Webb - regelverk för SÄS interna webbplats

Transkript

1 (17) Sammanfattning Regelverket för SÄS interna webbplats styr hur innehåll på intranätet ska presenteras när det gäller struktur, sidlayout, navigering, dokument, länkar, bilder, färger och tillgänglighet. Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Bakgrund... 1 Förutsättningar... 2 Genomförande... 2 Regelverk... 2 Grundstruktur för gallerisida... 2 Grundstruktur för klinik, enhet, process eller stab... 3 Nyheter Kontaktuppgifter Bilder Länkar Dokument Sökmotoroptimering Övriga riktlinjer Uppföljning Dokumentinformation Referens- och länkförteckning Bakgrund Regelverket för SÄS interna webbplats styr hur innehåll på intranätet ska presenteras när det gäller struktur, sidlayout, navigering, dokument, länkar, bilder, färger och tillgänglighet. Det grundar sig på Västra Götalandsregionens riktlinje för anpassad information och den lokala riktlinjen SÄS interna webbplats - syfte och mål. en har det övergripande ansvaret för webbarbetet på SÄS under ledning av kommunikationschefen.

2 (17) Förutsättningar För att göra intranätet så användbart, tillgängligt och lättnavigerat som möjligt bör det byggas utifrån en gemensam riktlinje. Så långt det är möjligt bör kliniker, avdelningar och staber använda samma begrepp och grundläggande struktur för webbplatsen. Enhetlighet och målgruppsanpassning av innehållet är viktiga faktorer för att uppnå målen kring tillgänglighet och användbarhet. Intranätet administreras och publiceras med hjälp av webbpubliceringsverktyget Episerver. För att kunna publicera innehåll på intranätet måste man vara behörig användare, webbredaktör, i Episerver. Genomförande Regelverk Varje webbsida har en informationsansvarig, som ansvarar för att informationen är korrekt. Grundprincipen är att verksamhetschefen är informationsansvarig. Inställningen för vem som är informationsansvarig gör en på webbredaktörens begäran. Varje sida ska även ha ett namn på den som har publicerat sidan, Publicerad av (kallas skribent i Episerver). Intranätet byggs av sidor av fyra olika slag: startsidan, gallerisidor, innehållssidor och undersidor. Startsidan är intranätets startpunkt och den sida under vilken intranätets struktur byggs. Gallerisidor är portalliknande startsidor för informationsområden med utpekade målgrupper. Gallerisidorna är Styrdokument, Vård och hälsa, Ledning och utveckling, Medarbetare, Organisation och Tjänster och verktyg som riktar sig till medarbetare i vården eller i vårdnära arbete. Knapparna i den horisontella toppmenyn öppnar gallerisidor. Innehållssidor används för att presentera informationen inom det aktuella informationsområdet. Innehållssidor öppnas via länkar i vänstermenyer. Undersidor kan användas för sidor med fördjupande information för mindre målgrupper. Sidorna görs tillgängliga i nedfallande vänstermenyer. Dokument kan läggas i högerkolumnen. Grundstruktur för gallerisida En webbplats för en gallerisida byggs utifrån en grundstruktur som i vissa fall behöver anpassas till innehåll och målgrupp. Den har en startsida med underliggande innehållssidor, med utfallande menyer och högerkolumn för

3 (17) länkar. Högerkolumnerna har blocken Länkar, Externa länkar och Kontakt vid behov. En struktur för nyheter finns att använda vid behov. Alla innehållsidor skapas på sidtypen Informationssida. Exempel. Gallerisida med vänstermeny, högerkolumn och nyhetslista. Undersidor till gallerisidor ska ligga under respektive gallerisida i Episerverstrukturen. Inga genvägar eller inhämtning av data görs i Episerver. Det innebär att webbredaktören får uppdatera, skapa och publicera på flera ställen i Episerver. Grundstruktur för klinik, enhet, process eller stab En webbplats för en klinik, enhet, process eller stab byggs utifrån en gemensam grundstruktur. Den har en startsida med underliggande innehållssidor. Klinikerna och enheterna har en struktur för nyheter. Det har inte staberna. Alla innehållsidor skapas på sidtypen Informationssida. Vänstermenyns innehåll Grundstrukturens innehållssidor visas i en vänstermeny som används för navigering på webbplatsen. Sidornas inbördes ordning är fördefinierad för att navigeringsmönstret alltid ska vara detsamma för besökaren.

