KULTURVERKSTAN Amanda Ramsin Afsaneh Monemi Elisabet Wilhede Maja Heurling Tina Lindström

Transkript

1 KULTURVERKSTAN 2004 Amanda Ramsin Afsaneh Monemi Elisabet Wilhede Maja Heurling Tina Lindström

2 Innehållsförteckning 1 Introduktion Vad är ett projekt 2 Idéfasen Brainstorming 2.2 Synopsis 3 Förberedelsefasen Förstudie 3.2 Projektplan 3.3 Organisationsstrukturer 4 Startfasen Projektplanering 4.11 Målformulering 4.12 Work Breakdown Process 4.13 Ganttschema 4.14 Nätplanering och Kritiska linjen 4.15 Manual 4.16 Närzonsplanering 4.17 Riskkanalys 4.2 Ekonomisk planering Budgetering 4.22 Bokföring 4.3 Marknadsföring Marknadsplan 4.32 Media 4.33 Pressmeddelande 4.34 Kontakter 4.35 Hemsida 4.36 Andra sätt att synas 4.4 Finansiering Bidrag och Stipendier 4.42 Sponsorer 4.43 Andra Finansieringssätt 5 Genomförandefasen Dokumentation och Uppföljning 6 Avslutningsfasen Utvärdering 6.2 Att Lära av Projekt 7 Länkar till Sponsorer och Bidragsgivare Bidragsgivare för Kulturprojekt 7.2 Stipendier 8 Litteratur- och Länktips om projektarbete Litteratur 8.2 Länkar för Ekonomisk Planering och Företagande 8.3 Länkar för Projektarbete och Projektplanering 2

3 1 Introduktion Projekt är en arbetsform som blir allt vanligare. Allt fler arbetar i team, lag och grupper på sina arbetsplatser som ombildas till varje nytt projekt eller andra driver egna projekt. Att arbeta i projekt är en arbetsmetod som kan innebära enklare beslutsprocesser och lägre kostnader. Arbetet är tydligt avgränsat, tidsbestämt, har tydliga mål som går att mäta och utvärdera. Projekt innebär dock mycket planering och strukturering som kräver kunskap om hjälpmedel och verktyg för att underlätta processen. Nedan följer en samling av olika verktyg som kan underlätta alla de olika faserna under ett projektarbete. Alla verktyg och projektmodeller är naturligtvis viktiga att anpassa efter projektets art. Därför kan vissa verktyg förefalla mer lämpliga för större projekt och andra för mindre projektarbeten. Detta är en bedömningsfråga inför varje enskilt projekt; vilka verktyg som känns användbara och passande. Syftet med hemsidan och den tillhörande handboken är att skapa en enkel och tydlig överblick över projektarbete. Hemsidan och handboken är utformade som en verktygslåda, vilka innehåller tips och råd om hur man ska gå till väga, från det att man sätter ord på sin idé, via projektplanering, finansiering, marknadsföring och ekonomisk planering, till uppföljning och utvärdering av projektet. Det ska vara en källa för såväl vägledning som inspiration. Verktygslådan vänder sig främst till kulturprojektledare på Kulturverkstan i Göteborg, men även till andra intresserade med någon, eller liten erfarenhet av att utföra eller leda projektarbete. Verktygen har placerats under de faser då de inledningsvis bör arbetas med. Vissa verktyg kan sträcka sig över flera faser som exempelvis marknadsföring, vilket både kan utföras i starfasen och genomförandefasen. Det har inte tagits hänsyn till i upplägget. 1.1 Vad är ett projekt Ett projekt är en verksamhet som har bestämda uppgifter och mål, tydlig organisation, bestämda tidsplaner och särskilt tilldelade resurser. Ett projekt i en organisation eller företag är avgränsat från den ordinarie verksamheten, men måste behålla en tydlig koppling till denna. Projektet har en tydlig början och ett slut. Däremellan finns ett antal faser: Avslutning Genomförande Start Förberedelse Idé 2 Idéfasen Innan ett projekt startas så utvecklas och beskrivs alla idéer som sedan sammanställs, utvärderas och slutligen väljs de idéer som ska arbetas vidare med. En bra metod att inleda arbetet med är Brainstorming. 2.1 Brainstorming Brainstorming är en metod som innebär att: Ta fram så många nya idéer under kortast möjliga tid. Frågan som ska behandlas måste formuleras tydligt så att alla deltagare förstår syftet. Frågan får inte formuleras så att den färgar eller hämmar särskilda tankegångar. Det är viktigt att inte låta idéflödet hindras av kritik eller värderingar och att alla deltagare ska få möjlighet att uttala sig. Det ska inte bara vara ett fåtal deltagare som ger förslag. Alla idéer skrivs ner på block eller Post-it lappar så att alla kan se förslagen. Släpp loss alla i gruppen och låt idéerna flöda. Inga idéer ska värderas eller kritiseras. 3

