Tecknande av preliminärt hyresavtal avseende nytt studenthus samt tecknande av tilläggsavtal för hus D och hus Zenit på Campus Valla

Transkript

1 BESLUT Dnr LiU (1) Tecknande av preliminärt hyresavtal avseende nytt studenthus samt tecknande av tilläggsavtal för hus D och hus Zenit på Campus Valla Universitetsstyrelsen beslutar efter diskussion och med beaktande av styrelsens ställningstaganden denna dag till universitetets budgetunderlag till regeringen för om bemyndigande i följande avseenden till rektor eller den hon utser. 1. Tecknande av preliminärt hyresavtal avseende ett nytt studenthus på Campus Valla. 2. Tecknande av tilläggsavtal avseende anpassningen av hus D till lokaler för universitetets gemensamma administration på Campus Valla. 3. Tecknande av tilläggsavtal avseende anpassningen av lokalerna i Zenit till ett samverkanshus. Universitetsstyrelsen uppdrar vidare till rektor att fortsätta det påbörjade arbetet med lokaleffektivisering inom universitetet och genomförandet av en översyn av nuvarande modell avseende fördelningen av hyreskostnader mellan universitetets olika verksamheter. Det ankommer på rektor att återkommande för styrelsen redovisa utveckling av om- och nybyggnadsarbetet på Campus Valla och i övrigt tillse att projektet genomförs i nära samverkan med berörda parter inom universitetet. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Anna Ekström, universitetets rektor Helen Dannetun och övriga ledamöterna, Carin Franzén, Paul Håkansson, Karin Jerner, Margareta Josefsson, Christer Mård, Niclas Olsson, Helena Persson, Johan Wester, Kerstin Wigzell och Jan-Erik Ögren. Vidare har närvarit prorektor Karin Fälth-Magnusson, suppleanten Fredrik Lindeberg, personalföreträdarna Krzysztof Marciniak och Gabriel Thott, styrelsens sekreterare Jenny Ljung, revisionschefen Margareta Fallsvik, universitetsrådet Göran Hessling, kommunikationsdirektören Mariethe Larsson samt universitetsarkitekten Karolina Ganhammar och universitetsdirektören Kent Waltersson, de sistnämnda föredragande. Anna Ekström Karolina Ganhammar Kent Waltersson Universitetsstyrelsen

2 PM Dnr LiU Campus LiU 2015 förslag till preliminärt hyresavtal Bakgrund Projekt Campus LiU 2015 utgör en sammanhållen lösning av tre tidigare parallella diskussioner om förbättringar av universitetets verksamhet. Det gemensamma för dessa tre projekt är att de i första hand berör Campus Valla. Förslaget bygger dels på grundantagandet att forskning och utbildning fortsatt kommer att spela en central roll i den nationella politiken för att utveckla Sverige, dels på övertygelsen att LiU har kraften att klara sig väl i det framtida universitetslandskapet. Det är därför viktigt att påpeka att den föreslagna satsningen är en investering för lång tid framöver för att möta den alltmer hårdnande konkurrensen i rekryteringen av studenter, där Campus alltmer har kommit att bli ett slags studenternas arbetsrum/vardagsrum. Universitetet satsar för att fortsatt vara det självklara utbildningsalternativet för kommande generationer. På senare tid har rektor bland annat initierat ett arbete med syfte att skapa ett studenthus som innehåller moderna utbildningsmiljöer, väl anpassade till det initiativ som nu utmejslas vid universitetet i form av det pedagogiska språnget. Därutöver är avsikten att detta hus ska erbjuda en samlad service till i första hand universitetets studenter. I denna byggnad kommer också inrymmas ett modernt bibliotek som förenar det klassiska bibliotekets uppgifter med de möjligheter som den senaste informationsteknologin erbjuder. Vidare planeras lokaler för Didacticum, universitetets enhet för lärares pedagogiska utbildning. Det har även länge funnits ett önskemål om att universitets infrastruktur för samverkan bör finnas på universitetsområdet och inte som idag mestadels utanför. Det nya samverkanshuset, som föreslås inrymmas i hus Zenit, kommer att väl tjäna sin uppgift, att fungera som bas för universitetets samverkansverksamhet, inte minst med tanke på det utmärkta geografiska läget. Under en längre tid har även en diskussion pågått om att åstadkomma en lokalmässigt sammanhållen lösning för de delar av universitetets gemensamma administration som är förlagd till Campus Valla. Denna administration är för tillfället inrymd i sju olika byggnader, vilket varken är effektivt eller ekonomiskt försvarbart. Det förslag som nu styrelsen ska ta ställning till utgör visserligen i varje enskild del en avsevärd och nödvändig förbättring för universitets framtida utveckling, men det är dock viktigt att ha i åtanke att de tre projekten är beroende av varandra och ska betraktas som en sammanhållen helhet. De tre delprojekten löser inte bara de ovanstående behoven utan bildar tillsammans den tydliga entré och samlingspunkt som Campus Valla idag saknar. Universitetsledningen

