Bengt Friberg, kommunchef Maria Larsson, personalchef

Transkript

1 Protokoll 1 (19) Plats och tid: Rådsrummet, Guldsmeden, Hudiksvall, kl För arbetsgivaren: Bengt Friberg, kommunchef Maria Larsson, personalchef För arbetstagaren: Björn Brolund, Lärarnas Riksförbund, LR, Lena Kring, Lärarförbundet Ing-Marie Mårtensson, Lärarförbundet Eric Vahlberg, Kommunal Mitt Hudiksvall Kim Jutterström, Vision Laila Nilsson, Vision Övriga deltagare: Utses att justera: Anita Olsson, utredare, Ronny Lundberg It-strateg, Thomas Eriksson lokalstrateg, ekonom Bertil Westerberg Lena Kring Underskrifter: Paragrafer: Sekreterare: Anita Olsson Ordförande: Bengt Friberg Justerande: Lena Kring

2 Protokoll 2 (19) Innehållsförteckning 26 Kommunens IT-arbete Lokalpolicy och andra lokalfrågor Föregående protokoll Rekrytering av ny ekonomichef Växel, telefoni och kundtjänst Information om utredningen kring socialt företagande Budget och riskbedömning Reviderade lönekriterier Medarbetarundersökning och årlig miljökartläggning Lokal lönebildning Rekryteringsenheten Kommunstyrelsen 4 juni Arbetsmiljö Aktuell Information Övriga frågor... 19

3 Protokoll 3 (19) 26 Kommunens IT-arbete It-strateg Ronny Lundberg informerar om kommunens it-arbete. It-plattform I stort är allt arbete klart kring omläggningen till den nya it-plattformen. Problem finns dock med att externt nå Raindance och Heroma. Målsättningen är att det ska fungera innan semesterstart. Gemensamt arbetssätt I projektet, Gemensamt arbetssätt, är den första etableringen av social välfärd klar. Arbetet med lärande påbörjas till hösten. Elevdatorer Vad gäller frågan ( 2015/ 17) om elevdatorer i lägre åldrar är svaret att det arbetas med flera scenarier som kommer att presenteras efter sommaren, viktigt är att tillräcklig kapacitet måste finnas innan en utökning av antalet datorer kan bli aktuell. Verksamhetsplanering - beslutsstöd Den 15 juni 2015, kl i Oceanen, hålls en träff med leverantörer och verksamhetsstöd. Sträng upphandlingssekretess råder. Samverkan sker 23 juni 2015, kl i Hörnrummet, plan 4. Facken inbjuds. Handläggarstödet Övergång till handläggarstödet kommer att ske i början av juni Handläggarstödet är den nya versionen av Diabas. Systemet kommer att få flera direkt anslutna användare. Trio Arbete kring hänvisningssystem pågår. Flexi 80/20 kommer att bytas ut mot Trio E-tjänster Samarbete pågår med Sundsvallsregionen om e-tjänster. Kommunen kan anslutas i årsskiftet. Ca 100 e-tjänster kan då bli tillgängliga

4 Protokoll 4 (19) Nya system Arbete pågår kring nya system inom omsorg, elevadministration och personal.

5 Protokoll 5 (19) 27 Lokalpolicy och andra lokalfrågor Lokalpolicy Lokalstrateg Thomas Eriksson informerar att inga förändringar skett sedan senaste information vad gäller Lokalpolicyn som nu kommer att framläggas för beslut vid nästa kommunfullmäktiges sammanträde. Fackliga lokaler Senast under september månad ska de nuvarande fackliga lokalerna lämnas. Ersättningslokaler finns vid badhuset i Hudiksvall. Thomas återkommer om tid för syn av lokalerna. Alternativa tider, 9/6, kl , 16/6 kl eller Facken påtalar behov av nya datorer. Miljöproblem i Guldsmeden 1 och 8 Kostenheten letar nya lokaler. Barn- och ungdomsenheten har flyttat från plan 3 till tillfälliga lokaler i plan 4. Plan- och bygglovskontoret har påbörjat en överflyttning till lokaler på Varvet, klart i september. I Guldsmeden 1 uppger flera att de upplever lokalrelaterade fysiska problem. Luft- och materialundersökningar har gjorts men inget har hittills hittats. Inre miljögrupp arbetar med frågan. Viktigt att felanmälan görs överskådlig så en samordning av problem lättare kan göras. Övergripande utmaningar: Jobbar vi likvärdigt med arbetsmiljöproblem som är kopplade till lokaler? Riskerar vi att missa andra typer av arbetsrelaterade problem? Är vi tillräckligt systematiska? Hur lär vi oss? - Hur ser värderingarna ut - Vilka angreppssätt - Resurser och verktyg