4 (17) Exempel. Vänstermeny för klinik. Grundstrukturens sidor och deras innehåll: Sidnamn Startsida Kontakt Verksamhet Innehåll Bild och kort beskrivande text om den verksamheten som bedrivs. Nyhetslista Länkar (se Högerkolumnens innehåll nedan). Kontaktinformation för ledning och medarbetare. Länk till SEWON ska alltid finnas i högerkolumn på kontaktsidan då det oftast redan finns information om öppettider och telefontider med koppling till KIV där. På kontaktsidan listas också övriga kontaktuppgifter. Verksamhetsplan och verksamhetsuppföljning. Endast aktuella dokument och rapporter. Verksamhetsutveckling, t ex team, handlingsplaner och kvalitetsarbeten som rör verksamheten Annan beskrivning av hur verksamheten bedrivs (ej styrdokument). Eventuell organisationsskiss.

5 (17) Sidnamn Styrdokument Kompetensutveckling Forskning Manualer Blanketter Patientinformation Innehåll Eventuella länkar till mötesdokument (se Högerkolumnens innehåll). Kliniker ska ha en gemensam sida för styrdokument. Styrdokumentsidan får alltså inte användas på enhetsnivå. Dokumentflöden (ifeeds) från Barium används för att tillgängliggöra lokala riktlinjer och rutiner på styrdokumentsidan. I högerkolumnen är det möjligt att länka till sjukhusövergripande ämnessidor för styrdokument. Länkar till regionala och nationella riktlinjer publiceras nederst i högerkolumnen. Internutbildningar, utbildningsrapporter från medarbetarna. Kan i vissa fall även vara t ex bildspel i utbildningssyfte. Forskning, studier och forskningsprojekt. Manualer av olika slag t ex för apparatur eller IT-stöd. Använd högerkolumnen för länkar till manualer på andra webbplatser. Olika typer av blanketter. Använd högerkolumnen för länkar till blanketter på externa webbplatser. Information att ge till patient i samband med besök. Länka till SEWON om patientinformation har publicerats publikt.

6 (17) Om informationsinnehållet inte passar under någon av grundstrukturens sidor ovan skapas undersidor att länka till i en högerkolumn. Observera att undersidan helst inte ska ha någon högerkolumn med länkar till ytterligare en nivå. Endast sidor med färdigt innehåll får publiceras. Om innehåll saknas för någon av grundstrukturens innehållssidor skall den döljas och avpubliceras tillsvidare.

7 (17) Startsidans centrala innehåll - kliniksida Exempel. Startsida för klinik. Startsidans centrala innehåll, scenen, utgörs av en verksamhetsbild (storlek 430x100 px) och en kort text, två till tre meningar lång, skrivs under bilden. Texten kan fördjupas och läggas under verksamhetssidan, i nedfallande vänstermeny. Tänk på att skriva för målgruppen andra medarbetare på SÄS. Under den verksamhetsbeskrivande texten placeras eventuell nyhetslista. Högerkolumnernas innehåll I högerkolumnen kan man skapa block med olika typer av innehåll, till exempel länkar till dokument och till andra webbsidor. Innehåll i högerkolumnen för grundstrukturens startsida: Enheter. Block (första editorn i Episerver) med länkar till startsidor för verksamhetens enheter. Länkar. Block (andra editorn i Episerver) med länk till verksamhetens webbplats på SEWON (överst) Länkar till sidor på gallerisidor och/eller sidor på tjänster och verktyg. Länkar till dokument och länkar till externa webbsidor. Om antalet länkar är stort kan länkarna läggas i mitten, på scenen.

