Delårsrapport

Transkript

1 TIERPS KOMMUN Delårsrapport Verksamheternas redovisningar 0.14 lek ; umem. ke, -.0.6\j FA t.1 em i se ra th DIIP Knä' IF

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Revision... 3 Valnämnd... 5 Jävsnämnd... 7 Lönenämnd... 9 It-nämnd...11 Kommunchef...13 Gemensam service...15 Medborgarservice...20 Samhällsbyggnad...25 VA-enhet...29 Renhållningsenhet...36 Kultur och fritid...42 Förskola...48 Grundskola...52 Gymnasieskola...56 Äldreomsorg...60 Funktionshindradeomsorg...66 Individ och familjeomsorg...71

3 Revision Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Periodbudget Utfall Periodavvikelse Utfall Prognos årsavvikelse Avgifter & ersättningar Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Materialkostnader Tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansiella intäkter och kostnader Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Resultat Bruttoinvesteringar Nettoinvesteringar

4 Uppdrag Revisorernas uppgift är utifrån kommunfullmäktiges riktlinjer granska styrelsen, nämndernas och kommunernas verksamheter. 4

5 Valnämnd Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Periodbudget Utfall Periodavvikelse Utfall Prognos årsavvikelse Avgifter & ersättningar Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Materialkostnader Tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansiella intäkter och kostnader Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Resultat Bruttoinvesteringar Nettoinvesteringar

6 Uppdrag Valnämndens uppdrag är att på lokal nivå ha det totala ansvaret för genomförandet av allmänna val till riksdag, landsting och kommun, val till Europaparlamentet samt folkomröstningar. Analys av verksamheten januari-augusti 2014 Förtidsröstning anordnades för val till Europaparlamentet. Kund: 2302 förtidsröster inkom. Medarbetare: Elva personer från tjänstemannasidan engagerades på olika sätt och lade sammanlagt ca 1070 timmar på arbetet. Prognos Ingen avvikelse prognostiseras

7 Jävsnämnd Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Periodbudget Utfall Periodavvikelse Utfall Prognos årsavvikelse Avgifter & ersättningar Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Materialkostnader Tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansiella intäkter och kostnader Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Resultat Bruttoinvesteringar Nettoinvesteringar

8 Uppdrag Jävsnämnden fullgör frågor som rör myndighetsutövning gentemot kommunens egna verksamheter. Analys av verksamheten januari-augusti 2014 Jävsnämndens kunder utgör kommunens egna verksamheter, inklusive Tierps kommunfastigheter AB, Tierps Fjärrvärme AB och AB Tierpsbyggen. Enheten för processtöd svarar för det administrativa stödet till jävsnämnden. Prognos Nämnden prognostiserar ingen budgetavvikelse för Kommentar till budgetutfall Jävsnämndens verksamhet och behovet av sammanträden, är helt avhängigt vilka aktiviteter som kommunen bedriver, t.ex. byggprojekt, som kräver politiska beslut. 8

9 Lönenämnd Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Periodbudget Utfall Periodavvikelse Utfall Prognos årsavvikelse Avgifter & ersättningar Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Materialkostnader Tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansiella intäkter och kostnader Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Resultat Bruttoinvesteringar Nettoinvesteringar

10 Uppdrag Lönenämnden bildades 1 januari 2012 för att möjliggöra en samverkan mellan Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner kring lönehantering. Möjligheten att samverka i form av gemensamma nämnder infördes Lönenämnden sorterar under Regionförbundets effektiviseringsberedning. Nämnden består av tre ledamöter, en ledamot från vardera kommunen samt ersättare för dessa. Ordförande utses från Tierps kommun. Ett Lönecentrum har bildats med Tierp som värdkommun. Inrättandet av ett gemensamt Lönecentrum ska åstadkomma en effektivare löneadministration mellan kommunerna och ge bättre förutsättningar för effektivisering genom skalfördelar, säkra resursbehovet och kompetensen inom löne- och pensionsområdet. En gemensam löneadministration kan bidra till att attrahera ny kompetens och fortsatt kompetensutveckling och ökar servicegraden och tillgängligheten för kommunernas medarbetare och chefer. Ett gemensamt Lönecentrum kommer även att säkerställa att samverkande kommuner är bättre rustade för kommande förändringar och utveckling i verksamheten. Kommentar till budgetutfall Då Lönecentrum är en ny verksamhet finns det fortfarande ett behov av att se över om verksamheten kan effektiviseras ytterligare och hur löneadministrationen kan fortsätta att säkerställas. Vissa funktioner har varit sårbara genom att de endast behärskats av en medarbetare. För att kartlägga var sårbarheten finns och var effektivitetsvinser kan hämtas pågår en processkartläggning som kräver resurser från det ordinarie arbetet. En konsult från Aditro är behjälplig i denna kartläggning. Arbetsbelastningen har varit hög och övertidsuttag har varit nödvändigt för att klara lönearbetet. Konsultkostander och övertidsuttag kan komma att påverka resultatet för

11 ) It-nämnd Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Periodbudget Utfall Periodavvikelse Utfall Prognos årsavvikelse Avgifter & ersättningar Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Materialkostnader Tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansiella intäkter och kostnader Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Resultat Bruttoinvesteringar Nettoinvesteringar

12 ) Uppdrag IT-nämnden är beställare av verksamheten för de två ingående kommunerna och fastighetsbolagen. Nämnden ska genom sin beställning till IT-enheten på Gemensam service styra, samordna och utveckla de två kommunens telefoni och IT-användning. Måluppfyllelse - god ekonomisk hushållning måluppfyllelse. IT-centrum har sänkt sina produktionskostnader med hjälp av nya avtal och effektivare processer för bl.a. PC-leverans till kund. Införandet av digitala trygghetslarm och en ny Läroplattform för skolan kommer att ge effekter i verksamheten. 12