4 Bidragen kan lämnas i tur och ordning av deltagarna eller helt ostrukturerat. Ge inga förklaringar till idéerna. Efter alla förslag samlats in och stormningen är avslutad, kan bidragen förklaras om det finns oklarheter. Därefter kan idéerna utvärderas och gruppen kan ta beslut om vilka idéer som skall arbetas vidare med. 2.2 Synopsis Då en idé skall arbetas vidare med är det lämpligt att sammanfatta projektet i en Synopsis. Det är en kort beskrivning av: Idén/visionen Mål Syftet med projektet En synopsis är väldigt kort, ca en halv A4 sida som kan ses som ett första utkast till en projektplan. 3 Förberedelsefasen I denna fas studeras idén ur en bredare synvinkel ofta genom en förstudie. Här bedöms idéns genomförbarhet. Genom att beskriva varför och hur idén ska förverkligas och vilket resultat som ska uppnås, ökar förståelsen och kunskapen om idén. Under denna fas identifieras intressenter, effektmål och projektmål. Ett alternativ väljs och även eventuella reservalternativ. En grov uppskattning genomförs av kompetens- och resursbehov samt tidsåtgång. 3.1 Förstudie Förstudiens mål är att analysera projektets förutsättningar, se vilka lösningar, möjligheter och hot som finns och att översätta dem till en konkret projektbeskrivning eller projektplan. Syftet är att utvärdera om projektet är genomförbart. I förstudien förbereds också projektets organisation och man gör en plan för det kommande arbetet. Det är viktigt att lägga ner tid på förstudien, om det slarvas med förberedelserna kan det påverka hela projektet i ett senare skede. För mindre projekt är förstudien är mer förutsättningslös och fungerar ofta som en mer teoretisk studie av projektets möjligheter. I större projekt utförs förstudien som ett förprojekt med en särskild utvald projektgrupp. Förprojektet är mer utförligt och med ett större innehåll än förstudien. Detta skapar en bred och homogen plattform för huvudprojektet. Under förstudien skapas visionerna om resultatet. Det är viktigt att skapa gemensamma mål och visioner i arbetsgruppen. Gemensamma målvisioner ger bättre motivation och skapar en trygghetskänsla i projektarbetet. Beskriv projektets bakgrund och omgivning. Hitta resurser och samarbetspartners. Undersöka finansiering och eventuellt behov av tillstånd. Identifiera möjliga tekniska problem. Gör en uppskattning av vilka kompetenser som finns och vilka resurser som behövs. Estimera den tidsåtgång som krävs för genomförandet. Förstudien ligger till grund för projektbeskrivningen som är gruppens operativa plan. 3.2 Projektplan Då en idé har utvecklats och prövats exempelvis genom en förstudie är det tid att göra en projektplan eller även kallad projektbeskrivning. Projektplanen är en ytterligare formulering och en detaljerad utveckling av projektidén. Projektplanen används dels för att tydliggöra arbetet för arbetslaget men även för att beskriva projektet för andra intressenter som finansiärer, målgrupp eller samarbetspartners. Projektplanen kan anpassas efter vem den riktas till, men här följer ett antal punkter som bör inkluderas i en projektbeskrivning: Kort sammanfattning av idén. Bakgrundsbeskrivning: hur uppstod idén och varför. Organisationen bakom projektet: vilka ska genomföra projektet. Mål: vad vill man uppnå med projektet. Både beskriva mål och delmål. Syfte: varför är detta projektet viktigt att genomföra. Målgrupp: till vem riktas projektet. 4

