Verksamhet i Hantverkets virtuella verkstad Text: Taina Tervonen, Anne Äyväri, Tuulevi Aschan och Arja Ranta-aho

Transkript

1 Taito Craftnet projekt Verksamhet i Hantverkets virtuella verkstad Text: Taina Tervonen, Anne Äyväri, Tuulevi Aschan och Arja Ranta-aho Distanshandledningen i Hantverkets virtuella verkstad syftar till att hjälpa hantverks- och designföretagare att bygga upp och utveckla sitt företags webbkommunikation samt begrunda näthandelns framtidspotential. Eftersom näthandel utgör en väsentlig del av ett hantverksföretags hela affärsverksamhet är det oundvikligen fråga om att utveckla hela företaget, med fokus på att man tillgodogör sig webben som marknadsföringsmedium samt noggrant utvärderar förutsättningarna och möjligheterna för näthandel. I följande kapitel presenteras verksamhetsmodellen Hantverkets virtuella verkstad. Vi redogör först för distanshandledning som en process, varefter vi lyfter fram de egenskaper som kännetecknar en webbaserad lärplattform och som visat sig vara viktiga för utbildningen. För det tredje vill vi betona vikten av växelverkan mellan företagarna. Avslutningsvis berättar vi om deltagarnas och tutorernas erfarenheter, ger synpunkter på utvecklingen av hantverksföretags nätmarknadsföring och redogör för de framtida utvecklingspunkterna för den virtuella verkstaden. Hur löper processen Utbildningen i Hantverkets virtuella verkstad framskrider i avsnitt, steg för steg. Den startar en process som syftar till att utarbeta och utveckla hantverksföretagets webbkommunikation. Man börjar med att sätta sig in i företagets verksamhet och marknadskommunikation i dag, och först efter det ställer man upp målen för näthandeln. Företagaren som avser att gå ut på internet tar sedan ställning till följande viktiga inledande frågor: Vilka är målgrupperna för webbplatsen? Vill jag presentera och marknadsföra eller driva handel? Vilka funktioner ska webbplatsen ha? Vilka tekniska alternativ finns det att tillgå för sidorna? Innehåller sidorna mycket sådan information som måste uppdateras? Behövs ett publiceringssystem? Före valet av publiceringssystem måste man ta reda på vilket underhållssystem som kommer att användas. När man fattat beslut om webbplatsens tekniska utförande, kan man börja skissa upp det grafiska uttrycket. Att utarbeta en sidkarta hjälper att få ett grepp om webbplatsens centrala innehåll, av hurdana bilder, texter och funktioner som kommer att behövas. Många företagare behöver hjälp av en kommunikationsexpert i synnerhet med att skriva texterna för webbplatsen. En företagare som redan har en egen webbplats i behov av bearbetning utvärderar självfallet också den existerande webbplatsen enligt de mål han eller hon ställt upp med avseende på synlighet och varumärke. Experter på näthandel och kommunikation står också här till tjänst med kommentarer och utvecklingsidéer. Ofta går förbättringsinsatserna ut på att förenkla webbplatsens struktur, göra den mer aktuell och göra rättelser i innehållet (fotografier och fakta om produkterna, översättningar, länkar m.m.). Dessutom diskuterar man med företagaren om vilka viktiga marknadsföringsevenemang företaget har under året, hur de för marknadsföringen viktiga elementen tas upp på webbplatsen och när webbplatsen behöver uppdateras. Under distansavsnittet kan det hända att företagaren utarbetar inte bara ett uppdateringsschema för webbplatsen, utan också hela företagets kommunikationsplan. I arbetsboken finns flera olika verktyg som stöder vid utarbetandet av webbplatsen. Förutom att webbplatsen byggs upp, poängteras även att den ska underhållas hela tiden. Det finns många lagar och förordningar som reglerar marknadsföringen av och handeln med hantverksprodukter och tjänster på internet, och därför har också juridiska frågor tagits med. I slutet av arbetsboken diskuteras dataskyddsfrågor som är viktiga för alla som använder internet. Temahelheterna i Taito Craftnetarbetsboken presenteras här nedan.