13 Kommunchef Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Periodbudget Utfall Periodavvikelse Utfall Prognos årsavvikelse Avgifter & ersättningar Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Materialkostnader Tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansiella intäkter och kostnader Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Resultat Bruttoinvesteringar Nettoinvesteringar

14 Uppdrag Att leda och samordna kommunens verksamheter så att de bedrivs effektivt och i enlighet med politiskt uppsatta mål och fattade beslut. Analys av verksamheten januari-augusti 2014 Rekryteringsprocessen avseende verksamhetschefer inom blocket produktion är till största del klar och samtliga verksamhetschefer är nu på plats förutom verksamhetschef samhällsbyggnad. Prognos Verksamheten prognostiserar ett överskott om 1 mnkr. Kommentar till budgetutfall Då arbetet med rekrytering av verksamhetchefer inom blocket produktion och förändringar i organisationen har tagit mycket tid i anspråk har vissa insatser avseende verksamhets- och ledarutveckling inte kunnat genomföras under året. 14

15 Gemensam service Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Periodbudget Utfall Periodavvikelse Utfall Prognos årsavvikelse Avgifter & ersättningar Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Materialkostnader Tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansiella intäkter och kostnader Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Resultat Bruttoinvesteringar Nettoinvesteringar

16 Uppdrag Ansvara för kommunens löneadministration. Svara för stöd och rådgivning till verksamhetsansvariga och anställda beträffande personaladministration, arbetsrätt, förhandlingar, rekrytering, arbetsmiljö, pensioner och avtalsförsäkringar samt rehabilitering. Samordna och utveckla kommunens telefoni och IT-användning. Huvudansvar för drift av kommunens IT-system och telefonväxel. Support till användare av kommunens IT-system. Tierps kommun ombesörjer även motsvarande funktioner för Älvkarleby kommun. Sammanställa årsbokslut, delårsrapport och verksamhetsuppföljningar samt årsbudget och plan för kommande år. Ansvara för finansfrågor och framtagandet av ekonomiska styrregler. Ge stöd, information och rådgivning i ekonomifrågor. Utbilda i ekonomisystemets funktioner. Sköta skanning av inkommande fakturor, löpande bokföring, kassaverksamhet, kravhantering och fakturering. Hantera momsredovisning, likviditetsplanering och koncernredovisning. Ta fram kalkyler, ekonomiska utredningar och analyser samt kunna leda ekonomiska projekt. Se till att kommunens ekonomisystem är driftsäkert. Verkställa upphandling avseende kommunens anskaffning av varor och tjänster och kvalitetssäkra upphandlingsprocessen så att all anskaffning sker enligt lagen o m offentlig upphandling (LOU) och på ett objektivt sätt, så att marknadens möjligheter tillvaratas. Utveckla och effektivisera kommunens upphandlings- och inköpsarbete och därmed verka för en god ekonomisk hushållning i kommunen Ansvara för administrativt stöd till kommunledningen och förtroendevalda i de politiska organen. Stödja kommunens processer genom att arbeta med planering, utveckling, analyser samt beredning av styrningsfrågor, ledningsinformation, uppföljning och statistik till den politiska organisationen samt produktionen och medborgarservice. Från 1 maj 2014 har Fysisk planering och Administration samhällsservice förts över till Samhällsbyggnad. Måluppfyllelse övergripande mål Kommunens mål Verksamhetens övergripande mål Mått Måluppfyllelse Kund Förstärk den positiva bilden av kommunen. Förstärk den positiva bilden av GS Förbättrat NKI Process Utveckla effektivare arbetssätt. Nyttja och utveckla effektivare, enklare processer Ökat antal dokumenterade/ reviderade processer Processerna ska läggas in i Eyescube Medarbetare Öka engagemanget. Öka initiativförmågan och engagemanget Bättre NMI Bibehålla lågt sjuktal <3% Delvis eftersom sjuktalet ökat något Ekonomi Öka det ekonomiska ansvarstagandet. Öka kostnadseffektiviteten Inga budgetöverskrivanden Ökad avtalstrohet 16

17 Måluppfyllelse - god ekonomisk hushållning Mål Måluppfyllelse Kund Gemensam service ska genom god service och gott bemötande bidra till att de övriga verksamheterna ska kunna ägna sin tid åt sina kärnverksamheter Process Nyttja och utveckla effektivare enklare processer Medarbetare Öka initiativförmågan och engagemanget Ekonomi Bedriva verksamheten kostnadseffektivt Bidra till en god ekonomisk hushållning för kommunen som helhet Delvis uppfyllt men vakanser gör att servicen har minskat något. I övrigt inga anmärkningar vid kunddialog. Delvis men viss underbemanning när det gäller bl.a. upphandling och personalfrågor. Analys av verksamheten januari-augusti 2014 Kund: Medarbetare på personalenheten har genom bland annat frukostmöten och andra möten fått till effektivare och bättre samarbeten som ska leda till kvalitetssäkring. Utbildningar/information kring grundläggande arbetsrätt ges kontinuerligt för chefer för att underlätta deras uppdrag. Chefsmappen uppdateras kontinuerligt så att cheferna på ett smidigt sätt ska kunna ta del av relevant och aktuell information utifrån deras uppdrag. En intervjugenomgång med verksamhetschefer har genomförts för att få en orientering av hur personalenhetens arbete uppfattas samt vilka förväntningar och utmaningar som finns framgent. IT-enheten har under året varit involverade i införande av trygghetslarm i både särskilt och ordinärt boende samt utvecklingen av en lärplattform för skolan i allmänhet och SFI (Svenska för invandrare) i synnerhet. Europaparlamentsvalet har genomförts med betydande insatser från Processtöds personal, men även från Samhällsbyggnad och Ekonomi. Elva personer engagerades på olika sätt och lade sammanlagt c:a 1070 timmar på arbetet. Workshops runt besöksnäringen och förberedelser för en ny större projektansökan till Europeiska Socialfonden. Resultat av enkät med frågor om hur politikerna tycker det fungerar att få sina handlingar på läsplattor. Uppföljningen visade att majoriteten var positiva till införandet. Process: På Portalen kommer alla arbetsledare, assistent och arbetstagare åt HR-relaterade verktyg (t.ex. Självservice, Offentliga jobb, Utdata, Förhandling m.m.) med endast en inloggning och ett lösenord. Personalenheten arbetar löpande vidare med att förbättra Portalen med fler funktioner. 17

