken. Ju fler tecken du använder, desto svårare blir det för obehöriga att knäcka ditt lösenord. Du bör inte använda vanliga ord, användarnamn eller personnamn i lösenordet. Istället bör du sätta samman en rad tecken, till exempel begynnelsebokstäverna av varje ord i en mening. Säkerheten ökar för varje tecken du använder utöver minimumkravet. Exempel: Jag har tusentals böcker i min bokhylla: Jh1000tals@bImB. Mamut ID kontrollerar språket på Mamut Online Desktop Ditt föredragna språk kontrolleras av inställningen i din Mamut ID-profil. När du inte är inloggad, eller under inloggning, kan du uppleva att språket hämtas från din webbläsares språkinställningar, eller från "cookies" som har sparats från tidigare besök. 4 Tips! Om du har problem med språkinställningarna kan du försöka att radera de "cookies" som har sparats i din webbläsare.

6 Välkommen till Mamut Online Desktop Ändra Mamut ID Du kan ändra informationen registrerad i din Mamut ID genom att gå till Inställningar - Kontoadministration - Min Mamut ID-profil på Mamut Online Desktop. Du kan ändra språk, lösenord och kontaktinformation. Du kan inte ändra e-postadressen. Obs! Om du ändrar Mamut ID-lösenordet på Mamut Online Desktop måste du även uppdatera lösenordet i Mamut Business Software genom att gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Mamut Online Desktop. Klicka på knappen Uppdatera lösenord på fliken Anslutning. Glömt lösenordet Om du har glömt ditt lösenord kan du klicka på Glömt lösenord på inloggningssidan. Du mottar därefter ett e-postmeddelande med information om hur du skapar ett nytt lösenord. Obs! Användarnamn och lösenord till Mamut ID är inte det samma som det du använder vid inloggning i Mamut Business Software. 5

7 Kom igång med Mamut Online Desktop Kom igång Viktigt! Innan du kan aktivera Mamut Online Desktop måste du registrera din licensinformation i Mamut Business Software. Gå till Hjälp - Om - Administrera licensinformation - Tilläggsprodukter. Här hittar du en lista över de tilläggsprodukter som du har tillgång till. Välj Mamut Online Desktop i listan och klicka Lägg till för att visa en översikt över alla företagsdatabaser som kan ansluta din Mamut Online Desktop-licens till. Välj företagsdatabasen som du vill använda och klicka OK. Starta om programmet. Mamut Online Desktopfunktionaliteten blir nu tillgänglig. Förutsättningar för att komma igång För att du ska kunna ansluta till Mamut Online Desktop måste följande kriterier uppfyllas. Din användare måste vara registrerad som - och kopplad till - anställd i personalregistret i Mamut Business Software. Användaren måste även vara registrerad som Superanvändare. Företagets organisationsnummer, adressinformation, telefonnummer och e- postadress måste registreras. Informationen registrerar du i Mamut Business Software under Visa - Inställningar - Företag. Organisationsnumret registreras på samma plats, under Konto- och landsinställningar. Din dator måste vara ansluten till Internet. Du kan använda Internet Explorer version 7 eller senare eller Firefox 3 eller senare. Systemkrav Fullständiga och uppdaterade systemkrav och rekommendationer hittar du här: Anslutningsguiden kontrollerar om förutsättningar finns för att kunna ansluta och visar en lista över eventuella punkter som saknas. Obs! Du kan inte utvärdera Mamut Online Desktop med exempeldatabasen i Mamut Business Software. Mamut Online Desktop finns inte heller tillgänglig som utvärderingsversion. 6

8 Kom igång Synkronisering Datasynkronisering kan ta lång tid första gången. Du kan inte använda programmet medan synkroniseringen pågår. Därför bör du ta ställning till om du vill synkronisera nu eller senare. I guiden (se nedan) får du denna fråga. Obs! API-användare och Mamut Business Software-integrationer med annan programvara måste vara utloggade och avslutade när du ansluter till Mamut Online Desktop för första gången. Synkroniseringen utförs från en av datorerna i ditt nätverk. Som standard startas den från den dator som du ansluter med. Du kan ändra detta senare i företagsinställningarna för Mamut Online Desktop. Om du har en fleranvändardatabas rekommenderas du att använda datorn med systemdatabasen för synkronisering. Du ansluter via programmet Mamut Business Software. Så här ansluter du till Mamut Online Desktop 1. Klicka på knappen Anslut till Mamut Online Desktop på skrivbordets verktygsmeny och därefter Anslut. --eller-- Välj Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Mamut Online Desktop i Mamut Business Software. Systemet kontrollerar om du kan ansluta. Om ett eller flera kriterier inte är uppfyllda markeras de med röd text i listan. Klicka OK, utför punkterna i listan och välj därefter Mamut Online Desktop igen. Läs mer om företagsinställningarna för Mamut Online Desktop nedan. 7