3 2(7) Projektering Universitetsstyrelsen fattade i november 2013 beslut om att påbörja projekteringen som innefattar de tre delar av de föreslagna förändringarna på Campus Valla som beskrivs ovan. Universitetsstyrelsen fick lägesrapportering av hur arbetet framskridit vid sina sammanträden i juni och december Vid sammanträdet i december visades också de ritningar som ligger till grund för hyreskalkylerna. Projekteringen är avslutad och underlag för framtida hyresavtal är nu framtagna. Samarbetet med Akademiska Hus har fungerat utomordentligt väl och har präglats av ett öppet klimat och vilja till bra lösningar, såväl arkitektoniskt som ekonomiskt. Dialogen med de av universitetet och Akademiska Hus utsedda arkitekterna har likaså fungerat väl. Ansvarig arkitekt för nytt studenthus är White arkitekter och ansvarig arkitekt för lösningen för den samlade administrationen i hus D samt samverkanshuset i Zenit är Sonark arkitekter i Linköping. Det interna arbetet med förankring och delaktighet hos berörda har pågått under hela projekteringsfasen såväl på strategisk som operativ nivå. Fyra arbetsgrupper med företrädare för verksamhet, fackliga företrädare och studenter har bearbetat frågor kring medarbetarperspektiv (resursrum/grupprum/arbetsplatser), studentservice och reception, Universitetsbibliotek/Didacticum samt Samverkanshus Zenit. Därutöver har särskild workshop hållits med studenter i syfte att fånga upp studenternas krav och önskemål. Då nedmonteringen av hus Origo är en känslig fråga har en särskild workshop genomförts om synliggjord hållbarhet. Återkommande diskussioner om projektet har även förts i såväl ledningsråd som prefektledningsråd. Kostnader Bakgrund I samband med beslut om projektering fastslog universitetsstyrelsen att som sitt riktmärke uttala att lokalkostnaderna för universitetet inte ska överstiga 15% av universitetets totala kostnader. Denna förutsättning var väl känd för Akademiska Hus när projekteringsarbetet inleddes; något som varit vägledande för allt arbete under projekteringstiden. Universitetsstyrelsen gav vidare rektor i uppdrag att undersöka förutsättningarna för att hos regeringen få godkännande att teckna ett längre hyresavtal än de 10 år som gäller för högskolan. Utsikterna för att få ett sådant godkännande är mycket begränsade och godkännandet ska föregås av ett yttrande från Ekonomistyrningsverket, som är alltmer restriktivt. I princip ges sådana tillstånd bara till objekt med mycket speciell karaktär, exempelvis har Lunds universitet fått ett 25-årigt avtal beviljat för sin satsning på forskningslaboratorierna Max IV, som nu är under produktion. Även om det förslag som Akademiska Hus redovisar för ett 20-årigt avtal kan synas vara betydligt lägre, nämligen ca 8 mnkr per år, så begränsas den ekonomiska vinsten till 0,2 procentenheter av universitetets lokalkostnader. Universitetet har dock för avsikt att pröva möjligheten om att få teckna ett 20-årigt avtal och om detta skulle godkännas får detta ses som en extra bonus för universitetet. Denna ansökan kan inte göras förrän förslag till hyresavtal föreligger.