18 Under året har några allvarliga incidenter inträffat i kommunens serverhall. Fastighetsbolaget har haft problem att få leveransen av en säker miljö att fungera och de underentreprenörer som ska utföra delar av leveransen är dåligt utbildade i arbetsuppgifterna vid en krissituation. Ett regelverk för hantering av investeringar har utarbetats av Ekonomienheten. Implementering och utvecklande av nytt upphandlingsstöd är klart. Kvalitets manual för inköp/upphandling har under 2014 tagits fram för att ytterligare effektivisera upphandlingsprocessen och då även för våra bolag. Upphandlingsenheten kommer kontinuerligt att arbeta med länsgemensamma upphandlingar. Intern struktur och organisation för processarbetet är utarbetat och fastställdes av ledningsgruppen Bilden av Tierp- fördjupad enkätundersökning med den tilltänkta målgruppen för att se om det tilltänkta budskapet håller. Verksamhetsgenomgångar barn och ungdom utredning och uppföljning, vuxen försörjningsstöd, missbruk och flyktingar, biståndshandläggning SoL och LSS, familjerätt samt öppenvård missbruk. Identifiering av förbättringsområden, kvalitetssäkrande av arbetsprocesser, dokumentation, registrering och utbildningsinsatser gällande Viva. Medarbetare: Under året 2014 har 2 personer slutat sin anställning på Upphandlingsenheten varav hög arbetsbelastning som i längden inte är hållbar. Rekrytering pågår. Sjuktalet har tyvärr ökat inom Gemensam service till strax under 4 % under året. Ekonomi: Periodavvikelsen beror på vakanta tjänster. Budgetavvikelsen blir positiv men den interna servicen blir dock tyvärr lidande. Redovisning av budgetdirektiv Stärka det första intrycket Gemensam service arbetar med att hela tiden med att ha ett gott bemötande och ge bra information till sina kunder. Öka tillgängligheten Telefon-, e-post- och supporttider ses hela tiden över för att få så god tillgänglighet som möjligt I förberedelserna för det så kallade Supervalåret, har stort fokus legat på att se till att förtidsröstningslokaler och vallokaler är tillgängliga enligt checklista från Myndigheten för delaktighet. Marknadsföring av kommunen Genom att vara professionell vid rekryteringar och bidra till att förmedla en positiv bild av kommunen stärks varumärket. Kompetensförsörjningsstrategin samt kompetensförsörjningsplanerna kommer att visa på vilka kanaler kommunen ska sats på för att marknadsföra sig mot framtida medarbetare och kunder. Kundcenter ( en väg in ) Under vintern har ett omfattande arbete med processkartläggning av hanteringen av inkomna synpunkter, klagomål, förslag gjorts. Syftet är att säkerställa att alla ärenden hanteras på ett bra och smidigt sätt. Implementering av de förändringsförslag som framkommit pågår. 18

19 Förebyggande arbete Inom ramen för närvård utvecklas tidiga insatser för barn och unga. Integrerad missbruksmottagning är ett av tre prioriterade områden i politiskt inriktningsbeslut om närvårdscentrum. Samordnad Individuell Plan för målgrupperna implementeras genom utbildnings- och informationsinsatser. Öka kostnadseffektiviteten Ett femtontal personer inom Gemensam service har också utbildats i processdesign och ett femtontal i projektledning. Genom att aktivt arbeta med processkartläggningar och en gemensam modell för projekt inom olika verksamheter ges tydliga underlag för kvalitetssäkring, kostnadskontroll, styrning och minskad sårbarhet. Prognos Prognosen visar på ett överskott med 1,2 mnkr i första hand beroende på vakanta tjänster. Kommentar till budgetutfall Avvikelsen i budgetutfall beror på vakanta tjänster. 19

20 Medborgarservice Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Periodbudget Utfall Periodavvikelse Utfall Prognos årsavvikelse Avgifter & ersättningar Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Materialkostnader Tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansiella intäkter och kostnader Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Resultat Bruttoinvesteringar Nettoinvesteringar

