PROTOKOLL 1 (35)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (35) Personalnämnden Plats och tid Stadshuset, rum 104, kl och Beslutande Maria Marklund (S), ordförande Johan Söderberg (M), vice ordförande Tomas Andersson (S) Torbjörn Häggmark (V) Tjänstgörande ersättare Inga-Lis Karlsson (S) tjg ers för Annika Nyman (S) Ersättare Jan-Erik Engman (MP) Simon Rilfors (S) Stig Stefansson (C) Roland Söderström (S) Tjänstemän Birgitta Holmström, förhandlingschef Joakim Lundin, personalchef Patrick Nystedt, ekonom, Carina Ohlsson, tf chef för Kommunhälsan Annika Sjöström, HR controller, Jan Sundbom, förvaltningschef support och lokaler, 137 Ingrid Thylin, avdelningschef samhällsutveckling, 139 Åsa Vallin, chef för arbetsmarknadsenheten, 138, 150 och 153 Anna Norén Engström, sekreterare Övriga deltagande Anna-Karin Knutsson-Eriksson, SACO, kl Mikael Johansson, Lärarförbundet, kl Justerare Inga-Lis Karlsson Paragrafer Underskrifter.. Maria Marklund, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Inga-Lis Karlsson, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av personalnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens sekretariat Underskrift. Anna Norén Engström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Val av justerare Inga-Lis Karlsson (S) utses att justera protokollet.

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Föregående protokoll Föreligger följande protokoll: - Personalnämnden Protokollet läggs till handlingarna.

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Information om Brinkenrestaurangen Support och lokaler informerar om det fortsatta arbetet med hanteringen av personalrestaurangen avseende intresse och alternativ till lösning av framtida drift. Godkänna informationen.

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Information om försöksverksamheten med serviceassistenter Arbetsmarknadsenheten informerar om försöksverksamheten med serviceassistenter som syftar till långvariga anställningar av unga med dokumenterad funktionsnedsättning och vars anställning ska benämnas serviceassistenter. Godkänna informationen.

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Information om universitetsutbildningar på Campus och stöd till studenter Kommunledningskontoret informerar om vilka universitetsutbildningar som erbjuds på Campus och förslag till hur Skellefteå kommun som arbetsgivare skulle kunna stimulera sina medarbetare till livslångt lärande genom ett erbjuda högre studier med ett visst ekonomiskt stöd och samtidigt fylla platserna på Campus. Godkänna informationen.

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Attestförteckning 2019 Kommunledningskontoret har upprättat förslag till attestförteckningen att gälla from och som redovisas i särskild bilaga. Den uppfyller de krav på information och tydlighet som behövs för en bra och säker arbetsgång. Kommunens ekonomisystem uppdateras löpande med informationen om nya attestanter, vilket skapar en bra intern kontroll. 1. Fastställa attestförteckning för Beslutet gäller fr o m Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga attestförteckning 2019 Beslutet sänds till: Budget och bokslut Ekonomicenter Berörda attestanter

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Beloppsgränser vid anskaffnings- och inköpsbeslut 2019 Kommunfullmäktige beslutade om Skellefteå kommuns styrprinciper för Styrprinciperna är ett komplement till kommunfullmäktiges riktlinjer för god ekonomisk hushållning, finanspolicy och regler för finansverksamheten. I styrprinciperna finns de generella anskaffnings- och inköpsnivåerna för resultatansvariga chefer presenterade. Enskilda nämnder är även skyldiga att ta fram vilka nivåer som gäller inom respektive förvaltning. Inlämning av framtagna nivåer ska lämnas till kommunledningskontoret i samband med inlämning av nämndernas internkontrollplaner. För nämnder som önskar högre nivåer än kommunens generella nivåer krävs beslut i kommunstyrelsen. Inför 2019 har beloppsgränser och nivåer för de olika chefsnivåerna tagits fram. Delegationer för inköpsverksamhet inom personalnämndens verksamhet framgår av bilaga. Viktigt att notera är att en beslutad budget inte är att jämställa med ett anskaffningsbeslut. Det är viktigt att det framgår i framtida beslut, per ärende, om anskaffningsbeslut samtidigt tas. Att för år 2019 delegera anskaffningsbeslut och inköpsbeslut enligt särskild bilaga. Kommunledningskontorets och Kommunhälsans tjänsteskrivelse Bilaga Beloppsgränser vid anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2019 Beslutet sänds till: Budget och bokslut/ KLK

