Nyheter i Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software version 11.1

Transkript

1 Nyheter i Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software version 11.1 Version: 11.1 Partnr.: MBS.MAN.NEWS.111.SE I

2 Producent och distributör: Postadress Mamut AB Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr Box Stockholm Stockholm Tel.: , Fax: Internet: E-post: mail@mamut.se Mamut Supportcenter: Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr Stockholm Tel: , Mamut Lön Support Tel: Fax: Hemsida: E-post: support@mamut.se Försäljning: Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr Stockholm Tel: , Fax: Hemsida: E-post: sales@mamut.se 2006 Mamut AB. Alla rättigheter. Med reservation för ändringar. Mamut och Mamut logon är registrerade varumärken av Mamut. Alla andra varumärken är registrerade varumärken för respektive företag. II

3 Kära kund Med jämna mellanrum lanseras uppdateringar av Mamut Business Software. Dessa innehåller nya funktioner, effektivare rutiner, uppdatering av befintliga funktioner och användargränssnitt med mera. Alla Mamut användare med Mamut Serviceavtal får dessa uppdateringar automatiskt per post. Mellan huvuduppdateringarna görs det ständigt små förbättringar av redan befintliga funktioner. Dessa uppdateringar är tillgängliga via Internet, Service Releases. Lägg märke till att alla uppdateringar som finns tillgängliga på Service Releases inte nödvändigtvis berör alla användare, ändringarna är ofta relaterade till vilket sätt programmet används på och vilka funktioner som finns tillgängliga. Vi rekommenderar våra kunder att uppdatera till den senaste huvudversionen. Version 11.1 av Mamut Business Software har nu lanserats. Denna bok redogör för de viktigaste nyheterna sedan version 10.3, så att du inte missar förändringarna. I kapitel 1 sammanfattas nyheterna, medan kapitel 2 innehåller utdrag från de nya utgåvorna av introduktionsböckerna. För att du som läsare ska kunna förstå nyheterna och sätta in dem i rätt sammanhang, behandlar kapitel 2 förändrade funktioner i sin helhet. Önskar du nya utgåvor av introduktionsböckerna, kan du beställa dessa hos Mamut. Avsnitt som behandlar nya funktioner är markerade med en symbol i marginalen, så att du lättare ska hitta dem. Beskrivningarna i denna bok kan innehålla funktionalitet som endast är inkluderat i de större programversionerna av Mamut Business Software än den som du använder. Önskar du mer information om större versioner, kan du ta kontakt med Mamut på telefon eller via e-post: info@mamut.se. I uppdateringspaketet har du även tagit emot broschyren Nyheter. I denna hittar du flera viktiga frågor och svar och information du bör läsa när du uppdaterar till den nya versionen, samt installationsguide för uppdateringen. Du bör läsa igenom detta innan uppdateringen för att se om några av momenten framför andra kommer att påverka din installation. III

4 När du installerar den nya versionen kommer även dina hjälpfiler att uppdateras. När du trycker F1 i programmet kommer hjälpfilerna att öppnas med relevant hjälp för det fönstret som du arbetar i. På vår hemsida kan du söka i artiklar som läggs ut kontinuerligt. Baserat på feedback från våra kunder publicerar vi svar på frågor som ofta ställs till Mamut Supportcenter (FAQs). Du hittar artikelsök på Du hittar installationsguide för uppdatering på vår hemsida IV

5 1 Översikt över nyheter Detta kapitel ger en översikt över nyheterna som du hittar i version Flera av nyheterna behandlas även i kapitel 2, som innehåller utdrag från introduktionsböckerna. Innehåll Installation och uppdatering...2 Installation eller uppdatering från Internet...2 Enklare förstagångs uppstart för datorer i fleranvändarmiljö...2 Versionsuppdatering av datorer i fleranvändarmiljö efter uppdatering av server2 Ladda ned systemuppdateringar från Internet...2 Ny guide för att skapa ny företagsdatabas...3 Works with Vista...3 Nytt användargränssnitt...3 Nytt skrivbord...3 Högerklicka i listor/tabeller och exportera innehållet till Microsoft Excel...3 Systemadministratör...4 Ny export av tillgångskontroller till Microsoft Excel...4 Ny hantering av tomma fält vid import...4 Sök/Urval...4 Urval på ort i kontakt...4 Urval på anställd i aktivitet...4 Sortering i sökfönster...4 Utvidgat urval vid sökning i personalregistret...4 Nya urvalskriterier...5 Kontakt...5 Radera länkade poster...5 Repeterande Offert från fliken på kontakt...5 Integration med Skype...5 Ny E-postintegration med Outlook...5 Projekt...6 Ny flik: Redovisning...6 Urval i fliken Aktivitet...6 Nytt urval för projektnummer i projektredovisningsrapporter...6 Mer information från tidrapport överförs till projekt...6 Gå till projekt från aktiviteter...6 Dokument...7 Nya kopplingsfält...7 Import av dokument i fliken Dokument...7 Aktivitet...7 Automatiskt skapande av uppföljningsaktiviteter 7 Aktivitetsmallar...7 Systemdefinierade aktiviteter (logg)...8 Övriga nyheter i aktivitetsmodulen...8 Tidrapportering...8 Personal...9 Generella förbättringar...9 Utvidgade sök- och urvalsmöjligheter...9 Flera sorteringsmöjligheter...9 Ny flik: Personal...9 Frånvaroregistrering...9 Kompetensregister...9 Nytt anteckningsfält...10 Nya rapporter...10 Ny avtalsfakturering...10 E-handel...10 Försäljning av produkter som är mindre än en hel enhet (två decimaler)...10 Insamling av kortdata...10 Webbetalning/Debitech...10 Nya designmallar...10 Synlig företagslogo på bekräftelse via e-post...11 Automatiskt genererad e-post i nya format...11 Ny skattedeklaration Omvänd skattskyldighet...11 Kontantmetod...11 Redovisning...12 Skicka inte betalningspåminnelse...12 Mer information i reskontra...12 Standard verifikatstexter...12 Förhandsgranskning av bokföringsjournal...12 Utvidgad kontaktinformation...12 Remittering av delbetalningar...12 Egendefinierade format för bankfiler...12 Inbetalningsfiler...13 Nya rapporter...13 Factoring flyttat från Mamut Import/Export...13 Nya factoringformat...13 Nya inkassoformat...13 Ny budgetmodul

6 Installation och uppdatering Du hittar en uppdateringsguide på vår hemsida Installation eller uppdatering från Internet Programmet kan laddas ned från Internet och installationen kan användas både till nyinstallationer och till versionsuppdateringar, samt till installation av utvärderingsversioner. Vid nyinstallation kan du välja om du vill köra installationen direkt vid nedladdning eller om du vill spara installationen på din dator först och starta den senare. Filerna är inte längre i.zip format. Enklare förstagångs uppstart för datorer i fleranvändarmiljö Datorerna som ska kopplas till en befintlig databas i en fleranvändarmiljö ska välja koppla till befintlig installation. Detta val finns i första fönstret i guiden för förstagångs uppstart. För att förenkla denna process kan man nu välja väg till databasen i samma fönster. Därmed kommer det att vara lättare att installera på datorer i en fleranvändarmiljö, både för användare som önskar att utvärdera versionen och för befintliga/nya användare. Versionsuppdatering av datorer i fleranvändarmiljö efter uppdatering av server När du startar installationen kommer du att få frågan om du ska installera eller uppdatera till ny version i fleranvändarmiljö eller i enanvändarmiljö. Ska du uppdatera servern i en fleranvändarmiljö kommer du att bli ombedd att kontrollera att alla användare är utloggade innan du går vidare. Under uppdateringen kommer du att få frågan om du önskar spara installationsfilerna på servern, så att dessa senare kan användas för att uppdatera datorerna. Filerna måste spara på det område som föreslås för att de ska kunna uppdateras på varje enskild dator (se nedan). När serverinstallationen eller uppdateringen är slutförd kan du uppdatera datorerna. När datorerna försöker att logga in sig kommer de att få meddelande om att versionen på servern är uppdaterad och en fråga om att köra uppdatering. Om installationsfilerna har sparats på standard området på servern kommer dessa att föreslås automatiskt. Alternativt kan användaren söka efter filerna själv. Se avsnittet Installation och uppdatering på sidan 16. Avsnittet behandlas i sin helhet. Ladda ned systemuppdateringar från Internet Programvaruleverantören erbjuder då och då systemuppdateringar för nedladdning via Internet. Databasverktyget Ladda ned systemuppdatering används till detta ändamål. Verktyget är endast tillgängligt för systemadministratören. Systemuppdateringen uppdaterar loggfiler, med information om vilken funktion som är nedladdad, med datum, tid, användare och uppdateringsnummer. Se avsnittet Ladda ner systemuppdatering på sidan 25. 2

7 ÖVERSIKT ÖVER NYHETERNA Ny guide för att skapa ny företagsdatabas Både vid förstagångs installation och när du önskar att skapa en ny företagsdatabas i en befintlig installation, kommer du att guidas igenom processen med att skapa en ny företagsdatabas. En ny företagsdatabas kan skapas med underlag av data från en redan befintlig företagsdatabas (gäller inte vid förstagångs uppstart), eller som en tom databas. Guiden leder dig igenom de viktigaste inställningarna i varje enskild modul som du måste göra, ger grundläggande information om de olika valen, samt länkar till mer fullständig information i hjälpfilerna för varje enskilt steg. Var uppmärksam på att guiden visar ett urval av inställningarna. När du har slutfört guiden kan du välja att läsa mer information om hur du kan komma igång med de olika modulerna i programmet Se avsnittet Hur skapas en ny företagsdatabas? på sidan 29. Works with Vista Windows Vista är Microsofts nya operativsystem. Mamuts programvaror är godkända för Windows Vista och har fått logon Works with Vista. Godkänningen gäller Mamut Business Software i Norge, Sverige, Danmark, Nederländerna, Storbritannien och Irland. Läs om fleranvändarinstallation på Vista i avsnittet Fleranvändarinstallation på Windows Vista Fleranvändarinstallation på Windows Vista på sidan 23. Nytt användargränssnitt Nytt skrivbord Skrivbordet i programmet har fått ett nytt utseende och fullt med nya funktioner och anpassningsmöjligheter, där du snabbt kan få tillgång till funktioner som du ofta använder och till information om de viktigaste processerna i ditt företag. Den nya utformningen av skrivbordet ger dig lättare tillgång till centrala funktioner och inte minst möjlighet att själv anpassa skrivbordet. Utseendet är för övrigt anpassat till Windows XP i större grad än tidigare. Se kapitlet Nytt skrivbord på sidan 34. Kapitlet behandlas i sin helhet från introduktionsboken. Högerklicka i listor/tabeller och exportera innehållet till Microsoft Excel Det har lagts in stöd för export av listor och tabeller till Excel med hjälp av en meny som kommer fram vid ett högerklick. Detta gäller alla listor och tabeller som inte har andra speciella funktioner sedan tidigare. Har du till exempel öppnat kontaktlistan och gjort ett urval av kontakter, kan du högerklicka i listan och få just det urvalet i rapporten. Rapporten öppnas direkt i Excel. Var uppmärksam på att filen är en tillfällig fil. Du måste spara denna om du önskar att använda den igen. Du kan också välja att skriva ut listan och/eller förhandsgranska den på skärmen. Är det många kolumner kommer rapporten att roteras till landskapsformat vid utskrift, men är det flera kolumner som får plats på bredden på en sida kommer bara de första att visas. 3

8 Systemadministratör Sök/Urval Ny export av tillgångskontroller till Microsoft Excel I guiden kan du exportera tillgångskontrollerna till Microsoft Excel. Rapporten visar en kolumn för varje enskild användare, vilken behörighetsmall användaren är knuten till i systemet och en detaljerad översikt över vilka behörighetskontroller detta ger användaren. Som standard är det endast Superanvändare som har tillgång till denna funktion. Se referensen i avsnittet Administrera behörighetsmallar på sidan 31. Ny hantering av tomma fält vid import Vid import av filer kommer tomma fält i importfilen inte att överskriva eventuella befintliga fält på posten som redan finns. Har du till exempel en kundfil med uppdaterade telefonnummer, men utan adressinformation, kommer systemet att behålla adressinformationen som finns sedan tidigare, men uppdatera telefonnumren. Detta gäller formaten för Kunder, Leverantörer och Produkter. Det ligger en.pdf-fil med information om Mamut Import/Export i mappen ImportExport som sparas där du har installerat programmet. Du kommer till sök och urval i de olika modulerna eller till exempel när du ska sätta ett urval för rapporter. Urval på ort i kontakt I urvalsformuläret för Kontakt i fliken för Adress är det nu möjligt att sätta urval på ort. Urval på anställd i aktivitet I urvalsformuläret för Aktivitet har det lagts in en egen flik för Anställd så att det är möjligt att sätta urval på anställda. Sortering i sökfönster I de olika sökfönstren för kontakt, kontaktperson, aktivitet, projekt, dokument, tidrapportering, offert, order/faktura och produkt kan du sortera resultatet i en lista genom att klicka på överskrifterna. Utvidgat urval vid sökning i personalregistret I personalregistret är det möjligt att sätta urval och välja om du vill se endast aktiva anställda, inaktiva anställda eller alla anställda när du jobbar i registret. Läs mer om sökmöjligheterna i personalregistret nedan. 4

9 ÖVERSIKT ÖVER NYHETERNA Kontakt Nya urvalskriterier I kundlistan och i leverantörslistan har det lagts till nya urvalskriterier. Läs mer om urvalskriterierna i reskontra på sidan 12. Se också avsnittet Projekt nedan. Radera länkade poster I fliken för Offert, Order/Faktura och Inköp kan du nu ta bort länken till de poster som är länkande. Repeterande Offert från fliken på kontakt Du kan nu också skapa Repeterande Offert härifrån, förutom i ordinarie offert Integration med Skype Med Skype kan du ringa till kontakter från kontakt- eller kontaktpersonkortet. Du kan också ta emot samtal. Om kontakten är registrerad med Skype-namn eller Skype-nummer i ditt kontakt- eller kontaktpersonregister, visas detta på kontakten. Samtal med existerande kontakter loggas som aktiviteter så att du enkelt kan få tillgång till kontaktens historik vid ett senare tillfälle. Se kapitlet Integration med Skype på sidan 47. Kapitlet behandlas i sin helhet från introduktionsboken. Ny E-postintegration med Outlook Programmet innehåller funktioner för att skicka e-postmeddelanden till dina kontakter. Du kan till exempel skicka en offert, en order/faktura, eller en betalningspåminnelse till en kontakt via e-post. Rapporterna i programmet kan också skickas via e-post. Genom att använda programmets funktioner för att skapa och spara e-post till och eventuellt från dina kontakter kan du få störst möjliga utbyte av programmets kontaktuppföljningsfunktion. E-post kopplas till kontakterna och du kan enkelt hitta korrespondensen senare. Du kan dessutom välja att integrera systemet med Outlook. Outlook-integrationen kan användas oavsett om du använder Outlooks eller programmets egen e-posteditor för att redigera utgående e-post. Integrationen gör det bland annat möjligt att, automatiskt eller manuellt, koppla inkommande och utgående e-post till dina kontakter. Du kan integrera e-post, kalender och uppgiftslistan och du kan dessutom skapa kontakter direkt från Outlook. 5

10 Obs! Efter uppdatering till ny version måste Outlook-integrationen aktiveras på nytt för alla användare. Detta måste göras eftersom den nya integrationen har många fler inställningsmöjligheter och funktioner än den gamla. Användaren som uppdaterar databasen till ny version får upp en lista över vilka användare som har använt Outlook-integrationen, och kan då aktivera integrationen för dessa. Om detta inte görs, får de aktuella användarna upp ett meddelande om hur de kan göra inställningarna första gången de loggar in i programmet. Projekt Ny flik: Redovisning I den nya fliken Redovisning i projektregistret får du översikt över alla verifikatsrader i huvudboken och/eller verifikatsregistrering som är kopplat till aktuellt projekt. Du kan sätta urval på räkenskapsår, källa, verifikatstyp och/eller typ av konto som du vill ska visas i fliken på kortet. Se avsnittet Fliken Redovisning på sidan 61. Urval i fliken Aktivitet I fliken Aktivitet kan du sätta urval på samma sätt som för fliken Aktivitet i t.ex. kontaktmodulen. Det vill säga att du kan sätta urval på aktivitetstyp och om huruvida det är utfört, obehandlat eller om alla aktiviteter ska visas. Nytt urval för projektnummer i projektredovisningsrapporter Urvalsformuläret för projektredovisningsrapporter har utvecklats med möjlighet att göra urval för projektnummer. Dessutom kan användaren välja huruvida det ska skapas en rapport för alla projekten i urvalet eller en rapport för varje projekt i urvalet. Mer information från tidrapport överförs till projekt Information i tidrapporteringen som är registrerat per tidrad blev tidigare endast överfört vid överföring till ordermodulen. Nu kommer även informationen överföras vid överföring till projektmodulen och kommer även med vid samlingsfakturering från projektmodulen. Se referenser i avsnittet Företagsinställningar för Tidrapportering på sidan 67. Gå till projekt från aktiviteter I fältet för Projekt i aktivitetskortet är det möjligt att högerklicka och välja Gå till projekt. 6

11 ÖVERSIKT ÖVER NYHETERNA Dokument Aktivitet Nya kopplingsfält I dokumentmodulen är det inlagt stöd för följande kopplingsfält: Klientens mobilnummer (Gäller både för kopplingsunderlag för Kontakt och Anställd) Bankkonto (Gäller för kopplingsunderlag för Anställd) Födelsedatum (Gäller för kopplingsunderlag för Anställd) Personnummer (Gäller för kopplingsunderlag för Anställd) Kopplingsfält kan användas på dokumentmallar. Önskar du att integrera ett liknande kopplingsfält i en dokumentmall kan du välja Visa Dokument Dokumentmallar. Öppna dokumentmallen i Word. På verktygsraden Koppling kan du sätta in ett nytt kopplingsfält via knappen för detta. De tillgängliga fälten kommer då upp som val. Import av dokument i fliken Dokument Det är nu möjligt att importera dokument i fliken Dokument i modulerna kontakt, kontaktperson, aktivitet, projekt och personal. Genom att använda ny och förbättrad funktionalitet för aktivitetsstyrning kan du förenkla administrationen och organiseringen av din och dina anställdas vardag och arbetsuppgifter. Ny funktionalitet som är tillgänglig är bl.a. möjligheten att aktivera automatiskt skapande av aktiviteter i förbindelse med en bestämd uppgift eller process som utförs i programmet. Från de flesta modulerna kommer du nu att kunna skapa nya aktiviteter som är relaterade till modulen som du är inne i. Vilka aktiviteter som du får tillgång att skapa i de olika modulerna beror på vilka aktivitetsmallar som du har definierat ska vara tillgängliga i vilka moduler. I förbindelse med en del viktiga ändringar och processer i programmet kommer det att genereras systemdefinierade aktiviteter. Dessa aktiviteter kommer endast att vara tillgängliga i en egen aktivitetslista och översikten kommer visa historik på vilken användare som utfört vilka processer och när ändringarna/aktiviteterna utfördes. Automatiskt skapande av uppföljningsaktiviteter Inom modulerna för kontakt, försäljning, inköp, logistik och redovisning är det flera processer som kan aktiveras och som då kommer att generara uppföljningsaktiviteter automatiskt. Vilka processer som ska generera aktiviteter för ditt företag bör du fundera igenom och ta ställning till, utifrån vilka moduler och funktioner som du använder i programmet och behovet för uppföljning av dessa. Aktiverar du för många uppföljningsaktiviteter kan aktivitetslistan bli svår och överskådlig istället för att hjälp till.. Se avsnittet Skapa uppföljningsaktiviteter på sidan 62. Aktivitetsmallar I moduler där det är möjligt att skapa aktiviteter direkt kommer knappen Skapa aktiviteter vara tillgänglig i verktygsraden. Vid sidan av knappen kommer det att finnas en pilknapp som, när 7

