Katarina Brydzinski (M) tj.görande ersättare Marianne Johansson (S) ledamot Kenneth Nygren (S) Bengt Erik Askerlund (MP) ledamot

Transkript

1 Sida 1 ande organ Plats och tid Stadshuset, sammanträdesrum Dillö kl. 17:00 18:10 ande Anna Mossberg (M) ordförande Jan Wahn (C) ledamot Katarina Brydzinski (M) tj.görande ersättare Marianne Johansson (S) ledamot Kenneth Nygren (S) ledamot Bengt Erik Askerlund (MP) ledamot Marianne Kjellquist (S) tj.görande ersättare Övriga deltagande Anneli Bergqvist nämndsekreterare Malin Eriksson administrativ chef Justerare Marianne Johansson Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret enligt överenskommelse. Sekreterare Paragrafer Malin Eriksson Ordförande Anna Mossberg Justerande Marianne Johansson

2 Sida 2 ANSLAGSBEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. ande organ Anslagsdatum Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Närarkivet, Kommunledningskontoret på plan 4 i Stadshuset Underskrift Malin Eriksson

3 Sida 3 Vn 11 Information noterar informationen. Valkansliet lämnar en rapport från genomförd SKL-utbildning/information den 7 mars i Göteborg gällande EU-valet. Rapporteringen omfattar bland annat: - Valmyndighetens summering av 2018 allmänna val. - Valmyndighetens rekommendation/synpunkter till regeringen. Valmyndigheten menar att Sverige har ett valsystem som är i stort behov av förändring där bland annat följande behöver ses över: Valsedelsystemet i sin helhet Utlandsröstningen Ökade resurser för att kunna öka säkerhetsarbetet Se det som en valperiod (inte en valdag) Avskaffa ångerröstningen Krav på föranmälan på valdagen (ambulerande röstmottagare) Förtydligande lagstiftning (ambulerande röstmottagare) Ett fast klockslag på valdagen för att kunna avsluta (ambulerade röstmottagare) - De nya reglerna kring insynsskydd - Förändrade regler vid personröstning i EU-valet Expedieras till: Administratör Ulrika Åberg

4 Sida 4 Vn 12 Vallokaler vid EU-valet 26 maj 2019 beslutar att använda följande lokaler som vallokaler vid EU-valet den 26 maj 2019: Valdistrikt Byggnad Lokal Näset Stadshuset entrén och Vänersalen Madlyckan Österåsens förskola matsalen Ladukärr Maria Nova (fd Mariaskolan) entrén/foajén vid matsal/aula Grangärdet Grangärdets skola matsal alt. fritidshem Trädgården Trädgårdens skola entrén Marieholm Vadsbogymnasiet sal A10 alt. entrén Leksberg Leksbergsskolan (Nöjeslokalen) matsalen Leverstad Unicaskolan entrén/foajén Hassle-Torsö Hasslerörs skola musiksal Lugnås Lugnås skola biblioteket Lyrestad-Sjötorp Församlingshemmet samlingsalen Ullervad-Tidavad Ullervads skola matsalen Lockerud-Ekudden Prismaskolan entrén/foajén Högelid Högelidsskolan entrén/foajén Valkansliet har upprättat ett förslag till vallokaler vid EU-valet i maj Föreslagna lokaler är desamma som vid de allmänna valen hösten 2018 med förändring av lokal i valdistrikt Lyrestad- Sjötorp och i valdistrikt Trädgården. Med utgångspunkt i de synpunkter som framkom vid genomförande av de allmänna valen 2018 har två vallokaler ändrats. I dessa två distrikt har tillgängligheten i de lokaler som använts tidigare (Lyrestad skola och stadsbiblioteket) inte varit tillfredsställande. I samråd med ordföranden i dessa respektive distrikt förslås därför att lokalerna byts ut och ersätts med församlingshemmet i Lyrestad och Trädgårdens skola. Inför nästa allmänna val år 2022 måste en större översyn av vallokalerna genomföras, då de nya reglerna om avskärmning vid röstsedlarna ställer betydligt högre krav på utformningen av samt även utrymme av de lokaler som kan användas som val- och röstningslokaler.

