Webb - regelverk för SÄS externa webbplats

Transkript

1 (13) Sammanfattning Patienter och medborgare i Västra Götalandsregionen (VGR) ska ha god tillgång till begriplig information och användbara tjänster på regionens webbplatser. SÄS externa webbplats ska utgå från användarens behov och ha ett lättillgängligt innehåll. Det här regelverket syftar till att göra det möjligt genom att ge riktlinjer för hur innehåll kan presenteras på ett enhetligt och tillgängligt sätt. Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Bakgrund... 1 Förutsättningar... 2 Genomförande... 2 Regelverk... 2 Texter... 3 Grundstruktur för en ingångssida... 3 Grundstruktur för avdelning och mottagning... 4 Grundstruktur för andra verksamheter på enhetsnivå... 6 Grundstruktur för kliniksidor... 6 Kontaktuppgifter... 6 Bilder och filmer... 8 Länkar... 8 Block... 9 Dokument Sökmotoroptimering Övriga riktlinjer Uppföljning Dokumentinformation Referensförteckning Länkförteckning Bakgrund Patienter och medborgare i Västra Götalandsregionen (VGR) ska ha god tillgång till begriplig information och användbara tjänster inom hälso- och sjukvården via regionens webbplatser [1, 2, 3, 4]. Regiongemensamma prioriteringar, värderingar, riktlinjer och funktionella mål är vägledande för webb-arbetet [5, 6].

2 (13) SÄS externa webbplats ska utgå från användarens behov och ha ett lättillgängligt innehåll. Patienter och närstående ska på ett enkelt sätt kunna hitta rätt i vården, ta kontakt och förbereda sig inför ett besök. E-tjänster ska skapa förutsättningar för en ökad patientdelaktighet. För att det ska vara enkelt att ha att göra med sjukhusen i VGR samordnas delar av webbplatsernas navigation och innehåll. Webbplatsen ska också ha ett innehåll som är riktat till personer som är intresserade av att arbeta eller forska på SÄS, till exempel om lediga tjänster, möjligheter till utveckling och karriär på sjukhuset. På den externa webbplatsen finns även innehåll och tjänster för andra målgrupper, till exempel andra vårdaktörer, samverkansparter och media. Genom att vi följer Västra Götalandsregionens stilguide och gemensamma grafiska profil för digitala medier framgår det tydligt att SÄS är en del av VGR [7]. Förutsättningar SÄS kommunikationsenhet ansvarar för webbplatsens övergripande struktur och för att uppsatta mål för innehåll och funktion uppnås. I ansvaret ingår också behörighetsadministration, utbildning och support för lokala webbredaktörer. När det gäller innehållet på webbplatsen ansvarar kommunikationsenhet för SÄS-övergripande webbsidor och för att tillhandahålla regelverk och rutiner för webbarbetet. Lokala webbredaktörer på SÄS svarar för verksamheternas del av innehållet. Varje klinik behöver ha minst en utbildad, lokal webbredaktör som har som uppdrag att publicera och uppdatera innehållet på den externa webbplatsen. Det yttersta ansvaret för verksamhetens information har verksamhetschefen. Webbplatsens innehåll administreras och publiceras med Epi CMS, som är det webbpubliceringssystem som används i VGR. Genomförande Regelverk Den externa webbplatsens består av webbsidor med olika funktion och med olika målgrupper. Sidorna skapas dessutom på olika sidtyper i Epi CMS: Startsidan är startpunkten, nivå 1, under vilken webbplatsens struktur byggs upp. På startsidan finns ingångar till centralt innehåll och viktiga funktioner för de primära målgrupperna. Det viktigaste innehållet placeras överst på sidan. Sidtyp: Startsida.