6 Protokoll 6 (19) Vision anser att det saknas dokumentation. Thomas Eriksson svarar att en skriftlig styrningsdel kommer att byggas in i den inre arbetsmiljögruppens arbete. Kan lämpligen också läggas ut på Hint. Fortsatta åtgärder: Fortsätta att kontrollera byggnaden tillsammans med fastighetsägaren Genomgång av ventilationen Steg 2: enkät, provtagning, andra åtgärder Ta fram riktlinjer/process för likformig handläggning av lokalrelaterade problem för hela kommunen, enligt SWESIAQ-modellen. Lokalstrategi: Service och felanmälan på Fastighets AB Glysis s hemsida, genomgång ett antal gånger/år Skötselanvisningar för städmaskiner Test av utökad ventilationstid Instrålningsskydd för värmen sommartid, film i första hand, markiser i andra hand.

7 Protokoll 7 (19) 28 Föregående protokoll Protokoll, 4 maj 2015 Kulturhuset drivs av entreprenör från den 1/6. Inrangeringar klara, två medarbetare i verksamhetsövergång. Återrapport ang. trapphuset: Kontakter har tagits mellan kommunens säkerhetsansvarige, fastighetsägaren och en arkitekt för att se över en lösning.

8 Protokoll 8 (19) 29 Rekrytering av ny ekonomichef Staffan Lindvall har slutat sin tjänst som ekonomichef och kommunen ska nu på börja rekrytering av en ny ekonomichef. Till dess en ny chef är på plats fungerar kommunchefen också som ekonomichef, personalchefen har personalansvaret även för ekonomienheten och ekonomifrågorna är fördelade ut på fem övriga medarbetare på ekonomienheten. Tjänst kommer att utlysas som är både operativ och har arbetsledarroll. Utgår från tidigare annons med kravprofil och uppdrag. Tidsplan: Annons innan midsommar Urval under sommaren Intervjuer i mitten av augusti Ett önskemål från facken att de meddelas tidigt via mail för att kunna besvara frågor när rekryteringen blir offentlig

9 Protokoll 9 (19) 30 Växel, telefoni och kundtjänst Kommunens telefonväxel övergår till Fiberstaden AB. Växelpersonalen följer med. Receptionister går från tekniska förvaltningen över till kommunikationsavdelningen. Frågan om fortsatt växelsamarbete är återremitterat i Nordanstigs kommun. Bollnäs kommun har avslutat fortsatta förhandlingar om samarbete. Övergång sker tidigast vid årsskiftet. APT med personal och fack sker den 1/6 2015

10 Protokoll 10 (19) 31 Information om utredningen kring socialt företagande Kommunen är positivt inställd till socialt företagande via Coompanion, som också ekonomiskt stöttas av kommunen. Kommunen har en önskan om utveckling och stabilitet med långsiktiga lösningar. En inventering ska göras om det finns kommunala verksamheter som kan utföras och upphandlas av sociala företag.

11 Protokoll 11 (19) 32 Budget och riskbedömning Ekonom Bertil Westerberg informerar i ärendet vid s sammanträde. Socialdemokraterna och vänstern har lämnat ett budgetförslag som har behandlats i allmänna utskottet. Fyra övriga budgetar kommer att presenteras vid kommunstyrelsens sammanträde den 4 juni. Det kan bli förändringar inför kommunfullmäktiges sammanträde den 15 juni. Preliminärt hålls ett extra den 5 juni, kl i Rådsrummet om budgetförslag blir klart i kommunstyrelsen den 4/ Kommunal Mitt ställer frågan om det är möjligt att se hur mycket arbetsgivaren avsatt i budget för löneförhöjning, år Arbetsgivaren svarar att löneförhöjningen ingår i den totala personalkostnaden och kan inte specifikt utläsas ur budget. Blir löneförhöjningarna för höga kan personalneddragningar bli aktuella.