4 3(7) Föreslagna hyresnivåer för projektets tre delar Det är viktigt ha i åtanke att projektets påverkan på hyresnivån kommer att märkas först hösten Akademiska hus förslag innebär att: - byggandet av ett studenthus medför en hyreskostnad på 39 mnkr per år baserat på ett 10-årigt hyresavtal med början hösten Enligt Akademiska Hus nya hyressättningsmodell separeras hyran i vad som är bashyra (marknadshyra) och vad som är tilläggshyra. Denna princip medför att universitetet efter första avtalsperioden, 2028, kommer att få en beräknad årshyra om ca 20 mnkr. - anpassningen av lokalerna i D-huset för den samlade förvaltningen sker i två etapper och hyreskostnaderna för ombyggnaderna kommer att läggas till nuvarande hyresavtal. Tilläggsavtal för första etappen uppgår till en kostnad om 7,1 mnkr per år med början hösten 2016 och tilläggsavtal för andra etappen medför ytterligare 8,1 mnkr med början senvåren anpassningen av lokalerna i Zenit till ett samverkanshus kommer att läggas till nuvarande hyresavtal och medför en ytterligare årskostnad på 840 tkr med början våren 2019 Samtliga ovan redovisade hyreskostnader är preliminära fram till färdigställande och ska då regleras mot verklig kostnad. Det är viktigt att notera att om inte Campus LiU 2015 genomförs kvarstår nuvarande hyror om 18,5 mnkr och en beräknad höjd årshyra på grund av nödvändiga renoveringar, inom de lokaler som universitetet annars kan lämna, om ca 22 mnkr. Sammantaget kostar Campus LiU 2015 ca 55 mnkr i årlig hyra, att jämföra med en hyra om ca 41 mnkr årligen om vi avstår från projektet. Analys av lokalkostnadernas förändring På följande sida redovisas lokalkostnadernas förändring för åren 2015 till och med Lokalkostnadernas andel är beräknade på LiU:s totala kostnader, som de är angivna i budgetunderlaget Bilden visar framtida lokalkostnader för redan beslutade projekt samt projekt som med största sannolikhet kommer att genomföras. De hyresökningar som universitetet kommer att få på Campus US är också inräknade. Som framgår av bilderna är ökningen från 12,9 % år 2014 till 14,1 % år Denna ökning är främst till följd av forskningsrelaterade projekt. Hyresökningen till följd av Campus LiU 2015 är som störst 2019 då samtliga delar av det föreslagna projektet får fullt genomslag. Redan 2020 sjunker kostnaderna, bland annat till följd av att universitetet då har lämnat två förhyrningar i hus G och hus Terra där delar av administrationen finns idag. År 2019 utgör lokalkostnadernas andel 14,5 % av universitetets totala kostnader och 2020 utgör de 14,1 %. I beräkningarna är inte hänsyn tagen till de möjligheter universitetet har att sänka lokalkostnaderna i Norrköping. Av de resurser som universitetet disponerar för utbildning och forskning kommer andelen som finansierar lokalkostnaderna att öka. Under 2014 har

5 4(7) ett omfattande utredningsarbete kring hur universitetet kan bli mer lokaleffektivt genomförts. Arbetet, kallat LEA, pekar på en rad möjliga åtgärder som motverkar detta. Rapporten återfinns i bilaga 5. I augusti 2013 tecknade Akademiska Hus, universitetet och Tekniska verken en avsiktsförklaring avseende fördjupad samverkan kring hållbarhetsfrågor och där målsättningen är att Campus Valla ska vara spjutspets i visionen om världens mest resurseffektiva region. Campus LiU 2015 kommer att utgöra ett viktigt bidrag för ökad energieffektivisering. I detta sammanhang kan det vara värt att uppmärksamma att den förväntade energiförbrukningen per kvadratmeter halveras i det nya studenthuset jämfört med nuvarande hus Origo: från 134 kwh/kvm till 70 kwh/kvm. Ytterligare åtgärder i befintliga fastigheter planeras tillsammans med Akademiska hus, och kommer att presenteras i universitetets förslag till verksamhetsplan och budget för Avsiktsförklaringen återfinns i bilaga 6.

6 PM Dnr LiU Universitetsledningen

7 6(7)

8 PM Dnr LiU Bilagor: 1. Projektplan Campus LiU PM och beslut om projektering 3. Projektdirektiv Campus LiU Gemensam vision, Akademiska hus och Linköpings universitet 5. Rapport lokaleffektivitet, LEA 6. Avsiktsförklaring Akademiska Hus, Linköpings universitet och Tekniska verken Universitetsledningen

9 Projektplan Dnr LiU Utgåva: 1.4 1(15) Campus LiU 2015 Bästa miljö för utbildning och arbete Projektplan Programledare: Karolina Ganhammar