9 Kom igång med Mamut Online Desktop 2. Klicka Anslut. 3. Klicka Nästa. 8

10 Kom igång 4. Skapa en ny Mamut ID eller uppge ditt Användarnamn och Lösenord om du redan har en Mamut ID. Obs! Användarnamn och lösenord till Mamut ID är inte det samma som det du använder vid inloggning i Mamut Business Software. Om du skapar en ny Mamut ID måste du registrera en giltig e-postadress då du mottar en e-post med en länk som du måste klicka på för att fortsätta skapa ditt lösenord. När du har slutfört registreringsprocessen kan du gå tillbaka till guiden och logga in med ditt Användarnamn och Lösenord. Läs mer om Mamut ID ovan. Tips! Om du inte får e-postmeddelandet kan det hända att meddelandet har stoppats av skräppostfiltret. Kontrollera därför även skräpposten i din inkorg. 5. Kontrollera registreringsinformationen för företagskontot och klicka Nästa. Registreringsinformationen hämtas från företagsinställningarna i Mamut Business Software. 6. Välj när du vill starta synkroniseringen och klicka Nästa. Om du startar nu väntar du tills synkroniseringen är slutförd. Om du vill starta senare kan du registrera datum och klockslag för detta. Programmet kan avslutas på datorn som ska utföra synkroniseringen, men datorn får inte stängas av. Om du stänger av datorn måste du ansluta på nytt senare. 7. Klicka Slutför. Efter anslutningen visas ett statusfönster som bekräftar att du är ansluten till Mamut Online Desktop. Synkroniseringen sker fortlöpande. Om synkroniseringen har varit avbruten längre än en timme kan du se tiden för senaste synkronisering överst i högra hörnet i Mamut Online Desktop, rätt under ditt användarnamn. 9

11 Kom igång med Mamut Online Desktop Logga in och bjud in användare Du kan nu logga in i Mamut Online Desktop för att skicka inbjudningar till användare som ska ha tillgång. Du kan logga in via fokusområdet Mamut Online Desktop på skrivbordet i Mamut Business Software eller via Läs mer om att bjuda in användare nedan. Tips! Informationsrutan Synkroniseringshistorik kan väljas till skrivbordet under användarinställningarna för skrivbordet i Mamut Business Software. Hur bjuder jag in användare till Mamut Online Desktop? Superanvändare kan invitera användare till Mamut Online Desktop. Invitationsprocessen låter dig definiera användarens behörighet innan du skickar invitation via e-post tillsammans med ett personligt meddelande. För att kunna bjuda in dina medarbetare till Mamut Online Desktop skickar du en inbjudan som måste accepteras. Innan du kan skicka inbjudan måste personerna registreras som både användare och anställda i din lokala installation av Mamut Business Software. 10 Obs! Bara användare Superanvändare på Mamut Online Desktop kan bjuda in andra användare. Så här bjuder du in nya användare: 1. Logga in på Mamut Online Desktop med din Mamut ID. Du kan logga in via en webbläsare på adressen eller direkt genom fokusområdet på programmets skrivbord. 2. I menyraden väljer du Inställningar - Kontoadministration - Användaradministration. 3. I fönstret Användaradministration hittar du en lista över alla användare som kan bjudas in till Mamut Online Desktop (registrerade som användare och anställda i din lokalt installerade Mamut Business Software). Klicka på namnet som du vill invitera. 4. I fönstret Redigera användare klickar du på Invitera användare i verktygsraden. 5. Registrera all relevant information i fönstret som visas. E-postadress: Ange till vilken e-postadress som inbjudan ska skickas.