12 man klickar på den, kommer öppna en lista över aktiviteter som du kan skapa från modulen du är inne i. Se avsnittet Aktivitetsmallar på sidan 63. Systemdefinierade aktiviteter (logg) Systemdefinierade händelser är aktiviteter som skapas automatiskt när vissa aktiviteter och processer sker i programmet. Exempel på händelser där aktiviteter skapas automatiskt av systemet är bl.a. vid: Ändring av företagsinställningar, ändring av modulinställningar, olika guider som ändrar värden på ett urval av kontakter, produkter etc., periodavslut m.m. Aktiviteterna kommer inte att vara synliga i den ordinarie aktivitetslistan, utan de visas i en egen aktivitetslista som endast visar de systemdefinierade aktiviteterna. Denna aktivitetslista hittar du genom att välja Visa Aktivitet Systemdefinierade aktiviteter. Se avsnittet Systemdefinierade aktiviteter på sidan 65. Övriga nyheter i aktivitetsmodulen I fliken Offert på aktiviteter är det möjligt att skapa repeterande offert förutom de vanliga offerterna. Båda valen är tillgängliga genom att klicka på pilen till höger om Ny knappen. I fältet för Projekt i aktivitetskortet är det möjligt att högerklicka och välja Gå till projekt. I aktivitetskortet är det möjligt att radera länken till en offert, order, faktura eller inköp som tidigare har länkats till aktiviteten. Länken raderas genom att markera posten i aktuell flik för att därefter klicka Ta bort länk. Tidrapportering I modulen Tidrapportering har det gjorts flera mindre förbättringar och utvidgningar av befintlig funktionalitet. I företagsinställningar för Tidrapportering är det bl.a. möjligt att radera en tidrad med samma produkt som ska slås ihop. Sedan tidigare har det varit möjligt att slå ihop tidrader med samma datum eller anställd, men nu är det möjligt å tvärs av datum och ansällda också. Information som har registrerats per tidrad kunde tidigare endast överföras genom överföring till ordermodulen. Nu kommer även informationen överföras vid överföring till projektmodulen och komma med vid samlingsfakturering från projektmodulen. Se referenser i avsnittet Företagsinställningar för Tidrapportering på sidan 67. Längst ned i tidrapporten är det möjligt att få upp en översikt som visar information om timtyper som används på aktiv tidrapport. Detaljerad information som antal, summa order och summa projekt kommer också att synas. Översikten öppnas genom att klicka på sökknappen nederst i högra hörnet i tidrapporten. Se referens i avsnittet Hur skapas en ny tidrapport? på sidan 68. Har du registrerat tidrader men inte valt några alternativ i kolumnen Överförbar kommer du att få fråga om du är säker på att du inte vill överföra tidrader till andra moduler. I listan som visas när du ska koppla tidrader till en befintlig order kommer du nu också att kunna se kontaktnamn tillhörande ordernumret. 8

13 ÖVERSIKT ÖVER NYHETERNA Personal Generella förbättringar I personalregistret har det gjorts flera generella förbättringar och anpassningar för mer flexibelt användande också för användare som inte utnyttjar lönefunktionaliteten i programmet. I övre delen av personalkortet finns det nya fält för registrering av mellannamn, initialer och titlar. I fliken Personal under knappen Kontaktinformation är all kontaktinformation som adress, telefonnummer och e-postadresser om den anställda samlat. Det är möjligt att markera vilket telefonnummer som ska vara standardnummer till den anställda, numret som är markerat kommer visas i den övre delen av personalkortet tillsammans med e-postadress. Utvidgade sök- och urvalsmöjligheter I personalregistret är det möjligt att sätta urval och välja om du endast vill se aktiva anställda eller alla anställda när du jobbar i registret. Du kan också genomföra sökning bland anställda efter kriterier som bl.a anställnigsnummer, namn, telefonnummer, kompetens, anteckningstyp eller personnummer. Flera sorteringsmöjligheter Förutom sökmöjligheterna är det också möjligt att sortera anställda genom följande alternativ: anställningsnummer, förnamn, efternamn och ordningsföljd i registret. De anställda kommer då att visas i den valda ordningsföljden både i personallistor och när man bläddrar mellan de anställda med hjälp av piltangenterna. Ny flik: Personal Fliken Personal ersätter fliken Adress och innehåller nu både kontaktinformation som adress, telefonnummer och e-postadress och annan information som personuppgifter, frånvaro, kompetens och övriga uppgifter. Under Personuppgifter registreras information om födelsedatum, bankkontonummer, civilstånd, anhöriga m.m. Under Egendefinierade fält kan du själv definiera värden som du kan registrera information om. Läs mer om detta i avsnittet Fliken Personal på sidan 70. Frånvaroregistrering Information om anställdas frånvaro har flyttats till Frånvaro under fliken Personal. Frånvaro kan skapas på samma sätt som tidigare, men nytt är möjligheten att skriva ut en frånvaroöversikt direkt från fönstret. Läs mer om detta i avsnittet Fliken Personal på sidan 70. Kompetensregister Du kan nu ha full översikt över varje enskild anställds kompetens som utbildningar, certifieringar, språkkunskaper, arbetserfarenhet m.m. Registret kan också användas som registrering av kursutbud och vidareutbildning som du erbjuder dina anställda och uppföljning av detta. I Grundinställningar kan du skapa kompetenstyper och status som passar dina behov. Läs mer om detta i avsnittet Fliken Personal på sidan 70. 9

14 Nytt anteckningsfält Under Övriga uppgifter kan du registrera så många anteckningar om den anställda som du önskar. Läs mer om detta i avsnittet Fliken Personal på sidan 70. Nya rapporter Kompetensöversikt Kompetensöversikt per kompetenstyp Dessutom har det lagts till flera informationsfält och förbättrade sorteringsmöjligheter i flera rapporter.. Rapporternas innehåll beskrivs i rapportmodulen. Välj Rapporter i verktygsraden på skrivbordet för att öppna rapportmodulen. Ny avtalsfakturering E-handel Avtalsfakturering är en helt ny modul som det kan vara mycket lämpligt att använda om du regelbundet fakturera samma kunder för samma produkter och/eller tjänster. I modulen har du full översikt över vilka avtal/abonnemang som ska fakturera vilka kunder och hur ofta faktureringen ska genomföras. Se kapitlet Avtalsfakturering på sidan 74. Kapitlet behandlas i sin helhet. Försäljning av produkter som är mindre än en hel enhet (två decimaler) Det har tidigare varit möjligt att ange antal produkter med decimaler i order/faktura och inköp, men nu är det också möjligt att sälja produkter som är mindre än hela enheter via webbutiken. Se referens i avsnittet Fliken Webbinställningar i produktregistret på sidan 83. Insamling av kortdata Möjlighet att ta betalt med Switch/Maestro och Solo cards. OBS detta gäller insamling av kortdata, inte webbetalning. Webbetalning/Debitech Stöd för webbetalning genom produkten Mamut Enterprise DebiTech. Produkten representerar en utveckling av din Mamut Enterprise produkt och måste köpas som ett tillägg. Nya designmallar Flera nya designmallar är tillgängliga i alla versioner av Mamut. Det finns även nya designmallar tillgängliga för användare av tilläggsprodukten Mamut Enterprise Web Design. 10

15 ÖVERSIKT ÖVER NYHETERNA Synlig företagslogo på bekräftelse via e-post Önskar du att din företagslogo ska synas på orderbekräftelser och andra bekräftelser på inskickade förfrågningar via din webbplats, kan du ange att du önskar att visa din företagslogo i automatiskt genererad e-post Se referens i avsnitttet Inställningar webbutik på sidan 85. Automatiskt genererad e-post i nya format Det är nu möjligt att välja format på e-post som blir genererad automatiskt. Detta är för att reducera problemet med att autogenererad e-post stoppas i spamfilter. De nya formaten är bilaga som PDF eller HTML-format och kan definieras i Webbplatsinställningar under fliken Inställningar webbutik och fliken Annat. Se referens i avsnitttet Inställningar webbutik på sidan 85. Ny skattedeklaration 2007 Omvänd skattskyldighet Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska redovisa och betala momsen. Syftet med omvänd skattskyldighet är att förhindra att en köpare gör olovliga avdrag för moms som inte betalas av säljaren. Du ska tillämpa omvänd skattskyldighet när du säljer tjänster som omfattas av förslaget till någon som i sin tur säljer sådana tjänster. För mer information om vem som ska tillämpa omvänd skattskyldighet, vilka tjänster som berörs, avdrags- och återbetalningsrätt, när reglerna träder i kraft samt övergångsbestämmelser, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats. Kontantmetod Från och med 2007 träder nya regler om momsbokföring i kraft. Kontantmetoden är en bokföringsmetod som bara är tillåten för verksamheter som omsätter mindre än 3 miljoner om året. Enligt de nya reglerna ska fler få använda kontantmetoden i den löpande bokföringen. Skatteverket beskriver kontantmetoden som "en enklare metod än huvudmetoden" och att den innebär "att du bokför inköp och försäljning när betalning sker." Skatteverket påpekar vidare: "Vid räkenskapsårets slut måste du dock bokföra då obetalda skulder och fordringar." Läs mer om kontantmetoden på Skatteverkets webbplats. Se referens i avsnittet Skattedeklaration 2007 på sidan

16 Redovisning I redovisningsmodulen finns det flera mindre nyheter samt förbättring av befintlig funktionalitet. Det är bland annat möjligt att skriva rapporten Kontoplan, lista från kontoplanen via förhandsgranskning. Skicka inte betalningspåminnelse Det är också möjligt att göra inställningar under Visa Inställningar Redovisning, fliken Reskontra och knappen Inställningar och Företaget skickar betalningspåminnelser till sina kunder, att man inte ska skicka påminnelser till kunder som ni är skyldiga pengar. Se referens i avsnittet Inställningar för betalningspåminnelse/inkassokrav på sidan 89. Mer information i reskontra I reskontraöversikten har det lagts till en summeringsrad som visar Totalsumma, Ej förfallit och Förfallit. I kundlistan och leverantörslistan har det lagts till nya urvalskriterier. I kundlistan kan du förutom Öppna poster välja Öppna poster, Saldo = 0 och Öppna poster, Saldo < 0. För leverantörslistan är nu valen Öppna poster, Öppna poster, Saldo = 0 och Öppna poster, Saldo > 0 tillgängliga. Fördelen med de nya urvalskriterierna är att det är enklare att hitta poster som inte är stängda mot varandra/tar ut varandra. Standard verifikatstexter I verifikatsregistreringen kan du skapa och använda egendefinierade standard texter för verifikaten efter att du har skapat dem i grundinställningar. Se referens i avsnittet Verifikatsregistrering på sidan 90. Förhandsgranskning av bokföringsjournal Vid överföring av verifikat till huvudbok är det möjligt att se en förhandsgranskning av bokföringsjournalen. Rapporten kan därmed kontrolleras innan överföringen till huvudboken slutförs och bokföringsjournalens original skrivs ut till skrivare eller PDF. Se avsnittet Hur överförs verifikat till huvudbok? på sidan 91. Utvidgad kontaktinformation När nya kunder och leverantörer snabbt ska skapas i verifikatsregistreringen är det nu möjligt att registrera Org.nr. och momsnr. i överensstämmelse med nya krav för dokumentation av detta. Se avsnittet Verifikatsregistrering mot reskontra på sidan 92. Remittering av delbetalningar Det är nu möjligt att remittera delbetalningar utan att man reducerar en befintlig post. Det betyder att du kan överstyra beloppet i saldokolumnen vid betalning till bank. Egendefinierade format för bankfiler Du kan nu definiera dina egna bankformat som du kan läsa in i verifikatsregistreringen för vidare behandling. Detta kan vara aktuellt om du sparar kontoutskrifter från din Internetbank 12

17 ÖVERSIKT ÖVER NYHETERNA som t.ex. Excel-filer och du önskar att importera filerna för att undgå att registrera alla transaktioner manuellt.. Se avsnittet Egendefinierade filformat for bankfiler på sidan 93. Inbetalningsfiler Inläsning av inbetalningsfiler stöder "Bankgiro Inbetalningar - Filer med OCR nr" Nya rapporter Bokföringsstatus Rapportens innehåll beskrivs i rapportmodulen. Välj Rapporter i verktygsraden på skrivbordet för att öppna rapportmodulen. Factoring flyttat från Mamut Import/Export All funktionalitet för factoring har nu samlats i själva Mamut programmet. Tidigare var vissa format av factoringfiler tvunget att genereras via Mamut Import/Export, men det är nu inte längre nödvändigt. Alla factoringformat stöds och är tillgängliga under Visa Inställningar Redovisning, fliken Reskontra och knappen Inställningar markera Företaget exporterar fakturor till factoringbyrå. Factoringfiler genereras via reskontramodulen för samtliga format. Nya factoringformat Förutom det generella formatet i XML-format stöds följande nya format: Norge: Sverige: Nederländerna: Danmark: Storbrittanien: Handelsbanken, Kredinor Handelsbanken, AK Finans, Nordea Graydon, IFN Nordisk Factoring, Aktiv Kapital HSBC Nya inkassoformat Det finns stöd för två nya generella format för inkasso: Ett detaljerat format En XML-fil. 13

18 Ny budgetmodul Budgetmodulen är helt ny i denna version av programmet och innehåller Försäljnings-, Inköps-, Rörelsekostnads-, Löne-, Investerings- och Likviditetsbudget. Du hittar den nya budgetmodulen under Visa Redovisning Budget. Budgetmodulen kommer att hjälpa ditt företag att göra budgetar på ett enkelt sätt. De kommer också att bidra till att ge dig den nödvändiga översikten du behöver för att fatta korrekta beslut baserade på budget, prognoser och förväntad likviditetsutveckling. Talen från tidigare budget konverteras till den nya budgeten under uppdateringen. OBS! Om du har budgetar på Diverse i försäljningsbudget i den gamla versionen, kommer inte talen att konverteras. Det rekommenderas att skriva ut budgetar från den gamla versionen, om du önskar att lägga in dessa tal i den nya budgetmodulen. Användare som inte har redovisningsfunktionalitet! Användare som inte har redovisningsfunktionalitet kommer behålla Försäljningsbudget i Order/Faktura som tidigare.. Se kapitlet Budget på sidan 97. Kapitlet behandlas i sin helhet. 14

19 2 Utdrag från introduktionsböckerna Del 2 innehåller utdrag från de nya utgåvorna av introduktionsböckerna. Avsnitt som behandlar nya funktioner är markerade i marginalen, så att du lättare ska hitta rätt. Innehåll Nytt skrivbord 34 Verktygsfältet på skrivbordet...36 Fokusområden på skrivbordet...37 Webbsidor på skrivbordet...37 Informationsfönster på skrivbordet...39 Användaranpassningar 40 Anpassa skrivbordet...40 Användarinställningar för skrivbordet...40 Egendefinierade knappar på skrivbordet...41 Anpassa innehållet i ett fokusområde på skrivbordet...42 Ange länkar som ska visas på Mitt skrivbord...43 Andra användaranpassningar...44 Om användarinställningar...44 Användarinställningar per modul...45 Öppna ett fönster automatiskt vid inloggning...46 Integration med Skype...47 Vad är Skype?...47 Kom i gång med Skype...48 Hur ringer du med Skype?...49 Aktiviteter från Skype...50 E-post 51 Kom i gång med e-post...52 E-post i programmet...53 E-posteditorn i programmet...53 E-postmallar...53 Skicka ett dokument via e-post...54 Skriva ut som e-postbilaga...55 Integration med Outlook...55 Om integration med Outlook...55 Menyraden i Outlook...57 Användarinställningar för Outlook...58 Projekt 61 Fliken Redovisning...61 Aktivitet 62 Skapa uppföljningsaktiviteter Aktivitetsmallar Systemdefinierade aktiviteter Tidrapportering 67 Företagsinställningar för Tidrapportering Hur skapas en ny tidrapport? Personal 70 Fliken Personal Avtalsfakturering 74 Avtalsregister Flikarna i Avtalsfakturering Hur skapar jag ett nytt avtal? Kundavtal Hur skapas ett nytt kundavtal? Guide för att skapa försäljningsorder med kundavtal som underlag Fakturering av order som skapats med avtal som underlag E-handel 83 Fliken Webbinställningar i produktregistret Inställningar webbutik Redovisning 87 Inställningar för betalningspåminnelse/ inkassokrav Verifikatsregistrering Hur överförs verifikat till huvudbok? Verifikatsregistrering mot reskontra Egendefinierade filformat for bankfiler Inläsning av egendefinierade bankfiler...94 Budget 97 15

20 INSTALLATION OCH UPPDATERING Om uppdatering till ny version Programvaruleverantören meddelar då det kommer nya versioner av programmen. Du kan uppdatera till ny version med hjälp av CD-skivor eller genom att ladda ner filerna från vår hemsida. Innan du påbörjar uppdateringen är det viktigt att du läser instruktionerna och att du säkerhetskopierar ditt program. Vi rekommenderar att du alltid uppdaterar till ny version när de blir tillgängliga. Serviceavtalen ser till att ditt system alltid är uppdaterat. På så sätt är du garanterad ett program som både innehåller de senaste funktionaliteterna samt stöd för alla nya regler, avgiftsförändringar, blanketter, etc. Vissa versioner kan endast uppdateras från en nyare version av programmet. Har du en äldre version kan du behöva gå via en nyare version innan du kan uppdatera till den senaste. Detta framgår i materialet till den version det gäller. Uppdatering med CD När du mottar en CD med uppdateringar följer det med en handledning. Du kan också uppdatera via våra hemsidor. Tillvägagångssättet för detta skiljer sig något beroende på om installationen finns i en miljö med flera eller bara en användare. Uppdatering från hemsidan Du uppdaterar till ny version från hemsidan via funktionen Arkiv - Databasverktyg - Ladda ner systemuppdatering. Uppdatering i fleranvändarmiljöer Systemadministratören bör ansvara för uppdatering i miljöer med flera användare. När säkerhetskopieringen är klar och alla användare utloggade, börjar man med att uppdatera servern. När servern är uppdaterad, får användarna som loggar på sina arbetsstationer besked om att deras version måste uppdateras. Systemadministratören kan under uppdateringen välja att lagra installationsfilerna på servern. Användaren får då frågan om hon vill använda sig av dessa när hon uppdaterar sin arbetsstation. 16

21 INSTALLATION OCH UPPDATERING Installation och uppstart av enanvändarinstallation En enanvändarversion betyder att programmet bara installeras på en enskild dator/arbetsstation. Programfilerna kan installeras från CD, eller laddas ner från våra hemsidor. Där hittar du också installationshandledningen. Programmet kan installeras på två sätt, för en användare eller för flera användare. Du använder samma installationsfiler för båda typerna av installation. Om du ska utvärdera programmet, rekommenderar vi dig att installera den på en enskild dator under utvärderingen. Programversionen du har köpt avgör om du kan installera i en fleranvändarmiljö. Förstagångs uppstart för enanvändarversion 1. Programmet startas antingen genom att dubbelklicka på Mamutikonen som du hittar på skrivbordet, eller från Startmenyn där du väljer Alla program och Mamut Business Software. 2. Välj version. Här väljer du Registrera fullversion. 3. Kom i gång. Fönstret visar en översikt på de steg du ska ta i guiden. 4. Välj enanvändar eller fleranvändarversion. Här väljer du Enanvändar. 5. Skapa en användarprofil. Här skriver du in inloggningsdetaljer. Det är viktigt att du kommer ihåg ditt användarnamn och lösenord. 6. Registrera programmet. Skriv in information om din verksamhet, och licensnummer. 7. Skapa en ny företagsdatabas. När du skapar en företagsdatabas kan du välja att göra detta med hjälp av en guide som hjälper dig med de mest centrala inställningarna. Kryssa för Nej tack om du inte vill ha hjälp med detta. När du klickar på Slutför skapas företagsdatabasen, och du kan logga in på systemet. Obs! Vänta medan programmet installeras på din maskin. Detta kan ta en liten stund. 17

22 Tryck F1 eller klicka på Hjälp när du startar för första gången för att få fler detaljer. 18

23 INSTALLATION OCH UPPDATERING Installation och uppstart i fleranvändarinstallation (server) I en nätverksinstallation installeras databasen på en av datorerna, eller på en dedikerad server. Varje användare installerar programfilerna på sin egen dator, vilken hämtar information från databasen. Förstagångs uppstart för en server i en fleranvändarinstallation 1. Programmet startas antingen genom att dubbelklicka på Mamutikonen som du hittar på skrivbordet, eller från Startmenyn där du väljer Alla program och Mamut Business Software 2. Välj version. Här väljer du Registrera fullversion. 3. Kom i gång. Fönstret visar en översikt på de steg du ska ta i guiden. 4. Välj enanvändar eller fleranvändarversion. Här väljer du Fleranvändar. Under fleranvändare väljer du vilken typ av fleranvändarversion du vill ha: 19