5 Sida 5 Vn 12 (forts) Expedieras till: Administratör Ulrika Åberg

6 Sida 6 Vn 13 Personalorganisation på valdagen 1. beslutar att förordna röstmottagare vid EU-valet den 26 maj 2019 i enlighet med upprättat förslag Valförrättare i Mariestads kommun vid EU-valet den 26 maj delegerar till administrativ chef att tillsätta eventuella vakanser som uppkommer inom föreslagen personalorganisation. Valkansliet har upprättat ett förslag till personalorganisation för att bemanna valdistrikten vid EU-valet den 26 maj Förslaget utgår från att de 14 valdistrikt som finns i Mariestads kommun bemannas med 10 personer. Dessa personer arbetar i två lag under valdagen och varje lag består av en ordförande, en längdförare, en bisittare och två medhjälpare. Bemanningen har utökats med två personer per distrikt för att kunna möta upp behovet av organisering med anledning av de nya reglerna om avskärmning kring valsedlarna och kravet om att kunna ta sina valsedlar i enskildhet och utan insyn. Vid de allmänna valen utökas bemanningen med extra resurser för rösträkning då vallokalerna stänger, men då det vid EU-val endast är ett val som ska räknas finns inte detta behov. Valförrättare i Mariestads kommun vid EU-valet den 26 maj 2019 Expedieras till Administratör Ulrika Åberg

7 Sida 7 Vn 14 Förtidsröstning vid EU-valet 2019 beslutar att förtidsröstning vid EU-valen 2019 ska anordnas under perioden 8 maj 26 maj enligt följande: Stadshuset 8 maj 25 maj Mån fre: Lör sön: maj Söndag: (Förtidsröstningen hanteras av röstmottagare i valdistrikt Näset). Det åligger valnämnden att anordna förtidsröstning 18 dagar före själva valdagen. Det innebär att det ska finnas möjlighet att förtidsrösta i kommunen från och med den 8 maj till och med den 26 maj. I enlighet med valnämndens inriktningsbeslut den 27 februari 2019 har valkansliet upprättat ett förslag för förtidsröstningen vid EUvalet i Mariestads kommun. Enligt 4 kap 22 vallagen ska varje kommun tillse att det finns lämpliga lokaler, som med utgångspunkt i lokalisering, tillgänglighet och öppethållande ger väljarna goda möjligheter att förtidsrösta. Det ska det finnas minst en öppen röstningslokal per kommun och dag under hela förtidsröstningsperioden, dvs från och med onsdagen den 8 maj till och med söndagen den 26 maj. Det behöver inte vara samma lokal som är öppen alla dagar, utan lokalen kan varieras inom kommunen. Det finns inte enligt vallagen någon fastställd öppettid per dag vilket innebär att kommunerna själva ska bestämma hur många timmar per dag en röstningslokal ska vara öppen.

8 Sida 8 Vn 12 (forts) Expedieras till Nämndsekreterare Anneli

9 Sida 9 Vn 15 Personalorganisation i förtidsröstningen 1. beslutar att godkänna upprättat förslag till personalorganisation för förtidsröstningen som innebär att personal från kommunens administrativa enhet, driftcenter VA/gata samt överförmyndarverksamhet och medborgarkontor bemannar förtidsröstningslokalen i stadshuset enligt de tidsramar som valnämnden tidigare beslutat om. 2. I de fall det finns behov av att utöka/komplettera personalorganisationen i förtidsröstningen delegerar valnämnden till administrativ chef att förordna eventuellt ytterligare personer för uppdraget. 3. beslutar att utse Lena Moverare och Jan Johansson från administrativa enheten att sortera och räkna inkomna förtidsröster. För att erhålla en stabil, säker och mindre sårbar personalorganisation har administrativa enheten upprättat ett förslag till organisation som utgår från att bemanningen i förtidsröstningen utgörs av personer som arbetar inom kommunen. Uppdraget att bemanna förtidsröstningen bör åläggas funktioner inom den kommunala personalorganisationen som därmed utför arbetet med förtidsröstningen inom ramen för sitt ordinarie uppdrag. Detta innebär att man erhåller en organisation som är mindre sårbar då det bland annat blir enklare att ordna ersättare i de fall någon blir sjuk. Till EU-valet 2019 föreslås därför att det är personal inom administrativa enheten, driftcenter VA/gata, överförmyndarverksamheten och medborgarkontoret som bemannar förtidsröstningen i stadshuset. För uppdraget att vara ambulerande röstmottagare utses funktioner inom sektor stöd och omsorg. Samtlig personal inom administrativa enheten, driftcenter VA/gata, överförmyndarverksamheten och medborgarkontoret kommer att erhålla utbildning för uppdraget. Även de ambulerande röstmottagarna kommer att utbildas för uppdraget. Detta innebär att valorganisationen blir mer robust, då eventuella vakanser inte orsakar så stor påverkan då det inom befintlig organisation finns ytterligare resurser att tillsätta.