8 (17) Exempel. Högerblock på startsida för klinik. Innehåll i högerkolumnen på mallstrukturens sida för kontakt: Rubrik: Länkar. Länk till kontaktsida på SEWON (överst) samt eventuella länkar till kontaktsidor för andra enheter och verksamheter. Exempel. Högerblock på sida för kontakt. Innehåll i högerkolumnen på mallstrukturens sida för verksamhet: Rubrik: Möten. Dokumentlänkar till de tre senaste mötesdokumenten (rekommendation) indelade under rubriker i ett och samma block.

9 (17) Exempel. Högerblock på sida för verksamhet. Innehåll i högerkolumnen på mallstrukturens sida för styrdokument: Rubrik: Sjukhusövergripande styrdokument. Länk till ämnessida under den övergripande för styrdokument (överst) och eventuellt också en länk till något enstaka sjukhusövergripande dokument om det används väldigt ofta i verksamheten. Använd i sådana fall länken till den i Barium publicerade utgåvan. Använd fetstilt text för eventuella mellanrubriker i blocket. Det här blocket placeras alltid överst till höger. Exempel. Högerblock överst på barn- och ungdomsklinikens sida för styrdokument.

10 (17) Rubrik: Externa länkar. Länkar till regionala och/eller nationella styrdokumentsidor eller dokument inom verksamhetsområdet. Använd fetstilt text för eventuella mellanrubriker i blocket. Placera alltid det här blocket efter blocket för sjukhusövergripande styrdokument. Exempel. Högerblock på barn- och ungdomsklinikens sida för styrdokument. Nyheter Nyhetsflöden kan läggas nedtill på scenen på klinikens eller enhetens startsida. (Staberna har dock ingen nyhetslista utan publicerar sina nyheter i lämplig nyhetslista under någon av gallerisidorna). I listan visas som rekommendation de fem senaste nyheterna. Vid behov kan ett nyhetsarkiv skapas för äldre nyheter. I nyhetsarkivet hålls nyheter som är max två år gamla. Äldre nyheter ska arkiveras/gallras. Nyheter ska alltid skapas med sidtypen Informationssida. Exempel. Nyheter på kliniksida.

11 (17) Kontaktuppgifter Alla kontaktuppgifter ska följa samma form, men kan förekomma med eller utan bild. Innehåll: Yrkestitel Organisatorisk placering Förnamn och efternamn Telefon (förkortas tfn och skrivs med riktnummer, numret får fetstil, mellanslag före och efter bindestreck) Faxnr (förkortas fax) (e-post, endast e-postadressen skrivs ut) Exempel. Kontaktuppgifter med bild. Bilder Alla bilder för publicering på intranätet tas eller godkänns av fotograf på fotomedia. Alla som medverkar på bilder ska ha gett sitt medgivande till detta och vara medvetna om hur bilden kommer att användas. Bilder ska användas i det originalformat som Fotomedia har tillgängliggjort dem i för publicering på intranätet. De ska vara optimerade för webben och av GIF- eller JPEG-format. Bildstorlekar: Porträttbild 100 x 140 px eller 160x120 (för nytagna bilder) Klinikers startsida 430x100 px Bild till scenen och nyheter 430x215 px Bilder till ledningen direkt, medarbetare i fokus och annonsbilder till dragarruta 186x93 px Bilder till tjänster och verktyg 120x120 px

12 (17) Annonsbild stor i dragarruta 186x220 px Bannerbild i sidfot 212x106 px Bild på processkarta, 450 px bred Bild till facebook 375x270 px Bilder ska alltid ha en beskrivande alternativ text (Alt-text) av tillgänglighetsskäl. Länkar Alla länkar ska ha ett tydligt och beskrivande länknamn. Använd till exempel Socialstyrelsen som länktext istället för För länkar till webbsida ska alltid länkstilen Länk med pil användas Exempel. Länk med länkstilen Länk med pil (blå ring med vit pil före länktexten). Undantag från denna regel görs vid länkar till bokmärken på sidan i innehållsförteckningar. Både interna och externa länkar ska öppnas i samma fönster. Dokument Det finns olika sätt att tillgängliggöra och publicera dokument. Till exempel: Upload-katalogen i Episerver Dokumenthanteringssystemet Barium Gemensam nätverksmapp (G:) Vilket alternativ som är lämpligast beror på användarens behov av att kunna tillgå resursen och vilken typ av dokument det gäller. Dokument ska publiceras i PDF-format (PDF/A) i första hand för att minimera beroendet av licensierad programvara och att enkelt kunna ta del av dokumentet från mobila enheter. Upload-katalogen i Episerver ska inte användas som lager för dina originaldokument. Dokumentlänkar i Episerver Precis som länkar till webbsidor ska dokumentlänkar ha tydliga och beskrivande namn. Dokumentlänkar öppnas alltid i nytt fönster. Ange därför en alternativ text Öppnas i nytt fönster för dessa länkar.