12 Protokoll 12 (19) 33 Reviderade lönekriterier Hudiksvalls kommun har lönekriterier som är lika för hela kommunen. Lönekriterierna har en nära koppling till kommunens vision Sveriges bästa kommun att leva och verka i och de tre övergripande målen för kommunen; Samhällstjänster av högsta kvalitet, Blomstrande näringsliv och Attraktiv och hållbar livsmiljö. Tre lönekriterier: Flexibilitet Professionalitet Ansvarstagande Facken lämnar synpunkter till arbetsgivaren den 23/6-15.

13 Protokoll 13 (19) 34 Medarbetarundersökning och årlig miljökartläggning Syftet med medborgarundersökning är att få en övergripande bild för de förtroendevalda, underlag för att analysera och bedöma den psykosociala arbetsmiljön och för att föra samtal om hur vi pratar på jobbet Den årliga arbetsmiljökartläggningen redovisas i ett antal block. Målindikatorernyckeltal tas fram. Hållbart medarbetarengagemang, HME, kompletterar några frågor om häls, trygghet och relationer Sjukfrånvaro Arbetsskador och tillbud Årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet Tidsplan, årlig arbetsmiljökartläggning: Aktivitet Bearbetning/Utskick Redovisning HME-undersökning Diskussion HME på APT Resultatpresenteras/diskuteras Prevents psykosociala kartläggning Åtgärder utifrån HME och ev, psykosocial kartläggning Analys sjukfrånvaro och ev. riskbed. Analys av arbetsskador och tillbud, ev. riskbed. Årlig uppföljning av miljöarbetet Kompletta boxar underlag för beslut Utvärdering av upplägg v nov-dec-jan jan (helårsbokslut) jan aug-sept v. 45 nov-dec nov-dec nov-dec-jan nov-dec-jan jan-feb jan-feb okt-nov i feb våren 2016

14 Protokoll 14 (19) 35 Lokal lönebildning Den lokala lönebildningen startar i höst med utbildning av chefer i september. En film ska visas och färdigt material ska användas. Information finns på Hint om lönekriterierna. Presentation av materialet den 11/ kl

15 Protokoll 15 (19) 36 Rekryteringsenheten Kommunchef Bengt Friberg informerar. Översyn av rekryteringsenheten I syfte att minska antalet visstidsanställningar till förmån för tillsvidareanställda inom omsorgsverksamheten, samt begränsa eller upphöra med så kallade delade turer, ska det göras en översyn inom omsorgen. En extern utredare kommer att anlitas och uppdraget kan påbörjas kvartal tre. Översyn av individ- och familjeomsorgen Vid allmänna utskottets sammanträde, 41/2015, gavs kommunchefen i uppdrag att ta fram en uppdragsbeskrivning för en genomlysning av individ- och familjeomsorgens verksamhet och ekonomi. Arbetet har fortskridit och en offert är lämnad av PwC. Översynen görs i tre steg enligt kommunens önskemål.

16 Protokoll 16 (19) 37 Kommunstyrelsen 4 juni 2015 Föredragningslista inför kommunstyrelsen är utskickad till de fackliga representanterna. Inga frågor uppkom vid dagens

17 Protokoll 17 (19) 38 Arbetsmiljö Inga frågor uppkom angående arbetsmiljö, vid dagens

18 Protokoll 18 (19) 39 Aktuell Information Kommunens nettoresultat, om man ser till nämndernas/förvaltningarnas verksamheter, uppvisade ett underskott på 22 miljoner för Tyvärr kan det nu konstateras att den prognos som upprättats för årets första kvartal pekar på ett förväntat underskott för 2015 på motsvarande cirka 30 miljoner. Ett brev har gått ut till samtliga, nämndsordföranden, gruppledare, förvaltningschefer och attestanter om ekonomisk återhållsamhet.

19 Protokoll 19 (19) 40 Övriga frågor Kultur- och fritidsförvaltningen Facken frågar: I rekryteringsprocessen av ny chef för kultur- och fritidsförvaltningen utlovades utbildning för denne i arbetsrätt och systematiskt arbetsmiljöarbete, har det gjorts? Arbetsgivaren svarar: Kultur- och fritid har tillsammans med tekniska förvaltningen haft utbildning i arbetsmiljöarbete under två dagar. Kultur- och fritidschefen har en mentor i f.d. förvaltningschef för social- och fritid. Avlastning finns också för närvarande, via en vik. bibliotekschef, 50%. Ögonoperationer Facken frågar: Hur långt har ärendet gällande ögonoperationer kommit? Arbetsgivaren svarar: Första mötet med upphandling hålls nästa vecka. Information kommer på Hint.