10 Sida 10 Vn 15 (forts). Förslag till personalorganisation för förtidsröstningen vid EU-valet 2019 Expedieras till Administratör Ulrika Åberg

11 Sida 11 Vn 16 Ambulerande röstmottagare beslutar att bordlägga ärendet till nästa sammanträde. Det är obligatoriskt för kommuner att ha ambulerande röstmottagare. Dessa är istället för de så kallade kommunala buden som togs bort från och med valet En ambulerande röstmottagare åker hem till folk som inte kan ta sig till en val- eller röstningslokal på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder och tar emot en förtidsröst, på samma sätt som i en förtidsröstningslokal. En ambulerande röstmottagare får hjälpa väljaren att göra iordning sin förtidsröst och således tystnadsplikt. Den ambulerande röstmottagaren har med sig behövligt material när denne åker ut till väljaren och redovisar sedan den mottagna rösten i förtidsröstningslokalen i stadshuset. Det är samma regler som vid förtidsröstning i röstningslokal som ska tillämpas, vilket innebär att det är alltid är två ambulerade röstmottagare som arbetar tillsammans. Kommunen bestämmer själv hur många ambulerande röstmottagare som ska finnas samt även vilka tider och dagar som de ambulerande röstmottagarna ska vara tillgängliga för att ta emot röster. De ambulerande röstmottagarna måste dock vara i tjänst även på valdagen. För att de mottagna förtidsrösterna ska hinna administreras (registreras mm) och skickas ut till aktuellt valdistrikt är det att viktigt att det är klargjort vid vilken tidpunkt de ambulerande röstmottagarna som senast kan ta emot en förtidsröst på valdagen. Expedieras till: Administratör Ulrika Åberg Ambulerande röstmottagare

12 Sida 12 Vn 17 Kvittens av försändelser av röster från Post Nord beslutar att utse följande personer att för valnämndens räkning kvittera ut försändelser med röster från Post Nord: - Stadshusvaktmästare Lena Moverare - Stadshusvaktmästare Jan Johansson - - Post Nord har begärt att valnämnden ska utse personer som har rätt att kvittera ut försändelser med röster från Post Nord. Expedieras till: Vaktmästare Lena Moverare och Jan Johansson Post Nord

13 Sida Utbildning av ordförande och vice ordförande i valdistrikten 1. beslutar att genomföra utbildning av ordförande och vice ordförande i valdistrikten onsdagen den 22 maj kl. 18:00 i Vänersalen i stadshuset. 2. uppdrar åt valkansliet att sätta samman en utbildning med det innehåll som krävs för uppdraget och genomföra densamma. 3. ser gärna att nämndens ledamöter och ersättare deltar vid utbildningen. Det är endast personer som har erhållit utbildning för uppdraget som får förordnas som röstmottagare. Det är valnämnden som är ansvarig för den obligatoriska utbildningen av röstmottagarna. Valkansliet kommer att sätta samman en utbildning med utgångspunkt i de förslag och riktlinjer som Valmyndigheten föreslår. Valkansliet föreslår att utbildningen av ordförande och vice ordförande i valdistrikten genomförs den 22 maj klockan i Vänersalen i stadshuset. Expedieras till: Administratör Ulrika Åberg

