Personalnämnden 19 december 2018

Transkript

1 Personalnämnden Personalnämnden 19 december 2018 Sid Justering Information från HR-direktör Information om heltid som norm Ekonomisk månadsrapport oktober Ekonomisk månadsrapport november Lönekartläggning Lönepolitisk riktlinje Utredning anställningsavtal Handlingsplan för kompetensförsörjning Ledarakademins framtida utformning Riktlinje systematiskt arbetsmiljöarbete Handlingsplan för digitalisering HR Slutrapport intern kontroll Årsrapport 2018 personalnämnden Övriga frågor Delegationsbeslut Direktiv och ramar löneöversyn

2 Personalnämnden Tid Kl Ajournering Kl Plats Kommunhuset, rum 538 A Ledamöter 1 Närvarande0F0F Bodil Hansson (S), ordf. X Niklas Evaldsson (V), v ordf. X Johan Nikula (S) X Bertil Kjellberg (M) X Inga-Lisa Svanstedt (L) X Tjänstgörande ersättare Tjänstgör paragraf Ersättare Närvarande¹ Tjänstgör paragraf Lars-Olof Boström (S) X Lena Holmberg Eriksson (S) X Helge Sjödin (C) - Marianne Oscarsson (M) X Hans Brynielsson (KD) - Personalföreträdare Ingrid Larsson Lärarförbundet Inger Marqvardsen Sveriges Ingenjörer Övriga Patrik Jansson kommunsekreterare Karin Rystedt HR-direktör Anette Nyström förhandlingschef 75 Pelle Göransson projektledare 75 1 Närvaro markeras med X, frånvaro markeras med -.

3 Personalnämnden Protokollet omfattar Justeras Bodil Hansson Ordförande Inga-Lisa Svanstedt Justerare Patrik Jansson Sekreterare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Personalnämnden Justeringsdatum Anslagsdatum Anslaget tas ned tidigast Överklagandetid Protokollet finns tillgängligt på Internet ( eller hos Koncernstabens kansli

4 Personalnämnden Justering Till justerare väljs Inga-Lisa Svanstedt, med Bertil Kjellberg som ersättare.

5 Personalnämnden Information från HR-direktör (PN ) att notera informationen. Vid dagens sammanträde informerar HR-direktör Karin Rystedt om hur utvecklingen av Sundvalls kommuns sjukfrånvaro förändrats sedan Vidare ger hon en sammanfattning av personalnämndens arbete under 2018 och visar antalet riktlinjer, strategier, handlingsplaner och utredningar som antagits och genomförts.

6 Personalnämnden Information om heltid som norm (PN ) att notera informationen. Personalnämnden ( ) fastställde handlingsplanen Heltid som norm och som bygger på det centrala kollektivavtalet mellan Kommunal och SKL (HÖK 16). Vid dagens sammanträde har Anette Nyström, förhandlingschef och Pelle Göransson, projektledare, bjudits in för att informera personalnämnden om arbetet. De redogör bland annat för följande: SKL:s tre övergripande mål med heltid som norm Att samtliga aktiviteter i handlingsplanen har genomförts eller är under utförande Statistik för anställningar inom Sundsvalls kommun där andelen arbetare gått från 75,8% ( källa: partgemensam statistik) till 86,6% ( källa: internstatistik Lön och Pension ) heltidsarbetande från Sundsvalls kommun har en topplacering i riket gällande heltidsarbetande.