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Månadsrapport november 2018 Personalnämnden har sammanställt en månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 7,3 mnkr (överskott). Personalnämndens verksamhets del av ovan prognosticerade överskott är ca 5,1 mnkr. En del av detta överskott kommer att avsättas för kommunens personalfest En del pågående projekt avseende digitalisering av personalssystem kommer inte att hinna genomföras under 2018, utan medel för dessa kommer att behöva överföras till Kommunhälsan prognosticerar ett överskott på ca 1,8 mnkr till stor del på grund av intäkter som avser 2017 har erhållets under året. Godkänna redovisad månadsrapport, inklusive föreslagen åtgärdsplan. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga Månadsrapport november Beslutet sänds till: Budget och bokslut

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Internbudget 2019 Personalnämnden har för år 2019 tilldelats en budgetram på kronor. Enligt särskild bilaga 1 som avser översikt och fördelning av internbudgeten per ansvar. Ramen är fördelad på personalnämndens politiska verksamhet ( kronor), verksamhet inklusive kostnader för facklig verksamhet och rehab ( kronor) samt kommunhälsan ( kronor). En mer detaljerad internbudget har upprättats per ansvar enligt särskild bilaga 2. Internbudget 2019 fastställs under förutsättning att fullmäktige den 18 december 2018 inte förändrar budgetramen. Kommunledningskontorets och Kommunhälsans tjänsteskrivelse Bilaga 1 - Internbudget personalnämnd 2019 fördelning på ansvar Bilaga 2 - Detaljerad internbudget PN 2019 Beslutet sänds till: Budget och bokslut Kommunstyrelsen

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Internkontrollplan 2019 Personalnämnden ska varje år utforma en internkontrollplan inom nämndens verksamhetsområden. Då det i alla verksamheter finns risker för avvikelser eller fel, är det viktigt att arbeta för att förebygga och hantera fel och brister. Intern kontroll är tillsammans med ett systematiskt kvalitetsarbete och externa revisioner viktiga delar i det arbetet. Den interna kontrollen i Skellefteå kommun regleras i Riktlinjer för intern kontroll (KF ) och är en viktig del av styrsystemet. I begreppet innefattas hela organisationen och alla de rutiner som syftar till att säkerställa att resurser disponeras i enlighet med kommunfullmäktiges intentioner samt säkerställer en riktig och fullständig redovisning. Där finns bland annat roller och ansvar beskrivna, information om det praktiska internkontrollarbetet, samt en tidplan för efterföljande års internkontrollplan samt resultatrapporteringen av innevarande års plan. Den enskilda nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. En riskanalys har gjorts och prioriterade riskområden för verksamheten inom personalnämnden har sammanställts i en internkontrollplan för Planen ska följas upp i samband med årsbokslutet och resultatet rapporteras till kommunstyrelsen. 1. Godkänna föreslagen internkontrollplan 2019, enligt särskild bilaga. 2. Årlig redovisning görs i samband med årsbokslut Kommunledningskontorets och Kommunhälsans tjänsteskrivelse Bilaga - Internkontrollplan personalnämnden 2019 Beslutet sänds till: Budget och bokslut