10 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) Innehåll 1 Basfakta Godkännande av projektplan och bilagor Projektet, sammanfattning Idé och mål Bakgrund Koppling till effektmål Projektmål och målprioritering Förutsättningar och inberoenden Leverans och överlämning Leveransobjekt och godkännande Organisation Projektorganisation Bemanning Ansvar, befogenheter Kompetensutveckling Tidsplan och resursbehov Projekttidplan Beslutspunkter, milstolpar Resursbehov Inköp Arbetsformer Arbetsmetod Dokumenthantering Informationsspridning Möten Administrativa rutiner Risker Projektrisker Övriga risker Projektkalkyl Finansiering Referenser Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar Första utgåva av projektplan Andra utgåva av projektplan Tredje utgåva av projektplan Fjärde utgåva av projektplan

11

12 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) leva upp till LiU:s strategiska mål och ge förutsättningar för lärarna att genomföra en undervisning med hög pedagogisk kvalitet. 2 Idé och mål 2.1 Bakgrund Under en längre tid har undervisningsmiljöerna i C- huset på campus Valla varit undermåliga och inte svarat upp mot vare sig relevanta pedagogiska förutsättningar eller god studiesocial miljö. Ett antal utredningar och ombyggnadsalternativ har arbetats fram under de gångna åren. Vid analys av förslagen har följande framkommit: - byggnadens struktur och byggnadstekniska förutsättningar innebär stora begränsningar beträffande takhöjd, dagsljusförhållanden, ventilation med mera, för att till fyllest kunna motsvara moderna krav på pedagogisk verksamhet - de förslag som föreligger är inte ekonomiskt försvarbara i förhållande till de begränsade kvaliteter som kan åstadkommas genom att bygga om C- huset - en ombyggnad av C- huset förutsätter dessutom en, eller flera nya byggnader, då antalet lärosalar inte blir tillräckligt i ett ombyggt C- hus På motsvarande sätt har ett antal utredningar och ombyggnadsförslag presenterats beträffande Origo, då universitetsförvaltningen växt ur sina lokaler och sedan lång tid sitter utspridda över campus och till viss del även på Mjärdevi. Vid analys av förslagen har följande framkommit: - inget av de redovisade alternativen kan erbjuda gemensamma lokaler för förvaltningen tillsammans med närliggande funktioner - inget av de redovisade alternativen kan erbjuda möjlighet till nya, innovativa arbetsmiljöer - även i detta fall kan man starkt ifrågasätta de ekonomiska konsekvenserna av en utbyggnad som inte är tillfyllest relaterat ovanstående båda punkter 2011 genomfördes en utredning kring förbättring av läsplatser/studieplatser på campus Valla tillsammans med studentrepresentanter. Under 2012 fattades beslut om att restaurangavtalet skulle skrivas om i syfte att ge restauratörerna större ansvar för de förhyrda lokalerna och där utomhusmiljöerna spelar en viktig roll för hela campusområdet. I samband med detta fattades också beslut om att genomdriva projekt LiU Faculty Club i Vallfarten, en samlingsplats för alla anställda vid LiU samt deras gäster. Vid särskilt prefektmöte i augusti 2011, rörande lokalfrågor, identifierades behov av flera nya labb- och undervisningsmiljöer för institutionerna IDA, IEI och ISY. Beslut fattades om att utreda dessa behov i gemensam ny byggnad och/eller ombyggnation av befintliga lokaler. Rektor har i flera sammanhang talat om vikten att LiU framöver sätter ökat fokus på grundutbildningen och tar ett pedagogiskt språng, vilket bland annat innefattar att göra våra läromiljöer bättre, mer ändamålsenliga och bättre anpassade efter nya moderna tekniker och undervisningspedagogik. Det framtida behovet av lärosalar måste därför preciseras. Det gäller såväl antal som storlek men också utformningen av salarna så att de kan användas på ett flexibelt sätt och gör det möjligt för lärarna att använda olika pedagogiska former för sin undervisning. Som en grund för detta arbete skall en utredning göras som visar hur det nuvarande beståndet av lärosalar utnyttjas. Särskild vikt skall läggas på att redovisa bokningen av nuvarande undervisningslokaler baserat på lokalernas storlek. Målet med detta projekt är bland annat att ersätta undervisningslokaler i hus C och flytta dessa till nya eller ombyggda hus. Det är därför nödvändigt att ha en övergripande bild av det framtida behovet av undervisningslokaler och självstudieplatser, på Campus Valla så att den framtida dimensioneringen av utbildningslokaler är anpassat till behovet.