12 Kom igång Personligt meddelande: Skriv ett personligt meddelande till mottagaren (inte obligatoriskt). Behörighetskontroll: Använd radioknapparna för att ange vilken behörighet användaren ska ha: Behörighetsmall: Detta alternativ låter dig välja mellan 6 förhandsdefinierade behörighetsmallar. Var god observera att det måste finnas minst en Superanvändare i systemet. Egendefinierad behörighet: Alternativet låter dig tilldela en specialanpassad behörighetsmall till användaren. För varje arbetsområde på Mamut Online Desktop kan du välja mellan att tilldela Ingen tillgång, Lästillgång, Full tillgång eller Anpassad tillgång. Om du väljer Anpassad tillgång klickar du på länken Redigera för att öppna ett fönster där du kan aktivera/inaktivera varje enskild kontroll i arbetsområdet. Genom att kryssa för rutan ger du användaren tillgång till funktionen. Läs mer i avsnittet "Tilldela egendefinierad användarbehörighet". 6. När du har tilldelat behörighet, klicka Skicka i fönstrets övre vänstra hörn. 7. Klicka Stäng för att avsluta inbjudan och gå tillbaka till fönstret Användaradministration. Inbjudan har nu skickats och mottagaren mottar ett e-postmeddelande med information om hur man registrerar sig som Mamut Online Desktop-användare. Invitationen är bara giltig i ett visst antal dagar. Om användaren försöker registrera sig efter att tidsfristen har löpt ut visas ett meddelande som upplyser om detta. Från Användaradministration kan du skicka invitationen på nytt eller återkalla inbjudan. Obs! Antal användare du kan invitera till Mamut Online Desktop begränsas av din licens. Vilka användare kan inviteras till Mamut Online Desktop? Du kan bara invitera användare som är registrerade som användare och kopplad till en anställd i Mamut Business Software. Om du inte hittar en användare i rullgardinsmenyn i fönstret Användaradministration kan du kontrollera följande: Är användaren registrerad som användare i Mamut Business Software?: Gå till Visa - Inställningar - Säkerhet - Användaradministration för att kontrollera detta. Om användaren inte finns kan du registrera personen här. Är användaren kopplad till en anställd i personalregistret?: I samma fönster kan du kontrollera fältet Knyta mot anställd. Om användaren inte är kopplad till en anställd kan du välja att Skapa anställd från rullgardinsmenyn. Vilka tjänster på Mamut Online Desktop som du har tillgång till beror på vilket Mamut One-serviceavtal du har. Antal användare som kan inviteras begränsas av din licens och ditt Mamut One-serviceavtal. Kontakta våra duktiga kundkonsulenter för produktinformation på telefon (gratisnummer) eller e-post info@mamut.se. 11

13 Kom igång med Mamut Online Desktop Välj företag. Under Välj företag hittar du en översikt över de företagsdatabaser som har synkroniserats med Mamut Online Desktop. Här kan du välja vilken databas du vill arbeta med samt ange en standardföretagsdatabas. Om en administratör för andra företag/systemdatabaser vill ge dig tillgång till sin företagsdatabas via Mamut Online Desktop kan de registrera dig som användare i sitt system och invitera dig. Du kan då använda samma Mamut ID om du är registrerad i dessa med motsvarande e-postadress. Om du har tillgång till flera företag via Mamut Online Desktop kan du växla mellan dessa när du väl har loggat in. Så här väljer du företag: 1. Välj Inställningar - Välj företag i menyraden. 2. Använd radioknapparna för att välja vilket företag som du vill öppna. 3. Klicka Fortsätt för att öppna företagsdatabasen. Du kan välja alternativet Använd det valda företaget som standardföretagsdatabas (indikerat med en asterisk), om du vill att företagsdatabasen ska öppnas automatiskt nästa gång du öppnar Mamut Online Desktop. Om du vill ta bort förhandsvalet klickar du på Ta bort inställning för standardföretagsdatabas. Obs! Om du har synkroniserat fler än en företagsdatabas med Mamut Online Desktop och inte valt en standardföretagsdatabas kommer fönstret Välj företag att visas när du loggar in på Mamut Online Desktop. Den valda företagsdatabasen öppnas nu. 12