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Omföring av budget från nämnderna till fackliga kontot i personalnämnden Personalnämnden beslutade , 6, att omföra budget från fackliga kontot hos personalnämnden till nämnderna. Syftet med förändringen var att effektivisera för bästa möjliga hushållning av kommunens resurser och att minimera administrativa kostnader. Förändringen innebar att den fackliga företrädaren KÖS (Kommunövergripande samverkan) låg kvar under personalnämnden. Övriga förtroendevalda med facklig tid fanns kvar organisatoriskt på sin anställning hos ordinarie chef. Medel för lönekostnader som överfördes från personalnämnden till berörda förvaltningar var totalt kronor. Vid uppföljning med förvaltningarna och de fackliga organisationerna har det framkommit att beslutet inte har haft önskad effekt utan istället har det uppstått svårigheter för förvaltningarna att ha kontroll över kostnaderna av flera olika anledningar. En anledning är att de nyvalda kan vara i en helt annan förvaltning än den som fick lönekostnaderna av personalnämnden. Fackliga företrädare har rätt till bibehållen lön och då är det inte möjligt att ha 100 % kontroll på lönekostnaderna som varierar om fackliga företrädare byts ut. Utöver ekonomiska konskevenser finns också organisatoriska konsekvenser. Det är svårt för chefer att ge samma stöd/behandling som till övriga medarbetare. Som exempel kan nämnas bedömning vid lönesättning när den fackliga företrädaren har facklig tid på heltid. Förvaltningarnas samlade önskemål är att Skellefteå kommun återgår till central hantering och budget av fackliga företrädare med centralfackligt uppdrag. Nedan redovisas de belopp som ska återföras efter uppräkning med 5 % vilket motsvarar lönekostnadsökning för perioden. Socialförvaltningen: kronor Skol och kulturkontoret: kronor Gymnasiekontoret: kronor Support och Lokaler: kronor Samhällsbyggnad: kronor Kommunledningskontoret: kronor

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige 1. Skellefteå kommun återgår till central hantering och budget av fackliga företrädare med centralfackligt uppdrag from Budget för lönekostnader återförs från förvaltningarna. Det belopp som återförs är uppräknat med 5 % vilket motsvarar lönekostnadsökning för perioden. 3. Rutiner tas fram för uppföljning av facklig tid, kostnader och budget. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga Redovisning av bakgrund, konsekvenser och önskemål Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Anskaffning av ett systemstöd för anställningsguiden Anställningsunderlaget som idag används inom Skellefteå kommun är utvecklat i en version av Sharepoint. Lösningen kommer att upphöra inom en snar framtid och om kommunen vill fortsätta med digital anställningsprocess finns det behov av att byta lösning. De alternativ som finns för att lösa behovet är antingen att kommunens egen IT-avdelning utvecklar en ny egen lösning i form av e-tjänst. En egenutvecklad e-tjänst kommer att kräva mer underhåll och kommunen kommer precis som idag fortfarande att behöva flytta in uppgifterna från denna tjänst in till personal- och lönesystemet. Alternativ två är att upphandla Vismas modul - Anställningsguiden. Det är ett digitalt stöd som handleder organisationens chefer genom hela anställningsförfarandet. Beroende på chefens val, rensar systemet bort ogiltig och irrelevant information vilket underlättar mycket och säkrar att inte fel uppgifter väljs in. Anställningsguiden är direktintegrerad med personal- och lönesystemet och effektiviserar kommunen genom att minska administrationskostnader och felkällor. Ekonomi/kostnad Anställningsguide: Startavgift, engångskostnad Införande projekt Teknisk installation Kundanpassat anställningsavtal kronor 32 timmar kronor 20 timmar Underhållskostnaden beräknas till kronor per år. Det långsiktiga systemansvaret har kommunledningskontoret/hr Strategi och utveckling. Ingen budget för driftskostnad finns i dagsläget varför kostnaden behöver fördelas på förvaltningarna. 1. Uppdra åt inköpsenheten att upphandla systemstödet Anställningsguiden från Visma 2. Inköpet (startavgift, införande projekt, teknisk installation och kundanpassat anställningsavtal) finansieras av personalnämndens konto för digitalisering.

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 Kommunledningskontoret och Support och lokalers tjänsteskrivelse Beslutet sänds till: Upphandlingsenheten Lönecenter