5 Ekonomi grupp Lednings grupp Webb grupp Admin. Genomförandet: hur ska projektet genomföras. Finansiering: hur ska projektet finansieras. Samarbetspartners. Tidsplan. Utvärdering: hur ska projektet utvärderas och nyttjas till kommande projekt. Budget med eventuella bilagor. (Verktyg för budgetering avsnitt: Ekonomisk planering) En projektbeskrivning bör vara omkring en till två A4 sidor lång exklusive bilagor och den bör uppdateras var efter planen förändras. 3.3 Organisationsstrukturer När ett projekt ska organiseras är det nödvändigt att tänka igenom vilken arbetsstruktur som passar bäst för just det aktuella projektet. Nedan följer ett antal olika organisationsformer: Hierarkisk organisation (pyramid) En person på toppen har all makt och beslutanderätt. Det är en tydlig struktur men en nackdel med detta system är att om den översta personen försvinner så kan inte projektet bära sig själv, systemet faller samman. När en organisation är platt betyder att alla har samma inflytande och rösträtt. Fördelen är att alla arbetar på lika villkor och med samma ansvar. Det skapar en känsla av delaktighet. En nackdel är att det lätt blir ineffektivt med långa diskussioner och att det kan vara svårt att följa upp beslut. En organisation kan också vara byggd kring en kärngrupp med delgrupper omkring sig som har olika ansvarsområden. Kärngruppen har en sammanhållande funktion och delegerar ut arbetsuppgifter till de andra grupperna som rapporterar till kärngruppen. Denna organisationsform kallas för Solstruktur. Eftersom grupperna arbetar enskilt med eget ansvar kan Solstrukturen minska för risken att ett projektet står eller faller beroende av enskilda personer. En nätverksstruktur liknar solsrukturen i det att den består av ett flertal olika mindre grupper med ett gemensamt intresse eller mål. Skillnaden är den att i nätverket finns ingen sammanhållande kärngrupp och aktörerna agerar var för sig med eget ansvar. Ett nätverk är ett väldigt snabbt sätt att arbeta på och det går lätt att nå ut till många människor. Det kan dock vara svårt att få ett grepp om en nätstruktur och det kan även bli svårt att utkräva ansvar om så skulle behövas. I Jazz modellen finns det en gemensam ram och ett mål för projektet. Det finns ingen uttalad ledare men emellanåt tar någon initiativet och samlar gruppen. Med denna struktur finns en risk att arbetet blir mycket ineffektivt. 4 Startfasen I denna fas görs förberedelser för att få ett effektivt projektgenomförande. Här preciseras önskvärda projektmål och avgränsningar samt projektfokus formuleras. Projektet organiseras och här definieras även hur samverkan mellan deltagarna ska fungera. Projektplanering och ekonomisk planering genomförs. Det är även viktigt att förankra projektet både internt och externt. Projektets möjligheter och risker definieras samt en uppföljningsplan upprättas. 4.1 Projektplanering Det är viktigt att inventera arbetet med ett projekt så att alla som arbetar med projektet har en gemensam projektstruktur. Alla vet projektets målsättning, vad som behövs göras, när det ska utföras, samt vem som är ansvarig för vad. Det är även viktigt att vara tydlig i organisationen så att nya medarbetare snabbt kan komma in arbetet. 5

6 4.11 Målformulering Att definiera mål för projektet är en av de viktigaste delarna i startfasen. Tänk igenom målet, är det SMART? S- specifikt M-mätbart A-accepterat R-realistiskt T- tidsmässigt rätt Det är viktigt att sätta upp tydliga, utmanande och förankrade mål och tänka igenom hur de olika målen skall uppnås. Huvudmål är en kortfattad övergripande beskrivning av vad som skall åstadkommas och definierar projektets ambitionsnivå. Delmål innebär att huvudmålet delas in i mindre delmål. Delmålen hjälper till att beskriva projektets slutmål och resultat. Etappmål är tidsbundna kontrollstationer på vägen mot slutmålet. Effektmål är det resultat eller den effekt som man är uppnå med projektet. Projektet är ett medel för att uppnå effektmålet. Viktiga frågor att ställa är: Vad vill vi uppnå med projektet? Varför startades projektet? Hur påverkar projektet sin omgivning under utförandet och efteråt? 4.12 Work Breakdown Structure (WBS) Ett sätt att visualisera och tydliggöra projektarbetet är genom att använda modellen WBS; Work Breakdown Structure. Detta underlättar analys och beskrivning av projektet så att man kan få en överblick och kartlägga alla aktiviteter (uppgifter). Genom att bryta ned projektet nivå för nivå i en arbetsstruktur blir projektet hanterbart, i små arbetspaket, och inte så övermäktigt. Projektet kan brytas ned så detaljerat som till de enskilda aktiviteterna om projektet är litet. Ett bra sätt att börja strukturarbetet på en övergripande nivå är att använda Post-it lappar. På så sätt kan man skapa över- och underrubriker och flytta runt dem tills en klar och tydlig struktur skapats Ganttschema En planeringsteknik som utvecklades av Henry Gantt i USA Tekniken går ut på att visualisera aktiviteter under tidsperioder samt tidsrelationen mellan aktiviteter. Ett enkelt sätt att beskriva vad som måste göras när och hur lång tid aktiviteten kräver. 6

