Mamut Business Software. Introduktion. Ekonomistyrning, logistik och personal

Transkript

1 Mamut Business Software Introduktion Ekonomistyrning, logistik och personal

2 Introduktion till Mamut Business Software Ekonomistyrning, logistik och personal Version: 12. Partnr.: MBS.MAN.FIN.12.SE 002

3 VÄLKOMMEN TILL MAMUT Postadress: Mamut AB Box Stockholm Tlf: Fax: Internet: E-post: Besöksadress: Kungsgatan 24, 2 tr Stockholm Mamut Support: För information om produktanvändning. Tlf: Fax: Mamut Lön Support tlf: Internet: E-post: support@mamut.se Försäljning: Tlf: (Gratisnummer) Internet: E-post: info@mamut.se Fax: II

4 VÄLKOMMEN VÄLKOMMEN TILL MAMUT De medföljande introduktionsböckerna ger en kort introduktion till möjligheterna som programmet erbjuder. Alla kunder får boken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Du får dessutom en eller båda introduktionsböckerna: "Ekonomistyrning, logistik och personal" och "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". Du kan även beställa uppdaterade utgåvor av böckerna från Mamut. Dokumentationen innehåller information om funktioner från hela programserien. Vilka funktioner som är tillgängliga beror på din programversion. Utvärdera de utökade funktionerna i exempeldatabasen och beställ uppgradering för att ta funktionerna i bruk. Om du vill ha mer information om större versioner kan du kontakta Mamut på telefon eller via e-post: info@mamut.se. Det är viktigt att du läser igenom både användar- och serviceavtalet innan du installerar programmet. Där får du en översikt över de kontraktsmässiga villkor som gäller för dig som kund och oss som leverantör. Böckerna hjälper dig att lära känna systemet så att du lättare kan navigera och anpassa systemet efter dina behov. Böckerna ger dig också en kort introduktion till huvuddelarna i programmets funktioner samt beskrivningar av hur du utför de vanligaste operationerna. Vi vill även påminna om vår webbplats Där hittar du en stor mängd frågor och svar angående Mamut-systemen. Du kan när som helst på dygnet hitta svaret på din fråga., Vi är övertygade om att din verksamhet kommer att få stor nytta av programmet. Lycka till med Mamut Business Software! III

5 EKONOMISTYRNING, LOGISTIK OCH PERSONAL Innehåll Välkommen till Mamut...III KAPITEL 1: REDOVISNING... 1 Om redovisning...5 Kom i gång med verifikatregistrering...7 Ingående balans Numrering av verifikat Om projekt- och avdelningsredovisning Momsregistret Hur redigeras momskoder? Fönstret Momssatser Kontoplan Egenskaper för Kontoplan Skapa ett nytt konto i kontoplanen Systemkonton Företagshantering Verifikatregistrering Verifikatregistreringsfönstret Användarinställningar för verifikatregistrering Kolumner i verifikatregistrering Snabbtangenter i verifikatregistreringen Verifikattyper Hur registreras verifikat? Hur överför man ett verifikat till huvudbok? Registrering mot reskontra Registrering av fakturainformation Registrering av betalning i verifikatregistreringen Verifikatregistrering med egendefinierade kostnadsbärare Korrigering av verifikat Länka dokument till verifikat Om skanning av dokument Verifikatmallar Verktygsraden för verifikatmallar Egendefinierade verifikatmallar Valuta Valutakonton Registrera valutabetalningar Reskontra Kundreskontra Kundlista Leverantörsreskontra Leverantörslista Registrering av In-/utbetalning i reskontra Registrera valutabetalning i reskontra Matcha/Koppla Ändra reskontrapost Användarinställningar för reskontra Betalningsuppföljning IV

6 INNEHÅLL Rutiner för kundfordringar Betalningspåminnelse Factoring Räntefakturering Utbetalning - betalning till bank OCR/Bank Inkasso Budget Budgetlistan - välj budget eller gör en ny Skapa en ny budget Hur skapas en likviditetsbudget? Hur skapas en ny budget baserad på en befintlig budget? Hur skapas en budget baserad på verkliga redovisningsdata? Import av budgetdata Redigera budgetdata Hur registreras budgetdata på andra konton än de som systemet föreslår? Budget - huvudfönstret för en budget Budgetfördelning Budgetinställningar Huvudbok Verifikat i andra moduler Skapa och redigera rapporter Skapa och redigera kolumninställningar Verifikatlista/kontolista Nyckeltal, resultat och balans Grafisk Framtida kassaflöde Årsbokslut/periodavslutning Avsluta period Årsbokslut Årsbokslut i Mamut Export till årsbokslut Elektronisk skattedeklaration Skicka deklarationsfiler till Skatteverket Redovisningsinställningar Modulinställningar Redovisningsinställningar Redovisningsinställningar: Reskontra Bank Bankavstämning Egendefinierade filformat för bankfiler Validis Kom igång med Validis Intrastat Intrastatregistrering Importera redovisning till Intrastatrapporten Intrastatrapportering Utskrift av Intrastatrapport Inställningar för Intrastat KAPITEL 2: PRODUKT Om produktmodulen Hur skapas en ny produkt? V

7 EKONOMISTYRNING, LOGISTIK OCH PERSONAL Produktregistret Produktlista Flikarna i Produkt Produktstatus Inställningar för produkt Användarinställningar för produkt Företagsinställningar för produkt Organisering och underhåll av produkter Ändra ett urval produkter Duplicera en produkt Kan jag ändra produktnummer? Import av produktdata Tilläggsavgifter (miljöavgifter) Kom igång med tilläggsskatter Hur registreras tilläggsskatt? Produktvarianter Variantegenskaper Variantinställningar Hur skapas produktvarianter? Skapa varianter/variantlänkar av en produkt Överför lagerbehållning mellan olika varianter Varianter i webbutiken KAPITEL 3: INKÖP Om inköpsmodulen Kom igång med inköp Hur kopplar jag en leverantör till en produkt? Registrera inköp mot leverantör Hur registreras en varumottagning? Inköpsfönstret Flikarna i inköp Inställningar för inköp Företagsinställningar för inköp Användarinställningar för inköp Inköpsguiden Inköp baserat på ej levererad försäljningsorder Produkter som ska köpas in Inköp baserat på lagerbehållning Inköp baserat på produkter/produktgrupp Inköp av en eller flera produkter från en leverantör Försäljningsorder och inköp Skapa inköp med order som underlag Registrera order baserat på inköp Inköpsreservationer Reservera inköp mot bestämd order Reservera lagervaror Reservera en säljorder mot inköp Lagerförändringar och reservationer Bokföring/Leverantörfaktura från inköp Bokföra inköpsorder Bokföra Tull-/Speditionsfaktura Bokföra Kreditnota VI

8 INNEHÅLL KAPITEL 4: LAGER Om lagermodulen Hur levereras produkter? Leveransform Om kostnadskontering och räkenskapsmässigt lagervärde Lagerbehållning Order, ej levererade Inköp, ej mottaget Produkter med disponibelt under inköpsnivå Inköpsreservationer Serienummer på lager Lagerförändringar och reservationer Lagerregister Lagerinventering Hur inventerar jag mitt lager? Varupaket Plocka ihop/plocka isär varupaket Fliken Varupaket KAPITEL 5: PERSONAL OCH TIDRAPPORTERING Personal Personalregistret Frånvaroregister Kompetensregistrering Integration mellan Mamut Lön och Mamut Business Software Tidrapportering Hur registreras en ny tidrapport? Hur länkas en tidrad till en aktivitet? Lista över tidrapporter Regenerera tidrader Statushistorik Hur överförs tidrader till order-/projektmodulen? Timtypregister Timtyper per projekt Inställningar för tidrapportering MER INFORMATION Service och support Mamut Academy Mamut Serviceavtal förenklar din vardag INDEX VII

9

10 Kapitel 1: Redovisning I detta kapitel: OM REDOVISNING... 5 Kom i gång med verifikatregistrering... 7 Ingående balans Numrering av verifikat Om projekt- och avdelningsredovisning MOMSREGISTRET Hur redigeras momskoder? Fönstret Momssatser KONTOPLAN Egenskaper för Kontoplan Skapa ett nytt konto i kontoplanen Systemkonton Företagshantering VERIFIKATREGISTRERING Verifikatregistreringsfönstret Användarinställningar för verifikatregistrering Kolumner i verifikatregistrering Snabbtangenter i verifikatregistreringen Verifikattyper Hur registreras verifikat? Hur överför man ett verifikat till huvudbok? Registrering mot reskontra Registrering av fakturainformation Registrering av betalning i verifikatregistreringen Verifikatregistrering med egendefinierade kostnadsbärare Korrigering av verifikat Länka dokument till verifikat Om skanning av dokument VERIFIKATMALLAR Verktygsraden för verifikatmallar Snabbfunktioner för verifikatregistrering via verktygsraden Inställningar för verifikatmallar i verktygsraden Egendefinierade verifikatmallar Skapa/redigera verifikatmallar Skapa/redigera verifikatmall - Periodisering av kostnad/intäkt Skapa/redigera verifikatmall - Definition av inskrivningsvärde Skapa verifikatrader Formler i verifikatsmallar Export och import av verifikatmallar

11 VALUTA Valutakonton Registrera valutabetalningar RESKONTRA Kundreskontra Kundlista Leverantörsreskontra Leverantörslista Registrering av In-/utbetalning i reskontra Registrera valutabetalning i reskontra Matcha/Koppla Ändra reskontrapost Användarinställningar för reskontra BETALNINGSUPPFÖLJNING Rutiner för kundfordringar Betalningspåminnelse Inställningar för Betalningspåminnelse/Inkassokrav Inställningar för påminnelsestatus Factoring Kom i gång med factoring Hur skapas en factoringfil? Inställningar för factoring Räntefakturering Inställningar för räntefakturering Utbetalning - betalning till bank Bankfiler/automatisk utbetalning Kom igång med bankfiler/automatiska utbetalningar Skapa utbetalningsfil Inläsning av returfiler Kom igång med manuell utbetalning Inställningar för utbetalning OCR/Bank OCR/bank - inläsning av bankfiler Inställningar för OCR/bank Inkasso Inställningar för Inkasso BUDGET Budgetlistan - välj budget eller gör en ny Skapa en ny budget Hur skapas en likviditetsbudget? Hur skapas en ny budget baserad på en befintlig budget? Hur skapas en budget baserad på verkliga redovisningsdata? Import av budgetdata Redigera budgetdata Hur registreras budgetdata på andra konton än de som systemet föreslår? Budget - huvudfönstret för en budget Budgetfördelning Budgetinställningar HUVUDBOK Verifikat i andra moduler Skapa och redigera rapporter

12 Skapa och redigera kolumninställningar Verifikatlista/kontolista Kontolista/saldobalans i huvudbok Användarinställningar för huvudbok Kolumner i verifikatlista/kontolista Nyckeltal, resultat och balans Nyckeltal Grafisk Framtida kassaflöde ÅRSBOKSLUT/PERIODAVSLUTNING Avsluta period Årsbokslut Årsbokslut i Mamut Bokföring över två räkenskapsår Överför preliminär ingående balans Redovisningsperioder och räkenskapsår Hur stämmer jag av huvudboken och reskontrorna vid årsbokslut? Guiden för årsbokslut Felsökning vid årsbokslut Export till årsbokslut ELEKTRONISK SKATTEDEKLARATION Skicka deklarationsfiler till Skatteverket REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR Modulinställningar In-/Utbetalning Redovisningsinställningar: Valuta Redovisningsinställningar: Kontoplan Inställningar för Intrastat Redovisningsinställningar: Kostnadsbärare Redovisningsinställningar Systemkonton Verifikattypinställningar och nummerserier Kontouppställning Förtecken i rapporter i huvudboken Momsregister Omvänd skattskyldighet Redovisningsinställningar: Reskontra BANK Bankavstämning Hur använder jag bankavstämning? Egendefinierade filformat för bankfiler Inläsning av egendefinierade bankfiler VALIDIS Kom igång med Validis INTRASTAT Intrastatregistrering Importera redovisning till Intrastatrapporten Intrastatrapportering

13 4 Utskrift av Intrastatrapport Inställningar för Intrastat

14 OM REDOVISNING OM REDOVISNING För många som dagligen arbetar med redovisning finns det inget som är viktigare än att arbetssituationen möjliggör snabb och effektiv hantering av rutinuppgifter, samt möjligheten för djupare analyser när det är nödvändigt. Programmets redovisningsdel inkluderar funktioner som är nödvändiga för att effektivisera redovisningsarbetet - allt i en komplett lösning. Verifikatregistrering Verifikatregistreringen är utformad på ett användarvänligt sätt, med en standardiserad kontoplan som utgångspunkt och med alla möjligheter att själv definiera olika inställningar. Verifikatmallar och automatiska konteringar effektiviserar bokföringen med bland annat automatiserad periodisering och momskontering. Om du vill kan du göra registreringar direkt i kund- och leverantörsreskontra från verifikatregistreringen. För de som har programversioner med försäljning/fakturerings- och inköpsmoduler registreras verifikaten vanligtvis när fakturor och betalningar överförs därifrån. Integrerad med försystem I många verksamheter fördelas rollerna på många olika personer, så att någon till exempel är ansvarig för försäljning och fakturering, någon för inköp och lagerstyrning, och andra för projekt och tidrapportering. Gemensamt för många av dessa processer är att när posterna registreras, med de nödvändiga inställningarna, innehåller de tillräckligt med information för att skapa ett verifikat i huvudboken. För många kommer flertalet av verifikaten från dessa försystem. En av de stora fördelarna med ett integrerat system är alltså att verifikatregistreringen utförs automatiskt. Systemet levereras färdigt för detta med standardiserade inställningar, så att en faktura till exempel skapar ett verifikat i huvudboken till standardiserade försäljningskonton. Allt du behöver göra är att kontrollera att produkterna är registrerade med korrekt moms. Om du vill fördela försäljningen på olika konton, till exempel så att en produktgrupp kopplas till ett bestämt konto i huvudboken, kan du även göra detta. Huvudbok Huvudboken är översiktlig med möjligheter till "drilldown" till varje enskilt verifikat och analys. Den fungerar som ditt fönster mot all registrerad redovisningsdata. Här har du flera möjligheter att välja ut siffror baserat på period, verifikattyp, avdelnings- och projektredovisning, nyckeltal med mera. Med hjälp av funktionalitet för Framtida kassaflöde kan du få inblick i framtida likviditet baserad på redan registrerad information. Avslutning Systemet har guider för moms-, period- och årsbokslut, och du överför balansen från ett år till ett annat så att du kan jämföra med tidigare år. Överföring av preliminär "Ingående balans" används i perioden efter att man påbörjat nytt räkenskapsår (t.ex. 2008) och innan det föregående året är avslutat (t.ex. 2007) och den slutliga ingående balansen förs över. Projekt- och avdelningsredovisning Du kan märka transaktionerna med projekt och/eller avdelning, så att du kan föra kompletta projekt- och avdelningsredovisningar. 5

15 REDOVISNING Budget Under budget kan du hämta in räkenskaperna från tidigare år och basera budgeten på, eller fördela totalerna på, valda perioder med hjälp av dina egna fördelningsnycklar. Budgetmodulen hjälper ditt företag att budgetera på ett enkelt sätt. Du får därigenom den nödvändiga översikt du behöver för att fatta korrekta beslut baserade på budgeteringar, prognoser och förväntad likviditetsutveckling. Bank Med hjälp av Bankavstämning kan du kontrollera att kontoutskrifterna från banken stämmer med det som bokförts i din redovisning. Du kan stämma av beloppen mot varandra och markera alla poster du stämmer av mot på kontoutskriften. Funktionen hjälper dig att hitta och markera registreringarna i huvudboken. Systemet kommer också att räkna ut och jämföra Avstämt belopp med Utgående balans på utskriften, allt eftersom du stämmer av posterna. Du kan även definiera egna filformat vilka du kan läsa in i verifikatregistreringen för vidare hantering. Detta kan vara aktuellt om du sparar kontoutskrifter från din Internetbank, som t.ex. Excelfiler, och du vill importera filerna för att slippa registrera alla transaktioner manuellt. Momsredovisning Från och med 1 januari 2008 ska mindre företag få redovisa moms för tre kalendermånader åt gången. Genom att skicka in en ansökningsblankett till Skatteverket, kan företaget behålla sin ursprungliga momsredovisning. Mer information om vilka företag som omfattas av regeländringarna finns på Om du installerar programmet för första gången kommer 4 momsperioder per år att föreslås automatiskt. Om du redan har tagit programmet i bruk kan du välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter klicka på knappen Redigera i verktygsraden. Välj rätt antal perioder i rullgardinsmenyn i fönstret som visas. 6 Obs! Om du ska ändra antal momsperioder från t. ex. 12 till 4 måste du göra ändringen innan du stänger första redovisningsperioden. Omvänd skattskyldighet Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska redovisa och betala momsen. Syftet med omvänd skattskyldighet är att förhindra att en köpare gör olovliga avdrag för moms som inte betalas av säljaren. Du ska tillämpa omvänd skattskyldighet när du säljer tjänster som omfattas av förslaget till någon som i sin tur säljer sådana tjänster. För mer information om vem som ska tillämpa omvänd skattskyldighet, vilka tjänster som berörs, avdrags- och återbetalningsrätt samt övergångsbestämmelser, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats.

16 OM REDOVISNING Valuta I de största programversionerna kan du skapa valutakonton. I valutaregistret är de mest använda valutaenheterna standard. Du kan skapa fler valutaenheter vid behov. Kontantmetoden Från och med 2007 träder nya regler om momsbokföring i kraft. Kontantmetoden är en bokföringsmetod som bara är tillåten för verksamheter som omsätter mindre än 3 miljoner kronor om året. Enligt de nya reglerna ska fler få använda kontantmetoden i den löpande bokföringen. Skatteverket beskriver kontantmetoden som "en enklare metod än huvudstaden" och att den innebär "att du bokför inköp och försäljning när betalning sker." Skatteverket påpekar vidare: "Vid räkenskapsårets slut måste du dock bokföra då obetalda skulder och fordringar." Läs mer om kontantmetoden på Skatteverkets webbplats. Elektroniska dokument Du kan spara elektroniska dokument till verifikaten, du kan till exempel scanna in ett dokument och länka det till redovisningen. Kom i gång med verifikatregistrering Termen verifikat - alternativt verifikation - syftar i redovisningssammanhang till alla affärshändelser i en verksamhet. Ett verifikat är alltså en skriftlig handling som dokumenterar t.ex. inköp och försäljning, det vill säga, kvitton och fakturor. När verifikatet har registrerats bokförs dessa i huvudboken. Verifikatregistreringsmodulen - som du hittar via Visa - Redovisning - Verifikatregistrering - är den viktigaste modulen att lära sig om man ska använda Mamut som redovisningssystem. Börja registrera verifikat direkt Med Mamut kan du börja registrera verifikat direkt efter installationen. Programmets verifikatregistrering levereras med grundinställningar som låter dig arbeta med ditt företags verifikat på ett enkelt och effektivt sätt. När du installerade ditt Mamut-program installerades även en kontoplan som innehåller alla redovisningskonton som behövs. Om du inte har valt en av de specialanpassade kontoplanerna i installationsfasen, installeras den standardiserade BASkontoplanen. Ingående balans Om ditt företag inte är helt nystartat måste en stor mängd data överföras innan du kan börja arbeta med Mamut. Denna data omfattar till exempel kunder, leverantörer, produkter, reskontraposter samt en ingående balans. Om du tidigare har använt ett annat redovisningssystem och vill föra in balansen i ditt Mamutprogram rekommenderar vi att du först skapar det föregående räkenskapsåret samt registrerar en utgående balans från detta år. Därefter överför du den utgående balansen till det nya räkenskapsåret. På så sätt registreras rätt data i redovisningsrapporterna. De ingående balansen registrerar du via verifikattypen Ingående balans. Eftersom den ingående balansen vanligtvis registreras i början av ett nytt räkenskapsår kan det vara praktiskt att planera överföringen till slutet av ett räkenskapsår. 7

17 REDOVISNING Ingående balans går också att föra in mellan två redovisningsperioder eller momsperioder. Hur många redovisnings- och/eller momsperioder ditt företag ska förhålla sig till beror på verksamhetens omsättning. Mer information om redovisningsperioder hittar du på Skatteverkets webbplats. Nedan följer en kortfattad beskrivning av de centrala delarna av verifikatregistreringen som du bör bekanta dig med innan du börjar arbeta i Mamut. Viktiga funktioner i verifikatregistreringen Kontokolumnen: I kontokolumnen kan du skriva in kontonummer eller kontonamn. När du skriver in kontonamn öppnas kontoplanen automatiskt i ett eget fönster. Kontoplanen är sorterad i alfabetisk ordning efter den bokstav som du har skrivit in. Genom att skriva in 1510 visas din kundlista för bokföring av fordringar. Genom att skriva in 2440 öppnas din leverantörlista för bokföring av skulder. Läs mer om hur du registrerar ett verifikat i eget avsnitt. Snabbtangenter: För att förenkla och effektivisera arbetet i verifikatmodulen kan det vara en bra idé att använda snabbtangenterna som styr de viktigaste funktionerna i verifikatregistreringsmodulen. Du kan t.ex. öppna kontoplanen genom att trycka på - (minustecken) när kontokolumnen är markerad. Genom att trycka + öppnar du ett nytt verifikat, om det gamla balanserar. Observera att snabbtangenterna ändrar funktion beroende på var markören står i registreringsfönstret. En full översikt över alla tillgängliga snabbtangenter i verifikatregistreringen hittar du i eget avsnitt. Användarinställningar: Genom att klicka på ikonen Användarinställningar (alternativt snabbtangenterna Ctrl+I eller genom menyn Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Verifikatregistrering) kan du själv välja vilka kolumner som ska visas i verifikatregistreringsfönstret samt vilka funktioner som ska finnas tillgängliga där. 8 Genom att t.ex. markera kryssrutorna under rubriken Fokus kan du välja var du vill att markören ska stanna. Tips! Genom att kryssa för alternativet Momskod visas den aktuella momskoden i en egen kolumn i verifikatregistreringsfönstret. Detta förenklar momsbokningen i förhållande till momsrapporten.

18 OM REDOVISNING Läs mer om användarinställningarna i verifikatregistreringsmodulen i eget avsnitt. Moms I Mamut sköts momshanteringen automatiskt. Det betyder att du väljer ett konto som är inställt till att fördela bruttobeloppet på huvudkontot (t.ex. 3051) och momsen på momskontot (2611). Du garanteras därmed en korrekt momsrapport samt att kopplingen mellan de inrapporterade koderna beräknas på rätt sätt. I användarinställningarna (se ovan) kan du markera alternativet Registrera momsunderlag netto (utan moms) för att registrera nettobeloppet på konton som registrerats med en momskod. Momsen beräknas och adderas som en egen rad i verifikatregistreringen. Nedan följer två exempel på verifikatregistrering med automatisk momshantering där alternativet Registrera momsunderlag netto (utan moms) inte är aktiverat i användarinställningarna: Utgående faktura: Välj konto 3051 med momshantering 1. Momspliktig försäljning 25%. Momssatsen är standard för kontot. I fältet Kredit skriver du in bruttobeloppet inklusive moms, t.ex kr. Den automatiska momshanteringen ser till att kr bokförs på konto 3051 samt 250 kr bokförs på konto Ingående faktura: Välj konto 4011 med momshantering 5. Ingående moms 25%. Momssatsen är standard för kontot. I Debet-fältet skriver du in bruttobeloppet inklusive moms, t.ex kr. 9

19 REDOVISNING Den automatiska momshanteringen ser till att kr bokförs på konto 4011 samt 500 på konto Om du har skrivit fel belopp kan du på ett enkelt sätt korrigera det i efterhand - systemet ser till att en ny och korrekt fördelning av beloppet görs till konto När alla verifikat har registrerats överförs de genom att klicka på ikonen Överför till huvudboken eller genom snabbtangenterna Ctrl+H. Verifikatmallar I företag av en viss storlek kommer det som regel att registreras flera likadana verifikat, med små variationer. En verifikatmall låter dig skriva in denna varierande information och skapa ett eller flera verifikat efter den angivna mallen. Typiska exempel är bokföring av återkommande fakturor, periodisering av hyra eller avskrivning på investeringar. Läs mer om verifikatsmallar under "Om verifikatmallar". Integrerat system I Mamut är det enkelt att gå från en modul till en annan för att se detaljer för de olika transaktionerna. Exempel på detta är att du kan välja att se originalfakturan när du står på ett verifikat i huvudboken eller reskontran. Detta gör du genom att klicka på ikonen Gå till faktura. 10

20 OM REDOVISNING Ingående balans Ingående balans registreras vanligtvis i starten av ett nytt räkenskapsår, men kan även registreras om programmet börjar användas under ett räkenskapsår. I den grad det är praktiskt möjligt, rekommenderas du att starta en ny redovisning i början av ett nytt räkenskapsår. Om du ska byta från ett annat system kan det vara praktiskt att planera överföringen till slutet av ett räkenskapsår. Ingående balans går också att föra in mellan två redovisningsperioder eller momsperioder. Hur många redovisnings- och/eller momsperioder ditt företag ska förhålla sig till beror på verksamhetens omsättning. Mer information om redovisningsperioder hittar du på Obs! Om du vill ändra inställningarna för momsrapporteringsperioder - enligt de nya momsreglerna för måste du göra ändringarna innan du stänger första redovisningsperioden. Momsperiod väljer du i installationsguiden när du installerar programmet, eller - om du redan använder programmet - genom att välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter klicka på knappen Redigera i verktygsraden. Ingående balans när man skapar en ny företagsdatabas Obs! Detta förfarande gäller endast när man skapar en ny företagsdatabas, och inte vid årsbokslut. Vid årsbokslut blir den ingående balansen för det nya räkenskapsåret automatiskt inlagd (läs mer om detta i avsnitt "Överför preliminär ingående balans"). När du ska registrera ingående balans manuellt använder du ver.typ Ingående balans (IS) i Verifikatsregistreringen. Så registrerar du Ingående balans vid räkenskapsårets början: 1. Välj Visa - Redovisning - Verifikatregistrering. 2. Klicka på Ny för att skapa ett nytt verifikat i Verifikatsregistreringen. 3. Välj verifikationstyp Ingående balans. 4. Välj önskad period, räkenskapsår och datum. Om du till exempel har skapat en ny företagsdatabas och ska lägga in ingående balans per 1/1-08, väljer du period 1, räkenskapsår 2008 och datum 1/ Börja med att registrera balansen på tillgångskontot (debet). Detta gäller konton 1000 till

21 REDOVISNING 6. När du kommer till konto 1510 (kundfordringar) kan alla fordringar läggas in som egna verifikatslinjer. Alternativt kan du skapa ett nytt konto - exempelvis och registrera totalsumman av alla fakturor. Mer information får du i avsnittet "Skapa ett nytt konto i kontoplanen". När du knappar in konto 1510 och väljer önskad kund öppnas ett fönster som ber om fakturanummer. Detta måste fyllas i om du vill få korrekt reskontra. 7. När balansen är registrerad på tillgångskontot lägger du in skuld och egenkapital (kredit). Detta gäller konton 2000 till Leverantörsskulder (konto 2440) kan läggas in med egna verifikatslinjer på samma sätt som kundfordringarna. Du kan även här välja att skapa ett nytt konto (till exempel 2441) på vilket du kan registrera de gamla leverantörsskulderna som en klumpsumma. 8. Klicka på Överför till huvudbok. Den ingående balansen har nu registrerats. Så registrerar du Ingående balans under räkenskapsåret: 1. Välj Visa - Redovisning - Verifikatregistrering. 2. Klicka på Ny för att skapa ett nytt verifikat i Verifikatsregistreringen. 3. Välj verifikationstyp Ingående balans. 4. Om du ska börja mitt i ett räkenskapsår, till exempel 1/7-07, måste du ta med dig siffrorna från egen balans per 30/6-07. Lägg in balansen i perioden innan du börjar använda programmet (följ proceduren ovan). 5. På vissa konton kommer det nu att dyka upp en momskod, till exempel på konto 3041 och Detta är poster som redan varit momsbelagda. För att komma runt detta, använder du [TAB]- tangenten fram till fältet Momshantering och markerar detta fält som blankt. Posterna kommer då inte att momshanteras. 6. Klicka på Överför till huvudbok. Den ingående balansen har nu registrerats. Det rekommenderas att du för ingående balans som ett verifikat, och inte delar upp det på flera IBnummer. Med andra ord, lägg in all ingående balans som IB1 och dela inte upp den i IB1, IB2, IB3 osv. Om du ändå väljer att lägga in ingående balans på flera verifikat måste du vara noga med att varje verifikat blir balanserat (debet=kredit). Om inte varje verifikat balanseras kommer verifikaten inte att kunna föras över till huvudboken. Preliminär ingående balans Överför sedan Preliminär ingående balans. Den preliminära ingående balansen används under tidsperioden efter att man har påbörjat ett nytt räkenskapsår men innan det föregående är avslutat och slutgiltig balans överförs. Genom att överföra ett preliminär ingående balans får du under denna tidsperiod bättre förutsättningar för att värdera företagets balansposter. Du kan läsa mer om ingående balans i avsnittet "Överför preliminär ingående balans". 12

22 OM REDOVISNING Numrering av verifikat Verifikatnumrering administreras via Redovisningsinställningarna. Välj Visa - Inställningar - Redovisning - Redovisningsinställningar - Verifikationstypsinställn. och nummerserier. Välj därefter fliken Nummerserier. Du kan numrera verifikat på tre olika sätt. En nummerserie för varje verifikationstyp En nummerserie för varje verifikationstyp, med användardefinierade intervall Gemensam nummerserie för alla bilagstyper Vilket numreringssätt du ska välja beror till stor del på mängden verifikat som ska registreras inom det kommande året. Obs! Inställningarna blir låsta när du börjar bokföra verifikat. Det är därför viktigt att rätt numrering anges innan modulen för Verifikatsregistrering öppnas. En nummerserie för varje verifikationstyp Anges som standard då ny företagsdatabas skapas. Varje verifikationstyp har då sin egen nummerserie som börjar på 1 (eller en användaridentifierad initial), vilket gör att du enkelt kan identifiera de olika verifikaten. I det här fallet blir den unika nyckeln för verifikaten deras initial och ordningsnummer, till exempel B2 för bankverifikat nummer två. Har man många verifikat varje år kan de löna sig att ha en nummerserie per verifikationstyp. Verifikationstyp Nr. Verifikationstyp Nr. Verifikationstyp Nr. B B B B 1 UF 1 IF 1 2 UF 2 IF 2 3 UF 3 IF 3 4 IF 4 B står för Bank, UF för utgående faktura och IF för ingående faktura 13

23 REDOVISNING Gemensam nummerserie för alla verifikationstyper Ifall du vill ha en gemensam nummerserie, oberoende av vilken verifikationstyp det är bokfört på så kan du markera Gemensam nummerserie för alla ver.typer innan du öppnar verifikatsregistreringen eller börjar med fakturering i programmet. Verifikaten får nu löpande nummer oavsett verifikationstyp. Den unika nyckeln för ett verifikat blir i det här fallet själva ordningsnumret. Verifikationstyp B UF B D IF Nr B står för Bank, UF för utgående faktura, D för Diverse och IF för ingående faktura Om projekt- och avdelningsredovisning Du kan märka transaktionerna med projekt och/eller avdelning, så att du kan föra kompletta projekt- och avdelningsredovisningar. Avdelning hör till redovisningsdelen och själva avdelningarna skapas i grundinställningarna. Projekt är en egen modul, och projekten skapas i ett eget register. Så här skapar du en avdelning: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. 2. Markera Avdelningar och klicka Redigera. 3. Klicka på Ny. Välj namn på avdelningen och klicka på OK. En avdelning har skapats och den kan nu väljas i verifikatsregistreringen. 14

24 OM REDOVISNING Visa kolumnen för avdelning I Försäljning & Fakturering, Verifikatsregistrering och Huvudboken kan du gå in i på användarinställningar och kryssa för att kolumnen för avdelning ska visas. Du öppnar den aktuella modulen och klickar på knappen Användarinställningar i verktygsfältet. I Huvudboken heter knappen enbart Inställningar, men den ser likadan ut som i de andra modulerna. Automatisering Genom att koppla en kontakt eller en produkt mot en avdelning, kommer all registrering på kontakten/produkten att kopplas mot den aktuella avdelningen. För kontakter gör du detta under fliken Övrig info. För produkter gör du detta under fliken Diverse. Tips! Det finns guider för uppdatering av flera produkter/kontakter samtidigt. Detta innebär att du snabbt kan uppdatera dessa utifrån de val du gör i guiderna. På varje enskilt konto i kontoplanen är det möjligt att kryssa för avdelning. Detta kan du använda om alla poster på ett bestämt konto ska tillhöra en bestämd avdelning. Var försiktig med att använda denna funktion i kombination med val av avdelning på produkter och kontakter, så att du inte blandar avdelningarna. Du kan också kryssa för Avdelning obligatoriskt (och Projekt obligatoriskt) på kontot i kontoplanen. Därigenom får användaren en påminnelse om att ange avdelning på verifikatet, om detta saknas. Budget Du kan föra budget på både projekt och avdelning. I inställningarna för var enskild budget väljer du projekt eller avdelning. Rapporter De flesta rapporterna i redovisningsmodulen kan enkelt tas ut både som avdelnings- och projektrapporter genom att välja önskad avdelning i urvalsfönstret för rapporten. Projektredovisning Projektmodulen är organiserad utifrån projektorienterat arbete. Här kan du registrera nya kontakter, order, aktiviteter med mera under de olika flikarna i projektregistret. Denna modul är nära integrerad med de andra modulerna i programmet, så du kan själv bestämma om du vill arbeta projektorienterat eller inte. Projektregistret öppnas via Visa - Projekt - Projektregister. Du kan välja om du vill att projektlistefönstret ska öppnas automatiskt varje gång du öppnar projektmodulen genom att gå till Visa - Inställningar - Användare - Inställningar. Läs mer om projektmodulen i eget kapitel. 15

25 REDOVISNING MOMSREGISTRET Hur redigeras momskoder? Momsregistret öppnas med en egen knapp i Företagsinställningarna. Det kan även öppnas via redovisningsinställningarna, fliken Redovisningsinställningar och knappen Anpassning och underhåll av momssatser., Du kan också redigera momskoderna direkt från Verifikatregistreringen. Klicka på pilen bredvid knappen Kontoplan i verktygsraden och välj Momshantering. Välj därefter vilken momskod som du vill redigera och klicka Redigera. Tips! Om ditt företag har tidigare varit ej momspliktigt kan du ändra detta via Visa - Inställningar - Företag - Konto- och landsinställningar. Du måste även ange momskod på de konton i kontoplanen som ska ha momsbehandling. Genom att ändra siffran efter momshantering, vilket anger momstypens placering i listan, kan du anpassa ordningsföljden vid val i andra moduler. På det viset blir det lättare att få tag i de momskoder som används mest. Beskrivningen kan ändras ifall du vill att det ska vara tydligare förklarat vad koden ska användas till. En ingående beskrivning av de olika fälten i fönstret hittar du i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". 16

26 MOMSREGISTRET Fönstret Momssatser Momsregistret kan öppnas med en egen knapp på fliken Företagsinställningar i företagsinställningarna samt via redovisningsinställningarna, fliken Redovisningsinställningar och knappen Anpassning och underhåll av momssatser. För att redigera momskoderna klickar du på knappen Redigera. Du kan även redigera momskoderna direkt i Verifikatregistreringen via knappen Momskodsinställningar. Huvudbild Momshantering: Genom att ändra siffran i fältet Momshantering kan du anpassa momskodens placering i listan. På så sätt blir det enklare att hitta de momskoder som du använder mest. I förbindelse med reglerna för omvänd skattskyldighet hittar du även alla momskoder som är relevanta för omvänd skattskyldighet i rullgardinsmenyn. Var uppmärksam på att använda rätt koder när du tillämpar omvänd skattskyldighet. Mer information om omvänd skattskyldighet hittar du i avsnittet "Omvänd skattskyldighet". Beskrivning: Beskrivningen av en momskod kan ändras för att förtydliga kodens användningsområde i just din verksamhet. Visa i Bokföring: Om koden ska visas som alternativ vid verifikatsregistrering. Visa i Produkt: Om koden ska kunna kopplas till en produkt. Visa i Försäljning och fakturering: Om koden ska kunna användas i modulen Försäljning och fakturering. Visa i Beställning/Inköp: Om koden ska kunna användas i modulen Beställning/Inköp. Fliken Moms De tre översta fälten (Ingen), Moms och Export anger om momskoden har momsbehandling eller inte. (Export har inte momsbehandling, just för att den gäller export.) 17

27 REDOVISNING Sats anger den procentsats som används för att räkna ut momsen. Funktion kan vara Ingående eller Utgående. Försäljning är "Utgående moms" och Inköp är "Ingående moms". Standard säljkonto krediteras alltid vid fakturering av produkter med den här momskoden. Det gäller dock inte om ett annat försäljningskonto har skapats särskilt för produkten. Standard kostnadskonto debiteras alltid vid bokföring av inköp på den här momskoden. Har du en logistikfunktion kan kontot ändras under bokföringen av ett inköp. Det finns en individuell inställning för den enskilda produkten som är överordnad standard kostnadskonto. Momskonto är det konto som momsbeloppet bokförs till i balansen. Moms vikttal används av företag med verksamhet som är delvis momsbefriad och delvis momspliktig. Vid gemensamma inköp används en procentuell fördelning som anger hur stor andel av priset på en produkt som ska ingå i momsberäkningen. Visa i omsättningsuppgift avser versioner utan redovisning, för vilka du kan ta ut en omsättningsuppgift. Här väljer du om koden ska vara med bland uppgifterna. Fliken Beräknad moms Utlandet/EU Om Beräknad Utlandet/EU moms är markerad behandlas den som tjänsteinköp från utlandet. 18

28 MOMSREGISTRET Välj mellan Avdragsberättigade och Ej avdragsberättigade: Om man har rätt att göra avdrag för tjänster köpta i utlandet, markeras det här. Konto for beräknad avgift är det konto som momsen bokförs till i balansen. Momsgrundande konto 1 är det konto som underlaget för beräkningen bokförs till. Momsgrundande konto 2 är det konto som underlaget balanseras mot (så att verifikaten balanseras). 19

29 REDOVISNING KONTOPLAN En kontoplan är ett register som innehåller alla konton som verksamheten använder i bokföringen. Den standardiserade BAS-kontoplanen används som standardkontoplan i Mamut. Det finns också specialanpassade, förhandsdefinierade kontoplaner att välja mellan. Kontoplanen som du väljer kommer att installeras första gången du startar programmet. I kontoplanen finner du alla tillgängliga konton som kan användas vid bokföring via verifikat. Kontoplanen visar alla inställningsmöjligheter för respektive konto, samtidigt som du hittar kontots placering i redovisningsplanen. Inställningsmöjligheter i kontoplanen Du kan bland annat redigera Kontouppställningen. Kontouppställningen grundar sig i kontoplanens grupperingar av konton och nya konton blir automatiskt placerade i kontouppställningen utifrån det kontonummer kontot har tilldelats. Genom att klicka på Ändra kontouppställningen kan du skapa nya, ta bort eller ändra namn på grupper och klasser. Observera att ändringarna du gör här påverkar redovisningsrapporterna. Du bör alltså inte företa några ändringar om du inte är säker på vad du gör. Förutom ändringar i kontouppställningen finns det en rad andra inställningar som du kan göra för att effektivisera verifikatregistreringen. Du kan för varje konto ange om bokningen ska företas i Debet- eller Kredit-fältet (fältet du väljer aktiveras automatiskt när du väljer kontot). Genom att koppla kontot till ett momskonto beräknas den riktiga momssatsen automatiskt vid bokföring på kontot. På fliken Avancerat kan du dessutom göra inställningar för automatisk motkontering, automatisk generering av poster i reskontran samt hantering av olika valutor. Du kan läsa mer om inställningsmöjligheterna i eget avsnitt. SRU-kod Alla konton är knutna mot en SRU-kod som bland annat används till deklarationen. Enligt nya regler från 2008 kommer deklarationen att innehålla fler fält samt både 3- och 4-siffriga SRUkoder. Varje huvuddel av deklarationen kommer därmed att få olika SRU-koder. 20 Systemkonton Flera av modulerna i programmet bokför automatiskt verifikat i redovisningens huvudbok. Systemkonton styr vilka konton som används vid sådana bokningar. Programmet levereras med

30 KONTOPLAN standardsystemkonton som anpassar kontoplanen. Du kan ändra dessa i redovisningsinställningarna. Flera företagsdatabaser Med hjälp av funktionen Företagshantering kan du dessutom skapa konton till kontoplanen i många företagsdatabaser/klienter på en gång. Detta kan vara särskilt användbart om du har många företagsdatabaser som har lika eller liknande kontoplaner. Om du har skapat ett nytt konto kan du specificera vilka företagsdatabaser/klienter som ska ha det nya kontot. Förutom att skapa nya konton kan du också ändra redan befintliga konton. Läs mer om Företagshantering i eget avsnitt. Egenskaper för Kontoplan Verktygsraden i fönstret Kontoplan Klicka på Ny för att skapa ett nytt konto. Läs mer om detta i eget avsnitt. Klicka på Lista för att få en översikt över alla konton. Klicka på ikonen Redigera för att ändra kontonumret. Observera att du inte kan ändra nummer på konton som är i bruk. Klicka på Radera för att ta bort konton som du inte använder dig av. Lägg märke till att vissa konton inte kan raderas, då dessa är Systemkonton. De används vid automatisk bokföring i programmets olika moduler. Obs! Undvik helst att radera konton. Välj istället att markera konton som Spärrat för registrering och Visa inte i verifikatreg. under fliken Avancerat. Kontona kommer då inte att synas vid verifikatsregistreringen. Klicka på Förhandsgranskning för att se en uppställning av kontoplanen. Du kan även välja att skriva ut kontoplanen från förhandsgranskningen. Tips! Du kan även välja att skriva ut rapporten via rapportmodulen. Välj Arkiv - Skriv ut och därefter rapporten Kontoplan, lista. 21

31 REDOVISNING Fält i fönstret Kontoplan Standard fokus hjälper dig att effektivisera verifikatsregistreringen. När du registrerar ett verifikat kommer denna inställning att leda dig till rätt fält. Debet är vanligast för kostnader och Kredit för intäkter. Momshantering låter dig koppla det aktuella kontot till en särskild momskod. När du senare använder kontot i Verifikatregistreringen dras momsen från beloppet och bokförs på det momskonto som angetts för den momskod du väljer här. Det kan vara en god idé att välja att registrera momsunderlag netto. Detta gör du i användarinställningarna för verifikatsregistrering. Därmed läggs istället avgiften till. Obs! I Företagsinställningarna kan du ange om företaget är Momspliktigt eller inte. Detta styr om momsen ska beräknas vid indirekt bokföring av transaktioner (i modulerna för Faktura och Inköp). Vid direkt bokföring av verifikat (i modulen för Verifikatsregistrering) beräknas det likafullt moms. Om företaget inte är momspliktigt bör du ändra momskoden till 0, ingen moms på alla konton i kontoplanen. Fälten Projekt och Avdelning låter dig koppla all bokföring på kontot mot ett särskilt projekt eller avdelning. Det du anger här blir standard för kontot och registrering på kontona kommer automatiskt att föras på projektet/avdelningen som du specificerat. Tips! Om du har flera företagsdatabaser, kan du med hjälp av funktionen Företagshantering (Arkiv - Databasverktyg) administrera de olika kontoplanerna samtidigt. Läs mer om Företagshantering i eget avsnitt. Flikar i fönstret Kontoplan Redovisningsplan Klicka på Ändra kontouppställningen om du vill ändra i redovisningsplanen. Genom att högerklicka på någon klass eller grupp har du möjlighet att skapa nya, ta bort eller ange nya namn. Funktionen Föreslå kontouppställning återskapar den redovisningsplan som programmet automatiskt föreslog. SRU Alla konton är knutna mot en SRU-kod som bland annat används till deklarationen. Enligt nya regler från 2008 kommer deklarationen att innehålla fler fält samt både 3- och 4-siffriga SRUkoder. Varje huvuddel av deklarationen kommer därmed att få olika SRU-koder. Genom att gå till Visa - Inställningar - Redovisning - Redovisningsinställningar - Rapporter kan du i rullgardinsmenyn SRU-kod välja bolagsform. Om du vill använda din gamla SRUkodsuppställning, väljer du Egendefinierade SRU. När du har sparat dina ändringar kommer kontoplanen att anpassas automatiskt till de nya SRUkoderna, därmed kommer alla rapporter att baseras på de nya koderna. 22

32 KONTOPLAN Anteckning Konsekvent användning av de olika kontona är viktig för korrekt utförd bokföring. Kontonamnet räcker ofta inte till för att förklara vad kontot ska användas till. Använd denna flik för att ge en mer utförlig beskrivning av kontot. Du kan även redigera förklaringen på andra, befintliga konton om det behövs. Avancerat Reskontrafunktion: Du kan välja mellan Kund och Leverantör i rullgardinsmenyn. Bokföring på ett konto med reskontrafunktion kommer automatiskt att generera en post i reskontran. Standard (Std.) motkonto: Om du alltid vill ha automatisk motkontering till ett konto, väljer du motkontering från denna lista. Genom att till exempel registrera 1910 Kassa som Standard motkonto på konto 6110, Kontorsmaterial, slipper du att registrera 1910 som motkonto när du bokför manuellt i verifikatsregistreringen. Valuta: Här kan du välja vilken valuta du vill knyta till ett balanskonto. Momskod: Du kan knyta kontot mot en momskod, så att momsen räknas ut automatiskt. I förbindelse med de nya reglerna angående omvänd skattskyldighet som träder i kraft den 1 juli 2007, hittar du nu även alla momskoder som är relevanta för omvänd skattskyldighet i rullgardinsmenyn. Var uppmärksam på att använda rätt koder när du fakturerar och bokför med omvänd skattskyldighet. Mer information om omvänd skattskyldighet hittar du i avsnittet "Omvänd skattskyldighet". Funktioner på fliken Avancerat: Spärrat för registrering: Sätter kontot som inaktivt, vilket innebär att det inte kan användas i verifikatregistreringen. Momskod spärrad: När du väljer detta kan du inte hoppa över momskoden i verifikatregistreringen. Visa inte i verifikatreg.: Om denna ruta är markerad kommer inte kontot att visa verifikatlistan vid verifikatregistrering. Det är dock fortfarande möjligt att bokföra verifikat på kontot om du skriver kontonumret direkt i verifikatet. Betalning: Om du markerar här, och i tillägg sätter begränsningar på verifikattyper, kan du inte bokföra verifikattyper med begränsningar på detta konto. Bankavstämning: Markeras om du vill använda bankavstämningsfunktionen för att stämma av detta konto. Läs mer om bankavstämningsfunktionen i eget avsnitt. Projekt obligatoriskt: Kryssa för här om du vill att det ska vara obligatoriskt att ange projekt på kontot. Avdelning obligatoriskt: Kryssa för här om du vill att det ska vara obligatoriskt att ange avdelning på kontot. 23

33 REDOVISNING Skapa ett nytt konto i kontoplanen Så här skapar du ett nytt konto: 1. Välj Visa - Redovisning - Kontoplan. 2. Klicka på Ny. 3. Numrera kontot utifrån vilken placering den ska ha i redovisningsplanen och klicka OK. Kontot placeras automatiskt i redovisningsplanen baserat på det nummer du anger. Läs mer om redovisningsplanen ovan. Du kan klicka Redigera på fliken Redovisningsplan för att se eller ändra kontots placering. 4. Skriv in Namn. Ett kort namn förklarar vad kontot ska användas till. Du kan även ändra på förklaringen på befintliga konton. 5. Använd fliken Anteckning om du behöver en mer utförlig beskrivning än själva namnet. 6. Klicka på Spara Du har nu skapat ett nytt konto. 24

34 KONTOPLAN Systemkonton Systemet kräver en del konton med särskilda egenskaper. Flera av modulerna i programmet bokför automatiskt verifikat i redovisningens huvudbok. Systemkonton styr vilka konton som används vid sådana bokningar. Programmet levereras med systemkonton som är anpassade till kontoplanen. Du kan anpassa dessa i redovisningsinställningarna. Läs mer om Systemkonton under "Redovisningsinställningar" nedan. Andra inställningar som styr automatiskt skapade poster: Standard verifikattyp för automatiska noteringar. Registrering av betalning vid returfil från Automatisk utbetalning. Konto och verifikattyp för registrering av In-/Utbetalning. 25

35 REDOVISNING Företagshantering Med hjälp av Företagshantering kan du skapa konton till kontoplanen i många företagsdatabaser/klienter på en gång. Detta kan vara särskilt användbart om du har många företagsdatabaser som har lika eller liknande kontoplaner. Om du har skapat ett nytt konto kan du specificera vilka företagsdatabaser/klienter som ska ha det nya kontot. Förutom att skapa nya konton kan du också ändra redan befintliga konton. Du kan ändra fälten: Beskrivning Standard fokus Reskontrafunktion Momshantering Betalning Bankavstämning Momskod spärrad Visa inte i verifikatreg. Spärrat för registrering Momskod Du kan endast ändra ett konto i taget. Ett konto kan dock ändras i många företagsdatabaser på samma gång. Om ett konto finns i en företagsdatabas och inte i en annan, kommer det att skapas i den andra - om den företagsdatabasen är inkluderad i urvalet. Obs! Det är viktigt att du tar ställning till alla de aktuella egenskaperna för kontot för att det ska kunna fungera korrekt. Detta gäller även när du ska ändra konton, eftersom inställningarna för konton blir överskrivet om de redan finns sedan tidigare. 26

36 KONTOPLAN Så skapar eller ändrar du ett konto i flera företagsdatabaser på en gång: 1. Välj Arkiv - Databasverktyg - Företagshantering. 2. Välj Land från rullgardinsmenyn. Listan visar endast land för företagsdatabaser som är installerade. 3. Välj Skapa eller göra ändringar på konton för ett urval företagsdatabaser och klicka Nästa. 4. Välj Kontonummer för konton som du ska skapa eller ändra. 27

37 REDOVISNING Obs! Om du väljer ett konto som redan existerar i en eller flera företagsdatabaser kommer denna att bli överskriven/ändrad. 5. Välj vilka ändringar som du ska göra på kontot eller vilka egenskaper kontot ska ha och klicka Nästa. 6. Markera vilka företagsdatabaser ändringarna ska gälla för och klicka Nästa. 7. Klicka Slutför. Kontot blir skapat/ändrat för företagsdatabasen som du har valt i listan. Du kan skapa eller ändra SRU-koder. Antingen ändrar du själva SRU-koden för en utvald företagsdatabas eller så kan du ändra SRU-koderna för ett urval av konton (konto från - till). Också detta val kan göras i ett urval av företagsdatabaser samtidigt. 28

38 VERIFIKATREGISTRERING VERIFIKATREGISTRERING I modulen verifikatregistrering registrerar du dina verifikat innan du överför dem till huvudboken. Så länge verifikaten ligger i verifikatregistreringen kan du ändra datum, verifikattyp, period, konto, momsbehandling, belopp, etc. Ett verifikat måste innehålla minst två verifikatrader. Dessa måste balansera. Totalsumman av Debet måste vara identisk med totalsumman av Kredit. Verifikaten numreras efter inställningarna du har angivit för nummerserier i redovisningsinställningarna. Innan du börjar registrera verifikat bör du göra dig bekant med vilka inställningar som du kan reglera. Modulen kan anpassas efter individuella behov och du kan definiera upp till fem olika uppsättningar med användarinställningar för att göra verifikatregistreringen så effektiv som möjligt. Ett snabbt och effektivt sätt att registrera verifikat är att använda Verifikatmallar eller egna verktygsknappar. Vissa momskoder kan också anpassas för ditt företag genom egendefinierade Momskodsinställningar. Läs mer om detta i avsnittet "Redigering av momskoder". Tips! Du kan kontrollera Resultat och Balans baserat på verifikat som du har registrerat i verifikatregistreringen innan du överför till huvudboken. Du anger källa för utskriften i urvalsfönstret i rapportmodulen. Du kan välja mellan Huvudbok, Verifikatregistrering eller båda två. 29

39 REDOVISNING Verifikatregistreringsfönstret Verifikatregisteringen är tvådelad. I den övre delen ser du det aktuella verifikatet som du arbetar med. Den nedre delen visar de verifikat som redan är registrerade, men inte ännu blivit överförda till Huvudboken. Det är fortfarande möjligt att redigera dessa verifikat. Via rullgardinsmenyn i den nedre halvan av verifikatregistreringsfönstret kan du nu välja mellan att visa verifikat i Verifikatregistreringen, Huvudboken samt Kontohistorik. I listan visas de sista 50 verifikaten som har registrerats på ett givet konto. Vilket konto som visas beror på vilket kontonummer du har markerat i kontokolumnen i fönstrets övre halva. Kontolistan visar verifikat som ligger både i verifikatregistreringen samt i huvudboken. Du kan dölja denna listan genom att avmarkera alternativet Visa verifikatlista på fliken Funktion i användarinställningarna. Vid registrering av verifikat förväntas det att du registrerar bruttosumman. Vid användning av momskoder behöver systemet både Utgående- och Ingående moms från verifikatet för att postera detta på rätt momskonto. Du kan välja att registrera momsunderlag netto. Detta gör du i användarinställningarna för verifikatsregistrering. Knappen Kontoplan fungerar som en genväg till kontoplanen. Här kan du redigera och upprätta nya konton. Läs mer om kontoplanen i ett eget avsnitt ovan. Genom att klicka på pilen bredvid knappen visas en lista med genvägar till bland annat Kontoplan, Momshantering, Verifikatradstext, Valutaregister samt möjligheten att Visa alla verifikat för alla användare. Om du väljer Verifikatradstext (Ctrl + T) kan du skapa och använda egendefinierade standardtexter för verifikaten. I verifikattextfönstret kan du klicka på inställningsknappen och definiera dina egna verifikattexter i Grundinställningarna. Texterna du skapar här blir tillgängliga i rullgardinsmenyn i verifikattextfönstret. 30

40 VERIFIKATREGISTRERING Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Knappen Användarinställningar (Ctrl + I) ger dig möjlighet att anpassa verifikatregistreringsfönstret efter dina behov. Du kan definiera upp till fem olika uppsättningar med användarinställningar per användare. Du kan anpassa uppsättningarna så att de visar just de kolumner och funktioner som du behöver. Användarinställningarna är kopplade till inställningsuppsättningar som kan väljas i rullgardinsmenyn till vänster om knappen Användarinställningar. Exempel: Om du väljer "Valuta" i rullgardinsmenyn visas de kolumner och funktioner som är relevanta för att bokföra valutaverifikat. Om du väljer "Reskontraposter" visas relevanta kolumner och funktioner automatiskt. För att anpassa en uppsättning med användarinställningar väljer du uppsättning i rullgardinsmenyn och klickar på knappen Användarinställningar. Tips! Genom att trycka på F12-tangenten, när du står i fälten Debet eller Kredit, öppnar du en kalkylator. Det finns en rad olika kortkommandon som underlättar i din verifikatsregistrering. Läs mer om kortkommandon i eget avsnitt nedan. Användarinställningar för verifikatregistrering Med användarinställningarna anpassar du funktionerna och utseendet på fönstret för verifikatsregistrering. Dessa inställningar kan vara olika för var enskild användare och du kan definiera upp till fem olika uppsättningar av användarinställningar per användare. Du öppnar användarinställningarna via knappen för detta i verktygsfältet i fönstret för verifikatsregistreringar, eller via menyn Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Verifikatsregistrering. Standard På denna flik kan du anpassa registret efter dina egna önskemål. Du kan välja mellan tre förhandsdefinierade inställningar som visar olika fält och kolumner. Enkel: Det enklaste alternativet. De obligatoriska fälten visas. Normal: Visar standardfält och -funktionalitet. Avancerat: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Om du väljer en av dessa alternativen kan du på de övriga flikarna se vilka fält och funktioner som blir tillgängliga. Tips! På de övriga flikarna kan du ändra inställningarna manuellt istället för att använda de förhandsdefinierade alternativen. Kolumner Under Visa kolumn väljer du vilka kolumner som ska visas i registreringsfönstret genom att markera aktuella kryssrutor. Fokus: Genom att markera kryssrutorna under Fokus kan du ange var markören ska flyttas när du trycker på [Enter]. Om du ställer in detta med avseende på vad som används mest i din verksamhet kan du spara många knapptryck vid verifikatsregistreringen. 31