7 Personalnämnden Ekonomisk månadsrapport oktober 2018 (PN ) att godkänna ekonomisk månadsrapport oktober 2018 En ekonomisk månadsrapport till och med oktober 2018 redovisas för personalnämnden. sunderlag Kommunstyrelsekontorets skrivelse - PN Månadsrapport oktober 2018

8 Personalnämnden Ekonomisk månadsrapport november 2018 (PN ) att godkänna ekonomisk månadsrapport november 2018 En ekonomisk månadsrapport till och med november 2018 redovisas för personalnämnden. sunderlag Kommunstyrelsekontorets skrivelse - PN Månadsrapport nov 2018

9 Personalnämnden Lönekartläggning 2018 (PN ) att fastställa lönekartläggning 2018 inklusive handlingsplan för jämställda löner Enligt Diskrimineringslagen ska alla arbetsgivare göra årliga lönekartläggningar. Syftet är att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön mellan kvinnor och män. sunderlag Kommunstyrelsekontorets skrivelse - PN Lönekartläggning 2018 rapport

10 Personalnämnden Lönepolitisk riktlinje (PN ) att fastställa lönepolitisk riktlinje att anse aktiviteten Fastställande av lönepolitiska styrdokument i mål och resursplan 2018 som genomförd att riktlinjen ses över senast i december 2020 Idag finns det inget styrdokument som tydliggör kommunens lönepolitik. Det finns ett behov av att tydliggöra kommunens ställningstaganden i olika lönepolitiska frågeställningar och övergripande beskriva kommunens process för löneöversyn. Därför föreslås att en lönepolitisk riktlinje fastställs. sunderlag Kommunstyrelsekontorets skrivelse - PN Lönepolitisk riktlinje Uppföljning av beslut En första översyn av lönepolitiska riktlinjer föreslås ske i december 2020.

11 Personalnämnden Utredning anställningsavtal (PN ) att införa skriftliga anställningsavtal för nyanställda med månadslön från och med 1 januari 2019 att uppdra till HR-direktör att införa garantitid hos Lön och Pension för att leverera anställningsavtal utifrån korrekt ifyllt underlag Anställnings- och lönebeslut att uppmana förvaltningarna att se över sina rutiner för hantering av underlaget Anställnings- och lönebeslut till Lön och Pension för att se om effektivisering behöver göras för att säkerställa att anställda får sina anställningsavtal före tjänstgöringens start att utreda och möjliggöra införandet av anställningsavtal för visstidsanställda med timlön att uppdra till HR-direktör att fortsätta arbetet med digitalisering i syfte att på sikt effektivisera processen för Anställnings- och lönebeslut att anse aktiviteten Utreda och införa anställningsavtal i mål och resursplan 2018 som genomförd Personalnämnden har gett strategisk koncernutveckling HR i uppdrag att utreda hur införande av anställningsavtal kan göras i Sundsvalls kommun, att ta fram förslag på anställningsavtal och att införa anställningsavtal. Uppdraget redovisas nu för personalnämnden. sunderlag Kommunstyrelsekontorets skrivelse - PN Utredning anställningsavtal

12 Personalnämnden Uppföljning av beslut Arbetet följs upp av HR-direktör och delges politisk ansvarig insats för arbetsgivarpolitiska frågor.

13 Personalnämnden Handlingsplan för kompetensförsörjning (PN ) att fastställa handlingsplan för kompetensförsörjning , att genomförande av handlingsplanens aktiviteter sker under förutsättning att kronor budgeteras centralt av ansvarig politisk instans för arbetsgivarpolitiken att anse aktiviteterna Upprätta plan för hur kommunen ska säkra framtida kompetens samt Ta fram plan för hur arbetet med arbetsgivarvarumärket ska bedrivas från 2019 och framåt i mål och resursplan 2018 som genomförda att arbetet med handlingsplanen bör inför kommande uppföljning kompletteras med en analys över vilka bristyrken som är mest relevant utifrån ett övergripande perspektiv. Samt utifrån den analysen bedöma vilka internutbildningar som kan vara aktuella och om vi behöver inrätta nya befattningar. Personalnämnden har två aktiviteter i sin mål och resursplan En aktivitet är att ta fram en plan för att säkra framtida kompetens och en aktivitet är att upprätta en plan för hur arbetsgivarvarumärket ska bedrivas. Personalnämnden föreslås nu fastställa Handlingsplan för kompetensförsörjning Hur det externa arbetet med arbetsgivarvarumärket ska bedrivas är inkluderat i handlingsplanen. Överläggning Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsekontorets förslag med följande tilläggsatt-sats: att arbetet med handlingsplanen bör inför kommande uppföljning kompletteras med en analys över vilka bristyrken som är mest relevant utifrån ett övergripande perspektiv. Samt utifrån den analysen bedöma vilka internutbildningar som