7 4.14 Nätplanering och Kritiska linjen Genom att upprätta en nätplan kan kritiska faktorer tydliggöras, både vad det gäller tider och resurser. Den visar det logiska sambandet mellan kalendertid och utlagda aktiviteter. Den kritiska linjen är den aktivitetskedja som tar längst tid och som är den kritiska, styrande kedjan. Kritiska linjen är avgörande för huruvida ett projekt kommer att hålla tidsplanen, men även möjligheten för andra aktiviteter att bli utförda. Kritiska linjen är markerad och det är där man ska lägga all sin energi och sina resurser. Inbjudningar Boka artister Boka lokal Hyra Utrustning Förbereda lokal Förbereda tävling Inköp Fest Städa Laga mat 4.15 Manual Ett annat sätt att visualisera projektet är att göra en inventering av arbetet och sedan dela in det i olika kategorier, exempelvis: Finansiering Program Bidrag/Stipendier Innehåll/Information Sponsorer Layout Leasing Tryckning Sedan skriver man en manual för varje kategori som beskriver följande: Vad som ska göras. Hur uppgiften ska utföras. När uppgiften måste vara utförd. Vem som är ansvarig för att det blir gjort. 7

8 4.16 Närzonsplanering Denna teknik bygger på att den närmaste tidsperioden detaljplaneras, medan de senare etapperna i projektet endast beskrivs med de övergripande huvudaktiviteterna. Genom att succesivt detaljplanera nästkommande etapp minskas risken med onödiga omplaneringar. Eftersom detaljer och aktiviteter kan förändras med tiden och under arbetet med projektet kan närzonsplanering skapa bättre tillförlitlighet och exakthet i den aktuella detaljplaneringen Riskanalys Genom att belysa ett projekts risker och hot underlättas hanteringen av störningar eller mindre motgångar som kan uppstå. Minirisk är en metod som innebär att analysera möjliga risker eller hot. Därefter bedöms sannolikheten för att risken inträffar. Bedömningen sker efter en skala från 1-5. Där 1 är mycket låg sannolikhet och 5 är mycket hög sannolikhet. Nästa steg är att uppskatta de konsekvenser som risken kan medföra om den inträffar. Konsekvenserna värdesätts även efter skalan 1-5. Slutligen multipliceras värdet för sannolikheten med värdet för konsekvensen för varje enskild risk, vilket utgör riskvärdet. Riskvärdet fungerar sedan som underlag för hur risken ska hanteras. Riskanalys är ett sätt att göra projektets medarbetare medvetna om projektets största risker och möjlighet att manövrera dem. En falsk trygghet kan skapas då man tror att man har ett grepp om riskerna efter en riskanalys, men man har i själva verket inte bestämt vilka åtgärder som behövs. Det är därför viktigt att följa upp en riskanalys genom att ställa sig frågan vem som tar ansvaret för detaljplaneringen av riskhanteringen och åtgärder samt hur den ska utformas. 4.2 Ekonomisk Planering Den ekonomiska planeringen pågår samtidigt som projektplaneringen och kan sägas vara projektets verksamhet uttryckt i siffror. Den ekonomiska planeringen bör inledas med att tänka igenom allt som kan komma att påverka 8

9 ekonomin under projektet och som är relaterat till det ekonomiska på något sätt. Till exempel bör det bestämmas om projektet ska drivas privat, inom en organisation eller om det ska drivas genom en registrerad firma. Det är bra att ha personer omkring sig som har kunskap om ekonomi. Kanske behövs det anställas en person som sköter allt det ekonomiska eller eventuellt anlita en revisor. Det kan vara bra att ta hjälp av någon organisation som ger rådgivning i ekonomiska frågor 4.21 Budgetering Genom att göra en budget uppskattar du om dina kostnader kommer att bli för höga i förhållande till de intäkter du beräknar få in på projektet. De två viktigaste budgetarna är resultatbudget och likviditetsbudget Resultatbudget Resultatbudgeten visar vad resultatet förväntas bli för en kommande period. Projektets beräknade intäkter minus projektets beräknade kostnader = projektets resultat. Har man ett företag gör man oftast budget för ett år i taget men ett projekt kan ju pågå under kortare tid. Siffrorna i budgeten är exklusive moms. Kalkyler När man arbetar med sin resultatbudget bör man göra ett antal olika kalkyler. Dessa görs förslagsvis i ett program som Excel där man kan använda formler så att hela resultatet ändras om man byter summa i någon kolumn. Man kan till exempel ta reda på hur mycket man behöver ta i inträde för en teaterföreställning för att kunna betala hyran för lokalen. 9