24 Jag vill göra en ny installation med den här datorn som server: Med det här valet installerar du programmet och skapar en databas på den dator där du jobbar. Datorn fungerar då som server. Jag vill installera programmet på den här maskinen och dastabasen på en server: Med det här valet installeras programmet på den dator där du arbetar men databasen lagras på en annan dator. Läs mer om de olika sätten att installera i nätverk på i avsnitten som följer. Du måste ange sökväg till den katalog där databasen ska ligga. Du kan också kopiera installationsfilerna för programmet till samma plats. Alla användare som ska använda programmet kan nu installera det från samma plats, i stället för från cd-skivan. 5. Skapa en användarprofil. Här skriver du in inloggningsdetaljer. Det är viktigt att du kommer ihåg ditt användarnamn och lösenord. 6. Registrera programmet. Skriv in information om din verksamhet, och licensnummer. 7. Skapa en företagsdatabas. När du skapar en företagsdatabas kan du välja att göra detta med hjälp av en guide som hjälper dig med de mest centrala inställningarna. Kryssa för Nej tack... om du inte vill ha hjälp med detta. När du klickar på Slutför skapas företagsdatabasen, och du kan installera programmet på arbetsstationerna. 20

25 INSTALLATION OCH UPPDATERING Installation och uppstart i fleranvändarinstallation (arbetsstation) Innan du installerar på arbetsstationerna När du har installerat på en maskin och ställt in databasen måste du göra två saker innan de övriga användarna kan installera och koppla upp sig mot databasen. Du måste skapa användarnamn och lösenord för var enskild användare som ska ha behörighet till databasen. Du måste kontrollera att mappen som databasen ligger i är en delad mapp som är tillgänglig för alla användarna i nätverket. Så här skapar du en ny användare 1. Starta programmet efter att databasen installerats på servern, men innan du installerat programmet på arbetsstationerna. 2. Välj Visa Inställningar Säkerhet Användaradministration. 3. Klicka på Ny för att skapa en ny användare. 4. Skriv in Användarnamn, Fullständigt namn och Lösenord för användaren, och bekräfta lösenordet i den undre textrutan. Så här delar du ut datakatalogen 5. Öppna Windows Utforskaren. 6. Sök dig fram till mappen där du har installerat Mamut. Om du har valt standard placering kommer du att hitta den på C:/Programfiler/Mamut. 7. Markera mappen Mamut och högerklicka med musen. 8. Välj Dela (Sharing) i menyn som öppnas. 21

26 9. Välj vidare alternativet Dela denna mapp (Share this folder). 10. Kolla så att användaren som ska ha tillgång till databasen har tillgång till den delade mappen. Klicka på Tillåtelse (Permissions) för att ge användaren tillgång. Notera! Kom ihåg att gå till ämneskortet Säkerhet i fönstret Egenskaper för Mamut och ge användaren tillgång även om de också använder Windows NT, 2000, XP eller Varje enskild dator har nu tillgång till serverns databas. Nästa steg är att installera programfilerna för Mamut på varje enskild dator. Installation och uppstart på arbetsstation Varje användare i en nätverksinstallation installerar programfilerna på sin egen dator, vilken hämtar information från databasen. När du har installerat databasen på server, delat ut datakatalogen och skapat användarprofiler för var enskild användare som ska ha tillgång till programmet, kan du eller användaren installera programfilerna och koppla upp sig mot databasens server. Förstagångs uppstart för en arbetsstation i en fleranvändarinstallation 1. Programmet startas antingen genom att dubbelklicka på Mamutikonen som du hittar på skrivbordet, eller från Startmenyn där du väljer Alla program och Mamut Business Software. 2. Välj version. Här väljer du Koppla mig till en befintlig fleranvändarinstallation. Du måste ange sökväg till databasen, vilket är det område/den dator som serverns data är installerad på. 22

27 INSTALLATION OCH UPPDATERING 3. Logga in med det användarnamn och lösenord som systemadministratören har gett dig. Fleranvändarinstallation på Windows Vista Works with Vista: Windows Vista är Microsofts nya operativsystem. Mamut programvaror har blivit godkända för Windows Vista och har fått logon "Works with Vista". Godkänningen gäller Mamut Business Software i Norge, Sverige, Danmark, Nederländerna, Storbritannien och Irland. Av säkerhetsskäl har Microsoft infört nya förutsättningar i Vista för hur filer kan flyttas och sparas på den lokala hårddisken. Detta innebär att en del anpassningar måste göras i förbindelse med uppdatering/installation av Mamut. Detta gäller främst i användarmiljöer med flera användare. Förändringar i Vista i samband med installation av Mamut: Tillgång till mappen som ska användas av alla användare måste definieras manuellt efter installation. Alla användare måste gå igenom förstagångs uppstart av programmet. Uppstarten körs när mamut.ini-filen inte finns. Filen skapas nu för varje enskild användare, och inte, som tidigare, som en gemensam fil. Så installerar du Vista på din server: Windows Vista finns i dag bara på engelska. 1. Gör en vanlig installation. 2. Starta programmet och gå igenom guiden för förstagångs uppstart. 3. Leta fram mappen C:\ProgramData\Mamut i utforskaren. 4. Högerklicka på mappen och välj Properties. 5. Klicka på fliken Security. 23

28 6. Markera Users och klicka på Edit. 7. Markera Allow på alla nivåer. 8. Klicka Apply och OK. 9. Klicka Continue på 4 meddelanden om Access denied. 10. Klicka OK. Den gemensamma databasen är nu klar och du kan skapa användare i databasen, så att övriga användare kan logga in. Övriga användare 1. Installera programmet på din maskin. 2. Starta Mamut. 3. Välj Koppla till en befintlig fleranvändarinstallation/connect to an existing multi user installation i guiden för förstagångs uppstart. 4. Ange Sökväg till databasen, som är området på vilken den maskinens data är installerad. 5. Klicka Nästa. 6. Logga in med ditt användarnamn och lösenord. Du kan nu arbeta i den gemensamma databasen. 24

29 INSTALLATION OCH UPPDATERING Ladda ner systemuppdatering Programvaruleverantören erbjuder med jämna mellanrum systemuppdateringar som laddas ner via Internet. Du använder databasverktyget Ladda ner systemuppdatering till detta ändamål. Verktyget är endast tillgängligt för systemadministratörer. Observera att funktionen även kan användas till vanliga versionsuppdateringar. I funktionens guide väljer du att ladda ner från Internet. Då öppnas ett fönster som visar de systemuppdateringar som finns tillgängliga. Var uppmärksam på att några av systemuppdateringarna inte installeras automatiskt, utan måste köras manuellt från den nerladdade filen. Information om tillgängliga systemuppdateringar får du via den ordinära marknadskommunikationen från programvaruleverantören, som i Mamut Information Desk, Mamut Usermail och Mamut Supportcenter. Systemuppdateringarna uppdaterar loggfiler, med information om vilken funktion som är nerladdad, med datum, tid, användare och uppdateringsnummer. Så här laddar du ner en ny systemuppdatering 1. Gör en säkerhetskopia på ditt system. Läs mer om detta i eget avsnitt. 2. Välj Arkiv - Databasverktyg - Ladda ner systemuppdatering. 3. Välj Ladda ner fil(er) från Internet och klicka på Nästa. I fönstret visas de uppdateringar som kommer att laddas ner. Alla uppdateringar som visas här kommer att laddas ner. Obs! Var uppmärksam på om det är uppdateringar som måste köras manuellt efter nedladdning. 4. Klicka på Nästa för att ladda ner. 5. Välj var du vill spara filerna. Filerna sparas i den folder som du anger. Några systemuppdateringar startar automatiskt efter nerladdning. Om de inte gör det, måste du stänga programmet och starta uppdateringen manuellt genom att gå till den nerladdade filen och dubbelklicka på den. Har du laddat ner flera filer, måste du köra en uppdatering åt gången. I miljöer med många användare, bör systemadministratören först logga ut alla användare, sedan uppdatera servern, innan man startar om arbetsstationerna. 25

30 Har du inte tillgång till Internet så finns några systemuppdateringar tillgängliga på disk. Du använder samma menyval som ovan för att läsa in från disken, men väljer istället Läs in fil från diskett, CD eller hårddisk på punkt 2. 26

31 INSTALLATION OCH UPPDATERING Utvärdera produkten och testa funktioner Om du vill utvärdera programmet, eller olika tilläggsprodukter och utökade produkter som du inte har licens för, är det enkelt att göra. Du kan utvärdera alla funktioner och vi rekommenderar att du använder exempeldatabasen för dina utvärderingar. Utvärdering för användare som inte har licens Om du värdera att skaffa systemet, kan du lika gärna installera systemet och utvärdera funktionerna. Under guidningen för förstagångs start kan du kryssa för att du vill installera utvärderingsversionen, och du blir tillfrågad om du vill utvärdera med egna data eller med exempeldatabasen. Om du redan har installerat utan exempeldatabasen, kan du installera den efteråt. Utvärdering för befintliga användare Om du redan har köpt och installerat programmet kan du lika gärna utvärdera både tilläggsprodukter och utökade produkter som du inte har licens för. För att göra detta kan du installera exempeldatabasen. Mer om exempeldatabasen Exempeldatabasen har använts på alla bilder i dokumentationen och i annat upplärningsmaterial som du fått. Denna innehåller redan skapade kontakter, produkter, priser, lager, en webbutik och mycket mer. Detta innebär att du enkelt kan pröva dig fram utan att ändra på dina egna data, och utan att behöva lägga in information för att komma igång. 27

32 Installera exempeldatabasen/utvärdera utökade produkter Många har redan installerat exempeldatabasen med hjälp av Guiden för förstagångs uppstart. Är du osäker på om du installerat exempeldatabasen så kan du kontrollera genom att välja Arkiv - Öppna företagsdatabas. Du får då upp företagsdatabaslistan som visar en översikt av installerade företagsdatabaser. Är du redan kund men vill utvärdera tilläggsprodukter eller utökade produkter, så kan du göra det genom att använda exempeldatabasen. Så här installerar du exempeldatabasen Välj Arkiv - Databasverktyg - Exempeldatabas. När du loggar in på exempeldatabasen kommer du att kunna välja produkt för utvärdering och eventuellt tillgängliga tilläggsprodukter. Det är även möjligt att ta bort en företagsdatabas från installationen. Det gör man i fönstret företagsdatabaslista. 28

33 INSTALLATION OCH UPPDATERING Hur skapas en ny företagsdatabas? Du kan ha flera företagsdatabaser i en installation av programmet. När du kör förstagångs uppstarten skapar du en företagsdatabas. Du kan sedan skapa fler. Då du skapar en ny företagsdatabas kan du även välja att ta med dig information från en annan företagsdatabas i din installation. Informationen kan vara hela produktregistret, kontoplanen och registret för anställda. Därmed kan du spara tiden det tar att skapa/redigera det på nytt, eftersom det ändå är samma eller nästan samma för de olika företagen. Så här gör du för att skapa en ny företagsdatabas med egna/nya data 1. Logga in i programmet och välj Arkiv - Ny företagsdatabas. Du kan även klicka på ikonen Ny i fönstret Företagsdatabaslista som öppnas när du har skrivit in användarnamn och lösenord. 2. Skriv ett Alias. En företagsdatabas registreras med ett aliasnamn. Det ska helst vara ett kort namn, vilket man använder när man loggar in och väljer vilken databas som man vill arbeta i. Ett alias kan ändras och namnet bör inte innehålla specialtecken, mellanslag, punkt etc. 3. Markera Ny databas. Nu öppnas en guide som hjälper dig med de viktigaste inställningarna. 29

34 4. Välj om du vill använda guiden eller inte. Väljer du att inte använda guiden ska du enbart registrera företagsinställningar för databasen. Du måste ange Räkenskapsår, Momsregistreringsnummer och Antal momsperioder för den nya företagsdatabasen. Du kan även välja mellan förhandsdefinierade kontoplaner. Här rekommenderas BAS. Det är denna som används som standard i programmet. Det finns också specialanpassade förhandsdefinierade kontoplaner att välja mellan. Så här gör du för att skapa en ny företagsdatabas baserad på data från en befintlig databas 1. Logga in i programmet och välj Arkiv - Ny företagsdatabas. Du kan även klicka på ikonen Ny i fönstret Företagsdatabaslista som öppnas när du har skrivit in användarnamn och lösenord. 2. Skriv ett Alias. En företagsdatabas registreras med ett aliasnamn. Det ska helst vara ett kort namn, vilket man använder när man loggar in och väljer vilken databas som man vill arbeta i. Ett Alias kan ändras. Namnet bör inte innehålla specialtecken, mellanslag, punkt etc. 3. Klicka i rutan Kopiera värden från en befintlig databas om du vill att den nya företagsdatabasen ska ta med information från en befintlig databas. 4. Välj ifrån vilken företagsdatabas du ska hämta data. Välj först företagsdatabas. Därefter väljer du vilka register som ska kopieras till den nya företagsdatabasen. 5. Klicka på Slutför. Nu har du skapat en ny företagsdatabas och kan börja arbeta med den. 30

35 INSTALLATION OCH UPPDATERING Administrera behörighetsmallar När du administrerar behörighetsmallar bestämmer du vilka funktioner varje enskild användare ska ha tillgång till i programmet. Detta gör du genom att skapa mallar med en viss behörighetsnivå som du sedan knyter en eller flera användare mot. Med hjälp av guiden kan du skapa nya, redigera och ta bort egna, samt knyta användare till en behörighetsmall. När du skapar en ny behörighetsmall kan du utgå ifrån en befintlig mall och basera den nya på denna. Till exempel kan du utgå från en av de fördefinierade mallarna i systemet och enkelt anpassa den efter dina behov. Så här skapar du en behörighetsmall 1. Välj Visa Inställningar Säkerhet Administrera behörighetsmallar. 2. Välj Skapa behörighetsmall. 3. Klicka på Nästa. 4. Skriv in önskat namn på behörighetsmallen. 5. Markera Basera på behörighetsmall och välj den behörighetsmall du vill utgå ifrån. Hoppa över den här punkten om du vill skapa en helt ny behörighetsmall. 6. Klicka på Nästa. 7. Markera de funktioner som ska göras tillgängliga via behörighetsmallen. 31

36 8. Klicka på Nästa. 9. Klicka på Slutför. Guiden för administration av behörighetsmallar avslutas. Tips! Du kan också välja att redigera eller ta bort behörighetsmallar med hjälp av denna guide. Så här knyter du användare till en behörighetsmall 1. Välj Knyt användare till behörighetsmall. 2. Klicka på Nästa. 3. Välj den behörighetsmall du vill knyta användare till. 4. Klicka på Nästa. 5. Flytta användare till Associerad med hjälp av pilknappen. Gör om detta om du vill knyta flera användare till mallen. Du kan också markera flera användare genom att hålla tangenten [CTRL] nedtryckt samtidigt som du markerar. 6. Klicka på Nästa. 32

37 INSTALLATION OCH UPPDATERING 7. Klicka på Slutför. Guiden för administration av behörighetsmallar avslutas. Så här skapar du en egendefinierad behörighetsprofil för en användare 1. Gå till fliken Behörighetskontroll i användarens användarinställningar. 2. Välj Anpassa. 3. Klicka på Definiera behörighetsprofil. 4. Välj Skapa behörighetsprofil och klicka på Nästa. 5. Du kan också utgå från en behörighetsmall eller en befintlig behörighetsprofil: Välj behörighetsmall om du vill basera en egendefinierad behörighetsprofil på en behörighetsmall. Välj den mall du vill utgå ifrån. Välj Annan användares behörighetsprofil om du vill basera en ny behörighetsprofil på en redan befintlig profil. 6. Markera de funktioner du vill ska vara tillgängliga för behörighetsprofilen. 7. Klicka på Nästa. 8. Klicka på Slutför om du vill avsluta guiden. Exportera behörighetskontroller till Excel : Superanvändare kan exportera behörighetskontrollerna till Excel för att få en detaljerad översikt på var användares behörighet. Rapporten visar en kolumn för varje användare, vilka behörighetsmallar som användaren är knuten till, och en detaljerad översikt på vilka behörighetskontroller detta ger användaren.. 33

38 NYTT SKRIVBORD Med Skrivbordet menar vi "bakgrunden" i själva programmet, som alltid visas bakom de olika fönster du öppnar. Skrivbordet är alltså inte detsamma som Windows-skrivbordet, där du har genvägar till program, filer och annat. På skrivbordet får du översikt på informationsflödet i de olika delarna av systemet. Här får du också direkt tillgång till statusinformation från varje fokusområde - du kan själv definiera vilket. Detta ger dig snabbt överblick och en ökad kontroll. I tillägg fungerar skrivbordet som en webbläsare som ger dig tillgång till uppdaterade tips, erbjudande och annan användarinformation som hjälper dig i ditt dagliga arbete. Fokusområde Verktygsfält Flödesdiagram med genvägar Webbsidor Informationsfönster Knappar/Genvägar Mina funktioner Enkel och flexibel anpassning Skrivbordet kan anpassas så att du för varje fokusområde lätt hittar den information och de genvägar som passar din användning. I användarinställningarna anpassar du stora delar av skrivbordet. Du kan också högerklicka på knappar och informationsfönster för att ersätta dem med andra. Läs mer i avsnittet "Anpassa skrivbordet" för mer information om hur du anpassar skrivbordet efter dina behov. 34

39 NYTT SKRIVBORD Uppdaterad information Du kan uppdatera information med hjälp av knappen Uppdatera i verktygsfältet. I användarinställningarna kan du i tillägg välja att uppdatera information automatiskt vid uppstart eller en gång per dygn. Verktygsfältet Med skrivbordets Ny-knapp kan du direkt skapa nya poster i de vanligaste registren, samt öppna listor. Verktygsfältet ger dig även tillgång till bland annat kalenderfunktionalitet, rapporter och inställningsfönstret. På så sätt får du via verktygsfältet snabb och enkel tillgång till funktioner som du använder ofta. Vänstermenyn/Fokusområden Fokusområdena till vänster på skrivbordet ger dig snabbt tillgång till en grupp av funktioner som naturligt hör ihop. När du till exempel klickar på Kontaktuppföljning i vänstermenyn, ser du i det stora fönstret till höger knappar till olika funktioner i modulen. Dessa är organiserade så att de ger en bild av processflödet i modulen. Du klickar på knapparna för att öppna en modul. Flödesdiagram Knapparna i varje fokusområde är organiserade i förhållande till varandra så att de ger en bild av processflödet i modulen. Du klickar på knapparna för att öppna den enskilda modulen. Informationsfönster På skrivbordet finns en rad informationsfönster vilka innehåller nyckelinformation som hämtas från dina data. Det finns som standard en rad olika informationsfönster och de varierar beroende på vilket fokusområde det är som är aktivt. Du kan välja att ta bort ett informationsfönster från visningen, eller välja att visa ett annat fönster. Dina egna genvägar/knappar Under informationsfönstren visas knappar som fungerar som genvägar till olika register eller funktioner som är relevanta för det aktiva fokusområdet. Även här kan du välja vilka knappar du vill ska visas. Du kan till exempel högerklicka på en knapp för att byta ut den till en annan, eller anpassa flera samtidigt i användarinställningarna. I tillägg kan du under knappen Mina funktioner samla genvägar till olika funktioner i skilda moduler, vilka alltid visas där oberoende av vilket fokusområde som är aktivt. Webbsidor med löpande uppdateringar I programmet hittar du Mamut Information Desk, en valfri nyhetskanal som via Internet dagligen uppdaterar dig med information, nyheter och användartips som är direkt relaterade till ditt program och arbetsområde. Mamut Information Desk visas som ett fokusområde i vänstermenyn. Via Mamut Supportcenter kan du kontakta vår avdelning för användarstöd genom att skriva din förfrågan och skicka den till supportcentrat. Du kan också söka själv efter svar i vår artikeldatabas. 35

40 Anpassning av skrivbordet Skrivbordet kan anpassas så att du för varje fokusområde lätt hittar den information och de genvägar som passar dina behov. Innehållet på skrivbordet anpassas efter din produkt, samt dina behörigheter och eventuella användarinställningar i vilka det kan vara valt att vissa funktioner inte ska visas. Skrivbordet ger i användarinställningarna också möjlighet till ytterligare information om du använder hög skärmupplösning (högre än 1024x768). Du kan läsa mer nedan om hur du kan anpassa ditt skrivbord, i avsnittet Användaranpassningar. Verktygsfältet på skrivbordet Med skrivbordets Ny-knapp kan du direkt skapa nya poster i de vanligaste registren, samt öppna listor. Verktygsfältet ger dig även tillgång till kalenderfunktionalitet och inställningsfönstret. På så sätt ger verktygsfältet dig snabb och enkel tillgång till funktioner som du använder ofta. Skrivbordet har ett fast verktygsfält, medan de olika skärmbilderna har funktionsanpassade verktygsfält. Ny Skapar ett tomt registreringskort för ny enhet i registret. Lista Rapporter Kalender Gemensam kalender Uppdatera Inställningar Minimera Hjälp Visar en sorterbar/sökbar lista över alla befintliga enheter i registret. Pilen till vänster ger dig tillgång till de tio senast redigerade enheterna. Genväg till rapportmodulen. Genväg till kalender. Genväg till gemensam kalender. Uppdaterar informationsfönstren på skrivbordet. Under användarinställningar för skrivbordet kan du välja om de ska uppdateras löpande eller enbart när du klickar på Uppdatera. Genväg till inställningar. Minimerar (tar bort) innehållet i informationsfönstren på skrivbordet. Du får tillbaka innehållet genom att klicka på Uppdatera, eller byta fokusområde och gå tillbaka. Öppnar hjälpfilen. I varje fönster kan du trycka [F1] för hjälp. 36