14 Kom igång Användaradministration Fönstret Användaradministration innehåller information om användarna i den företagsdatabas som är ansluten till Mamut Online Desktop. Under Användaradministration kan du välja vilka användare i den aktuella företagsdatabasen som ska ha tillgång till Mamut Online Desktop. Du kan även visa och redigera befintliga användare i företagsdatabasen. Sidan visar användare med olika status och behörighetsprofiler. Du kommer till Användaradministration via menyn Inställningar - Kontoadministration - Användaradministration. Fönstret Användaradministration Fönstret innehåller information om antal Mamut Online Desktop-användare som din licens tillåter samt hur många invitationer som återstår. Fönstret innehåller dessutom en lista över alla användare som kan bjudas in till Mamut Online Desktop (personer som är registrerade som både användare och anställda i din lokalt installerade företagsdatabas). Kolumnen Status visar användarens invitationsstatus och kolumnen Behörighetsprofil visar vilken behörighetsmall som har tilldelats användarna. För att redigera användarinformation klickar du på användarnamnet i listan för att öppna fönstret Redigera användare. Där kan du invitera användaren, ange användarens e- postadress samt definiera hans/hennes behörighet. Företagsinställningar för Mamut Online Desktop Obs! Detta avsnitt beskriver företagsinställningarna för Mamut Online Desktop som du hittar i Mamut Business Software. I företagsinställningarna för Mamut Online Desktop i Mamut Business Software kan du ansluta och koppla ifrån. Du kan även kontrollera synkroniseringskonflikter och ändra användare eller dator för synkronisering. Företagsinställningarna hittar du i menyn Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Mamut Online Desktop i Mamut Business Software. 13

15 Kom igång med Mamut Online Desktop Anslutning I detta fönster kan du se om kriterierna för att ansluta till Mamut Online Desktop har uppfyllts. Kriterier som inte uppfylls visas i rött. Anslut: Visas bara om du inte är ansluten. Startar guiden för anslutning till Mamut Online Desktop. För att ansluta måste din användare vara registrerad med en giltig e-postadress i personalregistret. Användaren måste även vara registrerad användare i Mamut Business Software samt vara kopplad mot en anställd. Obs! Bara användare med behörighet som Superanvändare kan ansluta. Du kan inte utvärdera Mamut Online Desktop med exempeldatabasen i Mamut Business Software. Mamut Online Desktop finns inte heller tillgänglig som utvärderingsversion. 14

16 Kom igång Uppdatera anslutning: Om du har uppdaterat ditt Mamut ID lösenord eller återställt en företagsdatabas kan du uppdatera anslutning genom att klicka på knappen Säkerhetskopia. Koppla ifrån: Visas bara om du är ansluten. Stoppar synkroniseringen och kopplar ifrån företagsdatabasen från Mamut Online Desktop. 15

17 Kom igång med Mamut Online Desktop Synkronisering Synkroniseringen med Mamut Online Desktop utförs via en av datorerna i ditt nätverk. Det kan vara en god idé att synkronisera via samma dator som innehåller databasen. Välj dator i rullgardinsmenyn. Synkroniseringskonflikter visar en lista över alla konflikter de senaste 7 dagarna och hur dessa har hanterats. Om en användare i Mamut Business Software och en användare på Mamut Online Desktop ändrar samma fält i samma element (t.ex. ändrar namnet på samma kontakt) i samma synkronisering, uppstår en konflikt. Konflikten loggas i synkroniseringshistoriken och inkluderar information om hur konflikten har hanterats. En ändring av två olika fält på exempelvis samma kontakt räknas dock inte som en konflikt. Om en konflikt uppstår är det alltid ändringen som gjordes i Mamut Business Software som upphäver ändringen som gjordes på Mamut Online Desktop. Synkroniseringshistorik visar en enkel översikt över element som har laddats upp och ned de senaste 7 dagarna samt när och av vem den senaste synkroniseringen utfördes. 16 Tips! Informationsrutan Synkroniseringshistorik visar motsvarande information. Du kan välja att visa denna informationsruta på skrivbordet. Läs mer om hur du anpassar informationsrutorna på skrivbordet i programmets inbyggda hjälpfiler. På fliken ser du även en enkel synkroniseringslogg. Data synkroniseras kontinuerligt och fönstret visar tidpunkt och status för de 20 senaste synkroniseringarna. Om det står Fel i kolumnen Status kan du markera linjen och klicka på Felmeddelande under listan för att se felmeddelandet.

