Effektivare verksamhet en vinst för alla

Transkript

1 Effektivare verksamhet en vinst för alla

2 Prodacapo erbjuder metodik, implementationsstöd och programvarulösningar för att lösa de frågor och situationer som ofta uppkommer inom sjukvården: Vilka är de verkliga kostnaderna för våra tjänster och behandlingar? Hur kan vi påverka kostnaderna och nyttja våra resurser på bästa sätt? Prodacapos tydliga och faktabaserade kostnadskalkyler gör dem enkla att förstå och förankra bland personalen i verksamheten. Vår aktivitetsbaserade kalkyl ger även ett underlag för effektiv resursallokering. Hur skapar vi en realistisk budget utifrån våra nya förutsättningar? Vad händer om.. Med Prodacapos lösning för planering och simulering kan ni simulera och analysera de ekonomiska effekterna av en rad scenarier, som t.ex. ett planerat utökat antal operationer av visst slag. Sådana simuleringar underlättar också vid budgetarbetet. Att mäta för att leda. Vad ska vi åstadkomma och hur lyckas vi med det? Med hjälp av Prodacapos styrkortslösning kan ni enkelt mäta, följa upp och bevaka om verksamheten är på rätt väg eller inte. Med hjälp av mått, dokumenterat förbättringsbehov, handlingsplaner och aktuell statusrapportering får ni en god överblick som underlättar för beslut och prioriteringar. Hur arbetar vi idag och hur kan vi förbättra oss? Prodacapos processkartor ger stöd för att förbättra, mäta och utvärdera varje enhets arbetsprocesser. Även den egna processens beroende av andra enheters processer kan enkelt beskrivas. Med hjälp av våra aktivitetsbaserade kalkyler kan ni även få information om tidsåtgång, kostnader och resursbehov för varje aktivitet och process. Prodacapos lösningar kan användas tillsammans eller fristående.

3 Få kontroll med bättre helhetssyn Prodacapos lösningar hjälper er att skapa en effektivare verksamhet som gagnar både patient, medarbetare, kvalitet och ekonomi. Prodacapo har under många år följt utvecklingen inom hälso- och sjukvården i Sverige och internationellt. I nära samarbete med våra kunder har vi utarbetat programvarulösningar som kan hjälpa er att bli effektivare och därmed stå bättre rustade inför nya utmaningar. Med mer än 15 års erfarenhet inom området verksamhetsstyrning vet vi hur viktigt det är att skapa en helhetssyn och en medvetenhet om hur själva verksamheten bedrivs för att kontinuerligt förbättra sin verksamhet. Oavsett vilka verksamhetsledningsfrågor som är uppe på agendan för dagen, så är ett faktabaserat underlag viktigt för att fatta rätt beslut. Ännu enklare blir det om alla i organisationen har en helhetssyn över verksamheten. Med Prodacapos lösningar kan ni samla allt som rör verksamhetsstyrning, förbättringsarbete och dess effekter på ekonomin på ett och samma ställe. Via vårt webbgränssnitt kan ni kommunicera ut informationen grafiskt, vilket förenklar för alla att ta del av den. Med en enkel knapptryckning kan ni dessutom drilla ner i bakomliggande information såsom nyckeltal, processer, handlingsplaner, kalkylstrukturer, mm. Eftersom verkligheten ständigt förändras måste ett verksamhetsledningssystem vara snabbt och enkelt att uppdatera så att det hela tiden reflekterar verkligheten. Prodacapos modeller/lösningar är enkla att hålla aktuella och ansvaret för detta kan fördelas på flera personer. KUNDUTTALANDEN Judge us by your results tm The information has helped enormously to inform our discussions across a range of issues as we know which areas are profitable or not and, most importantly we can start to explain why. Stephen Kennedy, Deputy Director of Finance, Salford Royal NHS Foundation Trust Salford Royal NHS Foundation Trust vårdar med sina 4000 anställda ca patienter/ år. För att erhålla mer trovärdig ledningsinformation och därmed bättre förståelse för både intäkter och kostnader av patientbehandling så har Salford valt att implementera Prodacapo. Sex månader efter beslut om införande konstaterade Salford att Prodacapo framgångsrikt var färdigimplementerat. Exempel på fler kunder inom sjukvården Liverpool Heart and Chest Hospital NHS Trust Jämtlands läns landsting GGz Breburg Groep. Costing was complete within 4 weeks of obtaining the software and the Prodacapo system was able to show GGz Delfland the actual full cost of its care providers, daytime activities and accommodation. It also provided information on the costs of each unit and section and how this differs from GGz Delfland s average. Ron Brabander, Controller, GGz Delfland GGz Delfland är ett av de ledande psykiatriska sjukhusen i Nederländerna med ca anställda. De tillhandahåller högkvalitativ patientomsorg för patienter med psykiatriska problem. GGZ Delfland valde Prodacapos kalkyllösning för att kunna utföra mycket snabba, men även detaljerade kalkyleringar av kostnaden för sin medicinska personal per dag, dagspris för klinisk behandling samt timpris för de dagliga aktiveterna. Fyra veckor efter att de förvärvat programvaran hade de kalkylerat och levererat kostnaden för alla sina enheter och ronder. Implementing Prodacapo ABC/M at Erasmus MC is a strategic response to changing market environment for Hospitals in the Netherlands. Niek Bossché & Paul Steinbush, medlemmar i EMCs projektteam för kostnadsanalys Erasmus MC är det största universitetssjukhuset i Nederländerna, med ca anställda, 1200 bäddar och patienter/år. Erasmus MC implementerade Prodacapos aktivitetsbaserade kalkyllösning för att skapa insikt i de verkliga kostnaderna av sina tjänster och produkter. Prodacapos lösning har bidragit till att Erasmus erhållit bättre förståelse för sina kärnprocesser, dess kostnader samt fördelningen av kostnader mellan patientvård och aktiviteter relaterade till forskning och undervisning.