21 Uppdrag Medborgarservice är vägen in till Tierps kommun för kommunens medborgare och näringsliv. Medborgarservice ska också vara kommunens ansikte utåt. Medborgarservice har ansvar för merparten av kommunens myndighetsutövande, och ansvarar även för rådgivning, vägledning, marknadsföring/kommunikation och service. Inom myndighetsutövningen fullgör Medborgarservice kommunens uppgifter enligt bland annat PBL plan- och bygglagen, miljöbalken, livsmedelslagaen, lagarna som styr färdtjänst samt tillsyn av vissa receptfria läkemedel. Medborgarservice ansvarar även för näringslivsfrågor, energirådgivning, kommunikation och marknadsföring, lokalbokning, konsument- skuld- och budgetrådgivning, lotteritillstånd, utskänkningstillstånd och marknadsföringsbidrag. Måluppfyllelse övergripande mål Kommunens mål Verksamhetens övergripande mål Mått Måluppfyllelse Kund Förstärk den positiva bilden av kommunen. Nöjd kund 70 % nöjda eller mycket nöjda kunder enligt NKI i Insikt 90 % nöjda eller mycket nöjda kunder hos Kommunikation, intern undersökning Inrapportering pågår fortlöpande, slutrapport efter årsskiftet Mätning görs i oktober varje år Process Utveckla effektivare arbetssätt. Kvalitativa, rättssäkra och effektiva interna och externa processer Samtliga process- och rutinbeskrivningar upprättade Kommer att vara klart under 2014 Medarbetare Öka engagemanget. Delaktighet och förtroende Sjukfrånvaro <4,5 % Ekonomi Öka det ekonomiska ansvarstagandet. Att kostnadseffektivt bedriva verksamheten inom budgeterad ram Ekonomi i balans med budget Ekonomi i balans inom given ram Måluppfyllelse - god ekonomisk hushållning Mål Kund Rättsäkra beslut och ett professionellt bemötande. Process Samtliga processer och rutiner skall vara dokumenterade under 2014 Medarbetare Måluppfyllelse, avsåg vid skrivandet i första hand IFO, men gäller även Bygg och Miljö, fortlöpande kompetensutveckling bedrivs för att uppnå målsättningen, samtliga processer kommer att vara dokumenterade under 2014 Lägre sjukfrånvaro än 2013, mål < 4,5 %, sjukfrånvaron uppgår till 3,86 % Ekonomi Att kostnadseffektivt bedriva verksamheten inom budgeterad ram, Ekonomi i balans inom given ram 21

22 Analys av verksamheten januari-augusti 2014 Kund: Näringsliv & Turism - En extra satsning på ett besöksnäringsprojekt görs under 2014 och början av 2015, för att kartlägga besöksnäringen i kommunen. En ny förening bildas med företagarföreningarna och kommunen under hösten 2014, härifrån ska gemensamma aktiviteter hanteras t.ex. företagargalan. Bearbetning av potentiella etablerare påbörjas under hösten Kommunikation - Nya kundcentret har byggts under våren 2014 och invigning ägde rum i maj. Bygg & miljö - Strategisk plan har tagit fram för att utveckla information/rådgivning, tillgänglighet, bemötande och effektivitet. Process: Näringsliv & Turism - En plan för hur vi ska nå potentiella etablerare har tagits fram. Kommunikation - Arbete påbörjat med införande av ärendehanteringssystem. Bygg & miljö - En stor del av arbetstiden har lagts på planering av verksamheten och färdigställande av tillsynsplaner. Arbetet inom enheten har därefter fokuserats på att komma igång med planerade inspektioner/kontroller. En sammanställning av aktuella rutiner, samt behov av nya rutiner, är upprättad och kommer att arbetas igenom löpande under året. Med start hösten 2014 sker kontinuerlig uppdatering och framtagande av rutiner vid en i förväg planerad projektvecka. Medarbetare: Näringsliv & Turism - En projektmedarbetare har anställts på 80 % för att i huvudsak arbeta med besöksnäringsprojektet. Kommunikation - Nyrekryterad chef, nyrekrytering internt av kundansvariga påbörjad. Bygg & miljö - Personalomsättningen är förhållandevis hög och föräldraledigheter har medfört en hård belastning på enheten även om nyrekryteringar gjorts. En vikarie är tillsatt för att minimera produktionsbortfall. Ekonomi: Näringsliv & Turism - Ekonomin något bättre än budgeterat. Kommunikation - Avvikande från budget är Färdtjänst där vi har höga kostnader för arbetsresor ombokföring mellan konton gjorda i årsprognosen för att hålla budget. Bygg & miljö - Ekonomin utvecklas enligt plan. Redovisning av budgetdirektiv Tjänstegarantier Kundtjänst, återkoppling inom 24 timmar helgfria dagar. Om ej uppfyllt kompenseras kunden med en trisslott. Utfall: 5 lotter har utdelats fram till vilket är en förbättring jämfört med 7 föregående år. Bygglov, ledtid < 5 veckor för planenliga bygglov ersättning 10 % av bygglovsavgift. Utfall: Antal ärenden uppgår till 82 och tjänstegarantin uppfylls i 79 fall vilket utgör 96 % vilket är en förbättring sedan föregående år då utfallet var 92 %. Stärka det första intrycket Vidareutveckling av Medborgarservice kundcenter. Ombyggnationen av kundcenter med trevlig miljö färdigställdes under våren och invigningen ägde rum i maj. Nyrekrytering av personal har påbörjats. Aktivt delta tillsammans med markförsörjning hos Samhällsbyggnad vid Tierp Arenas event. På grund av konkursen för det tidigare bolaget, har verksamheten bestått i utdelandet av informationsmaterial till teamen som tävlat på arenan. 22