3 (13) Ingångssidor, eller gallerisidor, är portalliknande startsidor som ska ge en överblick över serviceutbud och innehåll för ett informationsområde. Ingångssidorna är nivå 2 på webbplatsen och skapar huvudmenyn. Ingångssidorna är: Avdelningar och mottagningar, Patient hos oss, Jobba hos oss, Om SÄS och För dig som är Sidtyp: Informationssida. Innehållssidor används för att presentera innehåll inom informationsområden på webbplatsen. De är de vanliga webbsidor som utgör nivå 3 på webbplatsen. Vid behov kan en innehållssida summera innehåll som finns på ytterligare en nivå, nivå 4, och har ett ännu mer detaljerat och fylligt innehåll. Innehållssidor kan öppnas via menyer eller länkar. Innehållssidor som bara är tillgängliga via länkar kallas flytande innehållssidor. Sidtyper: Informationssida, Avdelning, Mottagning. Nyhetssidor används för att skapa nyheter och nyhetslistor på webbplatsen. Sidtyp: Nyhetssida Texter Skriv för användaren och var mån om att innehållet är tydligt och begripligt. Följ de riktlinjer som ges för texter i webbhandboken [6]. Några tumregler att hålla sig till: Använd korta texter och stycken. Använd ett klart och enkelt språk. Se till att texterna vänder sig mot målgruppen, de som ska läsa dem. Se till att sidan har en inledande sammanfattning, med formateringen Ingress. Använd inte förkortningar i texter, skriv ut hela ord och meningar. Låt någon annan se över dina texter innan du publicerar dem. Undvik kursiv text. Använd istället fetstilt text för att betona ord och fraser i texten. Rubriker Det finns fyra rubriknivåer för gruppering av innehållet på sidan. Sidans namn får alltid rubrikstorleken Rubrik 1. För att styckeindela den löpande texten används rubrikstorlek Rubrik 2, Rubrik 3, och Rubrik 4 för underrubriker. Se till att du följer rubrikordningen. Använd rubriker för att hjälpa läsaren att överblicka och hitta i texten. Låt dina rubriker innehålla viktiga nyckelord och gärna verb. Använd inte för få ord i rubriker på sidan längre rubriker hjälper användaren bättre. Grundstruktur för en ingångssida En ingångssida riktar sig till en specifik målgrupp och ger en översiktlig bild av det aktuella informationsområdets utbud. Den är också en del av huvudmenyn för navigation på webbplatsen. För de primära målgrupperna

4 (13) patient, närstående och arbetssökande är innehållet kortfattat och fokuserar på vanliga, praktiska frågor som användaren har, till exempel inför ett besök. Ingångssidan kan vara en enkel informationssida med allt innehåll på sidans scen. Den totala mängden innehåll inom informationsområdet avgör om det behövs ytterligare fler nivåer. För informationsområden med mycket innehåll kan ingångssidan ha puffblock med länkar till innehållssidor på nivå 3. För sidor på nivå 3 bör då en vänstermeny finnas, så att det går att navigera sig till övriga sidor på samma nivå på ett enkelt sätt. Exempel. Ingångssida med puffblock som länkar till innehållssidor för patienter. De innehållssidor som hör till ett informationsområde skapas under ingångssidan för området i Episerver-strukturen. Block som återanvänds på många sidor skapas och läggs till från resursfönstrets blockarkiv. Grundstruktur för avdelning och mottagning Särskilda sidtyper används för att skapa avdelningssidor och mottagningssidor. Innehållet presenteras enligt en mall som är enhetlig för alla sjukhus i VGR. Mallen har fasta rubriker för innehållet på sidan. Anges inget innehåll utelämnas den aktuella rubriken när sidan publiceras. Innehåll för avdelningar: Kort presentation (dold rubrik) Syfte: Beskriva för vilka besvär och vilka patienter verksamheten finns till. Det ska vara tydligt att man hamnat rätt. Din vistelse hos oss Syfte: Informera om rutiner och om hur det är att läggas in på avdelningen, så att man kan känna sig väl förberedd som patient. Checklista Syfte: Lättillgänglig kom-ihåg-lista med råd och instruktioner i punktform.

5 (13) Vi som arbetar här Syfte: Berätta vilka yrkeskategorier som tar hand om patienten vid besöket. Ansvarig(a) för mottagningen Innehåll för mottagningar: Kort presentation (dold rubrik) Syfte: Beskriva för vilka besvär och vilka patienter verksamheten finns till. Det ska vara tydligt att man hamnat rätt. Söka vård hos oss Syfte: Informera om hur man blir patient på mottagningen. Vid ditt besök hos oss Syfte: Informera om vad som händer inför och vid besöket, så att man kan känna sig väl förberedd som patient. Kom ihåg Syfte: Lättillgänglig kom-ihåg-lista med råd och instruktioner i punktform. Vi som arbetar här Syfte: Berätta vilka yrkeskategorier som tar hand om patienten vid besöket. Ansvarig(a) för mottagningen Exempel. Mottagningssida med kontaktuppgifter och e-tjänster överst på sidan. Blocket med kontaktuppgifter kan expanderas så att fler uppgifter visas. Aktuella kontaktuppgifter, öppettider och e-tjänster kopplas till sidan genom att verksamhetens HSA-ID anges i sidans inställningar (egenskaper). Dessa uppgifter hämtas då från KIV. Kontaktuppgifter får bara i undantagsfall anges manuellt. Övrigt innehåll från avdelningen eller mottagningen presenteras i block tillhöger på sidan. Det kan till exempel gälla länkar till dokument eller sidor med patientinformation.