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Personalnämndens delegationsordning 2019 Av delegationsordningen framgår vilken beslutanderätt som delegeras och till vem beslutanderätten överlåtits. Syftet med delegering är att avlasta nämnden när det gäller rutinärenden. Inför 2019 föreslås en mindre justering i delegationsordningen för att underlätta för verksamheterna vid beslut om anställningar vad gäller arbetsmarknadspolitiska program. Många medarbetare som omfattas av arbetsmarknadspolitiska program finns i dag inom Solkrafts verksamhet. För att underlätta för verksamheten att på ett effektivt sätt arbeta med anställningar föreslås att delegationen för lönesättning utökas att även omfatta chef för Solkraft (punkt 1.4 i delegationsordning). Kommunallagens bestämmelser om redovisning av delegationsbeslut har ändrats från och med Enligt de nya bestämmelserna ska nämnden besluta i vilken utsträckning som har fattats med stöd av delegation ska anmälas till nämnden, beslut som inte återredovisas måste protokollföras särskilt. Kommunledningskontoret föreslår att följande rubriker och ärendegrupper redovisas löpande till nämnden: 1. Anställning, omplacering och bisyssla: 1.1*, 1.3 c och Lön: 2.4, 2.6 och Ledigheter: Förmåner: 4.7 c 5. Pension, sjukersättning m m: - 6. Avstängning och disciplinär åtgärd: 6.1, 6.2 och Avslut av anställning m m: 7.1, 7.5, 7.6, 7.8, 7.9, 7.10 och Avtal, företrädare för arbetsgivaren: Övrigt: 9.3, 9.4, 9.6 och 9.7 *Återrapportering i punkt 1.1 begränsas till anställningar som antingen kräver viss legitimation, behörighet eller registerutdrag. Övriga delegationer redovisas till nämnden en gång per år genom uttag ur verksamhetssystemen.

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Fastställa personalnämndens delegationsordning enligt särskild bilaga, att gälla från och med Att beslut som fattas med stöd av delegation ska anmälas till personalnämnden i enlighet med ovanstående sammanfattning. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga Delegationsordning personalnämnd 2019 Beslutet sänds till: Förvaltningschefer Personalchefsgruppen Informationsenheten

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Utvärdering och upphörande av Personalnämnden har beslutat om en 3-årig prövoperiod av , med start Syftet med försöket är att fler medarbetare ska kunna tänka sig skjuta upp sin pensionsavgång till efter 65 år och att sjukfrånvaron i gruppen 60+ minskar. Om detta sker skulle kunna finansiera sig självt efter prövoperiodens slut. Kommunledningskontoret har nu utvärderat prövoperioden. De statistiska underlagen stödjer inte tanken på att medarbetare med skjuter upp sin pensionsavgång. Inte heller finns det något som tyder på att sjukfrånvaron har minska i gruppen medarbetare över 60 år. Förutom genom statistiska underlag har utvärderingen skett mot förvaltningarna utifrån perspektiven verksamhet, medarbetare och ekonomi. Positiva och negativa synpunkter har framkommit. Sammantaget leder utvärderingen till slutsatsen att prövoperioden inte har lett till önskat resultat. 1. Godkänna utvärderingen. 2. Skellefteå kommun upphör med efter prövoperiodens slut Kommunledningskontoret får i uppdrag att återkomma med förslag om fortsatt arbete i frågan och återrapportera till personalnämnden senast i mars Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga - Utvärdering Beslutet sänds till: Förvaltningar

20 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Lönestrukturplan Under flera år har ett intensivt arbete med utveckling av lönebildningsprocessen pågått. Instruktioner för hur arbetet ska gå till har utvecklats över tid med lönekriterier som utgår från värdegrund, samtalsmodell, material för arbetsplatsträffar samt lönekartläggning. I december 2016 gav personalnämnden ett uppdrag till kommunledningskontoret att tydliggöra hur Skellefteå kommuns lönestruktur bör se ut. Syftet med en kommunövergripande lönestruktur är att tydliggöra kommunens långsiktiga ambition när det gäller arbetet med lokal lönebildning och förstärka lönedialog och därigenom öka förståelsen för hela lönebildningsarbetet hos medarbetare och chef. Frågan om lönestruktur mellan befattningar och förhållande till marknaden är en fråga för arbetsgivaren på kommunövergripande nivå. En lönestrukturplan ska ge incitament för riktlinjer gällande löneöversyn. Lönestrukturen speglar det faktiska löneläget mellan befattningar med hänsyn till befattningens innehåll och krav, medarbetarens prestation och marknaden löneläge. 1. Fastställa lönestrukturplanen enligt särskild bilaga. 2. Lönestrukturplanen ska gälla i hela kommunen from Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Lönestrukturplan 2018 Beslutet sänds till: Förvaltningar