23 Öka tillgängligheten Enheten Näringsliv tar ansvar för turismverksamheten i kommunen. Efter övertagandet har vi arbetat med ett besöksnäringsprojekt som pågår fram till våren Turistbyråverksamhet har bedrivits i Lövstabruk. Fortsatt utveckling av webben. Utvecklingen av webben för Näringsliv har till stor del genomförts och skall vara klart under 2014, en nyhet är att lediga lokaler, mark och fastigheter till försäljning exponeras på hemsidan. Utveckling av e-tjänster som ger nytta åt innevånare och vår personal. Vi avvaktar länsgemensam upphandling för nya e-tjänster. Tillsyn av enkelt avhjälpta hinder fortsätter. Arbetet pågår fortlöpande enligt plan. Öka bostadsbyggandet Näringsliv arbetar aktivt med sökandet efter aktörer som är intresserade av att bygga bostäder. Nytta Tierps Arena Aktiviteter vid Tierp Arena i samband med större event, försäljning/förmedling av mark för bostäder och näringsliv. Turistinformation ska också finnas vid större event. På grund av konkursen för det tidigare bolaget, har verksamheten bestått i utdelandet av informationsmaterial till teamen som tävlat på arenan. Bedriva ett aktivt näringslivsarbete i samband med event, ex. bjuda in företagare för informationsutbyte, samt bjuda in presumtiva företag som kan komma att etablera sig i kommunen. Vi genomförde i augusti ett företagsevent på arenan i samband med EM-tävlingarna i dragracing, med 10 av kommunens större företag. Marknadsföring av kommunen Kommunikationsavdelningen har ansvaret för kommunens marknadsföring, marknadsföringen kommer från 2014 att utgå från "Bilden av Tierp". Kundcenter ( en väg in ) Arbetet med "en väg in" via receptionen i kommunhuset har varit mycket framgångsrikt, både ur medborgarperspektiv och ur ett ekonomiskt perspektiv för kommunen. I dag hanteras över ärenden i månaden av 3-4 personer. Av dessa anledningar vill vi skapa ett utvidgat "Kundcenter" i kommunhuset som inom ett par år servar de flesta verksamheterna och deras kunder. Bedömning görs att verksamheten fullt utbyggd med nuvarande befolkningsnivå kräver ca 8 tjänster. För 2014 räknas med ett behov av ytterligare två tjänster. Lokalerna i kommunhuset behöver byggas om på entreplanet för att tillgodose behoven av ett nytt kundcenter med arbetsplats för 8 personer. En ombyggnation kan vara färdig under första halvåret De nya personerna som kommer in i verksamheten behöver ha ett kundbemötande i nivå med nuvarande personal, de behöver vara stora generalister men ha en spetskompetens inom sitt specialområde. En utveckling som verksamheten också ser är att vissa enklare ärende kan hanteras och beslutas direkt av ett kundcenter. Prognos Näringsliv & turism - Prognosen för utfall på helår är tkr och beror på lägre konsultkostnader. Bygg & miljö - Årsprognosen vid utgången av augusti månad är justerad med 300 tkr med avseende på att verksamheten för Naturvård har flyttats från Bygg- och Miljö till Samhällsbyggnad. 23

24 Kommentar till budgetutfall Näringsliv & turism - Periodavvikelsen på 739 tkr beror på ej gjorda periodiseringar av konsultkostnader och lägre kostnader. Kommunikation - Periodavvikelsen på tkr beror till största delen på posten minoritetsspråk som utgör tkr, vid årsskiftet kommer den att var 0 tkr. Färdtjänstkostnaderna är fortsatt hög beroende på höga arbetsreskostnader, kostnader för arbetskraft och konsultinsatser hålls nere för att kunna möta de ökade kostnaderna för färdtjänsten som beräknas ske vid i december. Bygg & miljö - Periodavvikelsen på 544 tkr utgörs till 300 tkr av tjänst för kommunekologen som flyttas under hösten 2014 till Samhällsbyggnad. 24

25 Samhällsbyggnad Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Periodbudget Utfall Periodavvikelse Utfall Prognos årsavvikelse Avgifter & ersättningar Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Materialkostnader Tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansiella intäkter och kostnader Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Resultat Bruttoinvesteringar Nettoinvesteringar

26 Uppdrag Från 1 maj 2014 så har Fysisk planering, Administration samhällsservice och Gata Park slagits samman till ett nytt block Samhällsbyggnad. Uppdraget är att ansvara för planeringen av offentliga områden och skötseln av dessa, samt att tillgodose markbehov för bostäder och näringsliv. Måluppfyllelse övergripande mål Kommunens mål Verksamhetens övergripande mål Mått Måluppfyllelse Kund Förstärk den positiva bilden av kommunen. Process Utveckla effektivare arbetssätt. Medarbetare Öka engagemanget. Ekonomi Öka det ekonomiska ansvarstagandet. Nöjda kunder Effektiva arbetsprocesser NKI över rikssnittet från Kritik på Teknik Minst 80 % av alla ärenden ska vara besvarade inom utlovad tidsperiod Arbeta med nya processen för felanmälan m.m. Mäts endast på årsbasis Delvis Besvarade men ej åtgärdade Säker arbetsmiljö 0 Olyckor Kostnadseffektivt bedriva verksamheten inom de ekonomiska ramarna Kontinuerlig uppföljning av ekonomin Avvikelser hanteras omgående Nytt system införs vid årsskiftet 0 olycksfall Ekonomi i balans med budgeten. Måluppfyllelse - god ekonomisk hushållning Mål Måluppfyllelse Kund Infört ärendehanteringssystem, installeras och testkörs 2014, drift från jan 2015 Process Högre rotationsgrad på arbetsplatser för att skapa bättre planeringsförutsättningar Medarbetare 0 olycksfall, 0 olycksfall Ekonomi Översyn av kostnader, cirkulation och kompetensutveckling sker, Kostnader för utförda tjänster täcks av intäkter 26

