KF Ärende 4. Kommunövergripande internkontroll Restauranger i kommunal regi

Transkript

1 KF Ärende 4 Kommunövergripande internkontroll Restauranger i kommunal regi

2

3

4 Tjänsteskrivelse 1 (1) KS Kommunstyrelsens ledningskontor Handläggare Maria Leu Kommunstyrelsen Kommunövergripande internkontroll Restauranger i kommunal regi Sammanfattning Syftet med internkontrollen är att säkerställa att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv. Vidare syfte är att rapportering om ekonomi och verksamhet är tillförlitlig samt att lagar och föreskrifter följs. Kommunfullmäktige fastställde den 20 december år 2016 kommunövergripande internkontrollområden för år 2017 (KS ). Ett av dessa övergripande områden för år 2017 är att granska kostnaderna för våra kommunala restauranger. Internkontrollen har tittat på om priset är subventionerat och i så fall omfattningen av subventionen. Internkontrollen är gjord utifrån ett övergripande kommunalt perspektiv. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 1 december Kommunstyrelsens ledningskontors internkontrollrapport den 1 december Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att godkänna kommunövergripande internkontrollrapport år 2017 restaurangverksamhet i kommunal regi. Maria Leu Controller Expedieras till: Samtliga nämnder Ekonomichef

5 Tjänsteskrivelse 1 (10) Handläggare Maria Leu, Ekonomienheten KS Internkontroll år 2017 Rapport Restaurangverksamhet i kommunal regi

6 kommunal regi 2 (10) Innehåll Sammanfattning.. 3 Bakgrund 3 Metod Beskrivning av ärendet Produktion och kostnad Solbringens restaurang Produktion och kostnad Nickkällans restaurang Vad säger lagen om subvention Kommunens kostnad för restaurangerna Sammanfattning av granskning och förslag till arbete framåt...8 Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut.10

7 kommunal regi 3 (10) Kommunövergripande internkontroll för Karlskoga kommun år Restaurangverksamhet i kommunal regi Sammanfattning Syftet med internkontrollen är att säkerställa att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv. Vidare syfte är att rapportering om ekonomi och verksamhet är tillförlitlig samt att lagar och föreskrifter följs. Kommunfullmäktige fastställde den 20 december år 2016 kommunövergripande internkontrollområden för år 2017 (KS ) Ett av dessa övergripande områden för år 2017 är att granska kostnaderna för våra kommunala restauranger. En kontroll av kostnader för tillagning av portioner genomfördes vid internbudgetarbetet Ytterligare frågor har sedan ställts utifrån denna rapport. Internkontrollen har sedan tittat på om priset är subventionerat och i så fall omfattningen av subventionen. Vidare beskrivs förslag till åtgärder vilket i detta fall är den eventuella förtjänsten/förlusten vid en avveckling av restaurangerna. Internkontrollen har gjorts utifrån ett övergripande kommunalt perspektiv. Bakgrund Internkontrollområdet beskrivs enligt följande: Kommunallagen förskriver vad som är det kommunala kompetensområdet. Kompetensområdet är begränsat till det geografiska området samt till allmännyttaprincipen, d v s att en kommunal verksamhet ska vara av allmännyttig karaktär och inte gynna enskild. Till detta kommer att om en kommun bedriver affärsverksamhet så ska denna vara utifrån självkostnadsprincipen (d v s inte bedrivas i vinstsyfte) och får inte verka konkurrensstörande på den marknad där kommunen agerar. Internkontrollområdet återkopplar till den tidigare genomlysningen av folkhälsonämnden år 2015 av KPMG. Syftet med den interna kontrollen är att säkra en effektiv hantering av kommunens verksamhet och att undgå fel. Granskningen har till främsta syfte att initiera till förbättringar och redovisa förslag till åtgärder. Metod Internkontrollen består av tre delar, kartläggningsfas över restaurangernas pris för tillagning, intervjufas med chefer inom berörda områden samt redovisningsfas över eventuella dolda subventioner. 1. Beskrivning av ärendet Prissättningen vid Nickkällan, Bergmästaren och Solbringens restauranger har setts över i relation till externa aktörer och har tidigare bedömts ligga i nivå med övriga lunchrestauranger i Karlskoga. KPMG:s genomlysning av köp- och säljsystemet år 2015 lyfte dock fram vikten av