41 NYTT SKRIVBORD Fokusområden på skrivbordet Fokusområdena på vänstra sidan av skrivbordet ger dig snabbt tillgång till en samling funktioner som naturligt hör ihop. När du till exempel klickar på Kontaktuppföljning i vänstra meny, visar det stora fönstret till höger knappar för de olika funktionerna i modulen. Dessa är organiserade i förhållande till varandra så att de ger en bild av processflödet i modulen. Du kan klicka på knapparna för att öppna den enskilda modulen. I användarinställningarna kan du välja vilket fokusområde som ska vara aktivt när du loggar in, så att du direkt får upp de funktioner du använder mest. Om du har en hög skärmupplösning kan du visa information till höger på skrivbordet i alla fokusområden som inte är webbplatser. Läs mer om detta i avsnittet "Användarinställningar på skrivbordet". Knapparna som visar processflödet på skrivbordet fungerar som genvägar till de olika funktionerna. Vilka knappar du ser beror på vilken produkt du har, och vilka funktioner du har behörighet till. Nedanför visas informationsfönster, knappar/genvägar till andra funktioner, och en egendefinierad knapp till fler genvägar. Du kan själv anpassa vilka informationsfönster och vilka knappar som ska finnas på vart enskilt fokusområde i denna del av fönstret. Om du vill kan du i användarinställningarna för skrivbordet välja att i vänstermenyn Visa knappar för moduler istället för funktionsområden. Kryssar du för här kommer skrivbordet att visa knappar för moduler istället för fokusområden, vilka ger en genväg till en samling funktioner. Vänstermenyn kommer då att fungera som genväg direkt in till de enskilda modulerna. Webbsidor på skrivbordet I skrivbordets vänstermeny hittar du några av dessa fokusområden. Vilka knappar du ser beror på vilken produkt du har och vilka funktioner du har behörighet för. För åtkomst till webbsidorna måste du vara uppkopplad mot Internet. Erbjudande från Mamut Här hittar du aktuella erbjudanden från Mamut och våra samarbetspartners. StartaEget StartaEget är ett komplett entreprenörsprogram som hjälper dig att planlägga och starta upp ny verksamhet. Programmet ger dig information och råd för att komma igång och hjälper dig att steg för steg skriva en affärsplan i en egen modul. Du kan skapa din egen webbplats med webbutik, och i tillägg får du översikt på alla kontakter, aktiviteter och dokument. Mamut har skapat en online StartaEgetportal direkt i programmet. StartaEgetportalen är en informationstjänst som ger dig information och råd som kan vara bra att ha när du startar en ny verksamhet. Om du redan är Mamutkund, kan du beställa Mamuts StartaEgetguide, en gratis tilläggstjänst som ger dig tillgång till Affärsplan och StartaEget portalen direkt i ditt befintliga Mamutprogram. 37

42 Mamut Information Desk I programmet hittar du Mamut Information Desk, en nyhetskanal som via Internet uppdaterar dig dagligen med bland annat information, nyheter och användartips som är direkt relaterade till ditt program och arbetsområde. Mamut Information Desk visas som ett fokusområde i vänstermenyn. Här hittar du också webbplatsstatistik. Den ger dig viktig information som hjälper dig med webbplatsens strategi och utformning. Trafiksammanställning ger dig snabbt en bild av besök i givna perioder, total statistik samt besöksrekord. Mer detaljerad statistik kan exporteras till Microsoft Excel och innehåller detaljerad statistik över det dagliga besöksantalet. Det är separat och fullständig statistik för webbplats och webbutik. Uppdateringhistorik säkrar att du kan följa upp hur ofta webbplatsen ändras. Mamut Supportcenter Via Mamut Supportcenter kan du kontakta vår avdelning för användarstöd genom att skriva din förfrågan och skicka den till supportcentret. Du kan även söka svar på dina frågor i vår artikeldatabas. Efter en förfrågan om något hos Mamut Supportcenter kan du följa status på förfrågan. I tillägg kan du snabbt kolla om det finns information om din förfrågan i verktygsfältet på skrivbordet. Om du använder en högre skärmupplösning än 1024X768 kan du i användarinställningarna välja att visa nyheter från supporten på skrivbordet. 38

43 NYTT SKRIVBORD Introduktion Här hittar du en kort introduktion till Mamut, samt mer information om vilka möjligheter som finns i programmet, produktöversikt, hur du kan utvärdera program samt kontakt- och beställningsinformation. Tills du har skrivit på en licens med Mamut visas denna sida automatiskt när du startar programmet. Informationsfönster på skrivbordet På skrivbordet finns en rad informationsfönster vilka innehåller nyckelinformation som hämtas från dina data. Det finns som standard en rad olika informationsfönster och de varierar beroende på vilket fokusområde det är som är aktivt. Du kan välja att ta bort ett informationsfönster från visningen, eller välja att visa ett annat fönster. Vill du till exempel byta ut informationsfönstret Mina länkar i funktionsområdet Kontaktuppföljning mot ett annat, klickar du på trekantssymbolen överst till höger i fönstret Mina länkar och väljer Byt informationsfönster. I fönstret som öppnas kan du nu välja vilket informationsfönster som ska ersätta det ursprungliga. Om du vill redigera mer kan du istället högerklicka i informationsfönstret och välja Anpassa. I fönstret som öppnas väljer du från listan de informationsfönster som ska visas. Observera att funktionsområdena har varierande platsyta för informationsfönster. I exemplet med funktionsområdet Kontaktuppföljning kan du ha upp till två informationsfönster. Andra användare anpassar sina informationsfönster efter eget behov. I användarinställningarna kan du välja om informationsfönstren ska uppdateras när fönstret öppnas eller enbart när användaren själv klickar på Uppdatera. Det senare kan vara önskvärt i en fleranvändarmiljö, speciellt där nätverket har låg kapacitet. Läs mer om detta i avsnittet "Användarinställningar för skrivbordet". 39

44 ANVÄNDARANPASSNINGAR Anpassa skrivbordet Användarinställningar för skrivbordet Skrivbordet kan anpassas så att du för varje fokusområde hittar den information och de genvägar som passar dina behov. Du kan även komma till inställningarna via verktygsfältet på skrivbordet. I informationsfönster och knappar kan du i tillägg högerklicka för att anpassa den enskilda knappen, eller ändra användarinställningarna för det aktuella fokusområdet. Välj vilka fokusområden som ska visas Här markerar du de fokusområden som ska visas. Du kan enbart välja fokusområden som du har tillgång till, och som ni har licens för. Extra information på skrivbordet vid hög skärmupplösning: Skrivbordet ger i användarinställningarna också möjlighet till ytterligare information om du använder hög skärmupplösning (högre än 1024x768). Skärmupplösningen ställer du in i Windows kontrollpanel. Valen visas till höger på skrivbordet i alla fokusområden. Information från systemleverantör inkluderar också möjligheten att söka i artikeldatabasen på våra hemsidor. 40

45 ANVÄNDARANPASSNINGAR Välj genvägar som ska visas på knappen Mina funktioner Innehållet på skrivbordet anpassas efter licensen, samt dina behörigheter och eventuella användarinställningar i vilka det kan vara valt att vissa funktioner inte ska visas. Välj hur informationsfönstren på skrivbordet ska uppdateras Informationsfönstren innehåller information som hämtas i företagsdatabasen. Detta kan jämföras med att köra en rapport. För att detta, speciellt i fleranvändarmiljöer, inte ska använda för stor kapacitet, kan du välja hur informationsfönstren ska uppdateras. Som standard uppdateras fönstren när programmet startar. Många kanske önskar att styra detta själv, och du kan därför välja att fönstren enbart ska uppdateras när du klickar på Uppdatera i verktygsfältet på skrivbordet. Kom då ihåg att fönstren inte uppdateras om du inte klickar på Uppdatera. Detta gäller även när du startar programmet. Anpassa fokusområdet efter ditt behov - informationsfönster och knappar För varje fokusområde kan du välja vilka informationsfönster som ska visas och vilka knappar/genvägar som ska visas nederst. Markera fokusområdet du vill anpassa och klicka på Redigera-knappen. Du väljer vilka funktioner som ska visas genom att markera den som ska vara med/tas bort. I den undre delen väljer du vilka knappar som ska visas för det valda fokusområdet. Fokusområdena har plats till olika antal informationsfönster och knappar. Det maximala antalet ser du i fönstret. När du har gjort ändringar och sparat inställningarna kan du klicka på Uppdatera (F5) på verktygsfältet på skrivbordet för att se ändringarna. Vill du hellre ha genvägarna direkt i vänstermenyn? Visa knappar för moduler istället för fokusområden i vänstermenyn. Om du markerar denna ruta kommer skrivbordet att visa knappar för moduler istället för fokusområden, vilka ger dig en genväg till en samling av funktioner. Vänstermenyn fungerar då som en genväg till den enskilda modulen. Du kan likafullt välja vilka knappar som ska visas i vänstermenyn. Knapparna som visas där är de du valt under Mina funktioner (se ovan). Du kan ha upp till nio genvägar. Egendefinierade knappar på skrivbordet Knappar/genvägar Under informationsfönstren på skrivbordet visas knappar som fungerar som genvägar till olika register eller funktioner som är relevanta för det aktiva fokusområdet. På samme sätt som för informationsfönstren på skrivbordet kan du även här bestämma vilka knappar som du vill ska visas. Högerklicka på en knapp för att ersätta den med en annan. Varje fokusområde har plats till ett bestämt antal knappar längst ner i fönstret. 41

46 Mina funktionerer I tillägg hittar du en knapp som heter Mina funktioner. Denna fungerar som en lista med ytterligare genvägar till andra funktioner. Innehållet på denna hämtas från användarinställningarna, och är de samma oavsett i vilket fokusområde du befinner dig. Anpassa innehållet i ett fokusområde på skrivbordet Så här anpassar du innehållet på ett fokusområde 1. Välj Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Skrivbord. 2. Markera det fokusområde du vill redigera i listan i den övre halvan av fönstret. 3. Klicka på Redigera. 4. Välj vilka informationsfönster som ska vara tillgängliga i övre halvan av fönstret. 5. Välj vilka informationsfönster som ska vara tillgängliga i nedre halvan av fönstret. Knapparna längst ner på skrivbordet ändras utifrån dina val. Detsamma gör informationsfönstren som visas ovanför. Observera att även kan komma till inställningarna direkt från verktygsfältet på skrivbordet. Antalet informationsfönster som kan väljas varierar för de olika fokusområdena. 42

47 ANVÄNDARANPASSNINGAR Ange länkar som ska visas på Mitt skrivbord Du kan skapa dina egna länkar på skrivbordet. Dessa kan vara till dina egna sidor, eller till andra sidor som du ofta besöker. Länkarna öppnas i din standard webbläsare, och visas i informationsfönstret Mina länkar. Detta hittar du bland de informationsfönster som du kan välja att visa på de olika fokusområdena. Det finns plats för upp till sex länkar i detta informationsfönster. Som standard visas Mina länkar på fokusområdet E-handel, för dem som har licens och tillgång till detta. Så här lägger du in en länk i informationsfönstret Mina länkar 1. Välj först ett fokusområde som visar Mina länkar. Läs mer om hur du anpassar innehållet på skrivbordet i avsnittet "Anpassa innehållet i ett fokusområde på skrivbordet". 2. Klicka på pilen till höger om rubriken, och välj Ange länkar som ska visas på Mitt skrivbord i rullgardinsmenyn. 3. Skriv eller kopiera in länken i ett av fälten. 4. Klicka på OK. Länken visas under Mina länkar. 43

48 Andra användaranpassningar Om användarinställningar Alla som ska arbeta i programmet bör läggas upp som användare. Detta görs av en användare som har behörighet som systemadministratör eller superanvändare via Visa - Inställningar - Säkerhet - Användaradministration. Inställningarna kan senare anpassas av den enskilda användaren om hon har rättighet till det. Detta bestäms via behörighetskontrollen som systemadministratören skapar. Vem är administratör? Systemet förutsätter att minst en användare får Fullst. tillgång/superanvändare. När du väljer Fullst. tillgång/superanvändare är detta ett enskilt val, men för en anställd som ska ha behörighet som systemadministratör ställer du in en behörighetsmall. Skillnaden är alltså att en superanvändare har tillgång till allt, medan systemadministratören har tillgång till funktioner som naturligt hör till systemadministratörens arbetsuppgifter. Användarnamn och lösenord I användarinställningarna registreras den anställdes Användarnamn och Lösenord som används när den anställde logga in i programmet. Lösenordet måste du skriva in i både fältet Lösenord och Bekräfta lösenord. Detta är för att försäkra dig om att det gällande lösenordet är korrekt. Knyta mot anställd Du kan knyta användaren mot en anställd i personalregistret. Om användaren inte är uppsatt som anställd, kan du skapa en ny anställd när du sparar användaren. 44

49 ANVÄNDARANPASSNINGAR Automatisk inloggning när användarnamnet är samma som i operativsystemet Markeras om användarnamnet du har i programmet är likt det som du använder vid inloggning i MS Windows. På detta sätt slipper du att logga in i programmet vid start. Behörighetskontroll Funktionen för behörighetskontroll i programmet har utvecklats med tanke på att flera användare använder samma system. Med hjälp av behörighetskontroller kan systemadministratören säkra att användarna inte får tillgång till alla delar av systemet. Annat Under fliken Annat kan du göra flera inställningar som förenklar din start och användning av programmet. Du kan läsa mer om användaradministration och behörighetskontroll i eget kapitel. Användarinställningar per modul Under fliken Inställningar per modul kan varje enskild användare, eller systemadministratör, anpassa och göra önskade inställningar för de olika modulerna i programmet. Användarinställningarna är tillgängliga i varje modul, via knappen Användarinställningar. Observera att de företagsinställningar som görs i företagsdatabasen gäller alla användare som jobbar i företagsdatabasen, medan användarinställningar endast gäller för den enskilda användaren. Användarinställningarna beskrivs närmare i kapitlen som avhandlar var enskild modul. 45

50 Öppna ett fönster automatiskt vid inloggning Du kan ställa in systemet så när du loggar in öppnas det fönster som du använder mest. Du kan antingen redigera användarinställningarna själv eller så gör systemadministratören det för varje enskild användare. Systemadministratören kan ställa in detta via Visa - Inställningar - Säkerhet - Användaradministration. Markera användaren du ska redigera och klicka på Ändra. Så här ställer du in automatisk fönsteröppning 1. Välj Visa - Inställningar - Användare och fliken Annat. 2. I rullgardinsmenyn Fönster vid öppning av företagsdatabas väljer du det fönster du vill ska öppnas automatiskt. Vid nästa inloggning kommer det fönstret att öppnas automatiskt. Har du fler än en företagsdatabas, kan du på samma ställe välja Standard företagsdatabas, så att användaren kommer direkt in i en av företagsdatabaserna. Tips! I Kontaktmodulen kan du Automatiskt öppna kontaktlistan vid öppnande av kontaktkortet. Valet gör du, där det är möjligt, i användarinställningarna. Valet gäller även för kontaktpersoner och fungerar tillsammans med automatisk öppning av kontaktfönstret. 46

51 ANVÄNDARANPASSNINGAR Integration med Skype Med Skype kan du ringa till kontakter från kontakt- eller kontaktpersonkortet. Du kan också ta emot samtal. Om kontakten är registrerad med Skype-namn eller Skype-nummer i ditt kontakt- eller kontaktpersonregister, visas detta på kontakten. Samtal med existerande kontakter loggas som aktiviteter så att du enkelt kan få tillgång till kontaktens historik vid ett senare tillfälle. Vad är Skype? Skype är en gratis programvara som kan laddas ned från Med Skype kan du ringa gratis till andra Skype-användare och skicka direktmeddelanden till andra användare. Mot en avgift kan du också ringa till vanliga telefonnummer. Du installerar programmet på din dator. Datorn måste ha ljudutrustning for att kunna ringa. Det finns även särskilda telefoner med Skype-programvaran installerad. Skype-namn Skype-namnet är ett namn som alla användare får när de registrerar sig. Namnet används som ID när en kontakt skapas mellan två skype-användare. Du registrerar dina kontakters Skypenamn i kontakt- och kontaktpersonregistret. Skype-nummer/SkypeIn Du kan beställa tjänsten SkypeIn hos Skype. Med SkypeIn kan du få ditt vanliga telefonnummer. Det betyder att andra kan ringa till dig på ett "vanligt" telefonnummer från alla sorters telefoner. Du mottar samtalet i Skype, oavsett var du befinner dig i världen. SkypeOut Om du köper SkypeOut kan du även, med hjälp av Skype, ringa till vanliga fasta telefoner och mobiltelefoner, vart du än befinner dig i världen. Övriga tjänster Du kan beställa tjänster som gör det möjligt att ringa till vanliga telefoner och mobiltelefoner i och utanför landet. Du kan också beställa ett telefonnummer - ett Skype-nummer - som gör det möjligt för andra att ringa till dig från telefoner av samma sort. Mer information om Skype hittar du på deras hemsidor: 47

52 Kom i gång med Skype Förutsättningar för att komma i gång Licens: Skype är en tilläggsprodukt som måste beställas. Registrera licensen. Därefter måste du administrera licensinformationen, så att tilläggsprodukten registreras på företagsdatabasen(- erna). Se mer om detta i eget avsnitt. Installera Skype: Du måste installera Skype på samma maskin som du har installerat Mamut Business Software. Du måste även registrera dig som Skype-användare. Om du vill ringa till fasta telefoner och mobiltelefoner, inte bara andra Skype-användare, måste du även köpa Skypecredits/SkypeOut. Du måste ha ett SkypeIn-nummer för att andra ska kunna ringa till dig från en fast telefon eller mobiltelefon. Se mer på Skypes hemsidor: Nätverk: Skype måste installeras på alla maskiner som ska använda funktionen. Så kommer du i gång 1. Välj Skype som TAPI i Mamut Business Software. Detta gör du under Inställningar - Övriga Inställningar - Andra program. Välj TAPI, och sätt TAPI till SKYPE. Om du blir tillfrågad ska du tillåta programmet att använda Skype. 2. Lägg in Skype-namn på kontakt(er). Du hittar fältet tillsammans med telefonnumren på kontakterna. Du kan även lägga in Skype-namn på kontaktpersoner. Programmet är nu redo att ringa och ta emot samtal med Skype. Kontakterna och Kontaktpersonerna har fått nya fält för Skype-nummer og Skype-namn i fältet Telefon. Du kan se telefon-ikonen till höger om fältet. Skype-namn Sype-namn används för att ringa till andra Skype-användare. Skype-nummer (SkypeIn) används för att ringa från vanlig telefon till en Skype-användare. Du behöver inte använda detta nummer på din kontakt om du själv ska ringa via Skype. När du aktiverar Skype blir du tillfrågad om programmet ska tillåta att Mamut ringer. Har du vid någon tidpunkt svarat Nej kan detta aktiveras igen. Detta måste du göra i Skype, under Verktyg 48

53 ANVÄNDARANPASSNINGAR - Inställningar - Sekretess- Hantera andra programs tillgång till Skype. Mer utförlig information om Skype hittar du på deras hemsidor: Hur ringer du med Skype? Så ringer du från Kontakt/Kontaktperson till en annan Skype-användare 1. Ta fram kontakten/kontaktpersonen som du ska ringa till. 2. Välj telefonnummer, till exempel Skype-nummer i Telefon-fältet. 3. Klicka på telefon-ikonen. 4. Om du blir tillfrågad ska du tillåta användaren "Mamut" att ringa. Ett utgående samtal sätts upp. Samtalsstatus visas i fönstret Skype samtal. Så tar du emot ett telefonsamtal i Skype När någon ringer till dig öppnas fönstret Skype samtal tillsammans med ett eget Skype-fönster. Svara/Öppna: Du svarar telefonen. Om telefonnumret för det inkommande samtalet är registrerat på en kontakt, öppnas kontaktkortet. Öppna: Öppnar den aktuella kontaktens kontaktkort, men besvarar inte uppringningen. Avbryt: Lägger på. Mamut letar upp den aktuella kontakten via Skype-nummer/Skype-namn. Autostart Skype lägger sig som standard vid start av Windows. Eventuellt startar även Mamut Skype när programmet startar. Om du har stängt Skype kan inga uppringningar göras från Mamut. Du måste då starta Skype först. 49