18 Kom igång Att koppla från Mamut Online Desktop Obs! Frånkopplingen sköter du från programmet Mamut Business Software. Obs! Det är bara användare som är registrerade som Superanvändare som kan koppla ifrån. Du måste dessutom vara ansluten till Internet. Frånkopplingen måste utföras på samma dator som synkroniserar dina data med Mamut Online Desktop. Om du är osäker på vilken dator som synkroniserar kan du kontrollera detta i fönstret nedan, på fliken Synkronisering. Koppla från och återställ på en tidpunkt då inga andra användare är inloggade i Mamut Online Desktop och Mamut Business Software. Säkerhetskopiering: Du kan säkerhetskopiera systemdatabasen när du är ansluten. Återställning: Du kan inte återställa en säkerhetskopia så länge du är ansluten till Mamut Online Desktop. Du kan inte heller återställa en enskild företagsdatabas till en systemdatabas om företagsdatabasen som du återställer är ansluten. För att återställa säkerhetskopian måste du först koppla från de företagsdatabaser som är anslutna. Så här kopplar du från: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Mamut Online Desktop. 2. Klicka Koppla ifrån. 17

19 Kom igång med Mamut Online Desktop 3. Logga in med din Mamut ID och klicka Nästa. 4. Klicka Slutför. Synkroniseringen avbryts och databasen kopplas från. Frånkopplade databaser tas automatiskt bort från servern, med undantag för data som används vid senare anslutning, som företagsinformation och information om vilka användare som har behörighet. Obs! Alla data lagras i Mamut Business Software även om du kopplar från Mamut Online Desktop. Du kan ansluta igen senare. Då synkroniseras alla data på nytt. 18

20 Kom igång Verktyg på Mamut Online Desktop Här följer en översikt över de viktigaste verktygen som du hittar i de olika arbetsområdena på Mamut Online Desktop: Ny: Klicka på knappen för att skapa en ny post i det arbetsområde du befinner dig. Redigera: Låter dig redigera befintliga poster i de olika arbetsområdena. Spara: Klicka på knappen för att spara de data du har registrerat utan att navigera bort från det aktuella fönstret. Spara & ny: Klicka på knappen för att spara dina data och öppna ett nytt, tomt registreringsfönster. Spara & stäng: Klicka på knappen för att spara dina data och därefter stänga det aktuella fönstret. Radera: Knappen låter dig radera den valda posten. Uppdatera: Klicka på knappen för att uppdatera det aktuella fönstret för att visa de senaste ändringarna. Användarinställningar: Knappen öppnar användarinställningarna för det aktuella arbetsområdet. Stäng: Klicka på knappen för att stänga det aktuella fönstret. Skriv ut: Klicka på knappen för att skriva ut eller öppna en förhandsvisning av det aktuella fönstret. I förhandsvisningsfönstret klickar du på Skriv ut i det övre högra hörnet. Avbryt & stäng: Klicka på knappen om du vill stänga registreringsfönstret utan att spara dina data. Användarbehörighet Behörighet kan definieras som Ingen tillgång, Full tillgång, Lästillgång och Anpassad tillgång till hela arbetsområden eller till enskilda funktioner. Varje användare kan tilldelas tillgång till varje enskilt område/funktion eller tilldelas en förhandsdefinierad behörighetsmall. Du kan administrera användarbehörigheten i Mamut Online Desktop genom att klicka Inställningar - Kontoadministration - Användaradministration, eller som ett steg i invitationsprocessen. Obs! Bara Superanvändaren (användare med full tillgång till hela systemet) kan tilldela/ta bort användarbehörighet. Det måste alltid finnas minst en Superanvändare i systemet. 19

21 Kom igång med Mamut Online Desktop Förhandsdefinierade behörighetsmallar Mamut Online Desktop 4.0 inkluderar ett antal förhandsdefinierade behörighetsmallar som kan tilldelas användaren. Dessa mallar kan inte raderas eller redigeras. Läs mer nedan. Obs! Om du uppdaterar från en tidigare version kommer befintliga användare registrerade som Administratörer på Mamut Online Desktop att automatiskt tilldelas behörighetsmallen Superanvändare. Alla andra användare kommer att registreras med en mer begränsad behörighetsmall. Egendefinierad användarbehörighet Du kan begränsa användarbehörighet till vissa områden och/eller enskilda funktioner på Mamut Online Desktop. Om du inte vill tilldela eller begränsa tillgång till ett helt område kan du definiera tillgången till varje enskild funktion som arbetsområdet består av. Läs mer nedan. Tilldela behörighetsmall till användare Du kan tilldela behörighetsmallar om du inte vill specificera tillgång till varje enskilt arbetsområde/funktion. De förhandsdefinierade behörighetsmallarna kan inte raderas eller redigeras. Det finns två sätt att tilldela behörighetsmall till en användare: Som ett steg i invitationsprocessen. Läs mer i avsnittet "Hur bjuder jag in användare till Mamut Online Desktop?". För befintliga användare via fönstret Användadministration. Mer information hittar du i följande procedur: Så här tilldelar du behörighetsmall till användare: 1. På Mamut Online Desktop, klicka Inställningar Kontoadministration Användaradministration. 2. Klicka på namnet till den användare du vill redigera. 3. Klicka på Redigera i fönstret som öppnas. 4. Markera radioknappen Behörighetsmall och välj aktuell mall från rullgardinsmenyn. 5. Klicka Spara & stäng. Användaren har nu tilldelats en behörighetsmall. Du kan även tilldela egendefinierad användarbehörighet för varje användare. Läs mer nedan. 20