2 Bild: Temahelheter i Taito Craftnet-arbetsboken Riktlinjerna för näthandeln kan leva under utvecklingsprocessen och då justeras de enligt behov. I takt med att företagaren lär sig mer om internet måste eventuellt också ambitionsnivån justeras uppåt eller neråt. Utbildningen serverar därmed inte en och samma lösning eller likadana mål för näthandeln till alla deltagarna, utan den utgår från varje enskilt företags resurser och utvecklingsbehov. Kännetecknande drag för webbaserade studier En lärplattform på internet gör det möjligt att skräddarsy utbildningen för varje deltagare. Varje deltagare i den virtuella verkstaden kan själv avgöra i vilken mån han eller hon tillgodogör sig av det studiematerial som finns att tillgå; man fastställer alltså själv sitt utvecklingsmål och lägger upp det kursinnehåll som behövs, eventuellt med hjälp av tutorn. Hyperhoppa som du vill Inuti arbetsboken finns länkar som gör det lätt att gå tillbaka till sina tidigare svar och tutorns kommentarer. Å andra sidan är det enkelt att hyperhoppa över något sådant som inte är relevant för det egna utvecklingsprojektet. Om man till exempel inte vill starta näthandel, är det bara att klicka på musknappen och hoppa över det avsnittet. Craftnet-arbetsboken är länkad till flera word- och pdf-dokument som finns i lärplattformens dokumentmappar. Man kan välja att läsa dem när man svarar på frågorna om ett givet tema, eller vid ett senare tillfälle. Dokumenten kan också öppnas direkt i dokumentmappen, och då kan man återkomma till dem också då utvecklingsprocessen redan är inne i sitt slutskede och arbetsboken har fyllt sin uppgift. Givetvis kan man skriva ut de dokument som känns relevanta. Arbetsboken har dessutom länkats till flera webbplatser som innehåller mycket ytterligare information. Länkarna finns även samlade i alfabetisk ordning i slutet av arbetsboken. Företagarna kan spara de intressantaste länkarna bland Favoriter i sin egen webbläsare och hålla sig à jour med t.ex. ändringar i lagstiftningen genom att regelbundet gå in på de relevanta webbsidorna. När det passar dig Förutom att studiematerialet kan skräddarsys för varje deltagare är det i en lärplattform på internet möjligt att skapa individuella tidsscheman för lär- och utvecklingsprocessen. Hantverkets virtuella verkstad är alltid öppen, hantverksföretagaren behöver bara koppla upp sig till den när det passar. Att ta sig från den egna verkstaden till den virtuella går i en handvändning och kostar företagaren varken extra tid eller pengar. Att jobba enligt flexibla tidsscheman är viktigt för Hantverkets virtuella verkstad, eftersom det är en stor fråga för ett hantverksföretag att inleda näthandel och den upptar en hel del tid. Även om företagaren ursprungligen hade tänkt sig att bara omarbeta sin webbplats, blir det kanske ändå aktuellt med genomgripande nytänkande i hela företaget. Om man till exempel beslutar att lansera näthandel på en existerande webbplats, blir man kanske tvungen att omorganisera också produktionen och leveransrutinerna.