4 Kostnadskalkyler Skapa resultat med hjälp av lättförståeliga kostnadskalkyler Kalkyler är ofta något som ekonomer arbetar med och som övrig verksamhet kan ha svårt att känna igen sig i. Men om inte verksamheten förstår hur kalkylmodellen är uppbyggd och hur det dagliga arbetssättet påverkar resultaten, så duger den inte för att driva ett förbättringsarbete. Prodacapo erbjuder en aktivitetsbaserad lösning för att skapa kostnadskalkyler som är förankrade i organisationen och därmed skapar förståelse ute i verksamheten. Vår kalkyl kan användas för att exempelvis beräkna och presentera kostnaden per patient, behandling, diagnoser och DRG. Ni får inte bara svar på vad olika saker kostar, utan även varför. Vår utgångspunkt är att skapa full spårbarhet så att ni förstår resultatet av era kalkyler och hur ni kan agera proaktivt för att påverka resultatet. Det skapar en grund för att enklare förankra förändringar i organisationen och påverka kostnaderna. Prodacapos kalkyllösning Är lätt att ändra så att kalkylen speglar verkligheten även vid månadsvis uppdatering. Utgår från att kostnadsförbrukningen är uppbyggd med hjälp av orsak/verkan-samband som visar hur patienterna förbrukar tjänster, som i sin tur förbrukar aktiviteter som förbrukar resurser och som slutligen genererar kostnader. Möjliggör att ni snabbt kan bygga en kalkylmodell enkel eller avancerad som passar just ert behov. Resurs: Läkare Läkarens tjänstgöringsfördelning Läkarens aktiviteter på op. avd ,57 kr Läkare Kirurgi 35% 30% 20% ,05 kr Tjänstgöra vid mottagning ,47 kr Tjänstgöra vid operation ,31 kr Tjänstgöra vid vårdavdelning ,74 kr ,47 (kr) (min) 294 min min 720 min ,85 kr Förbereda operation ,40 kr Utföra operation ,22 kr Post Op. Den största nyttan med vår kalkyllösning är att den skapar förståelse för hur arbetssättet påverkar resultatet. Kalkylen grundar sig på en tydlig beskrivning av hur verksamheten fungerar, dvs. vem gör vad och vilka patientbehandlingar genomförs. 15% Övrig tjänstgöring Med Prodacapo kan ni matcha vårddata från PAS (Patientadministrativt system) med ex. lab- och röntgendata från andra produktionsdatabaser och läsa in till en vårdkontaktsdatabas. Detta gör att ni får mer patientinformation på ett och sammma ställe. På ett enkelt sätt kan ni därefter sätta upp regler för hur data skall hämtas eller skapas från denna databas och automatiskt läsas in till er Prodacapomodell. När kostnadskalkylen är färdigberäknad kan dess information hämtas och analyseras tillsammans med valfri data ur vårdkontaktsdatabasen.