8 kommunal regi 4 (10) Se över köp sälj systemet och renodla dessa till att bli resultatenheter med krav på anpassning där konsekvenserna av marginaleffekter hanteras inom säljarens organisation för ökad effektivitet och minskad risk för felaktiga kostnader i de kommunala verksamheterna. (Genomlysning KPMG) att renodla produktionskostnaderna vid de olika köken. Något som gjorts inför budget Vid denna nya beräkningsmodell av priserna påvisas att kostnaden för att producera lunchportionerna vid restaurangerna Nickkällan och Solbringen vida överstiger priset som debiteras kunden. Priset som kunden betalar är i dagsläget 60 kr per lunchportion vid köp av kuponghäfte annars 65 kr. Produktionskostnaden vid de olika restaurangerna är däremot beräknat till mellan ca kr. Frågor som ställs i denna internkontroll är: I vilken mån finns risk att kommunen ägnar sig åt osund konkurrens vad avser försäljning av mat med mera till icke biståndsbedömda personer? Hur stor är subventionen vid restaurangerna? Vad är kommunens överstigande kostnad för att producera de portioner som säljs? Vad består kostnaderna av? Produceras maten vid restaurangerna på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt? Vad skulle förtjänsten/förlusten innebära för kommunen om restaurangerna läggs ner? 1.1 Produktion och kostnad Solbringens restaurang Totalt finns 2,69 budgeterad tjänst vid Solbringens restaurang år Personalen är anställd hos folkhälsoförvaltningen. Beställningarna från socialförvaltningen avser enbart lunch. För år 2017 är lunchportioner beställda. Dagligen finns ca st. lunchgäster i restaurangen som har öppet mellan kl Utöver det som redovisas i denna granskning så producerar Solbringens kök mat till viss LSS verksamhet samt en förskoleverksamhet under sommaren. Restaurangen har caféverksamhet och det ordnas också flera sociala aktiviteter i lokalerna till exempel PRO, SPF, bingo och sångstunder.

9 kommunal regi 5 (10) Den nya beräkningen över portionspriset för lunch på Solbringen 2017 visar följande kostnad: SOLBRINGEN (kr) Lunch Servering Portioner (antal år 2017) Livsmedel 23,54 Lön produktion 68,34 Lön kökschef 2,80 Rep & förbruknings material 0,58 Förbrukningsmaterial servering 0,20 Hyra, städ, sopsortering 25,55 Intern administration 8,63 Övrigt 1,42 Intäkt budget -11,98 Portionspris (kr) 119, Produktion och kostnad Nickkällans restaurang Nickkällans kök är ett produktionskök som tillagar mat åt restaurangen vid Nickkällan men även lunch till Nickkällans dagvård, Skrantahöjdens dagvård, Bergmästarens restaurang samt boendena Kavaljeren och Gnistan. Nickkällan skickar också en del varor till kommunledningskontoret samt Skrantahöjdsvägen 35. De olika beställningarna som ligger till grund för produktionen vid Nickkällan år 2017 redovisas nedan: Nickkällans kök Frukost Lunch Mellanmål Kvällsmål Antal port Antal port Antal port Antal port Restaurangen Kavaljeren Nickkällan dagvård 2300 Gnistan psyk Skrantahöjdens dagvård 3250 Bergmästaren 7550 Totalt finns 5,63 budgeterad tjänst vid Nickkällans restaurang år Personalen är anställd hos folkhälsoförvaltningen. Cirka gäster äter lunch dagligen. Restaurangen har öppet kl Nickkällan tillagar också lunchen för Bergmästarens restaurang vilket är cirka 30 portioner per dag. Bergmästaren har öppet ca