13 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) Kåkenhus utgörs av olika huskroppar där delar tillhör historiska byggnader kompletterade och sammanknutna med senare moderna nybyggnationer. I Kåkenhus finns mycket stora publika ytor som gör att byggnaden idag upplevs som tom, ödslig och överdimensionerad. Idag används inte lokalerna på ett effektivt sätt. LiU planerar att lämna lokalerna i gamla delen av Spetsen och Gropen för att få ett mer sammanhängande och förtätat campusområde runt strömmen och den nya campusbron i fastigheten Kopparhammaren 2. ITN/ El- Org- gruppen och Acreo har uttryckt att de vill flytta sin verksamhet till Kåkenhus. För att förbättra samarbetet och kommunikation dem emellan vill de flytta från sina nuvarande cellkontor i Täppan till en öppen kontorsyta belägen på plan 3 i Kåkenhus och som en följd av detta måste studie- och läsplatser förtätats. En viktig del är att poängtera entrén från Skvallertorget som huvudentré för campus Norrköping. Förändringar i Kåkenhus blir därför att - förtäta entrén genom att bygga ett nytt café - delar av de publika ytorna på plan 3 blir en öppen kontorsyta - övriga publika ytor förtätas för bättre och mer ändamålsenliga läsplatser/studieplatser - bibliotekets entréförhållanden och logistik ses över i samband med att delar av de publika ytorna blir arbetsplatser - studentservicefunktioner (stäm av med Agneta vilka) ges nya lokaler i Kåkenhus och flyttas från Trappan Mot bakgrund av ovanstående redogjorde universitetsarkitekt Karolina Ganhammar för en helhetslösning med syfte att visualisera hur de fysiska miljöerna i det av rektor initierade pedagogiska språnget, som innefattar såväl framtidens undervisningsmiljöer som framtidens arbetsplatser. Helhetslösningen beskrivs under Projektmål nedan. 2.2 Koppling till effektmål Nr Effektmål Koppling till LiUs strategikarta E1 Ökad attraktionskraft bland presumtiva Bygga LiU:s varumärke medarbetare och studenter E2 Ökad trivsel hos medarbetare och studenter Vidareutveckla profilen av campus- och programuniversitet med stimulerande, krävande och studentaktiv utbildning E3 Bättre bemötande av LiU:s studenter Bygga LiU:s varumärke E4 E5 E6 Bättre studie- och lärmiljöer för såväl studenter som lärare Effektivare nyttjande av hyrda lokaler med modern och pedagogisk arbetsplatsutformning Mer kreativt arbetsklimat med enklare kommunikationsvägar Vidareutveckla profilen av campus- och programuniversitetet med stimulerande, krävande och studentaktiv utbildning Examinera doktorer och studenter med lysande framtidsutsikter Utveckla LiU till en attraktiv och jämställd arbetsplats där goda insatser synliggörs Bygga LiU:s varumärke Utveckla LiU till en attraktiv och jämställd arbetsplats där goda insatser synliggörs Bygga LiU:s varumärke E7 Större utbyte/integration med Bidra till tillväxt och välfärd