54 Aktiviteter från Skype Telefonsamtal med Skype genererar en aktivitet i aktivitetslistan. Du hittar aktiviteterna i aktivitetslistan och på kontakten/kontaktpersonen, om denna är registrerad med numret som användes i det utgående eller inkommande samtalet. Aktiviteterna registreras med tiden då samtalen påbörjas och avslutas. Utgående samtal Alla samtal genererar en aktivitet, oavsett om de besvaras eller inte. Inkommande samtal En aktivitet genereras enbart när samtalet besvaras. Obs! Skype har också en egen registrering av samtalshistorik. Denna har ingen anknytning till kontakterna i programmet. 50

55 E-POST E-POST Programmet innehåller funktioner för att skicka e-postmeddelanden till dina kontakter. Du kan till exempel skicka en offert, en order/faktura, eller en betalningspåminnelse till en kontakt via e-post. Rapporterna i programmet kan också skickas via e-post. Genom att använda programmets funktioner för att skapa och spara e-post till och eventuellt från dina kontakter kan du få störst möjliga utbyte av programmets kontaktuppföljningsfunktion. E-post kopplas till kontakterna och du kan enkelt hitta korrespondensen senare. Se eget avsnitt nedan för mer information om hur du kommer i gång med e-post. Systemadministratör: Inställningarna för e-post anges för var enskild användare. Programmet skickar e-post via Outlook Du måste ha installerat Microsoft Outlook/Outlook Express för att kunna skicka e-post från programmet. Du kan välja om du vill använda Mamut som e-posteditor för att skapa och redigera utgående e-post eller Outlooks e-posteditor, där detta är möjligt. Obs! Om du ska använda Outlook-integrationen till något mer än att skicka e-post kan du inte använda Outlook Express. Se mer om Outlook-integrationen nedan. Skapa e-post där du "är" E-postfunktionen är integrerad i stora delar av systemet. Du kan till exempel skicka en offert, en orderbekräftelse eller en faktura direkt från systemet som ett vanligt e-postmeddelande. Du kan också skapa ett nytt e-postmeddelande direkt från till exempel kontaktkortet, projektregistret eller personalregistret. Du kan också välja att skriva ut rapporter till e-post samt skicka dokument. Skriv ut rapporter som e-postbilagor (.pdf) Du kan skriva ut till e-post. Om du till exempel väljer att skriva ut en faktura till e-post, konverterar programmet automatiskt utskriften till.pdf-format och lägger den som bilaga till ett e-postmeddelande till mottagaren. En.pdf-bilaga kan läsas av de flesta mottagare och räknas av de allra flesta som ett säkert filformat. Läs mer om detta i eget avsnitt nedan. Outlook-integration Du kan dessutom välja att integrera systemet med Outlook. Outlook-integrationen kan användas oavsett om du använder Outlooks eller programmets egen e-posteditor för att redigera utgående e-post. Integrationen gör det bland annat möjligt att, automatiskt eller manuellt, koppla inkommande och utgående e-post till dina kontakter. Du kan integrera e-post, kalender och uppgiftslistan och du kan dessutom skapa kontakter direkt från Outlook. 51

56 Obs! För att använda Outlook-integrationen måste du ha Microsoft Outlook installerat på din maskin. Integrationen fungerar för Outlook 2003, Outlook XP och Outlook 2002 XP med SP3. (Inte Outlook Express). Inställningarna för Outlook-integrationen hittar du under Visa - Inställningar - Användare. Välj fliken Inställningar per modul och knappen Outlook. Läs mer om Outlook-integrationen i eget avsnitt nedan. E-post till grupp Du kan använda guiden för kontakturval för att skicka e-post till ett urval av dina kontakter. Genom guiden kan du skapa och spara fasta urval som kan användas senare. Du kan basera urvalet på ett varierat utbud av kriterier, så att du när som helst kan nå de rätta kontakterna. E-postmallar Med hjälp av programmets egen e-posteditor kan du skapa e-postmallar. Med e-postmallar kan du skriva och formatera delar av texten en gång istället för varje gång du ska skicka ett motsvarande e-postmeddelande till en annan kontakt. Du kan skapa så många mallar du behöver. Även om du i användarinställningarna för Outlook har ställt in systemet för att använda Outlook som e-posteditor, används programmets egen e-posteditor av de register som kan dra nytta av e-postmallar. Kom i gång med e-post Så kommer du i gång med e-post i programmet 1. Registrera din e-postadress: Först måste du registrera en e-postadress på dig som användare. Detta gör du genom att välja Visa - Inställningar - Användare. Skriv in e-postadressen i fältet E-post. Du kan hämta din e-postadress från Outlook med hjälp av sök-knappen. Systemadministratör: Är du systemadministratör kan du registrera e-postadresser på alla användare. Detta gör du genom Visa - Inställningar - Säkerhet - Användaradministration. 2. Välj e-posteditor: Du måste bestämma vilken e-posteditor som skal användas för att skapa och redigera e-post från programmet. Använder du Outlook som e-posteditor, öppnas Outlook när du skapar ett e-postmeddelande. Obs! Inställningen gäller bara e-post från kontakt-/kontaktperson, personal- och aktivitetsregistret. E-post som skapas från produkt använder funktioner i programmets egen e-posteditor och använder därför denna. E-post som skapas direkt från rapporter använder alltid Outlook som e-posteditor. Du väljer e-posteditor under Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Outlook, i rullgardinsmenyn överst. 52

57 E-POST 3. Välj om du vill använda Outlook-integrationen eller inte: Ska du inte använda integrationen kan du nu skicka e-post från programmet. Ska du använda integrationen anger du detta under Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Outlook. Du kan då välja hur integrationen ska fungera. Se mer om användarinställningar för Outlook nedan. Starta därefter om Outlook. Använder du integrationen kommer du att se programmets menyrad i Outlook. Du kan nu använda programmet för e-post. E-post i programmet E-posteditorn i programmet Programmet har en egen e-posteditor för att skapa och redigera utgående e-post. Denna används som standard. Du kan byta till e-posteditorn i Outlook genom Användarinställningar för Outlookintegration. Du kan till exempel skicka e-post direkt från kontaktkortet genom att klicka på Skicka e- post. Alternativt kan du välja Visa - E-post - En kontakt för att öppna e-posteditorn. Du kan därefter välja vilken kontakt som ska ta emot e-posten. Väljer du att skicka direkt från kontaktkortet, blir e-postadressen automatiskt ifyllt. Så redigerar du ett e-postmeddelande i programmets egen e-posteditor: 1. Klicka på knappen Till... och välj till vem du vill skicka. Det gör du genom att markera kontakten till vänster i fönstret som öppnas. Markera därefter en eller flera kontaktpersoner som skal ta emot e-posten. För över kontaktpersonerna till mottagarrutan med hjälp av pilknapparna och klicka OK. 2. Klicka på Bilaga... om du vill bifoga ett dokument. 3. Skriv in Ämne för meddelandets innehåll. 4. Välj mall i rullgardinsmenyn om du vill basera innehållet på en e-postmall. 5. Välj Projekt om e-postmeddelandet ska kopplas till ett projekt. 6. Skriv sedan själva meddelandet. Med hjälp av formateringsknapparna överst i editorn kan du formatera texten till önskat teckensnitt, färg, storlek, etc. 7. Klicka Skicka E-post för att skicka e-postmeddelandet. E-postmeddelandet skickas nu via Outlook. E-postmallar Om du ofta skickar samma e-postmeddelande till flera av dina kontakter kan du spara tid genom att skapa en mall som du använder vid utskick. Genom att använda en e-postmall räcker det med att skriva och formatera texten en gång, istället för varje gång du ska skicka motsvarande e- postmeddelande till en annan kontakt. 53

58 Så skapar du en ny E-postmall 1. Välj Visa, gå till E-post och klicka på E-postmallar. 2. Klicka Ny. 3. Skriv in Mallnamn och Ämne. Om du vill bifoga en fil klickar du på Bilaga och bifogar önskad fil. 4. Skriv in önskad text. 5. Formatera texten så att du får önskat teckensnitt och färg. 6. Klicka på Spara. Mallen kan nu väljas i rullgardinsmenyn Välj mall i programmets egen e-posteditor. Du kan ändra e-postmallen senare. Du kan också redigera e-postmallarna som medföljer i programmet som standard. Skicka ett dokument via e-post Dokument som är kopplade till en eller flera kontakter kan skickas till kontakten(-erna) via e- post. För att kunna skicka ett dokument via e-post måste en e-postadress vara registrerad i kontaktens kontaktkort samtidigt som dokumentet måste vara skapat eller importerat. Du kan skicka dokument via e-post från dokumentlistan samt via fliken Dokument i alla moduler där denna är tillgänglig. Obs! Det går inte att skicka dokument till anställda via e-post. Du måste ha installerat Microsoft Office 2000 eller senare version för att kunna skicka dokument via e-post. Så skickar du ett dokument via e-post 1. Markera dokumentet som du vill skicka via e-post. 2. Klicka Skicka e-post (eller högerklicka på dokumentet och välj Skicka e-post). 54

59 E-POST Ett e-postmeddelande genereras och öppnas i e-postklienten du har valt i användarinställningarna. Mottagaren fylls i automatisk och dokumentet bifogas som en fil. 3. Fyll eventuellt i ytterligare upplysningar. 4. Klicka på Skicka. Skriva ut som e-postbilaga Du kan skriva ut till e-post. Väljer du till exempel att skriva ut en faktura till e-post, konverterar programmet automatiskt utskriften till.pdf-format och bifogar filen som bilaga till ett e- postmeddelande till mottagaren. En sådan.pdf-bilaga är läsbar för de allra flesta mottagare och anses av de allra flesta vara ett säkert filformat. I exemplet nedan skriver du ut en offert. Så skriver du ut en offert som e-postbilaga 1. Skapa en ny eller öppna en befintlig offert. 2. Klicka på Skriv ut (Ctrl + P). 3. Välj Offert och klicka på Nästa. 4. Välj E-post och klicka på Klar. Det skapas nu ett e-postmeddelande med offertdokumentet som.pdf-bilaga. Kontrollera mottagarens e-postadress och dubbelklicka gärna på själva offerten (bilagan Offert.pdf) för att kontrollera att du är nöjd med dokumentet innan du skickar. 5. Klicka på Skicka i MS Outlook för att skicka e-postmeddelandet. E-postmeddelandet skickas nu via MS Outlook, med offerten som bilaga. Obs! En offert behandlas som en rapport i systemet. Alla rapporter använder MS Outlooks e-posteditor, även om du har valt programmets e-posteditor i användarinställningarna för Outlook. Läs mer om detta i avsnittet "Kom i gång med e-post". Integration med Outlook Om integration med Outlook Programmet skickar e-post via Outlook. Du kan även välja om du vill integrera systemet med Outlook så att inkommande e-post i Outlook överförs som aktiviteter i programmet, eller möten i Outlook-kalendern överförs till kalendern. Du kan använda integrationen oavsett om du använder Outlooks e-posteditor eller programmets egen för utgående e-post. Du aktiverar integrationen och gör inställningarna under Visa - Inställningar - Användare. Välj fliken Inställningar per modul och knappen Outlook. E-post som tas emot i Outlook kan automatiskt skapa en aktivitet på kontakten i programmet om programmet hittar e-postadressen på en av dina kontakter, eller om du skapar en sådan aktivitet. Du kan också synkronisera uppgiftslistan och kalendern åt båda hållen. 55

60 Obs! I denna beskrivning av integrationen med Outlook kallas Mamut Business Software för "programmet". För att använda integrationen måste du ha Microsoft Outlook installerat på din maskin. Integrationen fungerar med Outlook 2003, Outlook XP och Outlook 2002 XP med SP3. (Inte Outlook Express). Välj detaljer för synkronisering Överför aktiviteter från programmet till kalendern och uppgiftslistan i Outlook: Aktiviteter som du skapar i programmet kan automatiskt överföras till kalender och uppgiftslista i Outlook. Välj mellan automatisk synkronisering eller manuell överföring: Automatisk synkronisering innebär att aktiviteter skapas automatiskt i programmet utifrån de val du har gjort i användarinställningarna för Outlook. Manuell överföring innebär att du kan skapa aktiviteter manuellt i programmet utifrån de val som du har gjort i användarinställningarna för Outlook. Välj vilka sorters bilagor som ska synkroniseras: Du kan välja om du vill att dina inkommande e-postbilagor ska överföras till dokumentmodulen i programmet samt, i sådant fall, vilka sorters bilagor. Överför aktiviteter från Outlook och ange standardvärden för dessa: Aktiviteter i uppgiftslistan och kalendern kan överföras till kalendern eller uppgiftslistan i programmet. Du kan dessutom skapa aktiviteter på både utgående och inkommande e-post. Läs mer under "Användarinställningar för Outlook". Egen menyrad i Outlook Du får en egen menyrad i Outlook för att därifrån kontrollera integrationen i det dagliga arbetet. Skapa ny e-post i Outlook till kontakter i programmets kontaktregister: På menyraden får du en egen knapp, Ny e-post, där du kan leta upp kontakter från kontaktregistret i programmet innan ett e-postmeddelande skapas för denna eller dessa. Skapa kontakter direkt i Outlook och synkronisera med programmet: Du kan skapa en kontakt eller kontaktperson från Outlook så att du direkt kan synkronisera denna, även när kontakten inte redan finns i programmet. Öppna kontaktkortet och aktiviteter direkt från Outlook: Från ett synkroniserat element i Outlook kan du öppna det aktuella kontaktkortet samt aktiviteten i programmet. Kontrollera att element är överförda: Du kan kontrollera om och till vilken kontakt ett element har överförts, om bilagor har överförts m.m. Du har alltså full kontroll över elementerna i båda programmen. Viktigt att veta Systemadministratör: E-postinställningarna görs av varje enskild användare. Återkommande avtalad tid: I Outlook kan en avtalad tid i kalendern vara Återkommande så att den avtalade tiden upprepas i kalendern. Ett sådant möte kan bara synkroniseras som ett element till programmet. Detta innebär att bara den första avtalade tiden synkroniseras. Flera användare:funktionen stöder bara integration med din egen Outlook. Det går inte att skapa aktiviteter i programmet som kan överföras till andra Outlook-användare. 56

61 E-POST Flera kontakter: E-post som skickats via Outlook till flera kontakter/kontaktpersoner, som alla är registrerade i programmet, synkroniseras bara med den första av dessa kontakter. Flera företagsdatabaser: Integrationen med Outlook kan bara användas mot en databas. Har du flera företagsdatabaser måste du välja vilken som ska använda integrationen. Du kan emellertid byta genom att stänga av integrationen där den är aktiv och därefter aktivera den i en annan företagsdatabas. Radera element i Outlook: När du raderar ett element i Outlook får du upp ett fönster där du ska ta ställning till om den tillhörande aktiviteten i programmet också ska raderas. För att få upp detta fönster krävs att elementet går genom Raderade element. Du bör därför inte radera "direkt" (Shift + Enter), eftersom detta kommando tar bort elementet permanent, utan en möjlighet att radera elementet i programmet. Menyraden i Outlook Du får en egen menyrad i Outlook för att därifrån kontrollera integrationen i det dagliga arbetet. Menyraden är synlig i översiktsfönstret, men inte i detaljfönstret, till exempel för ett e- postmeddelande. Programikonen öppnar Mamut. Ny e-post: Här kan du leta fram kontakter från kontaktregistret i programmet innan ett e- postmeddelande skapas till denna eller dessa. Överföring: När du markerar ett eller flera element i Outlook och sedan klickar på denna knappen, får du fram ett fönster i vilket du ser om dessa kan synkroniseras eller inte. Finns inte kontakten kan du på ett enkelt sätt skapa kontakten härifrån så att elementet kan överföras. Du kan också öppna elementet och eventuella bilagor innan du tar ställning till om de ska överföras eller inte. Överför alla: Verkställer överföring av alla element som överensstämmer med kriterierna du har valt i användarinställningarna för Outlook. Du får därefter upp ett fönster i vilket du kan välja element för överföring och eventuellt ta bort/granska bilagor, innan du accepterar överföringen. Öppna kontaktkortet: Markera ett e-postmeddelande och klicka på knappen för att öppna kontaktkortet. Denna är bara aktiv om e-postmeddelandet är synkroniserat med programmet. Öppna aktivitet: Öppnar aktiviteten som är upprättad i förbindelse med det synkroniserade elementet. Synkroniseringsstatus: Här kan du se synkroniseringsinformation om elementet som är markerat i Outlook. Om du till exempel har markerat ett e-postmeddelande och klickar på denna knappen kan du se om elementet är synkroniserat eller inte, vilken kontakt som elementet är kopplat till samt vilken aktivitet som är upprättad. Inställningar: Öppnar användarinställningar för Outlook-integrationen. Detta är samma fönster som öppnas via programmet. 57

62 Användarinställningar för Outlook Integration E-posteditor för utgående e-post: Här väljer du om du ska använda programmets egen e- posteditor eller Outlooks editor när du skapar och redigerar utgående e-post. Obs! Programmet använder alltid Outlook för att skicka e-posten du skapar. Använd/Använd inte Outlook-integrationen: Här väljer du om du vill integrera systemet med Outlook. Väljer du att använda du integrationen aktiveras de övriga inställningarna. Överföring från programmet till MS Outlook Aktiviteter som du skapar i programmet kan överföras automatiskt till kalendern och uppgiftslistan i Outlook. Du väljer här om du vill överföra dessa. Överföring från MS Outlook till programmet Automatisk synkronisering innebär att det automatiskt skapas aktiviteter i programmet som är baserade på de val du gör i användarinställningarna för Outlook. Aktiviteter för utgående e-post, inkommande e-post, element i uppgiftslistan och element i kalendern kan skapas automatiskt. En förutsättning för att kunna skapa aktiviteter för utgående och inkommande e-post är att mottagaren/avsändaren är registrerad som kontakt eller kontaktperson i programmet med den aktuella e-postadressen. 58

63 E-POST Manuell överföring innebär att du manuellt kan skapa aktiviteter i programmet baserade på de val du har gjort i användarinställningarna för Outlook när nya element skapas. Du kan skapa aktiviteter för utgående och inkommande e-post, element i uppgiftslistan och element i kalendern genom att klicka på knapparna Överför valda eller Överför alla. E-postadressen som används ligger till grund för aktiviteterna som skapas. Adressen måste vara registrerad på kontakten/kontaktpersonen i programmet för att Outlook ska kunna identifiera för vilken kontakt aktiviteten ska skapas. Importera bifogad fil: Du kan välja om dina mottagna e-postbilagor ska överföras till programmets dokumentmodul samt, i sådant fall, vilka sorters bilagor. Som standard överförs alla sorters bilagor om du väljer Importera bifogad fil. Du kan exkludera vissa filformat eller definiera vilka filformat som ska importeras. Detta gör du genom att klicka på knappen Filformat. E-postadress och företagsdatabas Längst ned på skärmbilden ser du vilken e-postadress integrationen använder. Adressen är hämtad från huvudkortet i användarinställningar, fältet E-post. Standardvärden Fliken Standardvärden är bara aktiv om du har valt Använd Outlook-integrationen på fliken Integration. Ska du överföra e-post från Outlook bör du föra in standardvärden för aktiviteterna som ska skapas. Programmet föreslår som standard en Aktivitetstyp samt att aktivitetens Status ska vara Utförd och att aktiviteten ska få den inloggade användaren som Ansvarig. Du kan eventuellt också välja ett Projekt som standardvärde. 59

64 I rullgardinsmenyn Typ kan du välja att standardaktivitetstyp ska Ärv(as) från användarinställningar i Aktiviteter. Därmed är det standardaktivitetstypen från dessa användarinställningar som används på aktiviteterna från Outlook. 60

65 PROJEKT PROJEKT Fliken Redovisning Under fliken Redovisning har du översikt på alla verifikatsrader i huvudboken och/eller verifikatsregistreringar som är knutna till det aktuella projektet. Du väljer önskad vy med hjälp av rullistorna överst, och kan välja mellan att se räkenskapsår, källa, verifikationstyp, och/eller typ av konto. Genom att klicka på knappen Gå till faktura (F9) öppnas den markerade fakturan. Du kan endast klicka på den knappen om den markerade posten är en faktura. Om posten är kopplad till ett inköp/beställning, kan du klicka på knappen Gå till beställning (F7) för att läsa den detaljerade informationen om beställningen i inköpsmodulen. Knappen Gå till verifikation (Ctrl+Shift+G) tar dig till huvudboken där du kan läsa mer om den förda verifikationen. Knappen är endast tillgänglig för verifikat som förts över till huvudboken. Tips! Du kan välja vilka flikar du vill se under användarinställningarna. Systemadministratören kan via behörighetskontrollen bestämma om användarna ska kunna se denna flik. 61