22 Kom igång Tilldela egendefinierad användarbehörighet Du kan tilldela egendefinierad användarbehörighet om du inte vill använda en av de förhandsdefinierade behörighetsmallarna. De förhandsdefinierade behörighetsmallarna kan inte raderas eller ändras. Det finns två sätt att tilldela anpassad användarbehörighet till en användare: Som ett steg i invitationsprocessen. Läs mer i avsnittet "Hur bjuder jag in användare till Mamut Online Desktop?". För befintliga användare via fönstret Användaradministration. Mer information hittar du i följande procedur: Så här tilldelar du anpassad behörighet till befintliga användare: 1. På Mamut Online Desktop, klicka Inställningar Kontoadministration Användaradministration. 2. Klicka på namnet till den användare du vill redigera. 3. Klicka på Redigera i fönstret som öppnas. 4. Markera radioknappen Egendefinierad behörighet. 5. I listan som visas väljer du mellan radioknapparna Ingen tillgång, Lästillgång, Full tillgång, eller Anpassad tillgång för varje arbetsområde. Om du väljer Anpassad tillgång klickar du på länken Redigera för att definiera varje enskild kontroll som är tillgänglig i det aktuella arbetsområdet. 6. Klicka Spara & stäng. Du har nu ändrat användarens behörighet på Mamut Online Desktop. Du kan även tilldela förhandsdefinierade behörighetsmallar. Läs mer ovan. 21

23 Kom igång med Mamut Online Desktop Status Under Status hittar du uppdaterade nyckeltal och statusinformation med en översikt över dina bästsäljande produkter och största kunder de senaste 30 dagarna samt information om försäljning och anställda. Informationsrutor i Status På arbetsområdet Status på Mamut Online Desktop hittar du fyra informationsrutor som sammanfattar de data som du har registrerat i Mamut Business Software. Bästsäljande produkter de senaste 30 dagarna Informationsrutan visar ditt företags bästsäljare under de senaste 30 dagarna. Största kunder de senaste 30 dagarna Informationsrutan visar de största kunderna under de senaste 30 dagarna. Försäljning Informationsrutan sammanfattar den viktigaste försäljningsinformationen. Anställda Informationsrutan ger dig en översikt över företagets personal och deras telefonnummer. Använd pilknapparna längst ned till höger för att bläddra i listan. 22

24 Status Tips! Du kan välja att visa de samma informationsrutorna på Mitt Skrivbord i Mamut Business Software. Du kan dock inte välja vilka informationsrutor som visas på Mamut Online Desktop. Läs mer om hur du anpassar informationsrutorna på skrivbordet i avsnittet "Användarinställningar för Skrivbordet" i de inbyggda hjälpfilerna i Mamut Business Software. Arbetsområdet Status Genvägar Längst ned i fönstret hittar du fyra personliga genvägar. Kontakter Visar alla dina kontakter i alfabetisk ordning. Klicka på en av kontakterna för att visa mer detaljerad information. Klicka på rubrikerna för att ändra sorteringen. Ny kontakt Klicka här för att lägga till en ny kontakt i ditt kontaktregister. Aktiviteter Visar en lista över alla aktiviteter som rör ditt företag och dina medarbetare. Klicka på en av aktiviteterna för att visa mer detaljerad information. Klicka på rubrikerna för att ändra sorteringen. Tidrapporter Visar en lista över alla tidrapporter för alla användare. Här kan du administrera tidrapporter som har registrerats via Mamut Online Desktop eller i det installerade programmet. Klicka på rubrikerna för att ändra sorteringen. Obs! Information som registreras via webbläsare samt lokalt i ditt system synkroniseras fortlöpande. Därmed har ditt företag alltid tillgång på uppdaterad information. 23