5 Budgetera, prognostisera och agera proaktivt inför förändringar Alla har behov av god planering, budgetering och prognostisering. Men det är svårt om man inte har tillgång till all nödvändig fakta. Om kopplingen mellan behov och resurskapacitet är svag så innebär det i många fall att planeringen blir mindre realistisk och får en begränsad acceptans i organisationen. Planering och budgetering/prognostisering inom vården måste revideras kontinuerligt pga förändringar i omvärlden och nya direktiv. Med Prodacapos planeringsverktyg kan ni snabbare och säkrare planera och budgetera och därmed stå rustade inför förändringar. Vårt verktyg är aktivitetsbaserat för att etablera de verkliga orsak-verkan-sambanden mellan resursåtgången i organisationen och de tjänster och behandlingar som levereras. Det är ett samband som ofta saknas i traditionell planering. Prodacapos lösning gör att er budgetering och planering baseras på faktiska samband och inte på olika personers uppskattning eller extrapolering av förra årets värden. Det innebär också att ni kan simulera och prognostisera på en övergripande nivå utan att involvera alla personer som är ansvariga för de olika kostnadssställena. Vid budgetering, som kräver mer detaljer och fler engagerade chefer, kan ni med Prodacapos hjälp enkelt involvera ett större antal ansvariga personer. Med vår lösning för planering och simulering kan ni: Snabbt simulera och analysera de ekonomiska effekterna av en rad scenarier, som till exempel förändringar i efterfrågan på vården, förändrade patientbehandlingar, processförbättringar och inköp av behandlingar från andra landsting. Enkelt få ett reviderat resursbehov som kan jämföras med befintlig resurskapacitet och utgöra ett beslutsunderlag som sedan automatiskt omsätts i kronor per konto och kostnadsställe. Underlätta och snabba upp arbetet med budget och prognoser för alla inblandade. Budgetering/Planering/Simulering Justera kapacitet Justera kapacitetsbehov Behovs- och resursplanering Resurskostnader Resursbehov Kostnader Resurser Aktiviteter / Processer Aktivitetsbehov Finansiell planering Patienter, behandlingar, vårddagar, diagnostiska undersökningar Kostnadstilldelning En realistisk planering kräver verksamhetsförankring, oavsett om det gäller simulering av resursbehov eller ekonomiska kalkyler. Med Prodacapo skapar ni er finansiella planering utifrån en kartlagd behovs- och resursplanering. Det gör att ni snabbt och enkelt ser den ekonomiska effekten av t.ex. ett reviderat resursbehov. Prognoser, behov, förutsättningar Ekonomi i balans? Den nya tilldelade kapaciteten av kirurger är 1288, vilket är t Capacity: Base Plan New Capacity Status mindre än det simulerade kapaci- Base Plan New Capacity. Status h Capacity 1104 unit 1380tetsbehovet lan New Capacity Status Kapacitetstilldelningen av h Hours/month narkosläkare är högre än behovet 1304 h Hours/month medan kapaciteten för Hours/month op.sköterskor ligger på 1304plan Resursinformation: Avdelning Resursbeskrivning Kirurgi Kirurg Operation Narkosläkare Operation Op.sjuksköterska Kapacitet: Kapacitetsenhet Tim/månad Tim/månad Tim/månad Bas Plan Ny kapacitet Status

6 Lean Skapa mer tid för vård med Lean förbättra, mät och utvärdera vårdprocesser Det är utmanande att driva och utveckla en verksamhet. För att lyckas krävs en strävan efter ständig förbättring ur ett långsiktigt perspektiv samt en medvetenhet om den förbättringspotential som skapar mervärde för patienten och internt inom organisationen. Ett kontinuerligt förbättringsarbete bör ha sin utgångspunkt i frågeställningen: Hur arbetar vi i dag och hur kan vi förbättra oss? De flesta förbättringsprojekt genererar en lista med problem och störningar. Med vår metodik kan dessa störningar länkas till var i processen de uppstår samt vilken kostnad de orsakar. Det gör det enklare att prioritera åtgärder och fatta rätt beslut för att förbättra verksamheten. Prodacapo erbjuder en lösning för att kartlägga och utvärdera era vårdprocesser. Vår lösning stödjer Lean-filosofin, dvs. hur man hanterar resurser långsiktigt. Syftet med Lean är att identifiera och eliminiera alla faktorer i processflödet som inte skapar värde för slutkund, dvs. patienten. Med hjälp av Prodacapos aktivitetsbaserade kalkylmodell kan även aktivitetskostnaden mätas och visualiseras, vilket skapar en bra drivkraft för förbättringsarbetet. För att säkerställa att varje steg ni tar leder framåt är det viktigt att processerna uppdateras kontinuerligt samt att beskrivningen av processerna är tillgängliga för alla. Att tids-, kostnads- och resursbehovsberäkna processer ger värdefull ledningsinformation. Vårt Lean-/processerbjudande innehåller: En enhetlig metodik för att definiera processer. En enkel metodik för att hitta förbättringspotential och agera i syfte att spara både tid och kostnader. Stöd för att mäta och följa upp vårdprocessernas prestanda över tid och därmed påvisa resultatet av ert förbättringsarbete. Ett kontinuerligt förbättringsarbete bör ha sin utgångspunkt i frågeställningen: Hur jobbar vi idag och hur kan vi förbättra oss? Med Prodacapos processverktyg kan ni kartlägga, visualisera och mäta era verksamhetsprocesser. Ni kan klicka er ner från övergripande till underliggande processer och aktiviteter för mer detaljinformation. I processkartan ovan ser ni kartlagda aktiviteter inklusive kostnad och förbättringspotential per aktivitet.