41 REDOVISNING Funktion På fliken Funktion kan du ange allmänna riktlinjer för registrering av verifikat. Automatisk Nytt verifikat vid balans: Med nytt verifikat vid balans skrivs automatiskt ett nytt verifikatsnummer på nästa rad när verifikatet som registreras balanserar. För att få ett nytt verifikatsnummer kan du antingen använda den här funktionen eller trycka på [+] när du har skrivit beloppet på den sista bokföringsraden i ett verifikat. Ärva verifikatstexter: Genom att ärva verifikatstexter infogas beskrivningar i verifikatet automatiskt på bokföringsraden för motkontot. Ärva verifikatstexter från första verifikatsraden: Markera alternativet för att infoga samma text på alla verifikatrader. Genom funktionen infogas texten från den första verifikatraden i alla verifikatrader. Datum styr perioden: Markera detta alternativ för att registrera rätt period automatiskt när du skriver datum. Datum/periodkontroll: Visar ett varningsmeddelande när verifikatsdatum ligger utanför vald period. Valuta/datumkontroll: Visar ett varningsmeddelande om dagens datum överskrider den period som valts för aktuell valuta. Platser i verifikatslistan: Senast bokförda verifikat visas automatiskt längst upp på verifikatslistan. OCR-kontroll: Säkerställer att det OCR-nummer som läggs in vid registreringen har ett säkerhetsnummer som är genererat med Modulus. Registrera momsunderlag netto (utan moms): gör att du kan registrera nettobeloppet på konton som satts upp med en avgiftskod. Avgiften blir beräknad och adderad som en egen rad i verifikatsregistreringen. 32

42 VERIFIKATREGISTRERING Verifikatlista Visa verifikatlista: Visar en lista i den nedre delen av verifikatregistreringsfönstret. Fokusera verifikatlistan: Senast registrerade verifikat visas automatiskt överst i listan. Sortera efter: Välj om verifikatlistan ska sorteras efter verifikattyp eller registreringsnummer. Innehåll: Välj förhandsdefinierat innehåll i verifikatlistan. Om du väljer Kontohistorik visas de 50 senaste verifikaten som har registrerats mot det konto som har markerats i kontokolumnen i verifikatregistreringsfönstrets övre halva. Kontohistoriken visar verifikat som ligger både i verifikatregistreringen och huvudboken. Funktion Bunthantering: Alternativet tillåter buntvis överföring till huvudboken oberoende av verifikationstyp och period. Huvudfönstret för verifikatsregistrering får då en egen rullgardinsmeny som används när du arbetar med buntar. Verifikatsmallar: Förenklar registrering av standardverifikat och periodisering av kostnader. Verktygsfält för verifikationsrad: Aktiverar knappar för registrering av enskilda verifikat. Du kan även lägga upp de mest använda mallarna som komplement till de som följer med systemet. Länkat dokument: Gör det möjligt att koppla ett dokument till verifikatet. Visa kontosaldon: Lägger in en rad i fönstret för verifikatsregistrering som visar saldot på Bank- /Post-/Kassakontot. De konton som visas är de som är märkta Bank/Post/Kassa i kontoplanen. Aktivera snabbtangenter för verifikattyp: Om du avmarkerar alternativet är det inte längre möjligt att ändra verifikattyp via snabbtangenterna [/] eller [*] när du har kommit till den andra raden i verifikatet. Tillåt ändring av period: Om du tar bort markeringen kan du inte längre ändra period i verifikatregistreringen. Beskrivningsfältet ska fyllas i automatiskt: Om du avmarkerar alternativet kommer beskrivningsfältet inte att fyllas i automatiskt. Visa alla verifikat för alla användare: Ger dig tillgång till verifikat som skapats av andra. Verifikaten flyttas då över till dig. Alla användare har inte möjlighet att se alla verifikat, men du kan ändra detta om du är systemadministratör. Standard Verifikatdatum: Välj om systemdatum eller senast använda datum ska användas när ett nytt verifikatregistreras. Standard verifikationstyp: Välj vilken verifikationstyp som ska föreslås varje gång du öppnar ett nytt verifikatsregistreringsfönster. Standard fokus: Välj var markören ska placeras vid skapande av ett nytt verifikat. Namn Beskrivning: Här anger du namn och/eller beskrivning av den aktuella uppsättningen användarinställningar. Namnet visas i rullgardinsmenyn till vänster om knappen Användarinställningar i verktygsraden överst i Verifikatregistreringen. Snabbtangenter Visar vilka snabbtangenter du kan använda när du registrerar verifikat. Dessa hittar du även nedan. 33

43 REDOVISNING Kolumner i verifikatregistrering I Användarinställningarna för verifikatregistrering kan du markera de kolumner som du vill visa i verifikatregistreringen. Du kan definiera upp till fem olika uppsättningar med användarinställningar. De olika uppsättningarna kan visa olika kolumner - anpassade efter dina behov. Användarinställningarna är kopplade till inställningsuppsättningar som kan väljas i rullgardinsmenyn till vänster om knappen Användarinställningar. Obs! Vissa kolumner kan inte tas bort. Kolumner i verifikatregistreringen L Konto Motkonto Beskrivning Reskontranummer Faktura OCR Momsredovisning Avdelning Projekt Valutakod Debet Kredit Anger radnummer. Varje verifikat innehåller minst två bokföringsrader. Radnumreringen börjar för varje verifikat på 1. Konto för huvudbokföring. Beloppet som skrivs på den här raden bokförs på det konto som anges här. Beloppet som anges under Debet eller Kredit motkonteras på detta konto med avdrag för eventuell momsredovisning på Konto. För att höja bokföringens informationsvärde bör du använda den här kolumnen och med egna ord beskriva posten. I annat fall skrivs kontonamnet automatiskt i kolumnen. Kunder och leverantörer har Reskontranummer som motsvarar deras kontakt- respektive leverantörsnummer i Kontaktregistret. Reskontraposter knyts till Fakturan för den fordring/skuld som är bokförd. Den kolumnen kan inte redigeras direkt. Själva numret bokförs i ett eget fönster för sådana bokföringsposter. Reskontraposter knyts till OCR-numret för den fordring/skuld som är bokförd. Den kolumnen kan inte redigeras direkt. Själva numret bokförs i ett eget fönster för sådana bokföringsposter. Flera konton är kopplade till en Momskod. Den visas i den här kolumnen och det går att ändra den. Om kontot är kopplat till en Avdelning visas det i den här kolumnen. Det går att välja avdelning i rullgardinsmenyn. Om kontot är kopplat till ett Projekt visas det i den här kolumnen. Det går att välja projekt i rullgardinsmenyn. Verifikat kan registreras i utländsk valuta. Valutan anges i det här fältet. Verifikatet räknas om och bokförs i SEK (eller den valuta som företaget använder i bokföringen). Kontrollera att Valutaregistret är uppdaterat. Visar beloppet som bokförs på det Debet i kontot. Visar beloppet som bokförs på det Kredit i kontot. 34

44 VERIFIKATREGISTRERING Snabbtangenter i verifikatregistreringen Några tangenter har flera funktioner beroende på var markören står i registreringsfönstret. Vissa snabbtangenter kan även användas i andra moduler. Tips! På fliken Snabbtangenter i användarinställningarna i Verifikatregistreringen får du en översikt över de relevanta snabbtangenterna. Snabbtangenter + Nytt verifikat - får nytt verifikatnummer om den föregående balanserar Stäng fönstret Fakturainfo när du skrivit in fakturanumret. Bokför differensen på sista bokföringsraden i verifikatet. (Markören måste då stå i kontokolumnen på den sista raden.) - / eller * * d Ctrl + Insert Ctrl + L Ctrl + B Ctrl + A Ctrl + K Ctrl + R Ctrl + I Ctrl + P Ctrl + H Ctrl + Q F1 F3 F4 F5 F8 F9 F11 F ESC Mellanslag Kontoplanen öppnas om markören står i kontokolumnen. Byter verifikationstyp i listan. Kopiera beskrivning från föregående post om markören är i kolumnen beskrivning. Sätter in dagens datum (Systemdatum). Gäller datumfälten. Infogar en Verifikatsrad. Visar Verifikatslistan. Öppnar Verifikatsinställningar. Öppnar Momskodsregistret. Öppnar Kontoplanen. Öppnar Valutaregistret. Öppnar Användarinställningar. Öppnar Rapportmodulen. Överför till Huvudboken. Stänger fönstret. Öppnar Hjälpfilen. Gå till Verifikatsmall. Drar bort moms i bokföringen. Lägger till moms i bokföringen. Gå till netto-/bruttoläge. Placerar fokus i fältet för Verifikatsdatum. Flyttar markören till fältet för Val av period. Öppnar Kalkylatorn, när du står i fältet Debet eller Kredit. Öppnar listan över Kunder för bokföring av fordringar. Öppnar listan över Leverantörer för bokföring av skulder. Stänger kontolistan om den visas. Öppnar Rullgardinsmenyn i förekommande fall (som för avdelning, projekt etc.). 35

45 REDOVISNING Verifikattyper Redovisningsmodulen är på förhand inställd med tolv olika verifikationstyper. Alla verifikat som bokförs i huvudboken måste göras i någon av dessa verifikationstyper (eller i egendefinierade verifikationstyper). Bokföring på olika verifikationstyper möjliggör effektivare registrering och ändamålsenlig arkivering av verifikat. För att de olika verifikationstyperna enkelt ska kunna skiljas från varandra i huvudboken används koder (till exempel UF för utgående fakturor, IF för ingående etc.). Du kan anpassa och skapa nya verifikationstyper i redovisningsinställningarna under fliken Redovisning och knappen Verifikationstypinställn. och nummerserier. Du kan redigera verifikationstyperna som följer med som standard, men du har bara möjlighet att radera verifikationstyper som du själv har skapat. Du kan även gå direkt till inställningarna från Verifikatregistreringen genom att klicka på pilknappen till höger om knappen Kontoplan i verktygsraden och välja Ver.typinställningar. 36

46 VERIFIKATREGISTRERING Hur registreras verifikat? Modulen Verifikatsregistrering innehåller flera automatiserade rutiner, bland annat vid momsbehandling och registrering av in/ut betalningar. På denna sida beskrivs den enklaste formen av registrering. I övre delen av fönstret ser du raderna på det verifikat du för tillfället registrerar. I nedre delen av fönstret har du en översikt över tidigare registrerade verifikat. Väljer du Dölj ver.lista överst i fönstret döljs den nedre delen. Så här registrerar du verifikat i verifikatregistreringen: 1. Välj Visa, peka på Redovisning och klicka på Verifikatsregistrering. 2. Klicka på Ny eller + tangenten på numeriska tangentbordet. Alternativt kan du trycka på [Ctrl] + [N] på tangentbordet. 3. Välj Ver. Typ, verifikatsdatum och Period för verifikatet. Du kan ändra verifikationstyp med hjälp av att trycka på [/] eller [*] på tangentbordet. 4. Ange kontonumret du vill använda vid registreringen i kolumnen Konto. Du kan också hämta kontoplanen genom att trycka på tangenten [-] och därifrån hämta kontot. 5. Om du vill anger du Motkonto. Motkonto: Verifikatsregistreringen blir snabbare genom användning av motkonto. Motkonto är det konto som verifikatsraden ska konteras mot. Detta konto kommer automatiskt att motkonteras med samma belopp som uppgivits på det första kontot. Om du vill kontera varje verifikatsrad manuellt, kan du gömma denna kolumn genom val i användarinställningarna. Läs mer i avsnittet "Användarinställningar: Verifikatsregistrering". 6. Tryck [ENTER]. Markören flyttas nu till Debet eller Kredit, beroende på kontots standardinställning. Denna inställning anges i kontoplanen. 7. Ange beloppet och tryck [ENTER]. Om du har angett Motkonto kommer det att skapas en ny rad med motsvarande belopp. Om ett av kontona har momshantering, kommer beloppet att fördela sig på momskonto och motkonto. Läs mer om momshantering i eget avsnitt. 8. Infoga bokföringsrad om du vill lägga till en rad i verifikatet. 9. Klicka Ny eller tryck [+] om du vill registrera ett nytt verifikat. 10. Återupprepa punkterna tills du har registrerat alla verifikaten 11. Överför verifikaten till huvudboken eller låt verifikaten ligga kvar i Verifikatsregistreringen. Verifikatet har nu registrerats. Tips! För att underlätta verifikatsregistreringen bör du göra dig bekant med snabbtangenterna. 37

47 REDOVISNING Hur överför man ett verifikat till huvudbok? Så överför du verifikat till huvudbok: 1. Välj Visa, Redovisning och klicka på Verifikatsregistrering. 2. Klicka på knappen Överför till huvudbok. Det kan också göras via Visa - Redovisning - Överför från verifikatsregistering till huvudbok. 3. Ställ in urvalen för överföring till huvudboken. Du kan välja mellan att överföra en verifikattionstyp, period eller alla verifikationstyper. Det är också möjligt med kombinationer, som till exempel verifikat med veritikattyp Utgånde faktura från Period 3. Tips! Har du kryssat av för Bunthantering i användarinställningarna för verifikatregistrering kan du välja bunt i urvalsfönstret. 4. Ta bort markeringen vid Förhandsvisa bokföringsjournal om du inte vill kontrollera uppgifterna innan du för över dem till Huvudboken. 5. Klicka på Nästa. 6. Kontrollera att uppgifterna är korrekta i förhandsvisningen av bokföringsjournalen. 7. Klicka på Close Preview för att stänga förhandsvisningen. 8. Klicka på Föregående om uppgifterna i bokföringsjournalen inte stämmer. Du kan då gå tillbaka för att göra ett nytt urval innan du gör en ny förhandsvisning. 9. Om förhandsvisningen stämmer, väljer du hur du vill skriva ut bokföringsjournalen i rullgardinsmenyn Utskrift via. 10. Klicka på Slutför. Klicka på Ja om utskriften är godkänd. Klickar du Nej kommer bokföringsjournalen att skrivas ut igen. Du kan inte göra några ändringar i bokföringsjournalen, bara skriva ut rapporten på nytt. Verifikaten överförs till huvudboken. 38

48 VERIFIKATREGISTRERING Registrering mot reskontra Du kan registrera mot reskontra direkt i verifikatsregistreringen. I reskontramodulen finns det funktioner för betalningsuppföljning, räntefakturering, inkasso, utbetalningar med mera. För dem som har programvara med försäljnings-/fakturerings- och inköpsmoduler registreras verifikaten vanligtvis när fakturor och betalningar överförs därifrån. För kontona 1510 Kundfordringar och 2440 Leverantörsskulder i kontoplanen som levereras med programmet finns en Reskontrafunktion. Alla kunder och leverantörer kopplas till dessa konton. När du bokför verifikat mot konto 1510 eller 2440 uppmanas du att koppla registreringen till en Kontakt. Så här registrerar du mot reskontra: 1. Klicka Ny för att skapa ett nytt verifikat. 2. Välj verifikationstyp Utgående faktura (till kunder) eller Ingående faktura (från leverantörer), beroende på vilken typ av verifikat du vill skapa. 3. Skriv 1510 (kunder) eller 2440 (leverantörer) i kolumnen Konto. En lista öppnas som visar alla kontakter som är markerade antingen som kunder (1510) eller leverantörer (2440) i kontaktkortet. 4. Markera den Kontakt som gäller för transaktionen. Klicka på Ny om kontakten inte är skapad i kontaktregistret och skriv in namnet. I fönstret kan du fylla i Namn, Org.nr. och Momskod. Vill du registrera mer information om kontakten, görs det i kontaktregistret. 5. Fyll i Fakturanummer och/eller OCR. Återstående fält fylls i enligt de villkor som angetts för kunden. Fakturan ges samma datum som verifikatet har. Om det står ett annat datum för fakturan kan du ändra det i det här fältet. 6. Tryck på plus [+] på det numeriska tangentbordet när du vill stänga fönstret. 7. Skriv om du vill in Motkonto och tryck på [Enter]. Användningen av motkonto gör att bokföringen går snabbare. Motkonto är det konto som verifikatsraden ska bokföras mot. Om du till exempel ska bokföra försäljning på konto 1510 Kundfordringar är det naturliga motkontot t.ex Försäljning varor 25% sv. 8. Klicka Sätt in verifikationslinje om du vill sätta in en ny linje på verifikatet. 9. Skriv fakturans bruttobelopp under Debet och tryck på [Enter]. Beloppet fördelas nu på angivet Momskonto och det Motkonto du skrev under punkt 7. Verifikatet kan nu föras över till Huvudboken, och då uppdateras även modulen Reskontra. 39

49 REDOVISNING Registrering av fakturainformation Vid registrering av både Ingående fakturor och Utgående fakturor kommer du att få upp ett separat fönster där du kan fylla i relevanta upplysningar. Den informationen förenklar registreringen av betalningar senare. Fakturanummer och/eller OCR identifierar fakturan. Fakturadatum blir samma datum som för verifikatet. Om du ändrar datum i det här fönstret uppdateras datum för verifikatet. Förfallodatum beräknas enligt Betalningsvillkor/Betalningssätt som angetts för kunden eller leverantören. Registrering av Utgående fakturor (UF) Betalningssätt är som standard samma för alla kontakter. Villkoren kan dock ändras i det här fönstret. Det påverkar då fältet ovanför och eventuella manuella ändringar av Förfallodatum ersätts av värdet i detta fält. Villkor för Räntefaktura är också samma för alla kunder som standard. Ändringar i detta fält påverkar huruvida dröjsmål ska föreslås till Räntefakturering. På samma sätt kan du välja om och i så fall hur kunden ska påminnas. Registrering av Ingående fakturor (IF) Värden för betalning hämtas från leverantören, men kan inte ändras här. Leverantörens Konto hämtas från kontaktregistret. Du kan registrera kontonumret genom att klicka Ny, men var uppmärksam på att det inte uppdaterar informationen i kontaktkortet. Registrering av betalning i verifikatregistreringen När betalning för Ingående och Utgående fakturor ska registreras bör den ursprungliga fordringen respektive skulden redan vara registrerad i Huvudboken. Betalningen kan då registreras både enligt beskrivningen nedan eller i reskontramodulen. För dem som har programversioner med försäljnings-, fakturerings- och inköpsmoduler, registreras verifikaten vanligtvis när fakturor och betalningar överförs därifrån, så att även de funktionerna kan användas. För dem som använder factoring måste verifikatsregistreringen göras i reskontra. 40

50 VERIFIKATREGISTRERING Så här registrerar du en betalning: 1. Klicka Ny för att skapa ett nytt verifikat. 2. Välj verifikationstyp Bank, Postgiro eller Kassa. Gemensamt för dessa är att de är så kallade Betalningsverifikationstyper som anger att du ska registrera en betalning. Med tangenten [/] byter du verifikationstyp tills verifikatsnumret i kolumnen till vänster börjar på IF eller UF. 3. Skriv 1510 (kunder) eller 2440 (leverantörer) i kolumnen Konto. En lista öppnas som visar alla kontakter som är angivna antingen som kunder (1510) eller leverantörer (2440) på kontaktkortet. 4. Markera den Kontakt som gäller för transaktionen och tryck på [Enter]. Eventuellt kan du skriva kontaktnumret direkt i kontofältet. Då behöver du inte välja och markera kontakt. I båda fallen visas en översikt över alla Fakturor som är registrerade på kontakten. 5. Markera den faktura som du ska registrera betalning för. Du kan också skriva fakturanumret direkt i kontofältet. 6. Skriv Motkonto och tryck på [Enter]. Motkontot är det konto som betalningen ska bokföras på och bör motsvara aktuell verifikationstyp. Vid registrering på verifikationstypen Bank är motkontot 1940 Bank det naturliga. Betalningen har nu registrerats i verifikatsregistreringen. Verifikatet kan nu överföras till Huvudboken. Den öppna posten i reskontran uppdateras med betalningsbeloppet och registreras som låst om betalningen är identisk med det utestående beloppet på fakturan. Verifikatregistrering med egendefinierade kostnadsbärare Vid verifikatregistrering i verifikatregistreringsmodulen kan du, om du har Mamut Enterprise E5 eller tilläggsprodukt för extra kostnadsbärare, bokföra mot egendefinierad kostnadsbärare i tillägg till standardkostnadsbärarna Avdelning och Projekt. 41

51 REDOVISNING Så här kommer du igång med egendefinierade kostnadsbärare: Definiera dina egna kostnadsbärare under knappen Kostnadsbärare som hittar genom att klicka Visa - Inställningar - Redovisning - Modulinställningar. Aktivera därefter kolumnen Kostnadsbärargrupp i användarinställningarna för verifikatregistrering. Registrera verifikat som vanligt men välj även egendefinierade kostnadsbärare på de aktuella verifikatraderna. Tips! Extra kostnadsbärare är bara tillgängliga vid registrering av verifikat i verifikatregistreringsmodulen. Verifikat som bokförs via andra moduler kan inte kostnadsföras på de extra kostnadsbärarna automatiskt, du måste i sådana fall ändra kostnadsbärare manuellt. Detta kan göras via Reskontra och Huvudbok genom att markera det aktuella verifikatet och klicka Redigera. Tips! De reskontra- och redovisningsrapporter för vilka du kan definiera ett avancerat urval kan du välja att definiera ett urval på dina egendefinierade kostnadsbärare. Se även: Korrigering av verifikat Via menyn Visa - Redovisning - Verifikatregistrering kan du redigera, korrigera samt, i vissa fall, radera verifikat. Möjligheterna att ändra i verifikat sedan de överförts till huvudboken är begränsade. Vi rekommenderar därför att kontrollera och rätta eventuella fel innan de överförs till huvudboken. Upptäcker du fel i ett verifikat som redan är överfört till huvudboken måste du skapa ett korrigeringsverifikat som är likt det ursprungliga, fast med motsatta förtecken (+,-). I huvudboken finns en funktion för att korrigera huvudboksverifikat om perioden i vilken verifikatet bokfördes inte har stängts. 42

52 VERIFIKATREGISTRERING Du kan inte registrera verifikat i avslutade redovisningsperioder. Så här raderar du ett verifikat som inte har överförts till huvudboken: Obs! När ett verifikat raderas får efterföljande verifikat detta nummer så att det inte blir någon lucka i verifikatsnummerserien. Om du vill radera flera verifikat bör du radera dem i nummerordning så att det nyaste raderas först och det äldsta sist. På så sätt uppdateras nummerserierna på ett korrekt sätt. 1. Leta rätt på verifikatet som ska raderas/korrigeras. 2. Klicka på knappen Radera i verktygsfältet när du vill ta bort ett verifikat eller en verifikatsrad. 3. I dialogrutan som öppnas väljer du om det är en Rad eller ett Verifikat som ska tas bort. Om verifikatet inte balanserar när du har tagit bort en rad, måste du infoga en ny bokföringsrad innan du kan fortsätta. Originalverifikatet och det nya verifikatet balanserar på noll. Så bokförs ett korrigeringsverifikat för verifikat som har överförts till huvudboken: 1. Skapa ett nytt verifikat (till exempel utgående kreditnota), välj önskat datum och period. 2. Välj Visa verifikatslista i rullgardinsmenyn. 3. Välj därefter huvudbok i rullgardinsmenyn nederst till höger. 4. Leta upp verifikatet som ska korrigeras. Skriv till exempel in aktuellt verifikatsnummer och verifikationstyp, så kommer verifikat förhoppningsvis fram i fältet nedanför. 43

53 REDOVISNING 5. Markera verifikaten och klicka Gå till. Klicka sedan på Stäng. Verifikaten visas nederst i huvudfönstret. 6. Klicka på Radera, knappen hittar du över verifikatslistan. Du får en fråga om du vill korrigera verifikatet. Svara Ja på detta. Programmet kommer då att skapa ett nytt verifikat motsatt huvudboksverifikatet. Obs! Ångrar du korrigeringen kan du radera verifikaten på vanligt sätt genom att klicka på Radera i övre delen av fönstret. 7. Klicka Överför till huvudbok för att bokföra verifikatet. Korrigeringsverifikatet och originalverifikatet balanserar nu på noll. Så här infogas en verifikatrad: 1. Leta rätt på verifikatet som saknar bokföringsrader. 2. Ställ markören på någon av verifikatsraderna. 3. Klicka på Sätt in verifikationslinje. 4. Registrera verifikatraderna på vanligt sätt. En verifikationslinje har nu infogats. Så här ändar du period/datum: 1. Leta rätt på verifikatet som bokförts på fel period. 2. Ställ markören på någon av verifikatsraderna. 3. Ändra perioden i periodfältet i verktygsfältet. Perioden ändras och du kan överföra till huvudboken i den nya perioden. Datum: Perioden/datumet har nu ändrats. Gör på motsvarande sätt när du ska ändra datum. På samtliga bokföringsrader på det aktuella verifikatet ändras period och datum till de nya värdena. Korrigera verifikat i huvudboken Du kan korrigera verifikat i huvudboken om redovisningsperioden inte har stängts. Om verifikatet inte kan korrigeras på detta sätt kan du registrera ett korrigeringsverifikat manuellt i en öppen period. Obs! Du kan inte korrigera ingående balansverifikat som har skapats automatiskt Så här korrigerar du ett verifikat från huvudboken till en öppen period: 1. Välj Visa - Redovisnings - Huvudbok - Verifikatlista. 2. Markera verifikatet. 3. Klicka på Radera och välj hur du vill bokföra korrigeringen. Korrigering raderar inte verifikatet från huvudboken. Ett nytt verifikat med motsatta värden skapas som reverserar originalverifikatet (se nedan). 44

54 VERIFIKATREGISTRERING Huvudbok: Ett nytt verifikat med motsatta poster skapas. I verifikatbeskrivningen registreras en referens till originalverifikatet. Bokföringslistan skrivs ut. eller Verifikatregistrering: Ett nytt verifikat med motsatta poster öppnas i verifikatregistreringen. I verifikatbeskrivningen registreras en referens till originalverifikatet. Verifikatet kan redigeras innan det överförs till huvudboken. Länka dokument till verifikat Du kan länka ett dokument till ett verifikat om du till exempel har scannat ett kvitto och vill kunna öppna filen genom programmet. Dokumentet kan länkas till verifikatet både från verifikatregistreringsmodulen samt från huvudboken. Obs! Om du inte ser knappen Länkat dokument i verifikatsregistreringen har du inte markerat alternativet i användarinställningarna, på fliken Funktioner. Så här länkar du ett dokument till ett verifikat i verifikatregistreringsmodulen: 1. Registrera ett verifikat på vanligt sätt i verifikatregistreringen. 2. Klicka på Spara när verifikatet balanserar. 3. Klicka på knappen Länkat dokument. 4. Klicka på Länka dokument till verifikat. 5. Välj rätt dokument som finns sparad på din dator eller någon annans i nätverket och klicka på OK. 6. Klicka på OK. Dokumentet länkas till verifikatet. Du kan senare öppna dokumentet direkt från verifikatet genom att välja Länkat dokument. Du kan även öppna dokumentet från huvudboken genom att markera verifikatet i huvudboken och klicka Länkat dokument i verktygsraden. 45

55 REDOVISNING Du kan även länka ett dokument till ett verifikat i huvudboken. Markera verifikatet i huvudboken och klicka Länkat dokument. Välj därefter Öppna dokument. Du kan inte länka flera dokument. Om du vill länka ett annat dokument klickar du på knappen Länkat dokument och därefter på Radera dokument för att ta bort det gamla dokumentet. Dataområdet Dokumenten som länkas till ett verifikat kopieras till programmets dataområde. Här följer ett exempel på dataområde när programmet har installerats lokalt på din dator samt om företagsdatabasen i vilken du har registrerat verifikat har företagsdatabasnummer 001: C:\Document and Settings\All Users\Public Mamut\Mamut\Data\Client\000\001\Documents\journals\2008 Tips! Du kan gå direkt till dataområdet genom att välja Arkiv - Databasverktyg - Gå till systemets datafiler. Om skanning av dokument Fakturor, verifikat och andra viktiga dokument kan skannas och sparas för elektronisk vidarebehandling. Om du har en skanner kan du själv skanna dokument och spara dem som bilagor till verifikat i programmet. Du kan läsa mer om detta i kapitlet Verifikatregistrering. Vissa programvaruleverantörer levererar dessutom program som är specialanpassade för skanning och elektronisk vidarebehandling av olika sorters dokument. Dokument som till exempel leverantörsfakturor kan vara lämpliga att importera in i ditt ekonomisystem. För detta används skanningsprogram samt i många fall även OCR-program. OCR står för Optical Character Recognition och innebär att programmet "läser" och tolkar texter i elektroniska dokument. Det är du som användare som "lär" programmet att tolka texter i dokument som du ofta skannar. Observera att begreppet OCR även används i förbindelse med bankfiler som innehåller information om kundinbetalningar. I dessa fall kallar vi funktionen OCR/Bank. Denna funktion ska inte förväxlas med funktioner som bygger på att du själv skannar dokument. 46

56 VERIFIKATMALLAR VERIFIKATMALLAR Verktygsraden för verifikatmallar Snabbfunktioner för verifikatregistrering via verktygsraden Du kan aktivera verktygsraden för verifikatsmallar, vilket ger dig specifika knappar i fönstret för verifikatsregistreringar, i tillägg till eller istället för rullgardinsmenyn för verifikatsmallar. Dessa knappar fungerar som genvägar till olika verifikatsmallar. Verifikatsregistreringen blir då något förändrad. Många använder denna funktion för de verifikat de använder oftast. De stora knapparna längst upp i fönstret för verifikatsregistrering gör det enkelt att registrera de vanligaste verifikaten. Knapparna startar guider som hjälper dig att lägga in all nödvändig information för en korrekt verifikatsregistrering. Knapparna aktiveras i användarinställningarna för verifikatsregistrering, kryssa för Verktygsrad för verifikatsmall. Du kan också lägga upp dina egna verifikatsmallar i tillägg till verifikatsmallarna som finns i systemet. Knapparna är avsedda för användare som vill förenkla bokföring av verifikat. Andra, som kan kontonummer och snabbtangenter utantill kommer kanske att lägga in verifikaten rad för rad. Obs! Var uppmärksam på att du får färre möjligheter att ändra förhandsdefinierade inställningar på kunder och leverantörer när du använder verktygsraden. Inställningar för verifikatmallar i verktygsraden I användarinställningarna har du möjlighet att förbise de verifikationstyper som är specificerade för bokföring genom att använda snabbfunktionsknapparna. Dessutom kan du skapa egna knappar som låter dig bokföra verifikat med hjälp av egendefinierade verifikatsmall. 47

57 REDOVISNING Ändra verifikationstyp för verifikatsmallen: 1. Klicka vid rutan Verktygsfält för verifikationsrad i användarinställningarna. 2. Klicka därefter sidan om mallen för vilken du vill ändra verifikationstyp. 3. Välj verifikattyp i rullgardinsmenyn. 4. Klicka på OK. Verifikat skapat med verifikatsmallen kommer nu att registreras med verifikationstypen. Så lägger du till en egendefinierad verifikatsmall: 1. Välj bland dina egna verifikatsmallar i rullgardinsmenyn längst ner i fönstret. 2. Klicka vid rullgardinsmenyn om du vill justera inställningarna för verifikatsmallen. 3. Klicka på OK. Knappraden kommer nu att uppdateras med dina egna verifikatsmallar. Egendefinierade verifikatmallar Skapa/redigera verifikatmallar Verifikatmallar skapas och redigeras genom en guide som leder dig genom alla nödvändiga inställningar. Innan du börjar med guiden kan det vara bra att skissa upp hur de färdiga verifikaten ska se ut och planera vilka inskrivningsvärden som är nödvändiga. I programmet finns flera verifikatmallar som kan användas som utgångspunkt för dina egna. Istället för att skapa nya verifikatmallar kan du kopiera en befintlig mall och göra alla nödvändiga ändringar genom guiden. Så skapar du en verifikatmall: 1. Välj Visa - Redovisning - Verifikatsmallar. 48

58 VERIFIKATMALLAR 2. Klicka Ny eller markera en mall och klicka på Duplicera. 3. Ange Sorteringsordning. Detta styr ordningsföljden som mallarna kommer att få i rullgardinsmenyn i verifikatsregistrering. Genom att ändra nummer kan du flytta de mest använda mallarna till toppen av listan så att de blir mer lättillgängliga. Läs mer om verifikatsregistrering i eget avsnitt. 4. Skriv in Namn på mallen. 5. Bestäm Standard verifikationstyp. 6. Ange Beskrivning. 7. Välj vilken Grupp mallen ska tillhöra. 8. Markera om Mallen ska användas till periodisering. 9. Markera om mallen ska visas vid verifikatsregistrering. 10. Klicka Nästa. Verifikatmallen har nu skapats och kan redigeras ytterligare i guidens nästa steg (nedan). 49

59 REDOVISNING Skapa/redigera verifikatmall - Periodisering av kostnad/intäkt Periodisering av kostnad/intäkt Ibland kan det att vara fördelaktigt att fördela kostnaderna för en utbetalning över flera månader även om fakturan ska betalas i sin helhet. Detta kan till exempel gälla vid kvartalsvis inbetalning av hyra. Inställning för periodisering av en verifikatsmall kommer bara att vara tillgänglig om du har angett att Mallen ska användas till periodisering i första steget av guiden. (se ovan). Klicka Ny för varje periodisering du vill skapa. För sådan periodisering definieras ett verifikat genom Skapa verifikatsrader som upprepas ett visst antal gånger med en periods intervall. Du kan också bestämma hur länge efter aktiv period upprepningen ska starta. Exempel på periodisering: Beskrivning Startperiod Antal upprepningar Initialt verifikat Aktiv period 1 Periodisering Aktiv period 3 Genererar följande fyra verifikat: Verifikat Period Periodisering (beskrivning) Initialt verifikat 1 1. periodisering periodisering periodisering 50

60 VERIFIKATMALLAR Verifikatsmallen skapar med andra ord lika många verifikat som summan av Antal upprepningar för alla raderna i detta fönster. Klicka Nästa för att se vilka värden som ska krävas vid användning av verifikatsmallen. Se "Definition av inskrivningsvärden" nedan. Skapa/redigera verifikatmall - Definition av inskrivningsvärde Definition av inskrivningsvärden Genom att använda en verifikatsmall blir du oftast ombedd att skriva in vilka enskilda värden som ska ingå i verifikatet. Det är inget som hindrar att du skapar verifikatsmallar utan sådana värden, men med fördefinierade, fasta värden i alla verifikatsrader. Detta beskriver del två i guiden Inställningar. Klicka Ny för varje värde du behöver till verifikatsmallen. För varje värde anger du: Typ: Du kan välja mellan åtta värdetyper: Belopp, Konto, Kund, Leverantör, Fakturanummer, OCR, Projekt och Avdelning. Detta val styr i vilket format värdena väljs/skrivs in. Beskrivning: Denna beskrivning blir namnet i fältet till fönstret. Har du till exempel flera fält av typen Konto kan det löna sig att ge ett namn som beskriver vad kontot ska användas till i verifikatet, exempelvis "Balanskonto" och "Kostnadskonto". Standardvärde: Fylls alltid automatiskt i fältet vid användning av verifikationstypen. Lägg märke till att du också kan ändra detta standardvärde i fönstret, genom att markera rutan för Standard. Dölj belopp: Om du vill att standardvärdet ska användas varje gång verifikatsmallen används kan du dölja fältet från fönstret. Detta kräver att du har fastställt ett standardvärde, annars fungerar inte verifikatsmallen. Efter hand som du lägger upp fler värden kan du se en Förhandsgranskning av fönstret. Klicka Nästa för att bestämma var värdena ska placeras i verifikattyperna. Skapa verifikatrader Skapa verifikatrader Sista steget i guiden för verifikatsmallar är att skapa själva verifikatet. För varje verifikatsrad kan du placera inskrivningsvärdet du fastställde i det förra fönstret i verifikatet. Du kan också infoga fasta värden för varje verifikatsrad om du inte vill använda fönstret. 51

61 REDOVISNING Periodiserade verifikatsmallar kräver att du definierar ett eget verifikat för varje periodisering. Med rullgardinsmenyn överst till höger väljer du mellan periodiseringarna och skapar verifikatsrader för var och en av dem. Om du inte har klart för dig vilka inskrivningsvärden som behövs till verifikatet kan du skapa verifikatsraderna först och klicka Tillbaka för att infoga inskrivningsvärden efter hand som du behöver dem. Så här skapar du verifikatrader: 1. Klicka Ny för att skapa en verifikatsrad. 2. Ange värden för varje kolumn i verifikatsraden i Rad-fönstret. 3. Upprepa proceduren tills du har skapat alla verifikatsrader som ska ingå i verifikatet. 4. Periodiserade verifikatsmallar kräver att du skapar flera verifikat. Du väljer de olika periodiseringarna i rullgardinsmenyn överst till höger i fönstret. Var noga med att alla verifikat balanserar och att du har fördelat alla belopp så att eventuella interimskonton är tömda efter eventuella periodiseringar. 5. Klicka Slutför för att spara mallen. Mallen kan nu användas vid verifikatsregistrering. Läs mer om verifikatsregistrering i eget avsnitt. 52

62 VERIFIKATMALLAR Beskrivning av fält: Varje fält i en verifikatsrad kan antingen innehålla ett fast värde som är samma var gång mallen används eller ett variabelt som hämtas från inställningsfönstret. De variabla värdena hämtas in i fälten genom att du väljer den beskrivning som är angiven inom klamrar, som till exempel: <Beskrivning>. Konto hämtas in från kontoplanen genom en rullgardinsmeny. ska du använda ett annat konto hittar du det snabbt genom att öppna rullgardinsmenyn och skriva in de första siffrorna i kontonumret. Konton som hämtas från fönstret ligger överst i denna lista. Alla inskrivningsvärden av typ Konto kan väljas här. Fältet Beskrivning föreslår alltid namnet på kontot du valde ovan. Detta fält kan du skriva över med ett fast värde. Tänk också på att fältet beskrivning alltid kan skrivas över efter att verifikatet har skapats vid registrering. Som Momskod föreslås alltid inställningarna för huvudbokskontot du valde överst. Ifall denna oftast ska ändras när man använder mallen, kan du välja en annan momskod i rullgardinsmenyn. Reskontranummer kan bara anges för konton med reskontrafunktion (standard är 2440 Leverantörsskuld och 1510 Kundfordringar). Alla inskrivningsvärden av typ Leverantör kan väljas om Konto är 2440 och Kund om Konto är Fakturanummer kan bara anges för konton med reskontrafunktion (standard är 2440 Leverantörsskuld och 1510 Kundfordringar). Alla inskrivningsvärden av typ Fakturanr. kan väljas här. OCR kan bara anges för konton med reskontrafunktion (standard är 2440 Leverantörsskuld och 1510 Kundfordringar). Alla inskrivningsvärden av typ OCR kan väljas här. Projekt hämtas in från projektfönstret genom en rullgardinsmeny. Projekt som hämtas från fönstret hittar du överst i denna lista. Alla inskrivningsvärden av typ Projekt kan väljas här. Avdelning hämtas in från grundinställningarna genom en rullgardinsmeny. Avdelningar som hämtas från fönstret hittar du överst i denna lista. Alla inskrivningsvärden av typ Avdelning kan väljas här. Som Belopp kan du välja inskrivningsvärde direkt eller konstruera en formel som låter dig utföra avancerade beräkningar baserat på ett eller flera inskrivningsvärden. Alla inskrivningsvärden av typ Belopp kan väljas här. Använder du ett inskrivningsvärde direkt kan du också välja om beloppet ska bokföras som debet eller kredit och om det ska bokföras exklusive eller inklusive moms. Väljer du Formel måste du öppna ett eget fönster för att definiera uträkningen. Debet eller kredit bestäms då efter beloppets förtecken, positivt belopp bokförs som debet och negativt bokförs som kredit. Läs mer om att skapa formler i verifikatsmallar i avsnittet "Formler i verifikatmallar" nedan. Formler i verifikatsmallar Beloppet i en verifikatsrad kan antingen hämtas direkt från ett inskrivningsvärde eller bestå av en formel. I en sådan formel kan du ange dina egna räkneoperationer baserade på ett eller flera inskrivningsvärden. Fönstret för att skapa en sådan formel öppnas genom denna knapp när du har valt Formel i rullgardinsmenyn för belopp. 53

63 REDOVISNING Så här för du in en formel: 1. Välj de inskrivningsvärden som ska ingå i beräkningen från rullgardinsmenyn. Varje värde kan väljas exklusive eller inklusive moms. 2. Klicka Infoga. Inskrivningsvärdet visas nu som en kod i formelfönstret. Exempel: <b_fakturabelopp> (b står här för Brutto som betyder att Fakturabeloppet används inklusive moms.) 3. Skriv in beräkningen som ska utföras på beloppet. Du kan använda de fyra vanligaste räknesätten, heltal eller decimaler. Var noga med att du använder PUNKT (.) som skiljetecken. 4. Sätt MINUS före hela beräkningen om du vill förändra tidigare val av debet eller kredit. Huvudregeln är att ett negativt resultat av formeln bokförs som kredit och ett positivt resultat som debet. Formeln har nu skapats, se nedan för exempel. Exempel: - <n_fakturabelopp> / 3 Detta ger en tredjedel av fakturabeloppet (som är ett inskrivningsvärde) exklusive moms (netto). Samtidigt förändras förtecknet så att debet/kredit-bokföringen blir den omvända. Export och import av verifikatmallar Verifikatsmallarna är bara tillgängliga i en företagsdatabas. Om du har skapat verifikatsmallar som du vill använda i flera företagsdatabaser kan du exportera dem till en fil och importera dem till en annan företagsdatabas. 54

64 VERIFIKATMALLAR Export av verifikatmallar: 1. Öppna menyn Visa, peka på Redovisning och klicka på Verifikatsmallar. 2. Klicka Export. 3. För över de verifikatsmallar du vill exportera till höger i fönstret. 4. Klicka Export. 5. Bläddra dig fram till en mapp du lätt kan hitta senare (till exempel C:\Mina dokument). 6. Klicka OK. Verifikatsmallarna är nu exporterade och kan importeras till en annan företagsdatabas. Import av verifikatmallar: 1. Öppna menyn Arkiv och klicka på Öppna företagsdatabas. 2. Välj den företagsdatabas du vill importera verifikatsmallarna till. 3. Öppna menyn Visa, peka på Redovisning och klicka på Verifikatsmallar. 4. Klicka Import. 5. Bläddra dig fram till mappen dit du exporterade verifikatsmallarna från den andra företagsdatabasen. 6. Välj filen som innehåller exporten och klicka OK. 7. Överför verifikatsmallarna du vill importera till höger i fönstret. 8. Klicka Import. Verifikatsmallarna är nu importerade och kan användas vid verifikatsregistrering. 55

65 REDOVISNING VALUTA I valutaregistret finns de vanligast förekommande valutaenheter som standard. Du kan skapa fler valutaenheter vid behov. Valutaregistret kan, förutom genom menyn Visa, öppnas antingen genom att klicka på knappen Valutaregister i modulen Verifikatsregistrering, eller via Grundinställningar. I fönstret finns en lista över de valutor som finns registrerade i programmet. SEK (basvalutan) och Euro (EUR) är markerade med bakgrundsfärg så att du enklare kan hitta dem. Dessa två valutor kan inte raderas. Om du har ändrat valutakurser i valutaregistret kan du uppdatera kurserna i produktregistret genom att klicka Uppdatera produktregistret. Valutakonton Om du har ett separat konto för valuta i din bank, så kan det knytas upp mot ett huvudbokskonto med valutafunktion. Genom användandet av valutakonton får du full översikt på dina resurser och eventuella vinster/förluster i samband med ändrade valutakurser. Endast balanskonton, ej reskontrakonton, kan definieras som valutakonton. Så skapar du ett valutakonto: 1. Klicka på Ny i kontoplanen. 2. Lägg in kontonumret till ditt nya konto, t.ex Klicka på OK. 4. Lägg in namn på kontot. 5. Kontrollera att Standard fokus, Momskod och kontots placering i uppställningsplanen är korrekt. 6. Klicka på fliken Avancerat. 7. Välj rätt valuta i rullgardinsmenyn Valuta. 8. Välj Bank/post/kassa. Det här definierar att det är ett konto av den typen. Relevanta begränsningar kan göras under Verifikationstypinställningar och nummerserier. Läs mer i eget avsnitt. 56

66 VALUTA 9. Klicka på Spara. Ett valutakonto har nu skapats. Om du vill stämma av valutakonton, så måste du markera Bankavstämning för kontot i kontoplanen. Funktionen bankavstämning hittar du under Visa - Redovisning - Bankavstämning. Konton som är valutakonton kan du få en egen valutarapport på i rapportmodulen. Registrera valutabetalningar Vid registrering av en betalning mot en valutafaktura i Verifikatsregistreringen kommer du att få upp ett eget valutafönster där du kan lägga in eventuella avgifter samt ändra totalbelopp. I fältet Betalt kommer summan från originalfakturan att stå, men kan ändras vid behov, till exempel vid en delbetalning. I fältet Avgift kan du registrera bankens avgift i samband med valutatransaktionen. Kontot som blir belastat är kontot för bankavgifter för valutatransaktioner, vilket du hittar under systemkonton. Läs mer om systemkonton i eget avsnitt. Många banker samlar dessa och skickar ut egna verifikat för bankavgifter i slutet av månaden. Vid dessa tillfällen är det inte nödvändigt att använda detta fält. Totalbelopp avser hela summan som har gått in/ut på ditt konto i företagets valuta. Det är denna summa som kommer att bli bokförd mot ditt konto. Även om det handlar om en fullständig betalning och ingen avgift, kommer kursändringar i den summan som du har ändrat till. Skillnaden mellan vad som blev bokfört vid faktureringstidpunkten och det som nu blir fört in/ut i din bank, kallar vi Agio. Denna kommer automatiskt att bli förd i 57

67 REDOVISNING ditt system, i överensstämmelse med inställningarna i Visa - Inställningar - Redovisning - Redovisningsinställningar - Systemkonto. När du har fyllt i alla ovannämnda fält kan du klicka OK. Du kommer då att komma till ett nytt fönster där du kan ändra betalningsdatum och kontoförande bank. Efter att ha gjort alla dessa inställningar korrekt, kan du klicka OK och det kommer att bokföras ett verifikat för denna betalning. Om du ska bokföra flera betalningar mot samma bank, rekommenderar vi att utnyttja verifikatsregistreringen. Här kommer du få möjligheten att ändra saldot som ska gå till ditt konto. 58

68 RESKONTRA RESKONTRA Kundreskontra och Leverantörsreskontra ger dig en fullständig översikt över alla öppna reskontraposter som har registrerats och gör det därmed lättare att följa upp betalningen. Bokföring på ett konto som har givits reskontrafunktioner i Kontoplanen blir automatisk bokförda både i Huvudbok och i Reskontra. I Huvudbok hittar du posterna på kontot med reskontrafunktion och i Reskontra hittar du samma poster. När du definierar en kontakt som Kund/Leverantör i Kontaktuppföljning tilldelas ett Kundnummer/Leverantörnummer som är samma som Reskontranummer. Reskontra knyter samman information från flera moduler. Det kan vid flera tillfällen vara önskvärt att visa information från de här modulerna och du kan därför öppna dem direkt från reskontra genom att klicka på knappen Gå till kontakt, Gå till faktura och Gå till verifikation. Med hjälp av knapparna i marginalen kan du välja mellan olika visningar och funktioner i modulen. Kundlista, Leverantörslista, Reskontralista och Åldersfördelning har en rad funktioner för hantering av poster i reskontra: Du kan registrera in-/utbetalning direkt på dina kunder och leverantörer. Du kan matcha/koppla poster mot varandra. Du kan Redigera poster. Du kan Gå till faktura från Kundreskontra. Du kan Gå till beställning från Leverantörsreskontra. Du kan Gå till verifikation för att hitta verifikatet i huvudboken. Kundreskontra ger dig en fullständig översikt över alla öppna reskontraposter som har gjorts för dina kunder och gör det därmed lättare att följa upp betalningen. Alla registreringar mot konton med reskontrafunktion finns här sorterade på Kunden eller Leverantören som är kopplad mot bokföringen och inte efter verifikationstyp, period eller datum som i Huvudboken. I kundreskontramodulen hittar du dessutom flera möjligheter för vidare betalningsuppföljning. Du hittar knappar för betalningsuppföljning till vänster i kundreskontran. Här har du möjlighet att generera betalningspåminnelser, skicka fordringar till inkasso, räntefakturera, skicka fordringar till och läsa in OCR-filer. Konto 1510 är standardkonto för kundfordringar. I leverantörsreskontramodulen har du också möjlighet för att generera utbetalningsfiler till din bank. Du hittar knappar för betalningsuppföljning till vänster i leverantörsreskontra. Här har du möjlighet att generera filer till banken och läsa in filer från banken. Konto 2440 är standardkonto för leverantörsskuld. Tips! De olika fönstren i reskontra har flera urvalsmöjligheter överst i fönstret. När du ändrar urvalen måste du klicka Uppdatera för att uppdatera listan i förhållande till urvalet du har gjort. Tips! Genom att högerklicka kan du exportera en rad listor och tabeller till Excel. Du kan göra ett urval i listan - högerklicka - och få ut urvalet i rapporten. Rapporten öppnas direkt i Excel. Var uppmärksam på att filen är en temporär fil. Du måste spara den om du vill ta vara på den. Tips! Genom att klicka på pilknappen bredvid Skapa aktiviteter kan du skapa skräddarsydda aktiviteter. Du bestämmer själv aktiviteterna samt i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. 59

69 REDOVISNING Kundreskontra Kundreskontra ger dig en fullständig översikt över alla öppna reskontraposter som har gjorts för dina kunder och gör det därmed lättare att följa upp betalningen. Registreringar på ett konto som har kundreskontrafunktioner i Kontoplanen blir automatisk bokförda både i Huvudbok och Reskontra. I huvudboken hittar du posterna på kontot med reskontrafunktioner och i reskontra hittar du samma poster i Reskontranumret. När du definierar en kontakt som Kund i kontaktkortet får den ett kundnummer som är samma som reskontranumret. Kundreskontra knyter samman information från flera moduler. Det kan vid flera tillfällen vara önskvärt att visa information från de här modulerna, och du kan därför öppna dem direkt från reskontra genom att klicka på knappen Gå till kontakt, Gå till faktura och Gå till verifikation. Med hjälp av knapparna i marginalen kan du välja mellan olika visningar och funktioner i modulen. Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Kundlista Kundlistan visar summan av alla reskontraposter per kund. Du kan välja om du vill se en samlad lista över alla dina kunder eller om du vill se en lista för en viss kund. I Kundlistan kan du välja mellan Öppna poster, Öppna poster, Saldo = 0 och Öppna poster, Saldo < 0. Använder du dessa urval är det enklare att hitta poster som inte är låsta mot varandra. 60

70 RESKONTRA Hantering av poster i kundlistan 1. Skriv 0 i fältet Kund och klicka på Uppdatera om du vill visa alla kunder. Om du bara vill visa en kund öppnar du kundlistan, väljer önskad kund och klickar på OK. 2. Markera kunden du vill visa posterna för. 3. Välj den post du vill behandla i detaljlistan, längst ned i fönstret. Du måste aktivera detaljlistan genom att välja Visa detaljer högst upp i fönstret. Du kan nu välja om du vill: Registrera en In-/utbetalning Redigera posten Gå till faktura Gå till verifikation Knyta samman/öppna poster (Matcha/koppla poster) Längst ner i fönstret summeras Totalsumma, Ej förfallit och Förfallit för den markerade kunden. Leverantörsreskontra Leverantörsreskontran ger dig en fullständig översikt över alla poster som registrerats på dina leverantörer och förenklar på så sätt betalningsuppföljningen. Registreringar på ett konto som har leverantörsreskontrafunktionalitet i Kontoplanen, bokförs automatiskt både i Huvudbok och Reskontra. I huvudboken hittar du posterna på konton med reskontrafunktionalitet, medan du i Reskontra hittar samma poster på Reskontranumret. När du 61

71 REDOVISNING på kontaktkortet definierar en kontakt som Leverantör får den ett leverantörsnummer, som är detsamma som Reskontranumret. Leverantörsreskontra kopplar samman information från flera moduler. Det är ofta användbart att se information från dessa moduler och du kan därför öppna dem direkt från reskontran genom att klicka på någon av knapparna Gå till kontakt, Gå till inköp eller Gå till verifikat. Via knapparna i marginalen kan du välja mellan olika visningssätt och funktioner i modulen. Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Leverantörslista Leverantörslistan visar summan av alla reskontraposter per leverantör. Du kan välja om du vill se en samlad lista över alla dina leverantörer eller om du vill se en lista för en viss leverantör. I Kundlistan kan du välja mellan Öppna poster, Öppna poster, Saldo = 0 och Öppna poster, Saldo < 0. Använder du dessa urval är det enklare att hitta poster som inte är låsta mot varandra. 62

72 RESKONTRA Så här hanterar du poster i leverantörslistan: 1. Skriv 0 i fältet Leverantör och klicka på Uppdatera om du vill visa alla leverantörer. Om du bara vill visa en leverantör öppnar du leverantörlistan och väljer önskad leverantör. När posterna är färdigbehandlade klickar du på OK. 2. Markera leverantören du vill visa posterna för. 3. Välj den post du vill behandla i detaljlistan, längst ned i fönstret. Du måste aktivera detaljlistan genom att välja Visa detaljer högst upp i fönstret. 4. Välj om du vill: Registrera en In-/utbetalning, Redigera posten, Gå till faktura, Gå till verifikation eller Knyta samman/öppna poster (Matcha/koppla poster). Posterna i leverantörslistan har nu behandlats. Längst ner i fönstret summeras Totalsumma, Ej förfallit och Förfallit för den markerade kunden. Registrering av In-/utbetalning i reskontra När du ska registrera in-/utbetalningar på öppna reskontraposter har du två möjligheter. Du kan antingen registrera via verifikatsregistrering eller i reskontra. När du registrerar från reskontra får du upp ett fönster som förenklar verifikatsregistreringen av inbetalningen. Fönstret motsvarar inbetalningsfönstret som du får upp om du använder Verktygsrad för verifikatmallar för snabbokföring av verifikat. Läs mer om detta i ett eget avsnitt. I Kundlistan, Leverantörslistan, Reskontralistan, Saldolistan och Åldersfördelning kan du registrera in- och utbetalningar direkt på dina kunder eller leverantörer. Du kan dubbelklicka på kunden i listan, på en post i den detaljerade listan, eller klicka på knappen In-/utbetalning. Alla registreringar mot konton med reskontrafunktion finns sorterat på Kunden eller Leverantören som är knuten till posten och således inte efter verifikationstyp, period eller datum som i Huvudboken. Så registrerar du in- och utbetalningar i reskontra: 1. Välj Visa - Redovisning - Kundreskontra (eller Leverantörsreskontra). 2. Kontrollera att Betalningsdatum stämmer med datumet du mottog betalningen. 3. Välj konto efter vilken betalningsform som är använd. Varje val är knutet mot specifik verifikationstyp och huvudbokskonto. Dessa alternativ kan redigeras under Redovisningsinställningar. 4. Välj om posten som betalas är en Öppen, eller Stängd post. Det valet bestämmer vilka poster du kan välja mellan i fönstret nedanför. 5. Välj också om du önskar att posterna ska grupperas, efter Match-ID eller Fakturanummer. Det här är bara relevant om du har många fakturor och behöver bättre översikt. Ifall du har kopplat ihop två poster kommer dessa att visas på en rad när du grupperar via Match-ID. För att få varje post på en egen rad måste du välja att gruppera efter Fakturanummer. 6. Justera beloppet om det avviker från det som ska in-/utbetalas. En eventuell delbetalning kan följas upp ytterligare genom reskontra. 63

73 REDOVISNING 7. Registrera eventuell Påminnelseavgift i en egen kolumn. Det beloppet registreras på ett eget konto och inte mot huvudfordringen. 8. Klicka OK. Posten är nu registrerad i reskontra. Inkasso: Om du bokför en inbetalning, och om denna är skickad till inkasso, får du upp ett fönster i vilket du måste ange om betalningen har utförts direkt från Kunden eller Inkassoföretaget. Om kunden betalar direkt bör du informera ditt inkassoföretag om detta. Markerar du Kunden här inkluderas fordringen i underlaget för reskontorapporten: Inkasso. Inbetalat av kunden, skickat till Inkasso. Registrera valutabetalning i reskontra När man använder den vanliga funktionen för betalning via reskontra kommer man att få upp ett separat fönster för registrering av summan både i utländsk valuta och klient-valuta. I fältet Betalt visas automatiskt totalsumman på den valda fakturan. Om det inte handlar om en full betalning utan endast en delar av beloppet så kan man ändra det här. Fältet Avgift ska användas för att lägga in eventuella avgifter som du blir skyldig att betala. Om det handlar om kunders inbetalning så kommer det här fältet endast att användas om kunden gör avdrag för avgifter i sin egen bank. Om det är din utbetalning till leverantören rör det sig naturligtvis om avgifter som blir adderat till ditt avdrag från konto, jämför valutatransaktioner. Många banker summerar dessa och skickar egna uppgifter om bankavgifter i slutet av månaden. Vid sådana tillfällen är det nödvändigt att använda det här fältet. Fältet Totalbelopp ska alltid reflektera den summa som faktiskt sätts in/tas ut från ditt konto. Det är den summa som blir bokförd på ditt konto. Även om det handlar om en fullständig betalning, utan avgifter, så kommer kursändringar att leda till att summan i din valuta har ändrats. Differensen mellan vad som blev bokfört på tidpunkten för fakturan och det som nu blir ändringen i saldo på din bank kallas för Agio eller helt enkelt valutavinst/-förlust. Denna blir automatiskt bokförd i ditt system, i överensstämmelse med 64