21 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Fastställande av ersättning vid feriepraktik inom kommunal verksamhet sommaren 2019 Gymnasiekontorets Enhet för arbetsmarknad har under 2018 genomfört ferieverksamhet för ungdomar som gått ut årskurs 9 och årskurs 1 på gymnasiet. Ferieverksamheten har precis som tidigare år riktat sig till de ungdomar som inte på annat sätt kunnat skaffa sysselsättning. Personalnämnden fastställer årligen ersättningsnivån för feriepraktikanter inom kommunal verksamhet. Ersättningsnivån justerades senast inför ferieverksamheten 2017 och brukar normalt justeras vart tredje år. Gymnasiekontoret föreslår därför oförändrad ersättningsnivå för feriepraktikanter inom kommunal verksamhet sommaren Ersättningen för feriepraktik i kommunala verksamheter 2019 fastställs till 58 kronor per timme inklusive semesterersättning för ungdomar som avslutat gymnasiets årskurs 1 och Ersättningen för feriepraktik i kommunala verksamheter 2019 fastställs till 52 kronor per timme inklusive semesterersättning för ungdomar som avslutat grundskolan årskurs 8 och 9. Gymnasiekontorets tjänsteskrivelse Beslutet sänds till: Gymnasiekontoret Enheten för arbetsmarknad

22 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Rapport - Resultat av den kommunövergripande medarbetarenkäten års frågeformulär innehöll liksom tidigare nio frågor kring hållbart medarbetarengagemang (HME) som tagits fram av Sveriges kommuner och landsting samt fem kommungemensamma frågor kring arbetsmiljö. Förutom dessa hade varje förvaltning möjlighet att lägga till sex egna frågor, en möjlighet som de flesta förvaltningar valt att använda sig av. Det kommunövergripande resultatet är fortsatt bra när det handlar om HME och för de delar som ingår i HME, motivation, ledarskap och styrning. Resultatet här visar inga förändringar jämfört med När det gäller arbetsmiljö är resultatet lägre, framför allt när det gäller fysisk arbetsmiljö och möjlighet till återhämtning. Generellt är det små förändringar jämfört med 2017 för arbetsmiljöfrågorna. Det är fler jämfört med tidigare som är aktiva i arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen men trots ökningen nås inte det uppsatta målet helt. Nytt i år var att vi gick tillbaka till en gemensam undersökningsperiod för att kunna samordna information kring undersökningen och när den skulle genomföras. Svarsfrekvensen gick ner betydligt 2017 och med en samordning var förhoppningen att fler skulle nås av information. Detta lyckades delvis och svarsfrekvensen gick upp från 70 till 72 %. Samtliga resultatrapporter, på förvaltnings- avdelnings- och arbetsgruppsnivå, blir tillgängliga för respektive chef under vecka 48. Godkänna redovisningen. Support och lokalers tjänsteskrivelse Beslutet sänds till: Personalchef

23 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Information om medarbetarundersökningar Kommunledningskontoret fick i uppdrag av personalnämnden , 140, att under år 2018 föreslå nytt arbetssätt och metod för medarbetarenkäten En arbetsgrupp med deltagare från förvaltningarna, har under hösten 2018 samlat in information om hur andra organisationer arbetar med medarbetarundersökningar, trender kring undersökningsmetoder och vad som kan bli aktuellt att följa upp i framtiden. Arbetsgruppen har haft kontakt med ett antal kommuner och gemensamt för dem var att alla ser över sitt sätt att genomföra medarbetarundersökningar och tittar på nya vägar. Gruppen har genomfört fokusgrupper med chefer inom skolkontoret och Samhällsbyggnad för att få fram hur de upplever dagens undersökningsmodell. Medarbetarundersökningen ses av vissa som ett verktyg att arbeta med på APT medan andra upplever syftet som otydligt och att det är svårt att utläsa resultatet eftersom frågorna är svåra att tolka. De trender som arbetsgruppen sett och som kan bli aktuella att följa upp är tydliga. Det handlar om tillitsbaserad ledning och styrning samt medarbetarnas engagemang. En annan tydlig trend är att pulsmätningar ökar. Det innebär att få frågor besvaras vid fler tillfällen under året med möjlighet att snabbare agera vid behov. Arbete med att ta fram ett nytt förslag har varit svårare och mer tidskrävande än väntat. Arbetsgruppen behöver mer tid och jobbar nu vidare genom att bjuda in några leverantörer av medarbetarundersökningar för att få bättre kunskap. 1. Godkänna informationen. 2. Sista datum för förslag till nytt arbetssätt och metod för medarbetareundersökning flyttas till den 30 april Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Beslutet sänds till: Personalchef