27 Analys av verksamheten januari-augusti 2014 Kund: Fysisk planering har kunnat tillgodose den stora efterfrågan som funnits på industrimark samt att försäljning skett av mark för flerbostadshus, nya markinköp har gjorts för både industri och bostäder. Process: Arbete har skett med två huvudprocesser, Att utveckla yttre miljö och Att tycka till och att göra felanmälan. Medarbetare: Brist på projektledare har inneburit att några projekt senareläggs. Ekonomi: Fysisk planering har budgeterade intäkter för reavinster på fastigheter, som bara utfaller till viss del. Samma sak gäller försäljning av skog på rot, där vi från början ej fick acceptabla bud, försäljning kommer därför att ske Investeringarna för Gata Park, har inte kunnat genomföras i den utsträckning som planerats, i första hand beroende på att det inte funnits projektledare tillgängliga, en del projekt får därför skjutas framåt i tid. Redovisning av budgetdirektiv Omarbetade verksamhetsmål Från 1 maj 2014 så har Fysisk planering, Administrations Samhällsservice och Gata Park slagits samman till ett nytt block Samhällsbyggnad. Verksamhetsmålen har därför omarbetats. Stärka det första intrycket Arbeta för en god tillgänglighet, ett bra bemötande och en god kvalitet. En gemensam utbildning kommer att hållas för berörd personal under hösten 2014 och vintern Öka tillgängligheten Marknadsföra e-tjänster och ta fram en process för att hantera kundärenden. Öka bostadsbyggandet Tillgodose behovet av planlagd mark för nybyggnation av bostäder. Gata Park är en samarbetspartner vid planering och genomförande av ny- och ombyggnationer. Nytta Tierps Arena Samverka med Medborgarservice/Näringsliv i samband med utåtriktade aktiviteter på arenan. Marknadsföring av kommunen Teknikinformation kopplat till Gata Park skickas till innevånare under året. Kundcenter ( en väg in ) Fortsätta arbetet med att förbättra processen kring felanmälan m.m. Arbetet leder till att ett nytt systemstöd tas i bruk under januari Förebyggande arbete Gata Park ska fortsätta att vara en samarbetspartner till kriminalvården, arbetsförmedlingen och kommunens egna yrkeskonsulenter. Samarbetets syfte och mål är att erbjuda praktikplatser och under praktiken göra uppföljning och sammanfattande rapport. 27

28 Öka kostnadseffektiviteten Uppföljning av entreprenörers utförande av yttre skötsel, bl.a. med hjälp av lokala föreningar. Prognos Administration samhällsservice och fysisk planering redoviar en prognos enligt budget för helåret. Gata Park redovisar en prognos enligt budget för helåret. Kommentar till budgetutfall Verksamheterna har slagits ihop under pågående verksamhetsår vilket försvårar analysen. Administration samhällsservice och fysisk planering redovisar en avvikelse på tkr. Avvikelsen beror till största delen på periodiseringsavvikelser och uteblivna intäkter för skogsavverkning och fastighetsförsäljningar. Överskott finns inom personalkostnader och köp av entreprenader. Gata Park redovisar en positiv avvikelse tkr, mycket av resultatet härrör från icke ännu genomförda entreprenader samt reserver för kommande snöröjning under året. 28

29 VA-enhet Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Periodbudget Utfall Periodavvikelse Utfall Prognos årsavvikelse Avgifter & ersättningar Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Materialkostnader Tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansiella intäkter och kostnader Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Resultat Bruttoinvesteringar Nettoinvesteringar

30 Balansräkning (tkr) Bokslut 2013 ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Mark, byggnader och tekniska anläggn Maskiner och inventarier Finansiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital Eget kapital vid årets början Årets resultat Summa eget kapital Avsättningar Avsättning för pensioner inkl löneskatt Deponier 0 0 Skulder Långfristiga skulder Not Kortfristiga skulder Not Summa eget kapital, avsättningar och skulder Soliditet -1,0% 0,3% Räntabilitet -1,3% 0,0% Not 1. Kommunlån , Per ansl avg 3677 Not 2. Leverantörssk 891, Momsskuld 382, Förutbet int

31 Kassaflödesanalys (tkr) Bokslut 2013 Löpande verksamhet Årets resultat Justering för avskrivning Ö (+) / M (-) av pensionsavsättningar Ö (+) / M (-) av förutbetalda intäkter Justering för övr ej likviditetspåverkande poster 48 Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital Ö (-) / M (+) av kortfristiga fordringar Ö (+) / M (-) av kortfristiga skulder Kassaflöde från den löpande verksamheten Investeringsverksamhet Investeringar i materiella anl.tillgångar Investeringsbidrag till materiella anl.tillgångar Försäljning av materiella anl.tillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamhet Nyupptagna lån Amortering av skuld Ökning av långfristiga fordringar Minskning av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten Periodens kassaflöde Likvida medel vid årets början Likvida medel vid periodens slut Förändring likvida medel

32 Uppdrag - Att leverera ett dricksvatten av hög kvalitet, samt ta hand om spillvatten och dagvatten på ett tillförlitligt och miljöriktigt sätt. - Vi ska ha en god organisation, med kvalificerade medarbetare och en väl fungerande beredskap. - Våra anläggningar ska underhållas och utvecklas med hjälp av nya och beprövade metoder för att uppfylla kraven från samhälle och brukare på ett serviceinriktat sätt. - Verksamheten ska vara 100 % taxefinansierad. Måluppfyllelse övergripande mål Kommunens mål Verksamhetens övergripande mål Mått Måluppfyllelse Kund Förstärk den positiva bilden av kommunen. Nöjd kund Kundenkät vartannat år. NKI > 75 Ingen kundenkät Process Utveckla effektivare arbetssätt. Effektivare arbetsflöden Antal nya kartlagda processer minst 3. Delvis Deltagit i en processutveckling Teknisk Enhet. Påbörjat en process VA-enheten. Medarbetare Öka engagemanget. Engagerade och delaktiga medarbetare Mätning av: Socialt klimat Ingen medarbetarenkät Arbetsorganisation Delaktighet Sjukfrånvaro redovisas till bokslut, men ser ut att kunna uppfylla målet. Utvecklingsmöjligheter Sjukfrånvaro max 3 % Chefsbedömning Ekonomi Öka det ekonomiska ansvarstagandet. Verksamheten ska drivas effektivt och innanför de ekonomiska ramarna. Avstämning mot budget. Balans mellan intäkter och kostnader. Genomgång av ekonomin på arbetsplatsträffar. Utfall och budget har stämts av och prognos lagt på nollresultat. Ekonomi är stående punkt på APT. Genomförda åtgärdsprogram i samråd. 32