10 kommunal regi 6 (10) Lika som vid Solbringen är restaurangdelen vid Nickkällan och Bergmästaren ofta bokad för sociala aktiviteter vilket också innebär en del caféverksamhet. Den nya beräkningen över portionspriserna som Nickkällan producerar år 2017 visar följande kostnad: NICKKÄLLAN (kr) Frukost Frukost Gnistan Kavaljeren Lunch Servering Nickkällan samt dagvård Lunch Bergmästaren (Skranta dagvård) Lunch Gnistan och Kavaljeren Mellanmål Kvällsmål Portioner, budget Livsmedel 11,38 11,38 23,54 23,54 23,54 3,75 14,74 Lön produktion 3,05 3,04 61,26 61,26 17,44 3,05 24,76 Lön Bergmästar 52,43 Lön kökschef. 2,76 2,76 2,76 Rep & förbr mtrl 1,52 1,52 1,52 Förbr mtrl, serv 0,45 0,28 0,20 Mattransporter 5,20 5,20 5,20 5,20 5,20 5,20 5,20 Hyra, städ, sopor 19,78 19,78 19,78 Intern adm 15,53 Övrigt 1,43 1,43 1,43 Intäkt - 10,05-10,05-10,05 Portionspris (kr) 19,63 19,62 121,41 158,14 61,81 12,00 44,69 Tiden för arbetet med tillagning av de olika portionerna är planerade av kökscheferna, de har tittat på och viktat hur mycket tid man lägger på respektive måltid i respektive kök. Deras uppgift ligger till grund för ovanstående beräkningar över kostnaderna i restaurangerna. Lokaler och serveringspersonal ökar priset för portionerna i restaurangerna jämfört med till exempel Mårbackaköket som är ett stort produktionskök. 2. Vad säger lagen om subvention Kommunallagen föreskriver vad som är det kommunala kompetensområdet. Till detta kommer att om en kommun bedriver affärsverksamhet så ska denna vara utifrån självkostnadsprincipen (d v s inte bedrivas i vinstsyfte) och får inte verka konkurrensstörande på den marknad där kommunen agerar. Utifrån ovanstående framkommer att försäljning av måltider till icke-biståndsbedömda personer inte får ske av kommunen generellt då detta skulle kunna klassas som konkurrensstörande verksamhet eftersom det finns ett flertal lunchrestauranger i Karlskoga kommun. I den nya köp & säljkalkylen där kostnaderna viktats av kökschef och personalkostnaderna tydligt lagts på respektive kök framkommer att priserna vid restaurangerna innehåller en subvention.

11 kommunal regi 7 (10) Tidigare har priset inte bedömts som subventionerat bland annat i den genomlysning som gjorts av KPMG. Det sannolika är att vid dessa beräkningar har ett genomsnitt av kostnaderna tagits fram där även Mårbackakökets priser ingått. Mårbackaköket är ett stort produktionskök utan restaurangdel vilket gör att genomsnittspriset blir väsentligt lägre. Även om flertalet ätande inte har bistånd så sker försäljningen av mat vid dessa restauranger främst till personer i anslutning till bostäder för äldre samt personer som deltar i dagcentralernas verksamhet. KPMG:s tidigare bedömning innebär att restaurangerna således skulle kunna bedömas som en del av verksamheten och en service för de som deltar i kommunens verksamhet och inte en restaurangverksamhet för allmänheten. Därmed var deras bedömning att restaurangernas verksamhet inte bör bedömas som konkurrensstörande. Det som ändå bör lyftas är att det förekommer försäljning av matkuponger till kommunens anställda. Antalet anställda som dagligen äter i restaurangerna är ca st. på Solbringen och ca st. på Nickkällan. 3. Kommunens kostnad för restaurangerna I tabellen nedan redovisas socialförvaltningens kostnad (subvention) för att bedriva serveringarna. Tabellen visar också en kostnadsminskning om biståndsbedömda portioner för daglig verksamhet och boenden som idag tillagas vid restaurangerna styrs om och istället tillagas vid Mårbackaköket. Frukost Nickkällan Gnistan Kavaljeren Priskalkyl kommunal subvention (kr) Nickkällan Lunch Servering Bergmästaren Lunch Servering (tillagning sker på Nickkällan) Solbringen Lunch Servering Lunch Skranta Dagvård, Gnistan och Kavaljeren (tillagning på Nickkällan) Mellanoch kvällsmål Kavaljeren Gnistan Summa (kr) Subvention = kostnad för serveringarna Lägre kostnad om biståndsportioner tillagas vid Mårbackaköket* Subvention Kostnad för kökets lokaler Subvention inklusive lokaler