6 (13) Grundstruktur för andra verksamheter på enhetsnivå Mallarna för avdelningssidor och mottagningssidor passar inte alla typer av verksamheter. Grundregeln är att ändå använda någon av dessa sidtyper, men utelämna innehåll för de rubriker som inte passar uppdraget. För dessa verksamheter kan presentationen av verksamheten istället vara lite mer omfattande. HSA-ID kan fortfarande användas för att hämta uppgifter från KIV, men det går att utelämna (dölja) blocket med e-tjänster om sådana saknas. Grundstruktur för kliniksidor Klinikernas sidor finns under ingångssidan Om SÄS, tillsammans med annat innehåll om hur sjukhusets verksamhet bedrivs. Innehållet för kliniksidorna innefattar: Kort beskrivning (ingress) Syfte: Beskriva kärnan i verksamheten medicinska specialiteter och andra uppdrag. Uppdrag och arbetssätt Syfte: Beskriva något mer om vårduppdraget. Skriva något kort om organisationen: antal medarbetare, olika yrken, arbetssätt med team och sektioner etc. Nämna något om eventuella forsknings- och utbildningsuppdrag. Att arbeta hos oss Syfte: Beskriva vad som gör kliniken speciell. Vad sticker ut? Vad är kliniken extra bra på? Medicinska resultat, utvecklingsarbete med mera. Hur arbetar man med arbetsmiljö och trivsel? Hur är lokalerna? Fakta om möjligheter att specialisera sig eller utvecklas i jobbet på annat sätt. Eventuellt stycke om ytterligare något ämne Syfte: Möjlighet att lyfta fram annat innehåll som motsvarar behov hos mottagaren (inte sådant vi vill berätta om oss själva). Övrigt i block nederst på sidan Klinikövergripande dokument och länkar. Kontaktuppgifter till verksamhetschef eller andra med övergripande ansvar för frågor som mottagaren kan ha. Länkar till klinikens avdelningar och mottagningar. Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter ska vara enhetliga och tydliga för användaren. De ska också vara lätta att använda i mobila enheter. Skriv namn och titel, till exempel Mia Tiensuu, vårdenhetschef. Skriv ut telefonnumret och gör det alltid klickbart för uppringning. Skriv Telefon eller Mobil före numret.

7 (13) Skriv ut e-postadressen, till exempel anna.hagborg@vgregion.se. Skriv E-post före adressen. Använd enkel radbrytning efter rubrikerna och nytt stycke för varje post i kontaktuppgifterna. Exempel. Så här skriver vi kontakuppgifter. Klockslag och dagar Klockslagen och veckodagarna ska vara enhetliga och tydliga för användaren. De ska också vara lätta att läsa i mobila enheter. I löpande text anges klockan. Till exempel Vi har öppet från klockan nio till klockan. Vid angivelse av specifika tidpunkter förkortas klockan till Kl.. Klockslaget skrivs med en nolla framför ental och med kolon emellan tidpunkterna. Mellanslag används omkring bindestrecket i samband med klockslag. Veckodagarna skrivs utan förkortningar. Till exempel Måndag-fredag. Mellanslag avänds inte omkring bindestrecket i samband med veckodagarna. Exempel. Så här skriver vi veckodagar och klockslag.