10 Det är viktigt att tänka igenom olika kostnader och intäkter som man kan tänkas få och göra kalkyler för dem. Några exempel på kostnader kan vara: lokalhyra, telefon, försäkring, frakt, lönekostnader för dig själv och andra, tillstånd, Marknadsföring, resor, utrustning till exempel dator, teknisk support, produktionskostnader, dokumentation och revisor. Alternativ budget Ibland kan det vara idé att göra en alternativ budget. Om man ska söka bidrag till sitt projekt och behöver ha med en budget i ansökan, eller om man kanske ska söka bidrag från flera bidragsgivare och inte vet om man kommer att få dem, då behövs en budget för ansökan men samtidigt arbeta på en mer detaljerad budget som ska gälla när projektet startar. Reservbudget Det kan också vara bra att ha en budget i reserv. Om man till exempel inte får ett bidrag som man räknat med. Projektet kan också påverkas av omvärlden, räntan kan gå upp och politiska beslut kan ändra förutsättningarna. Försök att ha kalkyler för hur projektet ska kunna genomföras i alla fall. Likviditetsbudget Sträcker sig också oftast över ett år men sammanställs per månad. Den visar tillgången på likvida medel vid periodens början, förväntade inbetalningar och utbetalningar under perioden samt beräknad tillgång på likvida medel vid periodens slut. Det vill säga den visar när pengar strömmar in till eller ut från företaget och om en viss månad ger överskott eller underskott i kassan. Det är företagets planerade in och utbetalningar. Inbetalningar minus utbetalningar = utgående behållning (= ingående likvida medel). I likviditetsbudgeten är siffrorna inklusive moms. Uppföljning Det är viktigt att man följer upp och stämmer av mot sin budgetering under projektet. Den ska fungera som ett kontrollinstrument så att du snabbt kan se om det inte kommer gå runt och använda dig av din reservbudget istället Bokföring Ett annat bra kontrollinstrument är bokföringen. Nästan alla enskilda personer och företag som driver någon form av näringsverksamhet är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Bokföringen är ett system för att ställa upp och behandla olika ekonomiska händelser i ett företag. Alla ekonomiska transaktioner och affärshändelser som påverkar företagets ekonomi ska bokföras. Exempelvis fakturor, kvitton, saldobesked, inbetalningsavier mm. Allt samlas i tidsföljd i datumordning med ett verifikationsnummer. Vid årets slut görs ett årsbokslut som ligger till grund för företagets beskattning. Alla bokföringshandlingar ska sparas i 10 år. I bokföringen kallar man olika kostnadsområden för konton. Ett konto kan exempelvis vara resor. Detta gör att man vid vilken tidpunkt som helst kan gå in och se hur mycket man gjort åt på resor. Bokföringen görs hos de flesta företag med så kallad dubbel bokföring. Varje konto tilldelas en debet och en kreditsida. När något bokförs görs det alltid på minst två konton, det ena kontots debetsida och det andra kontots kreditsida. Summan av det som skrivs på debetsidan ska vara lika med summan av det som skrivs på kreditsidan. 10

11 4.3 Marknadsföring Marknadsföring är en viktig del i projektarbete. Ungefär 10% av projektets budget skall avsättas för marknadsföring. En bra idé kan vara det att anställa en kunnig person som sköter marknadsföringen. Nedan följer tips och idéer om hur arbetet bör inledas. Det är först och främst nödvändigt att ha en klar och tydlig marknadsplan Marknadsplan För att skapa en tydlig bild över projektets resurser, är en planering nödvändig. Att skriva en marknadsplan kan visa möjligheter som kan vara avgörande för just din idé att lyckas på marknaden. På marknaden finns bl.a. olika typer av nätverk det gäller att hitta ditt eget kontaktnät. Genom att skriva en marknadsplan tvingas du till att analysera de fakta du har, och då inse vilken information du saknar. Utifrån din kunskap, dina resurser, idéer med mera utformas marknadsplanen. Den innehåller bland annat en beskrivning av hur du skall nå din målgrupp på både kort och lång sikt. Det är viktigt att ha en klar bild av målgruppen som din idé riktar sig till. Vilka utgör målgruppen och var finns de? Försök att skaffa kontakter inom målgruppen. Hur når vi ut till gruppen? 4.32 Media Det är viktigt att bli sedd och bekräftat. Media, TV och tidningar är viktiga kanaler att nå ut. Pressmeddelande Kalla till presskonferens Tipsa media (Oftast finns det en tipstelefon) 4.33 Pressmeddelande Berätta i rubriken vad det handlar om. En bra titel tillsammans med en logga som väcker nyfikenhet ger ett mer personligt intryck till journalisten. Skriv enkelt och kort. Det blir mer intressant om man får se en bild. Se till att det finns en tydlig avsändare, och att den angivna kontaktpersonen går att få tag på under den aktuella tiden. Maila, posta eller faxa in någon dag innan, det är ingen idé att börja med det veckor i förväg. Man kan ringa för att höra om meddelandet kommit fram. Då blir journalisten tvungen att plocka fram meddelandet en extra gång, och det hamnar överst i högen. Ge inte upp om inga journalister kommer Kontakter Gör en adresslista som hjälper dig att komma i kontakt med de personer eller organisationer som har redan visat intresse för ditt projekt och vill vara med. Se till att komma med i deras programblad och deras folder. Gör en presentation av ditt projekt till exempel som ett bildspel i PowerPoint. Ordna träffar med dina kontakter. Ett förslag är att bjuda på mingel och öppet hus. Försök att ha ett fungerande kontaktnät. Skicka ny information regelbundet. Det kan vara intressant för olika kontakter att följa upp utvecklingen av projektet Hemsida En hemsida ska innehålla viktig information om idén och projektet. Innehållet på hemsidan kan du bestämma själv. En bra hemsida ska vara snyggt utformat och intressant att titta på och lätt att följa. Om du har möjlighet anställ gärna en grafisk designer som kan hjälpa dig med utformningen. Nedan får du den tips till informativ hemsida som kan sprida ut din idé och hjälpa dig att nå din målgrupp effektivare och snabbare. Använd ett enkelt program som t.ex. Dreamweaver som är lätt att hantera. Det är viktigt att du kan komma åt hemsidan när du vill ändra på innehållet eller uppdatera den med ny information. 11

