Webbhandboken säkerställer 3 Vision och mål för sundbyberg.se... 3 Prioriterade målgrupper... 3

Transkript

1 KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN Innehåll Webbhandboken säkerställer 3 Vision och mål för sundbyberg.se... 3 Prioriterade målgrupper... 3 Redaktionella riktlinjer 4 Webbplatsens uppbyggnad... 4 Startsida Ingångssida... 4 Artikelsida... 4 Webbplatsen ska vara Bestäm vad du vill uppnå Hitta syftet med din text Avgränsa och prioritera En sak i taget dela in i stycken Rubriken konkret, kort och intresseväckande Det viktigaste först - skriv begripligt och konkret... 6 Enkla meningar... 6 Du-tilltal... 6 Aktiva meningar... 6 Behåll verben... 6 Korta ner Gör texten sökvänlig Relaterad information och service... 7 Länkar... 7 Dokument... 7 e-tjänster och blanketter... 7 Öppettider... 7 Kontakt Bilder och bildspråk Kontrollera texten... 8 Bildarkiv 8 Filarkiv 9 Webborganisation och arbetsgång 10 Roller Forum för webborganisation Webbråd forum för ingångsägare Publicistforum forum för webbpublicister Webbaktuellt forum för kommunikatörer och avdelningschefer Arbetsgång uppdatering, förbättring och utveckling Uppdatering Förbättring Utveckling Arbetsgång för uppdatering När du slutar som webbpublicist Utbildning Skriva för webben Webbpublicering Håll dig uppdaterad Sundbybergs stad, Sundbyberg BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne TELEFON TELEFAX ORG.NUMMER

2 Arbetsrutin för webbpublicist - förslag Relaterade dokument, riktlinjer och styrdokument 13 2

3 Webbhandbok sundbyberg.se Webbhandboken säkerställer att det redaktionella webbarbetet bidrar till att webbplatsens vision och mål uppnås att det redaktionella innehållet håller hög kvalitet och tillgänglighet samt bidrar till en enhetlig webbplats en enhetlig webborganisation med ett gemensamt arbetssätt Vision och mål för sundbyberg.se Sundbyberg.se där webben är som bäst nära till nytta På sundbyberg.se ska det gå snabbt att ta del av relevant information, service och kontaktuppgifter. Besökaren ska enkelt få insyn i stadens beslut, verksamhet och resultat. Webbplatsen ska även vara redaktionellt tillgänglighetsanpassad och sökbar. Prioriterade målgrupper Sundbyberg.se riktar sig främst till befintliga och kommande invånare, potentiella medarbetare, företag och journalister. För fullständig information om webbplatsens vision, mål, målgrupper, digital strategi och relaterade dokument se webbstrategi för sundbyberg.se. 3

4 Redaktionella riktlinjer De redaktionella riktlinjerna ska ge stöd för dig som skriver för webben så att du kan fokusera på ditt budskap och sakinnehåll. Syftet är att det redaktionella innehållet ska hålla hög kvalitet och tillgänglighet och bidra till en enhetlig webbplats. Webbplatsens uppbyggnad Sundbyberg.se är byggd i nivåer med en startsida (nivå 1), ingångssida (nivå 2) och artikelsidor (nivå 3-5). Att ha för många nivåer är inte läsvänligt och därför begränsar vi oss till max fem. Försök också att endast ha en sida på ett ställe på webbplatsen. Använd hellre relaterade länkar för att hänvisa vidare. Startsida Startsidan ska fungera som ett skyltfönster till den service som besökarna efterfrågar och i andra hand sådant som kommunen vill berätta om. Ingångssida Ingångssidan ska ge besökaren en överblick av den information och service som varje ämne handlar om och snabbt leda besökaren vidare. Också denna sida ska fungera som ett skyltfönster till den service som besökarna efterfrågar och i andra hand sådant som kommunen vill berätta om. Artikelsida För varje nivå fördjupas en artikelsidas information. På nivå 3 görs en uppdelning av ämnets delämnen, och på nivå fyra och fem blir sakinnehållet mer snävt och detaljerat beskrivet. Om nivå tre summerar vad nivå 4 och 5 i detalj berättar om behöver många besökare behöver inte klicka mer än tre gånger för att hamna rätt. Nivå 4 och 5 är endast för de mycket intresserade. Innehåll Beskrivning Syfte Skribent Publiceringsansvar Periodicitet Statisk information Information som är aktuell under en lång tid. Finns i innehållsstrukturen på artikelsidor Ge information och service för besökaren Innehållsägare Webbpublicist Var sjätte månad eller vid behov Aktuellt Kalender Öppettider Relaterade dokument, länkar och e-tjänster Kontakt Information som endast är aktuellt under en kort tid Innehåller evenemang, samråd, möten, och viktiga datum Kan publiceras i artikelsidornas högerspalter Kan publiceras i artikelsidornas högermarginaler Kan publiceras i artikelsidornas högerspalter Berätta om aktuella händelser i kommunen Bjuda in till delaktighet och dialog Snabbt ge besökaren efterfrågad information Erbjuda besökaren kompletterande information och funktion till artikelsidans innehåll Ger kontaktuppgifter relevanta för artikelsidans innehåll. Personbunden eller funktionsbunden Medlemmar i aktuelltrådet Webbpublicist och allmänhet Webbstrateg och ingångsägare Webbpublicist En gång i veckan Löpande Innehållsägare Webbpublicist Var sjätte månad eller vid behov Innehållsägare Webbpublicist Var sjätte månad eller vid behov Innehållsägare Webbpublicist Var sjätte månad eller vid behov 4