74 RESKONTRA inställningarna i Visa - Inställningar - Redovisningsinställningar - Redovisning - Systemkonton. När du fyllt i alla ovannämnda fält kan du klicka OK. Du kommer då till ett nytt fönster där du kan ändra betalningsdatum och konto. Efter att ha kontrollerat att alla inställningar är riktiga, kan du klicka OK och ett verifikat blir då skapat för den här betalningen. Om du ska bokföra flera betalningar mot samma banktransaktion rekommenderas att du använder verifikatsregistreringen. Här får du möjlighet att ändra saldo som ska föras mot ditt konto. Matcha/Koppla Med den här funktionen kan flera öppna poster kopplas ihop eller matchas, låsas, mot varandra. Villkoret är att de är registrerade på samma kund eller leverantör och att saldot på valda poster är noll. Om summan av posterna inte blir noll kommer de att kopplas ihop, länkas, för att sen låsas vid en senare tidpunkt. Den vanligaste orsaken till att sådana poster inte har låsts i utgångsläget är att betalningen har registrerats med ett annat Fakturanummer än den ursprungliga fakturan (till exempel 90 i stället för 9). Samma knapp ger dig möjlighet att öppna låsta poster igen och ta bort länken mellan poster ifall det skulle finnas behov för det. Obs! I de nedanstående exemplen används leverantörsreskontran. Matchning/koppling fungerar på samma sätt i kundreskontran. Så Matchar/Kopplar du poster: 1. Välj Visa - Redovisning - Leverantörsreskontra. 2. Välj posten som du vill matcha/koppla. 3. Klicka på knappen Matcha/koppla poster. 4. Kontrollera att Datum för registrering av matcha/koppla stämmer överens med datumet för matcha/koppla. 5. Markera de poster i listan som du vill matcha/länka med den valda posten. 6. Klicka OK för att matcha/koppla posterna mot varandra. Om posterna summeras till noll kommer de att bli matchade och låsta, men om inte så kommer de att bli kopplade och fortsätta ligga som öppna poster i reskontran. Om posterna balanserar på noll matchas de och stängs. Om de inte balanserar på noll kopplas de och placeras som öppna poster i reskontran. 65

75 REDOVISNING Så tar du bort matchning/koppling av poster: 1. Välj den post för vilken du vill upphäva matcha/koppla. 2. Klicka Matcha/Koppla poster. 3. Ta bort markeringen på de poster som du inte längre vill ha matchade/kopplade mot den aktuella posten. 4. Klicka OK för att ta bort funktionen. Matchningen/kopplingen upphävs. Rapporter Från Rapportmodulen kan du skriva ut översiktliga rapporter över alla reskontraposter, eller bara över de öppna/stängda. Vid stora reskontran är det en fördel att filtrera rapporterna innan utskrift. På det sättet får du bättre översikt över de olika posterna. Vid utskrift av reskontran är det även möjligt att filtrera efter räkenskapsår. Det blir då möjligt att skriva ut reskontrarapporter som bara innehåller fjolårets poster, även om du är flera månader inne i nästa räkenskapsår. Ändra reskontrapost Enstaka uppgifter i reskontraposter kan ändras direkt i Reskontralistan, Kundlistan, Leverantörslistan eller Åldersfördelning. Exempel: Välj Visa - Redovisning - Kundreskontra. I Kundlistan markerar du den post som ska ändras och klickar sedan på Redigera. Verifikatsnummer visar vilket nummer posten har. Fältet kan inte redigeras. Verifikatsdatum visar datumet på verifikatet. Fältet kan inte redigeras Projekt visar om verifikatsdatumet är knutet till ett projekt. Du kan välja koppling i listan. Avdelning visar om posten är knuten mot ett avdelning. Du kan välja koppling i listan. Beskrivning visar beskrivningen på posten. Fältet kan redigeras. Belopp visar beloppet på posten. Fältet kan inte redigeras. 66

76 RESKONTRA Leverantörsreskontra/Kundreskontra Fakturanr. Visar fakturanumret på posten. Fältet kan inte redigeras. Match-ID är ett unikt nummer som alla poster får tilldelat sig. Poster som är matchade/kopplade kommer att få samma Match-ID. Fältet kan inte redigeras. Förfallodatum visar postens förfallodatum. Fältet kan redigeras med hjälp av knappen med tre prickar. Betalningsdatum visar när posten ska betalas och fältet kan redigeras med hjälp av fältet med tre prickar. OCR visar OCR-numret på posten. Fältet kan redigeras. Vår ref. visar företagets referens på posten. Detta kommer automatiskt på poster skapade via order/fakturamodulen. Fältet kan redigeras. Krav som bestridits. Här markerar du om det finns någon oenighet kring posten. Posten kommer då att synas i Reskontralistan under status Fakturor - Bestridda. Godkänt. I dina Redovisningsinställningarna kan du markera om du endast vill att godkända fakturor ska kunna betalas. Innan fakturorna godkänns kommer du att hitta dem i Reskontralistan under status Faktura - ska utbetalas (inom landet) eller Faktura - ska utbetalas (internationellt). Denna punkt är endast tillgänglig i Leverantörsreskontra. Utbetalning (bara tillgänglig i leverantörsreskontran) Fliken visas bara om funktionen är aktiverad i reskontrainställningarna. Status visar utbetalningsstatusen på posten, huruvida den ska betalas, inte betalas, är skickad till betalning eller är betald. Fältet kan redigeras. Riksbankkod används vid betalning till utlandet. Standardkod för utbetalning till utlandet är 101, vilket motsvarar köp av varor. Fältet kan redigeras. 67

77 REDOVISNING Beloppet gäller fylls i ifall betalningen överstiger beloppsgränsen. Du ska då specificera vad betalningen gäller. Fältet kan redigeras. Sista kördatum visar datumet då denna post blev skickad till banken för utbetalning. Fältet kan inte redigeras. Konto visar leverantörens konto som posten ska betalas till. Fältet kan redigeras. Meddelande visar information angående returfiler från banken. Det visas om det varit 1:a eller 2:a-gångsretur eller om det varit något fel med posten. Fältet kan inte redigeras. Påminnelse (bara tillgänglig i kundreskontran) Fliken visas bara om funktionen är aktiverad i reskontrainställningarna. Status. Här visas påminnelsestatus för den här posten, om det är utskickat 1. gångs påminnelse, inkassovarning eller om posten är skickad till inkasso. Hur många alternativ som visas i listan beror på vad du satt i dina påminnelseinställningar. Fältet kan redigeras, men uppdateras automatiskt när du skickar ut påminnelser, inkasso etc. Förfallodatum visar vilket förfallodatum som påminnelsen hade. Avgift visar vilken avgift som påminnelsen hade. 68

78 RESKONTRA Räntefaktura (bara tillgänglig i kundreskontran) Fliken visas bara om funktionen är aktiverad i reskontrainställningarna. Regel visar vilken regel som gäller för räntefakturering på den aktuella posten, Alltid, Ingen räntefakturering, eller Bara vid överskridande av 30 dagar. Förfallodatum visar förfallodatum på räntefakturan som är skickad. Räntebelopp visar beloppet på räntefakturan som skickats. Relaterade poster Den här fliken visas endast om du har poster som är relaterade till posten du redigerar. I rullgardinsmenyn kan du välja att visa Alla, Faktura, Betalning eller Kreditnota. Alla visar alla relaterade poster. Faktura visar alla fakturor. Betalning visar alla transaktioner gjorda på konton som är markerade i kontoplanen som Betalning. Kreditnota visar alla kreditnoter. Kostnadsbärare På fliken Kostnadsbärare kan du ändra/välja egendefinierade kostnadsbärare för verifikatet. Läs mer om kostnadsbärare i avsnittet om redovisningsinställningar. 69

79 REDOVISNING Användarinställningar för reskontra Användarinställningar gäller endast för dig och kommer inte att påverka andra användare i systemet och på så sätt kan du skräddarsy reskontramodulen så att du kan arbeta så effektivt som möjligt. Här bestämmer du hur kundreskontra ska se ut och fungera. Du har tillgång till användarinställningarna från Kundlista, Reskontralista, Åldersfördelning, Saldolista och i fliken Inställningar per modul i användarinställningarna. 70

80 BETALNINGSUPPFÖLJNING BETALNINGSUPPFÖLJNING Rutiner för kundfordringar För små företag är obetalda kundfordringar ett stort problem. Det är därför viktigt att ta fram och implementera en rutin för skuldindrivning som säkerställer företagets vinstmarginaler och likviditet. Nedan följer tips om vad en sådan rutin kan innehålla. Rutin för fakturering Kunden beställer varan/tjänsten Varan/tjänsten levereras/utförs enligt överenskommelse. Leverantören skickar en faktura som innehåller pris, betalningsinformation (kontonummer, etc.), betalningsvillkor (när fakturan måste vara betalad - oftast en månad från dagens datum), leveransvillkor, dröjsmålsränta med mera. I programmet kan du anpassa inställningarna för en grupp kontakter, vilket kan vara praktiskt om du till exempel vill använda samma betalningsvillkor för alla kunder i en särskild grupp. Dessa inställningar gör du genom att välja Visa - Kontakt - Ändra värden på ett urval kontakter. Följ anvisningarna i guiden för att registrera ändringarna. Genom att först välja Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering kan du under fliken Text skriva ytterligare information som du vill ska visas på dina utskrifter. Du kan antingen skriva in texten direkt i textfälten eller välja bland olika texttyper i rullgardinsmenyn. Det är möjligt att ha flera olika texter som visas på olika rapporter. För att få mer information om en kunds betalningshistorik kan du i programmet välja Visa - Kontakt - Kontaktuppföljning och på kontaktkortet klicka på knappen Kontaktstatus (snabbtangent F3). Fönstret visar bland annat kundens Genomsnittliga betalningstid i dagar, vilket kan ge dig en indikation när fordringen kommer att betalas. Rutin för betalningspåminnelse: Om betalning inte har skett när fristen löpt ut bör du skicka en betalningspåminnelse. Anledningen till att du bör skicka betalningspåminnelser är för att försäkra dig om att den ursprungliga fakturan inte har kommit bort i posten eller att betalningen inte har skickats till fel konto eller post- /bankgiro. Vanligast är att efter cirka en vecka skicka ut en påminnelse som upplyser kunden (på ett sakligt sätt) om att betalningen inte har inkommit. På påminnelsen bör du upplysa kunden om att betalning ska ske omgående - om du tillåter tid för normal postgång innebär detta i praktiken att betalningen bör ske två till tre dagar efter att kunden har mottagit påminnelsen. Om kunden inte betalar efter att ha mottagit den första påminnelsen kan det vara en god idé att skicka ytterligare en påminnelse. Denna kan innehålla exakt samma information som den första påminnelsen med tillägget att om betalning inte företas omgående kommer ärendet att gå vidare till inkasso vilket kommer att innebära att inkassokostnaden läggs till på den ursprungliga skulden. Den andra betalningspåminnelsen bör också klargöra att den dröjsmålsränta som den första fakturan specificerar kommer att göras gällande. Obs! Om ärendet skulle gå vidare till inkasso eller Kronofogden är det viktigt att du har sparat kopior på alla fakturor, påminnelser eller e-postmeddelanden som du har skickat och mottagit i ärendet. 71

81 REDOVISNING I programmet kan du skapa betalningspåminnelser genom att välja Visa - Redovisning - Påminnelse. Följ guidens anvisningar för att skapa en eller flera betalningspåminnelser. Du kan få översikt över dina kunders utestående betalningar genom att välja Visa - Redovisning - Kundreskontra och klicka på knappen Åldersfördelning. Inkasso Om kunden inte har betalat efter att ha mottagit både betalningspåminnelser och inkassokrav kan du skicka fordringen till ett inkassoföretag. Inkassoföretaget tar över indrivningen av skulden och sköter därmed all nödvändig kommunikation med kunden. Det är också upp till inkassoföretaget att avgöra när Kronofogden ska kopplas in för att få ärendet fastställt samt ansöka om ett betalningsföreläggande. Mer information om inkasso hittar du på Datainspektionens hemsida: Där hittar du även Inkassolagen (SFS 1974:182). I programmet överförs kundfordringar till inkasso när du skapar en inkassofil i reskontramodulen. Välj Visa - Redovisning - Kundreskontra - Inkasso och klicka på knappen Inkasso till vänster för att starta guiden. Filen som skapas innehåller information om de utestående kundfordringar som inkassoföretaget kräver in. För att kunna skicka en fordring till inkasso måste du ha skrivit ut ett inkassokrav som har förfallit till betalning på den aktuella fordringen. Tips! I rapportmodulen kan du under knappen Reskontra skriva ut rapporter om dina fordringar med en mängd olika fokus. Factoring Ett alternativ till att själv ansvara för fakturauppföljningen är att sälja sina fordringar till ett factoringföretag som i sin tur driver fordringen för egen räkning. All fakturauppföljning sköts därmed av factoringföretaget, vilket innebär att du både sparar tid samt är garanterad stadiga intäkter. I programmet överförs kundfordringar genom att i reskontramodulen generera en fil med information om dina utestående fordringar. Filen skickar du med e-post, diskett eller laddar upp på ditt factoringsföretags hemsida. De importerar sedan filen till sitt system för vidare hantering och uppföljning. Det finns stöd för ett flertal anpassade factoringformat i programmet i tillägg till det generella formatet Detaljerat (XML). Obs! För att kunna använda dig av factoring måste du ha skrivit ett avtal med ett factoringföretag och göra inställningar för factoring i ditt program. Betalningspåminnelse Med hjälp av guiden för Påminnelse kan du skapa påminnelser (krav) och inkassokrav till kunder som inte har betalt innestående betalningar innan förfallodatum. I guiden kan du markera om du vill skapa nya eller skriva ut kopior av tidigare, betalningspåminnelser/inkassokrav. Villkor för att en fordring ska föreslås för betalningspåminnelse/inkassokrav skapar du i Inställningar för Betalningspåminnelse. Huruvida en kund ska kunna bli påmind, samt vilken grupp kontakten tillhör anges för varje enskild kontakt i Kontaktregistret. Standardinställningar för påminnelse som ärvs när en ny kund skapas, anges i Företagsinställningarna. Dessutom kan fordringarnas status för påminnelse ändras för en enskild reskontrapost. Om betalningspåminnelser och inkassokrav inte betalas inom en viss tid kan du skicka fakturorna till Inkasso. 72

82 BETALNINGSUPPFÖLJNING Som ett alternativ till att kräva in betalningarna själv kan du skicka fordringarna till Factoring. Du måste då skapa ett avtal med ett factoringföretag. I programmet kan du generera factoringfiler med fordringar och kreditnotor och skicka till factoringföretaget. Så skapar du nya betalningspåminnelser och/eller inkassokrav: 1. Markera Skapa nya betalningspåminnelser och/eller inkassokrav och klicka på Nästa. 2. Gör önskat urval för att begränsa antalet fordringar som föreslås för påminnelse. 3. Klicka på Nästa om du vill se vilka fordringar som har föreslagits med utgångspunkt i ditt urval. Du kan ta bort fordringar från urvalet genom att ta bort markeringen i den högra kolumnen vid dessa fordringar. 4. Klicka på Nästa om du vill förhandsgranska rapporten Påminnelseförslag. Klicka på Föregående om du vill gå tillbaka och göra ändringar i urvalet. 5. Markera Skriv ut lista över betalningspåminnelser/inkassokrav och välj utskriftsmedia om du vill skriva ut den här rapporten. Välj också rätt media för utskrift av själva påminnelserna/inkassokraven. 6. Klicka på Nästa om du vill skriva ut rapporterna. 7. Klicka på Slutför om du vill godkänna utskrifterna. Betalningspåminnelserna har nu skapats. Följande kriterier för urvalet kan göras (i steg ovan): Status: Här kan du välja om det ska föreslås betalningspåminnelser för alla status, första påminnelsen, andra påminnelsen eller Inkassokrav. Hur många status som visas beror på antal betalningspåminnelser som har ställts in i Inställningar för betalningspåminnelser. Grupp: Här kan du filtrera efter avgiftsgrupper och få förslag på alla kunder som tillhör vald avgiftsgrupp. Kund: Om du vill skapa betalningspåminnelse eller inkassokrav på en bestämd kund kan du skriva in kundnummer eller välja önskad kund genom att klicka på knappen med tre prickar. Påminnelsedatum: Här väljer du önskat datum för påminnelsen. Fordringar som har förfallit innan valt datum kommer med i urvalet. 73

83 REDOVISNING Klicka på Urval om du vill göra ett mer avancerat urval. Så skriver du ut kopior av befintliga betalningspåminnelser eller inkassokrav: 1. Markera Skriv ut kopior av befintliga betalningspåminnelser eller inkassokrav och klicka på Nästa. 2. Gör önskat urval. Se punkt 2 ovan för mer information om urval. 3. Klicka på Nästa om du vill se vilka fordringar som har föreslagits med utgångspunkt i ditt urval. Du kan endast skriva ut kopia av en fordring åt gången. 4. Markera den fordring som du vill skriva ut en kopia för betalningspåminnelse/inkassokravet på. 5. Klicka Nästa och välj önskat utskriftsformat. 6. Klicka Slutför för att skriva ut kopia. 7. Klicka Föregående för att gå tillbaka och skriva ut flera kopior. Klicka Avbryt för att avsluta guiden när du har skrivit ut önskade kopior. Filerna har nu skrivits ut. Inställningar för Betalningspåminnelse/Inkassokrav Kunder som inte betala fakturor i tid kan enkelt följas upp med hjälp av betalningspåminnelser. Du kan bland annat definiera hur många betalningspåminnelser kunden ska få innan det eventuellt blir aktuellt med inkassokrav. 74

84 BETALNINGSUPPFÖLJNING Antal betalningspåminnelser innan inkassokrav: Genom en rullgardinsmeny väljer du önskat antal betalningspåminnelser som ska genereras till kunden innan inkassokrav. Skicka endast betalningspåminnelser för krav större än: Betalningspåminnelser föreslås endast för fordringar som är större än valt belopp. Påminnelser och krav ska innehålla produktrader från originalfaktura: Om fordringarna har skapats i Försäljning/Faktureringsmodulen kan produktraderna visas på påminnelser och krav. Upplupna avgifter ska automatiskt sättas in i fönster för registrering av inbetalningar: När du registrerar en betalning på den ursprungliga fordringen läggs upplupna avgifter automatiskt in i fältet Påminnelseavgift. Fakturahistorik ska bifogas e-post: Om påminnelsen skickas per e-post kan du bifoga fakturahistoriken. Skicka inte påminnelse till kunder som vi är skyldiga pengar: Genom att markera denna ruta, undviker du att skicka betalningspåminnelser till kunder som t.ex. har betalt A-konto. För varje ny påminnelse som skrivs ut och godkänns ändras fordringens status. Längst ned i fönstret kan du sätta egna villkor för varje sådan status. Antal status följer antal betalningspåminnelser du har valt överst i fönstret. Inställningar för påminnelsestatus I Inställningar för betalningspåminnelse kan du längst ned i fönstret se påminnelsestatus baserat på antal påminnelser du har valt att ha innan inkassokrav. Du kan ändra inställningarna för varje enskild Påminnelsestatus om du klickar på Redigera. Gör önskade inställningar: Antal dagar efter förfallodag innan påminnelse: Här väljer du hur många dagar det ska gå från det att en fordring har förfallit innan du kan generera en betalningspåminnelse. Antal dagars betalningsfrist: Här definierar du hur många dagar kunden ska få på sig för att betala påminnelsen. Kunder ska markeras med kreditstopp: Om du vill att kunden inte ska kunna faktureras mer innan utestående fordringar har betalts markerar du det här alternativet. 75

85 REDOVISNING Påminnelsegrupp I fliken Påminnelsegrupp kan du skapa nya och redigera befintliga påminnelsegrupper. Med hjälp av påminnelsegrupper kan du enkelt underhålla kundregistret med t.ex. ändringar av påminnelseavgift. Ändringar av påminnelsegrupp påverkar automatiskt alla kunder som är knutna till gruppen och du slipper därmed ändra avgiften manuellt för alla kunder som ska ha betalningspåminnelser. Nationella/Internationella påminnelser Inställningarna för nationella/internationella påminnelser är nästan lika, den enda skillnaden är att inställningarna för nationella påminnelser endast gäller för svenska kunder, medan inställningarna för internationella påminnelser gäller för utländska kunder. Beskrivning: Här kan du skriva in den text du vill ska visas på själva påminnelsen till kunden. T.ex. första påminnelse eller första krav. Utskriftsformulär: Här väljer du om utskriftsformuläret ska vara med eller utan giro. Redigera e-postmallar för: Om du klickar på Nationella kunder får du upp en e-postmall som du kan redigera så att den passar till ditt företag. I fliken Internationella påminnelser kan du klicka på Internationella kunder och anpassa e-postmallen så att den passar utländska kunder. Fast text: Fast text som skrivs in i det här fältet kommer med på alla betalningspåminnelser med den här statusen. 76

86 BETALNINGSUPPFÖLJNING Factoring Factoring innebär att man överför kundfordringar till ett företag som specialiserat sig på fakturauppföljning. I praktiken betyder det att du överlåter all uppföljning av utskickade fakturor och registrering av kundreskontra till ett factoringföretag. Fördelen med att använda factoring är att proffs ansvarar för uppföljningen vilket frigör arbetstid som du kan använda till andra uppgifter. Du överför kundfordringar genom att i reskontramodulen generera en fil med information om dina innestående fordringar. Filen skickar du med e-post, diskett eller laddar upp på ditt factoringföretags hemsida. De importerar sedan filen till sitt system för vidare hantering och uppföljning. Det finns stöd för ett flertal anpassade factoringformat i programmet i tillägg till det generella formatet Detaljerat (XML). För att kunna använda dig av factoring måste du ha skrivit ett avtal med ett factoringföretag och gjort de nödvändiga inställningarna i ditt program. Kom i gång med factoring För att kunna använda factoring måste du ha tecknat ett avtal med ett factoringföretag samt definierat factoringinställningarna i ditt Mamut-system. Så ställer du in systemet för factoring: 1. Skapa en mapp i din dator för lagring av factoringfiler: Använd gärna factoringföretagets namn som namn på mappen. Kom ihåg var du sparar denna. 2. Ställ in systemet så att nya kunder får Factoring som standardpåminnelse: Välj Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Kontaktuppföljning. Välj Factoring i rullgardinsmenyn Påminnelse. 77

87 REDOVISNING 3. Ange Factoring som standardpåminnelse för befintliga kunder: Välj Visa - Kontakt - Kontaktuppföljning och öppna fliken Inställningar. Klicka på Reskontra och välj Factoring i fältet Påminnelse. Tips! Du kan uppdatera stora urval av kunder med hjälp av funktionen Visa - Kontakt - Ändra värden på ett urval kontakter. Upprättad order: Om du har upprättat en order som ännu inte blivit fakturerad bör du eventuellt ändra fältet Factoring på fliken Diverse. 4. Aktivera factoring: Välj Visa - Inställningar - Redovisning - Reskontra och markera Företaget exporterar fakturor till factoringbyrå. 5. Lägg in factoringbyråns adress i företagsinställningarna: Klicka Visa - Inställningar - Företag. I rullgardinsmenyn under Adress väljer du Factoring. Klicka sedan på Adress-knappen och lägg in adressinformationen. Kontakta eventuellt din factoringbyrå för korrekt adress. 6. Gör inställningar för factoring och factoringbyrån: Detta gör du under Visa - Inställningar - Redovisning - Reskontra. För mer information om inställningar för factoring, se eget avsnitt nedan. 7. Aktivera funktionen Automatisk OCR under Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Försäljning & Fakturering på fliken Annat. Kontakta din factoringbyrå för hur du kan använda denna funktion. Om OCR-nummer bara ska genereras för fakturor som skickas till factoring måste du ta bort markeringen innan du fakturerar kunderna. Systemet är nu redo att generera factoringfiler. 78

88 BETALNINGSUPPFÖLJNING Hur skapas en factoringfil? Så här skapar du en factoringfil: 1. Gör önskat urval för att begränsa antalet fordringar som föreslås till factoring: Typ av kontakt (välj önskad kundtyp) Kund (välj önskad kund). Du kan även klicka på Urval om du vill göra mer avancerade urval. 2. Klicka på Nästa om du vill se vilka fordringar som har föreslagits med utgångspunkt i ditt urval. Du kan också ta bort markeringen på raderna med fordringar som föreslås. De fordringar du avmarkerar kommer inte med i factoringfilen den här gången. 3. Klicka på Nästa om du är nöjd med fordringarna som har föreslagits. Du får då en förhandsgranskning av rapporten Factoringlista, den kan du skriva ut genom att klicka på Print report. 4. Klicka Nästa, om du vill redigera urvalet klickar du på Föregående. 5. Välj katalog där du vill att factoringfilerna ska placeras. 6. Väl önskat filformat för factoringlistan om du vill skicka en rapport till factoringföretaget i tillägg till factoringfilerna. 7. Kryssa för om du vill skicka e-post till factoringföretaget med factoringfilerna som bilaga. 8. Klicka på Nästa för att generera filerna. 9. Klicka på Slutför. Alla fakturor och kreditnotor i urvalet markeras som skickade till factoring. Fakturorna läggs som öppna reskontraposter. Inbetalningar Vissa factoringbyråer skickar tillbaka en OCR-fil som ska registreras i programmet. Du behöver då inte bokföra inbetalningarna. Alternativt måste du bokföra inbetalningarna manuellt, antingen genom att du först stänger de öppna posterna mot ett uppsamlingskonto för factoring, och därefter bokför totalbeloppet från factoringbyrån mot detta konto, eller genom att bokföra inbetalningen från factoringbyrån på varje enskild kontakt. Eftersom det inbetalade beloppet är mindre en fordringarna måste du bokföra differensen mot ett kostnadskonto. Kontakta din revisor för information om vilket/vilka konto/konton du ska använda. 79

89 REDOVISNING Inställningar för factoring Om du har valt att låta ett Factoringföretag följa upp dina kundfordringar måste du definiera factoringformat och göra inställningar för factoring i programmet. Du hittar inställningarna under Visa - Inställningar - Redovisning - Reskontra. Du når inställningarna även via Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Försäljning & Fakturering. Välj fliken Annat, och klicka på knappen Factoring. Följande inställningar kan göras: Filformat för export av factoringfil: I rullgardinsmenyn väljer du ett av de tillgängliga formaten. Kontonummer: Här kan du välja kontonummer och även skapa ett nytt konto. Detaljer fälten som ska fyllas i när du upprättar ett nytt konto hittar du i hjälpfilerna. Automatiskt flytta kundfordring till factoringföretaget: Markera det här alternativet om du vill stänga posterna för kunden i reskontra när fordringarna överförs till factoringföretaget. Posterna överförs då till öppna poster i factoringföretaget. För att kunna överföra öppna poster måste factoringföretaget vara registrerat som en kund i kontaktregistret, du måste dessutom välja denna kund i fältet. Obs! Inställningen har inte retroaktiv verkan på befintliga poster. Exportera kreditnotor: Markera det här alternativet om du vill kunna överföra kreditnotor. Fakturatext: Här skriver du in önskad fast text som visas på alla fakturor som skickas till factoring. Texten kommer även att inkluderas i de filformat som kräver det. Factoringföretaget rekommenderar en speciell formulering i detta fält. Information om factoringföretaget Information som ska registreras får du av ditt factoringföretag. Namn på factoringföretag: Här lägger du in namnet på det factoringföretag du använder. Vårt kundnummer hos factoringföretaget: Ditt kundnummer hos factoringföretaget läggs in här. Observera att kundnumret måste läggas in för att du ska kunna använda vissa OCR- och factoringformat. Kontaktperson: Här lägger du in namn på kontaktpersonen i factoringföretaget. Avtalsnummer: Avtalsnumret till det avtal du har med factoringföretaget registrerar du här. 80

90 BETALNINGSUPPFÖLJNING Vår kontaktperson: Här registrerar du namnet på den som är kontaktperson på ditt företag. Katalog för exportfil: Här definierar du den katalog du vill exportera factoringfiler till. E-post: Här lägger du in e-postadressen till factoringföretaget. E-postadressen fylls då i automatiskt vid generering av factoringfiler. Redigera e-postmallar för Factoring: Om du klickar på Factoring får du upp en e-postmall som du kan redigera så att den passar till ditt företag. Anteckning: Fältet används till egna anteckningar om factoringföretaget. Noteringarna visas inte på utskrifter. Däremot används detta fält av några av factoringformaten, vilket innebär att informationen inkluderas i filen som skickas till factoringföretaget. Återskapa fil från filarkivet Den här knappen använder du om du vill återskapa en tidigare factoringfil. För att återskapa den måste du peka på filen och klicka på Export. Räntefakturering Med hjälp av räntefakturering kan du fakturera kunder för förlorade ränteintäkter. Förlorade ränteintäkter för kunder som betalar för sent kan utgöra betydliga belopp under loppet av året. Under inställningarna för räntefakturering definierar du de inställningar som ska gälla för ditt företag. Så här skriver du ut räntefakturor: Om du väljer Räntefakturering startas en guide där du kan välja mellan att skapa nya räntefakturor eller skriva ut kopior av tidigare räntefakturor. Så här skapar du nya räntefakturor: 1. Markera "Skapa nya räntefakturor" och klicka på Nästa. 2. Gör önskat urval för att begränsa antalet fordringar som föreslås till räntefakturering. Du kan sätta ett eller flera av följande kriterier för urvalet: Kund: Välj önskad kund. Betalt efter: Fordringar som har betalts efter valt datum kommer med i urvalet. (Om antal räntefria dagar överstigs.) Klicka på Urval om du vill göra ett mer avancerat urval. Räntesatsen hämtas automatiskt från inställningarna för räntefakturering. Denna räntesats kan ändras. 81

91 REDOVISNING 3. Klicka på Nästa om du vill se vilka fordringar som har föreslagits med utgångspunkt i ditt urval. 4. Klicka på Nästa om du är nöjd med fordringarna som har föreslagits. Du får då en förhandsgranskning av rapporten Ränteförslag. Klicka på Föregående om du vill gå tillbaka och göra ändringar i urvalet. Du kan också ta bort markeringen på raderna med fordringar som föreslås. De fordringar du avmarkerar kommer inte bli räntefakturerade den här gången. 5. Efter utskrift av Ränteförslag kan du skriva ut själva räntefakturorna. Välj önskat utskriftsformat. Klicka på Nästa och sedan Slutför om du vill godkänna räntefakturorna. En verifikation per räntefaktura skapas. Verifikationerna läggs med status öppna poster i reskontra. Räntefakturorna har nu skapats. Så här skriver du ut kopior av tidigare räntefakturor: 1. Markera Skriv ut kopior av tidigare räntefakturor och klicka på Nästa. 2. Gör önskat urval. Se punkt 2 i föregående beskrivning för mer information om urval. 3. Klicka på Nästa om du vill se vilka fordringar som har föreslagits med utgångspunkt i ditt urval. Du kan endast skriva ut kopia av en fordring åt gången. 4. Klicka på Nästa och sedan Slutför om du vill skriva ut kopian. 5. Klicka på Föregående om du vill gå tillbaka och skriva ut flera kopior, markera önskad fordring och följ stegen i punkt 4. Utskriften är nu fullförd. Klicka på Avbryt och avsluta guiden när du har skrivit ut önskade kopior. 82

92 BETALNINGSUPPFÖLJNING Inställningar för räntefakturering Förlorade ränteintäkter för kunder som betalar för sent kan utgöra betydliga belopp under loppet av året. I inställningar för Räntefakturering kan du göra inställningar för att fakturera de av dina kunder som har betalt för sent. Du kan göra följande inställningar: Räntesats: Här definierar du vilken räntesats som ska användas för kunder som betalar efter förfallodatum. Endast räntefaktura om räntebeloppet per faktura överstiger: Välj eventuell beloppsgräns för när det ska räntefaktureras. Antal dagars betalningsvillkor: Här definierar du hur många dagars betalningsfrist dina kunder ska få för räntefakturan. Utskriftsformulär, kunder inom landet: Här definierar du utskriftsformuläret som ska användas vid räntefakturering av svenska kunder. Utskriftsformulär, internationella kunder: Här definierar du utskriftsformuläret som ska användas vid räntefakturering av svenska kunder. Fast text, kunder inom landet: Fast text som skrivs in här kommer med på alla räntefakturor till svenska kunder. Fast text, internationella kunder: Fast text som skrivs in här kommer med på alla räntefakturor till utländska kunder. Utbetalning - betalning till bank Utbetalningar till leverantörer bokförs som verifikat i huvudboken. I reskontran kan du använda Betalning till bank, en guide som gör det enkelt att välja vilka poster som ska betalas samt att sköta själva betalningen. Guiden låter dig även bokföra utbetalningarna när de har utförts. Guiden för betalning till bank kan användas på två sätt: automatisk utbetalning och manuell utbetalning. Du väljer standardmetod för betalning och definierar inställningar under Inställningar för utbetalning. Du kan upphäva metoden i guiden Betalning till bank. 83

93 REDOVISNING Automatisk utbetalning: Vid automatisk utbetalning Vid automatisk utbetalning måste du ha ett elektroniskt betalningsavtal med din bank. Betalningen överförs som en fil till banken och du mottar en returfil som kan användas till bokföring av betalningarna. Du kan kontakta din bank för mer information om detta. Manuell utbetalning: Vid manuell utbetalning kan du använda programmet för att skriva ut betalningsöversikt och utbetalningsblanketter. Bankfiler/automatisk utbetalning När du har skickat en utbetalningsfil till banken mottar du från vissa banker en 1:a returfil. Filen är en bekräftelse från banken att utbetalningsfilen har mottagits och, om allt är i ordning, att posterna registreras i bankens förfalloregister. Du kan välja att inte läsa in returfilen. Om du läser in filen genereras en rapport samtidigt som posten noteras som inläst i reskontran. När banken har betalat posterna mottar du en 2:a returfil. Filen innehåller en översikt över vilka poster banken har betalat. När du läser in den 2:a returfilen kan betalningarna bokföras automatiskt i programmet. Du kan i utbetalningsinställningarna också välja att inte bokföra betalningarna automatiskt, eller att de ska skickas till verifikatregistreringsmodulen så att du själv kan överföra posterna till huvudboken. Du kan bestämma vilka leverantörer som ska förknippas med elektronisk utbetalning på fliken Inställningar på leverantörens kontaktkort. Elektroniska utbetalningar kan även skickas till leverantörer utomlands och i andra valutor. Tips! En inkommande kreditnota kan reducera beloppet som skickas till utbetalning av en leverantörsfaktura. Detta förutsätter att du matchar/kopplar kreditnotan mot fakturan innan du genererar utbetalningsfilen samt att kreditnotan anges som För betalning. Kom igång med bankfiler/automatiska utbetalningar Banken ger dig de upplysningar du behöver för att förbereda systemet för elektroniska utbetalningar. När du har gjort dessa inställningar kan du förbereda systemet för användning av automatisk utbetalning: Så här kommer du igång med bankfiler/automatiska utbetalningar: 1. Välj Visa - Inställningar - Redovisning - Reskontra och markera alternativet Företaget använder elektronisk utbetalning. 84

94 BETALNINGSUPPFÖLJNING 2. Klicka på knappen Inställningar till höger om kryssrutan Företaget använder elektronisk utbetalning. 3..Klicka Ny, välj Betalningstyp och klicka OK. Om en betalningstyp för automatisk utbetalning redan har definierats kan du ändra inställningarna genom att klicka Redigera. 4. Skriv in den nödvändiga informationen i guiden för utbetalningsinställningar. Mer information om fälten i guiden hittar du under "Inställningar för utbetalning" nedan. Bankinformation som du behöver är Internetadress till nätbanken, användar-id eller kundnummer och lösenord. 5. Klicka på Slutför i guiden. Du har nu skapat en betalningstyp. Du kan välja denna typ som Standard betalningstyp. 6. Du måste ange vilka leverantörer som ska förknippas med utbetalningsfiler. Inställningen hittar du på leverantörens kontaktkort, genom att klicka på knappen Leverantör på fliken Inställningar. Välj utbetalningstyp på fliken Reskontra i fönstret som öppnas. 85

95 REDOVISNING Tips! Detta kan du göra i en operation för alla leverantörer, eller alla leverantörer inom landet, med hjälp av guiden Ändra värden på ett urval kontakter. Läs mer om guiden i kapitlet "Kunduppföljning" i introduktionsboken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". 7. Registrera leverantörens bankkontonummer på fliken Övrig info. i fältet Konto. Kontonumret hämtas från leverantörens kontaktkort när utbetalningsfilen genereras. Systemet är nu redo för automatisk utbetalning. Obs! Du bör testa systemet i samarbete med din bank. 86

96 BETALNINGSUPPFÖLJNING Skapa utbetalningsfil Så här skapar du en utbetalningsfil: 1. Gå till Visa - Redovisning - Leverantörsreskontra - Betalning till bank. 2. Välj utbetalningsformat. Klicka på knappen med 3 små punkter om du önskar skapa ett nytt format. Om du väljer formatet Utbetalningsblanketter skapas ingen utbetalningsfil. Skriv ut utbetalningsblanketterna och sänd dem till banken. Du kommer inte att erhålla någon returfil och måste bokföra betalningarna manuellt - detta är manuell utbetalning) 3. Välj ett av följande urval: Alla (alla fakturor) Alla inom landet (alla fakturor som ska betalas inom landet) Alla utländska (alla fakturor som ska betalas till utlandet) Leverantör (välj önskad leverantör). Klicka Urval om du önskar göra ett mer avancerat urval. 4. Klicka Nästa för att se vilka belopp som föreslås baserade på ditt urval. Eventuella fel/brister i posterna visas i kolumnen Fel till höger. Du kan redigera posterna genom att markera den aktuella posten och klicka på Redigera. 87

97 REDOVISNING 5. Klicka Nästa om du är nöjd med det föreslagna beloppet. Du erhåller då en förhandsgranskning av rapporten Betalningsförslag. Klicka Föregående för att gå tillbaka och göra ändringar i urvalet. Du har även möjligheten att ta bort markeringen på raderna med föreslagna fordringar. Beloppen som du tar bort kommer inte med på utbetalningsfilen denna gång. 6. Efter utskrift av Betalningsförslag kan du välja register för var utbetalningsfilen ska läggas och filnamn. Ev. webbadress till internetbank hämtas från utbetalningsinställningarna eller kan skrivas in manuellt. 7. Klicka på Nästa. Om du har matat in en webbadress till internetbanken och är ansluten till Internet, kan du genast överföra filen till banken. Alternativt kan du efteråt läsa in filen i bankprogrammet Klicka Slutför för att uppdatera reskontra. Alla belopp i urvalet markeras som sänt till utbetalning. Alla poster i urvalet har markerats som skickade till utbetalning. Ogiltig mottagaradress: Om du får felmeddelande om en ogiltig mottagaradress kan du försöka registrera adressen på nytt på kontakten. Det är adressen av typen Post som används.

98 BETALNINGSUPPFÖLJNING Delutbetalningar: Du kan göra en delutbetalning genom att överstyra beloppet i balanskolumnen när du betalar banken. Delbetalningen kommer inte att reducera den ursprungliga posten. Obs! Vid utbetalning till utlandet måste du fylla i fältet Beloppet gäller i reskontraposten. Du kommer till detta fält genom att klicka på Redigera-knappen i utbetalningsguiden - fönstret Utbetalning - Betalning till bank. Du kan också ändra reskontraposter från Reskontralistan, Kundlistan, Leverantörslistan och Åldersfördelning i reskontra. Inläsning av returfiler Efter att du har skickat en utbetalningsfil till banken kommer du att erhålla en 1:a returfil. Filen är en bekräftelse från banken på att du har mottagit utbetalningsfilen och om allt är i sin ordning kommer beloppet att läggas in i bankens register. När banken har betalat beloppet som du har skickat till utbetalning kommer du att erhålla en 2:a returfil. Filen innehåller en översikt över vilka belopp som banken har betalt vid betalningsfrist. Vid inläsning av 2:a returfilen bokförs betalningarna automatiskt i programmet. Hur man läser in returfiler: 1. Välj Visa - Redovisning - Leverantörsreskontra - Retur från bank. 2. Välj filplats (ställe som returfilen ligger i) och klicka Nästa. 3. En statusrapport kommer automatisk till förhandsgranskning. 4. Skriv ut eller stäng rapporten. 5. Vid inläsning av 2:a returen: Klicka på Slutför. Vid inläsning av den 2:a returfilen bokförs betalningarna automatiskt i programmet om du har valt denna inställning för denna elektroniska utbetalning. 89

99 REDOVISNING Kom igång med manuell utbetalning Vid manuell utbetalning kan du använda programmet för att skriva ut betalningsöversikt och utbetalningsblanketter. Så här kommer du igång med manuella utbetalningar: 1. Välj Visa - Inställningar - Redovisning - Reskontra och markera alternativet Företaget använder elektronisk utbetalning. 2. Klicka på knappen Inställningar till höger om kryssrutan Företaget använder elektronisk utbetalning. Utbetalningstypen Utbetalningsblanketter är standard i programmet. Du kan välja denna som Standard betalningssätt. 3. Du måste ange vilka leverantörer som ska förknippas med utbetalningsfiler. Inställningen hittar du på leverantörens kontaktkort, genom att klicka på knappen Leverantör på fliken Inställningar. Välj utbetalningstyp på fliken Reskontra i fönstret som öppnas. 90

100 BETALNINGSUPPFÖLJNING Tips! Detta kan du göra i en operation för alla leverantörer, eller alla leverantörer inom landet, med hjälp av guiden Ändra värden på ett urval kontakter. Läs mer om guiden i kapitlet "Kunduppföljning" i introduktionsboken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". Systemet är nu redo för manuell utbetalning. 91

101 REDOVISNING Inställningar för utbetalning I programmet kan du antingen använda dig av automatiskt utbetalning eller manuell utbetalning för att förenkla utbetalningar av lön och/eller leverantörsskulder, samt bokföringen av dessa. Du kan göra följande inställningar: Ny: Skapa en ny betalningstyp, till exempel för automatisk utbetalning för utskick av utbetalningsfiler till din bank. Redigera: Ändra en utbetalningstyp. Radera: Raderar en utbetalningstyp. Standard betalningssätt: Här bestämmer du vilket betalningssätt du önskar att använda. Du kan skapa nya betalningssätt genom att klicka Ny. Tillåt manuell registrering av en post som har skickats till utbetalning: Genom att markera här kan du manuellt registrera utbetalning i verifikatsregistrering av en post som är skickat till utbetalning. Betala ut bara godkända fakturor: Markerar du här kan du enbart betala ut fakturor som är godkända. Guiden för utbetalningsinställningar När du skapar en ny utbetalningstyp, eller redigerar en befintlig, öppnas guiden för utbetalningsinställningar. Inställningar Eget namn på formatet: Här kan du lägga in ditt eget namn på betalningsformatet du använder om så önskas. 92

102 BETALNINGSUPPFÖLJNING Kontonr.: Önskat konto väljs i listan eller ett nytt kan skapas genom att klicka Ny. Internetadress till nätbank: Här kan du eventuellt lägga in Internetadressen på din nätbank. Återskapa från filarkiv: Knappen används om du önskar att återskapa en tidigare betalningsfil. För att återskapa den måste du peka på filen och klicka på Export. Obs! Katalogen för utbetalningsfiler måste vara tom. Du måste skapa en säkerhetskopia innan du utför denna handling. Inställningar från banken Användar-ID/kundnummer: Här registreras användar-id/kundnummer som du får från banken. Organisationsnummer för utbetalning: Här registreras Organisationsnumret som ska användas vid utbetalning. Inställningar för filer som ska skickas till banken Mapp: Välj önskad katalog för betalningsfiler om du önskar att använda den som föreslagits. Obs! Det är viktigt att du kommer ihåg sökvägen till denna mapp eftersom filen ska överföras till bankens betalningslösning. I vissa betalningslösningar kan du specificera vart filen sparas, så att den hämtas automatiskt. 93

103 REDOVISNING Filnamn: Här bestämmer du filnamn for betalningsfilen. Inställningar för filer som ska mottas från banken Kontering: Här bestämmer du om du vill kontera verifikat mot Verifikatregistreringen, Huvudboken eller om de Aldrig ska konteras. Om du väljer Verifikatregistreringen måste verifikaten överföras manuellt till huvudboken. Om du väljer Aldrig måste du registrera verifikaten manuellt samt därefter överföra till huvudboken för att stänga posterna. Huvudbokskonto: Här bestämmer du vilket huvudbokskonto som ska användas vid utbetalning. Regel: Här anger du regler för utbetalning, det vill säga hur verifikaten ska struktureras vid inläsning av returfil från bank. Verifikattyp: Standardinställningen är Bank. Du kan välja en annan verifikattyp i rullgardinsmenyn. 94

104 BETALNINGSUPPFÖLJNING OCR/Bank OCR/bank - inläsning av bankfiler Med hjälp av OCR/bank kan du läsa in filer från banken som innehåller information om betalningar som dina kunder har gjort. Du måste ha ett avtal med banken och göra inställningarna för OCR/bank i programmet innan du kan läsa in filer från banken. När du läser in en fil bokförs automatiskt en verifikation som innehåller de här betalningarna. I Inställningar för OCR/bank kan du välja om verifikationerna ska bokföras i verifikationsregistrering eller i huvudboken. Om du väljer att bokföra verifikationerna i huvudboken kommer reskontra att uppdateras automatiskt och posterna som går i "noll" låses mot varandra. Tips! Inställningarna hittar du under Visa - Inställningar - Redovisning - Reskontra och Företaget importerar OCR-filer från bank. Så här läser du in OCR/bank-filer: 1. Välj Visa - Redovisning - Kundreskontra - OCR/Bank. 2. Välj filen som ska läsas in och klicka på Nästa. Rapporten OCR-Filinnehåll skrivs ut för förhandsgranskning. Rapporten ger en översikt över vilka betalningar som har ett giltig OCR och som kan bokföras. 3. Skriv ut eller stäng rapporten. 4. Klicka på Slutför om du vill bokföra betalningarna med godkänt OCR eller på Föregående om du vill gå tillbaka och välja en annan fil. Betalningarna bokförs med godkänt OCR. 95

105 REDOVISNING Inställningar för OCR/bank Om du använder dig av OCR och mottar OCR-filer från din bank måste du sätta följande inställningar i programmet innan du använder funktionen. Mapp: Vilken mapp OCR-filer ska importeras från. Filnamn: Filnamnet på filen du ska importera. Kontering: Vid import av OCR-filer kan du välja om verifikaten ska importeras till huvudbok eller Verifikatsregistrering. Väljer du Verifikatsregistrering måste du manuellt överföra verifikat till huvudbok för att stänga öppna poster. Huvudbokskonto: Här bestämmer du det huvudbokskontot du vill använda vid bokföring av poster i OCR-fil. Verifikationstyp: Normalt används verifikattyp Bank vid import av OCR-/Bankfiler, men du kan ändra verifikattyp om du vill. Återskapad fil från filarkivet: Används om du vill återskapa en tidigare OCR/Bank-fil. Inkasso Inkasso innebär att man överlåter indrivningen av förfallna krav till ett företag som har tillåtelse att driva inkassoverksamhet. För att kunna skicka fordringar till inkasso måste du ha skrivit avtal med ett inkassoföretag och göra inställningar för inkasso i ditt program. Läs mer om detta i eget avsnitt. Själva överföringen av information till inkassoföretaget går via en guide för generering av inkassofiler i reskontramodulen. För att skapa en inkassofil krävs det att du har skickat betalningspåminnelser och inkassovarsel på dina fordringar. Först när inkassovarslet har förfallit blir fordringarna tillgängliga för att föras över till inkasso. Det finns stöd för tre olika filformat för inkasso: Standard (ASCII), Utvidgat (ASCII) och Detaljerat (XML). Inbetalning: Om du bokför en inbetalning, och om denna är skickad till inkasso, får du upp ett fönster i vilket du måste ange om betalningen har utförts direkt från Kunden eller Inkassoföretaget. Om kunden betalar direkt bör du informera ditt inkassoföretag om detta. Markerar du Kunden här inkluderas fordringen i underlaget för reskontorapporten: Inkasso. Inbetalat av kunden, skickat till Inkasso. När du klickar på knappen Inkasso i reskontramodulen startas en guide för att skapa inkassofiler. För att det ska gå att skicka en fordring till inkasso måste du ha skrivit ut ett inkassokrav som har förfallit till betalning på den aktuella fordringen. 96

106 BETALNINGSUPPFÖLJNING Så skapas en inkassofil: 1. Gör önskat urval för att begränsa antalet fordringar som föreslås till inkasso. Du kan sätta ett eller flera av följande kriterier för urvalet: Typ av kontakt: Välj önskad kundtyp. Kund: Välj önskad kund. Kördatum: Välj datum för att skapa inkassofil. 2. Klicka på Urval om du vill göra ett mer avancerat urval. 3. Klicka på Nästa om du vill se vilka fordringar som har föreslagits med utgångspunkt i ditt urval. Du kan också ta bort markeringen på raderna med fordringar som föreslås. De fordringar du avmarkerar kommer inte med i factoringfilen den här gången. 4. Klicka på Nästa om du är nöjd med fordringarna som har föreslagits. Du kan då förhandsgranska rapporten Factoringlista, den kan du skriva ut genom att klicka på Print report. 5. Klicka Nästa, om du vill redigera urvalet klickar du på Föregående. 6. Välj katalog där du vill att factoringfilerna ska placeras. 7. Klicka på Nästa om du vill generera filerna. En inkassofil har nu skapats. Inställningar för Inkasso Du kan öppna inställningarna för inkasso via guiden för inkasso i kundreskontran eller via menyn Visa - Inställningar - Redovisning - Reskontra. Om dina kunder inte har betalt efter att ha mottagit både betalningspåminnelser och inkassokrav, kan du via programmet skicka inkassolista eller exportera fakturainformation till ditt inkassoföretag för vidare uppföljning. Följande inställningar kan göras när du klickar på Inställningar till höger om rutan Företaget skickar inkassolista eller export till inkassobyrå: 97

107 REDOVISNING Antal dagar efter förfall till inkasso: Här väljer du hur många dagar det ska gå från det att ett inkassokrav har förfallit innan du kan generera en inkassofil/inkassolista. Skicka endast till inkasso krav större än: Fordringar föreslås endast för inkasso om de är större än valt belopp. Filformat: Som standard är formatet Allmänt. Skapa egendefinierade fält för kontakten: Fältet låter dig skapa eller uppdatera befintliga egendefinierade fält för kontakten vid generering av inkassofil/inkassolista. Kunden ska markeras med kreditstopp: Om du vill att kunden inte ska kunna faktureras mer innan innestående fordringar har betalats, markerar du det alternativet. Återskapad fil från filarkivet: Den här knappen använder du om du vill återskapa en tidigare inkassofil. För att återskapa den måste du peka på filen och klicka på Export. Information om inkassoföretaget Information som ska registreras får du av ditt inkassoföretag. Namn på inkassoföretag: Här lägger du in namnet på det inkassoföretag du använder. Kundnummer hos inkassoföretaget: Ditt kundnummer hos inkassoföretaget du använder läggs in här. Kontaktperson: Här lägger du in namnet på den kontaktperson dina kunder ska vända sig till i inkassoföretaget. Avtalsnummer: Avtalsnumret till det avtal du har med inkassoföretaget registrerar du här. Vår kontaktperson: Här registrerar du namnet på den som är ditt företags kontaktperson. Katalog för exportfil: Här definierar du den katalog du vill exportera inkassofiler till. E-post: Här lägger du in e-postadressen till inkassoföretaget. E-postadressen fylls då i automatiskt vid generering av inkassofiler. Redigera e-postmallar för inkasso: Om du klickar på Inkasso får du upp en e-postmall som du kan redigera så att den passar till ditt företag. Anteckningar: Fältet används till egna anteckningar om inkassoföretaget. Anteckningar visas inte på utskrifter. Däremot används detta fält av några av inkassoformaten, vilket innebär att informationen här kommer att inkluderas i den fil som skickas till inkassobyrån. Återskapa fil från filarkivet Den här knappen använder du om du vill återskapa en tidigare inkassofil. För att återskapa den måste du peka på filen och klicka på Export. 98

108 BUDGET BUDGET Budgetmodulen innehåller försäljnings-, inköps-, rörelsekostnads-, löne-, investerings- och likviditetsbudget. Den hjälper ditt företag med att fastställa dina budgetar på ett enkelt sätt. Den kommer också att ge dig den nödvändiga översikten du behöver för att fatta rätt beslut baserat på budgetar, prognoser och förväntad likviditetsutveckling. Insamling av budgetdata Du gör en budget med hjälp av en guide i vilken du kan välja om du vill hämta in data från tidigare faktiska räkenskaper eller från en budget från ett tidigare år. Därefter kan du procentuellt justera dessa upp eller ner som du själv vill. Vill du skapa en ny budget helt från grunden, utan att basera på tidigare räkenskaper eller budgetar, kan du även göra detta. Du kan även finjustera siffrorna när budgeten är gjord, helt ner på konto-/periodnivå. Flexibel budgetering Budgetmodulen har full flexibilitet med hänsyn till vad du ska budgetera med (budgetbärare). I kombination med antingen projekt eller avdelning kan du till exempel i försäljningsbudgeten budgetera på totalsummor, huvudbokskonton, säljare, kund, produkt, produktgrupp eller kundkategori. Budgeten är uppdelad i underbudgetar, där försäljningsbudgeten är anpassad till kontoplanen för försäljningskonton. Inköps-, löne-, rörelsekostnads-, investerings- och likviditetsbudgeten är på samma sätt anpassade till den standardiserade kontoplanen. Du kan justera vilka konton som ska inkluderas i de olika underbudgetarna. Budgetfördelning på perioder med hjälp av fördelningsnycklar För att förenkla arbetet med att fördela budgettal på perioder, kan du i fönstret Budgetfördelning skapa fördelningsnycklar. Med dessa kan du fördela en totalsumma över 12 perioder, så att du kan anpassa dig efter dina säsongsvariationer. Fördelningsnycklarna är uppbyggda av förhållningstal, så att du kan fördela grundligt efter det bråk du vill använda. Om du vill ha en jämn fördelning 99

109 REDOVISNING över alla perioder kan du till exempel sätta ett ental i alla fält, så att summan fördelas på var månad med 1/12 av det totala budgettalet. Egendefinierade rapporter Under Resultat och Likviditet kan du själv definiera rapporterna på samme sätt som i huvudboken. Grafiska visningar Budgetmodulen har egna grafiska visningar för budgetarna. Här får du snabbt översikt på budgetarna och kan jämföra med reella siffror, samt se prognoser för resten av året baserat på den budget du har gjort. Du får även prognoser baserade på resultat så långt - och därefter på budget året ut. Budgetinställningar Var enskild budget har egna inställningar. Du kommer till dessa genom att klicka på Redigera i listfönstret för budgetar, eller genom att klicka på Inställningar när du är inne i budgeten. Inställningarna är även en del av guiden som leder dig igenom skapandet av nya budgetar. Budgetlistan - välj budget eller gör en ny När du väljer Budget från Visa-menyn eller med hjälp av en annan genväg får du upp en lista över budgetar du har gjort tidigare. Klicka på Ny för att göra en ny budget. Detta startar guiden för att göra en ny budget. Markera en budget i listan och klicka Redigera för att ändra inställningarna för en befintlig budget. Du kan Ta bort en budget. Detta är slutgiltigt. Svarar du Ja på denna fråga är budgeten borta. Observera att budgetarna upprättas per räkenskapsår. I rullgardinsmenyn till höger väljer du år. 100

110 BUDGET Skapa en ny budget Du gör en budget med hjälp av en guide i vilken du kan välja om du vill hämta in data från tidigare faktiska räkenskaper eller från en budget från ett tidigare år. Därefter kan du justera dessa upp eller ner procentuellt som du själv vill. Vill du skapa en ny budget helt från grunden, utan att basera på tidigare räkenskaper eller budgetar, kan du även göra detta. Du kan även finjustera siffrorna när budgeten är gjord, helt ner på konto-/periodnivå. Så här gör du en ny budget: 1. Välj Visa - Redovisning - Budget. 2. Klicka på Ny i budgetlistan. 3. Skriv in ett namn på budgeten. 4. Välj räkenskapsår. 5. Klicka OK. Budgeten sparas och du förs vidare i guiden för att importera av budgetdata. När budgeten är gjord kan du justera inställningarna efter eget önskemål. 101

111 REDOVISNING Hur skapas en likviditetsbudget? En likviditetsbudget baseras på likviditetsbudgetinställningarna samt de inställningarna som berör likviditet på de övriga underbudgeterna. Du måste därför skapa en resultatbudget för att kunna skapa en likviditetsbudget. För att definiera hur din likviditetsbudget ska se ut gör du följande: 1. Välj Visa Redovisning Budget. 2. Markera vilken budget du önskar att definiera likviditet till och klicka på OK. 3. Klicka på knappen Inställningar. 4. Klicka på sökknappen till höger om Försäljningsbudget och definiera vilken likviditetseffekt försäljningsbudgeten ska medföra på fliken Likviditetsbudget. 5. Klicka OK. 6. Repetera punkt 4 och 5 på Inköpsbudget, Lönebudget, Rörelsekostnadsbudget, Investeringsbudget och Likviditetsbudget. Du har nu skapat en likviditetsbudget. 102