33 Måluppfyllelse - god ekonomisk hushållning Mål Kund Nöjda kunder Process Arbetsflöden för de olika tjänsterna ska fungera tillfredsställande Medarbetare Engagerade och delaktiga medarbetare. Ekonomi Rätt nivå på taxor och kostnader. Måluppfyllelse Delvis Ingen kundenkät Vattenleveranserna har fungerat bra under året. I de fall vattenleveranser begränsas eller annan störning uppkommer som berör kund, får de numera SMS eller telefonsamtas som servicevarning. Detta har fungerat tillfredsställande. Användning av ett underhållsplaneringsverktyg effektiviserar vårt planerade underhåll och driften av anläggningarna. Innan året är slut kommer samtliga medarbetare på vattenverk och reningsverk vara väl förtrogna med systemet. Alla medarbetare är delaktiga i utveckling av verksamheten och genomförande av projekt. Ett flertal kurstillfällen har genomförts, t.ex. kemikaliehantering och hantering av vattenleveranser med tankar. Siffror för sjukfrånvaro ar inte framtagna till delårsbokslutet, men det finns generellt ingen sjukfrånvaro. En medarbetare har under del av året varit deltidssjukskriven. Målet på max 3 % sjukskrivning lär kunna uppfyllas. Verksamheten är 100 % taxefinansierad. Taxan ligger på samma nivå som jämförbara kommuner. Samarbete finns i dag med Östhammars kommun gällande några frågor som är gemensamma. Några upphandlingar görs också gemensamt med hopp om att få bättre priser. Några energieffektiviseringsprojekt har genomförts under året, vilket ska ge utslag på elkostnaderna som annars är en stor post för vår verksamet. Analys av verksamheten januari-augusti 2014 Kund: Flera utbyggnader av ledningsnätet och anslutning av nya områden till kommunalt VA har genomförts och pågår. Det stora projektet med anslutningar i Snatrabodarna har rullat på bra och ligger före tidplanen. I augusti fick Tierps köping ett skyfall varvid ca 15 källare översvämmades. Införandet av ett servicevarningssystem har lett till att information till kund sker via SMS eller telefon ifall en planerad eller akut störning inträffar, och vi har därigenom förbättrat och effektiviserat vår kundkontakt. 33

34 Process: Process för hantering av synpunkter och klagomål har slutförts, där även VA-enheten har deltagit. Arbetsflöden för administration av nyanslutningsärenden har kartlagts, men pga. personalbrist har fortsättningen blivit liggande. Medarbetare: En person har anställts som anläggningsarbetare i början av året. Samtlig personal har genomfört ett till tre kurser var under året. Nya medarbetare kommer få utbildningar på sitt ansvarsområde. Det har beslutats att från årsskiftet anställa en VA-ingenjör till enheten. Ekonomi: Utfallet t.o.m. augusti är sämre än periodiserad budget. Det beror delvis på lägre bokförda intäkter än budgeterat, men det finns också periodiseringsfel, bl.a. gällande personalkostnader. Annullerade fakturor har påverkat resultatet negativt då vi inte fått betalt för utförda tjänster. Redovisning av budgetdirektiv Tjänstegarantier VA-enhetens garanti: - Vid vattenläckor ska det inom sex timmar finnas vatten att hämta inom 500 meters avstånd - Vid jourverksamhet ska den drabbade alltid få besked inom en timme - Vid störningar i vattendistributionen ska leverans via ledningsnätet ske inom 36 timmar Kompensation: Om löftena inte uppfylls kommer kompensation att utgå med 10 procent av föregående års vattendebitering för fastigheten, dock högst 500 kronor. Tjänstegarantin har inte behövts användas under årets första åtta månader. Längre planerade avstängningar förläggs till nattetid efter meddelande till berörda. Omarbetade verksamhetsmål Kommunens VA-plan beskriver var eventuella utökningar av verksamhetsområden för VA ska kunna ske, både geografiskt och i tid. Verksamhetsmålen omarbetas något från 2015 för att bli tydligare och för att förbättra mätbarheten. Stärka det första intrycket Vid kontakt med våra kunder ska vår personal vara lyhörd och ha en positiv och ödmjuk inställning. Handläggningstiderna vid klagomål ska förkortas. Klottersanering på våra anläggningar. Vi agerar proaktivt gällande störningar i vattenleveranserna. Öka tillgängligheten Inget nytt planerat under året. Öka bostadsbyggandet Kommunens nya VA-plan beskriver var det kan vara möjligt att utvidga verksamhetsområde för VA och därmed också möjlighet att skapa bättre förutsättningar för bostadsbyggande. Vi ska vara med tidigt i byggprocessen med försörjning av kommunalt vatten och avlopp vid nybyggnation där så är möjligt. Arbeten med framtagande nya verksamhetsområden i samarbete med bygg- och miljöenheten pågår. Marknadsföring av kommunen VA-enheten deltar i Svenskt Vattens kommunikationssatsning som hjälper i marknadsföringen kommunens VA-verksamhet. I alla sammanhang där vi representerar kommunen ska vi vara positiva och medvetna om att vi är Tierps kommuns ansikte utåt. Detta kommuniceras på APT. 34