14 Personalnämnden kan vara aktuella och om vi behöver inrätta nya befattningar. Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är hennes eget. Detta blir också personalnämndens beslut. sunderlag Kommunstyrelsekontorets skrivelse - PN Handlingsplan för kompetensförsörjning Uppföljning av beslut Handlingsplanen föreslås följas upp årligen och revideras vid behov av HR-direktör.

15 Personalnämnden Ledarakademins framtida utformning (PN ) att tagit del av ledarakademins utformning enligt kommunstyrelsekontorets förslag att uppdra till HR-direktör att vid behov revidera ledarakademins utformning att anse aktiviteten Översyn och fastställande av ledarakademins framtida utformning i personalnämndens mål och resursplan 2018 som genomförd Personalnämnden har en aktivitet i sin mål och resursplan 2018 som är att se över och fastställa ledarakademins framtida utformning. Kommunstyrelsekontoret har tagit fram ett förslag som grundar sig på den fastställda chefs- och medarbetarplattformen. sunderlag Kommunstyrelsekontorets skrivelse - PN Ledarakademin 2019 Utbildningsinformation Chefsförsörjningsprogram 2019 Utbildningsinformation Chefsintroduktion 2019 Uppföljning av beslut Utformning av ledarakademin följs upp årligen av HR-direktör och delges politisk ansvarig instans.

16 Personalnämnden Riktlinje systematiskt arbetsmiljöarbete (PN ) att fastställa riktlinje för systematiskt arbetsmiljöarbete att anse aktiviteten Riktlinje systematiskt arbetsmiljöarbete i mål och resursplan 2018 som genomförd att uppföljning av riktlinjen sker senast december 2021 att uppmana alla nämnder att arbeta i enlighet med riktlinjen Riktlinjen beskriver hur Sundsvalls kommun ska arbeta med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivarens arbete med att undersöka, riskbedöma, genomföra och följa upp verksamheten på ett sätt som gör att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. sunderlag Kommunstyrelsekontorets skrivelse - PN Bilaga 1 Fördelning Bilaga 2 Handlingsplan med bedömning Bilaga Riktlinje Systematiskt arbetsmiljöarbete Bilaga 3.1 Riskbedömning vid förändring- steg 1 Bilaga 3.2 Riskbedömning vid förändring- steg 2. Bilaga 3.3 Uppföljning-handlingsplan-steg 4 Uppföljning av beslut En första översyn av riktlinje systematiskt arbetsmiljöarbete föreslås ske senast december Uppföljningen sker av den politiska instans som kommunfullmäktige anger är ansvarig för arbetsgivarpolitiska frågor i Sundsvalls kommun. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 systematiskt arbetsmiljöarbete ska Sundsvalls kommun årligen följa upp följer det systematiska arbetsmiljöarbetet via en kommunövergripande uppföljning. Det innebär att man kontrollerar hur väl Sundsvalls

17 Personalnämnden kommun lever upp till de krav som ställs i Arbetsmiljöverkets föreskrift.

18 Personalnämnden Handlingsplan för digitalisering HR (PN ) att ha tagit del av handlingsplan för digitalisering HR, att anse aktiviteten IT-strategi HR i mål och resursplan 2018 som genomförd, samt att skicka handlingsplanen till kommunstyrelsen. Personalnämnden har en aktivitet i sin mål och resursplan 2018 som är IT-strategi HR. Aktiviteten har bytt namn till Handlingsplan för digitalisering HR och redovisas för personalnämnden. sunderlag Kommunstyrelsens skrivelse - PN Handlingsplan för digitalisering HR