3 Dialog med tutorn Trots att vi har betonat hantverksföretagarens egen insats vid planeringen och utvecklingen av webbkommunikationen, lämnas företagaren inte ensam med sina frågor med arbetsboken i Hantverkets virtuella verkstad. I handboken finns efter varje avsnitt plats för tutorns kommentarer. Tutorn eller tutorerna kan hela tiden följa med hur varje deltagare arbetar i den virtuella verkstaden. Växelverkan begränsas inte till bara skriftliga kommentarer i arbetsboken, utan man kan också utbyta tankar med tutorn per telefon eller på något annat sätt. Bild: Undervisningsmetod

4 Växelverkan mellan företagarna Workshopdagen som inleder Hantverkets virtuella verkstad spelar en mycket viktig roll för växelverkan mellan deltagarna. Under startdagen läggs grunden till en förtroendefull atmosfär som möjliggör otvunget utbyte av information, erfarenheter och åsikter mellan företagarna senare under utvecklingsprojektet. Efter utbildningen tar tematräffar vid med den fortsatta handledningen av planeringen och utvecklingen av webbplatserna. Företagarna har upplevt det som viktigt att få arbeta vidare på utvecklingsprocessen med personer i samma situation. Exempelvis har uppläggningen och de första versionerna av företagets webbplats inte alltid motsvarat företagets målbild. Diskussioner i mindre temagrupper har hjälpt att precisera företagets mål och följande steg i utvecklingsprocessen. I gruppen har man kunnat lufta sina problem, framgångar och bästa praxis i fråga om näthandel. För företagarna har detta varit en viktig resurs. Växelverkan mellan företagarna har gett skapat samarbete också på andra fronter, bland annat inom marknadsföring. Bild: Distanshandledning i Hantverkets virtuella verkstad Deltagarnas och tutorernas erfarenheter Enligt företagarna var det bästa under distansperioden bland annat att man fritt fick välja när man ville gå in på Hantverkets virtuella verkstad. Positiva kommentarer fälldes också om att oavsett vad man frågade eller undrade över, så fick man genast ett professionellt svar och handledning i problemsituationer. För en del av deltagarna satte handledningen under distansperioden fart på uppbyggnaden eller uppdateringen av den egna webbplatsen. Distanshandledningen ger en effektiv ram för att sätta igång med webbplatsen. Den är som en sparringpartner och aktivator. De färdigheter i fotografering och bildbehandling som inhämtats i workshopen stärktes under distansperioden: Perioden hade klara och tydliga mål, och handledningen gjorde mig säkrare på

5 produktfotografering, bildbehandling och uppdatering av webbsidorna. I kommentarerna om det bästa under distansperioden framfördes bland annat följande: Att man måste reservera tid för en sådan analys. När man tog sig tid och fick ett klart program d.v.s. arbetsboken för hur man skulle gå tillväga, så blev det systematiskt gjort, och samtidigt uppdagades det flera punkter som måste omarbetas, förbättras och utvecklas. Jag hade helt enkelt inte sett dem tidigare. Jag kommer att få en mycket bättre webbplats. Utomstående personer hjälpte mig att se den med nya ögon. Det tycks passa mig att arbeta så här på distans! Det bästa är att man inte är bunden till en viss plats och en viss tidpunkt, och naturligtvis är temat enormt intressant! Distanshandledningen ställer materialet i ett vettigt perspektiv. Det bästa var att bli uppmuntrad och inspirerad i företagets målsättningar! Tutorernas erfarenheter Tuulevi Aschan som varit tutor under Hantverkets virtuella verkstads distansperiod beskriver sina erfarenheter så här: Modellen med tre tutorer i Hantverkets virtuella verkstad visade sig fungera väl. Då är en insatt i tekniska lösningar, en annan i det visuella och webbplatsens själ och en tredje i det informativa stoffet. Genom ett sådant fungerande samarbete som vi har i dag får deltagarna mångsidig nytta av handledningen. Tutorerna kan också slänga något halvfärdiga idéer in i diskussionen och lita på att dialogen ger upphov till ett gott slutresultat. Det har varit mycket stor variation i deltagarnas datakunskaper. Genom att samla in förhandsinformation om kunskaperna och hindren för deltagande