12 kommunal regi 8 (10) Beräkningen är gjord utifrån varje köks rörliga pris. Det består av livsmedelskostnad och lönekostnad för produktionen, serveringskostnad i restaurangen och transporter. Avdrag har sedan gjorts för intäkten som restauranggästerna står för. Det vill säga kr per lunchportion. Differensen som uppstår är den kommunala subventionen. Det tillkommer viss övrig försäljning vilket innebär en del ytterligare intäkter för socialförvaltningen men då kalkylen är lågt räknad och grundar sig på framförallt rörliga kostnader är inte heller övriga intäkter medräknade. För biståndsbedömda portioner beräknas en lägre kostnad om portionerna tillagas i Mårbackaköket istället för vid serveringarna. Några pensionärer har bistånd i form av måltidshjälp men då detta inte avser portionerna som serveras i restaurangen räknas detta således inte som bistånd i denna kalkyl. Socialförvaltningen betalar också hyran för köket i måltidspriset, dessa lokaler hyrs idag via Folkhälsoförvaltningen från Karlskogahem och skulle kunna avyttras. Räknas lokalkostnaden med i kalkylen ökar således kommunens subvention för tillagning. *Om Mårbackaköket ska producera de portioner som idag gäller boenden och dagvård behöver köket utrustas för att klara restaurangkost. Deras inriktning är idag kost till särskilda boenden för äldre. 4. Sammanfattning av granskning och förslag till arbete framåt. Samtal har skett med berörda verksamheter inom kommunen. En del synpunkter har tagits med i nedanstående redovisning. Ambitionen är att komma fram till förslag utifrån ett kommunövergripande perspektiv. De frågor som skulle besvaras i granskningen är: I vilken mån finns risk att kommunen ägnar sig åt osund konkurrens vad avser försäljning av mat med mera till icke biståndsbedömda personer? Svar: Viss risk då det förekommer försäljning till allmänheten. Prisnivån på lunch är för närvarande relativt lågt jämfört med andra lunchrestauranger i Karlskoga men ses över med regelbundenhet. Prisnivån planeras justeras inför 2018 till ett nytt kupongpris på 65 kr. Anställda har möjlighet att köpa lunchkuponger, den möjligheten finns för alla men förekommer i mindre omfattning. En åtgärd är att sätta priset i nivå med självkostnadspriset vilket sannolikt skulle innebära att efterfrågan minskar. Då priset som redovisats i denna handling innebär en subvention blir detta en fråga för arbetsgivaren att hantera gällande anställda som äter. Lagstiftningen är tydlig på området. När arbetsgivaren subventionerar den anställdes måltider, beskattas den anställde för skillnaden mellan det pris som denne betalar (år 2017 lunch 65 kr) och schablonvärdet för kostförmån (lunch år kr, lunch år kr). Samma värde ska ingå i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.