24 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Rapport - Förvaltningsuppdrag, insatser för inkludering Personalnämnden beslutade , 123, att alla förvaltningar skulle ta emot 1-3 språkpraktikanter med start kvartal ett under Vid uppföljningen i december 2017 konstaterades att språkpraktikanter är en begränsad grupp som inte finns att redovisa som en enskild insats, vilket gjorde att uppdraget utvidgades till att omfatta redovisning av alla insatser som görs i inkluderingssyfte. I redovisningen som finns beskriven under ärendebeskrivningen redovisas alla insatser för inkludering som görs inom Skellefteå kommun som extra tjänster, anställda via arbetsmarknadsåtgärder samt Solkrafts extra tjänster Godkänna redovisningen. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Beslutet sänds till: Personalchef Kommunstyrelsen för kännedom

25 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Rapport - Kompetensförsörjningsplaner per förvaltning 2018 Att säkerställa behovet av kompetensförsörjning för framtiden är en utmaning för arbetsgivaren. Det är då av yttersta vikt att samtliga verksamheter arbetar med detta kontinuerligt och analyserar verksamhetens behov av kompetens. Under 2016 upprättades en gemensam mall för alla förvaltningar så att beskrivningen av kommande behov är likvärdig oavsett förvaltning. Underlaget bör följas över tid och därför används samma mall även under Respektive förvaltning har redovisat sina kompetensbehov. Godkänna rapporten. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga Rapport kompetensförsörjning Kommunledningskontoret Bilaga Rapport kompetensförsörjning Support och lokaler Bilaga Rapport kompetensförsörjning Samhällsbyggnad Bilaga Rapport kompetensförsörjning Skolkontoret Bilaga Rapport kompetensförsörjning Socialkontoret Bilaga Rapport kompetensförsörjning Gymnasiekontoret Bilaga Rapport kompetensförsörjning Kultur och Fritid Beslutet sänds till: Personalchef

26 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Redovisning av hälsoläget Skellefteå kommun för januari - november 2018 Den totala sjukfrånvaron i Skellefteå kommun fortsätter att sjunka under tredje kvartalet 2018 i jämförelse med motsvarande kvartal Den preliminära sjukfrånvarosiffran(för tillsvidareanställda) för november 2018 ligger på 5,6 %, jämfört med 6,5 % för helåret Noterbart är att nästan hela minskningen har skett bland kvinnor, som dock fortfarande har knappt 3 % högre sjukfrånvaro än män. Godkänna redovisningen. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga - Hälsoläget kommunen uppdelat i kön Beslutet sänds till: Personalchef

27 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Anmälan av delegationsbeslut Delegationsbeslut anmäls enligt särskild förteckning för perioden fram tom i följande ärendegrupper: 1.1* Anställningar som kräver viss legitimation, behörighet eller registerutdrag. 1.3 c Beslut om anställning efter 67 år: c) 6 månader eller längre. 6.3 Beslut om disciplinpåföljd; skriftlig varning. 7.8 Beslut om överenskommelse om avslut av anställning Beslut om upphörande av anställning. 9.7 Beslut om att godkänna Attraktiv arbetsplats. Godkänna redovisningen av delegationsbeslut. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Förteckning över anmälda delegationsbeslut

28 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Uppdrag från kommunfullmäktige Det har inte inkommit några uppdrag sedan förra sammanträdet. Notera informationen.