5 Frågor och svar Samlas på en egen artikelsida som finns representerad i vänsternavigeringen brevlåda, telefon och adress. Svarar på vanligt förekommande frågor relevanta för artikelsida Ingångsägare Webbpublicist Var sjätte månad Webbplatsen ska vara Till nytta - Varje publicerad text ska vara relevant och till nytta för minst en av våra målgrupper. Information är till nytta när den är förstådd och tillgodoser ett behov. Nära - Använd pronomenet du som tilltal så ofta det går och exemplifiera sådant som kan vara svårt att förstå. Gör det enkelt för besökaren att få kontakt och uträtta sina ärenden. Hjälp läsaren till relevant och kompletterande innehåll. Låter läsaren delta och agera. Aktuell - Information på webben ska vara uppdaterad och korrekt 1. Bestäm vad du vill uppnå Det är mest läsvänligt att ha ett syfte för varje text. Har du flera syften är det bättre att dela upp dem i flera texter. Annars kanske texten inte passar någon till slut. Syfte När Var Hur Informera/beskriva Instruera Utreda Argumentera/övertyga Regler, verksamheter eller resultat Hur man anmäler sig eller använder sig av Vid behov av mer djupgående information Vad vinner läsaren på att använda e-tjänster, söka till våra skolor 2. Hitta syftet med din text På artikelsidor Intill blanketter, e- tjänster och information om deltagande På djupare nivåer, som nivå fyra och fem På artikelsidor eller vid e-tjänster och blanketter Börja med det viktiga först. Hur påverkar detta besökaren som medborgare? Skriv bakgrunden sist Punktform, likt en receptbok till exempel Börja med lösningen först. Sedan förklarar du hur du kom fram till den Börja med att berätta vad läsaren vinner på att använda e- tjänsten eller följa instruktionerna Läsaren kommer till din sida för att lösa en uppgift. Ta reda på vem eller vilka du vänder dig till i din text, vad de har för kunskap om ämnet, och i vilken situation de besöker webbsidan? Vilken uppgift vill de lösa genom att läsa din text? 5

6 3. Avgränsa och prioritera Gå igenom ditt underlag och notera vilket innehåll som ska vara med på din webbsida. Börja med att rangordna innehållet med det viktigaste först. Det viktigaste är det som i grund och botten löser din läsares uppgift. Fundera på: Vilka ord du bör använda Hur detaljerat du bör skriva Om exempel och illustrationer behövs 4. En sak i taget dela in i stycken Dela upp texten i stycken för att hjälpa läsaren att skumläsa sidan och välja det stycke som för stunden är mest intressant. Använd mellanrubriker om du har många stycken. För långa stycken gör att läsaren lätt tappar bort sig och tröttnar på att leta efter specifik information. Försök att dela upp stycken som har fler än tio rader och sammanfoga de som består av enbart en eller två meningar. Markera ett nytt stycke med blankrad och låt styckets första rad börja längst ut i vänstermarginalen. 5. Rubriken konkret, kort och intresseväckande Huvudrubriken på varje artikelsida ska vara samma som rubriken i vänsternavigeringen. Mellanrubrikerna ska sammanfatta varje styckes innehåll. Låt alltid en rubrik följas av en text för att två rubriker aldrig ska staplas på varandra. 6. Det viktigaste först - skriv begripligt och konkret Gör det aldrig svårare än nödvändigt för läsaren att förstå din text. Enkla meningar Variera mellan långa och korta meningar och låt subjekt (den som gör något) stå nära predikatet (det som händer). Du-tilltal Använd du-tilltal i så stor utsträckning som möjligt istället för ord som medborgare, mantalsskrivna, näringsidkare etcetera. Aktiva meningar Använd aktiva meningar som skicka anmälan eller betala istället för anmälan skickas eller betalningen görs. Behåll verben Behåll verben istället för att göra om dem till substantiv. Skriv hellre undersöka än genomföra en undersökning. Korta ner Klä inte in ditt budskap i alltför många ord. Skala hela tiden av meningar och ord från din text som inte direkt hjälper läsaren att lösa sin uppgift. Läs mer i om klarspråk, de svenska skrivreglerna och jämställt språk. 6