13 kommunal regi 9 (10) Som det beskrivits är ca 25 av de 200 ätande personal vilket utgör en differens på ca 144 tkr (25 kr* 25 ätande* ca 230 dagar/ år). På denna subvention är arbetsgivaren skyldig att betala arbetsgivaravgift 59 tkr, (ca 41 %). Hur stor är subventionen vid restaurangerna? Vad är kommunens överstigande kostnad för att producera de portioner som säljs? Svar: Det beräknade priset för att tillverka lunchportionerna vid de olika restaurangerna påvisar att kostnaden år 2017 överstiger de 60 kr eller 65 kr som debiteras kunden. Se nedan tabell: Lunchrestaurang: Nickkällan Solbringen Bergmästaren Produktionspris: 121,41 kr 119,09 kr 158,14 kr Sammantaget så beräknas kommunens subvention vid beräkningen av rörliga kostnader till ca 3 mnkr för restaurangverksamheten exklusive lokaler och till ca 4 mnkr inklusive hyra av tillagnings- respektive mottagningskök. Detta motsvarar ca tkr i subvention i genomsnitt per ätande och år (Övriga fasta kostnader för t ex ledning och kommunal överbyggnad är inte medräknat inte heller övriga samlingsytor som till exempel matsal.) Om åtgärder beslutas för att komma tillrätta med eventuella subventioner bör en konsekvensanalys göras avseende verksamheten i kommunal regi. Vad består kostnaderna av? Produceras maten vid restaurangerna på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt? Svar: Maten som produceras är ändamålsenlig för äldre. Folkhälsoförvaltningen som bedriver restaurangerna har god kunskap om tillagning för den äldre målgruppen. Men sett från ett ekonomiskt perspektiv är det höga kostnader. Detta beror framförallt på att det är för litet antal portioner som säljs i förhållande till kostnad för personal och lokaler. Skillnaderna i kostnad mellan restaurangerna beror på verksamheten som bedrivs. Till exempel har serveringarna mottagnings- eller produktionskök? Hur ser det ut med lokaler, personal, utrustning och öppethållande. Nickkällan har ca lunchgäster per dag, Solbringen ca och Bergmästaren ca 30 gäster. I måltidspriset ingår en halvtidstjänst som är överenskommet med socialförvaltningen för måltidshjälp vilket också ökar subventionen då ingen kund har bistånd för att äta i restaurangen.

14 kommunal regi 10 (10) Vad skulle förtjänsten/förlusten innebära för kommunen om restaurangerna läggs ner? Vilka åtgärder kan göras med tanke på det kommunala uppdraget? Svar: Förtjänsten är givetvis den kostnadsbesparing som skulle ske inom kommunen. Förlusten är den vardagsnära service som tappas. Restaurangerna är uppskattade av många pensionärer. Lokalerna vid restaurangen används dagligen av frivilligorganisationer för olika sociala ändamål så som sångstunder, bingo, SPF och PRO möten med mera och är samlingspunkter för många äldre. Träffpunkterna är viktiga för den sociala gemenskapen och dessa finns idag på seniorboendena. Kan dessa utvecklas för att ge möjlighet till fysisk aktivitet till exempel ett äldre gym, eller en äldre stig i närheten av ett seniorboende. Ett konstaterande är att det är få personer som får ta del av subventionen. Kan man genom åtgärder ge flera möjligheter att ta del av utbudet och minska subventionen? Förlusten av den vardagsnära service som tappas vid en nedläggning i kommunal drift skulle kunna förhindras om restaurangerna lades ner i kommunal regi men drivs vidare genom civila sektorn till exempel sociala föreningar/-företag. Detta skulle bland annat eventuellt kräva en hyressubvention men skulle bli betydligt billigare än den kommunala driften idag. Finns det andra aktörer som kan profilera sig och kanske kombinera med annan verksamhet. Man skulle då också komma ifrån frågan om vad som ligger i den kommunala kompetensen och inte, personalsubventioner och skattemässiga frågor. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige godkänna denna rapport avseende internkontrollen restaurangverksamhet i kommunal regi. Maria Leu Controller Expedieras till: Samtliga nämnder Ekonomichef