29 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Delgivningar, december 2018 Följande delges: Dnr Kommunfullmäktige Protokoll , Motion om att införa förmånscykel till kommunanställda (13/18). Dnr Kommunfullmäktige Protokoll , Motion om nolltolerans mot arbetsrelaterad ohälsa (34/18). Dnr Kommunfullmäktige Protokoll , 289 Delårsrapport augusti 2018, Skellefteå kommun. Dnr Kommunfullmäktige Protokoll , 290 Riktlinjer för investering. Dnr Kommunfullmäktige Protokoll , 292 Hållbarhetsprogram Hållbar välfärd Dnr Tekniska nämnden Protokoll , Riktlinjer för Skellefteå kommuns tjänstefordon. Dnr Fackliga organisationer Anmälan av facklig tid samt anmälan och avanmälan av fackliga ombud.

30 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 30 Dnr Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:39 Uppsägning på grund av personliga skäl, sjukdom, Arbetsdomstolens dom 2018 nr 56. Dnr Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:42 Tre pensionsöverenskommelser för individer som omfattas av PA-KL, PAK och LPAK. Dnr Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:45 Värdesäkring av ersättning som betalas till lärare, skolledare och syofunktionär som inte har fått försäkringsskydd enligt AGS-KL. Dnr Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018: 43 Omräkning av pension enligt PA-KL: Dnr Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:47 Budgetpropositionen för 2019 och höständringsbudgeten för år Cirkulären finns också att läsa och ladda ner från cirkulärdatabasen på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida Delgivningarna läggs till handlingarna.

31 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Chef informerar Personalchef, chef för Kommunhälsan och förhandlingschef informerar kort om: - Instruktioner om hantering av personuppgifter för Skellefteå kommuns personal. - Planen för verkställandet av kompetensförsörjningsstrategin och nästa steg i den som är dialogen med förvaltningarna. - Arbetsgivardeklaration. - Ärendehanteringssystem. - Nuläge Kommunhälsan. Godkänna informationen.

32 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Löne- och förhandlingsärenden Förhandlingschef redovisar delegationsbeslut fram tom , i ärendegrupper: 6.3 Beslut om disciplinpåföljd; skriftlig varning. 7.8 Beslut om överenskommelse om avslut av anställning Beslut om upphörande av anställning. Godkänna informationen.

33 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Övriga frågor Det finns inga övriga frågor att notera.

34 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Utvärdering av personalnämndens arbetsformer 2018 Alla nämnder ska en gång per år utvärdera sina arbetsformer utan tjänstemän närvarande. Syftet är att fånga upp när förbättringar behövs för att öka kvalitén i processerna och kunna uppnå effektiviseringsvinster som också påverkar ledamöternas möjligheter till att fatta bra beslut. Vilka ska vara närvarande vid nämndens sammanträden: Ekonom, personalchef och övriga chefer inom nämndens verksamhetsområde. De ska normalt vara närvarande under hela sammanträdet. Föredragningarnas längd, innehåll och kvalitet: Bra kvalité på föredragningarna och de ger en bra grund för att kunna fatta kloka beslut. Tjänsteskrivelsernas utformning, läsbarhet och volym: Överlag är det bra och kvalitén har utvecklats under året. Nivån på indelningen av internbudget för 2019 var på en väldigt lämplig nivå och förhoppningsvis kan. Förvaltningens information om kommande ärenden: Viktigt och bra med den förhandsinformation som ges om de större ärenden som är på ingående, för att kunna få en mer grundlig beredning av ärendena. Sammanträdenas längd: Bra omfattning. Kan ibland förlänga vissa sammanträden för att ge utrymme för mer fördjupning, utbildning och studiebesök. Beslutsförslagens utformning: Bra och väl bearbetade Extra ärenden: Förkommer ytterst sällan, vilket är positivt Kontakter med media: Förekommer ytterst sällan för nämndsledamöterna. Egen insats: Viktigt att alla förtroendevalda är pålästa. Under året bedöms det ha fungerat på ett bra sätt.

35 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 35 Övrigt: Viktigt att säkerställa att alla underlag och handlingar ska vara klara inför beredningen. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Utdrag ur 2017 års utvärdering Beslutet sänds till: Berörda