7 7. Gör texten sökvänlig Välj två till fem ord (nyckelord) som du tror att målgruppen för din webbsida använder för att hitta texten. Dessa ord beskriver också vad din text handlar om. Se till att nyckelorden finns med i Rubriker Löpande text Textbitar som är länkade/länkar Alternativtexter till bilder I metadata Läs mer om riktlinjer för sökoptimering 8. Relaterad information och service Länkar Länkar ska leda besökaren till relevant kompletterande information. Texten som länkas ska berätta vilken information besökaren kan vänta sig eller till vilken webbplats länken leder. Relaterade länkar läggs främst i högerspaltens kolumn för relaterad information Länkar till externa och interna webbplatser ska öppnas i nytt fönster Alla länkar ska ha en beskrivning Vi länkar främst med hjälp av text, inte bilder Se länkstrategi Dokument Dokument ska leda besökaren till relevant kompletterande information och inte användas för att slippa korta ner, prioritera eller sammanfatta material som kan finnas på en artikelsida. Relaterade dokument läggs i högerspaltens kolumn för relaterad information. Döp dokumentet så att det framgår tydligt vilken information som finns i. Dokument ska ha årtal. Ange inte årtal om dokumentet ska vara aktuellt under en lång tid. Dokument ska endast laddas upp som Pdf (aldrig Word, PowerPoint etcetera) e-tjänster och blanketter E-tjänsten ska hjälpa läsaren att genomföra ett kommunalt ärende kopplat till artikelsidans innehåll. Relaterade e-tjänster läggs i högerspaltens kolumn för relaterad information. Texten som länkas ska berätta vilken typ av självservice som kan genomföras. Öppettider På artikelsidor som beskriver en verksamhet med specifika öppettider ska dessa finnas i högerspaltens kolumn för öppettider. Använd liten bokstav på veckodagar (måndag, tisdag ). Skriv klockslag med en punkt mellan timme och minut (16.45). 7

8 Öppettider måndag torsdag fredag lördag söndag stängt Kontakt I den mån någon kan svara på frågor om innehållet på din webbsida via e-post, besök eller telefon ska du fylla i dina kontaktuppgifter. Kontaktuppgifter läggs i högerspaltens kolumn för relaterad information. Du kan använda dina egna kontaktuppgifter eller hänvisa till en funktionsbrevlåda. Var noga med att det finns någon som kan svara på eventuella frågor. Konakt Förnamn Efternamn Titel xx xx x xxx förnamn.efternamn@sundbyberg.se Besöksadress Kavallerivägen 4 Sundbyberg Postadress Kavallerivägen Sundbyberg 9. Bilder och bildspråk Använd bilder endast när de förstärker textens budskap. Gärna bilder med människor och lokal anknytning som visar upp stadens, medborgarnas och medarbetarnas mångfald. Bilderna ska vara tydliga och med bra teknisk kvalitet. Använd bilder med god teknisk kvalitet Undvik genrebilder, clip art eller överdrivet bildbehandlade bilder Undviker små och plottriga bilder Mer om riktlinjer för bilder i Sundbybergs stad 10. Kontrollera texten Kontrollera din text innan du publicerar den. Rätta stavfel meningsbyggnad och annat som kan göra det svårt för läsaren att få nytta av texten. Du kan skicka texten till webbredaktionen@sundbyberg.se eller till din publicist/ingångsägare för granskning. Kontrollera alltid din text i Microsoft Word innan du publicerar den. Bildarkiv I SiteVision bildarkiv lägger du upp bilder som du ska publicera på en webbsida. Bilder som endast ska användas en gång under en specifik tid laddar du upp som bilder på sidan Bilder som kommer användas flera gånger under en längre tid ska finnas i relevant mapp 8