12 Det kan vara bra att berätta om visionen som en kort presentation av ditt projekt, i första sidan dvs. i din index sida. Underrubriken bör innehålla korta rubriker och inte för många ord. Det ska vara lätt att komma åt och lätt att hitta den information besökaren letar efter. Glöm inte att presentera syftet med ditt projekt samt tid och plats där projektet kommer att genomföras Andra sätt att synas Annonsering i tidningar och tidskrifter. Affischering på stan Broschyr Broschyr Det är väldigt bekvämt att ha information om ditt projekt i form av broschyrer, gärna färgtryckt och med bilder. Det kan bli kostsamt att göra broschyrer. Det gäller att hitta ett pris som kan passa dig och din budget. Ring gärna till olika tryckerier och jämför priserna innan du bestämmer dig. Använd dina kontakter om du har några. 4.4 Finansiering Det finns flera sätt att finansiera sitt projekt. Se över vad som är realistiska intäkter som projektet i sig genererar, till exempel biljettintäkter. Kommer projektet att gå runt av sig självt? Annars finns det andra finansieringssätt Bidrag och Stipendier Det finns en uppsjö stipendier och bidrag man kan söka. De har olika inriktningar, villkor och ansökningstider. De flesta projektbidragen ska sökas av organisationer, medan stipendier ofta går till enskilda personer. Nedan följer lite tips när du ska söka pengar och länkar till olika bidragsgivare. Tänk på att en del företag också ger bidrag till projekt. Stipendier och bidrags ansökningar ser lite olika ut. Här följer några tips när du söker pengar, främst projekt/aktivitetsbidrag, men tipsen kan även vara till hjälp när man söker stipendier: Var ute i god tid! Bidrag ska ofta sökas innan projektet startar. Kontakta bidragsgivaren på telefon först om du är osäker på något. Tänk på organisationens rykte: Följ anvisningarna, var kortfattad och tydlig! Använd ansökningsblankett. Använd inte de nyckelord som står i biskrivningen, använd egna ord! Var realistisk, både vad det gäller tid och pengar. Informera om andra finansiärer. Kolla hur stora belopp bidragsgivaren brukar bevilja. Sök inte ett för högt belopp. Be någon ekonomikunnig person kolla igenom din budget. Fråga dig: Är projektet angeläget för bidragsgivarens ändamål? Skriv aldrig bara se bilaga. Kolla vilka bilagor som ska vara med och bifoga inte fler bilagor än man frågar efter. Tag kopior på din ansökan! 4.42 Sponsorer Sponsring går ut på att ett företag bidrar med pengar mot att de får synas på något sätt (enligt avtal) i samband med projektet. Nedan följer ett antal saker att tänka på då man söker sponsorer: Börja arbetet i tid! Ta reda på vilka företag som ger sponsorpengar till vilka projekt. Idéer kan man hämta på Kultur och Näringslivs hemsida. En del företag talar om vilken typ av projekt de sponsrar på sina hemsidor. Tänk ut vad projektet kan erbjuda företaget. Läs på om företaget. Vad vinner företaget på att sponsra projektet? Till exempel: associationsvärden, exponering, PR, mediautrymme, tillgång till nätverk, aktiviteter för kunder och samarbetspartners (relationsbyggande aktiviteter), personalaktiviteter, annan marknadsföring, tjänster. Ta reda på vem som är sponsoransvarig/markandschef på företaget. Skriv ett brev med en tydlig och enkel presentation av projektet, exakt vad ni erbjuder just deras företag och vad ni vill ha i gengäld. 12