7 Fokusera och följ upp med hjälp av styrkort och handlingsplaner Balanserat Styrkort Med hjälp av Prodacapos styrkortslösning kan ni kommunicera mål och initiativ genom hela organisationen. Syftet är att översätta strategin till handling och därmed uppnå resultat. Med vårt balanserade styrkort kan ni enkelt få ut information till de anställda och det blir enklare att driva verksamheten enligt de uppsatta målen. Med en helhetsbild och förståelse har ni även bättre möjligheter för att reagera snabbt vid förändringar. Prodacapos styrkort gör det enklare att leda verksamheten framåt. Vår styrkortslösning är mer än ett mätverktyg - det är ett ledningsverktyg. Mätning i sig skapar inte resultat. Mätvärden är trots allt historiska och talar om det som redan har hänt medan handlingsplaner är kopplingen till vad som ska utföras för att påverka kommande utfall i styrkortet. För att skapa resultat behövs initiativ/handlingsplaner och uppföljning. Löpande statusrapportering på handlingsplaner, som är länkade till mått eller kritiska framgångsfaktorer i styrkortet, ger ledningen en överblick och möjlighet till omprioriteringar. Med vårt styrkort kan ni att enkelt mäta, följa upp och analysera om verksamheten är på rätt väg eller inte, samt vidta rätt åtgärder. Vår styrkortslösning ger er möjlighet att: Få en överblick av alla förbättringsbehov och hur de påverkar olika delar av styrkortet. Uppföljning av status på de förändringar som beslutats. Skapa organisationsövergripande handlingsplaner med uppföljning och återrapportering på önskad organisationsnivå (nedbrutet eller aggregerat). Automatisera inläsning av mätetal. Beskrivning Initiativ Prioritet Startdatum Slutdatum Ansvarig Status Total vistelsetid på akutmottagningen Förbättringsprojekt, akutvård Hög! Processägare Enligt plan Prodacapo förenklar den löpande rapporteringen och visar tydligt status på prioriterade handlingsplaner. Status Enligt plan Flexibla och lättöverskådliga presentationer innebär att alla användare förstår styrkortet, och framför allt, kan agera därefter

8 Prodacapos CPM-lösningar Prodacapos lösningar för sjukvården ingår i vår portfölj av lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Syftet med våra lösningar är att öka lönsamheten, reducera kostnaderna, effektivisera och kvalitetssäkra verksamheten, planera och utnyttja resurserna bättre samt att översätta strategi till handling. Vi kallar det Strategic CPM (Corporate Performance Management). Alla lösningar kan samlas i en rollbaserad ledningsportal, vilket innebär att man får tillgång till den information man önskar utifrån sin befattning. Kontakta oss idag Ring oss för mer information på tel: eller kontakta oss via e-post: info@prodacapo.se. Ni kan också besöka oss på Där kan ni även läsa vad våra kunder vunnit genom att implementera våra lösningar. Prodacapo huvudkontor Svärdvägen 21, Box 570, Danderyd Tel: , E-post: info@prodacapo.se Prodacapo AB grundades Vi har specialiserat oss på programvarulösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd (Strategic Corporate Performance Management). Vi har vårt huvudkontor i Stockholm och finns representerade med välrenommerade partners och distributörer både i Sverige och internationellt.