66 AKTIVITET Skapa uppföljningsaktiviteter Inom modulerna för kontakt, försäljning, inköp, logistik och redovisning finns det en rad processer som kan aktiveras och som då automatiskt skapar uppföljningsaktiviteter. Du bestämmer själv vilka av de möjliga processerna som du vill aktivera. En översikt på vilka uppföljningsaktiviteter som det är möjligt att aktivera hittar du genom att välja Visa Aktivitet Uppföljningsaktiviteter. Om du i programmet utför en process som automatiskt kan skapa aktiviteter, kommer du att tillfrågas om du vill skapa en uppföljningsaktivitet. Om du inte vill fortsätta få den frågan, kan du markera Visa inte detta meddelande igen. Du kan även göra den inställningen när du redigerar uppföljningsaktiviteter. Vilka processer som ska generera aktiviteter för ditt företag bör du fundera igenom och ta ställning till, utifrån vilka funktioner du använder i programmet och vilket behov av uppföljning du har av dessa funktioner. Aktiverar du för många uppföljningsaktiviteter kan aktivitetslistan bli oöversiktlig istället för till hjälp i det dagliga arbetet. Ett exempel på när uppföljningsaktiviteterna kan vara till god hjälp är Vid fakturering. Uppföljningsaktiviteten är inställd på att starta vid förfallodatumet, eller du kan bestämma ett annat datum. Den kan till exempel påminna dig om att kontrollera om en betalning har gått igenom. Genom att markera en process och klicka på Redigera, kan du aktivera eller inaktivera uppföljningsaktiviteten. Du kan även bestämma standardvärden för nya aktiviteter som ska utföras automatiskt. Kryssar du för Visa inte detta meddelande igen kommer du i framtiden inte att få fler frågor om att skapa uppföljningsaktiviteter när du utför denna process. 62

67 AKTIVITET I fönstret Uppföljningsaktiviteter kan du ändra Starttid för när aktiviteten ska påbörjas, Prioritet, Typ, Status och vem som är Ansvarig för att utföra aktiviteten. I fältet Anteckning kan du registrera mer detaljerad information. Vill du Öppna aktiviteten vid skapande kan du markera detta. Du kommer då att få möjlighet att registrera mer information om var enskild aktivitet direkt när den skapas. Obs! Inställningen för huruvida det ska skapas uppföljningsaktiviteter gäller per företagsdatabas. Observera även att standardvärden för uppföljningsaktiviteterna häver användarinställningar som är gjorda för aktiviteter. Aktivitetsmallar Med hjälp av lätt tillgängliga aktivitetsmallar i de olika modulerna är det enkelt att skapa nya aktiviteter. Du kan definiera och skräddarsy vilka aktiviteter som snabbt och enkelt ska kunna skapas i var enskild modul. I de moduler där det är möjligt att direkt skapa aktiviteter finns knappen Skapa aktiviteter i verktygsfältet. Till höger om knappen finns en pilknapp, som när man klickar på den öppnar en lista på de aktiviteter som du kan skapa i den modul du befinner dig. Vilka aktiviteter som ska kunna skapas i modulerna definierar du själv. Genom att klicka på Ny i fönstret Aktivitetsmallar skapar du nya mallar. Vill du redigera befintliga mallar, klickar du på Redigera. 63

68 För var aktivitetsmall du skapar kan du bestämma standardvärden som automatiskt föreslås när en aktivitet skapas utifrån aktivitetsmallen. Observera att standardvärden för uppföljningsaktiviteter överstyr användarinställningar som är gjorda för aktiviteterna. Redigera aktivitetsmallar I redigeringsfönstret för Aktivitetsmallar kan du med hjälp av pilknapparna bestämma i vilka moduler en mall ska vara tillgänglig. I fältet Namn beskriver du vilken typ av aktivitet som det ska vara möjligt att skapa när man använder aktivitetsmallen. Namnet visas när du klickar på pilknappen till höger om knappen Skapa aktivitet, i de moduler där mallen är tillgänglig. 64

69 AKTIVITET Under Standardvärden för nya aktiviteter kan du ange Ämne och Starttid för när aktiviteten ska påbörjas, Prioritet, Typ, Status och vem som är Ansvarig för att utföra aktiviteten. I fältet Anteckning kan du registrera mer detaljerad information. Värdena som du anger kommer att föreslås när det skapas en aktivitet utifrån aktivitetsmallen, men kan överstyras vid behov. Systemdefinierade aktiviteter Systemdefinierade aktiviteter är aktiviteter som skapas automatiskt när vissa händelser och processer sker i programmet. Exempel på händelser är: förändringar av företagsinställningar, inventering, guider som ändrar på ett urval av kontakter, produkter etc., periodavslutning m.m. I aktivitetslistan ser du när de olika aktiviteterna skapades, vilka händelser som skapade aktiviteterna och vilken användare det var som var ansvarig. Överst i listan kan du välja om du enbart ska se aktiviteter som skapats under en viss tid eller av en bestämd anställd. Du måste klicka på Uppdatera för att listan ska uppdateras efter ditt urval. Aktiviteterna syns inte i den vanliga aktivitetslistan, utan i listan för systemdefinierade aktiviteter. Du hittar denna aktivitetslista genom att välja Visa - Aktivitet - Systemdefinierade aktiviteter. De händelser som resulterar i automatiskt skapade aktiviteter är förhandsdefinierade i programmet och kan inte överstyras. 65

70 Obs! Det är inte möjligt att redigera eller ta bort systemdefinierade aktiviteter från aktivitetslistan. 66

71 TIDRAPPORTERING TIDRAPPORTERING Företagsinställningar för Tidrapportering I företagsinställningarna för Tidrapportering kan du anpassa funktionaliteten efter ditt företags behov, vilket innebär att du kan använda modulen effektivt. Modulen består av två flikar, Anpassning av funktioner och Överföra Order/Projekt, och fliken Överföring order/projekt är endast aktiv om den har markerats för det. Anpassning av funktioner Först måste du ta ställning för till vilka moduler du vill ha möjlighet att överföra tidrapporter. Om du vill ha möjlighet att vidarefakturera timmar via Försäljning & faktureringsmodulen, så väljer du det. Det kan vara bra om du till exempel ska fakturera en kund för arbetstimmar som lagts ner på kunden. Du kan också välja att föra över tidrapporter till Projekt. Då får du full kontroll på hur många timmar som använts i förbindelse med ett projekt. Väljer du att överföra till projekt så kommer du att kunna vidarefakturera timmarna via projektmodulen. Du kan kryssa för båda alternativen, men du kan inte föra över samma tidrader till både Försäljning & fakturering och Projekt. Överför du till Projekt vill tidraderna därefter räknas till projektet, och vidarefaktureras med hjälp av projektfaktureringen. Beroende på ditt företags behov och hur många led tidrapporten ska gå igenom kan du markera ifall du vill använda Färdigregistrerat och Klar till överföring. 67

72 Överföring Order/Projekt I den här fliken markerar du den information som ska vara tillåten att ändra vid överföring till order/projekt. Vid överföring till order kan du markera att du vill skapa en order per avdelning eller att du vill skapa en order per projekt. Du kan också välja att lägga samman tidrader. Tidrader kan endast läggas samman när produkt, pris, rabatt, påslag, avdelning och projekt är det samma. Du väljer att lägga samman tidrader med samma Anställd, eller tidrader med samma Datum. Väljer du Produkt, kommer de tidrader läggas samman där kriterierna ovan är uppfyllda, oberoende av anställd och datum. Du kan också välja vilken information som ska överföras till order/projekt samt hur tidraderna ska sorteras vid överföringen. Hur skapas en ny tidrapport? Alla tidrapporter skapas och sparas i tidrapporteringsmodulen. En del vill skapa en tidrapport per dag för varje anställd, andra upprättar en per vecka och anställd, samtidigt som vissa vill ha en tidrapport med flera anställda och deras timmar. Modulen är väldigt flexibel och kan anpassas efter användare med både avancerade och enklare behov av tidrapporter. Så här skapar du en ny tidrapport 1. Välj Visa - Tidrapportregistrering och klicka på Tidrapportregistrering. 2. Klicka på Ny. 3. Skriv in en Beskrivning i fältet för detta. Till exempel: "Sven Svensson - Vecka 17". 4. Fyll i fältet Anteckning om så önskas. 5. Klicka Ny [+] för att lägga till en tidrad. 68

73 TIDRAPPORTERING 6. Registrera utförda timmar på tidraden och sätt in nya rader för varje datum. Du måste även infoga nya rader för timmar på samma datum ifall de har olika kostnader, projekt, avdelning etc. Timmar som står på olika tidrader kan ändå ingå i samma beräkningsunderlag för Order/Projekt. 7. Fyll i relevant information i kolumnerna till höger. Du kan flytta mellan olika kolumner genom att använda Tab-tangenten på tangentbordet. 8. På varje rad väljer du sedan i kolumnen Överförbar om tidraden ska kunna överföras till order eller projekt. 9. Registrera alla tidrader för rapporten. 10. Klicka på Spara. Om det i företagsinställningar är markerat att företaget ska använda statusen Slutförd och Klar för överföring kommer du att kunna klicka Slutföra tidrapport och rapporten kommer då att ändra status från Obehandlad till Slutförd. Personalansvarig kan därefter godkänna eller avslå tidrapporten. Godkända tidrapporter kan överföras till Order/Projekt, beroende på vilka inställningar du gjort i företagsinställningar, samt vilken typ av överföring du valt i kolumnen Överförbar på tidraden. Genom att klicka Skriv ut kan du skriva ut tidrapporter. Klickar du Rapportmodul kommer du att få tillgång till ett urval av rapporter som kan ge dig detaljerad information om timmar som är registrerade. Klicka på Summa timtyper för att se detaljer om timtyperna. Fönstret visar bland annat vilken Summa timmar, Summa order och Summa projekt som är förda mot den aktuella timtypen. Hur länkas en tidrad till en aktivitet? På varje enskild tidrad är det möjligt att länka en befintlig aktivitet eller skapa en ny aktivitet baserat på tidraden. Detta görs i kolumnen Aktivitet-nr genom att antingen skriva aktivitetsnumret eller genom att trycka "-" (minustecknet på tangentbordet). Om du skriver "-" kommer du att få upp en lista över aktiviteter som den anställda är knuten till och du kommer att kunna välja vilken aktivitet som du vill knyta till tidraden. I listfönstret kan du även klicka på Ny och skapa en aktivitet baserad på tidraden. 69

74 PERSONAL Fliken Personal Under fliken Personal hittar du knapparna Kontaktinformation, Personuppgifter, Frånvaro, Kompetens och Övriga uppgifter. Under dessa knappar kan du registrera ytterligare information om var enskild anställd. Kontaktinformation Under knappen Kontaktinformation skrivs alla upplysningar om den anställdes adress, e- postadresser och telefonnummer. Du kan här markera vilket telefonnummer som ska vara huvudnummer till den anställde. Huvudnumret visas i den övre delen av den anställdes kort, tillsammans med e-postadressen. Den anställdes adress registreras i fältet för detta eller genom att klicka på knappen Adress. Om du vill registrera en tillfällig adress till den anställde klickar du på pilknappen under Adress. För var adress som registreras är det möjligt att ange under vilken Tidsperiod den tillfälliga adressen gäller. Personuppgifter Under knappen Personuppgifter kan du registrera den anställdes födelsedatum och personnummer. Om den anställda är Egen företagare kan du kryssa för detta och därefter registrera Organisationsnumret för företagaren. Organisationsnumret måste vara registrerat för att du ska kunna registrera och betala ut rätt lön till företagaren. När du klickar på sökknappen vid Bankkonto öppnas fönstret Kontoinformation. Där du kan registrera information om den anställdas bankkonto. Annan information som kan registreras om den anställda är Civilstånd och namn och relation till Närmaste anhörig. Information om anhöriga är bra att ha lätt tillgängligt vid nödfall. Under Egendef. fält kan du själv bestämma vilken typ av information som du vill kunna registrera. Det kan till exempel vara nationalitet, bemärkelsedagar eller webbadress om den anställda har en hemsida. 70

75 PERSONAL Frånvaro Funktionen Frånvaro hjälper dig att få en god översikt på de anställdas frånvaro och göra det även enklare för dig att tillgodose myndigheternas krav om frånvarohantering. I rapportmodulen hittar du två frånvarorapporter. Enligt socialförsäkringslagstiftningen är arbetsgivaren skyldig att föra statistik över sjukfrånvaro och frånvaro för vård av sjukt barn. Målet med detta är att belysa sjukfrånvaron på arbetsplatsen. Det finns en förordning som gäller statistik över sjukfrånvaro som bland annat reglerar vem som omfattas av registreringen och vilka uppgifter som ska registreras. Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan kan kräva att få ta del av de här uppgifterna. Arbetsgivare som inte för sådan statistik kan åläggas böter. Frånvaro registrerar du fortlöpande på var enskild anställd utifrån de frånvarotyper som passar ditt företag. De olika typerna av frånvaro skapar du i grundinställningar som du kommer till via Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. Du kan också högerklicka i rullgardinsmenyn för frånvarotyp i frånvaroregistreringen och välja Ändra i grundinställningar. Förutom att du kan registrera nya förekomster av frånvaro, kan du även redigera tidigare registrerad frånvaro. Du kan också ta bort frånvaro om det skulle vara aktuellt. För bästa översikten på frånvaroregistret kan du välja och se frånvaron från nuvarande år eller för föregående år. Du kan också sortera innehållet genom att klicka på den kolumnrubrik du önskar sortera efter. Högerklickar du i registret kan du välja att få en förhandsvisning av innehållet, skriva ut eller exportera data till Excel. Högst upp på anställningskortet kan du via knappen Inställningar registrera den anställdes normala arbetstid, lunchtid och antal arbetstimmar per dag. Som standard registreras frånvaro som hela dagar, men vill du registrera frånvaro i timmar han du kryssa för att frånvaro ska registreras på det sättet. Om du vill skriva ut en översikt på frånvaron kan du klicka på Skriv ut. I det fönstret som öppnas kan du välja utifrån anställd, period eller från datum till datum. Så här registrerar du frånvaro 1. Klicka på Frånvaro på fliken Personal. 2. Klicka på Ny. 3. Välj aktuell Frånvarotyp i rullgardinsmenyn för detta. 71

76 4. Välj Frånvaro från datum och Frånvaro till datum med hjälp av rullistorna för datum. Alternativt skriv in de timmar den anställde är frånvarande. 5. Antal dagar uppdateras automatiskt utifrån de datum du sätter. Om du ska registrera halva dagar för du in rätt datum vilket går före fältet Antal dagar. 6. Använd fältet Noteringar om du vill registrera orsaken till frånvaron. 7. Välj lämplig Frånvarostatus. 8. Klicka på OK. Obs! Du kan redigera eller ta bort frånvaro med hjälp av knapparna Redigera och Ta bort. Kompetens I kompetensregistret kan du registrera information om kvalifikationer och kompetens om var enskild anställd. Du kan här till exempel registrera utbildningar, certifieringar, språkkunskaper, arbetslivserfarenhet etc. Registret kan även användas till registrering av erbjudande om kurser och vidareutbildning till den anställde och uppföljning av detta. I Grundinställningar kan du skapa egna kompetenstyper och status utifrån dina behov. Grundinställningar hittar du genom att välja Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar eller genom att högerklicka i rullgardinsmenyn för Typ och Status i kompetensregistret och välja Ändra i grundinställningar. Så här registrerar du information om kompetens eller erbjudande om kurs/utbildning 1. Klicka på Ny. 2. Ändra på datumet om du önskar ett annat datum än dagens. 3. Välj aktuell Typ av kompetens i rullgardinsmenyn för detta. 4. Skriv in Ämne. 5. Skriv in Anteckningar. 72

77 PERSONAL 6. Klicka på Koppla... eller Importera dokument om du vill länka informationen till ett dokument. 7. Välj aktuell Status i rullgardinsmenyn för detta. 8. Sätt Datum avslutad om registreringen är färdigbehandlad eller till exempel datum när utbildningen avslutades. 9. Klicka på OK. Övriga uppgifter Under knappen Övriga uppgifter kan du skriva in så många anteckningar du själv vill om den anställde. Klicka på knappen Ny för att lägga in en ny anteckning. Vill du upprätta egna anteckningstyper, högerklickar du i rullgardinsmenyn och väljer Ändra i grundinställningar. Exempel på anteckningstyper kan vara "Medarbetarsamtal" eller "Uppdrag". När du klickar på en anteckning visar sig hela texten i fältet under listen. 73

78 AVTALSFAKTURERING Avtalsfakturering är en egen modul som är ändamålsenlig om du regelbundet fakturerar en kund för samma produkter och/eller tjänster. I modulen har du full översikt över vilka avtal som ska faktureras till vilka kunder, och hur ofta det ska faktureras. VIKTIGT! För att aktivera modulen Avtalsfakturering måste du under Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Försäljning & Fakturering - fliken Generellt markera att Företaget använder avtalsfaktura. Sedan måste du logga ut och starta om programmet för att modulen ska bli tillgänglig. Obs! Funktionaliteten finns som tilläggsprodukt i några programversioner. Modulen består av ett Avtalsregister där man skapar de avtal som kunderna sedan knyts mot. Du kan skapa avtal för produkter och tjänster med definierade priser och rabatter, och du kan ställa in hur avtalen ska hanteras i systemet. För varje avtal bestämmer du med vilken intervall som det ska genereras försäljningsorder utifrån de kundavtal som är knutna till avtalet. Det är också möjligt att redigera och inaktivera befintliga avtal. När ett avtal inaktiveras, visas inte längre de kundavtal som är knutna till avtalet i kundavtalsregistret. Det kommer inte heller att skapas order utifrån de inaktiva kundavtalen. Kundavtalsregistret visar vilka avtal som kunden är knuten mot. I detta fönster kan kunder knytas till avtal och du kan redigera befintliga kundavtal. Du kan skapa/ändra slutdatum för avtalet, pausa eller avsluta kundavtal. Du kan registrera start- och slutdatum för varje kundavtal, och avtalets intervall bestämmer hur ofta och när kundavtalen kan "köras" så att försäljningsordrar skapas. Du avslutar ett kundavtal genom att ändra status till "Avslutad". Om en kund vill ha uppehåll i leverans/fakturering kan du ändra status till "Paus". Kundavtal med statusen "Paus" eller "Avslutad" kan åter aktiveras. Via den guide för hur man skapar försäljningsorder kan du välja vilka avtal och kunder som ska bilda underlag för nya försäljningsorder, och hur långt fram i tiden som urvalet ska göras. Du får upp en lista över alla kundavtal som det skapas försäljningsorder för, och kan ta bort kundavtal som är ointressanta för den aktuella körningen. Det är också möjligt att ställa ett tidigare datum om man först vill skapa en försäljningsorder för kundavtal som skulle ha varit verkställda tidigare, och därefter kundavtal som är färdiga att köras från nytt datum. Varje enskilt avtal kan knytas mot en intervall som bestämmer när och hur ofta avtalen kan köras, det vill säga hur ofta vart kundavtal kan utgöra underlag för en ny försäljningsorder. Intervallerna hanteras i grundinställningarna som öppnas genom att klicka på knappen Intervallregister i verktygsfältet överst i fönstret Avtalsregister eller genom att välja Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. Du kan skapa nya intervaller för respektive ett bestämt datum var X månad, eller med X antal dagar mellan varje körning. Du kan skrive ut rapporten Fremtidige avtalefakturaer som viser hvilke ordrer du vil kunne generere og fakturere frem i tid på bakgrunn av kundeavtaler. 74