112 BUDGET Hur skapas en ny budget baserad på en befintlig budget? När du ska skapa en ny budget har du möjlighet att basera den på en redan befintlig budget enligt nedan. Så här gör du för att upprätta en ny budget baserad på en redan existerande budget: 1. Välj Visa - Redovisning - Budget. 2. Klicka på knappen Ny. 3. Ange önskade inställningar och klicka på OK. 4. Budgetguiden startar. Välj Hämta data från befintlig budget, och klicka Nästa. 5. Välj vilken budget du vill basera de nya budgetsiffrorna på. 6. Välj vilka data som ska importeras. 7. Ange med vilken procent budgetdatan ska justeras. 8. Klicka sedan på Slutför. Du har nu skapat en ny budget baserad på en befintlig budget. 103

113 REDOVISNING Hur skapas en budget baserad på verkliga redovisningsdata? När du ska skapa en ny budget har du möjlighet att basera den på data från verkligt räkenskapsår. Så här gör du för att upprätta en ny budget baserad på data från verkligt räkenskapsår: 1. Välj Visa - Redovisning - Budget. 2. Klicka på knappen Ny. 3. Ange önskade inställningar och klicka på OK. 4. Budgetguiden startar. Välj Hämta data från verkligt räkenskapsår och klicka Nästa. 5. Välj vilket räkenskapsår som du ska ligga till grund för den nya budgeten. 6. Välj vilka data som ska importeras. 7. Ange med vilken procent budgetdatan ska justeras. Genom att klicka på söknappen till höger om justeringsfälten, kan du anpassa från vilken kontointervall som siffrorna ska importeras. 8. Klicka Slutför. Du har nu skapat en ny budget baserad på verkliga redovisningsdata. 104

114 BUDGET Import av budgetdata När du ska lägga in siffrorna i budgeten kan du göra det med hjälp av en guide i vilken du kan välja om du vill hämta data från tidigare, verkligt räkenskapsår eller från en tidigare budget. Därefter kan du justera siffrorna procentuellt upp och ner som du själv önskar. Vill du göra en budget helt från grunden, utan att basera den på tidigare räkenskapsår eller budgetar, kan du även göra det. Du kan finjustera siffrorna när budgeten är upprättad, helt ner på konto-/periodnivå. Du kan importera budgetdata när du gör en ny budget, eller genom att öppna en befintlig och klicka på Importera. Tom budget Budgeten upprättas utan siffror. Hämta data från verkligt räkenskapsår Du importerar faktiska siffror från ett räkenskapsår som du väljer själv, som till exempel föregående. Du kan justera siffrorna med en procentsats. Hämta data från befintlig budget Du importerar siffror från en budget som redan finns, även här kan du justera siffrorna med en procentsats. 105

115 REDOVISNING Redigera budgetdata När du har öppnat en budget kan du redigera posterna i den. Dubbelklicka på budgetraden eller klicka på Redigera för att lägga in eller importera budgettal. I fönstret kan du lägga in fler linjer på den enskilda budgeten, till exempel kan du lägga upp två linjer för försäljning i försäljningsbudgeten. Har du valt huvudbokskonto i inställningarna ombeds du ange vilket konto, tills du har lagt in siffror. I detaljfönstret för budgetraden kan du klicka Importera för att hämta in alla konton. Systemet visar sedan enbart de konton där du lagt in budgettal. I kolumnen F anges Fördelningsnyckel för raden. Fördelningsnycklar fördelar en totalsumma över 12 perioder, så att du kan anpassa dig efter dina säsongsvariationer. Du kan läsa mer om budgetfördelning i eget avsnitt. Markera en linje och klicka på Ta bort om du vill ta bort en linje från budgetraden. 106

116 BUDGET Hur registreras budgetdata på andra konton än de som systemet föreslår? Om du har valt att din budget ska baseras på Huvudbokskonto kommer systemet att föreslå konton utifrån fasta intervaller som du kan registrera dina budgettal på. Om du vill ändra på kontointervallet måste du skapa en ny budget baserad på tidigare data från ditt verkliga räkenskapsår. Kontointervallet på den nya budgeten kommer då att bli tillgänglig på de budgetar som du redan har börjat registrera på. Du kan sedan radera den nya budgeten med ny kontointervall om du inte vill spara den. Så här gör du för att ändra kontointervallen på din budget: 1. Välj Visa Redovisning Budget. 2. Klicka Ny. 3. Ange önskat namn på budgeten och klicka OK. 4. Välj alternativet Hämta data från verkligt räkenskapsår och klicka Nästa. 5. Klicka på sökknappen till höger om den budget i vilken du vill att ändra kontointervall. 6. I fönstret som visas kan du välja att ändra det registrerade kontointervallet genom att klicka på Redigera. Ändra kontointervallet och klicka på OK. Du kan också välja att ange ett nytt kontointervall genom att klicka på Ny, ange önskat kontointervall och klicka på OK. 7. Upprepa punkt 6 tills du har ändrat kontointervallet på de önskade budgettyperna, klicka sedan Slutför. Du har nu importerat nya kontointervaller till alla tidigare registrerade budgetar. Om du vill kan du nu radera den budget som du har skapat för att ändra på dina kontointervaller. Du raderar budgeten genom att stänga budgetmodulen och därefter gå in på Visa Redovisning Budget. Markera budgeten som du vill radera och klicka på Radera (det svarta krysset). 107

117 REDOVISNING Budget - huvudfönstret för en budget När du har valt en budget kommer du till huvudfönstret för denna budget. Här kan du redigera budgetsiffrorna, visa resultat och likviditet, och justera inställningarna för budgeten. Om du vill öppna en annan budget, måste du avsluta den budget du är i och öppna den andra från listan. Du kommer hit via Visa - Redovisning - Budget. Budgetdata Under budgetdata lägger du in siffrorna för budgeten. Dubbelklicka på budgetraden eller klicka på Redigera för att lägga in eller importera siffror till budgeten. I fönstret kan du lägga in fler linjer på den enskilda budgeten, till exempel kan du lägga upp två linjer för försäljning i försäljningsbudgeten. Har du valt huvudbokskonto i inställningarna ombeds du ange vilket konto, tills du har lagt in siffror. Läs mer om redigering av budgetdata nedan. Klickar du på Importera i huvudfönstret för en budget startas guiden för import av budgetdata. Läs mer om detta i eget avsnitt. Skriv ut. Budgeten kan skrivas ut i liggande format. Med hjälp av pilen bredvid skrivarikonen kan du få en förhandsvisning av budgeten. Du kan även exportera budgetdata till Excel. Resultat och Likviditet Under Resultat och Likviditet kan du definiera rapporterna på samme sätt som i huvudboken. För att redigera en budgetrapport klickar du på Rapportinställningar eller Kolumninställningar. Inställningarna för kolumn är fastställda och kan inte redigeras, men du kan lägga till egna. Läs mer om rapportinställningar och kolumninställningar i avsnittet "Huvudbok". Urvalsinställningar. Här kan du göra urval på projekt och/eller avdelning. Urval av/på. När du har gjort urvalsinställningarna skruvar du av och på urvalet med hjälp av denna knapp. 108

118 BUDGET Grafisk - Resultat och Grafisk - Likviditet Budgetmodulen har egna grafiska visningar för budgetarna. Här får du snabbt översikt på budgetarna och kan jämföra med reella siffror, samt se prognoser för resten av året baserat på den budget du har gjort. Du får även prognoser baserade på resultat fram tills dags dato - och därefter på budget året ut. Inställningar Varje budget har egna inställningar. Inställningarna är även en del av guiden som hjälper dig att skapa nya budgetar. Budgetfördelning För att förenkla arbetet med att fördela budgettal på perioder, kan du i fönstret Budgetfördelning skapa fördelningsnycklar. Med dessa kan du fördela en totalsumma över 12 perioder, så att du kan anpassa dig efter dina säsongsvariationer. Fördelningsnycklarna är uppbyggda av förhållningstal, så att du kan fördela grundligt efter det bråk du vill använda. Om du vill ha en jämn fördelning över alla perioder kan du till exempel sätta ett ental i alla fält, så att summan fördelas på var månad med 1/12 av totalen. Skapar en ny fördelningsnyckel. Redigerar en befintlig fördelningsnyckel. Tar bort en befintlig fördelningsnyckel. Obs! Tar du bort eller ändrar en fördelningsnyckel påverkar inte detta redan upprättade budgettal. Du måste dock vara uppmärksam på att talen inte ändrar sig automatiskt. Detta innebär att om du ändrar en fördelningsnyckel måste du uppdatera detta även i budgettalen. Detta gör du enklast genom att lägga in fördelningsnyckeln på nytt. Det rekommenderas därför att vara försiktig med förändringar av budgetnycklar. Du kan istället skapa nya. 109

119 REDOVISNING Budgetinställningar Var enskild budget har egna inställningar. Du kommer till dessa genom att klicka på Redigera i listfönstret för budgetar, eller genom att klicka på Inställningar när du är inne i själva budgeten. Inställningarna är även en del av guiden som leder dig igenom skapandet av nya budgetar. Huvudbokskonto: Samlar budgetsiffrorna för en grupp konton på en eller flera huvudbokskonton som du väljer själv. Du kan till exempel samla alla försäljningsintäkter på konto 3000 i budgeten och alla inköp på konto 4000, så att detta förenklas. Väljer du huvudbokskonton ombeds du om att ange huvudbokskonto när du ska lägga in eller redigera budgetsiffrorna. Totalsummor: Slår samman alla siffror i den enskilda budgeten till dig, utan att den visas som summa på en eller flera konton. Redigera underlaget för budgeten Klicka på knappen för att redigera likviditetseffekten och vilka konton som ska inkluderas i var enskild del av budgeten. 110

120 BUDGET Likviditetseffekt Under fliken Likviditetsbudget ställer du in vilka likviditetseffekter som budgeterna ska medföra. Valen under likviditetsbudget varierar beroende på vilken underbudget du gör inställningarna för. I försäljningsbudgeten är det till exempel viktigt att definiera en genomsnittlig betalningstid. Dina kunder betalar kanske inte alltid inom givet förfallodatum, så här kan du ställa in ett genomsnittligt antal dagar för faktisk betalningstid. Som standard används de standardiserade betalningsvillkoren. Dagarna räknas från fakturadatum. Om en del av din försäljning är kontant sätter du in en procentandel i fältet Kontantandel i %. Likviditetsbudgeten tar hänsyn till detta, då kontantförsäljning ger en omedelbar likviditetseffekt. Försäljningsbudgeten har också inställningar för Ingående saldo, som här gäller kundreskontra, och för betalningskonto. Denna är som standard systemkonto för bank. Huvudbokskonto Under fliken Huvudbokskonto kan du fördela de olika typerna av intäkter och utgifter på en eller flera "konton" i budgeten. Exempelvis kan du välja att visa alla försäljningsintäkter på ett konto. Det är som standard valt att dessa ska visas på ett konto. Då väljs konton, och man använder faktor "1", så att alla konton samman i budgetöversikten till en summa. Du kan även fördela dem på olika konton. Då använder du olika fördelningsfaktorer, på samme sätt som för fördelningsnycklarna. Använder du faktor 1 på två konton, fördelas totalsumman med ½ på var och en. 111

121 REDOVISNING HUVUDBOK Alla bokföringsuppgifter samlas i Huvudboken. Även om det dagliga arbetet sker i andra moduler överförs alla uppgifter till huvudboken. Period- och årsbokslut och inledning av ett nytt redovisningsår är centrala teman när all data har samlats i huvudboken. Uppgifterna i huvudboken kan visas på sju olika sätt. Det finns knappar för dem i vänstra marginalen och det går att växla mellan dem när det behövs: Verifikatslista Kontolista Nyckeltal Resultat Balans Grafisk Framtida kassaflöde Tips! Vanligtvis rapporteras intäkter i redovisningen som negativa tal (kredit) i och med att de balanseras mot motsvarande ökning i Tillgångar, som ska rapporteras som positiva tal (debet). I detta fönster kan du ändra på hur rapporterna ska visa dessa tal, till exempel om du inte vill att dina intäkter ska visas med negativa tal. Välj Visa - Inställningar - Redovisning - fliken Redovisningsinställningar och klicka på Rapporter. Verifikat i andra moduler I de flesta poster i huvudboken integreras uppgifter från flera moduler. Därför kommer du åt dem direkt från Huvudboken. Om du markerar en Utgående faktura som är bokförd i huvudboken via modulen Försäljning och fakturering aktiveras knappen Visa verifikat i fakturamodulen. Då öppnas fakturamodulen och fakturan som var underlag för bokföringen hämtas automatiskt. Detsamma gäller för Ingående faktura som bokförts via Inköpsmodulen. Genom den kommer du åt funktionen Visa verifikat i ordermodulen. Bokföring på konto med Reskontrafunktionen är alltid kopplad till en kontakt. Om du markerar en sådan verifikatsrad kan du klicka på Visa kontakt när du vill visa uppgifterna i Kontaktregistret. Detta gäller först och främst bokföringar på konto 1510 och 2440 som är standardkonton för kundfordringar respektive leverantörsskulder. Via dessa verifikatsrader kommer du också åt Reskontra (modulen för uppföljning av in- och utbetalningar). När du klickar på Visa verifikat i reskontran kan du registrera betalningar på verifikatet direkt. 112

122 HUVUDBOK Skapa och redigera rapporter Rapporterna Nyckeltal, Balans och Resultat i huvudboken kan redigeras eller så kan du skapa nya rapporter (rapportinställning). Genom att definiera egna kolumninställningar kan du bestämma vilka tidsintervaller raderna från rapportinställningen ska fördelas på. Genom att klicka på knappen med tre prickar till höger om rullgardinsmenyn Rapportinställningar visar du alla de definierade inställningarna i en lista. Gå igenom proceduren nedan om du vill skapa nya eller redigera gamla rapporter. Så skapar eller redigerar du rapporter: 1. Klicka på Ny eller markera en befintlig rapport och klicka på Redigera. Du kan nu ställa in rapporten rad för rad. 2. Skriv in en Beskrivning av rapporten i det övre fältet. Detta kommer att vara det namn du väljer som rapportinställning i huvudboken. 3. Klicka på Ny om du vill lägga till en rad längst ned på rapporten. Om du vill lägga till en rad mitt i rapporten kan du markera en rad och klicka på Lägg till fält. 4. Ange Indrag i antal punkter ifall du önskar indrag för linjen. 113

123 REDOVISNING 5. Välj Överstyr kolumnformat för linjen för att definiera egen formatering för linjen. 6. Klicka på OK. 7. Upprepa processen tills du har lagt upp alla rader. Rapporten har nu skapats/redigerats. I fönstret Rad kan du specificera vad som ska visas på raden: Markera inte Visa om raderna bara ska ingå i andra formler och inte visas på rapporten. Välj vilken Radtyp du vill lägga in med hjälp av rullgardinsmenyn. Annars kommer fälten som är aktuella för den här radtypen att vara aktiva i fönstret. Beskrivning: Lägger in en rad med den beskrivning du skapar. Rad: Lägger in en tom rad i rapporten. Data: Hämtar siffror från bokföringen. Du väljer önskad kontogrupp från rullgardinsmenyn för Konto. Konto: Hämtar siffror från bokföringen. Du väljer Konto från och Konto till från rullgardinsmenyn nedanför. Formel: Kan bara baseras på befintliga rader i rapporten, inte på siffror som bara ligger i räkenskapen och inte har hämtats upp i rapporten. Fritt tal: Lägger in en rad med ett valfritt tal i rapporten. Du kan också överföra rapportinställningar till andra företagsdatabaser: Klicka på Exportera om du vill spara information om en rapport i en fil. Den här filen kan du sedan importera till en annan företagsdatabas om du vill använda samma rapporter i flera företagsdatabaser. Klicka på Importera om du vill läsa in en fil med nya rapporter. Det kan vara rapporter som du har exporterat från någon annan eller laddat ned från våra supportsidor. 114

124 HUVUDBOK Skapa och redigera kolumninställningar Kolumninställningarna i Nyckeltal, Balans och Resultat i huvudboken kan redigeras eller så kan du skapa nya kolumninställningar. De här kolumninställningarna sätter det tidsintervall som raderna för rapportinställningen ska fördelas på. En kolumninställning kan innehålla en eller flera kolumner. Genom att klicka på knappen Kolumninställning, med tre prickar till höger om rullgardinsmenyn, visar du alla de definierade inställningarna i en lista. Gå igenom proceduren nedan om du vill skapa nya eller redigera gamla rapporter. Så skapar eller redigerar du kolumninställningar: 1. Klicka på Ny eller markera en befintlig kolumninställning och klicka på Redigera. Du kan nu göra inställningen kolumn för kolumn. 2. Skriv in en Beskrivning av kolumninställningen i det övre fältet. Detta kommer att vara det namn du väljer som kolumninställning i huvudboken. 3. Klicka på Ny om du vill lägga till en kolumn i den högra kolumninställningen. Om du vill lägga till en kolumn till vänster om markerad kolumn kan du klicka på Lägg till fält. Detta blir liggande över markerad kolumn i listan, men till vänster i själva rapporten. 4. Utöver val av kolumntyp kan du välja nummer- och skriftformat. 115

125 REDOVISNING 5. Klicka på OK. 6. Upprepa processen tills du har lagt upp alla kolumner. Kolumninställningarna har nu ändrats. Var uppmärksam på att du kan specificera vad som visas på raden. I fönstret Kolumn kan du specificera vad som ska visas på raden: Markera inte Visa om kolumnen bara ska ingå i andra formler och inte visas på själva rapporten. Välj vilken Kolumntyp du vill lägga in med hjälp av rullgardinsmenyn. Fälten som är aktuella för den här kolumntypen kommer då vara aktiva i fönstret annars. Data: Hämtar siffror från räkenskapen. Du kan välja mellan Årets huvudbok, Fjolårets huvudbok, Årets budget och Fjolårets budget. Gör också önskat periodurval. Formel: Kan bara baseras på befintliga kolumner i kolumninställningen, inte på siffror som bara ligger i räkenskapen och inte har hämtats upp i rapporten. Fritt tal: Lägger in en kolumn med ett valfritt tal. Du kan också överföra kolumninställningarna till andra företagsdatabaser: Klicka på Exportera om du vill spara information om en kolumninställning i en fil. Den här filen kan du sedan importera till en annan företagsdatabas om du vill använda samma kolumninställningar i flera företagsdatabaser. Klicka på Importera om du vill läsa in en fil med nya kolumninställningar. Det kan vara kolumninställningar som du har exporterat från en annan eller laddat ned från våra supportsidor. 116

126 HUVUDBOK Verifikatlista/kontolista Verifikatslistan är det första som visas när huvudboken öppnas. Det är dock bara ett av flera sätt att visa uppgifter som finns i huvudboken. Andra alternativ visas med knapparna i vänstermarginalen: Kontolista, Nyckeltal, Resultat, Balans och Grafisk och Framtida Kassaflöde. I Verifikatslistan finns närmare detaljer om de enskilda verifikat och fakturor som bokförts. Det går att filtrera och söka efter information och anpassa innehållet i fönstret efter egna behov. Välj först det redovisningsår som verifikaten ska visas för i listan överst till vänster. Välj sedan om trädstrukturen ska visas för Verifikationstyp/period eller Period/verifikationstyp. I det första alternativet visas verifikationstyperna var för sig med underliggande perioder. I det andra alternativet visas perioderna var för sig med underliggande verifikationstyper. Klicka på det alternativ som ska visas i listan. Man måste gå ned minst två nivåer i trädet, det vill säga välja både verifikationstyp och period. Klicka på Ändra om du vill ändra avdelning, projekt, beskrivning eller någon annan kostandsbärare på den aktuella raden. Klicka på Radera för att korrigera det markerade verifikatet. Ett nytt verifikat skapas direkt i huvudboken eller via verifikatregistreringen. Du kan inte korrigera verifikat som har registrerats i perioder som är stängda, eller om verifikatet är ett ingående balansverifikat som har skapats automatiskt. Om verifikatet inte kan korrigeras på detta sätt kan du bokföra ett korrigeringsverifikat manuellt i en öppen period via verifikatregistreringen. Klicka på Sök när du vill söka efter verifikat. Då öppnas dialogrutan Sök där sökvillkoren anges i de olika fälten. Det stora fältet längst ned i denna dialogruta uppdateras med träffar efter hand som sökvillkor anges. Markera en träff i fältet och klicka på knappen Gå till nedanför fältet när verifikatet ska visas i huvudboken. 117

127 REDOVISNING Klicka på Summa Av/På för att visa/dölja summeringen nederst i modulen. Klicka på Länkat dokument om du vill länka ett dokument till verifikatet. Det kan till exempel vara ett original som du scannat in som du vill länka till verifikatet i Huvudboken. Läs mer om detta i avsnittet om verifikatregistrering. Klicka på knappen Gå till Reskontra om verifikatet ska visas i reskontramodulen (som bara är aktiv när reskontraposter markeras). Klicka på Gå till Kontakt om kontaktkortet för den person som är kopplad till den markerade raden ska öppnas. Klicka på Gå till Faktura för att visa tillhörande faktura i fakturamodulen. Klicka på Gå till beställning för att öppna verifikaten i Inköpsmodulen Klicka på knappen Inställningar om du vill ange vilka kolumner som ska visas i fönstret. Ändringarna gäller per användare och träder i kraft när inställningsfönstret stängs. Klicka på Hjälp när du behöver hjälp med någon funktion i fönstret. Klicka på Avsluta när huvudboken ska stängas. Kontolista/saldobalans i huvudbok I Kontolistan får du översikt över allt som är bokfört på varje enskilt konto under det aktiva räkenskapsåret. Med utgångspunkt i totalt saldo för varje konto kan du gå vidare och se på fördelningen för varje period, ända ner till respektive verifikatsrad. Du kan också gå ännu längre och se information om verifikatet från andra moduler, genom en rad knappar. Vilka av dessa knappar som är aktiva beror på vilket konto du väljer. 118

128 HUVUDBOK Nedan har vi också beskrivit hur du kan börja i fliken Saldobalans huvudbok och bläddra dig ner i strukturen. Du kan också ange det önskade urvalet direkt i varje flik om du vill. Så här kan du använda kontolistan: 1. Klicka på knappen Summa av/på om du vill att saldot ska visas/döljas längst ned i fönstret. 2. Klicka på Kontolista till vänster i huvudboken. Fliken Saldobalans huvudbok ger översikt över alla konton som något är infört på under året. 3. Dubbelklicka på kontot du vill titta närmare på. Fliken Saldo per period visar hur varje period bidrar till det slutliga saldot. Genom översikten över Utgående saldo ser du saldot som gällde vid slutet av varje period. 4. Dubbelklicka på perioden du vill titta närmare på. Fliken Verifikationsrader innehåller varje post på kontot under perioden. 5. Dubbelklicka på raden du vill titta närmare på. Huvudboken ändrar nu fokus till Verifikatslista, med filter för verifikatet som raden ingår i. För mer information om de andra knapparna i verktygsfältet, läs eget avsnitt om verifikatslistan. Användarinställningar för huvudbok Genom användarinställningarna i Verifikatslista och Kontolista i Huvudboken kan du ställa in vilka kolumner som ska visas genom att markera kolumnerna. Inställningarna kan sättas individuellt för varje enskild användare. 119

129 REDOVISNING Kolumner i verifikatlista/kontolista I Verifikatslistan och Kontolistan i huvudboken finns kolumnerna listade nedan. Du anpassar själv vilka som ska visas i Inställningarna: Kolumner i Verifikatslistan/Kontolistan: Rad: Visar radnumret på verifikatet. Verifikatnummer: Alla verifikat får automatiskt Verifikatsnr. enligt de inställningar som gjorts för verifikaten. Numret anger både fakturans ordningsföljd och verifikationstyp, till exempel utgående faktura (UF), Ingående faktura (IF), Bank (B) etc. Det går att ändra verifikationstyperna. Verifikatdatum: Styrs av verifikatsregistreringen eller anges efter systemdatum för verifikat som skapats efter uppgifter hämtade från faktura, inköp, lön eller reskontra. Konto: Varje verifikat bokförs på två eller flera konton. I Konto anges, enligt kontots plats i kontoplanen, var verifikatet är bokfört i resultat- och balansräkningen. Beskrivning: Fältet Beskrivning används för specificering av vad fakturan avser. Om inget skrivs i fältet anges namnet på aktuellt konto där. Alla verifikat av typen inkommande och utgående faktura får Fakturanummer och Reskontranummer. Reskontranumret anger kundens eller leverantörens nummer i kontaktregistret. Om OCR har angetts på reskontraposter visas det i den här kolumnen. OCR kan också skapas automatiskt på fakturor. Det aktiveras med inställningarna för företagsdatabasen. All Momshantering är automatiserad genom Koder för de olika momssatserna. Koderna kan kopplas till de verifikatsrader där momsen ska beräknas. Verifikat som ska sammanställas med separata budgetar för Projekt och Avdelning måste kopplas till respektive enhet. I verifikat med utländsk Valuta konverteras denna till lokal valuta före bokföring. Det krävs då att verifikatet kopplas till den kurs som angetts i valutaregistret. Alla belopp som bokförs på verifikatsraderna kan i huvudboken visas antingen i Debet eller Kredit eller som ändring av Belopp (med positivt eller negativt värde). 120

130 HUVUDBOK Nyckeltal, resultat och balans Nyckeltal I Nyckeltal i huvudboken kan du se rapporter som ger dig en översikt över centrala siffror i redovisningen. Raderna visar saldoposter från redovisningen och kolumnerna fördelar dem över tidsperioden. Utöver standardrapporterna kan du skapa och redigera dina egna rapporter. Så här skapar du rapporten: 1. Välj vilket Räkenskapsår som ska ligga till grund för nyckeltalen. 2. Välj rapportinställningar genom listan i mitten av verktygsfältet. Detta bestämmer vilka rader som ingår i rapporten. De färdigdefinierade inställningarna kan redigeras och du kan skapa nya om du vill. 3. Välj kolumninställningar genom listan till höger i verktygsfältet. Detta bestämmer vilka tidsintervaller raderna från rapportinställningarna ska fördelas på. Du kan skapa egna kolumninställningar om du vill. Rapporten har nu skapats. Grafisk Under Grafisk i huvudboken finns flera alternativ för grafisk visning av olika ekonomiska förhållanden i företaget. Det finns en rad ämnen att välja mellan och det går vid behov att filtrera dem ytterligare efter avdelning och projekt. Dessutom går det att välja mellan två- eller tredimensionella linje- och stapeldiagram. 121

131 REDOVISNING Så här gör du: 1. Välj Visa, peka på Redovisning och klicka på Huvudbok. 2. Klicka knappen Grafisk. 3. Välj först önskat redovisningsår i rullgardinsmenyn överst till vänster. 4. Välj sedan vad du vill se en grafisk illustration av. Med hjälp av knappen till höger om rullgardinsmenyn kan du välja i en trädstruktur med samma innehåll som rullgardinsmenyn. 5. Du kan också välja om du vill se en grafisk framställning i form av linjer eller staplar. I den här listan kan du välja mellan två- och tredimensionell framställning. 6. I de andra rullgardinsmenyerna väljer du om du vill ha en framställning för en bestämd avdelning eller ett bestämt projekt. En grafisk framställning har nu genererats. Framtida kassaflöde Med hjälp av funktionen för framtida kassaflöde kan du få insikt i framtida likviditet baserat på redan registrerad information. Funktionen är speciellt avsedd för företag som är likviditetsberoende, som till exempel nystartade företag eller de i kapitalintensiva branscher. Visning av framtida kassaflöde ger dig dagens kassanivå baserat på vilka summor som går in och ut i form av registrerade in- och utbetalningar. Kassaflödet beräknas genom att summera saldon på konton för bank, post och kassa i kontoplanen, samtidigt som förväntade in- och utbetalningar räknas med. Summorna presenteras på veckobasis för de antal veckor du har valt. Du har möjlighet att göra ändringar från detta manuellt och lägga in justeringar vid behov. 122

132 HUVUDBOK För att kontona Kassa, Bank och Postgiro ska visas i listan över konton vid beräkning måste de vara markerade som Betalning i kontoplanen. Så här markerar du kontona: 1. Välj Visa, peka på Redovisning och klicka på Kontoplan. 2. Klicka på Lista 3. Leta upp kontot du vill ska ingå vid beräkning av kassaflöde och klicka på OK. 4. Välj fliken Avancerad. 5. Markera Betalning. Spara och Stäng kontoplanen. Du kan också markera andra konton om du vill, som till exempel kassakredit. I guiden kommer öppna poster i både kund- och leverantörsreskontra att komma som markerade för att vara med i beräkningen av kassaflödet. Poster som bestridits kommer också att visas i listan, men de kommer inte att vara markerade automatiskt. Förfallna poster och de utan förfallodatum kommer att visas, men utan att vara markerade. Om det är flera poster som är länkade på en MatchID, så kommer de inte att grupperas. Det är möjligt att ändra betalningsdatum manuellt på en reskontrapost om man är medveten om att det gjorts ändringar på posten. I huvudfönstret kan du välja om du vill visa kassaflödet med siffror (Rapportöversikt) eller en Grafisk översikt. Väljer du Grafisk översikt kan du sedan välja om du vill se det per vecka eller dag och med staplar eller 2d-linjer. Du kan även markera ifall du vill jämföra med föregående års siffror. Du kan även skriva ut en översikt över kassaflödet och genom att klicka på pilknappen till höger om Skriv ut kan du få en förhandsgranskning av rapporten eller exportera den till Microsoft Excel. 123

133 REDOVISNING Så här genomför du guiden för framtida kassaflöde: 1. Klicka Guide. 2. Välj tidsperiod du önskar se kassaflödet för i rullgardinsmenyn. Lägg in ett belopp i fältet Justering om du har justeringar du vill ta med i beräkningen. Klicka Nästa. 3. I fönstret Inbetalningar från kunder kan du lägga till nya, redigera eller radera poster. Du kan också ta bort markeringen för poster du inte vill ta med i beräkning av kassaflödet, samt markera de poster du vill ta med. Lägg in Justeringar för varje vecka om behov finns. Klicka Nästa I fönstret Inbetalning från andra kan du lägga in andra typer av inbetalningar som du vet kommer ske i kommande period. Lägg in Justeringar för varje vecka om behov finns. Klicka Nästa.

134 HUVUDBOK 5. I fönstret Utbetalningar till leverantörer kan du lägga till nya, redigera eller radera poster. Du kan också ta bort markeringen för poster du inte vill ta med i beräkning av kassaflödet, samt markera de poster du vill ta med. Lägg in Justeringar för varje vecka om behov finns. Klicka Nästa. 6. I fönstret Utbetalningar till andra kan du lägga in andra typer av utbetalningar som du vet kommer ske i kommande period. Det kan till exempel vara löner och inköp etc. Var uppmärksam på att posterna inte kommer att bli specificerade vid utskrift. Lägg in Justeringar för varje vecka om behov finns. Klicka Nästa. 7. Klicka Slutför för att spara ändringarna i beräkning av kassaflöde. Framtida Kassaflöde kommer att beräknas automatiskt baserat på dagens datum, reskontraposter och kontantnivå. Du behöver inte gå igenom guiden såvida du inte ska göra några justeringar. Som ett alternativ till guiden kan du klicka på sökknapparna till höger om de fem raderna Kontanter vid veckans början, Kundinbetalningar etc. i fönstret för kassaflöde. Tips! Vi rekommenderar att sätta en på funktionen för att redigera urval för beräkning av kassaflöde, så att endast redovisningsansvariga kan göra ändringar. 125

135 REDOVISNING ÅRSBOKSLUT/PERIODAVSLUTNING Avsluta period Redovisningen är uppställd med 13 perioder, en för varje månad och en för dispositioner i förbindelse med årsbokslut. För att kunna använda automatisk momsuppgift med poster är det nödvändigt att avsluta redovisningsperioderna varefter de är genomförda. Du kan avsluta perioderna när alla kostnader och intäkter som tillhör perioden är registrerade. Obs! Hur många momsperioder som ditt företag ska förhålla sig till är beroende av hur mycket företaget omsätter eller om du har ansökt om en annan momsredovisningsperiodisering än den som är standard. Läs mer om momsperioder på Om du ska ändra momsrapporteringsperiodiseringen, t.ex. från 12 till 4 perioder, måste du göra ändringarna innan du stänger period 1. Momsperiod väljer du i installationsguiden när du installerar programmet, eller - om du redan använder programmet - genom att välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter klicka på knappen Redigera i verktygsraden. Momsuppgifterna kan när som helst skrivas ut från rapportmodulen. Så avslutas en period: 1. Välj Visa, peka på Redovisning och klicka på Stäng redovisningsperiod. 2. Välj Redovisningsår och Period som du vill avsluta. 3. Klicka Nästa. 4. Klicka Slutför. Perioden har nu avslutats. Obs! När du valt att avsluta en period förlorar du möjligheten till att skapa, ändra och radera verifikat i den perioden. Tänk på att du inte heller kan öppna en avslutad period. 126

136 ÅRSBOKSLUT/PERIODAVSLUTNING Årsbokslut Övergången från ett räkenskapsår till ett nytt innebär att du arbetar parallellt med två år under en viss period. Du måste beräkna extra tid för bokslutsarbetet och gå igenom vissa procedurer innan du är klar för årsbokslut. Bokslutsarbete och årsredovisning innebär för de flesta en stor arbetspress och snäva tidsramar. Många företag är upptagna med årsbokslut i flera månader, upp till ett halvår. Med hjälp av god planering, systematisering och koordinering kan arbetspressen reduceras väsentligt. En del arbetsuppgifter kan förberedas eller tillrättaläggas före själva årsbokslutet. Om ditt företag har skapat goda rutiner för löpande avstämning under året, blir inte den extra belastningen vid årsbokslutet så stor. Årsbokslutsarbetet ser i stort sett likadant ut varje år. Ett bra tips för att reducera arbetet är att ha en skriftlig arbetsplan (kom-ihåg-lista), samt att göra löpande avstämningar under året. Årsbokslutet i programmet är användarvänligt eftersom du följer en vägvisare som guidar dig igenom proceduren. I samband med årsbokslut i Mamut Business Software dyker det vanligtvis upp en del frågor. Vi hoppas därför att detta häfte kan vara ett hjälpmedel som besvarar de flesta av dina frågor och hjälper dig att enklare genomföra årsbokslutet. Lycka till med årsbokslutet! Lagar Det finns ett antal olika lagar och regler som styr arbetet runt ett bokslut. I dessa kan t.ex. finnas värderingsregler, klassificeringsregler etc. De lagar som påverkar bokslutsarbetet i ett aktiebolag är bl.a.: Årsredovisningslagen (ÅRL) Bokföringslagen (BFL) Aktiebolagslagen (ABL) Lag om inventering av varulager Inkomstskattelagen (IL) Mervärdesskattelagen (ML) För andra företagsformer kan andra lagar komma i fråga, t.ex. Handelsbolagslagen eller lagen om ekonomiska föreningar. Utöver detta finns ett antal anvisningar och rekommendationer som styr vårt boksluts- och redovisningsarbete. Dessa ges ut av olika sammanslutningar. Verifiera bokslutsposter. Allt som händer i ett företag måste styrkas med ett verifikat. Det är därför viktigt att föra noggranna anteckningar under bokslutsarbetet så att det framgår vad som har gjorts. Tänk på att de bokslutsverifikat som du skapar i bokslutsprogrammet ska registreras i programmet. 127

137 REDOVISNING Här kan som exempel nämnas: Bokföringsnämnden (BFN) Redovisningsrådet (RR) Bokslutspärm. Ett bra sätt att strukturera upp bokslutsarbetet är att ta fram en bokslutspärm där du samlar alla underlag du tar fram i bokslutsarbetet. Sätt in ett numeriskt register med flikar. Under respektive flik i pärmen gör du en specifikation av varje balanspost och samlar de underlag som finns som styrker denna post. Årsbokslut i Mamut Bokföring över två räkenskapsår Som regel är det nödvändigt att kunna fortsätta bokföringen i det föregående räkenskapsåret även om det nya året redan startat. Orsaken till detta är att det alltid kommer att vara ett visst eftersläpande i de administrativa rutinerna, så att till exempel fakturor för varor som levererades i december ofta blir fakturerade en bit in i januari eller liknande. Dessutom är det sällan aktuellt att bokföra årets slutgiltiga poster förrän en stund in på det nya året. Samtidigt får detta inte förhindra att den dagliga bokföringen sker normalt. Du kan inte riskera att vara tvungen att skjuta upp bokföringen för det nya året bara för att det föregående årets årsbokslut inte är i hamn. I programmet löser du detta genom att ändra aktivt räkenskapsår i redovisningsinställningarna eller i verifikatregistreringen. Detta innebär att du kan bokföra på två räkenskapsår samtidigt och att den löpande bokföringen kan fortsätta som normalt. Du har också möjlighet att överföra en preliminär ingående balans för att ha bättre översikt. Räkenskapsåret avslutas först när alla poster är på plats och utgående balans för det föregående året överförs till ingående balans i det nya året. När årsbokslutet är avklarat är det inte längre möjligt att bokföra eller ändra data som har bokförts i det föregående året. Om du senare vill föra in kompletterande information från det föregående året i bokslutet är den enda lösningen att ta upp det som en korrektionspost i det nya året. Lösningar som denna är ett lagstadgat krav. Överför preliminär ingående balans Överför preliminär ingående balans används under tidsperioden efter att man har påbörjat ett nytt räkenskapsår innan det föregående är avslutat och slutgiltigt balans överförs. 128 Genom att överföra ett preliminär ingående balans får du under denna tidsperiod bättre förutsättningar för att värdera företagets balansposter.

138 ÅRSBOKSLUT/PERIODAVSLUTNING Vid årsbokslut av föregående år kommer slutligen Ingående balans att skrivas över den nuvarande så att balansrapporten återger ett korrekt förhållande. Så överförs preliminär Ingående balans: 1. Välj Visa, peka på Redovisning och klicka på Överför preliminär ingående balans. 2. Välj vilka två räkenskapsår preliminärt ingående saldo ska överföras från och till. Du kan även markera om du vill generera ingående balans för konto, projekt och avdelning. Utan markering blir balansen genererad per konto. 3. Klicka OK. Ett verifikat skapas för det nya räkenskapsåret med verifikattyp Ingående balans som innehåller alla balanskonton. 4. Ta eventuellt ut en balansrapport för det nya året för att verifiera att balansen är uppdaterad. Upprepa proceduren varje gång du ändrar balansen för det gamla året. Samma verifikat skrivas över med uppdaterat balans. Den preliminära ingående balansen är nu överförd. Redovisningsperioder och räkenskapsår Redovisningen i programmet har 13 redovisningsperioder. Period 1-12 är årets tolv månader, medan period 13 ska användas till att bokföra årsredovisningen. Momsperioder: Hur många momsperioder som ditt företag ska förhålla sig till är beroende av hur mycket företaget omsätter eller om du har ansökt om en annan momsredovisningsperiodisering än den som är standard. Läs mer om momsperioder på Redovisningsmodulen är gjord sådan att du som användare ska ha största möjliga flexibilitet vid övergång till ett nytt år. Detta innebär att du inte behöver göra något speciellt för att ta systemet i bruk kommande år, förutom att skapa ett nytt redovisningsår om det inte är gjort. Nedan kan du se hur de olika modulerna bestämmer i vilket redovisningsår poster bokförs. Försäljning och Faktureringsmodulen I programmet är det möjligt att styra vilken period (datum) en faktura ska bokföras på genom att ange önskat fakturadatum i Försäljnings- och Faktureringsmodulen. Det är datumet som anges här som avgör i vilken period fakturan blir bokförd. Om du inte anger ett fakturadatum kommer systemets datum att användas. Inköpsmodulen I inköpsmodulen är det fakturadatumet vid bokföring som avgör i vilken period och i vilket räkenskapsår som inköpet bokförs. 129

139 REDOVISNING Verifikatregistrering I verifikatregistreringen kan du fritt välja räkenskapsår och period. Du har fortfarande möjlighet att bokföra verifikat på det gamla räkenskapsåret genom att ändra år i verktygsmenyn i de perioder som inte är avslutade. Om period 12 är avslutad har du möjlighet att bokföra i period 13. Verifikatnummer börjar på nr. 1 vid nytt redovisningsår I programmet är det vanligast att varje verifikattyp har en egen nummerserie. Varje nummerserie börjar med nr. 1 varje år såvida du inte ändrar det manuellt innan du börjar bokföringen. Inställningar för verifikatnummerserier hittar du genom att välja Visa och klicka på Inställningar. Klicka sedan på knappen Redovisningsinställningar, välj fliken Redovisningsinställningar och knappen Verifikationstypinställn. och nummerserier. Obs! Inställningarna måste göras innan du använder Order/Faktura och Verifikatsregistreringen i ett nytt redovisningsår. Det gäller även om du vill markera Gemensam nummerserie för alla verifikationstyper. Andra nummerserier När det gäller andra nummerserier som t.ex. ordernummer, fakturanummer och kundnummer, fortsätter dessa oförändrat på det nya räkenskapsåret. Med andra ord behöver man inte "återställa" dessa nummerserier. Anledningen är att dessa register inte skiljer sig åt per år på samma sätt som redovisningen. Period 13 och årsbokslutsdispositioner Efter att period 12 är avslutad, är nästa period som du kan bokföra i period 13. Denna period avslutas automatiskt när du genomför årsbokslut. Huvudanledningen till att du har period 13, är att de flesta användare inte vill avsluta årsbokslut för fjolåret förrän efter några månader. De viktigaste dispositionerna som görs i period 13 är bl.a. avskrivningar, justeringar av varulager, avsättningar samt disponering av årets överskott/underskott. Om du har bockat för Datum/periodkontroll i användarinställningarna i verifikatregistrering kommer du att få följande två meddelande om du försöker att boka ett verifikat i period 13. (Detta gäller när perioder t.o.m. period 12 är avslutade). 130

140 ÅRSBOKSLUT/PERIODAVSLUTNING Klicka OK på meddelandet Period som tillhör datum är avslutad. Klicka OK på meddelandet Ver.datum är utanför aktuell period och boka sedan verifikatet på vanligt sätt. 131

141 REDOVISNING Hur stämmer jag av huvudboken och reskontrorna vid årsbokslut? För att stämma av huvudbok och reskontror, skriver du ut rapporterna Huvudbok saldolista per konto, detaljerad, Öppna kundreskontraposter per vald period och Öppna Leverantörsreskontraposter per vald period. Så här gör du för att stämma av huvudboken och reskontrorna: 1. Gå till Arkiv - Skriv ut, och klicka på Redovisning i vänstermenyn. 2. Markera och skriv ut rapporten Huvudbok saldolista per konto, detaljerad. 3. Kontrollera i urvalsfönstret att du har valt rätt Räkenskapsår. Ange period 1 till och med När rapporten har skrivits ut klickar du på kategorin Reskontra i vänstermenyn. 5. Skriv ut rapporterna Öppna kundreskontraposter per vald period och Öppna leverantörsreskontraposter per vald period. Obs! Det är viktigt att du sätter urval på period Du kan nu stämma av rapporterna mot varandra. Om föregående redovisningsår inte är avslutat ska rapporten Huvudbok saldolista per konto, detaljerad skrivas ut även för det året. 132

142 ÅRSBOKSLUT/PERIODAVSLUTNING Guiden för årsbokslut Så startar du årsbokslut i programmet: 1. Välj Visa - Redovisning och klicka på Årsbokslut. 2. I rullgardinsmenyn för Räkenskapsår väljer du det år som du ska avsluta. 3. Klicka Nästa. 4. Bokföringen analyseras. 5. Klicka Nästa för att starta kontrollen. När kontrollen är genomförd kommer du eventuellt att få upp en lista med moment som måste utföras innan årsbokslutet kan genomföras. Klicka på Avbryt för att gå igenom dessa punkter. 133

143 REDOVISNING 6. När detta är genomfört kan du starta årsbokslutsguiden igen. 7. Klicka Nästa för att göra en säkerhetskopia (om du inte kryssat i rutan Ta inte säkerhetskopia). 8. Klicka Slutför i detta fönster för att avsluta räkenskapsåret och generera ingående balans för nästa år. 134

144 ÅRSBOKSLUT/PERIODAVSLUTNING 9. Du får nu meddelande om att räkenskapsåret är avslutat, klicka OK. Tips! För att stämma av huvudbok och reskontran kan du skriva ut rapporterna Huvudbok saldototaler och Öppna kundreskontraposter/leverantörsreskontraposter per XX. Sätt urval på period 1-13 på båda rapporterna. Alla rapporter hittar du i rapportmodulen under fliken Redovisning och Reskontra. När du har gjort ett årsbokslut i programmet kan du Exportera Saldobalans Huvudbok till årsbokslut, för fortsatt hantering hos din redovisningsbyrå/revisor. 135

145 REDOVISNING Felsökning vid årsbokslut Nedan beskrivs vad de olika felmeddelandena innebär och hur du kan åtgärda dem. Detta gäller om du får meddelande om att programmet inte kan genomföra årsbokslut eftersom: Följande perioder måste avslutas Om du får besked om att alla perioder inte är avslutade måste du avbryta årsbokslutet och gå tillbaka och avsluta nämnda perioder. Du avslutar en period genom Visa, peka på Redovisning och klicka på Stäng redovisningsperiod. Alla perioder måste avslutas även om du inte har några bokförda verifikat på perioderna. Genom att stänga de aktuella perioderna töms också momskontona mot momsredovisningskontot Verifikatsregistreringen innehåller data Om verifikatregistreringen innehåller verifikat som inte är överförda till huvudbok kan inte årsbokslutet genomföras. Dessa verifikat måste antingen överföras till huvudbok eller raderas innan du kan slutföra årsbokslutet. Om du inte ser några verifikat i verifikatsregistreringen bör du först kontrollera att du har valt rätt Räkenskapsår. Därefter kan du klicka på knappen Användarinställningar i verktygsmenyn överst i modulen. Klicka sedan på knappen med tre prickar bredvid Visa alla verifikat för alla användare. Du ser då verifikat registrerade av andra användare som inte är överförda till huvudbok Fakturajournal måste skrivas ut Fakturajournal måste skrivas ut från Rapportmodulen under ikonen Redovisning. Kom ihåg att fakturajournalen måste skrivas ut direkt till skrivaren och att utskriften måste godkännas. Om du väljer förhandsvisning får du besked om att utskrifter till förhandsvisning inte verkställs. Kom ihåg att välja rätt räkenskapsår i urvalsfönstret som visas efter att du klickat Skriv ut. 136

146 ÅRSBOKSLUT/PERIODAVSLUTNING Detta meddelande får du om du har valt att skicka rapporten till förhandsvisning. Bokföringsjournalen automatisk överföring måste skrivas ut Bokföringsjournalen skrivs ut från Rapportmodulen under ikonen Redovisning. Rapporten du ska skriva ut heter Bokföringsjournal (automatisk överföring). Precis som fakturajournalen måste också denna rapport skrivas ut direkt till skrivare för att verkställas. Kom ihåg att välja rätt räkenskapsår i urvalsfönstret som visas efter att du klickat Skriv ut. Överskott/underskott måste disponeras När du avslutar årsbokslutet i programmet blir alla saldon på balanskonton (konton mellan 1000 och 2999) överförda till nästa år som ingående balans. För att detta skall bli riktigt är det en förutsättning att resultatkontona (konton mellan 3000 och 9999) töms mot ett balanskonto. Följande två rapporter visar om disponering är gjord: Resultaträkning 1 (detaljerad) Balans, detaljerad När du skriver ut dessa rapporter är det viktigt att du sätter filter för räkenskapsår och period Förutsättningen för att genomföra årsbokslut är att summan av tillgångarna är lika med summan av skulderna och eget kapital. 137

147 REDOVISNING EXEMPEL PÅ DISPONERING AV UNDERSKOTT Gör så här: 1. Öppna Verifikatsregistrering. 2. Välj det räkenskapsår som du skall avsluta. 3. Upprätta ett nytt verifikat och välj verifikatstypen "Diverse" i period I fältet för Konto lägger du in I fältet Kredit lägger du in beloppet som skall disponeras, t.ex , Tryck Enter. 7. I fältet Konto lägger du in I fältet Debet lägger du in beloppet som skall disponeras, t.ex , Klicka på knappen Överför till huvudbok för att överföra verifikatet. Summan av tillgångar är nu lika med summan av skulder och eget kapital. Observera att detta bara är ett exempel. Om du är osäker på vilka konton som du ska använda bör du kontakta din revisor. DISPONERING AV ÖVERSKOTT Gör så här: 1. Öppna Verifikatsregistrering. 2. Välj det räkenskapsår som du ska avsluta. 3. Upprätta ett nytt verifikat och välj verifikatstypen "Diverse" i period I fältet Konto skriver du in I fältet Debet lägger du in ett belopp, t.ex , Tryck Enter. 7. I fältet Konto skriver du in I fältet Kredit anger du ett belopp, t.ex , Klicka på knappen Överför till huvudbok för att överföra verifikatet. Summan av tillgångar är nu lika med summan av skulder och eget kapital. Observera att detta bara är ett exempel. Om du är osäker på vilka konton som du ska använda bör du kontakta din revisor. Momskonto Det enda momskonto som ska innehålla saldo när du avslutar ett årsbokslut är konto 2650, Momsredovisningskonto. Alla andra konton måste stämmas av innan årsbokslut. På detta sätt får du med moms som du eventuellt är skyldig eller har tillgodo till ingående balans. Obs! Hur många momsperioder som ditt företag ska förhålla sig till är beroende av hur mycket företaget omsätter eller om du har ansökt om en annan momsredovisningsperiodisering än den som är standard. Läs mer om momsperioder på När du försöker avsluta året kan du få följande meddelanden: Kan inte genomföra årsbokslutet på grund av: Sista momsperioden är inte utskriven och godkänd Tidigare momsperioder är inte utskrivna och godkända Verifikat som innehåller momskonton i period 13 När det gäller de två första punkterna måste du välja Visa - Redovisning och klicka på Stäng räkenskapsperiod. 138

148 ÅRSBOKSLUT/PERIODAVSLUTNING Momssaldon i period 13 Om du har bokfört verifikat i period 13 som innehåller momskonton måste du manuellt ändra detta. Saldon kommer inte med i momsredovisningen och du måste därför ta med detta som ett korrigeringsverifikat i nästa period som ska redovisas. För att veta hur momsverifikatet ska bokföras kan du skriva ut Huvudbok saldototaler för ditt aktuella räkenskapsår. EXEMPEL I detta exempel är saldot 387,10 på konto 2650 vid utskrift av Huvudbok saldototaler. Räkenskapsår: 2007 Period: 13 Verifikatsdatum: Verifikatstyp: Diverse Konto: 2611 Utgående moms 387,10 (Debet) 2650 Momsredovisningskonto 387,10 (Kredit) Detta verifikat har nu nollställt saldot på konto 2611 samt att det endast är momsredovisningkontot som har saldo vid årsbokslut. Kom ihåg att ta med denna manuellt bokförda summa på nästa skattedeklaration som skall redovisas. 139

149 REDOVISNING Export till årsbokslut När årsbokslutet är genomfört i programmet, är det för många dags att exportera informationen till Bokslut för vidare behandling. Många använder ett eget program för bokslut eller skickar rapporten vidare till en redovisningsbyrå/revisor. Programmet stödjer export till ett flertal bokslutsprogram, du kan till exempel använda "Norstedts Bokslut". Så här gör du: 1. Välj Arkiv - Export och önskat exportformat för Bokslut. 2. Välj vilken företagsdatabas som ska inkluderas i exporten. 3. Gå till mappen du vill spara exportfilen i och klicka Spara. 4. Välj det Räkenskapsår du ska exportera Bokslut för. 5. Klicka på OK. 6. Klicka på OK när du får besked om att exporten är klar. Du hittar den exporterade filen i mappen du valde under punkt

150 ELEKTRONISK SKATTEDEKLARATION ELEKTRONISK SKATTEDEKLARATION Programmet kan skapa XML-filer som kan användas för Elektronisk skattedeklaration via Internet. Om du har en e-legitimation kan du lämna skattedeklarationen elektroniskt. En e-legitimation kan jämföras med en vanlig id-handling, t.ex. id-kort eller körkort. Med en e-legitimation kan du på ett säkert sätt legitimera dig och skriva under uppgifter på Internet. På under menyn E-tjänster hittar du allt du behöver för att lämna elektronisk skattedeklaration, ansökningsblanketter, villkor och en demoversion som visar hur det går till. I januari 2008 införs nya regler rörande momsperioder. Enligt de nya reglerna ska mindre företag redovisa moms 4 gånger om året medan arbetsgivaravgifter ska redovisas som vanligt. Detta innebär att det kommer att bli nödvändigt att redovisa moms och arbetsgivaravgifter på separata rapporter. Programmet har fullt stöd för de nya bestämmelserna. För att läsa mer om de nya reglerna kring momsrapportering samt vilka företag som berörs av ändringen, gå till ESKD ger dig möjlighet att elektroniskt föra över din deklaration av moms och arbetsgivaravgift till skattemyndigheten. När du skriver ut en momsrapport från programmet skapas en textfil som du kan ladda upp till skattemyndigheten. Överföringen görs på välj logga in direkt "skattedeklaration". Detta förutsätter att du har en giltig e-legitimation. När du kommer in i programmet så väljer du den period som du vill deklarera. Du överför både filen för arbetsgivaravgift och moms. Arbetsgivaravgiftsfilen genereras när du skriver ut rapporten Skattedeklaration - arbetsgivaravgift fr.o.m 2008 (denna är anpassad efter de nya reglerna för momsperiodisering, se mer information nedan). Programmet kontrollerar att uppgifterna är rätt och överföringen bekräftas med e-legitimation. För att få ut dessa filer, en för moms och en för arbetsgivaravgifter, finns det två olika alternativa sätt. Alternativ A används då du vill stänga redovisningsperioder och på så sätt få momsen omförd automatiskt i huvudboken. Alternativ B används om du inte vill stänga och därmed låsa en redovisningsperiod för vidare registrering. Obs! Hur många momsperioder som ditt företag ska förhålla sig till är beroende av hur mycket företaget omsätter eller om du har ansökt om en annan momsredovisningsperiodisering än den som är standard. Läs mer om momsperioder på Skapa filer för Elektronisk Skattedeklaration: Alternativ A: 1. Gå till Visa - Redovisning - Stäng Redovisningsperiod. Dialogrutan för Periodavslutning visas. 2. Välj period som ska avslutas, det vill säga den period som du ska göra momsredovisning för. Observera att om du redovisar moms kvartalsvis skapas en momsfil endast då du stänger en fullständig momsperiod (var tredje månad). 3. Klicka Nästa. 4. Kontrollera momsrapporten. 5. Klicka OK. 6. Filen lagras i klientmappen under en katalog som heter Vat, denna hittas som standard (om ditt företag har nummer 001) under: C:\Documents and Settings\All Users\Public Mamut\Mamut\Data\Client\000\KKK*\Vat\moms_2008XX**.eskd Filen har nu skapats. Filen skickas sedan in till Skattemyndigheten, se separat avsnitt för detta. 141

151 REDOVISNING Observera att arbetsgivaravgiften ska redovisas som vanligt. Gå till Visa - Redovisning - Rapporter - Redovisning. Skriv ut filen Skattedeklaration arbetsgivaravgifter fr.o.m 2008 till Skrivare. Filen exporteras till C:\Documents and Settings\All Users\Public Mamut\Mamut\Data\Client\000\CCC*\Vat\ag_2008XX**.eskd * CCC: I ditt redovisningssystem ersätts förkortningen "KKK" med företagsdatabasnumret (klientnumret), exempelvis 001, 002, 003, och så vidare. **XX: När du har skapat filen ersätts "XX" i filnamnet "moms_2008xx.eskd" med redovisningsperiodens nummer. Alternativ B: 1. Gå till Visa - Redovisning - Rapporter - Redovisning. 2. Välj Skattedeklaration >= Välj under Skicka till att skriva ut till Skrivare. 4. Kontrollera momsrapporten. 5. Klicka OK. 6. Filen sparas här: C:\Documents and Settings\All Users\Public Mamut\Mamut\Data\Client\000\CCC*\Vat\moms_2008XX**.eskd Filen har nu skapats. Filen skickas sedan in till Skattemyndigheten, se separat avsnitt för detta. * CCC: I ditt redovisningssystem ersätts förkortningen "KKK" med företagsdatabasnumret (klientnumret), exempelvis 001, 002, 003, och så vidare. **XX: När du har skapat filen ersätts "XX" i filnamnet "moms_2008xx.eskd" med redovisningsperiodens nummer. Vid allmänna frågor, t. ex. om vilka regler som gäller eller vilken blankett du ska använda eller om du har tekniska problem eller har frågor som rör webbplatsen, kan du vända dig till Skatteverkets Servicejour. Du kan använda dig av ett frågeformulär för att skicka e-post till Servicejouren. Frågeformuläret ligger på Skatteverket hemsida under elektronisk skattedeklaration. 142