kunde vi beakta detta på ett fungerande sätt. Varje deltagare inhämtade också nya tekniska färdigheter under processen. Vi lyckades med att ställa de rätta inledande frågorna. Enligt min mening är det en av våra viktigaste uppgifter. Genom att i samråd identifiera startsvårigheterna skapar man en motiverande grund för företagaren. Företagets egna utvecklingsplan som utarbetas utgående från startintervjun blir ett effektivt verktyg. Utgående från de erfarenheter vi har i dag kunde man väl utarbeta ett färdigt frågeunderlag för intervjuerna. Handledningen gavs under samma period men den var mer detaljerad. Den tjänade varje enskilt företag, samtidigt som man kunde dra nytta att informationen mellan företagarna (genom t.ex. fallstudier). Arbetsboken för utveckling av marknadsföringen tillämpades individualiserat på varje enskild företagare. Den utgjorde stommen för arbetet, medan handledningen styrdes av ett på förhand fastställt tidsschema. Det var företagarna som genom att agera aktivt i den gemensamma lärmiljön håvade in den egentliga fångsten. Genom att fråga, kommentera och spåna fick de i webbdiskussionerna hjälp med bland annat marknadsföringstexter, metoder för visuell kommunikation och stämningsskapande i produktfotografier samt utförandet av webbplatsen. Idéerna stimulerade inte bara företagets marknadsföring på internet utan marknadsföringen som helhet. När informationen härstammar från både tutorerna och de andra företagarna är den praktiskt inriktad, testad i verkligheten och inspirerande för nytänkande. Detaljerade resultat föds när man från det allmänna går vidare till detaljerade lösningar. Detta lyckas bäst i mindre grupper. Arja Ranta-aho, som varit både utbildare i näthandel under den virtuella verkstadens närundervisningsperiod och tutor, beskriver sina erfarenheter så här: Samarbetet med företagarna och experterna i Hantverkets virtuella verkstad har varit mycket lärorikt. För att kunna sätta fötterna i företagarens skor och fundera på konkreta utvecklingsåtgärder måste man sätta sig in i hela företaget. Ett förtroendefullt förhållande till företagaren var ett absolut måste för att målinriktat och framgångsrikt kunna arbeta virtuellt med att bygga upp näthandeln. När man etablerat pyskologisk kontakt och definierat målen så noggrant som möjligt på förhand var det möjligt att ställa till och med höga förväntningar på distanshandledningen. För att nå ett gott resultat måste båda parterna ha bundit sig vid målen. I detta har vi dragit nytta av samarbetet mellan tutorerna. Experterna har tagit del av webbtutorernas handledningsuppgifter

6 genom studiedagböckerna, vilket har utgjort en av hörnstenarna för handledningsperioden. Det är faktiskt svårt att virtuellt förklara tekniska saker på ett åskådligt sätt. Jag har brukat beskriva arbetet efter distanshandledningsperioderna med att också det kan vara svettigt. Ofta har de timmar som på förhand tilldelats uppgifterna inte räckt till, för allt går ju inte vägen när man stöter på tekniska problem och det behövs mer kontakt än man tänkt sig. Datorerna samt datormiljöerna och tekniken i dem kan variera mycket från ett företag till ett annat. Redan för enkla uppgifter måste man vara insatt i tekniken i datorn och förbindelserna, och det är svårt den virtuella vägen. I framtiden kunde handledningen göras åskådligare om tutorn kunde ta över företagets dator på distans. Då kunde tutorn styra olika åtgärder, speciellt installering av programvara, och ge handledning vid användningen av datorn och kanske också bildbehandlingen. Ytterligare en svårighet med IT är att det inte finns ett enda rätt sätt att utföra saker och ting. Det beror mycket på användaren hur olika situationer upplevs. Där en företagare har lätt för att lära sig programmering eller nya tekniker kan en annan uppleva det som helt omöjligt. Det är en verklig bedrift när företagaren själv upplever att han eller hon har lärt sig något datatekniskt som tidigare känts svårt. Ett exempel är ftp-överföring, för vilket man behöver ett separat litet program och som används för att föra över webbsidorna från den egna datorn till internetservern. Det är en svår