79 AVTALSFAKTURERING Avtalsregister Avtalsregistret är ett register över alla befintliga avtal. I registret kan du högst upp till höger i fönstret välja om du vill visa endast Aktiva avtal, endast Inaktiva avtal eller om du vill visa alla avtal oberoende status. I översikten kan du se namnet på avtalet, avtalets status, intervall, intervallkategori och när avtalet kan "köras" nästa gång. "Körning" innebär att det genereras en försäljningsorder med kundavtal knutna till avtalet som underlag. I avtalsregistret kan du skapa nya avtal, redigera befintliga och inaktivera avtal genom att klicka på knappen Radera. Observera att alla kundavtal som är knutna till ett avtal inte längre kommer att visas i översikten, och de kommer inte längre att utgöra underlag för nya försäljningsorder. Ett avtal är en mall som är gemensam för alla de kunder som ska faktureras för samma avtal. Det innebär att flera kundavtal knyts till varje enskilt avtal. Ett avtal kan vara en prenumeration på en tidning, månadsblad, alarm eller ett hyres- eller serviceavtal. Du bör skapa ett avtal per avtal som du ska använda som fakturaunderlag. I avtalet lägger du in de produkter och/eller tjänster som ska ingå i avtalsfakturan och gör inställningarna som ska gälla för de order som genereras från avtalet. Med hjälp av guiden kan du enkelt skapa nya försäljningsorder med avtal som underlag. Guiden startas genom att klicka på knappen Försäljning & fakturering i avtalsregistrets verktygsfält. I guiden kan du bestämma vilka avtal som du vill generera order från och om det ska vara till en bestämd kund eller till alla kunder. Genom att klicka på knappen Visa avtal kan du se detaljer om avtalet men du kan inte redigera någon information. Knappen ger användare som inte har rätt att redigera i avtalet, tillgång till information i avtalet. 75

80 Knappen Intervallregister tar dig direkt till grundinställningarna där du skapar och underhåller intervaller. Intervaller styr när och hur ofta det ska skapas nya försäljningsorder med kundavtal knutna till ett avtal som underlag. Det finns två typer av intervaller, Antal dagar och Fast datum i månaden. Väljer du Antal dagar, kommer det att gå X antal dagar från det du senast skapade en försäljningsorder tills du kan skapa en ny. Använder du Fast datum i månaden anger du exempelvis dagar = 1 och månader = 3. Då genereras en försäljningsorder den första var tredje månad. Klickar du på Skriv ut kan du skriva ut en rapport som visar Framtida avtalsfakturor. Flikarna i Avtalsfakturering Produktlinjer Under fliken Produktlinjer lägger du till de produkter som ska faktureras med avtalet som underlag. Produkterna måste redan finnas i Produktregistret och läggs till i avtalet genom att klicka på Ny eller Visa produktlista. Frakt Under fliken Frakt kan du bland annat ange vilka leveransvillkor som ska gälla för avtalet. Den information som du registrerar här överförs till order som skapas med avtalet som underlag, om "Avtalsinställning" är vald för fälten under fliken Avtalsinställningar. Text Under fliken Text kan du skriva in texter som ska visas på order- och fakturautskrifterna. Du kan antingen skriva in texten direkt i textfältet, eller välja mellan olika typer av text i rullgardinsmenyn. Det är möjligt att ha ett flertal olika texter som visas på olika rapporter. Väljer du Vanlig text kan du klicka på sökknappen till höger och välja mellan de på förhand definierade texterna i grundinställningarna. Vanlig text visas på order- och fakturarapporter. Text på plocklista skrivs in om du har egen text som ska visas på utskrifter av plocklistor. Text på packsedel visas på utskrifter av packsedlar. Om du väljer Serviceorder text kan du i det vänstra fältet skriva in texter som ska visas när du skriver ut en arbetsorder. Text i det högra fältet visas när du skriver ut en servicefaktura. Du kan flytta text från vänster fält till högra fältet med hjälp av pilknappen. Diverse Under fliken Diverse kan du bland annat ställa in svarstyp, avrundning, formulär, avdelning, projekt, moms och factoring. Inställningarna du gör här överförs till order som har avtalet som underlag, om "Avtalsinställning" är vald under Avtalsinställningar. Avtalsinställningar Inställningarna under fliken Avtalsinställningar styr om det är information från fälten i avtalet som ska överföras till försäljningsordern, eller om det är liknande inställningar skapade på andra ställen i systemet som gäller. Som standard är inställningarna satta på Avtalsinställning, men här kan du själv ändra till Systeminställning. 76

81 AVTALSFAKTURERING Hur skapar jag ett nytt avtal? Så här gör du för att skapa ett nytt avtal 1. Välj Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Avtalsfakturering. 2. Klicka på Ny. 3. Namnge och beskriv vad avtalet gäller. 4. Ställ in Intervall, Betalningsvillkor, Vår ref. och Referens. 5. Registrera relevant information under flikarna Produktlinjer, Frakt, Text, Diverse och Avtalsinställningar. 6. Klicka på Spara när du är klar med registreringen. 7. Klicka på Avsluta för att stänga avtalsfönstret. 77

82 Kundavtal I fönstret Kundavtal har du full översikt på alla upprättade kundavtal, dvs. alla avtal mellan kunder i ditt kundregister och avtal i ditt Avtalsregister. I kundavtalsregistret kan du söka efter ett specifikt avtal via kundnumret eller genom att klicka på sökknappen och söka efter kunden direkt i kundlistan. Med hjälp av rullgardinsmenyerna för Avtal och Status är det möjligt göra urval och välja att visa bara ett specifikt avtal eller avtal med en specifik status. Vill du ändra sortering på visningsläget klickar du bara på kolumnrubriken i den kolumn som du vill sortera efter. I Kundavtal kan du upprätta nya avtal mellan kunder och avtal, och du ändra på befintliga kundavtal. Du kan skapa/ändra startdatum för avtal och pausa eller avsluta kundavtal. För vart enskilt avtal är det möjligt att sätta startdatum och eventuellt stoppdatum om det är klart. Det är möjligt att avsluta ett kundavtal "manuellt", och det är också möjligt att pausa ett avtal om kunden önskar få respit i leveransen/faktureringen. Kundavtal som är pausade eller avslutade kan återaktiveras när det behövs. Har du kunder som ska faktureras för flera avtal måste det upprättas ett kundavtal per avtal. Med hjälp av en guide kan du enkelt skapa försäljningsorder med avtal som underlag. Guiden startas genom att klicka på knappen Försäljning & fakturering i verktygsfältet. I guiden bestämmer du vilka avtal som det ska genereras order för och om det ska vara för en bestämd kund eller för flera. Klickar du på knappen Visa avtal öppnas ett fönster med detaljerna i avtalet. I detta fönster kan man inte redigera någon information. Knappen är för användare som inte har rätt att redigera avtalet, men som behöver tillgång till informationen. Klickar du på Skriv ut, skrivs det ut en rapport som visar Framtida avtalsfaktureringar. 78

83 AVTALSFAKTURERING Hur skapas ett nytt kundavtal? Så här gör du för att skapa ett nytt kundavtal Ett Kundavtal är ett avtal som knyts mellan kund och avtal. Alla kunder som ska faktureras med ett avtal som underlag måste knytas till det avtalet. 1. Välj Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Avtalsfakturering. 2. Klicka på knappen Kundavtal. 3. Klicka på Ny. 4. Markera aktuell kund i kundlistan och klicka på OK. 5. Välj Avtal i rullgardinsmenyn. 6. Välj även Status om den från början inte ska vara Aktiv. 7. Välj önskat Startdatum, om datumet avviker från dagens datum, och ett Slutdatum om detta redan är bestämt när du skapar avtalet. 8. Klicka på OK. 79

84 Guide för att skapa försäljningsorder med kundavtal som underlag Denna guide kan startas både från Avtalsregister och Kundavtal. Steg 1 i guiden är att välja för vilka avtal och kunder som det ska skapas order. I steg 2 i guiden väljer du för vilka kundavtal som det ska skapas order. Steg 1:2 Så här gör du 1. Klicka på knappen Försäljning & fakturering i verktygsfältet för att starta guiden. 2. Välj om Alla avtal eller Ett avtal ska inkluderas i urvalet. Väljer du Ett avtal kan du klicka på sökknappen och välja aktuellt avtal i listan. 3. Välj om Alla kunder ska inkluderas i urvalet eller markera En kund och klicka på sökknappen för att välja kund. 4. Ange datum för när avtalsunderlaget ska skapas. 5. Markera för Visa statusrapporter om du vill visa statusrapporter på order som skapas via guiden. 6. Klicka på Nästa. 80

85 AVTALSFAKTURERING Steg 2:2 I steg 2 i guiden får du en översikt på de kundavtal som det kan skapas order för utifrån det urval du har gjort. Kundavtal som det är möjligt att kan skapa order för är markerade, men du kan avmarkera de kundavtal som det inte är aktuellt att generera order för i denna gång. När du har gjort ditt urval klickar du på Slutför för att skapa ordrar. Har du i guiden valt Visa statusrapport kommer denna nu att visas. De nya ordrarna hittar du i den vanliga modulen för Försäljning och fakturering som du hittar via Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering. 81

86 Fakturering av order som skapats med avtal som underlag Order som skapas via Guiden för att skapa försäljningsorder med kundavtal som underlag överförs till ordermodulen där de faktureras som vanligt. Så här gör du för att fakturera överförda avtalsorder 1. Klicka på knappen Fakturera i fönstret Försäljning/fakturering för att påbörja faktureringsprocessen. 2. Markera Urval längst till vänster. 3. Välj önskad typ av utskrift och välj inställningar för utskriften. 4. Klicka på OK. 5. Välj de avtal du vill fakturera i rullgardinsmenyn. 6. Klicka på OK. 7. Anpassa urvalet med hjälp av pilknapparna om det finns order du inte vill fakturera. 8. Klicka på OK. Rapport: Framtida avtalsfaktureringar Rapporten Framtida avtalsfaktureringar visar vilka order med kundavtal som underlag, som du kommer att kunna generera i framtiden. I urvalsfönstret bestämmer du själv för vilken tidsperiod som du vill se framtida fakturor, om det ska vara för en utvald kund eller för alla kunder, och om det ska vara för ett specifikt avtal eller för alla avtal. Rapporten skrivs ut genom att klicka på knappen Skriv ut i verktygsfältet överst i fönstret Kundavtal eller Avtalsregistret. Rapporten kan också skrivas ut från Rapportmodulen. 82

87 E-HANDEL E-HANDEL Fliken Webbinställningar i produktregistret Din webbutik är direktansluten till Produktregistret genom Webbinställningar. Här väljer du om produkten ska säljas i webbutiken och vilken produktinformation som ska visas. Så här lägger du ut en produkt i webbutiken 1. Välj Ska kunna säljas på en eller flera webbplatser för att produkten ska vara tillgänglig i listan Produkturval i webbutiken under Beställ produkter när du redigerar webbplatsen. 2. Välj Visa på webbplats eller använd Produkturval i webbutik under Beställ produkter. 3. Välj webbplats från rullgardinsmenyn. Alternativet Kopiera till alla webbplatser gör produkten tillgänglig i listan Produkturval i webbutik för samtliga webbplatser som du har registrerat. Så här lägger du till bilder och information i webbutiken 1. Välj Visa Produkt Produktregister Webbinställningar. 2. Välj webbplats där du vill lägga ut bilder och information. 3. Välj Visa på webbplats. 4. Infoga bild eller Länk till bild om du vill visa en bild av produkten på dina webbsidor. Infoga bild lägger upp en bild från din dator: Klicka på Infoga. Leta upp bildfilen och markera den. Klicka på OK. Länk till bild lägger in en länk till en extern webbplats, exempelvis till din leverantör: Skriv in webbadressen i fältet Bild URL. Du får direktåtkomst till denna webbadress via knappen till höger om URL-fältet. 83

88 5. I textrutan Produktinformation för webbutik kan du skriva in information om produkten som du vill visa i Webbutiken. 6. I fältet Mer info (undersida) kan du länka till en undersida på webbplatsen som du vill visa i samband med produkten. I rullgardinsmenyn Lagerinformation kan du ange om användarna av din webbutik ska få se hur många produkter du har på lager eller som du ska ge någon annan typ av lagerinformation. Tillåt köp av mindre än hela enheter Vill du kunna sälja produkter som är mindre än hela enheter i webbutiken måste du markera Tillåt köp av mindre än hela enheter. Inställningen blir tillgänglig när du har markerat att produkten Skall kunna säljas på en eller flera webbplatser. Du måste i tillägg ha angett att du vill använda en eller flera decimaler för lagerenheter i företagsinställningarna för Produkt. Inställningarna hittar du genom att välja Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Produkt under fliken Lagerhantering. Observera att du måste publicera om din webbplats för att det ska bli möjligt att beställa mindre än hela enheter på de uppdaterade produkterna i din webbutik. 84

89 E-HANDEL Inställningar webbutik På den här fliken anger du inställningar för bland annat hur priser ska visas i din Webbutik. Alla dina ändringar visas längst ned i fönstret under Exempel. Priser Benämning före pris: Här föreslås valutakoden från företagsinställningarna - Konton m.m. Om du vill kan du ändra detta till Kronor, eller liknande. Om du vill ha benämningen efter priset, kan du lägga in den i fältet Benämning efter pris enligt nedan. Inkl. moms/exkl. Moms: Välj om priserna ska visas brutto eller netto. Om du säljer till företagskunder är det vanligt att visa priserna utan moms, eftersom de får dra av momsen i sin redovisning. Till privatkunder förväntas det att du inkluderar momsen i priset. Avrundningstyp: Om du väljer att visa priserna i hela kronor kommer även order från Webbutiken att avrundas. Detta sker oberoende av inställningarna i modulen Försäljning och Fakturering. Decimaltecken: Välj vilken typ av decimaltecken som du vill använda på din webbplats. Det vanligaste är punkt- (.) eller kommatecken (,). Skiljetecken, Tusental: Välj önskat tecken för att urskilja tusental. Du kan välja (Ingen), Mellanslag, Punkt (.) eller kommatecken (,). Antal decimaler: Välj hur många decimaler priserna ska visas med. Ju högre priserna är per enhet, desto vanligare är det att inte ta med decimaler i priset. De avrundade priserna överförs också till ordern. Benämning efter pris: Om du vill kan du även lägga in en benämning efter priset, som Kronor, eller liknande. Om du väljer att visa priserna utan decimaler bör du lägga in,- efter priset. Det är inget som hindrar att du även lägger in Benämning före pris om du så önskar. Rabatt på produkter i webbutiken: Här kan du ange en generell rabatt för produkter som säljs i webbutiken. 85

90 Visa prislista: Markera ifall du vill visa en prislista i Webbutiken. Annat Grafisk visning av lagerstatus: För visning av lagerstatus i webbutiken kan du välja mellan tre typer av ikoner. För att visa lagerstatus måste du även ange att lagerstatus ska visas på fliken Webbinställningar. Format på automatiskt genererad e-post: Några kommer att uppleva att e-post som skickas från webbutiken stoppas av mottagarens spamfilter, eller att mottagaren av säkerhetsskäl eller andra orsaker inte tillåter HTML i e-posten. Här kan du välja att skicka meddelandet som pdfbilaga, HTML-bilaga eller som HTML direkt i e-posten. Du kan också välja att ta med företagslogon. För att detta ska fungera, måste du Välja logofil under Visa - E-handel - Utforma webbplats - Information om företaget - Företagsinformation. För produkter med varianter: Här kan du markera om du vill visa en länk till val av variant i produktlistan. 86

91 SKATTEDEKLARATION 2007 SKATTEDEKLARATION 2007 Omvänd skattskyldighet Från och med den 1 juli 2007 träder nya regler om omvänd skattskyldighet i kraft. För mer detaljerad information om de nya reglerna, gå till Skatteverkets webbplats. Vad innebär omvänd skattskyldighet? Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska redovisa och betala momsen. Syftet med omvänd skattskyldighet är att förhindra att en köpare gör olovliga avdrag för moms som inte betalas av säljaren. Du ska tillämpa omvänd skattskyldighet när du säljer tjänster som omfattas av förslaget till någon som i sin tur säljer sådana tjänster. För mer information om vem som ska tillämpa omvänd skattskyldighet, vilka tjänster som berörs, avdrags- och återbetalningsrätt, när reglerna träder i kraft samt övergångsbestämmelser, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats. Omvänd skattskyldighet i programmet Du måste använda rätt momsbehandling för att få automatik i redovisningen. I programmet finns momskoder som överensstämmer med de nya reglerna för omvänd skattskyldighet. Momskoderna hittar du under Visa - Inställningar - Redovisning - Redovisningsinställningar - Anpassning och underhåll av momssatser. OBS! Var uppmärksam på att använda rätt momskoder när du fakturerar och bokför med omvänd skattskyldighet. Momsrapporten/skattedeklarationen i programmet stöder deklarering enligt de nya reglerna, förutsatt att du har använt rätt momskoder i din bokföring. Deklarationen kan du ta ut genom Rapportmodulen, där du kan välja Momsrapport 2007 som är anpassad efter det nya regelverket. Tips! Programmet kan skapa XML-filer som kan användas för Elektronisk skattedeklaration via Internet. Se mer. 87

92 Kontantmetod Från och med 2007 träder nya bokföringsregler i kraft. Enligt de nya reglerna ska fler få använda kontantmetoden i den löpande bokföringen. Skatteverket beskriver kontantmetoden som "en enklare metod än huvudmetoden" och att den innebär "att du bokför inköp och försäljning när betalning sker." Skatteverket påpekar vidare: "Vid räkenskapsårets slut måste du dock bokföra då obetalda skulder och fordringar." Kontantmetoden i programmet Var uppmärksam på att du bara kan ändra mellan kontant- och faktureringsmetoden i början av en momsperiod som inte innehåller några posteringar. Du kan ändra till önskad metod i nästa period som inte innehåller några posteringar. Mer ingående information om regelverket rörande perioder och avgränsningar i förbindelse med kontantmetoden hittar du på Skatteverkets webbplats. Momsbokföringsmetod kan väljas via Visa - Inställningar - Redovisning - Modulinställningar - Kontantmetod. Markera eller ta bort markeringen i rutan Kontantmetod. För mer information om de nya reglerna rörande kontantmetoden, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats. 88

93 REDOVISNING REDOVISNING Inställningar för betalningspåminnelse/inkassokrav Kunder som inte betala fakturor i tid kan enkelt följas upp med hjälp av påminnelser. Du kan bland annat definiera hur många betalningspåminnelser kunden ska få innan det eventuellt blir aktuellt med inkassokrav. Du kan göra följande inställningar Antal betalningspåminnelser innan inkassokrav: Genom en rullgardinsmeny väljer du önskat antal betalningspåminnelser som ska genereras till kunden innan inkassokrav. Skicka endast betalningspåminnelser för krav större än: Betalningspåminnelser föreslås endast för fordringar som är större än valt belopp. Påminnelser och krav ska innehålla produktrader från originalfaktura: Om fordringarna har skapats i Försäljnings och faktureringsmodulen kan produktraderna visas på påminnelser och krav. Upplupna avgifter ska automatiskt sättas in i fönster för registrering av inbetalningar: När du registrerar betalning på den upplupna fordringen läggs upplupna avgifter automatiskt in i fältet Påminnelseavgift. Fakturahistorik ska bifogas e-post: Om påminnelsen skickas per e-post kan du bifoga fakturahistoriken. Skicka inte påminnelse till kunder som vi är skyldiga pengar För varje ny påminnelse som skrivs ut och godkänns, ändras fordringens status. Längst ned i fönstret kan du sätta egna villkor för varje sådan status. Antal status följer antal betalningspåminnelser du har valt överst i fönstret. 89

94 Verifikatsregistrering I modulen Verifikatsregistrering registrerar du dina verifikat innan de överförs till huvudboken. Så länge som verifikaten ligger i verifikatsregistreringen kan du ändra verifikatsdatum, verifikationstyp, period, konton, momshantering och belopp etc. Ett verifikat måste bestå av minst två rader som ska summeras så att verifikatet balanserar. Summan av Debet för alla verifikatsrader måste vara lika med summan av Kredit. Verifikaten blir numrerade utifrån de inställningar som du satt för nummerserier i Redovisningsinställningarna. Innan du börjar använda Verifikatsregistreringen bör du bekanta dig med vilka inställningar som du kan reglera. Modulen kan anpassas individuellt och genom att anpassa användarinställningarna efter dina önskemål kommer du att kunna registrera verifikat på ett snabbare och mer effektivt sätt. Verifikatsregistreringen är tvådelad. I den övre delen ser du det aktuella verifikatet som du arbetar med. Den nedre delen visar en lista på de verifikat som är bokförda, men som ännu inte överförts till huvudboken. Det är fortfarande möjligt att redigera dessa verifikat. Du kan gömma listan genom att välja Dölj ver.lista i rullgardinsmenyn överst i fönstret. Genom registrering av verifikat förväntas det att du registrerar en bruttosumma. Vid användning av moms klarar programmet av både Utgående- och Ingående moms vid verifikat och placerar detta på rätt momskonto. Via knappen Kontoplan kopplas varje enskilt konto upp mot olika momskoder. På fliken Avancerat kan du också fastslå specifika regler för kontona, till exempel omsättning/varuköp Ska vara med enligt grundlagen för utgående omsättning, om det ska vara med i momsuppgifterna. Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Genom knappen Verifikatsradstext (Ctrl + T) kan du skapa och använda egendefinierade standard texter för verifikaten. I verifikattextfönstret kan du klicka på inställningsknappen och definiera dina egna verifikattexter i Grundinställningarna. Texterna du skapar här blir tillgängliga i rullgardinsmenyn i verifikattextfönstret. Genom att klicka på F12 tangenten öppnar du kalkylatorn. Det finns en rad olika kortkommandon som underlättar i din verifikatsregistrering. Enskilda momskoder kan också anpassas till ditt företag genom att ange Momsinställningar. Läs mer om detta i Momskoder. Ett snabbare sätt att registrera verifikat är att använda Verifikatsmallar eller egna knappar. Läs mer om verifikatsmallar och verktygsfältet för verifikatsmallar i eget avsnitt. Tips! Du kan kolla Resultat och Balans baserat på verifikatet du har registrerat i verifikatsregistreringen innan du överför det till huvudboken. Du bestämmer formatet för utskriften i urvalsfönstret i rapportmodulen och kan välja mellan Huvudbok, Verifikatsregistrering eller båda delarna. 90