152 ELEKTRONISK SKATTEDEKLARATION Skicka deklarationsfiler till Skatteverket Företag som har en e-legitimation kan lämna skattedeklarationen elektroniskt. Så här skickar du filer till Skatteverket: 1. Logga in dig på på sidan för Elektronisk Skattedeklaration eskd. 2. Välj vilket företag som du vill lämna momsdeklaration för. (Om du är behörig för flera företag) 3. Välj period att deklarera. 4. Klicka på Hämta fil. 5. Klicka på Bläddra eller skriv in sökvägen direkt. Skriv då in sökvägen: C:\Program Files\Mamut\Data\Client\000\001\VAT. 6. Bläddra fram katalogen där filen är sparad. Markera filen för den period du vill redovisa och klicka på Öppna. 7. Välj Hämta in uppgifterna från filen. Uppgifterna hämtas nu in på momsdeklarationen. Du kan kontrollera och eventuellt ändra eller lägga till uppgifter. 8. När du ska skicka filen får du upp en dialogruta där du ska ange ditt lösenord. När du godkänt uppgifterna och signerat dem skickas de in till Skatteverket. Du får ett kvitto på skärmen med ett unikt kontrollnummer. Detta bör du skriva ut och spara kontrollnumret. Om du inte får kvitto innebär det att skatteverket inte har mottagit din deklaration. Prova då att skicka den igen eller fyll i en pappersdeklaration. 143

153 REDOVISNING REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR På fliken Redovisningsinställningar får du tillgång till alla redovisningsrelaterade inställningar som gäller för den aktiva företagsdatabasen samt flera inställningar för överföring av redovisningsdata från andra moduler. Räkenskapsår och Aktuell period kan ändras efter behov. Dessa påverkar bland annat verifikat som bokförs i verifikatregistreringsmodulen. Obs! Om du har valt att Datum styr perioden i användarinställningarna för verifikatregistreringen, upphäver dessa inställningar aktuell period och räkenskapsår i redovisningsinställningarna. Räkenskapsårets början kan justeras om du har brutet räkenskapsår. Du kan då välja en annan månad än januari. I Sverige är det vanligast att låta räkenskapsåret följa kalenderåret. Antal momsperioder: Hur många momsperioder som ditt företag ska förhålla sig till är beroende av hur mycket företaget omsätter eller om du har ansökt om en annan momsredovisningsperiodisering än den som är standard. Läs mer om momsperioder på Obs! Om du t. ex. vill ändra momsrapporteringen från 12 till 4 perioder efter att du har tagit systemet i bruk måste du göra ändringen innan du har stängt den första perioden. Detta gör du genom att välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter klicka på Redigera i verktygsmenyn. I fönstret som visas väljer du antal momsperioder i rullgardinsmenyn. Du kan även anpassa redovisningsmodulen genom användarinställningarna för huvudbok samt användarinställningarna för verifikatregistrering. Dessa beskrivs i avsnitten om huvudboken och verifikatregistreringsmodulen ovan. Flikarna Huvudsakliga innehållet i Redovisningsinställningar finns under flikarna. Här finns stora anpassningsmöjligheter för användaren samt översikt över nästan alla konton och verifikattyper som samtliga moduler i systemet använder. 144

154 REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR Fliken Perioder Här kan du se vilka perioder och momsperioder som är avslutade i redovisningen, när de blev avslutade och vem som gjorde det. Genom att dubbelklicka på någon av perioderna i listan kan du i fönstret Redigera anpassa dina momsperioder och år efter dina inställningar. Modulinställningar In-/Utbetalning När du registrerar en betalning i Reskontra, Kontaktregistret eller vid Verifikatsregistrering kan du välja vilken betalningsform som ska användas. Detta styr verifikationstyp och konto som verifikatet registreras med. Så här skapar/ändrar du betalningsform: 1. Klicka Ny för att skapa en alternativ betalningsform. 2. Välj önskat alternativ i de två spalterna Konto och Verifikationstyp. Det är inget som hindrar att du registrerar flera konton mot samma verifikationstyp. Alla konton som registreras här föreslås som alternativ vid registrering av betalningen. Ändringarna i betalningsform är nu utförda. Redovisningsinställningar: Valuta Alla verifikat som bokförs med valuta omräknas till SEK eller den valuta du har angivit som standard för din företagsdatabas. Valutaregistret uppdateras manuellt och du får en varning efter ett visst antal dagar om du måste uppdatera valutan. Antal dagar innan påminnelse om förändrad valutakurs anger hur många dagar en valutakurs ska gälla innan du måste kontrollera och eventuellt uppdatera den mot faktisk valuta. 145

155 REDOVISNING Som standard kommer alla motkonton att bokföras direkt i den valuta du har angivit som standard för din företagsdatabas. Väljer du att Kopiera valutakod till motkonto kommer alla verifikatsrader i verifikatet att visas i samma valuta som den första verifikatsraden du bokför. Redovisningsinställningar: Kontoplan En kontoplan är ett register som innehåller alla konton som verksamheten använder i sin bokföring. Programmet föreslår en standardiserad kontoplan, men du har möjlighet att välja en av de specialanpassade, förhandsdefinierade kontoplanerna. Kontoplanen som du väljer installeras när du skapar en ny företagsdatabas. Inställningarna för kontoplanen beskrivs i avsnittet "Kontoplan" ovan. Inställningar för Intrastat Vissa företag med omfattande EU-handel är skyldiga att redovisa Intrastat på alla varutransaktioner (Införsel och utförsel) inom EU. Du kan skriva ut underlag för Intrastat och sedan fylla i blanketten som ska redovisas till Statistiska centralbyrån. I detta fönster kan du göra följande inställningar: Intrastatredovisning: Du måste välja vilken typ du ska redovisa i rullgardinsmenyn för att ha tillgång att registrera intrastatinformation: Införsel, Utförsel eller Införsel och utförsel. Om du till exempel både gör inköp och fakturerar inom EU, välj både Införsel och Utförsel. 146

156 REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR Verifikatsregistrering: Kryssar du i rutan har du möjlighet att registrera intrastatinformation direkt via verifikatsregistreringen för verifikat som har momskod för EU-handel. Alla produkter som ingår i EU-handel måste ha en Intrastatkod, mer information om varukoder finns på SCB:s hemsidor Du kan registrera Intrastatkoder i produktregistret under fliken Diverse eller direkt i Intrastatregistrering. Det finns också olika transaktionstyper i Grundinställningar som man kan välja vid registrering av Intrastat. Redovisningsinställningar: Kostnadsbärare I fönstret Kostnadsbärare kan du skapa kostnadsbärare som tillhör en ny, egendefinierad kostnadsbärargrupp. Egendefinierade kostnadsbärare kan användas vid verifikatregistrering i verifikatregistreringsmodulen i tillägg till kostnadsbärarna Avdelning och Projekt som finns som standard i programmet. I användarinställningarna för verifikatregistrering kan du välja att din egendefinierade kostnadsbärare ska visas i en egen kolumn i verifikatregistreringsfönstret. Andra exempel på kostnadsbärare kan vara kampanj, produkt, anställd, reklamationer, emballage och transportskador. Obs! Funktionaliteten för att skapa en extra kostnadsbärare finns bara tillgänglig i Mamut Enterprise E5. En särskild tilläggsprodukt kan ge dig tillgång till ytterligare tre egendefinierade kostnadsbärare. 147

157 REDOVISNING Till höger om rullgardinsmenyn Välj register kan du klicka Redigera för att ändra namn på en kostnadsbärargrupp. En kostnadsbärargrupp kan innehålla så många kostnadsbärare som du har användning för. Klicka på Ny för att skapa en ny kostnadsbärare i kostnadsbärargruppen som du valde i rullgardinsmenyn ovan. Redigera ger dig möjlighet att redigera namnet på den markerade kostnadsbäraren. Klicka på Radera för att radera alla kostnadsbärare. Obs! Extra kostnadsbärare är bara tillgängliga vid registrering i verifikatregistreringsmodulen. Verifikat som registreras via andra moduler kan inte registreras mot de extra kostnadsbärarna. Tips! Du kan redigera information om kostnadsbärarna på samma sätt som projekt och avdelning i verifikat som har bokförts till huvudboken. Redovisningsinställningar Systemkonton Systemet kräver en del konton med särskilda egenskaper. Flera av modulerna i programmet bokför automatiskt verifikat i redovisningens huvudbok. Systemkonton styr vilka konton som används vid sådana bokningar. Programmet levereras med systemkonton som är anpassade till kontoplanen. Du kan anpassa dessa i redovisningsinställningarna. Läs mer om Systemkonton under "Redovisningsinställningar" nedan. Andra inställningar som styr automatiskt skapade poster: Standard verifikattyp för automatiska noteringar. Registrering av betalning vid returfil från Automatisk utbetalning. Konto och verifikattyp för registrering av In-/Utbetalning. 148

158 REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR Verifikattypinställningar och nummerserier I redovisningsmodulen finns olika Verifikationstyper. Allt som bokförs i huvudboken måste placeras inom en av dessa verifikationstyper, eller en verifikationstyp som du har skapat själv. Detta ger bra ordning i redovisningen, både vid registreringen och för senare analyser. Alla inställningar för dessa verifikationstyper anges i detta fönster. Genom inställningarna för varje verifikationstyp kan du ange olika funktioner för verifikationstypen, samt ange krav eller begränsningar för användandet av verifikationstypen. Skapa nya verifikationstyper: För att enklare att kunna skilja dem från varandra i huvudboken används koder för de olika verifikationstyperna (här kallade Verifikatsnr. Initial, till exempel UF för Utgående fakturor). 1. Klicka på Ny för att skapa en helt ny verifikationstyp. 2. Ange Verifikatsnr. start och Namn för verifikatsregistrering och visning i huvudbok. 3. Ange eventuella inställningar för verifikationstypen, som beskrivs nedan. 149

159 REDOVISNING Redigera inställningar för verifikatstyper: 1. Välj en av verifikationstyperna i listan och klicka Redigera. 2. På fliken Funktion kan du ange om verifikationstypen är: Betalningsverifikationstyp eller Kreditnotaverifikationstyp (verifikationstypen kan då användas vid betalning i förhållande till dina kunder och leverantörer, vid in-, utbetalning eller kreditering av tidigare registrerade fakturor); eller Visa inte i verifikatsregistrering (som kan anges för verifikationstyper du bara vill ska användas vid automatiska noteringar). 3. På fliken Krävs för verifikation anger du de krav som måste uppfyllas för att verifikatet ska kunna överföras till Huvudboken. Välj här om verifikatet ska innehålla Huvudbokskonto som är kundreskontrakonto om du kräver att verifikatet bara ska användas vid noteringar mot kunder. Du kan även välja om verifikatet måste innehålla Huvudbokskonto som är leverantörsreskontrakonto om du kräver att verifikatet bara ska användas vid noteringar mot leverantörer. Du kan också klicka Ny för att skapa Konton som måste existera på verifikat registrerade med denna verifikationstypen Under fliken Begränsningar för verifikation anger du de begränsningar som måste uppfyllas för att verifikatet ska kunna överföras till huvudboken. Här kan du exempelvis välja om verifikatet

160 REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR inte kan innehålla Huvudbokskonto som är kundreskontrakonto, om du inte vill att verifikatet ska användas vid noteringar mot kunder. Du kan även välja om verifikatet inte kan innehålla Huvudbokskonto som är leverantörsreskontrakonto - om du inte vill att verifikatet ska användas vid noteringar mot leverantörer. Du kan även välja om ett verifikat registrerat med verifikationstyper inte ska användas mot Bank/Post/Kassa-konton alternativt mot Flera olika Bank/Post/Kassa-konton samtidigt. Klicka Ny över listan till höger och ange vilka konton som det inte är tillåtet att använda under verifikationstypen. Om detta gäller de flesta konton kan du hellre lägga upp de konton som är tillåtet att välja under Lista över konton som är tillåtna. Inställningarna för verifikatstyper har nu utförts. Kontouppställning I detta fönster kan du justera vilka Grupper (hämtat från uppställningen av kontoplanen) som ska representera varje Beskrivning (från nyckeltalsrapporten). På så vis kan du justera nyckeltalsrapporten till din egen kontouppställning. Klicka i spalten Grupp för resultatbeskrivningen du vill ändra. Välj den önskade grupperingen från kontouppställningen som visas i rullgardinsmenyn. Förtecken i rapporter i huvudboken Vanligtvis rapporteras intäkter i redovisningen som negativa tal (kredit) i och med att de balanseras mot motsvarande ökning i Tillgångar, som ska rapporteras som positiva tal (debet). I detta fönster kan du ändra på hur rapporterna ska visa dessa tal, till exempel om du inte vill att dina intäkter ska visas med negativa tal. Välj Visa - Inställningar - Redovisning - fliken Redovisningsinställningar och klicka på Rapporter. 151

161 REDOVISNING Välj Visa negativa tal med parenteser om du inte vill visa minustecken i resultat- och balansrapporter. Valet Intäkter visas med positivt förtecken och kostnader med negativt förtecken visar debetsaldon som negativa tal och kreditsaldon som positiva i redovisningen. Om du kombinerar detta val med valet ovan visas kostnader i parenteser. Genom att välja Byt förtecken i fältet nedan kan du ändra visningen av varje Grupp i balansrapporterna. Standardanpassning Enligt nya regler för 2008 anpassas SRU-kodsystemet för de olika företagsformerna. I rullgardinsmenyn SRU väljer du vilken SRU-koduppsättning som du vill använda. Om du vill använda din gamla SRU-kodsuppställning, väljer du Egendefinierade SRU. Momsregister Under inställningarna för Momsregister hittar du en översikt över alla momskoder som är tillgängliga i programmet. Ny: Du kan inte skapa egna momskoder, bara redigera de befintliga koderna. Redigera: Här ändrar du befintliga momskoder. Radera: Du kan inte radera momskoder. Urval av/på: Inaktiv. Urvalsinställningar: Inaktiv. Skriv ut: Skriver ut alla momskoder i registret. 152

162 REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR Omvänd skattskyldighet Från 2007 ska en ny skattedeklaration användas. För mer detaljerad information om den nya skattedeklarationen, gå till Skatteverkets webbplats: Vad innebär omvänd skattskyldighet? Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska redovisa och betala momsen. Syftet med omvänd skattskyldighet är att förhindra att en köpare gör olovliga avdrag för moms som inte betalas av säljaren. Du ska tillämpa omvänd skattskyldighet när du säljer tjänster som omfattas av förslaget till någon som i sin tur säljer sådana tjänster. För mer information om vem som ska tillämpa omvänd skattskyldighet, vilka tjänster som berörs, avdrags- och återbetalningsrätt, när reglerna träder i kraft samt övergångsbestämmelser, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats. Omvänd skattskyldighet i programmet Du måste använda rätt momsbehandling för att få automatik i redovisningen. I programmet finns momskoder som överensstämmer med de nya reglerna för omvänd skattskyldighet. Momskoderna hittar du under Visa - Inställningar - Redovisning - Redovisningsinställningar - Anpassning och underhåll av momssatser. Obs! Var uppmärksam på att använda rätt momskoder när du fakturerar och bokför med omvänd skattskyldighet. Momsrapporten/skattedeklarationen i programmet stöder deklarering enligt reglerna för omvänd skattskyldighet, förutsatt att du har använt rätt momskoder i din bokföring. Deklarationen kan du ta ut genom Rapportmodulen, där du kan välja Skattedeklaration - momsrapport som är anpassad efter det nya regelverket. Tips! Programmet kan skapa XML-filer som kan användas för Elektronisk skattedeklaration via Internet. Enklaste sättet att arbeta med omvänd skattskyldighet är att upprätta specifika produkter som du använder dig av vid försäljning som faller inom ramarna för omvänd skattskyldighet. 153

163 REDOVISNING Så här gör du för att skapa nya produkter: 1. Gå via Visa - Produkt - Produktregister. 2. Klicka på knappen Ny. 3. Välj vilket produktnummer den nya produkten ska ha och namnge produkten. 4. I rullgardinsmenyn för Utgående moms väljer du Försäljning när köparen är skattskyldig i Sverige (41). 5. Gör övriga inställningar du önskar på produkten. 6. Spara inställningarna. Du kan nu använda de nya produkterna när du ska fakturera en kund med omvänd skattskyldighet. Tips! Du kan även upprätta ett eget försäljningskonto med en momshantering som behandlar omvänd skattskyldighet. Försäljningskontot kan sedan användas på specifika produkter. När du ska fakturera en kund där omvänd skattskyldighet gäller använder du dessa produkter. Redovisningsinställningar: Reskontra Reskontrainställningarna är en del av redovisningsinställningarna som du hittar genom att klicka Visa - Inställningar - Redovisning - Reskontra. I programmet har du flera möjligheter att förenkla rutinerna för uppföljning av både inbetalningar och utbetalningar. För att anpassa programmet till ditt företag markerar du de funktioner som du vill använda och gör inställningarna för valda moduler. Du kan läsa mer om betalningsuppföljning och inställningar i avsnittet "Betalningsuppföljning" ovan. 154 Företaget skickar betalningspåminnelser till sina kunder: Här ställer du in hur många betalningspåminnelser som kunden ska få innan inkassokrav skickas, hur lång betalningsfristen ska vara på betalningspåminnelserna m.m. Företaget skickar inkassolistor, eller exporterar till en inkassoföretag: Här ställer du in hur många dagar det ska gå innan inkasso föreslås, beloppsgränser, filformat och information om den inkassoföretag som används.

164 REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR Företaget exporterar fakturor till factoringföretag: Här görs inställningarna för export av factoringfiler, kontonummer, information om factoringföretaget m.m. Företaget skickar räntefakturor till kunder som betalar efter förfallodatum: Här sätter du räntesats, beloppsgräns, betalningsfrist, utskriftsmallar och fasta texter till både nationella och internationella kunder. Företaget importerar OCR-filer från banken: Här specificeras katalogen för OCR-filer, filformat, bokföringsmetod, huvudbokskonto och verifikation vid import av OCR-filer. Företaget använder sig av elektronisk utbetalning: Här görs grundinställningar för utbetalningar och utbetalningsformat. Reskontrainställningarna beskrivs i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal", i kapitlet "Redovisning" i avsnittet "Betalningsuppföljning". 155

165 REDOVISNING BANK Bankavstämning Med hjälp av Bankavstämning kan du kontrollera att kontoutdragen från banken stämmer med det som du har bokfört i din redovisning. Du kan stämma beloppen mot varandra och markera alla poster som återfinns på kontoutdraget. Funktionen hjälper dig att hitta posterna i huvudboken så att du kan kryssa av dessa. Systemet kommer också att räkna ut och stämma av Avstämt belopp med Utgående balans på kontoutdraget, efterhand som du stämmer av posterna. Innan du kan börja använda modulen bankavstämning måste du ange vilka konton i kontoplanen som du vill stämma av. Obs! Inga poster med verifikationstyp Ingående saldo (IS) visas i listan, men dessa är med och skapar underlag för Utgående saldo från föregående kontoutskrift tillsammans med föregående perioders avstämda poster. När du startar en bankavstämning får du upp en lista på tidigare avstämningar. I rullgardinsmenyn till höger kan du välja konto från kontoplanen. Du kan också ange urval för att leta upp tidigare avstämningar. Bankavstämningen kan godkännas även om inte beloppet är lika med 0. Du kan bara ha en ejavstämd (öppen) avstämning per konto, systemet kontrollerar detta. Om du försöker skapa en ny avstämning på ett konto där det redan ligger en öppen avstämning, kommer du att få en varning om det. Var uppmärksam på att du inte kan redigera eller radera en avstämning som redan är godkänd. Om du upptäcker att du har gjort fel efter det att du har godkänt en avstämning, bör du därför skapa en ny avstämning som korrigerar den ursprungliga. 156

166 BANK Så här gör du ett konto tillgängligt för bankavstämning: 1. Välj Visa, peka på Redovisning och klicka på Kontoplan. 2. Klicka på Lista. 3. Markera kontot du vill stämma av (t.ex. konto 1940) och klicka OK. 4. Välj fliken Avancerat och markera Bankavstämning. Kontot kan nu väljas i bankavstämningen. Hur använder jag bankavstämning? Så här stämmer du av ett konto: 1. Välj Visa, peka på Redovisning och klicka på Bankavstämning. 2. Klicka på Ny. 3. Välj det konto du vill stämma av i rullgardinsmenyn. 4. Skriv in Utgående saldo i fältet under Aktiv kontoutskrift. Saldot hittar du på kontoutdraget från banken. Datumet bör vara datum för utgående saldo. I fältet Referens anger du referensen/ansvarig för kontoutdraget. 157

167 REDOVISNING Fälten under föregående kontoutskrift fylls i med information från systemet. Detta fält kommer att vara blankt om det är första gången du gör en bankavstämning, men verifikat med verifikationstyp Ingående saldo (IS) kommer att utgöra grunden till Utgående saldo från föregående kontoutskrift. 5. För att hämta de ej avstämda transaktionerna klickar du på Ny i den nedre delen av fönstret. I det nya fönstret som kommer upp kan du markera varje transaktion efterhand som du stämmer av dem mot kontoutdraget. 158 Lägg märke till att det finns användbara funktioner i detta fönster. Som i de flesta listfönster kan du klicka på kolumnrubrikerna för att sortera listan. Du kan välja Markera alla eller

168 BANK Markera ingen. Avstämningen kan du skriva ut. Du kan också klicka på trekanten vid sidan om skrivarikonen för att exportera hela listan till Microsoft Excel. 6. Klicka OK när du har markerat posterna som du vill stämma av. Om du inte stämmer av alla posterna i fönstret på samma gång kan du klicka på OK. Posterna du har stämt av lagras som avstämda och du kan vid ett senare tillfälle gå tillbaka och stämma av de övriga posterna. Obs! Om du har gjort fel kan du radera posten genom att klicka på Radera. Du måste då stämma av posten på nytt. 7. Allteftersom du stämmer av poster kommer dessa att visas i listan i den nedre delen av fönstret. När Avstämt belopp stämmer överens med Ej avstämt belopp kan avstämningen godkännas. Klicka på Godkänd för att göra detta. Bankavstämningen är nu slutförd. Egendefinierade filformat för bankfiler Du kan definiera egna filformat som du sedan läser in i verifikatsregistreringen för fortsatt hantering. Detta kan vara aktuellt om du sparar kontoutskrifter från din internetbank som Excelfiler och du vill importera filerna för att slippa registrera all transaktioner manuellt. Innan du kan läsa in filer måste du definiera dina egna filformat. Detta gör du i guiden genom att klicka på sökknappen till höger om filtyp och därefter klicka på Ny. Ge filformatet ett Namn och markera vilken Filtyp som ska importeras. Vidare måste du ange inställningar för det filformat du vill kunna importera. Funktion Ta bort oönskade tecken: Det kan finnas tecken i importfilen som du inte vill importera. Det vanligaste exemplet på detta är tecknet ". Text eller beskrivningar i filen skrivs ofta som "xxxxxx". Genom att skriva " i fältet så tas tecknet bort vid import. Ignorera antal startrader: Om det finns rader överst i filen som du inte vill importera, kan du skriva in hur många rader som ska tas bort. Detta kan till exempel vara aktuellt om översta raden är en rubrik. Alle belopp ska delas på: Som standard står det 1 i fältet, men detta kan ändras. Det kan vara aktuellt att ändra om summorna i en fil visas utan decimaltecken, dvs. 100,00 skrivs som Du kan då välja att dela på 100. Sep.tecken: I teckenseparerade filer kan du bestämma om tecknet ska vara Tabulator, Noll eller så kan du välja att Anpassa tecken. 159

169 REDOVISNING Kolumnanpassning Under kolumnanpassning anger du kolumnnumret på kolumnerna i filen som du vill importera. Du kan ange kolumnnummer genom att använda filtyperna Teckenseparerad fil och MS Excel. Exempel på kolumnnummer i Excel är kolumn A = 1, B = 2, C = 3 osv. För filtyper med Fast kolumnbredd måste du ange positionen för startkolumnen i "Från" och slutkolumnen i "Till". Obs! Fälten som visas styrs av vilket filformat du har valt. Alla fält är inte tillgängliga för alla filtyper. Inläsning av egendefinierade bankfiler Med hjälp av en guide kan du definiera egna bankformat som du sedan läser i verifikatregistret för vidare hantering. Detta är aktuellt om du får kontoutskrifter på filer från banken eller om du till exempel exporterar kontoutskrifter från din internetbank till Excel. Import av bankfiler förenklar verifikatsregistreringen och du slipper registrera alla transaktioner manuellt. Obs! Första gången du läser in egendefinierade bankfiler, måste du koppla var enskild transaktion mot önskat huvudbokskonto, kundreskontra eller leverantörsreskontra. Nästa gång du läser in bankfiler föreslår systemet automatiskt konto och/eller reskontra baserat på de val du gjorde förra gången du importerade. Du har möjlighet att ändra det föreslagna valet för var post i bankfilen. Innan du kan importera bankfiler måste du definiera dina egna format. Det gör du i guiden genom att klicka på knappen Sök till höger om rullgardinsmenyn för filtyp. 160

170 BANK Så här gör du för att läsa in bankfiler: 1. Välj Visa - Redovisning - Inläsning av egendefinierade bankfiler. 2. Välj Filtyp i rullgardinsmenyn för detta. 3. Klicka på sökknappen och hämta filen du ska importera. 4. Klicka på Nästa. 5. Välj aktuellt Bank-/Post-/Kassakonto. 6. Välj önskat Observationskonto. Kontot kommer att föreslås för poster där systemet inte hittar ett konto/reskontra att länka till utifrån dina tidigare inläsningar. Detta kan däremot ändras senare i guiden för var enskild post. 7. Klicka på Close Preview när du har kontrollerat förhandsvisningen av rapporten Inläsning av bankfil. 8. Markera eventuellt poster som du vill ändra konto för och klicka på Redigera. 9. Klicka på Nästa när du har gjort eventuella ändringar. 10. Kontrollera åter rapporten Inläsning av bankfil efter eventuella ändringar. 11. Klicka på Close Preview för att stänga förhandsvisningen. 12. Klicka på Slutför för att godkänna och föra över verifikaten till Verifikatsregistrering. 13. Skriv ut rapporten med översikt på de verifikat som skapats och stäng därefter förhandsvisningen. Bankfilerna är nu inlästa. För att bokföra de verifikat som du har läst in måste du öppna Verifikatsregistreringen och klicka på Överför till huvudbok. Tips! Får du problem med att importera egendefinierade bankfiler, kan du kontrollera följande: - Kolla så att datumformatet du har definierat stämmer överens med datumformatet i filen som ska läsas in. - Kolla så att filen från banken är i Excelformat. (.xls eller.csv) - Formatera datumkolumnen i Excel till ett datumformat som börjar med * (T.ex. *071231) 161

171 REDOVISNING VALIDIS Bakgrund Validis är en webbaserad redovisningstjänst som är utformad för små och mellanstora företag. Ordet Validis kommer från de engelska orden "Validate" (bekräfta) och "Discover" (upptäcka) och programmet inriktar sig på att analysera och identifiera data som är ofullständiga, felaktiga och inkonsekventa. Programmet identifierar därmed felaktig bokföring, felskrivningar, möjliga redovisningskonflikter, felaktig användning av momssatser med mera. Det är viktigt att komma ihåg att Validis aldrig ändrar redovisningsdata; programmet rapporterar bara poster som har identifierats som potentiella felaktigheter. Tjänsten som Validis erbjuder har utvecklats av Future Route, ett teknologiföretag som är baserat i London. Tjänsten har tills nu bara varit tillgänglig i England, men från och med 2008 kommer den att finnas tillgänglig på den europeiska marknaden via partnerskapet med Mamut. En standardversion av Validis är tillgänglig i programversioner med redovisningsfunktionalitet, med möjlighet att uppgradera till större versioner. Validis är tillgänglig genom Mamut Online Desktop. Innan du kan börja arbeta med Validis måste du skapa ett Mamut Online Desktop-konto. Hjälp till Validis finns integrerad i Mamut Online Desktop. Kom igång med Validis Innan du börjar Innan du börjar arbeta med Validis måste du skapa ett Mamut Online Desktop-konto. Detta är ett viktigt steg efter som det är Mamut Online Desktop som synkroniserar dina data mellan Mamut Business Software och Validis. Läs mer om att skapa ett Mamut Online Desktop-konto i avsnittet om att komma igång med Mamut Online Desktop. I Mamut Business Software, via fokusområdet Mamut Online Desktop kan du länkas direkt till Validis. På Mamut Online Desktop finns ett Validisområde som är tillgängligt för Mamut Business Software-kunder. Behörighetsrättigheter är beroende av din licens. Arbetsområdet Validis är utgångspunkten och kan öppnas på olika sätt. Så här kommer du igång: Alternativ 1: Det första alternativet är att logga in direkt genom Mamut Online Desktop-webbläsaren på 1. Logga in på ditt Mamut Online Desktop-konto via webbläsaren. 2.. Klicka på Arbetsområden på verktygsraden i Mamut Online Desktop. Klicka sedan Mamut Validis. Du skickas nu till arbetsområdet. 3. Klicka på Ladda upp för att ladda upp dina data. 4. Dina data laddas upp från Mamut Business Software till arbetsområdet i Validis. Dina data från Mamut Business Software har nu synkroniserats med Validis. 162

172 VALIDIS Alternativ 2: Det andra alternativet är via fokusområdet Mamut Online Desktop i Mamut Business Software. 1. Se till så att du har registrerat ditt Mamut Online Desktop-konto. Om du inte har registrerat kontot måste du göra det innan du går vidare. 2. Klicka på fokusområdet Mamut Online Desktop. 3. Logga in med Mamut Online Desktop-inloggningsuppgifterna. Du överförs nu direkt till Mamut Online Desktop-webbläsaren. 4.. Klicka på Arbetsområden på verktygsraden i Mamut Online Desktop. Klicka sedan Mamut Validis. Du skickas nu till arbetsområdet. 5. Klicka Ladda upp för att börja uppladdningsprocessen. Dina data har nu laddats upp från from Mamut Business Software till Validis-arbetsområdet. Obs! När uppladdningsprocessen är slutförd skapar Mamut Online Desktop automatiskt din Validis-profil. Läs mer om din Validis-profil i avsnittet om profiler nedan. 163

173 REDOVISNING INTRASTAT Intrastat är statistiken som beskriver Sveriges varuhandel med andra EU-länder. I Sverige ansvarar Statistiska centralbyrån (SCB) för Intrastatsystemet. Företag som bedriver EU-handel över ett visst belopp är skyldiga att lämna detaljerade uppgifter om importerade och exporterade varor till SCB. Det är därför viktigt att alla produkter som hanteras inom EU har en Intrastatkod. Dessa koder finns tillgängliga för sökningar på SCB:s hemsidor: Det är också viktigt att uppmärksamma att även om Intrastatrapportering är lagstiftad i alla EU-länder kan systemets praktiska tillämpning skilja sig från land till land. Svenska företag som inom EU importerar eller exporterar varor över ett visst belopp är rapporteringsskyldiga. Uppgiftspliktigheten är baserad på företagets skattedeklaration och träder i kraft från och med den månad som gränsvärdet överskrids. Mer information om regler och aktuella belopp finns på Statistiska centralbyråns hemsidor. Intrastatrapporteringen omfattar inte EU-handel med tjänster. Intrastatregistrering Det finns två sätt att komma till registreringsfönstret Intrastatregistrering: antingen via verifikatregistrering eller direkt i detta fönster via menyn Visa - Redovisning - Intrastat. Fakturor som bokförs automatiskt måste registreras manuellt i detta fönster. Viktigt är att du först aktiverar funktionen i inställningar för Intrastat. Från samma fönster tar du också ut en Intrastatrapport. Rapporten använder du som underlag för att fylla i de nödvändiga blanketterna från myndigheterna. I rullgardinsmenyn Status ser du de val som du gjort i inställningar för Intrastat, Införsel, Utförsel eller båda. Var noga med att välja rätt status innan du registrerar transaktioner. Du kan också välja År och Månad. Har du valt att automatiskt registrera information i verifikatregistrering visas även dessa transaktioner i den aktuella månaden här. 164

174 INTRASTAT Så här registrerar du en Intrastattransaktion: 1. Klicka Ny. 2. Välj Status och Intrastatdatum. Datumet styr i vilken månad transaktionen registreras i. 3. Klicka Ny. 4. Skriv in Intrastatkod. 5. Om du inte redan har registrerat intrastatkoden i produktregistret har du möjlighet att registrera varukoden här. Välj i lista för att välja vilken produkt i produktregistret som intrastatkoden avser. 6. Välj Land, Transaktionstyp och övrig information. 7. Klicka OK. När du har registrerat alla transaktioner kan du skriva ut en Intrastatrapport. Importera redovisning till Intrastatrapporten Du kan välja att importera verifikat till Intrastatrapporten från andra moduler genom att välja Visa - Redovisning - Intrastat och sedan klicka på knappen Import. I fönstret som öppnas väljer du vilket räkenskapsår samt vilka perioder som ska importeras och klickar därefter Nästa. 165

175 REDOVISNING Du kan därefter markera vilka verifikatrader som du vill inkludera i Intrastatrapporten. Med den importerade redovisningsinformationen som underlag skapas verifikat automatiskt i Intrastatregistreringsfönstret. Obs! Om du vill importera redovisningsdata rörande export av varor till andra EU-länder måste du se till att de exporterade produkterna har registrerats med en Intrastatkod. Intrastatkod anger du i Produktregistret, på fliken Diverse. Intrastatrapportering Utöver pappersblanketter kan Intrastatrapporter även skickas elektroniskt till Statistiska centralbyrån (SCB). Detta görs via gratisprogrammet IDEP/CN8 som kan laddas ned från SCB:s hemsidor. IDEP/CN8 När programmet är nedladdat och installerat kan du registrera din Intrastatdata - programmet sköter uppgiftsvalideringen automatiskt. IDEP/CN8 innehåller dessutom plocklistor samt alla officiella varukoder (annoterade) som också är sökbara. Rapporterna överförs automatiskt till SCB via programmet. Filen skapas, krypteras och skickas via ditt eget e-postsystem. När filen har tagits emot av SCB skickas ett kvitto automatiskt. För mer information om Intrastatrapportering via pappersblankett och/eller IDEP/CN8 samt aktuella tidsfrister, gå till 166

176 INTRASTAT Utskrift av Intrastatrapport Så här gör du för att skriva ut en Intrastatrapport: 1. Gå till Visa - Redovisning - Intrastat. Fyll i land och övrig information i kolumnerna som behövs för att kunna redovisa intrastatinformationen. 2. Klicka Intrastat för att skriva ut rapporten. 3. Gör val för rapporten. 4. Klicka OK. Utskrift görs för den månad som visas i fönstret för intrastatregistret. När du skrivit ut en rapport i t.ex. januari, kommer nästa månad (februari) automatiskt nästa gång du ska skriva ut en rapport. Transaktionerna nollställs inte så det finns möjlighet att skriva ut rapporten flera gånger. Inställningar för Intrastat Vissa företag med omfattande EU-handel är skyldiga att redovisa Intrastat på alla varutransaktioner (Införsel och utförsel) inom EU. Du kan skriva ut underlag för Intrastat och sedan fylla i blanketten som ska redovisas till Statistiska centralbyrån. I detta fönster kan du göra följande inställningar: Intrastatredovisning: Du måste välja vilken typ du ska redovisa i rullgardinsmenyn för att ha tillgång att registrera intrastatinformation: Införsel, Utförsel eller Införsel och utförsel. Om du till exempel både gör inköp och fakturerar inom EU, välj både Införsel och Utförsel. 167

177 REDOVISNING Verifikatsregistrering: Kryssar du i rutan har du möjlighet att registrera intrastatinformation direkt via verifikatsregistreringen för verifikat som har momskod för EU-handel. Alla produkter som ingår i EU-handel måste ha en Intrastatkod, mer information om varukoder finns på SCB:s hemsidor Du kan registrera Intrastatkoder i produktregistret under fliken Diverse eller direkt i Intrastatregistrering. Det finns också olika transaktionstyper i Grundinställningar som man kan välja vid registrering av Intrastat. 168

178 Kapitel 2: Produkt I detta kapitel: OM PRODUKTMODULEN HUR SKAPAS EN NY PRODUKT? PRODUKTREGISTRET Produktlista Flikarna i Produkt Fliken Pris Fliken Rabatt Fliken Lager Fliken Leverantör Fliken Varupaket Fliken Variant Fliken Produktinformation Fliken Webbutik Fliken Inställningar Fliken Diverse Produktstatus INSTÄLLNINGAR FÖR PRODUKT Användarinställningar för produkt Företagsinställningar för produkt ORGANISERING OCH UNDERHÅLL AV PRODUKTER Ändra ett urval produkter Duplicera en produkt Kan jag ändra produktnummer? Import av produktdata Inställningar för import av produktdata Inlästa produkter TILLÄGGSAVGIFTER (MILJÖAVGIFTER) Kom igång med tilläggsskatter Hur registreras tilläggsskatt? PRODUKTVARIANTER Variantegenskaper Variantinställningar Hur skapas produktvarianter? Skapa varianter/variantlänkar av en produkt Överför lagerbehållning mellan olika varianter Varianter i webbutiken

179 PRODUKT OM PRODUKTMODULEN För ett företag med tusentals produkter, hundratals leverantörer och många lager är det viktigt att ha kontroll över alla produktaspekter: priser, leverantörer, möjliga rabatter, lagerhantering är bara några exempel. Fokusområdet Logistik ger dig en full översikt. I produktregistret registrerar du all information om företagets varor. Det effektiviserar registrering av order och inköp eftersom produktinformationen importeras från den modulen. Från produktregistret kan du kontrollera de flesta användningsområden för den enskilda produkten. 170 Användningssätt och funktioner som styrs från produktregistret Pris/Rabatt: En produkt kan ha ett eller flera skilda datumstyrda priser. Med hjälp av prisberäknings-knappen kan du sätta pris på dina produkter. Du kan ange bruttovinst i % eller faktor, ändra kostnader, inköpspriser etc. Vid en ändring så räknas försäljningspriset automatiskt om. Lagerhantering: Du kan lagerföra dina produkter om du har ett program med licens för detta ändamål. Lagermodulen innehåller funktioner för lagerbehållning, skilda lagerplatser, serienummerhantering, hållbarhetsdatum, varupartier och reservationer av produkter. Leverantör/inköp: Leverantörer har ofta egna villkor, priser och koder för sina produkter. Produktregistret har funktioner för att hålla reda på dessa villkor t.ex. flera leverantörer av samma produkt. Varupaket: Om företaget erbjuder sammansatta produkter som består av flera komponenter, kan detta definieras som ett Varupaket. Ett exempel på detta kan vara en leverantör av kontorlösningar som består av ett skrivbord, kontorstol, hurts och två bokhyllor. Denna samlade produktlösning definieras som ett Varupaket. Delarna, t.ex. skrivbordet, definieras som komponenter.

180 OM PRODUKTMODULEN Produktvarianter: Om företaget erbjuder produkter som levereras i olika utformning t.ex. olika storlekar eller färger, kan dessa registreras som varianter av en produkt. Varje variant kan ha ett eget pris, lagerhantering, produktinformation m.m. Varianter styrs av variantinställningarna. Det är dock viktigt att du specificerar inställningarna för varianter innan du börjar registrera varianter i produktregistret. När en produkt har varianter benämns den som Huvudprodukt. Du kan då inte föra transaktioner på själva huvudprodukten. E-handel: Har du licens för E-handel kan du sälja dina produkter på Internet och få alla order färdiga för vidarebehandling i försäljning och faktureringsmodulen. Webbutiken är då direkt kopplat till Produktregistret via webbplatsinställningarna. Här väljer du vilka produkter som ska säljas i din webbutik samt vilken produktinformation som ska visas. Utskrifter: Produkterna kan skrivas ut direkt från produktregistret, som till exempel produktetiketter, e-post eller fax. Du kan även välja att exportera informationen till Microsoft Office Word eller förhandsgranska den på skärm. Om du har installerat en pdf-skrivare kan produktutskrifterna också konverteras till pdf-format. Produktnamn på flera språk: En produkt som visas på utskrifter kan visas på olika språk. Andra funktioner för produkt För ett företag som säljer många produkter kan det vara väldigt tidskrävande att upprätthålla produktregistret. Ju fler fält man använder för att kontrollera användarsätten på, desto mer arbete måste man räkna med. Med hjälp av guiden för hur man ändrar ett urval produkter kan du uppdatera de flesta fält på flera produkter samtidigt. För de som lagerför produkter finns det funktionalitet för lagerinventering i Lagermodulen. Inställningar för produkt Förutom de inställningar som nämnts ovan finns det en del generella inställningar för varje enskild produkt, där man bestämmer hur produkten ska behandlas med avseende på integration, köp, sälj och lager. Det gör man under fliken Inställningar i produktmodulen. I användarinställningarna för produkt bestämmer du vad som ska visas på skärmbilderna. Där kan du även göra en del val som förenklar registreringsprocessen. I företagsinställningarna styrs användarsättet för alla användare. Här sätter du även grundinställningar som ska gälla varje gång någon skapar nya produkter. 171

181 PRODUKT HUR SKAPAS EN NY PRODUKT? Hur skapar jag en ny produkt? 1. Välj Visa - Produkt - Produktregister. 2. Klicka på Ny för att skapa en ny produkt. 3. Välj vilken typ av produkt du vill skapa. Obs! Fönstret inte visas om du tidigare har markerat att det inte ska visas. 4. Ändra produktnummer om du inte vill använda det föreslagna numret. Ändringen måste göras innan du sparar produkten. 5. Skriv in önskat produktnamn i fältet för detta. 6. Fyll i information som är relevant för produkten på flikarna i produktregistrets nedre del. 7. Klicka på Spara i Verktyg-menyn överst när du har registrerat önskad information om produkten. Produkten har nu skapats. Tips! Alla produkter numreras automatiskt i logiska nummerserier. Dessa nummer kan överstyras och kan vara alfanumeriska (innehålla både bokstäver och siffror). 172

182 PRODUKTREGISTRET PRODUKTREGISTRET Produktregistret är delat i två på samma sätt som till exempel kontaktregistret. Den övre delen är till för allmän information om själva produkten. Den nedre delen består av flikar för detaljerad information om den aktuella produkten som priser, rabatter och lager. Om det finns fält eller flikar som inte visas eller som du inte vill visa, kan du anpassa det i användarinställningarna. Du kan bestämma vilka funktioner som ska vara tillgängliga för produktregistret i Företagsinställningar. Du hittar dessutom inställningar för bland annat integrering med webbutiken. Alla produkter numreras automatisk i logiska nummerserier. Numren kan ändras och de kan även vara alfanumeriska (innehålla både bokstäver och siffror). Första gången som du öppnar produktregistret kommer du att få upp ett fönster för Anpassning av funktionalitet. Det är viktigt att du markerar för vilka funktionaliteter ditt företag använder så att produktregistret blir anpassat till företagets behov. Denna anpassning kan också göras i företagsinställningarna, som du hittar under Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Produkt. Fältbeskrivning Produktnamn: Här skriver du in ett passande produktnamn. Genom att klicka på sökknappen till höger om fältet kan du även registrera produktnamnet på andra språk, om du säljer eller köper in produkter från utländska kontakter. Leveranstid: Här registrerar du leveranstiden i dagar. Vikt: Här registreras vikten. Gram, kilo eller ton kan väljas från rullgardinsmenyn. Volym: Här registreras produktens volym. Du kan välja mellan mm3, cm3, dm3 eller m3. 173

183 PRODUKT Produktkategori: Välj produktkategori från rullgardinsmenyn. Produktkategorierna är sökbara. Du kan ta bort, ändra eller lägga till kategorier i grundinställningarna. Se nedan för mer information. Enhet: Här kan du välja önskad förpackningsenhet. Du kan ta bort, ändra eller lägga till enheter i grundinställningarna. Kvantitet per enhet: Här registrerar du kvantitet per enhet. Produktgrupp: Här väljer du vilken produktgrupp produkten ska tillhöra. Du kan ta bort, ändra eller lägga till grupper i grundinställningarna. Undergrupp: Här anger du undergrupp för produkten. Produktgrupperna kan ha upp till fyra nivåer och hur många som visas på produktkortet beror på vilka inställningar du gjort i företagsinställningarna för produkt på fliken Standardvärden. Du kan ta bort, ändra eller lägga till undergrupper i grundinställningarna. Utgående moms: Här anger du utgående momssats för produkten. Ingående moms: Här anger du ingående momssats för produkten. Redigera eller lägga till information i grundinställningarna Du kan ta bort, ändra eller lägga till önskade kategorier, enheter, grupper och undergrupper i grundinställningarna. Grundinställningarna för produkt hittar du enklast genom att högerklicka på det aktuella fältet och välja Ändra i grundinställningar. Du kan därefter välja att redigera de aktuella posterna i listan. Grundinställningarna hittar du även via Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. 174

184 PRODUKTREGISTRET Produktlista Produktlistan är en lista som visar alla eller ett urval av produkter från produktregistret. Produktlistan används för att välja vilken produkt man vill titta närmare på eller för att välja produkter som ska ingå i offerter, säljorder eller inköp. Du kan anpassa produktlistan efter dina egna behov via användarinställningarna för produkt. Hur ändrar jag sorteringen i produktlistan? Produktlistan är som standard sorterad efter produktnummer. Du kan enkelt ändra sorteringen i listan genom att klicka på rubriken i respektive kolumn. Listan sorteras då utifrån den rubrik som valts. Den valda kolumnen visas med fetstil. Hur ändrar jag vilka produkter som ska visas i listan? Som standard visas Alla produkter (ej inaktiva) när produktlistan öppnas. I rullgardinsmenyn överst till höger kan du välja vilka produkter du vill ska visas i produktlistan och därigenom begränsa antalet produkter som visas. Du kan t.ex. välja att endast visa kampanjprodukter, lagervaror, varupaket, inaktiva produkter eller en bestämd produktgrupp. I användarinställningar för inköp kan du aktivera funktionen Visa endast produkter knutna mot vald leverantör vid öppnande av produktlistan vilket gör att produktlistan bara visar dessa produkter vid öppnande från inköpsmodulen. Tips! Genom att högerklicka kan du, via en meny, exportera en rad listor och tabeller till Excel. Du kan göra ett urval i listan - högerklicka - och få ut urvalet i rapporten. Rapporten öppnas direkt i Excel. Var uppmärksam på att filen är en temporär fil. Du måste spara den om du vill ta vara på den. 175

185 PRODUKT Flikarna i Produkt Fliken Pris En produkt kan ha ett pris eller flera olika priser som är datumstyrda. Med hjälp av en priskalkylator kan du lägga upp priser för dina produkter. Du kan fastställa kostnader i både faktor och procent och undersöka hur priset påverkas när t.ex. inköpspris, kostnader eller försäljningspris ändras. Om du vill se en översikt över den historiska prisutvecklingen på dina produkter väljer du Företaget säljer produkter med olika priser beroende på försäljningstidpunkt i företagsinställningarna för produkt. Inställningar för användning av priser i andra delar av programmet Visa på extern prislista: Markeras om du vill att produkten ska visas på en extern prislista. Listan kan skrivas ut till enskilda kunder med specifik rabattinformation med mera. Överstyra självkostnadspris i försäljningsmodul: Markeras om du vill kunna ändra självkostnadspriset för produktrader i order. Tilläggsavgift: Om en tilläggsavgift ska specificeras på dina fakturor väljer du vilken grupp som ska användas för gällande produkt i rullgardinsmenyn Tilläggsavgift. Fliken Rabatt 176 Du kan erbjuda rabatter på produkterna utifrån olika kriterier: Efter Kategori (till exempel rabatt endast för återförsäljare). För en viss Kontakt eller baserat på Mängd (den mängd som kunden köper).

186 PRODUKTREGISTRET Mängdrabatt kan fastställas Stegvis eller Från första numret. Du kan aktivera flera olika rabattyper i företagsinställningarna för produkt. Om du väljer Stegvis, kan du till exempel bestämma att de första 500 varuenheterna säljs med 5% rabatt, medan följande enheter upp till 1000 säljs med 7,5% rabatt. Om du anger rabatten som Från första nummer säljs hela mängden med 7,5% rabatt. Klicka på Ny under Kategori när du vill skapa en rabatt. Då öppnas dialogrutan Rabatt. Rabatt i %: Procentuell sänkning av priset. Fast pris: Här anger du priset som ska gälla. Detta pris behandlas som standardförsäljningspriset. Obs! Om du använder Fast pris väljer systemet automatiskt det lägsta priset av fastprisrabatten i rabattregistret och Försäljningspris minus övriga rabatter i prisberäkningen. Du kan upphäva detta i företagsinställningarna för produkt, så att det fasta priset också kan fungera som ett påslag. Använd samma tillvägagångssätt för att registrera en rabatt utifrån Kontakt eller Mängd. Rabattyper: Rabatter registreras på flera olika nivåer. Dessa rabattyper är inordnade i ett hierarkiskt system och upphäver varandra. I slutänden är det normalt bara en rabatt som gäller. Rabatt på kombinationen produkt och kund (anges på den här fliken). Standardrabatt i % av ordersumma för en kund (anges i Kontaktregistret). Rabatt på kombinationen produkt och kontaktkategori (anges på den här fliken). Rabatt på kombinationen kundkategori och produktgrupp (anges i Rabattregistret). Mängdrabatt för varje produkt (anges på den här fliken). Du måste aktivera mängdrabattsfunktionen i företagsinställningarna för produkt. I företagsinställningarna för försäljning & fakturering kan du dessutom välja att mängdrabatt ska tillkomma utöver andra rabatter. Rabattregistret (Rabattyp 4), öppnas från verktygsfältet i produktregistret. Obs! Om du har angivit ett fast pris på en produkt för en kund kommer rabatten att tillkomma även om kunden också omfattas av andra rabatter som gäller för produkten. Fliken Lager Lager är kopplat till modulen Försäljningsuppföljning. Därför ökar/minskar behållningen i förhållande till inköp och försäljning. Fliken visas bara om lagerföring av produkter har aktiverats i företagsinställningarna. Ny: Skapar en lagerkoppling. Detta innebär att produkten kan säljas från det lager som du väljer. Du kan också skapa lagerkopplingar i lagerregistret i lagermodulen. 177

187 PRODUKT Radera: Raderar lagerkopplingen. Gå till lager: Öppnar ett informationsfönster för det lager som du har valt i listan. Det enda som du kan redigera direkt i kolumnerna är Max och Min för behållningen på lagret, samt Inköpsnivå och Inköpskvantitet. Uppdatera lager: Om produkten är en lagervara bör du se till att kryssrutan Uppdatera lager är markerad. Standardlager: Standard/förvalt lager för produkten. Tips! I användarinställningarna för produkt kan varje användare välja eget standardlager. Fliken Leverantör Leverantörerna har ofta egna villkor, priser och koder för sina produkter. Genom att koppla en produkt till leverantören(-erna) du köper in produkten från, kan du registrera informationen tillsammans med ytterligare information om produkten. Notera att inköpspriset från standardleverantören kan påverka inköpspriset du anger på fliken Pris. När du uppdaterar inköpspriset för standardleverantören, måste du välja om du även till uppdatera motsvarande pris i Priskalkylatorn. Information som har registrerats på fliken Leverantör kan användas vid inköp från den aktuella leverantören. Du kan läsa mer om leverantöranknytningar i avsnittet om inköpsmodulen i introduktionsboken. 178

188 PRODUKTREGISTRET Fliken Varupaket Om företaget erbjuder sammansatta produkter bestående av flera komponenter, kan produkten definieras som ett Varupaket. Man kan till exempel tänka sig ett företag som erbjuder en kontorlösning bestående av två bokhyllor, en stol och ett skrivbord. Dessa produkter kommer tillsammans att utgöra ett varupaket. Bokhyllan, stolen och skrivbordet definieras som komponenter. På den här fliken väljer du om produkten är själva varupaketet eller om den är en komponent som ingår i ett varupaket. Notera att även tjänster kan ingå som en del av varupaket. Hur skapar jag ett varupaket? 1. För att kunna skapa ett varupaket måste du skapa produkterna som ska ingå som komponenter i varupaketet. 2. Skapa en ny produkt eller bläddra dig fram till produkten som ska ingå i varupaketet. 3. Välj fliken Varupaket. 4. Markera Komponent som utgör del av varupaket. Upprepa punkt 1-3 för alla produkter som ska ingå som komponenter. 5. Klicka på Ny för att skapa själva varupaketet som en ny produkt. 6. Välj fliken Varupaket. 7. Markera Varupaket som har komponenter. 8. Ange inställningar för hur varupaketet ska visas i order/offert, på faktura och i inköp. Välj mellan Förenklad översikt (visar produktnummer och produktnamn för varupaket och komponenter, men endast antal, pris och summa på komponentens produktrad) eller Detaljerad lista (visar antal, pris och summa även på komponenterna) Visa inte komponenter (om du bara vill att varupaketet ska visas i offert, order, på faktura eller inköp väljer du detta alternativ). 8. Välj vilken Lageruppdatering du vill använda vid försäljning och inköp av varupaketet. Välj mellan Uppdatera komponenterna (lagertransaktioner uppdaterar komponenterna i varupaketet) eller Uppdatera varupaketet (om du vill att lagertransaktionen ska påverka varupaketet. Du måste då montera varupaketet innan du säljer det). 9. Välj vilken Prisreglering du vill använda: Uppdatera självkostnadspris reglerar självkostnadspriset på varupaketet i efterhand som priset på komponenterna ändras, så att försäljningspriset på varupaketet alltid är detsamma. Uppdatera självkostnadspris och försäljningspris justerar även försäljningspriset på varupaketet i samband med att priset på komponenterna ändras. 10. Klicka Ny på fliken för att koppla en komponent till varupaketet. 11. Välj en av komponenterna som du skapade i punkt

189 PRODUKT 12. Klicka på OK. 13. Skriv in Antal enheter som ska ingå i varupaketet. 14. Klicka på OK. Upprepa punkt tills alla komponenter som ska ingå i varupaketet har registrerats. Fliken Variant Om företaget säljer produkter som levereras i flera utföranden, till exempel i olika färger eller storlekar, kan de registreras som varianter av en produkt. Varje enskild variant kan ha ett eget pris, egen lagerhantering, produktinformation och så vidare. Dessa inställningar hittar du under Variantinställningar. Det är viktigt att du specificerar inställningar för varianter innan du börjar med att skapa varianter i produktregistret. Varje enskild variant får ett eget produktnummer och du kan välja om du vill visa produktnumret för huvudprodukten eller för varianten när du fakturerar och gör inköp. 180 Produkten har varianter: Markeras om produkten ska kunna säljas i olika varianter. När du markerar rutan öppnas variantinställningarna där du bland annat anger vilken information som ska variera för varje produktvariant. Obs! När en produkt innehåller olika varianter, kan du inte längre föra transaktioner på själva huvudprodukten. Standardvariant: Här väljer du eventuellt vilken variant som ska visas som standard när en kund i webbutiken väljer att se detaljerad information om produkten. Ny: Skapar en ny produktvariant. Redigera: Markera varianten som du vill ändra och klicka på Redigera för att öppna variantkortet. Variantkortet ger en samlad bild av all produktinformation för den aktuella varianten av huvudprodukten. Fälten som ska kunna variera, i förhållande till Variantinställningarna, kommer att vara redigerbara. Om de inte ska kunna variera så är de skuggade, vilket innebär att de inte kan ändras. Skapa dubblett av variant: Skapar en kopia av varianten som du har markerat i listan.