8 (13) Bilder och filmer Bilder och filmer ska användas på ett medvetet och informationsstödjande sätt på webbplatsen [6]. Kontakta alltid kommunikationsenheten när det gäller bilder och filmer för den externa webbplatsen. Bilder ska alltid tas av en fotograf och godkännas av en fotograf eller informatör [8]. Alla som medverkar på bild ska ha gett sitt medgivande och vara medvetna om hur bilden kommer att användas. Vi använder alltid i första hand egna, unika bilder. Bilder och filmer som används på webben ska vara optimerade för detta. Regionens mediebank, Fotowebb, har fördefinierade format för att infoga bilder på webben. Bilder läggs i första hand till i anvisat fält för den sidtyp som används i Episerver, till exempel Informationssida. Vi eftersträvar i största möjliga mån att, till Fotowebbfältet på informationssidorna, använda bilder i format 2:1, med hänsyn till användarvänligheten i mobiltelefon. När du bäddar in video på webbsidan ska tjänsten och formatet stödja uppspelning på mobila enheter. För att vara tillgängliga ska bilder som tillför något till förståelsen av texten eller webbsidan alltid ha en alternativ text, som förklarar eller beskriver bildens innehåll för de som inte kan se den. Bilder som bara har en dekorativ funktion ska inte ha någon alternativ text. På liknande sätt bör alltid video-/ljudbaserad information ha en textad motsvarighet, så att det finns flera sätt att ta del av det förmedlade innehållet. Länkar Alla länkar ska ha en tydlig och beskrivande länktext som hjälper användaren att hitta rätt. Det ska gå att förstå vilket innehåll länken pekar ut även för någon som läser länktexten utanför sitt sammanhang [6]. För att skriva tydliga länkar [9]: Skriv det viktigaste först Undvik läs mer och klicka här. Använd istället ord som säger något om innehållet som länken leder till. Till exempel kan rubriken för den som sida som länken leder till användas om den är informativ och tydlig. Använd samma länktext för alla länkar som leder till samma sida. Använd till exempel Socialstyrelsen som länktext istället för Länkar ska aldrig användas i löpande text, utan samlas under textstycket som de hör samman med. Länkar som inte är direkt kopplade till texten, eller som är av mer allmän karaktär, listas i block.

9 (13) Exempel. Så här anges länkar till webbsidor efter ett textstycke. Exempel. Så här anges dokumentlänkar efter textstycken. Alla länkar ska öppnas i samma fönster, oavsett om de leder till ett dokument eller till en webbsida. Om användaren vill öppna i nytt fönster eller en ny flik används webbläsarens funktioner för det. Tänk på att begränsa det totala antalet länkar. Ta bara med länkar som du vet att användaren har direkt nytta av. Block Innehållet på webbsidan kan kompletteras med innehåll i block. Vi använder oss framförallt av två typer av block: Textblock, som har en med fritextdel där till exempel länkar kan skapas. Puffblock med plats för rubrik, bild/ikon och pufftext. Textblock Länkar till webbsidor och/eller dokument som inte är direkt associerade med ett stycke i texten kan placeras i ett textblock. Rubriker och länktexter ska då följa riktlinjerna i det här dokumentet. För avdelningssidor och mottagningssidor kan brödtextdelen kompletteras med textblock med följande rubriker och i följande ordning: 1. E-tjänster (aktiveras automatiskt om verksamheten har e-tjänster). 2. Patientinformation. Länkar till patientinformation på 1177.se och eventuella dokument med patientinformation.

10 (13) 3. Patientföreningar. Länkar till patientföreningar som är relevanta för verksamhetens patienter. 4. Mer information. Länkar till övriga källor som är relevanta för patienten. Antalet länkar av den här typen bör vara begränsat till de två-tre viktigaste. Puffblock I vissa fall används puffblock för att lyfta fram ett innehåll och skapa ett sätt att navigera sig till det. Puffblock används bara på nivå 1 och 2 på webbplatsen. Dokument Det finns två sätt att använda och publicera dokument via Epi CMS eller via Alfresco. Vad som är passar bäst beror på hur länge dokumentet ska vara tillgängligt och om det ska kunna länkas upp från mer än en webbsida. Ibland är det mer lämpligt att ge information på en webbsida. Då behöver inget dokument laddas ned och öppnas med en app i mobilen eller på datorn. Dokumentnamn Du ska alltid använda beskrivande filnamn [9]. Namnet ska säga något om vad filen innehåller. Filnamnet bör däremot inte innehålla specialtecken eller å, ä, ö. Undvik också att blanda stora och små bokstäver. Använd - istället för mellanslag eller _. Exempel. Filnamn: kvartalsrapport-for-sodra-alvsborgs-sjukhus-2016.pdf. Dokumentformat Dokument ska publiceras i PDF-format (PDF/A) i första hand för att det ska vara enkelt att ta del av innehållet och för att minimera beroendet av appar som kräver licens. Ladda upp och publicera Dokument som bara ska länkas upp på en webbsida eller i ett block laddas upp till katalogen för den aktuella sidan eller det aktuella blocket i Epi CMS. I de fall man vill kunna länka till ett dokument från flera webbsidor bör det istället publiceras via samarbetsytan SÄS webbdokument i Alfresco. Där finns ett dokumentbibliotek med en mappstruktur för varje klinik, för processer och för staber. Skapa vid behov en mapp för din enhet, avdelning eller mottagning i klinikens/stabens mapp. Du kan metamärka dokument i Alfresco och göra det lättare att hitta dem via webbplatsens sökfunktion. För att kunna ladda upp och publicera dokument till SÄS webbdokument behöver du ansöka om medlemskap i samarbetsgruppen via informationsenhetens webbsupport, webb.sas@vgregion.se. Hjälpmaterialet för Alfresco ger instruktioner kring hur du laddar upp och publicerar dokument [11].