process att handleda virtuellt, i synnerhet om företagaren bara besitter baskunskaper. Jag har ändå noterat att det går att handleda till och med svåra saker på distans om bägge parter är tillräckligt motiverade. Företagaren behöver sporras och handledas i lämpliga portioner. Därför är det viktigt att man inte försöker åstadkomma för mycket på alltför kort tid. Detta underlättas betydligt genom att webbtutorns veckouppgifter fastställs för experterna. Genom att skynda långsamt erhålls goda resultat även i svåra tekniska frågor. Under distanshandledningen kan också helt nya idéer födas affärsidéer. Genom att testa dessa idéer i den virtuella miljön med de andra företagen eller tutorerna som bollplank är det lätt att se om den egna idén är livsduglig. Att inleda och idka näthandel kräver en lika stor insats som att öppna en ny butik. Man måste se över hela sin affärsplan. I den processen är nya, fräscha tankegångar guld värda. Under distanshandledningen har man kunnat planera vilka synpunkter som måste beaktas innan näthandeln lanseras och hur kunderna ska hitta dit. Många företagare tror att det räcker med att lägga ut bilderna och texten på webben och sedan bara vänta på den första kunden. De har ingen uppfattning om hur de ska försäkra sig om att kunderna hittar webbplatsen och hur de ska rekrytera kunder på webben, för att inte tala om att värna om kunderna och ge dem god service. Den snabba utvecklingen inom näthandeln ställer också krav på att studiematerialet på webben ska hållas uppdaterat. Det är en sektor stadd i konstant förändring. Där hjälper en virtuell databank, som lever med användarna, dem att hållas à jour. Webbtutor Taina Tervonen poängterar att det handledningsmaterial som tagits fram under distansperioden bör sparas och nya tutorer ska köras in i sin uppgift. Fungerande verktyg för webblärplattformen och inlärningen sparar dessutom allas tid och krafter: Deltagarnas, utbildarnas och tutorernas kommentarer och erfarenheter av distansperioderna ger nya impulser för att bättre styra utvecklingen av företagets näthandel. Företagarna har haft olika beredskap att ta emot distanshandledning och arbeta med planeringen av den egna webbplatsen. Därför måste uppgiftsbeskrivningarna göras enklare och mer handledande. Många har upplevt det som mycket svårt att till exempel skriva texter för webbplatsen, och där har det behövts samarbete mellan företagarna och experter. Det handledningsmaterial som tagits fram under distansperioderna bör sparas i en databank. Det är viktigt att den handledning som tutorerna ger företagen är positiv och uppmuntrande. Detta måste betonas när man vidtalar nya tutorer för Hantverkets virtuella verkstad.

7 Synpunkter på utvecklingen av hantverksföretags marknadsföring på Internet Kommunikationsexpert Tuulevi Aschan: - Varje företagare i handledning har individuella behov och färdigheter. Ett färdigt underlag för den inledande kartläggningen av företagarnas behov (fotografering, bildbehandling, textskapande, tekniska färdigheter osv.) underlättar tutorernas arbete. Utgående från kartläggningen kan man lägga upp korta och koncisa utvecklingsplaner som omfattar utvecklingspunkterna, arbetsfördelningen, eventuella köptjänster och tidsschema. - Distanshandledningen syftar också till att stärka företagarens identitet. Företagaren behöver ofta hjälp med att identifiera det väsentliga i sin företagaridentitet: sina starka sidor, rötter, de centrala punkterna i verksamheten och produktsortimentet. Tutorn bör förbereda sig på att bringa klarhet i entreprenörskapet och sortimentet genom att hjälpa företagaren att se hur denne vill presentera sig på internet. - Marknadsföringen är lyckad då kundens behov och företagarens lösningar möts. En av Hantverkets virtuella verkstads uppgifter är att företagarna i stället för produktionsinriktat tänkande bör beakta kunden. Därför bör handledningen lära företagarna att fotografera och gruppera sortimentet och skriva marknadsföringstexter med tanke på kunden. De flesta företagarna i den virtuella verkstaden behöver också hjälp med att specificera sin egen identitet som företagare. Tutorn bör därför förbereda