13 (17) Länkstilar används för att visa vilken typ av dokument som länken öppnar. Det finns länkstilar för dokument av typerna PDF, Word, Excel och PowerPoint. Av tillgänglighetsskäl ska dokumenttypen också alltid anges inom parenteser i klartext efter dokumentlänks namn, t ex Mitt dokument (pdf). Vissa hjälpmedel läser upp länken och användaren får bara information om det som står i text. Exempel. Länkstilar för olika dokumentformat. Dokument öppnas i nytt fönster. Styrdokument och Episerver Styrdokument (riktlinjer, rutiner och standardvårdplaner inklusive bilagor) ska publiceras via Barium. De är därefter sökbara från sökfunktionen för styrdokument på SIW, se knappen Styrdokument i menyraden överst på sidan, men kan också länkas till intranätsidor via dokumentflöden. Sjukhusövergripande styrdokument ska i första hand bara vara tillgängliga via gallerisidan Styrdokument och sökfunktionen för styrdokument där. Enstaka dokument som bedöms som extra viktiga för verksamheten kan länkas upp på klinikens styrdokumentsida. Verksamhetsinterna (lokala) styrdokument publiceras alltid på kliniknivå. Angående länkning till sjukhusövergripande och/eller externa styrdokument, se stycket om högerblock ovan.

14 (17) Exempel. Innehållsförteckning för anestesiklinikens styrdokumentsida. För alla dokument som publiceras i Barium anges metadata. Dessa kan sedan användas för att skapa filter som styr vilka dokument som ska listas i ett dokumentflöde. Ett filter kan till exempel skapas för att automatiskt hämta och göra en lista av de 20 senast publicerade styrdokumenten på SÄS. Barium har inbyggt stöd för avancerad och automatisk versionshantering, vilket gör att länkar mot Barium alltid pekar ut den senaste dokumentversionen. Exempel. Dokument från Barium via dokumentflöde på anestesiklinikens styrdokumentsida.

15 (17) Sökmotoroptimering Att använda sökfunktioner är ett vanligt sätt att navigera på webbplatser. För att dina sidor ska bli lättare att hitta och hamna högre upp i sökresultat finns det några saker att tänka på: De ordval du gör vid publicering är viktigt för att det ska gå att hitta innehållet. Föreställ dig vilka sökord och synonymer målgruppen kommer att använda för att söka efter din sida. Skriv ett tydligt och relevant sidnamn. Skriv det viktigaste först lyft fram det unika med ditt innehåll och använd sökord tidigt i texten. Använd rubrikerna och formateringsmallarna för H2 och H3 i texten. Sökmotorerna prioriterar rubrikerna och formateringsmallarna. Ange i redigeringsläge för sidan fem till sex sökord vid Standarsökord för sidor. Ange i redigeringsläge för sidan en sammanfattning av innehållet vid Beskrivning av sidan. Skriv kort och koncist med sökord och nyckelfraser, max 160 tecken. Sammanfattningen är för sökmotorerna. Ange en alt-titel till bilder. Gallra bort inaktuella dokument och webbsidor. Uteslut sidor av typen protokoll och nyheter från sökresultat i Episerver. Det finns också möjlighet att med så kallade key matches låsa söktermer till specifika sidor, som då hamnar överst i sökresultatet. Kontakta webbsupporten webb.sas@vgregion.se för att få vidare hjälp med detta. Det är bra om webbsidor sökmotoroptimeras. Fokusera på att göra start-sidor och sidor som ofta efterfrågas och besöks så sökbara som möjligt. Övriga riktlinjer Alfabetisk lista A-Ö En alfabetisk innehållsförteckning, finns som ett alternativt sätt att navigera på webbplatsen. För att webbsidan automatiskt ska hämtas till denna måste kryssrutan Visa inte i A-Ö lista vara avaktiverad (se fliken Extra funktioner för sidor av typen Informationssida ). Ange verksamhetens namn, t ex Barn- och ungdomskliniken, eller Barnmottagningen i fältet för Extra namn i A-Ö lista. Detta för att särskilja sidor där sidans namn inte kan förväntas vara unikt, t ex kontaktsidor. Sidan listas då som Kontakt Barn- och ungdomskliniken i den alfabetiska listan. Sidor som inte ska finnas med i A-Ö-listan är t ex nyheter, anteckningssidor och formulärsidor.