14 Sida 14 Vn 19 Utbildning av röstmottagare 1. beslutar att genomföra utbildning av röstmottagarna som ska arbeta i vallokalerna tisdagen den 14 maj klockan 18:00 samt onsdagen den 15 maj klockan 18:00 i Vänersalen i stadshuset. De röstmottagare som inte har möjlighet att delta vid något av dessa tillfällen måste genomföra den utbildning som finns på Valmyndighetens hemsida för att få arbeta som röstmottagare. 2. Röstmottagarna i valdistrikten erhåller en ersättning om 200 kronor för att delta i utbildningen. 3. beslutar att genomföra utbildning av röstmottagarna i förtidsröstningen (inklusive de ambulerande röstmottagarna) torsdagen den 2 maj klockan De röstmottagare som inte har möjlighet att delta vid detta tillfälle måste genomföra den utbildning som finns på Valmyndighetens hemsida för att få arbeta som röstmottagare. 4. ser gärna att nämndens ledamöter och ersättare deltar vid något av utbildningstillfällena den 14:e eller 15:e maj, då nämndens ledamöter och ersättare kan få hoppa in som ersättare i valdistrikten under valdagen. är ansvarig för den obligatoriska utbildningen av röstmottagarna. Det är endast personer som har erhållit utbildning för uppdraget som får förordnas som röstmottagare. Valkansliet föreslår att utbildningen genomförs vid två tillfällen under vecka 20, den 14 och 15 maj. Det är samma utbildning som ges vid båda tillfällen. Röstmottagarna kan därmed välja det tillfälle som passar bäst. De röstmottagare som inte har möjlighet att närvara vid något av dessa tillfällen måste genomföra utbildningen på valmyndighetens hemsida för att förordnas som röstmottagare.

15 Sida 15 Vn 15 (forts). Expedieras till: Administratör Ulrika Åberg

16 Sida Ersättare för röstmottagare i valdistrikten (röstmottagare i beredskap) 1. ger valkansliet i uppdrag att, om möjligt, rekrytera 5-10 personer för att vara i beredskap under valdagen och kunna ringas in vid behov om det uppstår vakanser ute i valdistrikten. Ersättningen för dessa personer ska uppgå till 400 kronor om deras tjänster inte nyttjas. De röstmottagare i beredskap som får tjänstgöra under valdagen erhåller ordinarie ersättning för uppdraget i enlighet med tidigare beslut i valnämnden ( 4/2019). 2. beslutar att ersättare i valdistrikten ska kunna rekryteras bland nämndens ledamöter och ersättare. För att minska sårbarheten i valdistrikten bör det finnas ersättare som kan träda in vid frånvaro på grund av sjukdom eller andra oplanerade situationer. Vid tidigare val har valnämndens ledamöter och ersättare haft den uppgiften. Valkansliet föreslår därför att det ska rekryteras en handfull personer som har beredskap under valdagen och som kan ringas in vid behov. Ersättningen för dessa personer ska uppgå till 400 kronor om deras tjänster inte nyttjas. De röstmottagare i beredskap som tjänstgör under valdagen erhåller ordinarie ersättning i enlighet med tidigare beslut i valnämnden ( 4/2019). De personer som erhåller uppdraget att vara röstmottagare i beredskap kommer att utbildas tillsammans med övriga röstmottagare den 14:e alternativt 15:e maj. Expedieras till: Administratör Ulrika Åberg

17 Sida 17 Vn 21 Valinformation på annat språk beslutar att språksvårigheter vid röstning i röstningslokal och i vallokal i första hand ska lösas av röstmottagarna. Om språkproblemen inte kan lösas på detta sätt hänvisas till Valmyndighetens hemsida där det finns valmaterial på andra språk än svenska alternativ till valnämnden. För att de som arbetar som röstmottagare ska veta hur de ska hantera eventuella språksvårigheter som kan uppstå mellan väljare och röstmottagare i en röstningslokal eller vallokal är det bra att valnämnden tagit beslut kring detta. Förslagsvis används i första hand det material som Valmyndigheten tagit fram på andra språk och som finns tillgängligt via myndighetens hemsida. I de fall problematiken inte kan lösas med hjälp av detta material föreslås att röstmottagaren vänder sig till valnämnden. Expedieras till: Administratör Ulrika Åberg