190 PRODUKTREGISTRET Variantmatris: Funktionen är bara tillgänglig om huvudprodukten är knuten till minst 1 variantegenskap samt om kryssrutan Tillåt upprepade egenskaper i företagsinställningarna för varianter är inaktiverad. Läs mer om detta i avsnittet om produktvarianter. Tips! Det finns inget fält för "leverantörens produktnummer" på varianter. Om din leverantör också använder varianthantering och därmed behöver ett unikt produktnummer per variant, så bör du vara uppmärksam på att registrera standardleverantörens produktnummer som produktnummer för varianterna, vart efter som varianterna skapas. Fliken Produktinformation På fliken Produktinformation kan du registrera Produktinformation, Försäljningsinformation, Teknisk information, information om Support, Produktion och Annat på varje enskild produkt. Fliken består av två informationsfält där du i listan väljer vilken information du vill registrera. Du kan registrera flera typer av information per produkt, men du kommer bara att se två texter åt gången. För att automatiskt överföra text från produktinformation till produkter som registreras i order måste du markera Automatiskt överföra produktinformation till produktrader i försäljningsordern. 181

191 PRODUKT Fliken Webbutik Din webbutik är direktansluten till produktregistret genom fliken Webbutik. Här väljer du om produkten ska tillgängliggöras för försäljning i webbutiken och vilken produktinformation som ska visas. Läs mer om hur du lägger ut en produkt för försäljning i webbutiken i kapitlet "E-handel" i introduktionsboken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". Produktinformation i webbutiken Ska kunna säljas på en eller flera webbplatser: Om du vill sälja produkten via din webbutik måste du markera detta alternativ för att tillgängliggöra produkten i listan Produkter i din webbutik under fliken Produkturval. Lagerinformation: I rullgardinsmenyn Lagerinformation kan du ange om du vill visa produkternas lagerbehållning för besökare i webbutiken eller om du vill ange annan lagerinformation. Om du väljer "Fritext" i rullgardinsmenyn kan du i fältet Fritext skriva en egen text som informerar om produktens lagerstatus. Fritext: Om du väljer "Fritext" i rullgardinsmenyn Lagerinformation får du möjlighet att i textfältet under rullgardinsmenyn skriva in din egen text som beskriver produktens lagerinformation. Visa grafik: Markera kryssrutan för att visa symboler för lagerstatusen i webbutiken (till exempel På lager, I beställning, Inte på lager). Du kan välja vilka symboler som du vill använda via Webbplatsinställningarna på fliken Inställningar Webbutik. Tips! I företagsinställningarna för produkt, på fliken Standardvärden, kan du markera kryssrutan Visa grafik för att göra inställningen standard för alla nya produkter. Listan över webbplatser Standardinformation: Överst i listan över webbplatser visas Standardinformation. Standardinformationen är inte en egen webbplats, utan ger dig möjlighet att registrera standardwebbplatsinställningar för produkten. Genom att klicka på knappen Kopiera webbplatsinställningarna för produkt kan du kopiera webbplatsinställningarna för övriga webbplatser. Denna funktion kan vara användbar om du vill klargöra produkter för försäljning i din webbutik innan du skapar och redigerar din webbplats. Webbplatsinställningar för produkt: Ikonen öppnar fönstret Webbplatsinställningar för produkt för vald webbutik. Här kan du bland annat infoga produktbild och produktbeskrivningar. Läs mer i kapitlet "E-handel" i introduktionsboken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". 182

192 PRODUKTREGISTRET Obs! Om du har licens för flera webbplatser kan du, på de olika webbplatserna, variera webbplatsinställningarna för produkten. Kopiera webbplatsinställningarna för produkt: Knappen ger dig möjlighet att kopiera produktens webbplatsinställningar mellan flera olika webbplatser som du administrerar från programmet. Aktiv: I kolumnen Aktiv kan du markera från vilka webbplatser produkten ska säljas. Markera kryssrutan när webbplatsen har skapats. Om du vill ta bort en produkt från en webbutik tar du bort markeringen i kolumnen Aktiv bredvid den aktuella webbplatsen. Efter nästa uppdatering av din webbplats finns produkten inte längre tillgänglig i din webbutik. Senast uppdaterad: Datumet visar när webbutiken uppdaterades senast. Fliken Inställningar För varje enskild produkt kan du göra inställningar för hur produkten ska hanteras i förhållande till integration, inköp, försäljning och lager. Du kan till exempel bestämma om produkten är en lagervara, resurs eller tjänst. Du kan även bestämma hur produkten ska kostnadsföras samt vilka konton som ska användas för lagervärde, varukostnad och försäljningsintäkter. Om du spårar varor gör du inställningar för det här. Inställningar för behandling av produkter i andra moduler Lagervara: Lagertransaktioner vid inköp och försäljning registreras endast för lagervaror. Du kan även styra detta via fliken Lager. Resurs: Resurser kan kopplas till en aktivitet, till exempel möteslokaler, projektorer och liknande. Arbete/tjänst: Om du har produkter av typen arbete eller tjänst kan dessa väljas här. Du kan använda inställningen t.ex. för statistik. Kampanjprodukt: Om du har produkter som är kampanjprodukter kan du markera det här. Fältet är till för egen information. Inställningar för spårning av varor Inställningarna påverkar lagertransaktioner som görs i programmet. Serienummer: Markeras om du vill att det ska vara obligatoriskt att ange serienummer för inkommande och utgående transaktioner i lagret. Varupartinummer: Markeras om varupartinummer ska vara obligatoriskt vid inkommande och utgående transaktioner i lagret. 183

193 PRODUKT Hållbarhetsdatum: Markeras om hållbarhetsdatum är obligatoriskt vid inkommande transaktioner i lagret. Inställningar för redovisning Här kan du bestämma hur produktens kostnader ska redovisas. Om du i företagsinställningarna för produkt, på fliken Prishantering, har valt Individuell regel för uppdatering av räkenskapsmässigt lagervärde på varje produkt kan du välja mellan två olika tidpunkter/metoder för kostnadsföring. Detta gäller bara produkter som uppdaterar lagerbehållningen (lagerförda produkter). I rullgardinsmenyerna för Balanskonto för lagervärde och Kostnadskonto för varukostnad kan du välja vilka konton som ska gälla för produkten. Här kan du även specificera önskade Säljkonton för produkten. Om fälten lämnas tomma används standardkonton. Tips! I grundinställningarna kan du ändra säljkonto för varje Produktgrupp. Detta gör att du enklare kan hantera säljkonton för hela produktgrupper. Om du har angivit säljkonton direkt på produktkortet överstyr dessa alla andra inställningar. Fliken Diverse På fliken Diverse i produktregistret kan du registrera information som EAN-kod, Varukod samt eventuellt Projekt och Avdelning som kostnadsbärare vid bokföring och handel med produkten. Branschens produktnummer: Fältet kan användas vid förekomst av produktnummer som är gemensamma för en bransch. Fältet ersätter inte egna produktnummer, men vid registrering av produkten i modulen Försäljning/Order/Fakturering kan du infoga numret istället för det vanliga produktnumret. Du kan använda upp till 20 tecken och du kan ha flera identiska förekomster av branschens produktnummer. En lista visas då vid registrering i modulen Försäljning/Order/Fakturering. Du kan definiera urval efter branschens produktnummer via urvalsfönstren i Produktlistan, Inventering samt Avancerat urval. WWW: För tillgång till extra produktinformation kan du hänvisa till exempelvis producentens webbsidor. Adressen till webbsidan registreras i fältet WWW och via knappen till höger om fältet kan du öppna den angivna sidan. Bild: Du kan registrera sökvägar till bilder av produkten. Genom att klicka på knappen med tre prickar kan du bläddra fram till bildfilen. Bild 2: Sökväg till en alternativ bild, om du till exempel har en lokalt sparad bild samt en bild sparad på en nätverksresurs. Dokument: Här kan du registrera sökvägar till produktrelaterade dokument. Genom att klicka på knappen med tre prickar kan du bläddra fram till dokumentet. Tips! Om programmet används av flera användare samtidigt bör du spara bilder och dokument på en nätverksplats som är tillgänglig för alla, på så vis får alla användare tillgång till dessa filer. 184

194 PRODUKTREGISTRET Intrastatkod: Om produkten omfattas av Intrastatrapportering registrerar du här produktens Intrastatkod. Projekt: Om du väljer ett projekt på en försäljningsorder innan du registrerar produkterna används det överordnade projektet för alla produktlinjer. Avdelning: Här kan du koppla produkten till en särskild avdelning. Genom att koppla en produkt mot en avdelning, kommer all registrering på produkten att kopplas mot den aktuella avdelningen. Läs mer i avsnittet "Projekt- och avdelningsredovisning" i kapitlet "Redovisning" i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". Inaktiv: Välj om produkten ska vara Inaktivt genom att välja Ja eller Nej i rullgardinsmenyn. Obs! Det är inte möjligt att radera en produkt som används i andra delar av programmet (t.ex. om den har fakturerats), produkten får istället sättas som inaktivt. Produktstatus En funktion som kräver närmare beskrivning är fönstret för produktstatus. Här får du översikt över detta och senaste årets försäljning och inköp, angett i antal samt belopp för hela omsättningen. Öppna fönstret genom att klicka på knappen Produktstatus. Alla siffror är angivna i förhållande till budget (försäljningsbudget), som ett komplement till dagens lagerbehållning i antal och lagervärde. Du får även tillgång till alla fakturarader och beställningar som har skapats med produkten samt en lista över alla kunder och leverantörer som har deltagit i transaktionerna. Du öppnar listorna med knapparna längst ner i fönstret. 185

195 PRODUKT INSTÄLLNINGAR FÖR PRODUKT Användarinställningar för produkt Varje enskild användare kan anpassa produktregistret till sin användning i användarinställningar. Inställningarna som görs gäller endast för aktuell användare. Standardanpassning I den här fliken kan du anpassa Produktregistret till din användning. Du kan välja mellan tre fördefinierade inställningar. Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara obligatoriska fält. Normal: Visar standardfält och -funktioner. Avancerad: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Klicka på aktuell knapp för att välja inställning. Fönstret ändrar då fokus till fliken Produktkort där du kan se resultatet av ditt val. Produktkort På den här fliken kan du manuellt ställa in vilka fält och flikar som ska visas i Produktregistret. Lägg märke till att grundinställningarna ändrar dessa inställningarna. Produktlista I Produktregistret, Order/Faktura- och Inköpsmodulen har du tillgång till Produktlistan. Här kan du göra önskade inställningar för sortering och urval när produktlistan öppnas. Inställningarna gäller alla moduler där produktlistan är tillgänglig. Sortering vid öppning av produktlista: Här definierar du om produktlistan ska sorteras efter produktnummer eller produktnamn. 186

196 INSTÄLLNINGAR FÖR PRODUKT Standardurval i produktlista: Här anger du produkturval som ska visas som standard när produktlistan öppnas. Utvidgad produktlista: Om du vill ha information om produktens pris, om den finns på lager, bruttovinst (TB) och bruttomarginal (TG) med mera, markerar du det alternativet här. Visa standardleverantörs produktnummer i produktlistan: Markera det här alternativet om du vill visa standardleverantörs produktnummer, utöver ditt eget produktnummer, i produktlistan. Visa varianter i produktlistan: Denna funktion visar alla varianterna av en produkt och inte bara huvudprodukten i produktlistan. Om du aktiverar (se nedan funktion) variantmatrisen måste du också aktivera denna funktion så att du får de valda varianterna på inköp/offert och försäljningsorder. Visa variantmatrisen för huvudprodukter utan upprepade egenskaper: Denna funktion öppnar ett eget fönster när du registrerar produkter med varianter. Variantmatrisen ger dig en översikt över tillgängliga varianter av produkten, lagerstatus, inköpsbehållning m.m. 187

197 PRODUKT Lager Fliken är bara tillgänglig om lagerföring har aktiverats i företagsinställningarna för produkt. Standardlager: Om du använder flera lager kan du välja vilket som ska vara standard för din användare. Nya lagerförda produkter registreras automatiskt på detta lager. När du registrerar produkter på en offert, order eller ett inköp kontrollerar programmet om produkten är knuten till ditt standardlager. Om den inte är anknuten blir du tillfrågad om du ändå vill använda denna produkt. Tips! I meddelandet som visas när produkten inte är knuten till ditt standardlager kan du välja att varningen inte ska visas i samband med den process du utförde, eller i modulen i sin helhet. Detta gäller tills du stänger modulen. Standard lagerplats: Denna är bara tillgänglig om du har angivit att företaget använder lagerplats i företagsinställningarna för produkt. Välj bland tillgängliga platser för lagret som har valts som Standardlager. Obs! Om du har valt en Standard lagerplats som inte finns på produkten kan denna inte användas. Företagsinställningar för produkt Här gör du inställningar för vilka funktioner som ditt företag ska använda, samt styr pris- och lagerhantering. Anpassa funktioner Här bestämmer du vilka funktioner som ska vara tillgängliga för ditt företag. Anpassningen gör produktregistret mer översiktligt och anpassat för din användning. 188

198 INSTÄLLNINGAR FÖR PRODUKT Företaget lagerför produkter: Markera det här alternativet om du vill använda lagerfunktioner i produktregistret. Företaget säljer produkter som består av andra produkter: Markera det här alternativet om du vill använda varupaket. Företaget vill se historisk prisutveckling på produkter: Med denna funktion kommer fliken Pris i produktregistret att visa historiska priser. Därmed kan du registrera priser på dina produkter från och med en viss tidpunkt, till exempel kampanjpris. Företaget har rabattavtal för individuella kunder på enskilda produkter: Markera det här alternativet om du vill kunna ge individuella rabatter på vissa produkter till dina kunder. Du kan upphäva inställningen på varje enskild produkt genom att markera Ingen individuell rabatt på produkten. Företaget ger mängdrabatt på produkter: Om du vill kunna ange mängdrabatt för dina produkter måste du markera det här alternativet. Om du väljer detta alternativ aktiveras fliken Mängd på fliken Rabatt i produktregistret. Företaget har rabattavtal för kundkategorier på enskilda produkter: Markera det här alternativet om du vill kunna ge rabatter på vissa produkter till vissa kundkategorier. Om du väljer detta alternativ aktiveras fliken Kategori på fliken Rabatt i produktregistret. Företaget gör inköp baserade på försäljningsorder: Om du vill kunna skapa inköp med produkter från försäljningsorder måste du markera det här alternativet. Företaget säljer produkter på Internet: Markera det här alternativet om du vill kunna sälja dina produkter på Internet. Företaget har produkter som säljs i olika varianter: Markera det här alternativet om du säljer produkter som kan levereras i flera utföranden. Företaget vill registrera vikt och volym på produkter: Markera det här alternativet om det här är värden du vill registrera för dina produkter. 189

199 PRODUKT Företaget säljer produkter med miljöavgift eller punktskatter: Markera det här alternativet om du säljer produkter med miljöavgifter eller andra speciella avgifter. Prishantering Underlag för självkostnadspris: Här väljer du vad som ska utgöra underlag för beräkning av självkostnadspris på offert och order/faktura. Produktregister: Innebär att självkostnadspriset för offert och order/faktura baseras på fältet Självkostnadspris i produktregistret. Inköpspris: Innebär att självkostnadspriset för offerter och order/fakturor baseras på faktiska lagerförändringar. Om det inte finns några lagerförändringar hämtas värdet från icke mottagna inköp. Om det inte finns några inköp som inte har mottagits hämtas värdet från fältet Inköpspris i produktregistret, på fliken Pris. Om du väljer Inköpspris aktiveras fältet Självkostnadspris ska inkludera 'Kostnad' från Produktkortet och inköpspris i företagsinställningarna för Försäljning/fakturering, på fliken Pris/Rabatt. Du kan alltså här välja om det beräknade självkostnadspriset ska inkludera fältet Kostnad på produktkortet. Antal decimaler: Här väljer du om du vill ha med 2 eller 4 decimaler på produktens pris. Valet som du gör kommer att ge dig utslag på produktkortet, i priskalkylatorn, på rabattkortet och på ämneskortet "Leverantör" i produktregistret. Rabatt på produkterna i Internetbutiken: Om du vill ge en generell rabatt på produkter vid beställning i webbutiken, registrerar du rabattsatsen här. Fastprisrabatt ska gälla även om försäljningspriset är lägre: Gäller om du använder Fast pris. Standardinställningen är att systemet väljer lägsta pris av fastprisrabatt i rabattregistret och Försäljningspris i prisberäkningen. Om du markera detta alternativ används det fasta priset även om detta är högre än försäljningspriset minus övriga rabatter och därmed fungerar som ett påslag. Kostnader: 190

200 INSTÄLLNINGAR FÖR PRODUKT Inköpskostnaden ska inkludera frakt och expeditionskostnad från leverantörsfakturan: Här bestämmer du om frakt- och expeditionskostnader ska inkluderas i inköpskostnaden. Inköpskostnad ska inkludera kostnader från bokföring av tull och speditörsfaktura: Välj om tull och spedition ska inkluderas i inköpskostnaden. Uppdatera: Uppdatera inköpspris och -kostnad på produktkortet genom bokföring av inköp: Inköpspriset uppdateras om du ändrar priserna på produktlinjen i fönstret för Varumottagning. Uppdatera bara produkter där leverantörer på inköpet är standardleverantör: Uppdatering av inköpspris på produktkortet, som du kan aktivera ovan, kan dock endast göras för standardleverantörer, om du markerar för här. Räkenskapsmässig uppdatering av lagervärdet Kostnadsför produktkostnad vid inköp: Väljer du detta alternativ kommer det inte att ske en automatisk verifikatsregistrering av behållningsändringarna. Varukostnaden kommer att bli bokförd om du bokför leverantörsfakturan vid inköpet. Kostnadsför produktkostnad när varor tas från lagret: Registreringen kommer att ske vid försäljningstidpunkten för alla produkter. Andra lagerhändelser kommer att bokföras så att lagerbehållningen ändras. Individuell regel för uppdatering av räkenskapsmässigt lagervärde på varje produkt: Väljer du detta alternativ kommer du få upp en inställning i produktregistret, fliken Inställningar, där du för varje enskild produkt kan bestämma om produkten ska bokföras och uppdatera lagervärdet eller om det ska kostnadsregistreras vid bokföringen av leverantörsfaktura. Underlag för balansföring av lagervärde ska inkludera inköpskostnader: Välj om du vill att inköpspriset på förssäljningsorderraden ska inkludera inköpskostnader i tillägg till inköpspris vid balansering av lagervärdet för produkterna. Detta kommer att visas i rapporten för lagervärde och i lagermodulen. Bokför lagerförändringar i resultatredovisningen: Du kan välja om ändringarna i behållningen ska kunna utläsas av resultatredovisningen. Två extra verifikatsrader kommer då att bokföras vid varumottag och varuleverans. Tilläggsskatt: Läs mer om tilläggsskatter i introduktionsboken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". 191

201 PRODUKT Lagerhantering Uppdatera lager: Här väljer du om lageruppdatering ska göras vid utskrift av faktura, packsedel eller plocklista. Lageruppdatering genom: Här definierar du om du vill använda FIFU (först in först ut) eller SIFU (sist in först ut). Antal decimaler för lagerenhet: Du kan om du vill visa I lager med upp till 3 decimaler. Väljer du en eller flera decimaler kan du sälja produkter som är mindre än hela enheter via webbutiken. Du måste markera för detta i produktkortet för de produkter detta ska vara möjligt, under fliken Webbinställningar. Verksamheten använder lagerplats: Om du har lager med platser och vill registrera dessa i programmet måste du markera det här fältet. Markera också om Företaget förvarar samma produkt på flera ställen på samma lager. Företaget lagerför partivaror: Markera det här alternativet om du vill ha möjlighet att ställa in huruvida varupartinummer på produkter krävs vid varutransaktioner. Den här inställningen blir då tillgänglig under fliken Inställningar för produkten. Företaget lagerför produkter med hållbarhetsdatum: Markera det här alternativet om du vill ha möjlighet att ställa in huruvida hållbarhetsdatum krävs vid varutransaktioner. Den här inställningen blir då tillgänglig under fliken Inställningar för produkten. Företaget lagerför produkter med serienummer: Markera det här alternativet om du vill ha möjlighet att ställa in huruvida serienummer på produkter krävs vid varutransaktioner. Den här inställningen blir då tillgänglig under fliken Inställningar för produkten. Serienummer måste plockas manuellt: Markera det här alternativet om serienummer ska vara obligatoriskt vid utgående varutransaktioner. Skriva ut plocklista vid registrering av varuleverans: Markera det här alternativet om du vill att plocklista ska skrivas ut vid registrering av varuleverans. Du kan också bestämma önskat antal utskrifter. 192

202 INSTÄLLNINGAR FÖR PRODUKT Skriva ut packsedel vid registrering av varuleverans: Markera det här alternativet om du vill att packsedel ska skrivas ut vid registrering av varuleverans. Du kan också bestämma önskat antal utskrifter. Skriva ut mottagningssedel vid registrering av varumottagning: Markera det här alternativet om du vill att mottagningssedel ska skrivas ut vid registrering av varumottag. Vid negativ varumottag/kreditering av inköp skrivs det ut en retursedel. Standardvärden Här kan registrerade önskade standardvärden som automatiskt ska registreras på nya produkter som skapas. Om du vill ändra ledtexten i någon av fälten i produktregistret kan du göra det här. Standardproduktmall: Här kan du välja vilken typ av produkt som ska skapas som standard vid registrering av nya produkter i produktregistret. Utgående och Ingående moms: Här bestämmer du standardmomssatser för nya produkter som skapas. Detta kan ändras på produktkortet. Produktgrupp: Om du vill att alla nya produkter som standard ska tillhöra en bestämd produktgrupp, väljer du en grupp från rullgardinsmenyn. Språk om beskrivning saknas: Om du ska lägga in produktnamn på flera språk kan du ställa in vilket språk som ska vara standard om beskrivning saknas för nya produkter. Priskalkylatorn används när du ska räkna ut försäljningspris på en produkt. Standardvärden bestämmer hur kalkylatorn ska uppdatera de olika prisfälten. Standardinställningar för produkter med varianter: Dessa inställningar är standard för alla variantprodukter. Inställningarna förenklar väsentligt processen med att skapa nya huvudprodukter med varianter, speciellt om du har många olika produkter som säljs med samma variantegenskaper. Standardinställningarna kan hävas för var enskild huvudprodukt under fliken Variant i Variantinställningar. Läs mer om produktvarianter i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". 193

203 PRODUKT Fältbeskrivningar: Fältbeskrivningarna kan anpassas till de produkter du säljer och är gemensamma för hela produktregistret. Du kan ändra fältnamn för Packenhet, antal per enhet, Volym och Vikt. Antal produktgruppnivåer: Här definierar du antal produktgruppnivåer som du vill använda. Du kan välja mellan 1-4. Visning av lagerbehållning i webbutiken: Lagerbehållningen kan visas utifrån olika principer i webbutiken. Du kan också visa grafik som symboliserar lagerbehållningen. 194

204 ORGANISERING OCH UNDERHÅLL AV PRODUKTER ORGANISERING OCH UNDERHÅLL AV PRODUKTER Det kan vara en god idé att gruppera dina produkter utöver den indelning som systemet kräver, särkskilt om produkten är en lagervara, ett varupaket eller en tjänst (eller inget av ovanstående). Produktsegmentering fungerar på olika sätt i olika verksamheter. För att dela in produkterna används Produktkategori, Produktgrupp och eventuellt tillhörande Undergrupper. Produktkategorier och produktgrupper skapas och redigeras i grundinställningarna. Dessa hittar du via Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. Ändra i grundinställningar: I fält som innehåller alternativa från grundinställningarna, kan du högerklicka i fältet och välja Ändra i grundinställningar för att öppna grundinställningarna så att du direkt kan ändra eller registrera fler alternativ. Exempel: I orderregistrering, fliken Text. Högerklicka i fältet bredvid Välj text, och klicka på Ändra i grundinställningar. Produktkategori Du väljer produktkategori för produkten i rullgardinsmenyn i den övre delen av produktkortet. Produktkategori används oftast som en grov indelning. Ett företag som säljer hantverkstjänster vill kanske skapa kategorier som timmar, material, restid, underentreprenörer etc. Indelning i produktkategorier påverkar inte redovisningen. Du kan göra urval från produktkategorierna i rapporter där det är relevant. Du kan inte lägga in rabatter per produktkategori, men du kan justera priserna på en hel kategori, eventuellt i kombination med andra kriterier. Detta gör du med hjälp av funktionen Prisjustering. Produktkategorierna skapas och redigeras i grundinställningarna. Du hittar dessa via Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. 195

205 PRODUKT Produktgrupp Du kan välja produktgrupp för produkten i rullgardinsmenyn i den övre delen av produktkortet. Produktgrupper kan du använda vid behov av en mer detaljerad indelning. Ett företag som säljer hantverkstjänster vill kanske dela in timmarna i projekteringstid, utfört arbete, restid, etc. Indelningen i produktgrupper kan påverka redovisningen om du önskar det. En produktgrupp kan till exempel styras mot ett bestämt försäljningskonto i redovisningen. Du kan definiera urval ur produktgrupperna i rapporter där det är relevant. Du kan också kombinera urvalet med andra kriterier. Du kan ge kunderna olika rabatter baserat på produktgrupp. Du kan även justera priserna i en hel produktgrupp, eventuellt i kombination med andra kriterier. Detta gör du med hjälp av funktionen Prisjustering. I företagsinställningarna för produkt kan du bestämma vilken produktgrupp som ska vara standard när du skapar nya produkter. Undergrupp En produktgrupp kan ha undergrupper. Dessa skapas också i grundinställningarna. Under var enskild produktgrupp kan du lägga till undergrupper. Undergrupperna påverkar inte redovisningen. Det är på produktgruppen (översta nivån) som du kan styra försäljningskontot för produktgruppen. Du kan inte heller ha speciella rabatter för undergrupperna, men du kan göra urval på undergrupperna. Det är till exempel möjligt att med hjälp av Prisjustering ändra priserna på alla produkter som tillhör en speciell undergrupp. Så här skapar du en undergrupp 1. Öppna grundinställningarna, till exempel genom att högerklicka i fältet Produktgrupp på produktkortet, och välj Ändra i grundinställningar. 2. Markera den produktgrupp som du vill skapa en undergrupp för. 3. Klicka på Redigera Aktivera (klicka på) det stora fältet i fönstret och klicka på Redigera.

206 ORGANISERING OCH UNDERHÅLL AV PRODUKTER 5. Namnge undergruppen i textrutan överst (ny). 6. Klick på Föregående. Kontrollera att undergruppen har skapats i det store fältet i fönstret. 7. Klicka på Föregående och OK. Undergruppen är nu tillgänglig i rullgardinsmenyn. Om du vill ha fler undergrupper, kan du skapa dessa direkt efter punkt 6 i beskrivningen ovan. I företagsinställningarna för produkt kan du ställa in hur många produktgruppsnivåer du vill använda. Du kan ha upp till fyra nivåer. Produktkortet får då fält för Produktgrupp, samt sammanlagt tre undergrupper. Om du vill ha en undergrupp till undergruppen, kan du skapa den genom att klicka Ny efter punkt 5 i beskrivningen ovan. Underhåll Guiden Ändra ett urval produkter är ett verktyg som förenklar arbetet med att ändra värdena på flera produkter samtidigt i produktregistret. Med detta verktyg kan du utföra ändringar snabbare utan att behöva gå igenom hela produktregistret manuellt. Om du vill duplicera/kopiera en enskild produkt, kan du göra detta genom att klicka på Duplicera produkt. För att administrera priser så kan funktionen Prisjustering användas för att justera Försäljningspris, Inköpspris, Kostnader och Bruttovinst på flera produkter samtidigt. Du gör först ett urval, därefter väljer du vilka priser som ska justeras för det urvalet. En produkt som inte längre ska användas kan inte tas bort om det har varit några transaktioner på produkten. Du kan däremot markera produkten som inaktiv, vilket gör att den inte visas i aktiva listor längre. Ändra ett urval produkter Guiden Ändra ett urval produkter är ett verktyg som underlättar arbetet med att ändra värden i produktregistret. Med det här verktyget kan du göra arbetet snabbare utan att behöva gå igenom hela produktregistret manuellt. Med hjälp av guiden kan du ange vilka fält som ska ändras och för vilka produkter som ändringarna ska gälla. Starta guiden genom att välja Visa - Produkt - Ändra ett urval produkter. Tips! I hjälpfilerna [F1] hittar du mer information om hur guiden fungerar. 197

207 PRODUKT Duplicera en produkt Om du vill duplicera en produkt kan du klicka på knappen Duplicera produkt. Då öppnas ett fönster där ett nytt produktnummer föreslås. Du kan ändra produktnumret. Om du väljer ett nummer som redan används visas ett meddelande om det. Obs! Om du har haft ett urval aktivt då en produkt dupliceras kommer urvalet att inaktiveras. Kan jag ändra produktnummer? Det är inte möjligt att ändra produktnummer på produkter som redan är använda i programmet. I samband med att du skapar en ny produkt, kan du häva det produktnumret som systemet föreslår. De flesta övriga fält på produkten kan ändras efter det att produkten är skapad. Du kan också använda dig av guiden för uppdatering av ett urval produkter för att snabbt och enkelt ändra värden på flera produkter samtidigt. Import av produktdata I programmet kan du importera produkter och uppdatera priser på befintliga produkter med hjälp av funktionen Produktdata. Du kan importera produkt- och prislistor från dina leverantörer eller skapa egna listor i Microsoft Excel som du importerar. Import av produkter är tidsbesparande jämfört med att registrera alla produkter manuellt i produktregistret. Alla importer måste kopplas mot en leverantör. Du uppdaterar priser mot leverantörens produktnummer. När importen söker efter produkter för att se om produkterna i filen redan finns i programmet utförs sökandet mot leverantörens produktnummer. Om du har en fil som innehåller ett produktnummer som inte är registrerat i databasen kan det vara en god idéatt använda tilläggsprodukten Import/Export som har egna specifika importformat. För att kunna importera produktdata måste du klicka Ny och skapa en ny importrutin. I fönstret Import definierar du hur filen är uppbyggd, vad som ska uppdateras samt regler för nya produkter. När du har gjort önskade inställningar för importen klickar du Starta import för att starta inläsningen av produkter/priser i filen du har specificerat ska importeras. Därefter får du en översikt över inlästa produkter som du kan importera. Kom ihåg att filen du ska importera måste vara stängd, annars går den inte att importera. Tips! Skapa alltid en säkerhetskopia innan du importerar data. Om importen inte går som tänkt kan du enkelt återställa säkerhetskopian och återgå till tidpunkten innan du startade din import. 198

208 ORGANISERING OCH UNDERHÅLL AV PRODUKTER Inställningar för import av produktdata Innan du kan importera produktdata måste du göra inställningar för importrutinen. Börja med att registrera en Beskrivning av importen. Därefter väljer du vilken leverantör du ska importera ifrån genom att klicka på sök knappen till höger om fältet. Ange också filen som ska importeras placering genom att klicka på sök knappen till höger om fältet. Genom att klicka på knappen Rabattgrupper och därefter Ny kan du skapa olika rabattgrupper som kommer att justera inköpspriserna på produkterna du importerar. Lägg märke till att inte rabattsatsen registreras i produktregistret efter slutförd import. Dessa rabatter är enbart menade för att justera priset under själva importen och eventuellt för att lägga till en kod före produktnumret på de produkterna som har rabatter. Det är också möjligt att justera inköpspriset i importfilen eller i fönstret Inlästa produkter. Obs! Om du importerar prisfiler i utländsk valuta är det viktigt att du först registrerar rätt valuta på leverantören i kontaktkortet. Definiera därefter inställningarna under de olika flikarna: Generellt I fliken Generellt bestämmer du bland annat hur underlag för Inköpspris, Kostnader och Bruttovinst ska beräknas vid import. Underlag för inköpspris: Välj om underlaget för inköpspriset ska vara Läsa pris från importfilen eller om underlaget ska vara Inläst pris minus rabatt som är definierat under knappen Rabattgrupper. Underlag för kostnad: Här bestämmer du vad som ska utgöra underlag för kostnaden. Du kan välja Ändra inte kostnaden. Om du väljer att hämta kostnaden från befintlig produkt kan du ange att kostnaden ska vara en viss procent av inköpspriset eller ange kostnaden som 0. Underlag för Bruttovinst: Här väljer du hur underlaget för bruttovinsten ska anges. Du kan välja fast bruttovinst i % av inköpspris eller välja att behålla befintlig bruttovinst. Du kan också välja att bruttovinst anges så att försäljningspriset förblir oförändrat eller att du ska använda regeln som är definierat i priskalkylatorn. Om du importerar försäljningspris kan inte bruttovinsten ändras. 199

209 PRODUKT Kom ihåg att Försäljningspris alltid är Inköpspris + Kostnad + Bruttovinst. Skapa ny prisrad för varje import där priserna ändras: Genom att markera detta alternativ infogas en prisrad i produktkortet per prisändring. Därmed kan du bevara prishistoriken på produktkortet. Uppdatering av information för befintliga produkter: Du kan välja vilken information på befintliga produkter som du vill uppdatera. Du kan välja att uppdatera all information, all information förutom produktnamn, endast priser eller endast leverantörens pris. Produktnr. tillägg: Här kan du ange en teckenkombination som ska läggas till framför produktnumret. Exempel: två produktnummer är i utgångspunkt 4444 och Skriver du t.ex. R5T i fältet Produktnr. tillägg får alla nummer detta tecken före numret, exempel R5T4444 och R5T Lägg till produktnr. tillägg på leverantörsnummer: Här kan du välja om även leverantörens produktnummer ska få Produktnr. tillägg som specificerad inställning. Använder du detta tillsammans med Produktnr. tillägg (ovan), jämförs importen Produktnr. tillägg+produktnr. i filen, med Leverantörens produktnummer i programmet. Villkor för nya produkter Bruttovinst i % av inköpspris för nya produkter: Här bestämmer du hur stor procentandel av inköpspriset för nya produkter som ska vara bruttovinst. Produktgrupp och Undergrupp 1: Här bestämmer du till vilken Produktgrupp och Undergrupp 1 de importerade produkterna ska tillhöra. Inställningen gäller bara produkter i importfilen där du inte har specificerat andra produktgrupper/undergrupper för produkten. Samma produktnummer som leverantör: Alternativet gör det möjligt att importera produkter med leverantörens produktnummer. Om du inte markerar alternativet får de importerade produkterna att numreras fortlöpande enligt din egen produktnummerserie. Tillhör produktnummer för definierad rabattgrupp: Informationen i kolumnen där rabattgruppen ligger kommer att läggas till framför det aktuella produktnumret. T.ex. Produktnumret är 100. Rabattgruppen ligger i kolumn 7. I kolumn 7 på produktnummer 100 står det xx. Det nya produktnumret blir då xx100. Nya produkter ska markeras med "Uppdatera lager": Genom att kryssa för här kommer importerade produkter att uppdateras med Uppdatera lager i fliken Lager i produktregistret. 200

210 ORGANISERING OCH UNDERHÅLL AV PRODUKTER Importfilen Filtyp: Här kan du välja vilken filtyp du ska importera. Sep. tecken: Om fälten i filen är åtskilda med separationstecken anger du detta här. Exempel på detta är t.ex. "Skruvar, 1900". Här kostar produkten Skruvar 1900 kronor. De två fälten är skilda med kommatecken, med andra ord en kommaseparerad fil. Tabb: Markeras om importfilen är tabbseparerad. MS Dos-fil: Markeras om filen som du vill importera är i Dos-format. Ta inte med produktnr. = 0: Produkter som inte har ett produktnummer i importfilen kommer inte att importeras om du har markerat detta val. Ta bort oönskade tecken: Det kan finnas tecken i importfilen som du inte vill importera. Det mest vanliga exemplet är citationstecknet ". Till exempel kan numret på en produkt i filen vara angivet som "xxxxxx". Genom att ange " i detta fält så tas tecknet bort vid import. Ignorera antal startrader: Har du rader i toppen av filen som du inte vill importera kan du ange antal rader som ska tas bort. 201

211 PRODUKT Filens uppbyggnad Här anger du kolumnernas placeringen i importfilen. Du kan ange kolumnerna Produktnr., Produktbeskrivning, Inköpspris (netto), Rabattgrupp, Försäljningspris (netto), Produktgrupp och EAN-kod. Kolumnplaceringen anges vid import av format som stödjer numreringen av kolumner (t.ex. vid import från en Excel-fil). Det är då inte möjligt att registrera något i kolumnerna "Från" och "Till". Vid några tillfällen (vid t.ex. ASCII, fast kolumnbredd) är kolumnnumren stängda för registrering. Då anger du positionen till startkolumnen "Från" och slutkolumnen "Till" istället. Inlästa produkter När du har klickat på Starta import i fönstret Produktimport kommer du få en översikt över alla inlästa produkter som fanns i filen som du importerade. Genom att klicka Urval kan du filtrera på produkterna och enbart importera de produkterna som är relevanta för dig. När du har bestämt vilka produkter som ska importeras klickar du Starta import. 202

212 TILLÄGGSAVGIFTER (MILJÖAVGIFTER) TILLÄGGSAVGIFTER (MILJÖAVGIFTER) Med hjälp av tilläggsskatter kan du lägga till fasta avgifter när du säljer produkter som är belagda med miljöavgifter eller punktskatter. Avgifterna kan beräknas i programmet med hjälp av olika metoder, bland annat efter enhetens vikt eller volym respektive som en procent av försäljningsvärde eller självkostnadspris. Avgiften bokförs på ett särskilt konto. Avgiften räknas som en del av produktpriset. Om du till exempel ska beräkna en fast avgift på 200 kr för en produkt ska du inräkna dessa i försäljningspriset. Obs! Vissa avgifter beräknas som ett tillägg till produktpriset. I sådant fall kan du skapa en egen produkt och beräkna avgiften själv på ordern. Se till att produkten är kopplad till korrekt försäljningskonto. Du kan eventuellt skapa en tilläggsskatt som är 100% av produktens försäljningspris, så att bokföringsfunktionerna fungerar på samma sätt som beskrivs nedan. Faktura Summan av tilläggsskatten anges på fakturan. För att lägga till tilläggsskatt på en befintlig order kan du markera Tilläggsskatt på själva fakturan, på fliken Diverse. Bokföring Vid fakturering bokförs tilläggsskatten i huvudboken. Vilket konto den bokförs på beror inställningarna i redovisningsinställningarna Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Redovisning - Redovisningsinställningar - Systemkonton. I gruppen Faktura kan du se mot vilket konto som tilläggsskatten är kopplad (vanligtvis 3590). Rapport Rapporten Omsättning per produkt kan visa omsättningen över en period för produkter med en särskild tilläggsskatt. Välj fliken Avancerat i rapportguiden och klicka på Ny. Utvidga Produkt, markera Tilläggsskatt och klicka Nästa. I rullgardinsmenyn Värde kan du välja avgiftsgrupp. Klicka därefter OK. I urvalsfönstret klickar du på fliken Order och därefter på Datum/Belopp för att ange eventuella fakturadatum. Därigenom visar rapporten bara data från en given period. 203

213 PRODUKT Kom igång med tilläggsskatter Så här kommer du igång med tilläggsskatter: 1. Aktivera funktionen för tilläggsskatt via Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Produkt fliken Anpassning av funktioner. Markera alternativet Företaget säljer produkter med miljöavgift eller punktskatter. 2. Välj om tilläggsskatter ska kunna beräknas för alla nya kunder via företagsinställningarna för kontaktuppföljning, genom knappen Avancerat. 3. Lägg till eller redigera grupper av tilläggsskatter. Detta kan du göra genom företagsinställningarna för produkt, på fliken Prishantering och knappen Tilläggsskatt. Läs mer om detta nedan. 4. Aktivera tilläggsskatt för befintliga kunder. Det gör du på kontaktkortet, fliken Inställningar och knappen Kund. Välj Ja i rullgardinsmenyn Tilläggsskatt. Du kan även använda funktionen Ändra värden på ett urval kontakter för att aktivera för alla eller ett urval av befintliga kontakter. Kom i håg att först göra en säkerhetskopia. 5. Välj att produkten ska beläggas med tilläggsskatt. Detta gör du på produktkorten, fliken Pris och rullgardinsmenyn Tilläggsskatt. Tilläggsskatterna specificeras på fakturor till kunder som ska betala tilläggsskatt samt om fakturan innehåller produkter som är belagda med tilläggsskatt. 204

214 TILLÄGGSAVGIFTER (MILJÖAVGIFTER) Hur registreras tilläggsskatt? Så här registrerar du tilläggsskatt: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Produkt - Prishantering - Tilläggsskatt. 2. Klicka på knappen Ny. Du kan även Redigera inställningar för en tilläggsskatt. 3. Skriv in momskoden som den ska visas i systemet i fältet Grupp. 4. Du kan beskriva skatten i Beskrivning. 5. Ange vilka behandlingsregler som ska gälla för skatten i rullgardinsmenyn Hantering. 6. I fältet Värde lägger du siffervärden som ska kopplas till hanteringen. Om du till exempel väljer % av självkostnadspris som hantering, väljer du kanske 0,10 under Värde för att ange att tilläggsskatten ska vara 10 procent. 7. Klicka OK. Inställningarna för tilläggsskatt har nu gjorts. När tilläggsskatten baseras på viktenhet är underlaget för denna viktenhet 1000 kilo. Detta ligger då till grund för priset, det vill säga att om skatten ska till exempel vara 10 kr per 100 gram kan du lägga in 100 kr för denna avgift. 205

215 PRODUKT PRODUKTVARIANTER En produkt kan säljas i olika varianter av samma produkt, till exempel i olika färger och storlekar. För att dessa produkter ska vara enklare att administrera så kan du registrera de som en huvudprodukt och knyta till varianterna. På så sätt kan du förenkla, bestämma vilken information som ska variera för de olika varianterna, få hjälp med att bygga upp produktnamnen och lägga in order med en rad olika varianter av "samma" produkt. Det är också möjligt att sälja produkter med varianter i webbutiken. Obs! I vissa programversioner krävs licens för en tilläggsprodukt för att kunna sälja produktvarianter Kom igång med varianter För att använda produktvarianter måste du ha en programversion med licens för det. Markera att Företaget har produkter som säljs i olika varianter i företagsinställningarna för produkt, under fliken Anpassning av funktioner. Under fliken Standardvärden kan du även klicka på knappen Standardinställningar för produkter med varianter. Där kan du göra inställningar som förenklar skapandet av nya produkter med varianter. Varianter kan ha upp till två olika Variantegenskaper. Variantegenskaper kan till exempel vara färg och storlek, och egenskaperna definieras i grundinställningarna. Varje egenskap kan ha olika värden som du själv definierar. Exempel på variationer av attribut och värde: Variantattribut: Färg Färg Färg Färg Färg Variantvärde: Blå Röd Grön Gul Vit När detta är gjort kan du markera på huvudprodukten att Produkten har varianter. Det gör man på fliken Variant i Produktregistret. Obs! Huvudprodukten kan inte användas som en egen produkt när den har varianter. I Produktregistret kan du, via knappen Variantinställningar, bestämma vilka värden som ska variera för varianterna av produkten. 206

216 PRODUKTVARIANTER Markera till exempel att Lagernivån och EAN-koden ska variera. Här bestämmer du hur produktnamnen för varianterna ska byggas upp, vilket underlättar och ger ett enhetligt produktregister. Via knappen Standardinställningar kan du även definiera vilka variantegenskaper produkten ska kunna ha. Tips! Du kan redigera befintliga produkter med hjälp av funktionen Uppdatering av ett urval av produkter. På fliken Variant kan du ändra variantegenskaperna och hur produktnamnet byggs upp. Varianter på försäljningsorder, offert och inköp I användarinställningar för produktlistan kan du välja att använda en variantmatris som ger full översikt över tillgängliga varianter, lagerstatus och inköpsnivå på de olika varianterna. Andra inställningar Du kan välja om du vill att Produktlistan ska visa varianterna som produkter i själva listan. Det gör du genom att klicka på Användarinställningar i Produktregistret eller från själva produktlistan, välj Visa varianter i produktlistan. För många varianter kommer det att göra att produktlistan blir väldigt lång och därför är den inställningen som standard inte aktiverad. Du kan se varianterna längst ner i produktlistan, där du hittar en rullgardinsmeny som visar alla kopplade varianter. 207

217 PRODUKT Variantegenskaper De olika variantegenskaperna definieras i grundinställningarna. Variantegenskaper kan vara t.ex. färg och storlek. Varje egenskap kan ha olika variantvärde som du också definierar själv. Du skapar en ny variantegenskap genom att klicka på Ny. Skriv in namnet på egenskapen i det översta fältet. Du kan samtidigt skapa de olika variantvärden som denna variantegenskap ska kunna ha till exempel variantegenskap: Färg kan ha följande variantvärden: Grön, Blå och Röd. För att skapa variantvärden klickar du på Ny i fönstret Redigera variant. Skriv in namnet på variantvärdet och klicka sedan på OK. Upprepa detta steg för varje nytt variantvärde du vill skapa för denna variantegenskap. Om du därefter vill skapa nya variantvärden, kan du öppna variantegenskapen i grundinställningarna och klicka på Redigera. Obs! Lägg märke till pilknapparna under Redigera variant - dessa kan du använda för att ändra ordningsföljd på variantvärden. Denna ordningsföljd bestämmer ordningen på variantvärden som de visas när de ska säljas i webbutiken. T.ex. XS - S - M - L - XL - XXL och inte alfabetisk eller i den ordning värdena blev skapade. Variantinställningar Varianter kan i olika grad avvika från huvudprodukten. I produktregistret, på fliken Variant via knappen Variantinställningar, bestämmer du vilka inställningar som ska kunna varieras. Den information som inte ska variera hämtas från huvudproduktens produktkort. Tips! I företagsinställningarna för Produkt kan du på fliken Standardvärden ange Standardinställningar för produkter med varianter. Dessa inställningar gäller som standard för alla produkter. Detta förenklar processen vid skapande av nya huvudprodukter med varianter, speciellt om de säljs med samma variantegenskaper. Denna standardinställning kan upphävas på huvudprodukten under fliken Variant - Variantinställningar. Standardinställningar: Hämtar standardinställningarna från företagsinställningarna. Använd denna knapp om du har ändrat standardinställningarna efter att produkten har registrerats och vill att produkten ska ha standardinställningarna. 208

218 PRODUKTVARIANTER Information som varierar per variant Välj vilken information som ska kunna variera för varje variant. Ofta är detta kanske bara lagerinformation som lagerbehållning och EAN-kod, men det är också möjligt att till exempel ha individuella priser för varje variant. Du redigerar själv informationen på ämneskortet variant i produktregistret eller i variantmatrisen. Priser: Markeras om variantens priser ska kunna skilja sig från huvudproduktens. Obs! Om produktens pris ska variera, men inte dess lagerbehållning, visar rapporten Lagervärdelista inte produktvärdet. Du kan emellertid se lagervärdet i rapporten Lagervärdelistan (lagerförändringar), eller i Lagerlista-rapporterna. Lagerbehållning: Markeras om lagerbehållningen är individuell för varianterna. Förpackningsenhet: Markeras om du vill kunna ange en annan förpackningsenhet för varianten än för huvudprodukten. Antal per enhet: Markeras om du vill kunna ändra antal per enhet för varianten. EAN-kod: Fältet måste markeras om du vill kunna ange en annan EAN-kod än den på huvudprodukten. Varukod: Markeras om du vill kunna registrera ett nummer som skiljer sig från huvudproduktens. Produktinformation: Markeras om du vill kunna ändra produktinformationen för varianter. Vikt: Du måste markera fältet för att kunna registrera en annan vikt för varianten än för huvudprodukten. Volym: Markeras om du vill kunna ange en volym som skiljer sig från huvudproduktens. Variantinställning Visa huvudproduktens produktnummer i försäljningsmodul/inköpsmodul: Markeras om du vill använda huvudproduktens produktnummer på utskrifter vid försäljning och inköp av produkten. Om alternativet inte markeras används variantens produktnummer. 209

219 PRODUKT Automatisk uppbyggning av variantnamn I samband med att du skapar en variantlänk på en huvudprodukt, skapas en rad varianter som hanteras som underprodukter. Dessa kan framstå för dina kunder som individuella produkter. Beroende på hur du lägger upp variantegenskaper kan det finnas behov för att bygga upp namnen på produktvarianterna på olika sätt. Följande inställningar förenklar denna process så att du slipper skriva in ett eget produktnamn för varje variant. Processen baseras automatiskt på dessa inställningar. I variantinställningarna under fliken Variant på huvudprodukten navigerar du till rullgardinsmenyn Uppbyggnad. Välj vilken variant som passar bäst. Variantegenskap hänvisar till egenskapen så som den är definierad i grundinställningarna t.ex. färg. Variantvärde hänvisar till värdet av egenskapen text Grön. Under rullgardinsmenyn ser du ett exempel på hur namnet på produkten kan se ut. Variantegenskaper I rullgardinsmenyn väljer du vilken variantegenskap huvudprodukten ska ha. Egenskaper (t.ex. färg) och värden på egenskap (t.ex. grön, blå, röd) definieras i grundinställningarna. Kryssa för Tillåt upprepade egenskapen om en produkt ska kunna ha identiska kombinationer av egenskaper. Denna funktion är markerad om du redan har skapat varianter med upprepade egenskaper och kan inte tas bort förrän du har ordnat detta. Se mer om detta under produktvarianter. Hur skapas produktvarianter? Följ nedanstående instruktioner för att skapa enskilda varianter. För att skapa många varianter av en produkt kan du använda variantmatrisen. Innan du skapar varianterna bör du i företagsinställningarna för produkt - på fliken Standardvärden - klicka på Standardinställningar för produkter med varianter. Här anger du vilken information som ska variera för varje produkt. Så här skapar du en variant: 1. Välj fliken Variant på produktkortet. 2. Markera Produkten har varianter. 210

220 PRODUKTVARIANTER 3. Ändra eventuellt inställningarna för varianterna och klicka på OK. Inställningarna som föreslås hämtas från företagsinställningarna. 4. Klicka på Ny. 5. Lägg in Produktnamn för varianten. 6. Fyll i information som ska gälla för varianten. Du kan bland annat ändra föreslaget produktnummer, markera om varianten ska kunna ingå som komponent i ett varupaket eller om varianten ska markeras som inaktiv. Vilka egenskaper som kan ändras för varianten beror på vilka Variantinställningar du har gjort. 7. Registrera specifik information om varianten på flikarna Pris, Lagerhantering och Produktinformation. 8. Klicka på OK. Upprepa processen för att skapa variant tills du har registrerat alla varianter av produkten. Du kan läsa mer om fliken Variant i avsnittet om produktregistret. Du kan även välja att duplicera en variant med hjälp av knappen Skapa dubblett av variant. 211

221 PRODUKT Skapa varianter/variantlänkar av en produkt En produkt som ska säljas i olika varianter måste länkas till de olika varianterna av produkten på huvudprodukten. Obs! Nedanstående procedur förutsätter att du tidigare har skapat variantegenskaper på huvudprodukten och att det inte är markerat Tillåt upprepade egenskaper. Du kan även skapa varianter genom att klicka på Ny på fliken Variant på huvudprodukten. Skapa nya variantlänkar genom att: 1. Öppna huvudprodukten i produktregistret. 2. Klicka på Variantmatris-knappen på fliken Variant. 3. På fliken Variantlänkar anger du vilka varianter produkten ska finnas i. Genom att markera en kryssruta och sedan klicka på Skapa variantlänkar anger du att just den varianten på produkten ska finnas. 4. Om försäljningspriset ska variera kan du justera detta genom att välja Försäljningspris i rullgardinsmenyn Information som ska visas. 5. Stäng fönstret när du är färdig. De olika produktvarianterna visas i listan på fliken Variant. Kontrollera att produktvarianterna har fått riktigt namn. Du kan ändra namnen genom att dubbelklicka på dem. Unika variationer som pris och lagernivå måste redigeras manuellt för de olika varianterna.. Obs! De fält som ska kunna varieras per variant kan styras i Variantinställningar på huvudprodukten. 212

222 PRODUKTVARIANTER Överför lagerbehållning mellan olika varianter För att kunna göra överföringar mellan varianter måste du i Variantinställningarna (se eget avsnitt) under fliken Variant i Produktregistret, ha markerat att lagerbehållningen ska variera per variant. Så överför du mellan varianter: 1. Välj Visa - Lager - Lager - Lagerbehållning. 2. Markera varianten som du vill överföra behållning från. 3. Klicka på Överföra till annan variant. 4. Skriv in antalet som ska dras från lagerbehållningen till varianten du överför från. 5. Skriv in antal som lagerförs för varianten. Antalet är normalt samma som det antal som dras, men det kan avvika om varianterna har olika enhetsbeteckningar. 6. Skriv in eller bläddra dig fram till produktnumret för varianten du överför till. 7. Välj vilket lager du vill överföra behållningen till. Om lagret du överför till inte är kopplat till produkten får du en fråga om du vill skapa kopplingen. 8. Välj vilken plats i lagret du ska överföra till. Valet visas enbart om du i företagsinställningarna har valt Företaget lagrar samma produkt flera gångar i ett lager. Överföringen är nu slutförd. 213

223 PRODUKT Varianter i webbutiken Obs! Produktvarianter kräver en tilläggsproduktlicens i vissa programversioner. Har du en webbutik så kommer varianterna att kunna säljas där. Gör så här för att sälja varianter i webbutiken: 1. Gå till Visa - Produkt - Produktregister och välj huvudvariantprodukten som du vill sälja i webbutiken. 2. Klicka på fliken Variant, markera varianten som du vill sälja i webbutiken och klicka Redigera. 3. Markera kryssrutan Ska kunna säljas på en eller flera webbplatser. 4. Klicka OK för att stänga fönstret. 5. Upprepa de ovanstående stegen för andra varianter av huvudprodukten som du vill sälja i webbutiken. 6. Klicka på Spara på huvudproduktens produktkort. Varianterna kan nu överföras till din webbutik. 214

224 PRODUKTVARIANTER Gör så här för att överföra varianterna till din webbutik: 1. Gå till Visa - E-handel - Utforma webbplats och välj Produkter i din webbutik. 2. Kontrollera att huvudprodukten - den du vill sälja varianter av - finns i listan över produkter till salu i din webbutik. 3. Klicka på Stäng för att stänga fönstret. 4. Gå till Visa - E-handel - Överför sidor/uppdateringar för att ladda upp ändringarna till din webbutik. Varianterna kan nu väljas i webbutiken när kunden klickar på knappen Lägg i kundvagnen. Tips! Om du vill visa att en produkt har varianter i webbutikens produktlista kan du välja Visa - E-handel - Webbplatsinställningar. Välj därefter fliken Inställningar webbutik och klicka på fliken Annat. Markera kryssrutan För produkter med varianter: Visa länk till val av varianter i produktlistan. Exempel: 'Välj egenskaper'. Begränsningar av antal variantattribut Alla variantattribut sorteras enligt Grundinställningarna. Produkter som säljs i webbutiken kan inte ha mer än två variantattribut. Om du vill ha fler attribut, det vill säga, fler storlekar, färger eller modeller, måste du skapa en separat produkt. Exempel: Tröja Tröjan har variantattribut modell (herr eller dam), storlek och färg. Du kan skapa två produkter: Damtröja och herrtröja. Båda kan då ha variantattribut storlek och färg. Via Variant-fliken på produktkortet kan du välja vilken Standardvariant som ska visas när kunder väljer att se detaljerad produktinformation i webbutiken. 215

225

226 Kapitel 3: Inköp I detta kapitel: OM INKÖPSMODULEN KOM IGÅNG MED INKÖP Hur kopplar jag en leverantör till en produkt? Registrera inköp mot leverantör Hur registreras en varumottagning? INKÖPSFÖNSTRET Flikarna i inköp Fliken Produktlinjer Text Fliken Diverse INSTÄLLNINGAR FÖR INKÖP Företagsinställningar för inköp Användarinställningar för inköp INKÖPSGUIDEN Inköp baserat på ej levererad försäljningsorder Produkter som ska köpas in Inköp baserat på lagerbehållning Inköp baserat på produkter/produktgrupp Inköp av en eller flera produkter från en leverantör FÖRSÄLJNINGSORDER OCH INKÖP Skapa inköp med order som underlag Registrera order baserat på inköp INKÖPSRESERVATIONER Reservera inköp mot bestämd order Reservera lagervaror Reservera en säljorder mot inköp Lagerförändringar och reservationer BOKFÖRING/LEVERANTÖRFAKTURA FRÅN INKÖP Bokföra inköpsorder Bokföra Tull-/Speditionsfaktura Bokföra Kreditnota

227 INKÖP OM INKÖPSMODULEN I inköpsmodulen skapas inköp som kan skrivas ut och sändas till leverantörer. Produkterna du säljer kan köpas in från olika leverantörer och de kan köpas in till individuella priser och i olika valutor. För att en produkt ska kunna köpas in från en leverantör måste en leverantörsanknytning skapas från produkten. Läs mer nedan om hur du knyter en leverantör till en produkt. Så fortsätter inköpsprocessen: Inköpen kan skapas på olika sätt. Vet du vilken leverantör som du önskar köpa produkter från kan du skapa inköp till en leverantör. Kanske vet du bara att du saknar ett antal produkter på lagret och då kan det vara enklare att starta Inköpsguiden, vilken har ett antal valmöjligheter som hjälper dig att plocka ut vilka produkter som du ska köpa in. Andra gånger har man fått in en säljorder och vill skapa inköp på grund av säljorder. Ett inköp behandlas vidare genom att det först överförs till beställt. I denna process tas en utskrift av inköpet och det är det du ser då du skickar inköpet till en leverantör. Därefter registreras ett eller flera Varumottag, då blir produkterna tillgängliga på lager och inköpet skiftar status till mottaget. Varumottag kan registreras via ikonen för detta på inköpet eller via lagermodulen. Efter registrering av varumottag, helt eller delvis, bokförs inköpet som en leverantörsfaktura. Bokföring av delvis mottagna inköp är endast tillåtet om det är angivet i företagsinställningarna. Du kan eventuellt också bokföra en tull och speditionsfaktura. Vid eventuella fel/ändringar kan du skapa en kreditnota från inköpet. Till slut överför du inköpet till status färdigbehandlat. Inköpen kan skrivas ut på en rad olika formulär och sändas till skrivare, e-post, fax, HTML eller till förhandsvisning på skärm. Har du installerat en PDF-skrivare kan inköpet också överföras till PDF-format som en fil. Alternativt kan du skapa en RTF (Rich Text Format) som kan läsas av de flesta textbehandlingsprogrammen. En inköpsorder utvecklar sig genom olika stadier, så kallad status. Inköpsorderns Status visas i rullgardinsmenyn överst till höger. På samma sätt som för andra moduler representerar varje status ett stadium i inköpsprocessen och ger dig som användare information om hur inköpet ska behandlas tills vidare. Genom ikoner på verktygsfältet överför du inköpen som en naturlig del av inköpsprocessen. Ett inköp kan reserveras till en bestämd försäljningsorder. Du kan administrera inköpsreservationer i lagermodulen. Ibland kan det vara aktuellt att göra inköpet först och sedan skapa en säljorder baserat på inköpet. Produkterna du säljer kan köpas in från olika leverantörer och med olika pris och valuta. För att en produkt ska kunna köpas in från en leverantör måste produkten först knytas till en leverantör. Status Ett inköp genomgår olika stadier, Status, beroende på var i processen du befinner dig. Du kan se vilken status ett inköp har i rullgardinsmenyn överst till höger i fönstret. På samma sätt som i de andra modulerna representerar varje status ett stadie i inköpsprocessen. Detta ger dig information om hur inköpet ska vidarebehandlas. 218

228 OM INKÖPSMODULEN Inköpsreservationer Ett inköp kan reserveras mot en särskild försäljningsorder. Du kan administrera dessa inköpsreservationer i lagermodulen. Skapa order från inköp Ibland kan det vara aktuellt att göra inköpet först och därefter registrera en försäljningsorder baserad på inköpet. Integration med andra moduler: I tillägg till funktionerna som är nämnda ovan är inköp integrerat med andra moduler för att göra arbetsprocessen anpassad efter dina behov i så stor utsträckning som möjligt. Inköp är en naturlig del av lagermodulen. Därför är flera inköpsfunktioner tillgängliga även därifrån. I lager finns fönstret Inköp, ej mottaget, vilket ger dig en översikt över beställda varor som inte är mottagna. Dessutom ligger fönstret Inköpsreservationer i lagermodulen. Du hittar flikar för inköp i Kontaktuppföljning, på Kontaktperson och på Projekt. På detta sätt blir det enklare att nå de inköp som är relevanta för den enskilda kontakten och det enskilda projektet när du arbetar med just dessa. Inställningar: I användarinställningar för inköp bestämmer du vad som ska visas i skärmbilden för dig som användare. Där kan du också göra en del val som kan förenkla registreringsprocessen. I företagsinställningarna styrs användandet för alla användare. Du kan bland annat bestämma om det ska vara tillåtet att bokföra inköp för de är fullt mottagna och om du ska kunna ändra/redigera på produktlinjerna efter det att ett inköp har fått status Beställt och sedan Mottaget. Företagsinställningarna för produktmodulen innehåller inställningar som påverkar inköpsmodulen. Du kan bland annat kalkylera pris baserat på inköpspriser samt kalkylera självkostnadspris. 219

229 INKÖP KOM IGÅNG MED INKÖP Hur kopplar jag en leverantör till en produkt? Så kopplar du en leverantör till en produkt: 1. Klicka på Ny på fliken Leverantör i Produktregistret. 2. Välj leverantör av produkten och klicka på OK. 3. Fyll i detaljerad information om leverantören (se fältbeskrivning nedan). 4. Klicka därefter på OK: Leverantören har nu kopplats. Tips! Du kan bestämma standardleverantör för produkten om du har kopplat flera leverantörer till en produkt. Detta gör du i rullgardinsmenyn Standardleverantör. Fältbeskrivning Leverantörens produktnummer: Om din leverantör har ett eget produktnummer för produkten kan du registrera det här. EAN-kod: Här kan du lägga in leverantörens EAN-kod (streckkod) om den avviker från den som registrerats på fliken Inställningar på produktkortet. Leveranstid i antal dagar: Används vid inköp för att ge en bättre översikt över hur lång tid leverantören behöver för att leverera varan till dig. 220

230 KOM IGÅNG MED INKÖP Kursuppdatering: Här bestämmer du om du vill ha fast eller flytande kurs. Det är aktuellt om du gör inköp i utländsk valuta. Om du använder flytande kurs uppdateras valutakurserna i Valutaregistret. Inköpspris i valuta: Här registreras inköpspriset i den valuta som registrerats för leverantören. Inköpspris i kl. valuta: Visar inköpspriset omräknat till företagsdatabasens (klientens) valuta. Rekommenderat detaljhandelspris: Här kan du lägga in leverantörens rekommenderade detaljhandelspris. Priset kan ha betydelse för försäljningspriset i priskalkylatorn, beroende på vad som väljs i företagsinställningarna för produkt. Leverantörens produktnamn: Om leverantören har ett eget namn på produkten kan du lägga in det och markera om du vill att leverantörens produktnamn ska användas vid inköp. Rabattprocent vid inköp: Om du har förhandlat fram en rabattprocent hos leverantören kan du lägga in den i fältet. Programmet tar automatiskt hänsyn till rabattprocenten vid inköp från denna leverantör. Mängdrabatt vid inköp: Lägg in en förklarande text i Villkor för mängdrabatt. Texten visas när du lägger in produkter i en beställning, men du måste själv ta ställning till antal och ev. uppdatera rabattfältet manuellt. Leverantören levererar i annan enhet: Om leverantören levererar produkten i en annan enhet än den du säljer, kan du specificera förpackningsenhet, antal per enhet och omräkningsfaktor vid lageruppdatering. Registrera inköp mot leverantör När du vet vilken leverantör ett inköp ska skickas till och vilka produkter du vill beställa kan du skapa inköpet utan guiden. Du väljer leverantör och därefter registreras produktinformationen under fliken Produktlinjer i nedre halvan av fönstret. Vill du istället ha hjälp av guiden för att välja vilka eller hur många av varje produkt som du ska beställa från den aktuella leverantören kan du starta inköpsguidenoch välja en eller flera produkter från en leverantör. Så här skapar du ett inköp mot en leverantör utan guiden: 1. Klicka Ny. 2. Markera den leverantör som du vill skapa inköpet för och klicka på OK. 221

231 INKÖP 222 Notera att alla fält i fönstrets övre halva nu fylls med information om adresser, samt leverans- och betalningsvillkor, vilka hämtas från kontaktregistret för denna leverantör. 3. Lägg in produkterna som ska beställas under fliken Produktlinjer. Detta kan göras på två olika sätt: Klicka Ny och skriv in produktnumret i den nya raden. Den aktuella produkten hämtas in tillsammans med information från produktkortet. Vill du ändra på något i informationen för den aktuella inköpsordern, görs detta i varje enskild kolumn på produktraden. Klicka Visa Produktlista för att få upp en lista över produkterna. Du kan utnyttja rullgardinsmenyn överst till höger i fönstret som ett filter där du väljer produkttyp. Då kommer du att kunna se produkterna av typen du valt, för att lättare kunna hitta rätt produkt. Markera produkten och klicka därefter Infoga. Väljer du en produkt som inte är knuten till den aktuella leverantören får du en fråga om du önskar att skapa en leverantörslänk. Klicka Ja för att knyta den aktuella produkten till denna leverantör. För att se produkterna som inte är knutna till den valda leverantören måste filtret inaktiveras via verktygsfältet i produktlistan. 4. Registrera antal beställningar och justera eventuella pris- och rabattnivåer. 5. Klicka på Redigera under fliken Produktlinjer om du vill lägga in en egen text som beskriver varje produktlinje. Här kan du också hämta in text från produktregistret genom att använda rullgardinsmenyn och knappen Infoga. 6. Infoga text som du eventuellt vill ha med på inköpsordern under fliken Text, samt gör de inställningar du önskar under fliken Diverse. 7. Klicka Beställ för att generera beställningen. Du kan själv välja om inköpsordern ska skrivas ut. Inköpet har nu skapats och statusen ändras automatiskt till Beställt.