16 (17) Bokmärken För sidor med mycket innehåll kan länkar på sidan, så kallade bokmärken, användas för att göra en innehållsförteckning upptill på sidan med länkar till avsnitt längre ned på sidan. Innehållsförteckningen görs som en punktad lista. Exempel. Länkar till bokmärken i innehållsförteckning. Använd vid behov en länk Upp med länkstilen Länk med pil vid slutet av varje avsnitt för navigering tillbaka till innehållsförteckningen upptill på sidan. Exempel. Länk till bokmärke på sidans topp. Enkel adress Ibland finns det behov av att skapa en enkel (kortare) adress till webbsidan, t ex för marknadsföring av sidan. När en enkel adress skapas, ange först snedstreck och därefter namnet på sidan, t ex /vardhygien. Hela den enkla adressen till sidan blir då Färger Innehåll på webbsidor ska följa den övergripande stilmallen när det gäller färg på text och bakgrund. Undantag får göras i tabeller där bakgrundsfärg behöver användas. Gallra, revidera och arkivera Det publiceras på SÄS intranät sidor av olika slag varje år. En del av dessa sidor arkiveras, men många gamla sidor ligger också kvar över tid. På samma sätt växer antalet dokument i upload-katalogen på Episerver. Eftersom det ligger i allas intresse att intranätet och sökfunktionen inte belastas av inaktuella sidor och dokument ska dokumentmappar och webbsidor gås igenom årligen. Fatta i samband med detta beslut om vad som ska revideras, gallras respektive arkiveras. Originaldokument bör aldrig lagras i upload-katalogen i Episerver. Webbsidor och nyheter kan arkiveras i mappar avsedda för detta (#-symbol före arkivmappens namn) och som inte indexeras mot sökmotorn. Kontakta webbsupporten för inställningar i dynamiska inställningar Inaktuella webbsidor och nyheter som det inte ligger något värde i att spara ska gallras bort.

17 (17) Rubriker Det finns tre rubriknivåer för gruppering av innehållet på sidan. Sidans namn får alltid rubrikstorleken H1. För att styckeindela den löpande texten används rubrikstorlek H2, respektive H3 för underrubriker. Tabeller Tabeller ska av tillgänglighetsskäl användas sparsamt. Tabeller används för att presentera större informationsmängder. I andra fall används istället löpande text med underrubriker. Uppföljning Alla webbredaktörer har en viktig roll att medverka aktivt för att uppfylla de krav som ställs. ens webbredaktörer har befogenhet att göra förändringar på webbplatsen och på webbsidor om större avvikelser från regelverket och riktlinjerna hittas. Dokumentinformation För innehållet svarar Andreas Milkewitz, webbansvarig, kommunikationsstaben, SÄS Remissinstanser utgåva1 en, redaktörsgrupp för nya SIW, Kontaktpersoner för webbarbete på kliniker Projektledning projekt styrdokument Fastställt av Urban Wigert, kommunikationschef, SÄS Nyckelord SIW, SÄS, intranät, episerver, webb, webbpublicering Referens- och länkförteckning 1. Riktlinjer för anpassad information ge.pdf 2. SÄS interna webbplats - syfte och mål omi%20och%20informationsenhet/informationsavd/webbgrupp/styrdok ument/s%c3%84sinterna20webbplats2020syfte0och20m%c3%a5l.pdf