13 Boka ett möte med sponsoransvarig/marknadschefen och presentera idén. Kom ihåg att den första frågan du får är Vad vinner vi på det här? Ha tålamod. Var envis Andra Finansieringssätt Några andra tips på finansiering är leasing, factoring och riskkapital. Dessa används främst av företag. Läs mer om dessa på Ett annat sätt att finansiera projekt är att låna pengar. JAK är en folkrörelse med banktillstånd där man kan låna och spara pengar räntefritt. 5 Genomförandefasen Under den här fasen genomförs själva projektet. Här är det viktigt med kontinuerlig uppföljning av projektplan och tidsplan, budget, marknadsföring och mål, för att försäkra sig om att arbetet går i rätt riktning. Om inte, kan åtgärder göras i tid. 5.1 Dokumentation och Uppföljning Då all projektplanering utförts och projektet i sig verkställs är det viktigt att följa upp projektplaneringen och den ekonomiska planeringen. För att projektet ska gå i den riktning som planerat, hålla tidsplanen och budget samt uppfylla bestämd standard är det nödvändigt med all dokumentation som planeringen innebär. Detta måste även kontrolleras under tiden av genomförandet projektet. Redan under planeringsfasen bör en uppföljningsplan skapas, som beskriver hur uppföljningsarbetet ska utföras och av vem/vilka. Nedan följer ett antal punkter som fortlöpande bör följas upp under projektet: Prestanda och kvalitet kommer projektet att ge önskat resultat? Tidsplanen kommer projektet att hålla tiden eller krävs åtgärder? Bevaka risker och möjligheter hantera potentiella risker och ta tillvara på oväntade möjligheter. Projektplanen hur arbetar vi i förhållande till projektplanen? Mål, delmål och effektmål uppfylls de, kan de uppfyllas? Marknadsföring kan uppsatta mål uppfyllas? Budget kommer den att hålla, eller krävs åtgärder? Dokumentation dokumentera arbetet och avvikelser ordentligt inför utvärdering och kunskapsspridning inom organisationen. Rapportering/kommunicering sker en kontinuerlig kommunikation till alla berörda parter om hur arbetet fortskrider? Andra sätt att dokumentera är att föra dagbok, filma, ta ljudupptagningar. Dokumentationen hjälper dig att få en överblick över projektet och sparar många timmars arbete när det är dags att utvärdera projektet. 6 Avslutningsfasen I denna fas avslutas projektet och erfarenheter återförs till arbetslaget eller organisationen. I denna fas dokumenteras resultaten och stäms av mot uppsatta mål. Avvikelser mot målen och hanteringen av dessa noteras. Det är även viktigt att dokumentera och sprida erfarenheter inför kommande projekt. All projektformalia avslutas, som projektkonton med mera. Här beskrivs även hur och när effektmålen ska mätas samt vem som ansvarar för arbetet. Om projektet genomförs i en organisation eller ett företag parallellt med den ordinarie verksamheten levereras även projektets resultat som tas i bruk i organisationen. Projektets resultat omsätts i praktisk nytta. 6.1 Utvärdering En utvärdering är viktigt för att kunna dra lärdomar inför kommande projekt. Det är även viktigt för utveckling av arbetsteamet och för personlig utveckling. Utvärdering ger en bild av hur projektet fungerade i sin helhet och man får en överblick av vad som orsakade eventuella motgångar. Att ha löpande utvärderingar under projektets gång ger också möjligheter att snabbt ändra på saker som inte fungerar. Ett tips är att ha kontinuerliga uppföljningsmöten under projektets gång för att se eventuella problem, brister eller nya möjligheter i projektet. Vad gjorde vi bra/dåligt? Vad kan jag ta med till nästa projekt? Vad kunde vi gjort annorlunda? Motsvarade resultatet vår målsättning? 13