19 Personalnämnden Slutrapport intern kontroll 2018 (PN ) att godkänna rapporten över uppföljningen av 2018 års intern kontroll att för egen del uttala att nämnden finner att 2018 års intern kontroll har varit tillfredställande att godkänna rapporterna av respektive internkontrollpunkt inklusive bilagor, att avsluta samtliga internkontrollpunkter i 2018 års internkontrollplan, att överlämna rapporten till kommunstyrelsen samt kommunens revisorer Detta är en uppföljning av personalnämndens interna kontrollplan sunderlag Kommunstyrelsekontorets skrivelse - PN Bilaga 1A Rapport kontrollansvarig sjukfrånvaro Bilaga 2 Rapport kontrollansvarig månadsrapporter Bilaga 3 Rapport kontrollansvarig Efterlevnad riktlinje Bilaga 4 Rapport kontrollansvarig SAM Bilaga 5A Rapport kontrollansvarig nya chefers förutsättningar Bilaga 5B PM_nya chefers förutsättning internkontrollpunkt_ Bilaga till punkt 1 och 3 Rapport sjukfrånvaro dec 2018

20 Personalnämnden Årsrapport 2018 personalnämnden (PN ) att godkänna redovisningen av måluppfyllelse i årsrapport 2018 för personalnämnden att kvarstående aktiviteter i mål och resursplan 2018 hanteras enligt kommunstyrelsekontorets förslag i skrivelse 29 november 2018 att ha tagit del av det preliminära ekonomiska utfallet i årsrapport 2018 för personalnämnden att uppmärksamma kommunstyrelsen på att personalnämndens ackumulerade överskott bör överföras till kommunstyrelsen att ge HR-direktör i uppdrag att göra den slutgiltiga ekonomiska redovisningen som lämnas till kommunstyrelsekontoret för att ingå i kommunens årsredovisning är en uppföljning av personalnämndens mål och resursplan Uppföljningen av måluppfyllelse är färdigställt. Det ekonomiska utfallet är preliminärt eftersom årsrapporten redovisas innan årets slut då personalnämnden upphör. sunderlag Kommunstyrelsekontorets skrivelse - PN Årsrapport 2018 personalnämnden

21 Personalnämnden Övriga frågor Inga övriga frågor ställdes vid dagens sammanträde.

22 Personalnämnden Delegationsbeslut (PN ) att godkänna redovisningen av delegationsbeslut. Bakgrund Personalnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän i enlighet med personalnämndens delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till personalnämnden. Redovisningen innebär inte att personalnämnden omprövar eller fastställer delegeringsbesluten. Delegationsbeslut (PN ) Anmälan av delegationsbeslut fattade på delegation: Nr Datum för beslut Minskad arbetstid för äldre anställda fr.o.m Minskad arbetstid för äldre anställda fr.o.m Minskad arbetstid för äldre anställda fr.o.m Minskad arbetstid för äldre anställda fr.o.m Minskad arbetstid för äldre anställda fr.o.m Minskad arbetstid för äldre anställda fr.o.m Minskad arbetstid för äldre anställda fr.o.m fattat av HR-direktör HR-direktör HR-direktör HR-direktör HR-direktör HR-direktör HR-direktör Punkt i delegationsordning Punkt E1 Punkt E1 Punkt E1 Punkt E1 Punkt E1 Punkt E1 Punkt E1

23 Personalnämnden Minskad arbetstid för äldre anställda fr.o.m HR-direktör Punkt E1

24 Personalnämnden Direktiv och ramar löneöversyn 2019 (PN ) att anta direktiv och ramar för 2019 års löneöversyn enligt kommunstyrelsekontorets redovisade förslag (PN ) att uppdra till kommunstyrelsekontoret att skicka direktiv och ramar till respektive förvaltning samt fackliga organisationer Personalnämnden föreslås fastställa direktiv och ramar för 2019 års löneöversyn. sunderlag Kommunstyrelsekontorets skrivelse - PN Direktiv och ramar löneöversyn Uppföljning av beslut En uppföljning av löneöversynens resultat på kommunövergripande nivå kommer att ske. Detta kommer att användas som ett underlag inför genomförande av löneöversyn 2020.