9 Döp bilden så att namnet berättar vad bilden visar. Du kan använda bilder som redan finns i arkivet eller ladda upp egna bilder från kommunens bilddatabas SKOBA. Kom ihåg! Rensa bilder på sidan från bilder som inte längre används på webbsidan! Filarkiv I SiteVision filarkiv lägger du upp dokument som du ska publicera på en webbsida. Dokument som endast ska användas en gång under en specifik tid laddar du upp som filer på sidan Dokument som kommer användas flera gånger under en längre tid ska finnas i relevant mapp Döp dokumentet så att namnet berättar vad dokumentet visar. Ladda endast upp Pdf-dokument, aldrig worddokument, PPt etcetera. Glöm inte: att rensa filer på sidan från bilder som inte längre används på webbsidan! 9

10 Webborganisation och arbetsgång Med en enhetlig webborganisation och ett gemensamt arbetssätt kan vi säkerställa en webbplats med hög kvalitet och effektivt arbetssätt Roller Forum för webborganisation Webbråd forum för ingångsägare Ett rådgivande forum som hanterar utveckling och förbättringar av webbplatsen. Webbstrateg är sammankallande. Ingångsägare närvarar. Publicistforum forum för webbpublicister Ett kunskapsdelande forum avsett för utvärdering och utveckling av webbplatsens innehåll. Webbstrateg är sammankallande. Webbpublicister närvarar. Webbaktuellt forum för kommunikatörer och avdelningschefer Ett forum för att planera och publicera aktuellt på startsidan. Webbstrateg är sammankallande. Deltagare är kommunikatörer och avdelningschefer vid behov. Arbetsgång uppdatering, förbättring och utveckling Uppdatering Förslag på uppdatering av text, bild och dokument samt publicering av formulär och enkäter kommer från innehållsägare och skickas till ansvarig webbpublicist Beslut om förändring tas av webbpublicist, eventuellt i samråd med ingångsägare. Förbättring Förslag på att publicera ny webbsida skickas till ingångsägare. Beslut tas av ingångsägare, eventuellt i samråd med webbråd. Utveckling Förslag på nya funktioner, innehållsstruktur, kampanjer med mera skickas till webbstrateg via webbredaktionen@sundbyberg.se. Beslut tas av webbstrateg, eventuellt i samråd med webbråd och webbägare. Arbetsgång för uppdatering 10

11 När du slutar som webbpublicist Alla delar av webbplatsen ska ha en ansvarig webbpublicist. Följ ordningen nedan för att vara säker på att den nya webbpublicisten kan ta vid. Kontakta webbstrateg som tar bort din behörighet ger din efterträdare behörighet bokar en utbildning till din efterträdare Om du inte vet vem din efterträdare är, ansvarar din förvaltningschef eller närmast berörda chef för att utse en ny webbpublicist och sätta denne i kontakt med webbstrateg. Överlämna till ny webbpublicist lista över dina webbsidor webbhandbok dina tips på rutiner för publicering lista på ditt nätverk med innehållsägare Utbildning Skriva för webben För webbpublicister och innehållsägare - lär dig skriva på webben Webbpublicering För webbpublicister - lär dig SiteVision Håll dig uppdaterad Bloggar Tidskrifter Undersökningar Läs mer i förvaltningsdirektivet 11

12 Arbetsrutin för webbpublicist - förslag 1. Räkna antal webbsidor som du ansvarar för och dela dessa med sex, för att veta hur många sidor du behöver arbeta med varje månad. 2. Avsätt ett eller flera tillfällen varje månad för webbarbete. Skriv ett mejl till dig själv om du får idéer om förbättringar mellan tillfällena. 3. Bocka av de webbsidor du arbetat med varje månad. Gör gärna dokumentet tillgängligt för din chef och/ eller din ingångsägare. 4. När det är tillfälle att arbeta med webben uppdaterar du det antal sidor du kom fram till att du behövde. Börja med de som har minst antal besökare. Rensa och/ eller uppdatera. 5. Efter några månader vet du om du har ett lagom antal webbsidor för den tid du kan avsätta. Prata med din chef, ingångsägare eller kommunikationsavdelningen om tiden är knapp. 6. Avsätt tid för vårstädningen varje år. Om du har arbetat enligt schemat vet du hur lång tid det kommer att ta för dig att delta. Hinner delta kontaktar du kommunikationsavdelningen och din ingångsägare. 12

13 Relaterade dokument, riktlinjer och styrdokument Utvecklingsplan e-tjänster Riktlinjer för sökmotoroptimering och länkning Riktlinjer för domänhantering Riktlinjer för sociala medier Webborganisation och förvaltningsdirektiv för sundbyberg.se. Sundbybergs stad grafiska profil manual Dokumenthaneringsplan Handlingsplan för förvaltningsområdet för finska Handlingsplan för jämställdhet IT-strategi Sundbybergs stad kommunikationspolicy Sundbybergs stads policy för en tillgänglig stad Sundbybergs stads näringslivspolicy