232 KOM IGÅNG MED INKÖP Hur registreras en varumottagning? När din leverantör har mottagit din beställning och levererat varorna, kan du registrera en varumottagning i programmet. En produkt behöver inte vara en lagervara för att registreras, men ska lagernivån uppdateras måste den vara det, samtidigt som att Uppdatera lagerbehållning är markerat på fliken Lager. Du kan välja om en Leveransbevis ska skrivas ut vid varumottagning och Retursedel vid negativt varumottag i samband med kreditering av inköp. Valet görs på fliken Lager i Företagsinställningar för produkt. Du kan också välja om rapporten Order som kan levereras ska skrivas ut vid registrering av varumottagning. Rapporten visar order som kan levereras och är relaterade till varumottagningen. Valet görs i Företagsinställningar för inköp. Du kan registrera varumottagning via inköpsregistret. Inköpet får då status "Beställt" innan den levereras. Du kan också registrera varumottagning via lagermodulen, under Inköp, ej mottaget. Så här gör du en varumottagning: 1. Välj Visa - Beställning/Inköp - Inköp och leta reda på det aktuella inköpet. 2. Klicka på Registrera varumottagning. 3. Kontrollera att Inköpsordernummer är korrekt. Klicka [...] för att se Inköpslistan. Klicka Gå till inköp om du önskar gå tillbaka till inköpsordern. 4. Kontrollera att levererade varor stämmer med antal som är beställt. Du kan registrera fler eller färre antal än vad som är beställt. Vid avvikelse skriver du in antal mottagna varor i kolumnen Varumottagning. Har leverantören levererat mindre antal varor än beställt är det en delleverans, se nedanför. 5. Välj vilket Lager och Plats varorna ska placeras på. 6. Klicka Registrera Varumottagning. Status på inköpsordern ändras till Mottagen och fliken Produktlinjer uppdateras med mottaget. Lagerbehållningen för produkterna uppdateras och visas i produktkortet under fliken Lager. 223

233 INKÖP 7. Klicka Färdigbehandlad om du vill föra över den till denna status, inköpsordern är ej låst utan man kan fortfarande gå in och göra registreringar i efterhand. Obs! Om du öppnar varumottag via lagermodulen kommer du nederst i fönstret kunna markera bort kryssrutan. Stäng fönstret vid verkställning. Denna är markerad som standard, men om du vill arbeta vidare i fönstret efter verkställningen kan du ta bort avmarkeringen här. Inköpsordern är nu registrerad. Tips! I Användarinställningar för Inköp kan du välja hur produkterna ska sorteras vid varuleverans. Vidarebehandling av delleverans: Om du vid registreringen av varumottaget tog emot färre varor än vad som var beställt på inköpsordern har du följande val. Vill du se eventuella tidigare mottagningar på inköpsordern kan du klicka i rutan Visa även tidigare mottagna produktrader. 1. Annullera resten av inköpsordern. 2. Klicka Radera. Antalet ändras i kolumnen Skickad inköpsorder till att bli detsamma som är registrerat vid varumottagningen. Status för inköpsordern är Mottagen. 3. Vänta på resten av leveransen. Nästa gång du registrerar varumottagning på inköpsordern så kommer restvärdet att stå i kolumnen Varumottagning. 4. Klicka Registrera Varumottagning. Statusen för inköpsordern är Mottagen. Bokför delleveransen och vänta på resten. 224

234 INKÖPSFÖNSTRET INKÖPSFÖNSTRET Fönstret för inköp är uppbyggt på samma sätt som alla andra register i programmet, med ett huvudkort och flera flikar med ingående information om inköpet. Information om leverantören och produkterna hämtas från respektive register. Innan du kan använda inköpsmodulen måste du ha registrerat leverantören i kontaktregistret och produkten i produktregistret. Läs "Verktygsfältet på skrivbordet" i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval" för mer information om övriga knappar i verktygsfältet. Ny: Skapa ett nytt inköp. Klicka här om du vet vilka produkter du vill beställa och från vem. Ny med inköpsguide: Startar inköpsguiden som hjälper dig att definiera ett urval för vilka och hur många produkter du vill beställa. Läs mer om. Du kan även starta guiden direkt från skrivbordet. Lista: Visar en lista över registrerade inköp. I användarinställningarna kan du välja standardsortering i detta fönster. Du kan definiera urval i fönstret för att hitta önskade poster. Läs mer om Urval i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Radera: Knappen har olik funktion beroende av vilken status inköpet har. Kopiera: Startar guiden för kopiering av inköpsorder. Överföra till skickad inköpsorder: Ett inköp behandlas vidare genom att det först Överförs till beställt. I denna process tas en utskrift av inköpet och det är det du ser då du skickar inköpet till en leverantör. 225

235 INKÖP Tips! När en inköporder har beställts kan du med hjälp av en Inköpsguide skapa en Order som är baserad på inköpet. När detta har utförts skapas en reservation mellan produktlinjen på ordern och inköpet automatiskt. Registrera varumottagning: Registrering av ett eller flera varumottag. Produkterna tillgängliga på lager och inköpet skiftar status till mottaget. Varumottag kan registreras via ikonen för detta på inköpet eller via lagermodulen. Det är möjligt att bokföra innan alla produkter i inköpet är mottagna om du har valt detta alternativ i företagsinställningarna. Du kan också skapa en tillhörande tull/speditionsfaktura. Bokföra inköpsorder: Efter registrering av varumottag, helt eller delvis, bokförs inköpet som en leverantörsfaktura. Bokföring av delvis mottagna inköp är endast tillåtet om det är angivet i företagsinställningarna. Du kan eventuellt också bokföra en tull och speditionsfaktura. Vid eventuella fel/ändringar kan du skapa en kreditnota från inköpet. Färdigbehandlade inköp: Överför inköpet till statusen Färdigbehandlad. Klicka på ikonen när du är färdig för att överföra inköpet till statusen Färdigbehandlad. Detta kan göras från status Beställt och Mottaget. Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Användarinställningar för inköp: Öppnar användarinställningarna för inköp. Använd pilknappen för att öppna företagsinställningarna. Skriv ut: Inköpen kan skrivas ut på en rad olika dokumentformulär. De kan även skickas till skrivare, e-post, fax eller förhandsvisning på skärm. Status: Du kan se vilken status ett inköp har i rullgardinsmenyn överst till höger i fönstret. Flikarna i inköp Fliken Produktlinjer På fliken Produktlinjer i inköpsfönstret väljer du produkterna du ska köpa in från produktregistret. Nödvändig information om till exempel pris och rabatter blir då hämtat från Produkt- och Kontaktregistret. Använd [Enter] eller [Tab] på tangentbordet för att förflytta dig mellan kolumnerna. 226

236 INKÖPSFÖNSTRET Du kan hämta in produkterna som ska säljas på två sätt: Klicka Ny och skriv in Produktnumret i den nya raden. Aktuell produkt registreras tillsammans med all information från produktkortet. Om du vill ändra någon information görs det i varje enskild kolumn på produktlinjen. Klicka Produktlista om du inte kommer ihåg produktnumret. Rullgardinsmenyn överst till höger i fönstret fungerar som ett filter, där du väljer produkttyp. Endast produkter från vald produkttyp visas i produktlistan. Markera önskad produkt och klicka därefter Infoga. Registrera beställningsantal och justera eventuella pris- och rabattnivåer. Verktygslinjen Sätt in produktrad. Skapar en ny rad ovanför den markerade produktraden. Redigera beskrivning av orderrad. Lägg in en egen text som beskriver produktraderna. Gå till produktkortet. Öppnar produktkortet så att du kan kontrollera eller ändra information om produkten. Produktflöde. Du har också tillgång till ett eget fönster för uppföljning av produktflöde. Koppling/reservation mot försäljningsorder. När inköpet är registrerat kan du reservera produkterna för en bestämd försäljningsorder. Skapa order som baseras på inköp. Klicka på pilen bredvid ikonen för att skapa en order baserad på inköpet. Text I inköpsmodulen används fliken Text vid utskrift av inköpsdokument. Här skriver du in eller infogar den fasta texten som du vill ha med på inköpsordern. Du kan antingen skriva in en fast text som är unik för inköpet eller välja en av de förhandsdefinierade fasta texterna från listan överst i fönstret. Du kan lägga in eller redigera fasta texter i grundinställningarna under huvudgruppen Fast text, Inköp. Du lägger in den fasta texten genom att välja text från listan och klicka Infoga. Tips! I företagsinställningarna för inköp kan du välja en fast text för inköp som automatiskt kommer med på alla nya inköp. 227

237 INKÖP Fliken Diverse På fliken Diverse i inköpsfönstret visas valutainställningar för inköpet och det görs språkinställningar och hur inköpet ska avrundas. Du väljer också syfte med inköpet här samt att det visas vem som har skapat respektive ändrat ordern. Valutainställningar visar inköpets valuta och gällande valutakurs i valutaregistret. Knappen Historik öppnar ett fönster som visar historik över ändringar som gjorts på inköpsordern. När en användare gör en ändring av antal som beställs, varumottagning och bokföringsinformation loggas detta i ett anteckningsfält där namn på användare och tidpunkt för ändringen sparas. På så sätt kan också andra användare i systemet få information om vad som gjorts på inköpsordern tidigare. Markera dina val i rullgardinsmenyerna så att det passar det aktuella inköpet. Syfte med inköp: Detta kan sedan användas som urvalskriterium då inköpsrapporter skrivs ut från rapportmodulen. Avrundning: Inställning för hur inköpets belopp ska avrundas. Avrundning som föreslås ärvs från kontaktkortet. Språk: Inställning för utskriftsspråk på inköpsorder. Språk som föreslås ärvs från kontaktkortet. Längst ner på fliken Diverse ser du namnet på den som har skapat och eventuellt gjort ändringar på inköpsordern. 228

238 INSTÄLLNINGAR FÖR INKÖP INSTÄLLNINGAR FÖR INKÖP Företagsinställningar för inköp Här anger du vilken information som ska kunna ändras i olika status i modulen Inköp. Du kan därför anpassa inställningar för hur rutiner ska genomföras i denna modul. Markera kryssrutan Tillåtelse att bokföra inköp som inte har mottagits helt och hållet för att välja om det ska vara möjligt att bokföra ett inköp som inte är fullständigt mottaget. Du kan välja om du vill Skriva ut en översikt över produkter som kan levereras vid varuleverans. Rapporten visar orders som är relaterade till varumottagningen och sorteras efter kriteriet du väljer i rullgardinsmenyn. Fast text inköp kan definieras i grundinställningarna genom att högerklicka och välja Ändra i grundinställningar. Under Information som kan ändras för inköp med statusen Beställt väljer du vad användaren ska kunna ändra på inköp med status Beställt. Markera kryssrutor utifrån de inställningar som du vill aktivera. Under Information som kan ändras för inköp med statusen Mottaget väljer du vad användaren ska kunna ändra på inköp med status Mottaget. Markera kryssrutor utifrån de inställningar som du vill aktivera. Användarinställningar för inköp Genom flikarna i Användarinställningar kan du bestämma hur fönstret för inköp ska se ut och fungera. På detta sätt kan du anpassa fönstret för inköpsmodulen utifrån egna behov. Inställningar gäller endast för dig som användare och påverkar inte inställningarna för andra användare. 229

239 INKÖP Standardanpassning Du kan välja mellan tre fördefinierade inställningar. Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara obligatoriska fält. Normal: Visar standardfält och -funktioner. Avancerad: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Klicka på aktuell knapp för att välja ett av alternativen. Inköp Här väljer du vilka element som ska visas på inköpskortet. Lägg märke till att med för många kolumner blir produktlistan svårare att överblicka, vilket dessutom påverkar hastigheten i modulen. Funktion Inställningar för att förenkla registreringen av produktrader: Här kan du konfigurera systemet så att du väljer vilka tangenter som automatiskt ska skicka dig vidare till kolumnen Beställt antal vid registrering av produktrader. Du kan också välja om en ny rad ska skapas då du trycker Enter i fältet Beställt antal. Inställningar för produktlista i inköpsmodulen: När du öppnar produktlistan från inköpsmodulen kan du, genom att markera här, välja att produktlistan endast ska visa de produkter som är knutna mot en leverantör. Det kan göra registrering av inköp något enklare. Inställningar för varuleverans: När du registrerar en mottagen varuleverans kan det vara bra att produktraderna sorteras på ett bestämt sätt. I rullgardinsmenyn väljer du om du vill att det ska sorteras i Samma ordningsföljd som på inköpet, efter Antal som återstår att ta emot eller Förväntat leveransdatum. 230

240 INKÖPSGUIDEN INKÖPSGUIDEN Inköpsguiden hjälper dig att ange urval för vilka och vilket antal produkter som du önskar att köpa in. Guiden är uppbyggd av ett antal steg som visas i olika ordningsföljd utifrån vilka val som du gör. Du väljer mellan fyra alternativ att göra urval på. Därefter gör du urval för vilka produkter som ska köpas in, vilket antal och vilken leverantör du vill köpa från. Guiden startas från inköpsfönstret. Klicka på pilen vid sidan om Ny-knappen och välj Ny med inköpsguide. Du kan även starta inköpsguiden direkt från skrivbordet. När guiden har startat kan du välja på vilka grunder guiden ska hjälpa dig med att bestämma vilka produkter som ska köpas in. Du kan välja mellan följande alternativ: Inköp baserat på ej levererad försäljningsorder Inköp baserat på lagerbehållning Produkter/Produktgrupp En eller flera produkter från en leverantör Fönstret Produkter som ska köpas in visas inaktivt i bakgrunden tills du slutfört guiden för urvalet och gjort alla nödvändiga inställningar för inköpsförslaget. I detta fönster arbetar du sedan vidare med inköpsförslaget. Om du vill skapa ett inköp baserat på en säljorder kan du starta guiden direkt från säljordern. 231

241 INKÖP Inköp baserat på ej levererad försäljningsorder Inköp baserat på ej levererad försäljningsorder är ett av fyra alternativ att ange underlag för vilka produkter som ska köpas in när Inköpsguiden har startats eller när du Skapar inköp med order som underlag från försäljningsmodulen. Steg 1: I detta fönster väljer du urval för vilka produkter som ska köpas in. Inköp baserat på ej levererad försäljningsorder - detta val har följande alternativ: Alla produkter på försäljningsorder: Väljer alla produktlinjer som inte har levererats fullständigt. En leverantör: Väljer alla produktlinjer som inte är levererade och som kan beställas från valda leverantörer. Produktgrupp: Väljer alla produktlinjer som inte har levererats fullständigt inom vald produktgrupp. Klicka Nästa. Steg 2: Detta steg gäller bara om kunden redan har en befintlig försäljningsorder som är obehandlad: Välj leverantör/leverantörer som du vill köpa in från. Klicka Nästa. Steg 3: I detta fönster väljer du vilken information du vill ta med dig från försäljningsorder till inköpet. 232

242 INKÖPSGUIDEN Vilken information ska överföras från försäljningsorder till inköpet: Markera om inköpspris på inköpet ska ställas lika som självkostnadspris på försäljningsordern eller hämtas från produktkortet. Markera kryssrutor för den information som du vill överföra från försäljningsordern till inköpet. Om du väljer att slå samman flera produktrader på försäljningsorder mot samma produkt är det inte möjligt att överföra information för varje enskild produktrad. Urval av vilka produktrader som ska köpas in: Markera kryssrutor för att göra urval av vilka produktrader som ska köpas in. Du kan välja om produkter som är Arbete/tjänst och Lagervara ska överföras till inköpet samt om produkter där beställt antal på inköpet blir noll ska överföras. Steg 4: Du har nu utfört urvalet och gjort alla inställningar för inköpsförslaget. Klicka Slutför för att genomföra och arbeta vidare med inköpsförslaget i fönstret Produkter som ska köpas in. Obs! Om du klickar på Avbryt kommer inställningarna för urvalet inte att sparas. 233

243 INKÖP Produkter som ska köpas in Fönstret Produkter som ska köpas in visas inaktivt i bakgrunden tills du slutfört inköpsguiden och gjort alla nödvändiga inställningar för inköpsförslaget. Den översta listan i fönstret visar en linje för varje produkt som ska köpas in. Innehållet i denna lista fylls utifrån inställningar som gjorts tidigare i guiden. I listmenyn högst upp till höger väljer du om du vill visa eller dölja leverantörer som en lista i fönstrets nedre del. Så här gör du ett inköp: 1. Klicka Ny för att lägga till en produkt från en produktlista. Genom att trycka på pilen vid sidan av knappen Ny kan du välja att Lägg till alla från urval för att lägga till alla produkter utifrån val som gjorts tidigare i guiden. 2. Gör eventuella ändringar i kolumnerna Beställa, Lager, Plats och Leverantör. Klicka Skapa koppling till leverantör om du vill knyta vald produkt mot en leverantör. 3. Klicka Skapa inköp för att skapa ett nytt inköp. Om det finns obehandlade inköp för vald leverantör får du möjlighet att lägga till produktlinjerna på en befintlig inköpsorder. Då beställningen är gjord flyttas inköpet till status Beställd och när varorna levererats registreras varumottagning. 234

244 INKÖPSGUIDEN Inköp baserat på lagerbehållning Inköp baserat på lagerbehållning är ett av fyra alternativ att ange underlag för vilka produkter som ska köpas in när Inköpsguiden har startats. Guiden startas från inköpsfönstret. Klick på pilen bredvid Ny-knappen och välj Ny med inköpsguide. Du kan även starta guiden direkt från skrivbordet. Steg 1: I detta fönster väljer du urval för vilka produkter som ska köpas in. Inköp baserat på lagerbehållning - innebär att urval av produkter baseras på lagerbehållning. Nivåvärden för alternativen anges i produktregistret för varje enskild produkt. Produkter med disponibelt mindre än har följande alternativ: Minimumnivå: väljer produkter som har en lagerbehållning där disponibelt är mindre än minimumnivå. Inköpsnivå: väljer produkter som har en lagerbehållning där disponibelt är mindre än inköpsnivå. Till kunder (ej leveransklar): väljer produkter som har en lagerbehållning där disponibelt är mindre än Till kunder (ej leveransklar). När val av produkter utifrån disponibel lagerbehållning har gjorts så kan du välja Alla produkter, alla produkter med hänsyn till En leverantör eller alla produkter inom en vald Produktgrupp. Klicka Nästa 235

245 INKÖP Steg 2: I detta fönster väljer du Underlag för vilket antal som ska köpas in av varje produkt. Nivåvärden för dessa alternativ anges i produktregistret för varje enskild produkt. Klicka Nästa. Steg 3: Det här steget visas endast om du gjort val av produkter med hänsyn till En leverantör i steg 1 och här visas en lista över alla leverantörer. Välj vilken leverantör som du vill köpa in från. Klicka Nästa. Steg 4: Du har nu utfört urvalet och gjort alla inställningar för inköpsförslaget. Klicka Slutför för att genomföra och arbeta vidare med inköpsförslaget i fönstret Produkter som ska köpas in. Obs! Om du klickar på Avbryt kommer inställningarna för urvalet inte att sparas. Inköp baserat på produkter/produktgrupp Inköp baserat på produkter/produktgrupp är ett av fyra alternativ att ange underlag för vilka produkter som ska köpas in när inköpsguiden har startats. Guiden startas från inköpsfönstret. Klick på pilen bredvid Ny-knappen och välj Ny med inköpsguide. Du kan även starta guiden direkt från skrivbordet. Steg 1: Produkter/produktgrupp - detta val innebär att du kan välja alla produkter eller alla produkter inom vald produktgrupp. Klicka Nästa. 236

246 INKÖPSGUIDEN Steg 2: I detta fönster väljer du Underlag för vilket antal som ska köpas in av varje produkt. Nivåvärden för dessa alternativ anges i produktregistret för varje enskild produkt. Klicka Nästa. Steg 3: Du har nu utfört urvalet och gjort alla inställningar för inköpsförslaget. Klicka Slutför för att genomföra och arbeta vidare med inköpsförslaget i fönstret Produkter som ska köpas in. Obs! Om du klickar på Avbryt kommer inställningarna för urvalet inte att sparas. Inköp av en eller flera produkter från en leverantör Inköp baserat på en eller flera produkter är ett av fyra alternativ att ange underlag för vilka produkter som ska köpas in när Inköpsguiden har startats. Läs mer om Inköpsguiden i eget avsnitt. 237

247 INKÖP Steg 1: En eller flera produkter från en leverantör - detta val innebär att du kan välja en eller flera produkter från en leverantör. Klicka Nästa. Steg 2: I detta fönster väljer du Underlag för vilket antal som ska köpas in av varje produkt. Nivåvärden för dessa alternativ anges i produktregistret för varje enskild produkt. Klicka Nästa. 238

248 INKÖPSGUIDEN Steg 3: I detta steg visas en lista över alla leverantör. Välj en eller flera leverantörer som du vill göra inköp från. Klicka Nästa. Steg 4: Du har nu utfört urvalet och gjort alla inställningar för inköpsförslaget. Klicka Slutför för att genomföra och arbeta vidare med inköpsförslaget i fönstret Produkter som ska köpas in. Obs! Om du klickar på Avbryt kommer inställningarna för urvalet inte att sparas. 239

249 INKÖP FÖRSÄLJNINGSORDER OCH INKÖP Skapa inköp med order som underlag När kunden beställer produkter kan du skapa ett inköp direkt från ordern. En guide hjälper dig med detta. Starta guiden från fliken Produktlinjer på försäljningsordern. Klicka på pilen till höger och välj Skapa inköp med order som underlag. För att kunna använda denna funktion måste du markerat detta i företagsinställningarna för produkt. Om du inte får detta val måste du först aktivera funktionen i företagsinställningarna för produkt. Guiden består av 3 steg: Steg 1: Välj om du ska köpa produkterna från standardleverantör eller annan leverantör. Klicka Nästa. Steg 2: I detta fönster väljer du vilken information du vill ta med dig från försäljningsorder till inköpet. Vilken information ska överföras från försäljningsorder till inköpet: Markera om inköpspris på inköpet ska sättas lika som självkostnadspris på försäljningsordern eller hämtas från produktkortet. 240

250 FÖRSÄLJNINGSORDER OCH INKÖP Markera kryssrutor för den information som du vill överföra från försäljningsordern till inköpet. Om du väljer att slå samman flera produktrader på försäljningsorder mot samma produkt är det inte möjligt att överföra information för varje enskild produktrad. Urval av vilka produktlinjer som ska köpas in: Markera kryssrutor för att göra urval av vilka produktlinjer som ska köpas in. Du kan välja om produkter som är Arbete/tjänst och Lagervara ska överföras till inköpet samt om produkter där beställt antal på inköpet blir noll ska överföras. Steg 3: Du har nu utfört urvalet och gjort alla inställningar för inköpsförslaget. Markera rutan Sätt automatiskt in alla produkter i inköpsurvalet om du vill att produktlinjerna ska sättas in automatiskt i inköpsförslaget. Om du inte markerar rutan visas urvalet utan produkter, så att du kan fylla i önskade produktlinjer manuellt. Ordern ligger i bakgrunden. Klicka Slutför för att genomföra och arbeta vidare med inköpsförslaget i fönstret Produkter som ska köpas in. Obs! Om du klickar på Avbryt kommer inställningarna för urvalet inte att sparas. Fönstret Produkter som ska köpas in visas inaktivt i bakgrunden tills du slutfört guiden och gjort alla nödvändiga inställningar för inköpsförslaget. Registrera order baserat på inköp Ibland kan det vara önskvärt att skapa en säljorder baserat på ett befintligt inköp. Detta görs med hjälp av en guide som startas under fliken Produktlinjer på inköpet. Så skapas en inköpsbaserad order: 1. Klicka pilen och välj Skapa order som baseras på inköp. 2. Guiden visar då information om det inköp som ordern kommer att baseras på. Klicka Nästa. 241

251 INKÖP 3. Välj den kontakt som du önskar att skapa en order mot. Klicka Nästa. 4. Välj underlag för kostnad och försäljningspris på försäljningsorder och välj vilken information som du önskar ska överföras till försäljningsorder. Klicka Nästa. 5. Detta steg gäller bara om kunden redan har en befintlig försäljningsorder som är obehandlad: Välj om du önskar att uppdatera en befintlig försäljningsorder med nya produktlinjer eller skapa en ny. Klicka Slutför för att skapa försäljningsorder. 6. Guiden visar då orderinformation om Försäljningsorder som har skapats. Klicka Stäng eller Avbryt för att stänga guiden. Ordern har nu skapats. 242

252 INKÖPSRESERVATIONER INKÖPSRESERVATIONER Inköpsreservation betyder att du för en kund (säljorder) har reserverat en eller flera produkter på ett eller flera inköp från leverantör. Fönstret visar alla reservationer av den här typen som har skapats. Reservationerna skapas i Order, ej levererade, Ordermodulen eller Inköpsmodulen. Överst i fönstret hittar du flera urval som begränsar vilka inköpsreservationer som visas. Ändringar i filtren visas först när du klickar på Uppdatera eller använder funktionstangenten [F5]. Tillgängliga filter är: Produktnr: Här kan du skriva in ett produktnummer eller bläddra dig fram till en produkt för att endast visa inköpsreservationer för denna produkt. Säljordernr: Här kan du skriva in ett säljordernummer eller bläddra dig fram till en säljorder för att endast visa inköpsreservationer för denna säljorder. Inköpsnr: Här kan du skriva in ett inköpsnummer eller bläddra dig fram till ett inköp för att endast visa inköpsreservationer för detta inköp. Kontaktnr: Här kan du skriva in ett kontaktnummer eller bläddra dig fram till en kontakt (kund) för att endast visa inköpsreservationer för denna kund. Du kan även välja att begränsa listan så att endast reservationer på säljorder som är levererade eller som inte är levererade visas. 243

253 INKÖP Reservera inköp mot bestämd order Du kan reservera ett inköp så att det knyts till en viss säljorder. Du kan skapa en sådan reservation både från inköpsfönstret och från orderfönstret. Från inköpsfönstret, fliken Produktlinjer, klickar du på ikonen för knytning/reservation mot försäljningsorder. Från orderfönstret, fliken Produktlinjer, klickar du på pilen längst till höger i verktygsfältet och väljer knytning/reservation mot inköp. Fönstret för reservationer innehåller två listor. Den övre listan visar alla inköpsrader på det inköp som valts. Listan ger dig en översikt över inköpsraderna och visar antal som reserverats till försäljningsorder. Här kan du inte göra några ändringar. Den nedre delen visar en lista över reservationer mot vald inköpsrad i den översta listan. Obs! För att skapa Knytning/reservation mot försäljningsorder för ett inköp måste du aktivera detta i företagsinställningar för försäljning och fakturering, under Generellt. 244

254 INKÖPSRESERVATIONER Reservera lagervaror Du kan reservera produkter i säljorder i förhållande till varor som ligger i lager eller varor som finns i inköp. Detta bidrar till att säkra att det finns tillräckligt många varor när ordern ska levereras. Både leverans av varor och reservationer skapas automatiskt som lagertransaktioner. Reservera lagervaror: 1. Markera ordern du vill säkra varuleveranser för i översta delen av fönstret. 2. Klicka på Reservera lagervaror. 3. Klicka på Reservera alla för att reservera alla varor på ordern som är tillgängliga i förhållande till lagerbehållning och eventuella andra reservationer. 4. Skriv eventuellt in önskat antal i fältet Reserverat. 5. Välj det serienummer som ska reserveras. Lagervaran har reserverats. Du ska göra det här valet om du reserverar en produkt som är markerad med "Serienummer krävs vid varumottagning och varuuttag" på fliken Inställningar i produktregistret. Du måste dessutom ha valt "Serienummer måste plockas manuellt" i företagsinställningar för produkt/lagerhantering. Reservera vid inköp: 1. Markera ordern du vill säkra varuleveranser för i översta delen av fönstret. 2. Klicka på Reservera vid inköp. Markera att inköpet redan måste ha skapats i Inköpsmodulen. 3. Klicka på Ny ovanför den nedersta listan för att lägga till ett inköp till listan. 4. Skriv in önskat antal i fältet Reserverat. 245

255 INKÖP 5. Välj det serienummer som ska reserveras. Varan har nu reserverats. Du ska göra det här valet om du reserverar en produkt som är markerad med "Serienummer krävs vid varumottagning och varuuttag" på fliken Inställningar i produktregistret. I tillägg måste du i företagsinställningar för produkt/lagerhantering ha valt "Serienummer måste plockas manuellt". Reservera en säljorder mot inköp I fönstret Reservation av försäljningsorder mot inköp kan du reservera produkter mot en beställning. Obs! Funktionen måste aktiveras i företagsinställningarna för Försäljning/Fakturering under fliken Generellt. Funktionen kan startas både från Inköp, under fliken Produktlinjer och på försäljningsordern. Fönstret för reservationer är uppdelat i två delar och innehåller två listor. I den övre listan visas en lista över alla produktlinjer på vald order. Listan ger dig en översikt över produktlinjerna som valts och visar också information om antal som reserverats till inköpet. Här kan du inte göra några ändringar. Den nedre delen visar en lista över alla reservationer mot vald inköpsrad i den översta listan. 246

256 INKÖPSRESERVATIONER Så reserverar du en försäljningsorder: 1. Klicka Ny för att registrera en ny reservation mot inköpsraden. Du får då fram en lista över inköpsorder som vald inköpsrad kan knytas mot. 2. Markera den order du vill knyta inköpsraden mot och klicka på Infoga. 3. Registrera antal som ska reserveras i kolumnen Reserverat. Då uppdateras också kolumnen Reserverat i den översta listan. Försäljningsordern är nu reserverad. Knappen Uppdatera leveransdatum på försäljningsorder hämtar leveransdatum som är registrerade på inköp och överför dessa till inköpet. Knappen Gå till beställning för att gå direkt till inköpsorder. Lagerförändringar och reservationer Genom funktionen lagerrörelser och reservationer får du en komplett översikt över orsak till alla ändringar i lagerbehållningen. Du kan spåra alla transaktioner för en specifik vara, t.ex. baserat på serienummer, från och med att den kom in i företaget och tills den skickades till kunden. Du ser även vilka lagervaror som eventuellt är reserverade för kunder. Transaktionerna kategoriseras automatiskt utifrån vilken process som ledde till lagertransaktionen. Det vill säga om lagertransaktionen uppstod till följd av en faktura, kreditnota, beställning, lagerinventering, montering/demontering av varupaket, överföring mellan lager eller annat. En lagertransaktion kan även skapas manuellt om man vill justera en behållning utan att använda procedurerna i de andra modulerna. Endast manuellt skapade lagertransaktioner kan raderas. Läs mer om Verktygsfältet på skrivbordet i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Fönstret Produktflöde gör det möjligt för dig att spåra alla lagerförändringar. Genom fönstret kan du spåra vilka poster som orsakade förändringen samt lokalisera verifikatet i huvudboken, om ett sådant existerar. Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skapa skräddarsydda aktiviteter. Du bestämmer själv, med hjälp av aktivitetsmallar, aktiviteternas innehåll samt i vilka moduler de ska vara tillgängliga. Överst i fönstret hittar du flera rullgardinsmenyer som begränsar vilka lagertransaktioner och/eller lagerreservationer som visas. Ändringar i filtren visas först när du klickar på Uppdatera eller använder funktionstangenten [F5]. Tillgängliga filter är: Typ: Här väljer du om både lagertransaktioner och reservationer ska visas eller om endast reservationer eller transaktion in/ut ska visas. Kategori: Här bestämmer du vilken kategori av lagertransaktioner som ska visas. Kategorin berättar vilken process i företaget (och i programmet) som resulterade i transaktionen. Välj eventuellt (Ingen) för att visa transaktioner i alla kategorier. Produktnr: Här kan du skriva in ett produktnummer eller bläddra dig fram till en produkt för att endast visa lagertransaktioner och/eller reservationer som är kopplade till denna produkt. Kontaktnr: Här kan du skriva in ett kontaktnummer eller bläddra dig fram till en kontakt (kund) för att endast visa lagertransaktioner och/eller reservationer som är kopplade till denna produkt. 247

257 INKÖP Lager: Här kan du bestämma vilket lager du vill visa lagertransaktioner och/eller reservationer för. Serienummer: Här kan du ange från och till serienummer för att endast visa lagertransaktioner och/eller reservationer för serienummer inom detta intervall. Datum: Här kan du skriva in datum eller klicka på knappen [ ], för att ange ett tidsintervall för vilka lagertransaktioner och/eller reservationer som ska visas. Ordernr: Här kan du skriva in försäljningsordernummer för att endast visa lagertransaktioner och/eller reservationer som är kopplade till denna säljorder. Inköpsnr: Här kan du skriva in inköpsnummer för att endast visa lagertransaktioner och/eller reservationer som är kopplade till detta inköp. 248

258 BOKFÖRING/LEVERANTÖRFAKTURA FRÅN INKÖP BOKFÖRING/LEVERANTÖRFAKTURA FRÅN INKÖP Bokföra inköpsorder När du beställt dina varor och mottagit varorna från leverantören kan du bokföra din inköpsorder i programmet. Du kan också registrera en tillhörande tull/speditionsfaktura genom denna procedur. Är det så att man önskar att se tidigare bokförda varor, klicka i rutan Visa även helt och hållet bokförda. Obs! För att du ska kunna bokföra en delleverans så måste du välja Tillåtelse att bokföra inköp som inte har mottagits helt och hållet i inköpsinställningarna. Så bokför du en inköpsorder: 1. Från inköpsmodulen klicka Bokföring. 2. Välj vilken typ av faktura du ska bokföra. Exemplet nedan visar Leverantörsfaktura. 2. Skriv in Fakturanummer. 3. Kontrollera att Fakturadatum och Förfallodatum stämmer med leverantörsfakturans datum. 4. Skriv in OCR-nummer. 5. Kontrollera att Valuta är korrekt. 6. Skriv in belopp för Frakt och Expedition om detta är inkluderat på samma faktura som varorna. 7. Kontrollera Utbetalning, Momspliktig och Öresavrundning mot fakturan. 8. Kontrollera Pris och antal varor i kolumnen Bokförs. Du kan bokföra mer eller mindre varor än vad som är beställt och mottaget. Vid avvikelse skriver du in antal i kolumnen Bokförs. Är det mindre så kommer det nästa gång inköpsordern ska bokföras att visas restvärdet i kolumnen Bokförs. 9. Klicka Bokför. Inköpsordern är registrerad och den har fått ett verifikatsnummer, till exempel IF1 och är överförd till huvudboken. På inköpsordern uppdateras kolumnen Bokförd Lev.Fakt med det bokförda antalet. Status på inköpsorder är Mottagen. Klicka Färdigbehandlad om du vill föra över inköpsordern till denna status, den är ej låst utan man kan fortfarande gå in och göra fler registreringar i efterhand. Bokföra Tull-/Speditionsfaktura När du köper in varor så kan det följa med fakturor från fraktföretaget som levererat varorna och det kan komma fakturor från Tullmyndigheten för införsel av varor och eventuell moms som man är skyldig att betala. För att bokföra detta använder du dig av Tull/Speditionsfakturan i programmet. 249

259 INKÖP Så här bokför du en Tull-/Speditionfaktura: 1. Från inköpsmodulen klickar du på Bokföring. 2. Välj Tull/Speditionsfaktura som Typ av faktura. 3. Välj Leverantörsnr. Klicka [...] för att se Leverantörslista. 4. Skriv in Fakturanummer. 5. Kontrollera att Fakturadatum och Förfallodatum stämmer med leverantörsfakturans datum. 6. Skriv in OCR-nummer. 7. Kontrollera Utbetalning, Valuta mot inställningarna på leverantören. 8. Skriv in leverantörsfakturans belopp för Frakt/Spedition, Expedition, Avgifter, Förtullning, Ingående Moms och Annat om ni har en övrig kostnad som ska bokföras. 9. Skriv in eventuell Öresavrundning. 10. Klicka Bokför. Inköpsordern är registrerad och har fått ett verifikatsnummer, ex IF1 och är överförd till huvudboken. På inköpsordern är kolumnen Bokförd Lev.Fakt nu uppdaterad med det bokförda antalet. Status på inköpsorder är Mottagen. Klicka Färdigbehandlad om du vill föra över inköpsordern till denna status. Den är ej låst, utan man kan fortfarande gå in och göra fler registreringar i efterhand. 250

260 BOKFÖRING/LEVERANTÖRFAKTURA FRÅN INKÖP Bokföra Kreditnota I varje steg av ett inköp kan du annullera/kreditera hela eller delar av inköpet. Konsekvenserna av annulleringen beror på inköpets status. Om du tar bort order som är Obehandlade eller Skickade, registreras de som Annullerade. Detsamma gäller om produkterna är mottagna, men är utplockade från lagret genom att skapa ett varumottag med negativt antal på produktraderna. Tar du bort ett inköp med status Mottaget överförs det till status Färdigbehandlat. Har ordern nått så långt att den har bokförts, måste inköpet krediteras och bokföras på nytt med negativa produktrader. De två bokförda posterna balanseras och får därmed ingen effekt på resultatet. Är det så att det är bokfört fel eller att du vill skapa en kreditnota på inköpsordern, så gör du det i inköpsfönstret. Att bokföra en kreditnota skiljer sig inte mycket från att bokföra en Leverantörsfaktura, bokföringsfönstret är likt i båda. Gör så här för att bokföra en kreditnota från ett inköp: 1. Välj Visa - Beställning/Inköp - Inköp. 2. Sök fram aktuellt inköp. (Om det är bokfört har det status Mottaget, eller Färdigbehandlat.) 3. Klicka på Bokföra inköpsorder. Välj Kreditnota som Typ av faktura. Kontrollera så att produktraderna stämmer. 4. Skriv in negativt antal produkter i kolumnen Bokförs. Exempel: Har du bokfört 10 st produkter och vill kreditera dessa så skriver du in -10,00 i kolumnen Bokförs. 5. Skriv in alla uppgifter enligt Bokföra Inköpsorder. 251

261 INKÖP 6. Klicka på Bokför. 7. Du får en fråga om huruvida produkterna ska läggas tillbaka på lager. Detta är valfritt. Inköpsordern blir registrerad och har fått ett verifikatsnummer, ex IK1 och är överförd till huvudboken. Obs! Om varorna inte längre finns på lager kommer du att få upp ett meddelande om att lagerförändringen inte kan genomföras och att lagret måste uppdateras manuellt om varorna ska tas bort från lagret. 252

262 Kapitel 4: Lager I detta kapitel: OM LAGERMODULEN Hur levereras produkter? Leveransform Om kostnadskontering och räkenskapsmässigt lagervärde Lagerbehållning Definiera önskad lagernivå Överföring av lagerbehållning till annat lager Order, ej levererade Inköp, ej mottaget Produkter med disponibelt under inköpsnivå Inköpsreservationer Serienummer på lager Lagerförändringar och reservationer Skapa en manuell lagerförändring Produktflöde Fönstret Produktflöde Verifikatlista Lagerregister Lagerinformation LAGERINVENTERING Hur inventerar jag mitt lager? VARUPAKET Plocka ihop/plocka isär varupaket Fliken Varupaket

263 LAGER OM LAGERMODULEN Köper du in varor för vidare försäljning måste du ta ställning till om du ska lagerföra produkterna. Ska du lagerföra produkterna måste detta aktiveras i företagsinställningarna för produkt, under Anpassning av funktionalitet. Har du aktiverat lagerföring, kan du arbeta både med produkter som Uppdaterar lagerbehållningen (lagervaror) och produkter som inte gör det. Om produkten ska uppdatera lagerbehållningen, måste du ha markerat för detta på produktkortet, på fliken Lager. Alla lagertransaktioner och all lagerbehållning som registreras i programmet samlas i den här modulen och påverkas av flera olika moduler och processer. Det omfattar order till kunder, inköp från leverantörer, manuell registrering av lagertransaktioner, montering/demontering av varupaket, överföring mellan lager och lagerinventering. Genom att klicka på knapparna på vänster sida kan du utföra olika logistikuppgifter. För att produkterna ska visas i dessa register måste ett lager ha kopplats till produkten och alternativet Uppdatera lager måste ha markerats på fliken Lager i Produktregistret. Det finns bland annat funktioner för följande: Behållning Här överför du varor mellan lager, monterar och demonterar varupaket och definierar önskade lagernivåer. Order, ej levererade Här reserverar du varor och registrerar varuuttag i förhållande till order. Inköp, ej mottaget Här registrerar du varuleverans i förhållande till inköp. Produkter med disponibelt under inköpsnivå Här får du en översikt över alla varor som har låg behållning. Du kan välja olika kriterier för visningen och starta en inköpsguide för att beställa varor. 254

264 OM LAGERMODULEN Inköpsreservationer Här kan du reservera varor från inköp till säljorder. Serienummer på lager Här kan du söka efter en bestämd enhet av en vara baserat på serienummer och se varans transaktioner in på och ut från lagret. Lagerförändringar och reservationer Här får du en komplett översikt över alla lagertransaktioner och reservationer för alla lagervaror. Lagerregister Här kan du skapa nya lager och platser och koppla produkter till dem. Har du en webbutik kan du få fram en lagerstatus på de olika produkterna tillgängliga för kunder i webbutiken. Du har ett antal alternativ för hur lagerstatus ska presenteras. Dessa inställningar anger du i fliken Webbinställningar i Produktkortet. I Företagsinställningar för Produkt väljer du om en ny produkt som standard ska visa lagerstatus i webbutiken. På Webbplatsinställningar, fliken Inställningar Webbutik kan du välja olika ikoner för att symbolisera om produkten finns på lager eller inte. Hur levereras produkter? Du kan på ett snabbt sätt leverera produkter genom att klicka på Leverera produkter i fokusområdet Produkt & Lager. Om du väljer denna metod väljer du från en lista som visar Ordernummer och kundens Namn. Du kan också leverera produkter från lagermodulen, fönstret Order, ej levererade. Här kan du även inhämta mer information om bland annat tillhörande orderrader samt genvägar till inköpsreservationer och inköpsguiden. Så här gör du en produktleverans: 1. Välj Visa - Lager - Lager - Order, ej levererade. 2. Markera en order i fönstrets översta del, från vilken du ska ta ut en eller flera varor från lagret för leverans till kunden. 3. Klicka på Leverera produkter. 255

265 LAGER 4. Ändra siffran under Levereras om inte alla produkter av en typ ska levereras från lagret. Om alla tillgängliga produkter ska levereras, klickar du på Uppdatera levereras till alla tillgängliga produkter för att automatiskt justera siffran i kolumnen "Levereras". Om inte alla produkter på ordern levereras skapas en restorder när ordern faktureras. 5. Markera för eventuell utskrift av en eller flera plocklistor och packsedlar. Justera datum för Plockad, Packad och Skickad om inte dagens datum ska gälla för dessa. 6. Klicka på Skriv ut och uppdatera lager. Lagerbehållningen (och "till kunder") justeras automatiskt ned. Om du levererar en produkt som markerats med Serienummer krävs vid varumottagning och varuuttag på fliken Inställningar i Produktregistret och du i företagsinställningar för produkt/lagerhantering har valt Serienummer måste plockas manuellt, visas ett fönster där du måste välja vilken enhet (serienummer) av produkten som ska levereras. Tips! Du kan registrera leverans av varor på en order och i samband med detta skriva ut rapporterna Plocklista och/eller Packsedel. Detta är ett alternativ till att uppdatera lagerbehållningen och skriva ut rapporterna från Försäljning-/Faktureringsmodulen. Tips! Om kunden har överskridit sin kreditgräns och du inte önskar att leverera flera produkter till honom. Utestående belopp måste först justeras eller måste kreditgränsen ändras på kontaktkortet. 256

266 OM LAGERMODULEN Leveransform I grundinställningarna kan du skapa och upprätthålla leveransformer som är aktuella för din firma. Leveransformer kan vara till exempel postpaket, bud eller personlig leverans. Leveransform anges på fliken Frakt i orderregistering och visas på fakturor och andra rapporter. Så här skapas en ny leveransform: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. 2. Markera Leveransform i listan och klicka på Redigera. 3. Klicka på Ny. 4. Välj önskad Leveransmetod. 5. Klicka på sökknappen om du vill koppla leveransformen till en Produkt. För att fakturera en leveransform till en kund måste du först registrera leveranskostnaden som en separat produkt i Produktregistret. 6. Ange namn i Text för speciella uppgifter, detta ser du sedan i rullgardinsmenyn med leveransformer när du registrerar en order. 7. Välj om leveransformen ska vara Tillgänglig på Internet så att kunder kan välja denna leveransform vid beställning i din webbutik, eller gäller Handel utanför landet så att kunder utanför landet kan välja denna leveransform. 8. Lägg eventuellt upp Tidsram för leverans. Detta gäller endast för leveransmetoden Bud. Leveransformen har nu skapats. 257

267 LAGER Om kostnadskontering och räkenskapsmässigt lagervärde Köper du in varor för vidareförsäljning måste du bestämma om du ska lagerföra produkterna. Om du ska lagerföra produkterna måste detta aktiveras i företagsinställningarna för produkt, under Anpassning av Funktioner. Om du har aktiverat Företaget lagerför produkter kan du arbeta både med produkter som Uppdaterar Lagerbehållningen (lagervaror) och med produkter som inte gör det. Om produkten ska uppdatera lager ska detta vara markerat på produktkortet, fliken Lager. Om du arbetar med lagerförda produkter ska du bestämma hur du ska redovisa lagervärdet. Programmet kan utföra detta automatiskt. Det förutsätter att du underhåller och registrerar inköpspriser och inköpskostnader på ett korrekt sätt. Inställningar för dessa arbetssätt görs i Företagsinställningar för Produkt, på fliken Prishantering. Under Räkenskapsmässig uppdatering av lagervärde väljer du om du ska bokföra lagervärdet eller inte. Väljer du att kostnadsföra produktkostnaden vid inköp betyder det att det inte blir någon automatisk bokföring gjord av lagervärdet. Ingen redovisning av lager Om du inte vill redovisa lagret i bokföringen, kan du välja Kostnadsför produktkostnad vid Inköp. Då redovisar du inköpet av varor som en kostnad i samband med att du registrerar leverantörsfakturan med varorna. Det ackumuleras inget saldo på balanskonton för lagervärde och ändringarna i lagervärdet kommer inte att visas i balansräkningen. Denna metod är mest aktuell för företag med obetydligt lager eller företag som redovisar lagerförändringar genom regelbunden lagerinventering och manuell ombokning av lagervärdet. Vi rekommenderar att du först tar kontakt med din revisor/redovisningsbyrå innan du tar ställning till om du kan använda denna metod. Redovisning av lager För att kunna lagerföra produkter måste du markera för detta i företagsinställningarna för produkt, under Anpassning av funktionalitet. Lagerför du produkter kommer det samlade saldot av de lagerförda produkterna kunna återspeglas i balansräkningen i redovisningen. Om du vill bokföra lagerbehållningen i redovisningen måste du aktivera detta i företagsinställningarna för produkt, på fliken Prishantering, under Räkenskapsmässig uppdatering av lagervärde. Väljer du att Kostnadsföra produktkostnad när varor tas ut ur lagret kommer lagerbehållningen att bli bokförd i redovisningen. Kostnadsföringen kommer alltså att ske vid försäljningstidpunkten för alla produkter. Andra lagertransaktioner kommer att bokföras så att lagerbehållningen ändras. På Produktkortet, fliken Pris är det möjligt att markera att Överstyra självkostnadspris i försäljningsmodul. Detta kan inte väljas om du kostnadsför vid försäljningstidpunkten. Detta kommer i så fall att kunna leda till differenser i redovisningen. Obs! Det kommer automatiskt att bli bokfört verifikat i redovisningen för in- och utgående lagertransaktioner. Verifikaten kommer att bli bokförda med en egen verifikationstyp. Du kan också välja Individuell regel för uppdatering av räkenskapsmässigt lagervärde för varje produkt. Väljer du detta alternativ kommer du att få upp en inställning i Produktregistret, under fliken Inställningar, kan du bestämma bokföringsinställningarna för varje enskild produkt. 258