11 (13) Dokumentlänkar Länkar till dokument ska vara tydliga och informativa, precis som filnamn och länkar till webbsidor. Dokumentlänkar öppnas alltid i samma fönster. Av tillgänglighetsskäl ska dokumenttypen också alltid anges inom parenteser i klartext efter dokumentlänkens namn, till exempel Mitt dokument (pdf). Vissa hjälpmedel läser upp länken och användaren får bara information om det som står i text. Om dokumentfilen är större än 1 megabyte ska också filstorleken anges, till exempel Mitt dokument (pdf, 1 mb). Exempel. Dokumentlänk efter ett textstycke. Sökmotoroptimering Att använda sökmotorer, som till exempel Google och Bing, är ett vanligt sätt att söka efter innehåll på webben. För att dina webbsidor ska bli lättare att hitta och hamna högre upp i sökmotorers sökresultat finns det några saker att tänka på, till exempel när det gäller sidans innehåll, rubriker och beskrivning. Detta kallas sökmotoroptimering. I rutinen Sökmotoroptimering på SÄS webbplatser [10] får du tips och anvisningar för sökmotoroptimering av dina webbsidor. Övriga riktlinjer Tabeller Du får bara använda tabeller för att presentera strukturerad data, inte för att skapa kontaktsidor eller layouteffekter. Tänk på att testa i mobilt läge innan du publicerar en sida med tabeller. Enkel adress Ibland finns det behov av att skapa en enkel (kortare) adress till webbsidan, till exempel för marknadsföring av sidan. När en enkel adress skapas, ange först snedstreck och därefter namnet på sidan, t.ex. /vardhygien. Hela den enkla adressen till sidan blir då Färger Innehåll på webbsidor ska följa den övergripande stilmallen när det gäller färg på text och bakgrund [7].

12 (13) Håll innehållet aktuellt Allt innehåll måste uppdateras minst en gång om året. Se till att ha en plan för att underhålla ditt innehåll på den externa webbplatsen. Gör då en revision och gallra eller uppdatera ditt innehåll. Till din hjälp finns också en städfunktion för alla externa webbplatser i VGR. Den kommer att skicka påminnelser för sidor som inte har uppdaterats det senaste året. Efter tre påminnelser arkiveras ditt innehåll och så småningom raderas det. Rätt skribent Se till att ange rätt skribent på varje webbsida, så att det är lätt att komma i kontakt med ansvarig för innehållet. Om du lämnar ditt uppdrag som webbredaktör, se till att ändra skribentinformationen. Uppföljning Alla webbredaktörer har en viktig roll att medverka aktivt för att uppfylla de krav som ställs. en har befogenhet att göra förändringar på webbplatsen och på webbsidor vid avvikelser från regelverket och riktlinjerna. Dokumentinformation För innehållet svarar Andreas Milkewitz, webbutvecklare, kommunikationsstaben, SÄS Kerstin Holm, informatör, kommunikationsstaben, SÄS Remissinstanser Urban Wigert, kommunikationschef, kommunikationsstaben, SÄS Fastställt av Urban Wigert, kommunikationschef, kommunikationsstaben, SÄS Nyckelord internet, webbsidor, publicering, patientinformation, mina vårdkontakter, gallring, manual

13 (13) Referensförteckning 1. Strategi för Västra Götalandsregionens externa kommunikation 2. Strategiplan - SÄS mitt sjukhus 3. Västra Götalandsregionens vision - Det goda livet 4. Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation 5. Prestandabudget och mätbar webbkvalitet för 6. Webbhandboken för Västra Götalandsregionens webbplatser 7. Visuell profil för Västra Götalandsregionen 8. Riktlinje Fotografering vid 9. Vägledning för webbutveckling, Post- och telestyrelsen. 10. Sökmotoroptimering på SÄS webbplatser 11. Hjälpmaterial för Alfresco i VGR Länkförteckning Västra Götalandsregionens styrdokument Strategiplan - SÄS mitt sjukhus Västra Götalandsregionens vision - Det goda livet Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation Prestandabudget och mätbar webbkvalitet för Webbhandboken för Västra Götalandsregionens webbplatser Visuell profil för Västra götalandsregionen Fotografering vid Vägledning för webbutveckling Sökmotoroptimering på SÄS webbplatser Hjälpmaterial för Alfresco i VGR