Kontroll på ekonomin. Att ha en överblick över företagets ekonomi En budget är företagets verksamhet uttryckt i siffror, en ekonomisk plan och ett

Transkript

1 Ekonomi

2 Ekonomi 45-6o min

3 Kontroll på ekonomin. Att ha en överblick över företagets ekonomi En budget är företagets verksamhet uttryckt i siffror, en ekonomisk plan och ett viktigt verktyg i arbetet att styra företagets ekonomi. Kontroll över inköp, anställa personal, fördela de ekonomiska resurserna med mera. Hur skapar ni då detta styrmedel som ska ge trygghet och vägledning under året? Härefter kommer en sammanställning av sju punkter som är viktiga för att skapa och hålla liv i en budget under ett helt verksamhetsår.

4 1 Budgetmöte Att alla som ska vara med i budgetprocessen är på samma sida är en av de viktigaste aspekterna i budgetarbetet. Starta budgetarbetet med ett gemensamt budgetmöte där ni går igenom era gemensamma förutsättningarna och målen som finns.

5 2 Historik Vad har ni gjort tidigare år? Vad har fungerat bra och vad har fungerat dåligt? Och varför? Se över vad som hänt och utveckla, satsa mer eller dra bort. Ha bra underlag för era beslut.

6 3 Mål Vad har företagsledningen satt upp för mål för verksamheten? Som nämnts ovan är budgeten ett viktigt verktyg i arbetet att styra företaget mot de uppsatta målen. Därför är det viktigt att man i arbetet med att skapa budgeten anpassar den så att alla resurser, både personal och ekonomiska, styr mot de gemensamma mål som verksamheten satt upp.

7 4 Tid Hur mycket tid ska ni lägga på budgetarbetet? Visioner och mål skapas, medarbetare gör underlag, avdelningschefer sammanställer, ledningsgruppen diskuterar och analyserar, ekonomichefen stryker eller tillstyrker. Det är många timmar som går åt för att skapa en budget. Det är viktigt att ni under det inledande budgetmötet kommer fram till hur ni ska använda budgeten under verksamhetsåret, vilka nyckeltal som kommer följas upp och anpassa budgetarbetet där efter

8 5 Förankra i organisationen Att få hela organisationen att ta till sig budgeten och jobba med den är inte det lättaste. Alla älskar inte siffror, så tänk på att göra det konkret och berätta hur budgeten går ihop med det dagliga arbetet. Gärna en grafisk presentation som följs upp kontinuerligt.

9 6 Koppla ihop med redovisningen Parallellt med budgetarbetet behöver ni se till att bokföringen matchar mot de olika posterna som finns i budgeten. Görs detta på rätt sätt kommer uppföljningen att bli avsevärt mycket lättare.

10 7 Uppföljning och prognos En viktig del i arbetet är att kontinuerligt göra uppföljningar och prognoser under verksamhetsåret. Ta fram de nyckeltal som passar er verksamhet och följ upp mot budget och kommentera avvikelser. Dessa kan göras varje kvartal, månad eller varje vecka beroende på vad det är som mäts.

11 Budgeten är som sagt en plan framtagen utifrån fakta som fanns då budgetprocessen startade. Och även om ni har bra kontroll över er egen verksamhet och kanske även över kunder och konkurrenter, finns det alltid oförutsedda händelser som påverkar mer eller mindre. Räntan kan gå upp eller ned, en kris förvärrar för vissa företag men gynnar andra. Ett politiskt beslut kan ändra spelplanen som ni och era konkurrenter agerar på. Följer ni dessa tips så kommer budgeten bli ett användbart arbetsverktyg och inte bara ett kalkylblad som måste göras

12 Startbudget Om ni är i startgroparna av företaget, gör blir er budget lite annorlunda, då ni mest troligt har mer investeringar i början. En så kallad startbudget visar vilka kostnader ni har på kort sikt och omfattar de räkningar ni har vid starten samt era möjligheter att täcka dessa kostnader.

13 Ekonomi = kärnan och grundsten i hållbart företag. Hållbart företagande = innebär att ni använder resurser mer effektivt, förbättrar konkurrenskraften och stärker långsiktigheten.. Att göra en budget krävs för att företaget ska kunna planera verksamheten på bästa sätt.

14 Resultatbudget En av företagets viktigaste budgetar, då den visar långsiktighet. Resultatbudgeten innefattar kostnader och intäkter, och är ett optimalt verktyg för att följa upp ert företags verksamhet. Kostnaderna vs intäkterna. Dela upp budgeten månadsvis Lär känna ert sortiment, vad er varor/tjänster kostar, vilka kunderna är och hur stora kostnader ni har.

15 Resultatbudgeten är ett verktyg för att ni ska kunna ställa intäkter och kostnader mot varandra över en viss tid oftast ett år. Ni tar upp era intäkter: Försäljning, räntor etc. Ni tar upp era kostnader Löner Lokaler Sociala avgifter Resekostnader El Värme Reparationer Telefon Datorkostnader Bokföring, revision, deklaration. Marknadsföring Försäkringar Leasing Bilkostnader Avskrivningar Siffran du får fram när du tar kostnader minus intäkter kallas resultatet.

16

17 Likviditetsbudget Ibland kan kostnaderna vara större än intäkterna, exempelvis på grund av finansiella eftersläpningar, säsongsvariationer med mer personal, mer produktion än försäljning, eventuella större investeringar för produktion. För att planera för oförutsedda händelser görs en likviditetsbudget. Optimalt verktyg för att se hur mycket pengar som finns under kommande månader och året. En uppställning över inbetalningar och utbetalningar och visar om ert företag kan betala räkningarna. Perfekt underlag vid beslut om investeringar eller vid lån. För att undvika obehagliga överraskningar ska ni alltid göra likviditetsbudgeten parallellt med resultatbudgeten. Annars kan företaget gå omkull, oavsett hur lönsamt företaget är efter årets gång.

18 En likviditetsbudget ska visa dig hur mycket pengar som finns i ditt företag nu och vid olika punkter i framtiden så att du kan planera för svackor i företagets ekonomi långt innan de inträffar. Det här ska du göra. Titta igenom din resultatbudget där du ser hur kostnaderna fördelar över årets tolv månader. Gör en negativ prognos för pengar som ska komma in under tolv månader Ställ de kostnader du vet om mot de intäkter du vet om för perioden. Utvärdera. Finns det dalar i likviditeten på vägen? Hur kan du i så fall göra för att undvika dem? Kan du öka intäkterna, utnyttja en checkkredit, ta ett tillfälligt lån eller fördela kostnaderna på något annat sätt? Tips på film: Eva gör en likviditetsbudget.

19

20 Fundera över hur ni arbetar med er ekonomiska planering, uppföljning och hur ni anpassar budgeten efter nya förändringar? Har ni en resultatbudget? Likviditetsbudget? Om inte behöver ni hjälp, så boka tid med någon av oss på Coompanion så hjälper vi dig. Tips på film: Eva gör en resultatbudget: 3U

21 Tack för er medverkan!