sig på att bringa klarhet i tänkandet genom att hjälpa företagaren att se hur denne vill presentera sig på internet. Näthandelsexpert Arja Ranta-aho: - Dagens företagare är motiverade att använda internet som marknadsföringsmedium och marknadskanal. - För lönsam näthandel behövs aktiv och pålitlig handledning distanshandledning. - De till buds stående teknikerna såsom publiceringssystem och marknadsplatser har utvecklats och blivit lättare att använda. En helt vanlig användare kan redan lägga ut material på internet. - Bättre överskådlighet på webben utgör en utmaning. Marknadsområdet breddas då ljud och rörliga bilder kommer med i näthandeln. - Nya tekniker och digital flerkanalskommunikation utgör stöttepelare för ett framgångsrikt företag i framtiden. Fotograferings- och bildbehandlingsexpert Tomi Aho: - Företagaren gör klokt i att välja om han eller hon skapar bilderna kontrollerat själv eller anlitar proffs. En fungerande lösning har visat sig vara att proffsen tar hand om huvudfotografierna på webbplatsen medan företagaren sköter om produktkatalogen. Ifall företagaren vill fotografera och behandla bilderna själv, är det bäst att han eller hon satsar tid på att förbättra sitt eget kunnande. Det är också klokt att satsa tillräckligt på anskaffning av kamera, dator och programvara. Innan man tar beslutet är det skäl att realistiskt bedöma sina egna resurser och sin kompetens i fråga om fotografering och bildbehandling. - På många företagares webbplatser finns förvånande stor variation i bildernas kvalitet. De stora skillnaderna påverkar sidornas helhetsintryck och bilden av företaget. Bilderna vittnar inte om kunnande och produkter av hög kvalitet. - I bästa fall får företagaren tillbaka kostnaderna för en fackpersons insats flerfalt om de högkvalitativa bilderna på företagets webbplats ger marknadsföringen ett lyft. Behov av vidareutveckling av verksamhetsmodellen I framtiden är det skäl att satsa mer än tidigare på den inledande kartläggningen av deltagarnas behov och utvecklingsmål för att skapa en bredare bild av företagarnas kunnande (fotografering, bildbehandling, textskapande, tekniska färdigheter m.m.). Kartläggningen, som görs genom enkäter och telefonintervjuer, hjälper experterna att sätta sig in i företagets ambitioner och styrning. Under den läggs i samarbete med företagaren upp en plan för utvecklingen av näthandeln. I och med att verkstaden involverar flera tutorer behöver de ett gemensamt diskussionsforum, en kanal för metaprat. De synpunkter som tagits upp vid handledningen registrerades nu i handledningsdagboken i form av ett Word-dokument som uppdateras efter varje handledningssession. Det bästa alternativet för framtiden är en webbaserad handledningsdagbok på ett färdigt underlag.

8 Vid distanshandledningen behövs ett bildarkiv för marknadsföringsfotografierna och webbexemplen. Utvecklingen av både hantverksentreprenörskapet och branschens marknadsföring på internet är visuellt arbete. Utvecklingssamtal som förs visuellt, med hjälp av bilder, bidrar till att likrikta uppfattningarna om det visuella innehållet. Det är svårt att enas om en visuell innebörd bara genom ord. I distanshandledningen behövs en länkförteckning/databank över olika publiceringssystem, lämpliga program och andra tekniska alternativ. Tutorerna kunde samarbeta med att samla ihop material för de olika områdena. Mer samverkan i den webbaserade lärplattformen är fortsättningsvis ett av de viktigaste målen för den fortsatta utvecklingen. Målet bör också vara att öka samarbetet mellan företagarna och ge alla deltagarna insyn i till exempel de andra företagens planer för webbkommunikation jämte experternas kommentarer. Diskussionsgruppen som fungerar i lärplattformen är inte nog för att aktivera samverkan. Följande steg är att omarbeta Hantverkets virtuella verkstad till en serviceprodukt. Distanshandledningen inbegriper olika utvecklingsstigar för näthandeln. Bild: Utvecklingsstigarna för näthandeln Förbundet för hemslöjd och konsthantverk Taito rf, Taito Craftnet -projekt 2007 Projektet har fått ekonomiskt stöd från handels- och industriministeriet och Europeiska socialfonden.