35 Kundcenter ( en väg in ) Under har hela teknikenhetens klagomålshantering setts över och ska organiseras så att klagomål hanteras på ett ställe, istället för att hamna på den enskilde handläggaren. Vi fortsätter detta arbete med synpunkt och felanmälan, så utrycket en väg in också blir verklighet. Förebyggande arbete VA-enheten ska välkommna barn och ungdommar från skolan till studiebesök på våra anläggningar. Under 2014 har vi inte kunnat ta emot skolklasser till reningsverket i Tierp pga. problem med svavelväte. Öka kostnadseffektiviteten Fortsatt satsning på energieffektivisering av anläggningar och än mer fokus på sanering av ledningsnät. Under 2014 har flera energieffektiviseringsprojekt genomförts, och även kartläggning av verksamheter för att se var insats kan ge mest nytta. Sanering av ledningsnätet är ett ständigt pågående arbete. Prognos Resultaträkningen visar ett underskott i förhållande till periodiserad budget. VA-enheten prognostiserar ett nollresultat i enlighet med målsättningen för året. Vissa delar av verksamheten kommer ha högre kostnader än budgeterat, men det vägs upp av lägre kostnader på andra håll i verksamheten. Kommentar till budgetutfall Periodavvikelsen på intäkter beror dels på minskade intäkter trots taxehöjning och annullerade fakturor, bl.a. till Tierp Arena innan konkursen. På kostnadssidan för drift och underhåll är det en felperiodisering på en månad på personalkostnader. Fördelning av personalkostnader har inte gjorts för senaste månaden. Vattenläckor, främst i Månkarbo, har varit kostsamt. Större underhållsarbeten på avloppsledningar i Upplanda och Svanby gör att underhållskostnaderna är högre än budgeterat. Vi spar dock lite på underhåll då mer jobb än förut görs av egen personal på både anläggningar och ledningsnät. Vi har gjort flera nyanslutningar än på länge och flera kommer innan året är slut, men vi ligger efter i fakturering av dessa. Det påverkar resultatet negativt. De flesta projekten är pågående. Gällande nytt vatten och avlopp i Snatrabodarna har detta projekt löpt på bättre än förväntat och vi ligger före tidplanen. Projektmedel har begärts från medel avsatta för Investeringsbudgeten kommer till största delen förbrukas (80-90 %). Projekt som kommer att behöva delar av avsatta medel flyttade till 2015 är Västlands vattenverk samt projektering av ny avhärdning i Odens källa och Arvidsbo vattenverk. Även skalskydd vattenverk kan komma att flyttas. 35

36 Renhållningsenhet Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Periodbudget Utfall Periodavvikelse Utfall Prognos årsavvikelse Avgifter & ersättningar Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Materialkostnader Tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansiella intäkter och kostnader Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Resultat Bruttoinvesteringar Nettoinvesteringar

37 Balansräkning (tkr) Bokslut 2013 ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Mark, byggnader och tekniska anläggn Maskiner och inventarier Finansiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital Eget kapital vid årets början Årets resultat Summa eget kapital Avsättningar Avsättning för pensioner inkl löneskatt Deponier Skulder Långfristiga skulder Not Kortfristiga skulder Not Summa eget kapital, avsättningar och skulder Soliditet 47,4% 38,2% Räntabilitet 10,4% 0,0% Not 1. Kommunlån 6410 Not 2. Leverantörssk 883, Momsskuld 144, Förutbet int/upplupna kost

38 Kassaflödesanalys (tkr) Bokslut 2013 Löpande verksamhet Årets resultat Justering för avskrivning Ö (+) / M (-) av pensionsavsättningar Ö (+) / M (-) av förutbetalda intäkter Justering för övr ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital Ö (-) / M (+) av kortfristiga fordringar Ö (+) / M (-) av kortfristiga skulder Kassaflöde från den löpande verksamheten Investeringsverksamhet Investeringar i materiella anl.tillgångar Investeringsbidrag till materiella anl.tillgångar Försäljning av materiella anl.tillgångar -245 Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamhet Nyupptagna lån Amortering av skuld Ökning av långfristiga fordringar Minskning av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten Periodens kassaflöde Likvida medel vid årets början Likvida medel vid periodens slut Förändring likvida medel

39 Uppdrag Att tillse att alla kommuninvånare och verksamheter inom har tillgång till avfallshantering enligt renhållningsförordningen för Tierps kommun. Verksamheten ska vara 100 % taxefinansierad. Måluppfyllelse övergripande mål Kommunens mål Verksamhetens övergripande mål Mått Måluppfyllelse Kund Förstärk den positiva bilden av kommunen. Nöjd kund Hög tillgänglighet hos kundtjänst. Korta ledtider på svar på sevieförfrågningar. Delvis Process Utveckla effektivare arbetssätt. Effektiva arbetsflöden Ruttoptimering för hämtning av hushållsavfal Delvis Medarbetare Öka engagemanget Initiativrika och engagerade medarbetare Utbildning i arbetsmiljö samt stående punkt på APT-agenda ang. arbetsmiljö Ekonomi Öka det ekonomiska ansvarstagandet. Kostnadseffektivt bedriva verksamhet inom de ekonomiska ramarna Optimering av rutter samt transporter av deponi. Översyn av marginal av utförda tjänster Uppnå 0-resultat Måluppfyllelse - god ekonomisk hushållning Mål Måluppfyllelse Kund Kundnöjdhet över rikssnittet Delvis Process 5 % i minskade bränslekostnader Delvis Medarbetare Sjukfrånvaro max 3,5 % Ekonomi Uppnå 0-resultat 39