14 Utvärderingen bör ske både internt och externt. Enkäter kan vara ett bra sätt att få feedback på projektets utfall. En rapport utformad som en folder kan fungera som feedback externt gentemot beställare (uppdragsgivaren), finansiärer och sponsorer. Det ger ett bra intryck och samlar ihop resultatet i en överskådlig förpackning som kan bidra till att stärka ett framtida samarbete. Många stipendiefonder kräver rapportering efter slutfört projekt. Typer av rapporter: Projektbeskrivningen är den operativa planen som beskriver målet och tankarna kring hur projektet skall drivas. Den måste uppdateras om det blir förändringar. Statusrapporter används för att redovisa projektets nuläge för uppdragsgivaren, om projektet har en sådan. Det är lämpligt att göra när man uppnått ett delmål. Slutrapporten beskriver projektets måluppfyllelse och erfarenheter. 6.2 Att Lära av projekt Var inte för stolt för att ta råd och hjälp av mer erfarna projektledare. Studera andra liknande projekt. Lär av varandra och utnyttja kunskaperna inom gruppen. Dokumentera och lagra kunskap under projektets gång så att det finns material för alla att ta del av. Det är viktigt att de som jobbar i och tillsammans med projektet träffas fysiskt. Mycket kunskap förs vidare informellt. Skapa en miljö där det känns OK att pröva nya saker och annorlunda idéer. Ge varandra feedback. Ett erfarenhetsseminarium för diskussion kanske behövs? 14

15 7 Länkar till sponsorer och bidragsgivare 7.1 Bidragsgivare för Kulturprojekt Nordiska rådet: Kulturrådet: Nordiska kulturfonden: Framtidens kultur: KulturGöteborg: C1256D0A00355CD7?OpenDocument Västragötalandsregionen: Konstnärsnämnden: Kulturnär Göteborg: Kultur 2000: (EU:s ramprogram för kultur) Europeiska Socialfonden: Sponsring Kultur och Näringsliv är ett nätverk av ca 200 företag, näringslivsorganisationer och kulturaktörer. De främjar samarbete mellan företag och kultur genom att erbjuda medlemmar rådgivning, utbildning, information, erfarenhetsutbyte och nätverksbyggande Stipendier Fond Fakta är ett företag som hjälper sina kunder att finna och söka bidrag för sitt specifica projekt: GlobalGrant innehåller information om stiftelser, fonder och andra bidragsgivare. 15

16 8 Litteratur- och Länktips om projektarbete 8.1 Litteratur Wenell om projekt: Torbjörn Wenell, Uppsala Publishing House AB, Organisering av projekt Lars Malmgren och Mats Ragnarsson, Thomson Fakta A, Kotlers Marknadsföring att skapa, vinna och dominera marknader: Philip Kotler, Liber AB, 1999 EU-stöd till Kultur: Riksantikvarieämbetet, Statens Kulturråd, svensk Filmindustri och Riksarkivet, 2002 Bokföring i praktiken: SPCS förlag Kulturarbetarboken - Ekonomi, skatt och deklaration: Björn Lundén Information AB (handlar om a- kassa, hobby eller näringsverksamhet, olika bolagsformer, starta eget med mera). Företagsekonomi 100: Per-Hugo Skärvad och Jan Olsson, Liber Ekonomi. Kalkyler som beslutsunderlag: Studentlitteratur Länkar för Ekonomisk Planering och Företagande. Förbundet Unga forskare har en informativ sida där du kan läsa med om marknadsföring och sponsring. Skatteverkets hemsida har uppgifter om bokföring, olika företagsformer, hur du skaffar F-skattsedel, hur du skriver avtal, samt information om olika former av anställningsregler. Epowera.com har mycket information, tips och idéer om företagande. Här kan du läsa om företagsformer, avtal, tillstånd, registrering, olika nätverk, försäkringar, marknadsföring och mycket mer. Bokföringsnämnden ta upp bokföringslagen och årsredovisningslagen. Bolagsverket, här kan du registrerar du ditt företag. Här står även om olika företagsformer. Patent och Regestreringsverket. Om du vill skydda ditt varumärke eller din idé så gör du det hos Pant och registreringsverket, där ska du även registrera ditt företag. Per Nyström beskriver på Passagen.se hur man skriver avtal. Nutek har en företagsguide med tips om bla tillstånd, hur man startar företag. Hos SAMI och STIM kan du söka tillstånd för att spela musik i offentlig lokal. Revisorer kan du finna hos: Ekonomisk rådgivning kan du få av: (kostnadsfritt) (kostnadsfritt)

17 Venture Cup är en Starta-eget-kurs med rådgivning som genomförs av Chalmers, men är öppen för allmänheten. Försäkringsbolag finns att hitta på: Länkar för Projektarbete och Projektplanering. Svenskt Projektforum är en mycket bra debattsida som ger möjlighet att dela med sig av erfarenheter av projektarbete och skapa nya kontakter. Grunderna i projektarbete beskrivs här: 17