95 REDOVISNING Hur överförs verifikat till huvudbok? Så här överför du verifikat till huvudboken 1. Välj Visa Redovisning och klicka på Verifikatsregistrering. 2. Klicka på knappen Överför till huvudbok. Det kan också göras via Visa - Redovisning - Överför från verifikatsregistering till huvudbok. 3. Ställ in urvalen för överföring till huvudboken. Du kan välja mellan att överföra en verifikationstyp, period eller alla verifikationstyper. Det är också möjligt med kombinationer, som till exempel verifikat med verifikationstyp Utgående faktura från Period Ta bort markeringen vid Förhandsvisa bokföringsjournal om du inte vill kontrollera uppgifterna innan du för över dem till Huvudboken. 5. Klicka på Nästa. 6. Kontrollera att uppgifterna är korrekta i förhandsvisningen av bokföringsjournalen. 7. Klicka på Close Preview för att stänga förhandsvisningen. 8. Klicka på Föregående om uppgifterna i bokföringsjournalen inte stämmer. Du kan då gå tillbaka för att göra ett nytt urval innan du gör en ny förhandsvisning. 9. Om förhandsvisningen stämmer, väljer du hur du vill skriva ut bokföringsjournalen i rullgardinsmenyn Utskrift via. 10. Klicka på Slutför. 11. Klicka på Ja om utskriften är godkänd. Klickar du Nej kommer bokföringsjournalen att skrivas ut igen. Du kan inte göra några ändringar i bokföringsjournalen, bara skriva ut rapporten på nytt. 12. Klicka på Slutför för att överföra verifikatet till huvudboken. 91

96 Verifikatsregistrering mot reskontra Du kan registrera mot reskontra direkt i verifikatsregistreringen. I reskontramodulen finns det funktioner för betalningsuppföljning, räntefakturering, inkasso, utbetalningar med mera. För dem som har programvara med försäljning/fakturerings- och inköpsmoduler registreras verifikaten vanligtvis när fakturor och betalningar överförs därifrån. För dem som använder sig av factoring måste verifikatsregistreringen göras i reskontra. För kontona 1510 Kundfordringar och 2440 Leverantörsskulder i kontoplanen som levereras med programmet finns en Reskontrafunktion. Alla kunder och leverantörer kopplas till dessa konton, som används vid registrering av företagets fordringar respektive skulder gentemot kontakten. När du bokför verifikat mot konto 1510 eller 2440 uppmanas du att koppla registreringen till en Kontakt. Så här registrerar du ingående eller utgående faktura i verifikatsregistrering 1. Klicka Ny för att skapa ett nytt verifikat. 2. Välj verifikationstyp Utgående faktura (till kunder) eller Ingående faktura (från leverantörer), beroende på vilken typ av verifikat du vill skapa. 3. Skriv 1510 (kunder) eller 2440 (leverantörer) i kolumnen Konto. I en översikt visas alla kontakter som är kopplade till kontot. 4. Markera den Kontakt som gäller för transaktionen. Klicka på Ny om kontakten inte är skapad i kontaktregistret och skriv in namnet. I fönstret kan du fylla i Namn, Org.nr. och Momskod. Vill du registrera mer information om kontakten, görs det i kontaktregistret. 5. Fyll i Fakturanummer och/eller OCR. Återstående fält fylls i enligt de villkor som angetts för kunden. Här ges fakturan samma datum som verifikatet. Om det står ett annat datum för fakturan kan du ändra det i det här fältet. 6. Tryck på plus [+] på det numeriska tangentbordet när du vill stänga fönstret. 7. Skriv Motkonto och tryck på [Enter]. Motkonto Användningen av motkonto gör att bokföringen går snabbare. Motkonto är det konto som verifikatsraden ska bokföras mot. Om du till exempel ska bokföra försäljning på konto 1510 Kundfordringar är det naturliga motkontot t.ex Försäljning varor 25 % sv. 8. Klicka Sätt in verifikationslinje om du vill sätta in en ny linje på verifikatet. 92

97 REDOVISNING 9. Skriv fakturans bruttobelopp under Debet och tryck på [Enter]. Beloppet fördelas nu på angivet Momskonto och det Motkonto du skrev under punkt 7. Verifikatet kan nu överföras till Huvudboken, vilket innebär att även modulen Reskontra uppdateras. Egendefinierade filformat for bankfiler Du kan definiera egna filformat som du sedan läser in i verifikatsregistreringen för fortsatt hantering. Detta kan vara aktuellt om du sparar kontoutskrifter från din internetbank som Excelfiler och du vill importera filerna för att slippa registrera all transaktioner manuellt. Innan du kan läsa in filer måste du definiera dina egna filformat. Detta gör du i guiden genom att klicka på sök-knappen till höger om filtyp och därefter klicka på Ny. Ge filformatet ett Namn och markera vilken Filtyp som ska importeras. Vidare måste du ange inställningar för det filformat du vill kunna importera. Funktion Ta bort oönskade tecken: Det kan finnas tecken i importfilen som du inte vill importera. Det vanligaste exemplet på detta är tecknet. Text eller beskrivningar i filen skrivs ofta som xxxxxx. Genom att skriva i fältet så tas tecknet bort vid import. 93

98 Ignorera antal startrader: Om det finns rader överst i filen som du inte vill importera, kan du skriva in hur många rader som ska tas bort. Detta kan till exempel vara aktuellt om översta raden är en rubrik. Alle belopp ska delas på: Som standard står det 1 i fältet, men detta kan ändras. Det kan vara aktuellt att ändra om summorna i en fil visas utan decimaltecken, dvs. 100,00 skrivs som Du kan då välja att dela på 100. Sep.tecken: I teckenseparerade filer kan du bestämma om tecknet ska vara Tabulator, Noll eller så kan du välja att Anpassa tecken. Kolumnanpassning Under kolumnanpassning anger du kolumnnumret på kolumnerna i filen som du vill importera. Du kan ange kolumnnummer genom att använda filtyperna Teckenseparerad fil och MS Excel. Exempel på kolumnnummer i Excel är kolumn A = 1, B = 2, C = 3 osv. För filtyper med Fast kolumnbredd måste du ange positionen för startkolumnen i "Från" och slutkolumnen i "Till". Obs! Fälten som visas styrs av vilket filformat du har valt. Alla fält är inte tillgängliga för alla filtyper. Inläsning av egendefinierade bankfiler Med hjälp av en guide kan du definiera egna bankformat som du sedan läser i verifikatregistret för vidare hantering. Detta är aktuellt om du får kontoutskrifter på filer från banken eller om du till exempel exporterar kontoutskrifter från din internetbank till Excel. Import av bankfiler förenklar verifikatsregistreringen och du slipper registrera alla transaktioner manuellt. Obs! Första gången du läser in egendefinierade bankfiler, måste du koppla var enskild transaktion mot önskat huvudbokskonto, kundreskontra eller leverantörsreskontra. Nästa gång du läser in bankfiler föreslår systemet automatiskt konto och/eller reskontra baserat på de val du gjorde förra gången du importerade. Du har möjlighet att ändra det föreslagna valet för var post i bankfilen. Innan du kan importera bankfiler måste du definiera dina egna format. Det gör du i guiden genom att klicka på knappen Sök till höger om rullgardinsmenyn för filtyp. 94

99 REDOVISNING Så här läser du in bankfiler 10. Välj Visa - Redovisning - Inläsning av egendefinierade bankfiler. 11. Välj Filtyp i rullgardinsmenyn för detta. 12. Klicka på sök-knappen och hämta filen du ska importera. 13. Klicka på Nästa. 14. Välj Bank-/Post-/Kassakonto. 15. Välj önskat Observationskonto. Kontot kommer att föreslås för poster där systemet inte hittar konto/reskontra att länka till utifrån dina tidigare inläsningar. Detta kan däremot ändras senare i guiden för var enskild post. 16. Klicka på Close Preview när du har kontrollerat förhandsvisningen av rapporten Inläsning av bankfil. 17. Markera eventuellt poster som du vill ändra konto för och klicka på Redigera. 18. Klicka på Nästa när du har gjort eventuella ändringar. 19. Kontrollera åter rapporten Inläsning av bankfil efter eventuella ändringar. 20. Klicka på Close Preview för att stänga förhandsvisningen. 21. Klicka på Slutför för att godkänna och föra över verifikaten till Verifikatsregistrering. 22. Skriv ut rapporten med översikt på de verifikat som skapats och stäng därefter förhandsvisningen. För att bokföra de verifikat som du har läst in måste du öppna Verifikatsregistreringen och klicka på Överför till huvudbok. 95

100 Tips! Får du problem med att importera egendefinierade bankfiler, kan du kolla följande: - Kolla så att datumformatet du har definierat stämmer överens med datumformatet i filen som ska läsas in. - Kolla så att filen från banken är i Excelformat. (.xls eller.csv) - Formatera datumkolumnen i Excel till ett datumformat som börjar med * (T.ex. *061231) 96

101 BUDGET BUDGET Budgetmodulen innehåller försäljnings-, inköps-, rörelsekostnads-, löne-, investerings- och likviditetsbudget. Den hjälper ditt företag med att fastställa dina budgetar på ett enkelt sätt. Den kommer också att ge dig den nödvändiga översikten du behöver för att fatta rätt beslut baserat på budgetar, prognoser och förväntad likviditetsutveckling. Insamling av budgetdata Du gör en budget med hjälp av en guide i vilken du kan välja om du vill hämta in data från tidigare faktiska räkenskaper eller från en budget från ett tidigare år. Därefter kan du procentuellt justera dessa upp eller ner som du själv vill. Vill du skapa en ny budget helt från grunden, utan att basera på tidigare räkenskaper eller budgetar, kan du även göra detta. Du kan även finjustera siffrorna när budgeten är gjord, helt ner på konto-/periodnivå. Flexibel budgetering Budgetmodulen har full flexibilitet med hänsyn till vad du ska budgetera med (budgetbärare). I kombination med antingen projekt eller avdelning kan du till exempel i försäljningsbudgeten budgetera på totalsummor, huvudbokskonton, säljare, kund, produkt, produktgrupp eller kundkategori. Budgeten är uppdelad i underbudgetar, där försäljningsbudgeten är anpassad till kontoplanen för försäljningskonton. Inköps-, löne-, rörelsekostnads-, investerings- och likviditetsbudgeten är på samma sätt anpassade till den standardiserade kontoplanen. Du kan justera vilka konton som ska inkluderas i de olika underbudgetarna. Budgetfördelning på perioder med hjälp av fördelningsnycklar För att förenkla arbetet med att fördela budgettal på perioder, kan du i fönstret Budgetfördelning skapa fördelningsnycklar. Med dessa kan du fördela en totalsumma över 12 perioder, så att du kan anpassa dig efter dina säsongsvariationer. Fördelningsnycklarna är uppbyggda av förhållningstal, så att du kan fördela grundligt efter det bråk du vill använda. Om du vill ha en jämn fördelning över alla perioder kan du till exempel sätta ett ental i alla fält, så att summan fördelas på var månad med 1/12 av totalen. Egendefinierade rapporter Under Resultat och Likviditet kan du själv definiera rapporterna på samme sätt som i huvudboken. Grafiska visningar Budgetmodulen har egna grafiska visningar för budgetarna. Här får du snabbt översikt på budgetarna och kan jämföra med reella siffror, samt se prognoser för resten av året baserat på den budget du har gjort. Du får även prognoser baserade på resultat så långt och därefter på budget året ut. 97

102 Budgetinställningar Var enskild budget har egna inställningar. Du kommer till dessa genom att klicka på Redigera i listfönstret för budgetar, eller genom att klicka på Inställningar när du är inne i budgeten. Inställningarna är även en del av guiden som leder dig igenom skapandet av nya budgetar. Budgetlistan - välj budget eller gör en ny När du väljer Budget från Visa-menyn eller med hjälp av en annan genväg får du upp en lista över budgetar du har gjort tidigare. Klicka på Ny för att göra en ny budget. Detta startar guiden för att göra en ny budget. Markera en budget i listan och klicka Redigera för att ändra inställningarna för en befintlig budget. Du kan Ta bort en budget. Detta är slutgiltigt. Svarar du Ja på denna fråga är budgeten borta. Observera att budgetarna upprättas per räkenskapsår. I rullgardinsmenyn till höger väljer du år. Skapa ny budget Du skapar en budget med hjälp av en guide, i vilken du kan välja om du vill hämta in data från tidigare faktiska räkenskaper eller från en budget från ett tidigare år. Därefter kan du justera dessa upp eller ner procentuellt som du själv vill. Vill du skapa en ny budget helt från grunden, utan att basera på tidigare räkenskaper eller budgetar, kan du även göra detta. Du kan även finjustera talen när budgeten är färdig, helt ner på konto-/periodnivå. 98

103 BUDGET Så här skapar du en ny budget 1. Välj Visa - Redovisning - Budget. 2. Klicka på Ny i budgetlistan. 3. Skriv in ett namn på budgeten. 4. Välj räkenskapsår. 5. Klicka OK. Budgeten sparas och du förs vidare i guiden för att importera av budgetdata. När budgeten är gjord kan du justera inställningarna efter eget önskemål. Import av budgetdata När du ska lägga in siffrorna i budgeten kan du göra det med hjälp av en guide i vilken du kan välja om du vill hämta data från tidigare, verkligt räkenskapsår eller från en tidigare budget. Därefter kan du justera siffrorna procentuellt upp och ner som du själv önskar. Vill du göra en budget helt från grunden, utan att basera den på tidigare räkenskapsår eller budgetar, kan du även göra det. Du kan finjustera siffrorna när budgeten är upprättad, helt ner på konto- /periodnivå. Du kan importera budgetdata när du gör en ny budget, eller genom att öppna en befintlig och klicka på Importera. 99

104 Tom budget Budgeten upprättas utan tal. Hämta data från verkligt räkenskapsår Du importerar faktiska tal från ett räkenskapsår som du väljer själv, som till exempel föregående. Du kan justera talen med en procentsats. Hämta data från befintlig budget Du importerar tal från en budget som redan finns, även här kan du justera talen med en procentsats. Redigera budgetdata När du har öppnat en budget kan du redigera posterna i den. Dubbelklicka på budgetraden eller klicka på Redigera för att lägga in eller importera budgettal. I fönstret kan du lägga in fler linjer på den enskilda budgeten, till exempel kan du lägga upp två linjer för försäljning i försäljningsbudgeten. Har du valt huvudbokskonto i inställningarna ombeds du ange vilket konto, tills du har lagt in siffror. 100

105 BUDGET I detaljfönstret för budgetraden kan du klicka Importera för att hämta in alla konton. Systemet visar sedan enbart de konton där du lagt in budgettal. I kolumnen F anges Fördelningsnyckel för raden. Fördelningsnycklar fördelar en totalsumma över 12 perioder, så att du kan anpassa dig efter dina säsongsvariationer. Du kan läsa mer om budgetfördelning i eget avsnitt. Markera en linje och klicka på Ta bort om du vill ta bort en linje från budgetraden. Budget - huvudfönstret för en budget När du har valt en budget kommer du till huvudfönstret för denna budget. Här kan du redigera budgettalen, visa resultat och likviditet, och justera inställningarna för budgeten. Om du vill öppna en annan budget, måste du avsluta den budget du är i och öppna den andra från listan. Du kommer hit via Visa - Redovisning - Budget. 101

106 Budgetdata Under budgetdata lägger du in talen för budgeten. Klickar du på Importera i huvudfönstret för en budget startas guiden för import av budgetdata. Läs mer om detta i eget avsnitt. Skriv ut. Budgeten kan skrivas ut i liggande format. Redigera budgetdata Dubbelklicka på budgetraden eller klicka på Redigera för att lägga in eller importera tal till budgeten. I fönstret kan du lägga in fler linjer på den enskilda budgeten, till exempel kan du lägga upp två linjer för försäljning i försäljningsbudgeten. Har du valt huvudbokskonto i inställningarna ombeds du ange vilket konto, tills du har lagt in tal. I detaljfönstret för budgetraden kan du klicka Importera för att hämta in alla konton. Systemet visar sedan enbart de konton där du lagt in budgettal. I kolumnen F anges Fördelningsnyckel för raden. Fördelningsnycklar fördelar en totalsumma över 12 perioder, så att du kan anpassa budgeten efter dina säsongsvariationer. Du kan läsa mer om budgetfördelning i eget avsnitt. Markera en linje och klicka på Ta bort om du vill ta bort en linje från budgetraden. Resultat och Likviditet Under Resultat och Likviditet kan du definiera rapporterna på samma sätt som i huvudboken. För att redigera en budgetrapport klickar du på Rapportinställningar eller Kolumninställningar. Inställningarna för kolumn är fastställda och kan inte redigeras, men du kan lägga till egna. Läs mer om rapportinställningar och kolumninställningar i avsnittet "Huvudbok". Urvalsinställningar. Här kan du göra urval på projekt och/eller avdelning. Urval av/på. När du har gjort urvalsinställningarna skruvar du av och på urvalet med hjälp av denna knapp. Grafisk - Resultat och Grafisk - Likviditet Budgetmodulen har egna grafiska visningar för budgetarna. Här får du snabbt översikt på budgetarna och kan jämföra med reella tal, samt se prognoser för resten av året baserat på den budget du har gjort. Du får även prognoser baserade på resultat fram tills dags dato och därefter på budget året ut. 102

107 BUDGET Budgetinställningar Var enskild budget har egna inställningar. Du kommer till dessa genom att klicka på Redigera i listfönstret för budgetar, eller genom att klicka på Inställningar när du är inne i budgeten. Inställningarna är även en del av guiden som leder dig igenom skapandet av nya budgetar. Huvudbokskonto: Samlar budgetsiffrorna för en grupp konton på en eller flera huvudbokskonton som du väljer själv. Du kan till exempel samla alla försäljningsintäkter på konto 3000 i budgeten och alla inköp på konto 4000, så att detta förenklas. Väljer du huvudbokskonton ombeds du om att ange huvudbokskonto när du ska lägga in eller redigera budgetsiffrorna. Totalsummor: Slår samman alla siffror i den enskilda budgeten till dig, utan att den visas som summa på en eller flera konton. Budgetfördelning För att förenkla arbetet med att fördela budgettal på perioder, kan du skapa fördelningsnycklar i registret Budgetfördelning. Med dessa kan du fördela en totalsumma över 12 perioder, så att du kan anpassa dig efter dina säsongsvariationer. Fördelningsnycklarna är uppbyggda av förhållningstal, så att du kan fördela grundligt efter det bråk du vill använda. Om du vill ha en jämn fördelning över alla perioder kan du till exempel sätta ett ental i alla fält, så att summan fördelas på var månad med 1/12 av totalen. Skapar en ny fördelningsnyckel. Redigerar en befintlig fördelningsnyckel. Tar bort en befintlig fördelningsnyckel. 103

108 Obs! Tar du bort eller ändrar en fördelningsnyckel påverkar inte detta redan upprättade budgettal. Du måste dock vara uppmärksam på att talen inte ändrar sig automatiskt. Detta innebär att om du ändrar en fördelningsnyckel måste du även uppdatera detta i budgettalen. Detta gör du enklast genom att lägga in fördelningsnyckeln på nytt. Det rekommenderas därför att vara försiktig med förändringar av budgetnycklar. Du bör istället skapa nya. Redigera underlaget för budgeten Klicka på knappen för att redigera likviditetseffekten och vilka konton som ska inkluderas i var enskild del av budgeten. 104