268 OM LAGERMODULEN Valen är de samma som de generella valen som nämns nedan: Kostnadsföring vid bokföring av inköp eller Kostnadsföring vid fakturering till kund Du bör inte aktivera Överstyr kostnadspris i försäljningsmodulen på fliken Pris i Produktregistret, om du använder Kostnadsföring vid fakturering till kund. Detta kommer i så fall kunna leda till skillnader i redovisningen. Du kan också välja Underlag för balansföring av lagervärde ska inkludera inköpskostnader (utöver inköpspris). Underlaget för de automatiska verifikaten kommer att vara kostnadspriset på lagertransaktionerna. För att det räkenskapsmässiga saldot av lagret ska stämma med det faktiska saldot är det därför viktigt att kostnadspriset är korrekt. Det räkenskapsmässiga värdet kommer att skapas vid varje ny lagertransaktion och när priser och kostnader ändras på befintliga transaktioner. På detta sätt kommer redovisningen alltid att ha ett uppdaterat och korrekt lagervärde. I företagsinställningarna för produkt, fliken Prishantering är det också möjligt att välja Underlag för självkostnadspris. Om du har valt Produkt som underlag, kommer inte täckningsbidraget och täckningsgraden på försäljningsordern och statistiken att stämma med den bokförda kostnaden. Detta på grund av att kostnadsföringen till redovisningen hämtar sin data från lagertransaktioner, medan försäljningsordern i detta fall hämtar sin data från produktregistret. Det rekommenderas därför att du använder Inköpspris som Underlag för självkostnadspris när du lagerför produkter. Kontering Systemet levereras med systemkonton, där kontona för bland annat Lagerbehållning, Behållningsändring, Fakturor som inte är mottagna, Varor som inte är fakturerade, Manuella behållningsförändringar, Standard inköpskonton, Fraktavgifter, Tull och Expeditionsavgift redan är uppsatta. Produkter av typen Lagervaror kommer i utgångsläget att använda dessa konton i den automatiska verifikatsregistrering av lagertransaktioner. Önskar du till exempel att ha olika balanskonton för olika produkter, kan du häva kontona individuellt för varje produkt. Detta gör du i Produktregistret, på fliken Inställningar. Du kan också häva Behållningsändringskonto och Kostnadskonto för varukostnad. Kostnadsför produktkostnad när vara tas ut ur lagret Eftersom resultaträkningen ska uppdateras när produkterna registreras in och ut ur lagret - och eftersom detta inte nödvändigtvis sammanfaller med ekonomiska aktiviteter som mottagning av leverantörsfaktura eller utskick av faktura till kund - bokförs fyra verifikat på följande tidpunkter: Registrering av varumottag Registrering av leverantörsfaktura Leverans av varor till kund Registrering av faktura till kund Detta gäller även om lagervärdet blir negativt. Om lagervärdet är negativt ska detta också visas i balansräkningen. I detta dokument går vi igenom de inställningar som du bör känna till när du väljer att Kostnadsföra produktkostnad när vara tas ut ur lagret. Bokföringsexempel illustrerar användningen av de olika inställningarna. En faktura kan uppdatera lagerbehållningen i överensstämmelse med dina rutiner. Du väljer om den ska uppdateras samtidigt som du skriver ut fakturan - Vid fakturautskrift eller vid utskrift att 259

269 LAGER Packsedel och Plocklista. Inställningen för detta heter Uppdatera lager och ligger på fliken Lagerhantering i företagsinställningarna för produkt. Resultaträkningen kommer att påverkas först när fakturan skickas till kunden. Automatisk bokföring som eventuellt förekommer på resultatkonton, kommer inte för den tiden ge någon nettoeffekt på resultatet. Du kommer att kunna välja om behållningsändringar ska ses i resultatredovisningen. Det kommer då att bli bokfört 2 extra verifikatsrader vid varumottag och varuleverans. Funktionen kommer att vara satt som standard om du skapar en ny företagsdatabas. Den kommer emellertid att vara på om du har uppdaterat från version 9 eller tidigare. Du kryssar för Bokför lagerförändringar i resultaträkningen i Företagsinställningar för Produkt, på fliken Prishantering, för att aktivera denna funktion. Resultaträkningen kommer också att påverkas av lagerinventering och manuella lagertransaktioner. Om du inte vill att sådana transaktioner ska påverka resultatet automatiskt, kan du ändra systemkonton för detta till ett balanskonto. Du måste då stämma av detta konto manuellt. Lagerbehållning Registret för lagerbehållning ger dig översikt över behållningen av alla produkter. I tillägg till detta ser du bland annat hur mycket som är på väg ut från och in på lagret. Det vill säga antalet varor från leverantörer (inköp i Inköpsmodulen med status "Beställt") och antal varor till kunder (order i försäljnings-/faktureringsmodulen som inte är levererade). Överst i fönstret hittar du flera urval som begränsar vilka produkter som visas. Ändringar i filtren visas först när du klickar på Uppdatera eller använder funktionstangenten [F5]. Tillgängliga filter är: 260

270 OM LAGERMODULEN Lager: Här kan du välja önskat lager för att bara se produkter kopplade till detta lager eller lämna det oförändrat (Alla) för att visa alla lagervaror i alla lager. Produktnr: Här kan du skriva in ett produktnummer eller bläddra dig fram till en produkt för att endast visa denna produkt. Produktgrupp: Här väljer du vilken produktgrupp som ska visas i fönstret. Du kan även inaktivera urvalet genom att välja (Alla). Undergrupp: För att kunna välja Undergrupp måste du först ha valt Produktgrupp. Välj vilken undergrupp en produkt ska ha för att visas i fönstret. Du kan även inaktivera urvalet genom att välja (Alla). Hantering av en produkt Ange önskat urval för listan i förhållande till lager, produktnr, produktgrupp eller undergrupp. Markera sedan produkten du vill hantera. Välj om du vill: Överföra behållning till annat lager Montera/demontera varupaket Överföra behållning mellan olika varianter av en produkt Definiera önskade behållningsnivåer Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Definiera önskad lagernivå Längst ner på fönstret Lagerbehållning i lagermodulen kan du ange önskad mängd av produkten som alltid ska finnas på lager för att senare ta ut rapporter som visar vilka produkter du har för få av eller för att använda inköpsguiden i inköpsmodulen för att beställa fler produkter. Tips! Du kan också justera dessa nivåer på fliken Lager i Produktregistret. Leta upp önskad produkt i listan och markera produktraden. Skriv sedan in de olika lagernivåerna som ska gälla för produkten i det här lagret: Maxnivå: Det antal som maximalt bör finnas i lagret av produkten. Min.nivå: Det antal som minst bör finnas i lagret av produkten. Inköpsnivå: Önskat antal av produkten i lagret innan fler köps in. Inköpskvantitet: Antalet som bör köpas in per inköp. När du har definierat de olika nivåerna kan du gå till fönstret Produkter med disponibelt under inköpsnivå för att se vilka produkter som har behållning eller disponibelt (behållning minus "till kunder") lägre än inköpsnivå eller disponibelt lägre än miniminivå. 261

271 LAGER Du kan använda inköpsguiden för att köpa in varor enligt dessa nivåer. Överföring av lagerbehållning till annat lager Använder du dig av flera lager kan du överföra produkter från ett lager till ett annat. Detta kan göras både från Lagermodulen och från Produktkortet, fliken Lager. Så överför du lagerbehållning till annat lager: 1. Klicka på Överföra till annat lager. 2. Skriv in antalet som ska överföras. Maximum är antalet som finns i lagret som du ska överföra från. 3. Välj vilket lager du ska överföra till. 4. Välj vilken plats i lagret du ska överföra till. Du kan välja plats om du har angett att företaget använder platser i lager i Företagsinställningar. Om du i Företagsinställningar har valt att Företaget lagrar samma produkt flera gånger i ett lager kan du även överföra till en ny plats i samma lager. 5. Klicka på OK. Lagerbehållningen har nu överförts. Order, ej levererade Här ser du alla de säljorder där alla varor inte har tagits ut från lagret. Det kan gälla säljorder med status "Obehandlad", "Restorder" och "Fakturerad (ej levererad)". Den översta listan visar säljordrarna och den nedersta visar tillhörande varurader där levererat antal är lägre än beställt antal. Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. 262

272 OM LAGERMODULEN Hantering av en order: 1. Ange urval för listan. Överst i fönstret hittar du filter för orderstatus och leveransdatum som begränsar vilka order som visas. Du kan filtrera efter status, eller söka på produktnummer. Du kan också söka i produktlistan genom att klicka på Sökknappen. Ändringar i filtren visas först när du klickar på Uppdatera eller använder funktionstangenten [F5]. 2. Markera den order du vill hantera i den översta delen av fönstret. 3. Välj om du vill: Leverera produkter (göra uttag av varor från lager och eventuell utskrift av plocklista/packsedel); Reservera lagervaror (se till att varor som finns på lagret idag öronmärks för denna order); samt Reservera vid inköp (så att varor som beställts från leverantör går till denna kund). Tips! Fälten för Leveransförmåga i de två listorna begränsas så här: (Antal ej levererade/antal enheter på reservationstransaktion + behållning - till kunder)*100 Beskrivning av fält i den nedersta raden: Behållning: Lagerbehållning för den valda produkten på detta lager/denna plats. Total behållning: Total behållning för den valda produkten oavsett lager/plats. 263

273 LAGER Inköp, ej mottaget Här ser du alla inköp från Inköpsmodulen som har status Beställt och där inte alla varor har mottagits. Genom att markera ett av inköpen i den översta listan ser du alla tillhörande produktrader i fönstrets nedre del. När varorna levereras kan du registrera mottagningen i det här fönstret. Du kan även registrera varumottagningen i inköpsmodulen. Registrera varumottagning för ett inköp: 1. Välj om inköpen med planerat leveransdatum i framtiden ska visas genom att markera Visa inköp med planerat leveransdatum längre fram i tiden. Detta refererar till fältet Planerat leveransdatum i Inköpsmodulen. Om du markerar det här alternativet kommer endast dessa inköp att visas. I motsatt fall visas endast varorna med dagens datum eller äldre. 2. Klicka på Varumottagning. Läs mer om vidare registrering av varumottagning i kapitlet "Inköp". Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. 264

274 OM LAGERMODULEN Produkter med disponibelt under inköpsnivå Det här registret visar alla produkter som har färre enheter på lager eller disponibelt än definierat värde för "inköpsnivå" eller "miniminivå". Miniminivå och inköpsnivå anges i fönstret Behållning eller i Produktregistret. Från det här fönstret kan du även starta inköpsguiden för att skapa beställning för produkterna. Det gör du genom att klicka på Starta inköpsguiden. Du kan ange olika filter för vilka produkter som ska visas i listan Produkter med disponibelt under inköpsnivå om du vill se produkter som har disponibelt (behållning minus "till kunder") lägre än vad som definierats i Behållning. Produkter med disponibelt under miniminivå om du vill se produkter som har disponibelt (behållning minus "till kunder") lägre än vad som definierats i Behållning. Produkter med disponibelt under inköpsnivå om du vill se produkter som har behållning lägre än vad som definierats i Behållning. 265

275 LAGER Inköpsreservationer Inköpsreservation betyder att du för en kund (säljorder) har reserverat en eller flera produkter på ett eller flera inköp från leverantör. Fönstret visar alla reservationer av den här typen som har skapats. Reservationerna skapas i Order, ej levererade, Ordermodulen eller Inköpsmodulen. Överst i fönstret hittar du flera urval som begränsar vilka inköpsreservationer som visas. Ändringar i filtren visas först när du klickar på Uppdatera eller använder funktionstangenten [F5]. Tillgängliga filter är: Produktnr: Här kan du skriva in ett produktnummer eller bläddra dig fram till en produkt för att endast visa inköpsreservationer för denna produkt. Säljordernr: Här kan du skriva in ett säljordernummer eller bläddra dig fram till en säljorder för att endast visa inköpsreservationer för denna säljorder. Inköpsnr: Här kan du skriva in ett inköpsnummer eller bläddra dig fram till ett inköp för att endast visa inköpsreservationer för detta inköp. Kontaktnr: Här kan du skriva in ett kontaktnummer eller bläddra dig fram till en kontakt (kund) för att endast visa inköpsreservationer för denna kund. Du kan även välja att begränsa listan så att endast reservationer på säljorder som är levererade eller som inte är levererade visas. 266

276 OM LAGERMODULEN Serienummer på lager Denna lista visar produkter i lager som är kopplade till Serienummer och/eller Hållbarhetsdatum och/eller Varupartinummer. I inställningarna för produktregistret markerar du om detta ska vara obligatoriskt vid varumottagning och varuuttag. Serienummer, hållbarhetsdatum och varupartinummer följer en bestämd enhet av en vara. Du kan spåra en viss varas gång genom företaget genom att ange serienummer som urval. I listan ser du då samtliga lagertransaktioner för varan(-orna) med detta/dessa serienummer som finns i lager nu. Ändringar i urvalet visas först när du klickar på Uppdatera eller använder funktionstangenten [F5]. Tillgängliga urval är: Produktnr: Här kan du skriva in ett produktnummer eller bläddra dig fram till en produkt för att endast visa serienummer som är kopplade till produkten. Serienummer: Här kan du ange från och till serienummer för att endast visa serienumren inom detta intervall. Urval: Här kan du välja att visa alla serienummer i lager eller bara de som är kopplade/inte kopplade till reservation. Lagerförändringar och reservationer Genom funktionen lagerrörelser och reservationer får du en komplett översikt över orsak till alla ändringar i lagerbehållningen. Du kan spåra alla transaktioner för en specifik vara, t.ex. baserat på serienummer, från och med att den kom in i företaget och tills den skickades till kunden. Du ser även vilka lagervaror som eventuellt är reserverade för kunder. 267

277 LAGER Transaktionerna kategoriseras automatiskt utifrån vilken process som ledde till lagertransaktionen. Det vill säga om lagertransaktionen uppstod till följd av en faktura, kreditnota, beställning, lagerinventering, montering/demontering av varupaket, överföring mellan lager eller annat. En lagertransaktion kan även skapas manuellt om man vill justera en behållning utan att använda procedurerna i de andra modulerna. Endast manuellt skapade lagertransaktioner kan raderas. Läs mer om Verktygsfältet på skrivbordet i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Fönstret Produktflöde gör det möjligt för dig att spåra alla lagerförändringar. Genom fönstret kan du spåra vilka poster som orsakade förändringen samt lokalisera verifikatet i huvudboken, om ett sådant existerar. Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skapa skräddarsydda aktiviteter. Du bestämmer själv, med hjälp av aktivitetsmallar, aktiviteternas innehåll samt i vilka moduler de ska vara tillgängliga. Överst i fönstret hittar du flera rullgardinsmenyer som begränsar vilka lagertransaktioner och/eller lagerreservationer som visas. Ändringar i filtren visas först när du klickar på Uppdatera eller använder funktionstangenten [F5]. Tillgängliga filter är: Typ: Här väljer du om både lagertransaktioner och reservationer ska visas eller om endast reservationer eller transaktion in/ut ska visas. Kategori: Här bestämmer du vilken kategori av lagertransaktioner som ska visas. Kategorin berättar vilken process i företaget (och i programmet) som resulterade i transaktionen. Välj eventuellt (Ingen) för att visa transaktioner i alla kategorier. Produktnr: Här kan du skriva in ett produktnummer eller bläddra dig fram till en produkt för att endast visa lagertransaktioner och/eller reservationer som är kopplade till denna produkt. Kontaktnr: Här kan du skriva in ett kontaktnummer eller bläddra dig fram till en kontakt (kund) för att endast visa lagertransaktioner och/eller reservationer som är kopplade till denna produkt. Lager: Här kan du bestämma vilket lager du vill visa lagertransaktioner och/eller reservationer för. Serienummer: Här kan du ange från och till serienummer för att endast visa lagertransaktioner och/eller reservationer för serienummer inom detta intervall. Datum: Här kan du skriva in datum eller klicka på knappen [ ], för att ange ett tidsintervall för vilka lagertransaktioner och/eller reservationer som ska visas. Ordernr: Här kan du skriva in försäljningsordernummer för att endast visa lagertransaktioner och/eller reservationer som är kopplade till denna säljorder. Inköpsnr: Här kan du skriva in inköpsnummer för att endast visa lagertransaktioner och/eller reservationer som är kopplade till detta inköp. 268

278 OM LAGERMODULEN Skapa en manuell lagerförändring Så skapar du en manuell lagerförändring: 1. Välj Visa - Lager - Lager - Lagerförändringar och reservationer. 2. Klicka på Ny för att skapa en ny lagertransaktion. Följande information är obligatorisk: Produktnummer: Ange ett produktnummer eller bläddra fram till produkten som lagerförändringen ska avse. 269

279 LAGER Typ: Välj förändringen avser trafik In eller Ut från lagret. Lager: Välj vilket lager transaktionen gäller. Antal: Ange antal varor. Om Typ är Ut kan inte antalet vara större än behållningen minus "till kunder" i lagerbehållningen. Ange Serienummer, varuparti-id och hållbarhetsdatum om produkten du skapar lagertransaktioner för har lagts upp med Serienummer krävs, Varupartinummer krävs eller Hållbarhetsdatum krävs vid varumottagning. 3. Klicka på OK. Du har nu registrerat en manuell lagerförändring. Du kan spåra förändringen i fönstret produktflöde. Produktflöde Fönstret Produktflöde I fönstret får du full översikt över hur långt varje enskild produkt har kommit i förhållande till plockning, packning och leverans. Fönstret återfinns i lagermodulen, i registret Lagerförändringar och reservationer. Du kan även öppna produktflödefönstret från Beställning/Inköp - Inköp, på fliken Produktlinjer. Från fönstret kan du kontrollera vilka poster som gav upphov till förändringen samt ta fram verifikatet i huvudboken, om ett sådant har registrerats. 270

280 OM LAGERMODULEN Verktygsraden Lista: Öppnar listan med order eller inköp. Visa verifikatlista: Visar alla verifikat med anknytning till de förändringar som visas. Om förändringar har registrerats kan du även se öppna verifikat med anknytning till en specifik lagerförändring genom att markera den i listan och klicka på motsvarande ikon nederst till höger i fönstret. Vänstra delen I fönstrets vänstra del visas lagerförändringarna i en trädstruktur. Detta gör det möjligt att spåra förändringar på två sätt. Du kan markera en förändringspost i trädstrukturen för att visa uppdaterad information om var enskild förändring i fönstrets högra del. Högra delen I fönstrets högra del får du detaljerad information om förändringen som har markerats i trädstrukturen. Knapparna är bara tillgängliga om det finns relaterade poster. Öppnar produkten. Öppnar lagerinformation. Öppnar order/faktura. Öppnar kontakt. Öppnar detaljerad information om kostnader med anknytning till förändringen. Öppnar inköp med anknytning till förändringen. Öppnar verifikatlista med alla verifikat med anknytning till förändringen. Verifikatlista Verifikatlistan öppnas med hjälp av en knapp i verktygsraden överst i produktflödesfönstret. Knappen är bara aktiv om det finns ett verifikat med koppling till den valda förändringen i produktflöde.. Verifikatlistan visar lagerverifikat som är anknutna till en lagerförändring eller verifikat som är anknutna till alla lagerförändringar. Gå till verifikat: Öppnar verifikatet i huvudboken. Markera ett verifikat i listan och klicka på ikonen. 271

281 LAGER I rullgardinsmenyerna kan du bestämma vad som ska visas i listan Förändringsnr.: Alla eller varje enskilt tillgängligt nummer. Verifikatnr.: Alla eller varje enskilttillgängligt nummer. Konto: Alla eller varje enskilt, relevant huvudbokskonto. Lagerregister Lagerregistret är ett register över företagets samtliga lager. Här skapas lager och platser i lagren. Du kan även koppla produkter till lager och platser. Själva uppdateringen av lagertransaktioner sker vid lagerinventeringen samt vid registrering av andra lagerrelaterade transaktioner. Ny: Du skapar ett nytt lager genom att välja Visa - Lager - Lager, klicka på knappen Lagerregister och därefter på knappen Ny. Redigera: Redigera informationen om lagret. Radera: Radera lagret. Du kan inte radera ett lager som har tagits i bruk. Om du ska sluta använda ett lager bör du se till att alla lageranknytningar på produkterna har tagits bort i detta lager. Du kan tömma lagret/flytta produkter med hjälp av lagerinventering. Koppling till produkter: Kopplar produkten till lagret. Skapa aktiviteter: Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Tips! Om du använder flera lager kan du i Användarinställningarna för Produkt - på fliken Lager - välja vilket lager samt eventuellt vilken plats som ska vara standard för din användare. 272

282 OM LAGERMODULEN Hur kopplar jag lager till produkter? 1. Välj Visa - Lager - Lager - Lagerregister. 2. Markera önskat lager i listan. 3. Klicka på Koppling till produkter. 4. Klicka på Ny. 5. Markera vilka produkter som ska kopplas till lagret genom att markera till vänster om produktnumret. Ändra eventuellt också plats i rullgardinsmenyn för plats. 6. Klicka på Stäng. Du kan nu använda produkterna i det aktuella lagret. Tips! I produktregistret, fliken Lager, kan du också koppla varje enskild produkt till lagret. 273

283 LAGER Lagerinformation Tips! Du kan redigera ett lager direkt från produkten genom att klicka på knappen Gå till lager på fliken Lager. Lager: Lagrets namn. Namnet kan ändras eftersom det är fältet Lager-ID som identifierar lagret. Lager-ID genereras i systemet när ett lager skapas. Adress: Lagrets adress. Telefon: Lagrets telefonnummer. Fax: Lagrets faxnummer. E-post: E-postadress till lagret. WWW: Hyperlänk till www-sida. Plats: Information om plats är bara tillgänglig om platsalternativet har valts i företagsinställningarna. En plats som inte längre ska användas men som har varit i bruk bör markeras som Inaktiv. Kom i håg att överföra lagerbehållningen först. 274

284 LAGERINVENTERING LAGERINVENTERING Lagerinventeringsmodulen är den enda modulen som tillåter att du direkt ändrar varulager. En lagerinventering justerar antal på lagret. Observera att den inte justerar lagerfört värde. Detta måste du uppdatera i verifikatregistret för att få korrekt lagerfört värde. Du kan arbeta med lagerinventering och lagra ändringarna. Inte förrän den är Genomförd/Effektuerad uppdaterar den lagerbehållningen. Under lagerinventeringen bör det inte registreras någon försäljning eller inköp som påverkar lagerbehållningen. Avbryta eller spara delvis inventerad lagerbehållning Om du klickar på Avbryt under lagerinventeringen kan du annullera den påbörjade lagerinventeringen. Vid annullering kommer ändringarna inte att lagras. Om du svarar nej till annullering lagras informationen och du kan ta upp samma lagerinventering senare. Om du senare väljer att fortsätta lagerinventeringen kommer endast de produkter som låg i produktdatabasen när du påbörjade din lagerinventering att visas i listan. På detta sätt slipper du tänka på de produkter som har tillkommit efter lagerinventeringen påbörjades. Nollställa lager Du kan i tillägg Nollställa lager i detta fönster. Denna funktion används till att tömma valt lager för alla varor. Aktiviteter Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Lagerinventering vid övergång till nytt år Vid övergång till nytt år är det särskilt viktigt att korrigera lagret på rätt datum, vanligtvis den 31 december. Om inventeringen inte utförs på detta datum kan du ändra systemdatum innan du påbörjar inventeringen. Kom ihåg att ange rätt datum när du är klar. Rapporter Du kan skriva ut en Inventeringsrapport samt en mer detaljerad lista som visar eventuella serienummer, EAN-koder, varupartier och hållbarhetsdatum. Obs! Om du använder serienummer, varuparti eller hållbarhetsdatum måste en separat lagerinventeringslista skrivas ut för dessa. Detta är rapporten Inventeringsrapport: Serienummer, varuparti och förfallodatum. Lagervärdelista (lagerförändringar): Lagervärdelistan visar lagervärdet för den genomförda lagerinventeringen. 275

285 LAGER 276

286 LAGERINVENTERING Hur inventerar jag mitt lager? Så gör du en lagerinventering: 1. Öppna lagerinventeringsfönstret från menyn Visa - Lager - Lagerinventering. 2. Välj lagret du önskar göra inventeringen på genom att välja lager i rullgardinsmenyn överst på fönstret. 3. Skriv in produktnumret på produkten du vill registrera behållning för. Tryck sedan på Enter. Om du använder streckkodläsare kan du läsa av streckkoden. Du kommer då direkt till fönstret Räknat lager. Streckkoden hämtas från fältet EAN-kod i produktregistret. Du kan också klicka på Urvalsinställningar för att ange vilka produkter som ska visas i listan för att göra det lättare att hitta fram till rätt produkt. Observera att du även kan klicka på kolumnrubriken för att sortera listan utifrån varje enskild kolumn. Du kan även uppdatera lagerbehållningen på varje enskild produkt direkt i listan. Använd piltangenterna för att förflytta dig till nästa produkt i listan. Observera att du även kan klicka på kolumnrubriken för att sortera listan utifrån varje enskild kolumn. 4. Registrera ny behållning i kolumnen Räknat lager för de produkter behållningen ska ändras. Tryck på Enter. 5. Klicka på Skriv ut för att skriva ut en inventeringsrapport som dokumenterar lagerinventeringen som är utförd. 6. Klicka på OK när du är tillbaka i Lagerinventeringsfönstret. Du får nu upp en fråga Ska lagerinventeringen genomföras? Svarar du Ja på frågan uppdateras behållningen från det som är registrerat i Räknat lager. 277

287 LAGER 7. Du får också en fråga om du vill skriva ut lagerinventeringsrapport. Lagerinventeringen är utförd. Posternas som ändrats visas i rapporten. Du kan nu skriva ut en uppdaterad Lagervärdelista (lagerförändringar) från rapportmodulen för att visa korrigerat lagervärde. 278

288 VARUPAKET VARUPAKET Plocka ihop/plocka isär varupaket Ett varupaket är en vara som består av flera andra varor (komponenter). Att en vara är ett varupaket eller en komponent markeras på fliken Varupaket i Produktregistret. Vid varje montering skapas en lagertransaktion med kategorin "Montering" för respektive komponent som används vid monteringen. Mer information hittar du i avsnittet "Lagerförändringar och reservationer". Montera varupaket: 1. Markera önskat varupaket. 2. Klicka på Plocka ihop. 3. Skriv in antalet varupaket som ska monteras. Maximalt antal varupaket som kan monteras styrs av antalet disponibla komponenter i lager ("Behållning" minus "Till kunder"). 4. Klicka på OK. Monteringen av varupaket plockar primärt komponenter från det lager du har valt i listan. Om det inte finns tillräckligt många komponenter i lagret hämtas varorna från komponentens standardlager och därefter från ett annat lager med behållning. Demontera varupaket: 1. Markera önskat varupaket. 2. Klicka på Plocka isär. 3. Skriv in antalet varupaket som ska demonteras. 4. Klicka på OK. De demonterade varorna läggs tillbaka i samma lager som de monterades från (dvs. samma lager som du markerat på listan för varupaketet), om komponenten fortfarande är kopplad till detta lager. 279

289 LAGER Fliken Varupaket Om företaget erbjuder sammansatta produkter bestående av flera komponenter, kan produkten definieras som ett Varupaket. Man kan till exempel tänka sig ett företag som erbjuder en kontorlösning bestående av två bokhyllor, en stol och ett skrivbord. Dessa produkter kommer tillsammans att utgöra ett varupaket. Bokhyllan, stolen och skrivbordet definieras som komponenter. På den här fliken väljer du om produkten är själva varupaketet eller om den är en komponent som ingår i ett varupaket. Notera att även tjänster kan ingå som en del av varupaket. Hur skapar jag ett varupaket? 1. För att kunna skapa ett varupaket måste du skapa produkterna som ska ingå som komponenter i varupaketet. 2. Skapa en ny produkt eller bläddra dig fram till produkten som ska ingå i varupaketet. 3. Välj fliken Varupaket. 4. Markera Komponent som utgör del av varupaket. Upprepa punkt 1-3 för alla produkter som ska ingå som komponenter. 5. Klicka på Ny för att skapa själva varupaketet som en ny produkt. 6. Välj fliken Varupaket. 7. Markera Varupaket som har komponenter. 8. Ange inställningar för hur varupaketet ska visas i order/offert, på faktura och i inköp. Välj mellan Förenklad översikt (visar produktnummer och produktnamn för varupaket och komponenter, men endast antal, pris och summa på komponentens produktrad) eller Detaljerad lista (visar antal, pris och summa även på komponenterna) Visa inte komponenter (om du bara vill att varupaketet ska visas i offert, order, på faktura eller inköp väljer du detta alternativ). 8. Välj vilken Lageruppdatering du vill använda vid försäljning och inköp av varupaketet. Välj mellan Uppdatera komponenterna (lagertransaktioner uppdaterar komponenterna i varupaketet) eller Uppdatera varupaketet (om du vill att lagertransaktionen ska påverka varupaketet. Du måste då montera varupaketet innan du säljer det). 9. Välj vilken Prisreglering du vill använda: Uppdatera självkostnadspris reglerar självkostnadspriset på varupaketet i efterhand som priset på komponenterna ändras, så att försäljningspriset på varupaketet alltid är detsamma. Uppdatera självkostnadspris och försäljningspris justerar även försäljningspriset på varupaketet i samband med att priset på komponenterna ändras. 280

290 VARUPAKET 10. Klicka Ny på fliken för att koppla en komponent till varupaketet. 11. Välj en av komponenterna som du skapade i punkt Klicka på OK. 13. Skriv in Antal enheter som ska ingå i varupaketet. 14. Klicka på OK. Upprepa punkt tills alla komponenter som ska ingå i varupaketet har registrerats. 281

291

292 Kapitel 5: Personal och tidrapportering I detta kapitel: PERSONAL Personalregistret Fliken Personal Kontaktinformation Personuppgifter Övriga uppgifter Fliken Aktiviteter Fliken Dokument Fliken Projekt Sök och urval i Personalregistret Frånvaroregister Hur registrerar jag frånvaro? Kompetensregistrering Kompetens Så registreras ny kompetens Integration mellan Mamut Lön och Mamut Business Software TIDRAPPORTERING Hur registreras en ny tidrapport? Hur länkas en tidrad till en aktivitet? Lista över tidrapporter Regenerera tidrader Statushistorik Hur överförs tidrader till order-/projektmodulen? Timtypregister Timtyper per projekt Inställningar för tidrapportering Användarinställningar för tidrapportregistrering Företagsinställningar för tidrapportering

293 PERSONAL OCH TIDRAPPORTERING PERSONAL Personalregistret I Personalregistret lagras alla viktiga upplysningar om de anställda. Detta gäller även information som namn, adress, telefonnummer, anställning och anställningsdatum etc. I tillägg kan du registrera information om den anställdes kompetens, frånvaro, aktiviteter, dokument och sätta in bilder på de anställda om du så önskas. I registret skapas ett kort för varje anställd. Kortet består av två delar. I den övre delen finns allmän information om den anställde, medan det i den nedre delen kan läggas in utfyllande information i olika flikar. Ny info kring anställda kan skapas genom att klicka Ny. I den övre delen av kortet Anställd fyller man i den anställdas Anställningsnummer, Initialer, Förnamn, Mellannamn och Efternamn. Önskar du att sätta in en bild av den anställda kan du göra detta genom att klicka på Klicka för att välja bild. Klicka vidare på knappen Sök bild i fönstret som kommer upp för att leta upp rätt bild. Bilden du vill använda måste vara sparad lokalt på din dator. I rullgardinsmenyn Befattning kan du välja den anställdas befattning. Om den inte finns i listan kan du registrera den i grundinställningarna genom att högerklicka och välja Ändra i grundinställningar. Anställda som har slutat kan markeras som Inaktiva. När de varit inaktiva året ut plus ett år kan de raderas. Klickar du på knappen till höger om Skapa aktiviteter, kan du själv skräddarsy urvalet av aktiviteter. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. 284

294 PERSONAL Högst upp på anställningskortet kan du via knappen Inställningar registrera den anställdes normala arbetstid, lunchtid och antal arbetstimmar per dag. Som standard registreras frånvaro som hela dagar, men vill du registrera frånvaro i timmar han du kryssa för att frånvaro ska registreras på det sättet. Om den anställda också är registrerad som användare i programmet kan du knyta användare och anställd i rullgardinsmenyn Användare. Läs mer om hur du gör detta i avsnittet "Administratör" i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Obs! Om den anställda ska komma upp som "Vår ref." i order- och kontaktkortet måste du markera att den anställda är Kundansvarig. Fliken Personal På fliken Personal hittar du knapparna Kontaktinformation, Personuppgifter, Frånvaro, Kompetens och Övriga uppgifter/anteckningsregister. Under dessa knappar kan du registrera ytterligare information om var enskild anställd. Kontaktinformation Under knappen Kontaktinformation skrivs alla upplysningar om den anställdes adress, e- postadresser och telefonnummer. Du kan här markera vilket telefonnummer som ska vara den anställdes huvudnummer. Numret visas i den övre delen av kontaktinformationskortet, tillsammans med e-postadressen. Du kan söka på detta telefonnummer när du använder sökfunktionen. Den anställdes adress registreras i fältet för detta eller genom att klicka på knappen Adress. Om du vill registrera en tillfällig adress till den anställde klickar du på pilknappen under Adress. För var 285

295 PERSONAL OCH TIDRAPPORTERING adress som registreras är det möjligt att ange under vilken Tidsperiod den tillfälliga adressen gäller. Personuppgifter Under knappen Personuppgifter kan du registrera den anställdes födelsedatum och personnummer. Om den anställda är Egen företagare kan du kryssa för detta och därefter registrera Organisationsnumret för företagaren. Organisationsnumret måste vara registrerat för att du ska kunna registrera och betala ut rätt lön till företagaren. När du klickar på sökknappen vid Konto öppnas fönstret Kontoinformation. Där du kan registrera information om den anställdas kontonummer. Annan information som kan registreras om den anställda är Civilstånd och namn och relation till Närmaste anhörig. Information om anhöriga är bra att ha lätt tillgängligt vid nödfall. Under Egendef. fält kan du själv bestämma vilken typ av annan information som du vill kunna registrera. Det kan till exempel vara nationalitet, bemärkelsedagar eller webbadress om den anställda har en hemsida. Övriga uppgifter Under knappen Övriga uppgifter kan du skriva in så många anteckningar du själv vill om den anställde. Klicka på knappen Ny för att lägga in en ny anteckning. 286

296 PERSONAL Vill du upprätta egna anteckningstyper, högerklickar du i rullgardinsmenyn och väljer Ändra i grundinställningar. Exempel på anteckningstyper kan vara "Medarbetarsamtal" eller "Uppdrag". När du klickar på en anteckning visar sig hela texten i fältet under listen. Fliken Aktiviteter Via fliken Aktiviteter kan den personalansvariga skapa aktiviteter som den anställda ska utföra. Var uppmärksam på att det endast är aktivitetstyper som är markerade som personalaktivitet i aktivitetstypsregistret som visas i listan i personalregistret. Exempel på personalaktiviteter du kan införa här är personalmöten och medarbetarsamtal. Även liknande aktiviteter som är knutna till den anställda i andra platser i systemet, visas här. Fliken Dokument På fliken Dokument kan du skapa dokument som har med den anställda att göra. Det kan vara anställningsavtal, arbetsbeskrivning etc. Dokument som skapas via personalkortet kommer automatiskt att vara av typen anställd, men detta kan förbigås om det är önskvärt att skapa andra typer av dokument via personalregistret. Tips: Om du dubbelklickar på ett dokument i listan öppnas det i Microsoft Word. Därmed slipper du att gå via dokumentmodulen för att öppna ett dokument. Du kan importera dokument med hjälp av knappen för detta. 287

297 PERSONAL OCH TIDRAPPORTERING Fliken Projekt På fliken Projekt har du översikt över de projekt som den anställda är knuten till. Du kan också skapa en koppling mellan den anställda och ett projekt genom att klicka Ny. Du får då upp projektlistan och kan välja aktuellt projekt. Sök och urval i Personalregistret När du ska arbeta med Personalregistret kan du i listan Urval välja om du ska öppna registret för aktiva, inaktiva eller alla anställda. Du kan söka efter anställda. Sökknappen i personalregistret ger dig tillgång till ett förenklat sökfönster där du kan söka på anställningsnummer, namn och huvudtelefonnummer. I fönstret kan du även klicka på Flera kriterier och få upp ett urvalsfönster anpassat efter personalregistret, där du även kan söka på personnummer och egendefinierade fält. Förutom möjligheterna att söka på anställda, är det också möjligt att sortera anställda efter: Anställningsnummer, Förnamn, Efternamn och Registreringsorder. De anställda visas då i vald ordning både i anställningslistan och när man med pilknapparna bläddrar mellan de anställda. Frånvaroregister Funktionen Frånvaro hjälper dig att få en god översikt på de anställdas frånvaro och göra det även enklare för dig att tillgodose myndigheternas krav om frånvarohantering. I rapportmodulen hittar du två frånvarorapporter. Enligt socialförsäkringslagstiftningen är arbetsgivaren skyldig att föra statistik över sjukfrånvaro och frånvaro för vård av sjukt barn. Målet med detta är att belysa sjukfrånvaron på arbetsplatsen. Det finns en förordning som gäller statistik över sjukfrånvaro som bland annat reglerar vem som omfattas av registreringen och vilka uppgifter som ska registreras. Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan kan kräva att få ta del av de här uppgifterna. Arbetsgivare som inte för sådan statistik kan åläggas böter. Frånvaro registrerar du fortlöpande på var enskild anställd utifrån de frånvarotyper som passar ditt företag. De olika typerna av frånvaro skapar du i grundinställningar som du kommer till via Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. Du kan också högerklicka i rullgardinsmenyn för frånvarotyp i frånvaroregistreringen och välja Ändra i grundinställningar. Förutom att du kan registrera nya förekomster av frånvaro, kan du även redigera tidigare registrerad frånvaro. Du kan också ta bort frånvaro om det skulle vara aktuellt. 288

298 PERSONAL För bästa översikten på frånvaroregistret kan du välja och se frånvaron från nuvarande år eller för föregående år. Du kan också sortera innehållet genom att klicka på den kolumnrubrik du önskar sortera efter. Högerklickar du i registret kan du välja att få en förhandsvisning av innehållet, skriva ut eller exportera datan till Excel. Högst upp på anställningskortet kan du via knappen Inställningar registrera den anställdes normala arbetstid, lunchtid och antal arbetstimmar per dag. Som standard registreras frånvaro som hela dagar, men vill du registrera frånvaro i timmar han du kryssa för att frånvaro ska registreras på det sättet. Om du vill skriva ut en översikt på frånvaron kan du klicka på Skriv ut. I det fönstret som öppnas kan du välja utifrån anställd, period eller från datum till datum. Hur registrerar jag frånvaro? Så här registrerar du frånvaro 1. Klicka på Ny i fliken Frånvaro. 2. Välj aktuell Frånvarotyp i rullgardinsmenyn för detta. 3. Välj Frånvaro från datum och Frånvaro till datum med hjälp av rullgardinsmenyerna för datum. Alternativt skriv in de timmar den anställde är frånvarande. 4. Antal dagar uppdateras automatiskt utifrån de datum du sätter. Om du ska registrera halva dagar för du in rätt datum vilket går före fältet Antal dagar. 289

299 PERSONAL OCH TIDRAPPORTERING 5. Använd fältet Anteckning om du vill registrera orsaken till frånvaron. 6. Välj lämplig Frånvarostatus. 7. Klicka på OK. Frånvaron har nu registrerats. Du kan redigera eller ta bort frånvaro med hjälp av knapparna Redigera och Ta bort. Kompetensregistrering Kompetens I kompetensregistret kan du registrera information om kvalifikationer och kompetens om var enskild anställd. Du kan här till exempel registrera utbildningar, certifieringar, språkkunskaper, arbetslivserfarenhet etc. Registret kan även användas till registrering av erbjudande om kurser och vidareutbildning till den anställde och uppföljning av detta. Du registrerar kompetensen med en bestämd Status som skiljer sig från kompetensen den anställda redan har (Godkänd), har fått erbjudande om, eller kompetens han/hon håller på att fullföra. Kompetensen delas in i olika Typer - systemet levereras med en rad olika typer som särskiljer utbildning från, till exempel, arbetserfarenhet och språk. Utskriftsknappen skriver ut rapporten Kompetensöversikt. Tips! I rapportmodulen kan du skriva ut en rapport som visar de anställdas Kompetensöversikt per kompetenstyp. I Grundinställningar kan du skapa egna kompetenstyper och status utifrån dina behov. Grundinställningar hittar du genom att välja Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar eller genom att högerklicka i rullgardinsmenyn för Typ och Status i kompetensregistret och välja Ändra i grundinställningar. Systemadministratör: Det finns tillgångskontroller för kompetensregistret. 290

300 PERSONAL Så registreras ny kompetens Så här registrerar du information om kompetens eller erbjudande om kurs/utbildning: 1. Välj Visa - Personalregistret - Personal - Kompetens. 2. Klicka på Ny. 3. Ändra på datumet om du önskar ett annat datum än dagens. 4. Välj aktuell Typ av kompetens i rullgardinsmenyn för detta. 5. Skriv in Ämne. 6. Skriv in Anteckningar. 7. Klicka på Länka... eller Importera dokument om du vill länka informationen till ett dokument. 8. Välj aktuell Status i rullgardinsmenyn för detta. 9. Sätt Datum avslutad om registreringen är färdigbehandlad eller till exempel datum när utbildningen avslutades. 10. Klicka OK. Informationen är nu registrerad. 291

301 PERSONAL OCH TIDRAPPORTERING Integration mellan Mamut Lön och Mamut Business Software Den nedanstående texten beskriver integrationen mellan Mamut Lön och Mamut Business Software med avseende på lönekörning samt bokning av detta som verifikat i huvudboken. Följande kopplingar finns i Mamut Enterprise till Mamut Lön: Uppdatering av kontoregister i Mamut Lön Överföring av bokföringsunderlag till Mamut Enterprise Grundinställningar vid uppstart. Nedanstående punkter måste göras innan kopplingen är aktiv. Koppla löndatabas mot databas i Mamut Enterprise: 1. Starta Mamut Lön. Gå till: Företag - Företagsinställningar - Kopplingar. 2. Kryssa i rutan Koppla till bokföringen. 3. Välj Mamut Business Software. 4. Ange sökväg till databasen (t.ex. C:\Program\Mamut\Data\Client\000) 5. Ange vilket nummer kunddatabasen har, t.ex. 2 (Visas i Arkiv - Öppna företagsdatabas i Mamut Enterprise) 6. Klicka OK. Databasen i Mamut Lön är nu kopplad mot databasen i Mamut Business Software. 292

302 PERSONAL Överför kontoplan från Mamut Enterprise: 1. Gå in Mamut Lön under Företag - Företagsinställningar - Kontering. 2. I fältet Funktion klickar du på Kontoregister. 3. Klicka på knappen Importera. 4. Klicka OK för att skriva över existerande konton, klicka därefter Stäng. Du kan ange startnummer för verifikation. Detta anger löneseriens startdatum. Du kan även ange datum för bokföring. Ändra kopplingar mot kontoplan i Mamut Lön: 1. Gå till Företag - Företagsinställningar - Kontoplan. 2. Ändra ingående moms från konto 2640 till Ändra OBS kont från 9999 till t.ex eller annat konto som du vill använda. 293

303 PERSONAL OCH TIDRAPPORTERING Skapa dina löner som vanligt i Mamut Lön: När du kommer till Konteringsunderlag visas följande fönster: Om du får felmeddelande och överföringen avbryts beror detta troligtvis på att något konto saknas. Uppställningen i redovisningen hittar du genom att välja Visa - Redovisning - Huvudbok i Mamut Enterprise. 294

304 TIDRAPPORTERING TIDRAPPORTERING Fler och fler företag insett nyttan med att registrera timmar för att ha kontroll på tidsåtgång i förbindelse med bland annat projekt, löneutbetalning och vidarefakturering. Många anställda registrerar dagligen hur många timmar de har jobbat med olika projekt, konsulttimmar som ska faktureras, övertidstimmar och semester etc. Med hjälp av modulen Tidrapportering kan du och dina anställda registrera de typer av timmar som är viktiga att hålla reda på för ditt företag. Säljer du "tid" har tidrapporteringen avgörande betydelse för att kunna dokumentera fakturaunderlaget och vidarefakturering till dina kunder. Tidrader som ska vidarefaktureras måste vara knutna till den kund som man gjort arbetet för, den produkt som timmarna ska faktureras som och kan knytas till ett projekt om det är önskvärt. Har du anställda som är timavlönade kan du låta var och en av de anställda registrera timmarna de arbetar. Anställda med månadslön kanske har behov av att registrera övertidstimmar, semester, frånvaro, sjukdom etc. Ett tips kan vara att skapa projekt för de olika typerna av arbetsuppgifter som dina anställda utför och få dem att fördela och registrera timmarna på projekten. Du kommer då att få en bra översikt bland de timmar som dina anställda använder på möten, kundbesök, rapportskrivning etc. Tidrapportmodulen kan anpassas så att användare med antingen enkla eller mer avancerade behov kan utnyttja modulen effektivt. Läs mer om hur du kan anpassa modulen efter dina behov i företagsinställningarna och i användarinställningarna. Genom att klicka på Skriv ut kan du skriva ut tidrapporter. Klickar du på Gå till rapportmodulen kommer du att få tillgång till ett urval rapporter som kan ge dig detaljerad information om timmar som är registrerade. Hur registreras en ny tidrapport? Alla tidrapporter skapas och sparas i tidrapporteringsmodulen. En del önskar att skapa en tidrapport per dag för varje anställd, andra skapar en per vecka och anställd, samtidigt som vissa vill ha en tidrapport med flera anställda och deras timmar. Modulen är väldigt flexibel och kan anpassas efter användare med både avancerade och enklare behov av tidrapporter. 295

305 PERSONAL OCH TIDRAPPORTERING Så här skapar du en ny tidrapport: 1. Välj Visa - peka på Tidrapportregistrering och klicka på Tidrapportregistrering. 2. Klicka på Ny. 3. Skriv in en Beskrivning i fältet för detta. Till exempel: "Sven Svensson - Vecka 17". 4. Fyll i fältet Anteckning om så önskas. 5. Klicka Ny [+] för att lägga till en tidrad. 6. Registrera utförda timmar på tidraden och sätt in nya rader för varje datum. Du måste även infoga nya rader för timmar på samma datum ifall de har olika kostnader, projekt, avdelning etc. Timmar som står på olika tidrader kan ändå ingå i samma beräkningsunderlag för Order/Projekt. 7. Fyll i relevant information i kolumnerna till höger. Du kan flytta mellan olika kolumner genom att använda Tab-tangenten på tangentbordet. 8. På varje rad väljer du sedan i kolumnen Överförbar om tidraden ska kunna överföras till Order eller Projekt. 9. Registrera alla tidrader för rapporten. 10. Klicka på Spara. Tidsrapporten har nu registrerats. Tips! Du kan lägg till tidrader på tidrapporten direkt från informationsrutan Tidrapportering på skrivbordet.. Om det i företagsinställningar är markerat att företaget ska använda statusen Slutförd och Klar för överföring kommer du att kunna klicka Slutföra tidrapport och rapporten kommer då 296

306 TIDRAPPORTERING att ändra status från obehandlad till Slutförd. Personalansvarig kan därefter godkänna eller avslå tidrapporten. Godkända tidrapporter kan överföras till Order/Projekt, beroende på vilka inställningar du gjort i företagsinställningar, samt vilken typ av överföring du valt i kolumnen Överförbar på tidraden. Genom att klicka Skriv ut kan du skriva ut tidrapporter. Klickar du Rapportmodul kommer du att få tillgång till ett urval av rapporter som kan ge dig detaljerad information om timmar som är registrerade. Klicka på Summa timtyper för att se detaljer om timtyperna. Fönstret visar bland annat vilken Summa timmar, Summa order och Summa projekt som är förda mot den aktuella timtypen Hur länkas en tidrad till en aktivitet? På varje enskild tidrad är det möjligt att länka en befintlig aktivitet eller skapa en ny aktivitet baserat på tidraden. Detta görs i kolumnen Aktivitet-nr genom att antingen skriva aktivitetsnumret eller genom att trycka "-" (minustecknet på tangentbordet). Om du skriver "-" kommer du att få upp en lista över aktiviteter som den anställda är knuten till och du kommer att kunna välja vilken aktivitet som du vill knyta till tidraden. I listfönstret kan du även klicka på Ny och skapa en aktivitet baserad på tidraden. Lista över tidrapporter I Tidrapportering kan du klicka på knappen Lista och få upp en fullständig lista på alla tidrapporter. Du kan filtrera och välja status för om du endast vill se rapporter i en viss status, där du gör urvalen med hjälp av urvalsinställningarna. I listfönstet kan du se huruvida överföring till order/projekt har genomförts, samt markera en tidrapport som är klar för överföring. Rapporten kan då överföras med hjälp av knapparna i listfönstret. 297

307 PERSONAL OCH TIDRAPPORTERING Tips! I användarinställningarna kan du markera så att listfönstret öppnas automatiskt när du öppnar tidrapporteringsmodulen. Regenerera tidrader I fönstret Regenererar tidrad kan du uppdatera standardvärden för en aktiv tidrad eller för alla rader på tidrapporten. Det kan vara behov för detta vid tillfällen då det gjorts ändringar i produktoch timkostnader, rabatter eller i timtypsregistret. Var uppmärksam på att funktionen kan uppdatera Aktiv rad, det vill säga den tidrad som är markerad eller alla rader på den aktuella tidrapporten. För att uppdatera tidrader ska du klicka på knappen Regenererar tidrad i tidrapportering. Därefter markerar du vilka element du vill uppdatera och klickar OK. Statushistorik Knappen Statushistorik i Tidrapporteringen ger dig information om vilken status tidrapporten har haft, när och av vem ändringen gjordes, samt när och av vem överföringen till order/projekt gjordes. Obs! Statushistoriken kan endast visa historik för tidrapporter som är skapade i version 10 och nyare. Hur överförs tidrader till order- /projektmodulen? När en tidrapport är färdigregistrerad kommer du att kunna överföra tidrader till försäljnings- /fakturerings- och projektmodulen. Vilken status överföringen får varierar och beror på vilken 298

308 TIDRAPPORTERING status det är satt i företagsinställningarna. Överföringen kan utföras från Obehandlad, Behandlingen klar eller Klar för överföring, baserat på vilka inställningar som gjorts. Kom ihåg att markera hur timmarna ska överföras i kolumnen Överförbar. Om du har glömt att ange något här får du meddelande om det. Du kan välja att stänga av denna, så att den inte visas igen. Så här överför du tidrader: 1. Klicka på Flytta till order-/projektmodul i knappraden överst i tidrapporteringsmodulen. Ett nytt fönster öppnas och själva överföringen sker härifrån. 2. Kontrollera alla rader i tidrapporten. Observera att de enskilda fälten kan redigeras. Fält som ska kunna redigeras markerar du i företagsinställningarna. 3. Klicka på knappen Överför för att flytta till modulerna du valt i kolumnen Överförbar. 4. Svara Ja för att bekräfta överföring till valda moduler. Tidrapporten kommer nu att ändra status till Färdigregistrerad och all fortsatt behandling av tidrapporten kommer att fortsätta i Order- och/eller Projektmodulen. Obs! I företagsinställningarna för tidrapportregistrering kan du välja om det ska vara möjligt att överföra tidrader till Försäljning & fakturering och/eller Projekt. Om du här öppnar för mer än ett alternativ, kommer du att kunna välja alternativ på tidrapporten i fältet Överförbar. Du kan inte överföra till både Försäljning och Projekt, då detta skulle innebära dubbelfakturering. 299

309 PERSONAL OCH TIDRAPPORTERING Timtypregister I Timtypsregistret kan du länka timtyper till olika saker för att förenkla registreringen av tidrader. Om du vill skapa en timtyp för ett specifikt projekt, registrerar du först timtypen i grundinställningarna och därefter anger inställningarna för den aktuella timtypen under Timtyper per projekt. Obs! För att kunna definiera Timtyper per projekt för en timtyp måste timtypen knytas till en produkt. Du knyter timtypen till en produkt i Timtypregistret. Så här gör du: 1. Öppna grundinställningarna via Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. 2. Välj Timtypregister och klicka på Redigera. 3. Klicka på Ny om du vill registrera en ny timtyp eller markera den timtyp du vill använda som standard och klicka på Ändra. 4. Ange en beskrivning av timtypen i fältet Timtyp. 3. Välj Timmar eller Annat i rullgardinsmenyn beroende på vad som passar bäst. 4. Klicka på sökknappen till höger om Produktnummer och välj vilken produkt som ska kopplas till timtypen i det fönster som öppnas. Standardinformation du har registrerat för timtypen kommer att gälla på nya tidrapporter som skapas. Vill du ha standardinformation för enskilda projekt, går du till Timtyper per projekt. Den artikel som du kopplar till timtypen hämtas från produktregistret. Priset som har registrerats i priskalkylatorn följer med artikeln. Du kan se priset i det inaktiva fältet under Produktnummer. 300

310 TIDRAPPORTERING Timtyper per projekt Med funktionen Timtyper per projekt kan du ange standardinformation för varje enskilt projekt. Registreringarna som är gjorda i Timtypregistret visas i fönstret Timtyper per projekt. Obs! För att kunna definiera Timtyper per projekt för en timtyp måste timtypen knytas till en produkt. Du knyter timtypen till en produkt i Timtypregistret. Så här gör du: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar - Timtyper per projekt. 2. Markera det projekt du vill fastställa grundinställningar för och klicka OK. 3. Markera kryssrutan Aktiv för den timtyp som du vill använda i projektet. 4. Genom att markera/avmarkera Anpassa bestämmer du om standarddefinierade eller anpassade värden ska användas. Väljer du egendefinierade värden kommer informationen du registrerar i kolumnerna att skrivas över standardvärdena. 5. Markera kryssrutan Flytta till projekt om du vill att timtyperna automatiskt ska överföras till projektmodulen. Obs! Alla inställningar kan emellertid skrivas över i den enskilda tidrapporten. 301

311 PERSONAL OCH TIDRAPPORTERING Inställningar för tidrapportering Användarinställningar för tidrapportregistrering På flikarna i användarinställningar kan du ange inställningar för vilka kolumner som ska visas i tidrapporteringen och anpassa modulen efter dina egna behov. Inställningarna öppnas genom att klicka på pilknappen Inställningar och välja Användarinställningar. Alternativt kan du välja att gå vägen som beskrivs ovan, via menyn Visa - Inställningar etc. Fönstret består av fyra flikar: Standardanpassning, Kolumner för registrering, Standardvärden och Kolumner för överföring. Standardanpassning Du kan välja mellan tre förhandsdefinierade inställningar. Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara obligatoriska fält. Normal: Visar standardfält och -funktioner. Avancerad: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Kolumner för registrering I den här fliken markerar du de kolumner som ska vara tillgängliga för dig i fönstret Tidrapportering. Ta bort alla de kolumner som du inte behöver för att få en bättre översikt i rapportfönstret. Vill du Öppna listfönstret automatiskt vid öppning av timregistrering kan du markera det här. Du får då en lista över alla registrerade rapporter och kan med hjälp av filtrering på status och urval hitta de rapporter som du ska arbeta med. Du kan dessutom markera om programmet ska Skicka e-post vid avvisning av tidrapport. Användaren som har registrerat rapporten kommer då att få e-post med besked om att den inte blev godkänd. Det förutsätter att det finns en e-postadress registrerad i personalkortet för den anställda i fråga, samt att användaren och den anställda är ihopkopplade. 302

312 TIDRAPPORTERING Standardvärden Alla värden du anger här kommer att väljas automatiskt när du skapar en ny tidrad. Om du som regel skapar tidrader av samma typ kan du spara mycket eftersom fälten redan är ifyllda. Kolumner för överföring I denna flik markerar du de kolumner som du vill ska visas i fönstret för att överföra till Order och Projekt. Det rekommenderas att du tar bort de kolumner som inte används för att få en så bra översikt som möjligt. Företagsinställningar för tidrapportering På flikarna under Tidrapportering kan du ange inställningar för vilka kolumner som ska visas i tidrapporteringen och anpassa modulen efter dina egna behov. Modulen består av två flikar, och fliken Överföring order/projekt är endast aktiv om den har markerats för det. Anpassning av funktioner Först måste du ta ställning till vilka moduler du vill ha möjlighet att överföra tidrapporter till. Om du vill ha möjlighet att vidarefakturera timmar via modulen Försäljning & Fakturering, så måste du välja det. Det kan vara bra om du till exempel ska fakturera en kund för arbetstimmar som du lagt ner på kunden. 303

313 PERSONAL OCH TIDRAPPORTERING Du kan också välja att föra över tidrapporter till projekt. Då får du full kontroll på hur många timmar som använts i förbindelse med ett projekt. Väljer du att överföra till projekt så kommer du att kunna vidarefakturera timmarna via projektmodulen. Du kan kryssa för båda alternativen, men du kan inte föra över samma tidrader till både Försäljning & Fakturering och Projekt. Överför du till Projekt vill tidraderna därefter räknas till projektet, och vidarefaktureras med hjälp av projektfaktureringen. Beroende på ditt företags behov och hur många led tidrapporten ska gå igenom kan du markera ifall du vill använda Färdigregistrerat och Klar till överföring. Överföring Order/Projekt På den här fliken markerar du den information som ska vara tillåten att ändra vid överföring till order/projekt. Vid överföring till order kan du markera ifall du vill skapa en order per avdelning eller om du vill skapa en order per projekt. Vidare kan du ta ställning till om rader ska slås samman, vilken information som ska överföras och hur tidraderna då ska sorteras. 304

314 TIDRAPPORTERING Du kan också välja att lägga samman tidrader. Tidrader kan endast läggas samman när produkt, pris, rabatt, påslag, avdelning och projekt är det samma. Du väljer att lägga samman tidrader med samma Anställd, eller tidrader med samma Datum. Väljer du Produkt, kommer de tidrader läggas samman där kriterierna ovan är uppfyllda, oberoende av Anställd och Datum. Du kan också välja vilken information som ska överföras till order/projekt samt hur tidraderna ska sorteras vid överföringen. 305