14 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) omgivande samhället i samband med etableringen av Vallastaden Bidra till det goda kosmopolitiska samhället 2.3 Projektmål och målprioritering Projektmål Nr Projektmål Koppling till effektmål 1 Ny utformning av lärosalar i C- huset är genomförd som E1 pilottest för senare utvärdering. 2 Metoderna från ovanstående utvärdering är applicerade i E1, E2, E4 valda delar av de nya lärmiljöerna. C- huset är ombyggt till framtida tentasalar, därigenom kan tentasalarna i Terra kan lämnas. 3 En ny byggnad mellan A- och B- huset är uppförd innehållande E1, E2, E4 labbmiljöer, undervisningsmiljöer (delvis ersättning för C- huset) samt arbetsplatser med mera för IT- verksamhet. Byggnaden har sin utgångspunkt i en redan påbörjad lokalutredning för IDA/IEI/ISY. 4 Ett nytt hus för förvaltningen, nya Origo, är uppfört väster om Zenit innehållande ca 400 arbetsplatser samt konferenslokaler, grupprum mm. LiU- entré är förstärkt och tydliggjort. E3,E5, E6 5 Universitetsbiblioteket i B- huset och D- huset är inflyttade in i en gemensam byggnad, nuvarande Origo, vars flyglar eventuellt byggs samman. 6 Nuvarande bibliotek i B- huset är ombyggt till institutionslokaler. 7 Nuvarande bibliotek i D- huset är ombyggt för framtidens lärmiljöer (delvis ersättning för C- huset). 8 Tre tydliga torg har skapats: ett entrétorg som binder samman allén från nuvarande infart 2 med nya Origo, ett internationellt torg framför nya UB Valla och Zenit samt förstärkning av blå havet framför Kårallen och ny byggnad mellan A- och B- husen. E2, E4, E5, E6, E7 E1, E2, E4, E5, E6 E1, E2, E4, E5, E6 E1, E2, E3, E7 9 LiU har lämnat G- huset och Terra helt och hållet. E2, E3, E4, E5, E6 10 Möjlighet för att bygga konferenscentrum i samband med Link E2, E3, E4, E7 Bo 2016 är beaktat. 11 Kåkenhus har ny tydlig huvudentré från Skvallertorget som E1, E2, E3 sjuder av liv 12 Den nya öppna arbetsmiljön för El- Org- gruppen och Acreo utgör ett bra referensobjekt för delprojektet Nyskapande och E1, E2, E5, E6

15 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) stödjande arbetsmiljöer 13 Miljövetenskap, Centrum för klimatpolitisk forskning samt Medie- och Informationsteknik har nya lokaler i Koppahammaren 2 E1, E2, E4, E Projektets prioritering Prioritering: 2 Kvalitet/ kvantitet 1 Tidpunkt 3 Kostnad Avgränsningar Detta projekt kommer att fokusera på att skapa lokalmässiga och miljömässiga förutsättningar för att genomföra den pedagogiska och innehållsliga utveckling av grundutbildningen som är själva grundbulten i det pedagogiska språnget. Det är dock viktigt att påpeka att samordning sker så att projektet Campus LiU 2015 understödjer denna överordnade process och att inte tid förloras. Projektet Campus LiU 2015 kommer inte att ansvara för att förverkliga de idéer och tankar som uppkommer i samband med Vallastadens uppförande. Däremot kommer kontinuerlig dialog att föras. 2.4 Förutsättningar och inberoenden Förutsättningar För att kunna planera och ta fram byggnader med funktionella, flexibla och nyskapande lär- och arbetsmiljöer krävs övergripande riktlinjer för lokalernas utformning. För att ta fram dessa riktlinjer bör olika arbetsgrupper bildas med representanter från såväl LiU:s institutioner, fakulteter, förvaltning som studentkårer. Representanter till arbetsgrupperna bör utses i maj månad 2012 och arbetet i grupperna skall inledas före sommaren. Parallellt med arbetsgruppernas arbete skall verksamhetsbeskrivningar och lokalprogram tas fram. Det är av yttersta vikt att ovanstående delar i projektet påbörjas samtidigt och drivs parallellt för att inte tappa tid. Utöver de arbetsgrupper som nämns under avsnitt 6.1 så bör en kommunikatör och en upphandlingshandläggare knytas till projektet Akademiska hus har utrett möjlighet att starta en inglasning av Origo under pågående verksamhet och meddelat att detta inte låter sig göras. För att projekttidplanen skall hållas måste Origo utrymmas före Nya Origo är färdigställt. Under perioden mars juni 2015 måste samtliga medarbetare flytta till tillfälliga lösningar Inberoenden Nr. Beskrivning Ansvarig Datum 1. Utredning av LiU- IT:s IT- direktör placering 2. Utredning av NSC:s Föreståndare för NSC

16 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) placering 3. Utredning av Holding Bolaget, inkl. Innovationskontoret, Lead Företagsinkubator etc. Vicerektor för samverkan Leverans och överlämning 3.1 Leveransobjekt och godkännande Leveranser Lev. nr. Beskrivning Datum 1 Utformningen av övergripande oktober 2012 riktlinjerna för hur framtidens läromiljöer, arbetsmiljöer samt utformning och lokalisering av studentservice är klara 2 Tävlingsprogrammet är fastställt oktober Åtgärder för C- huset som december 2012 experimentverkstad är färdigställda 4 Lokalprogram för nya förvaltnings- och december 2012 undervisningshuset ( C2 ) är färdigställt 5 Resultat från pilottest i C- huset är klart januari Arkitekttävling är genomförd januari Verksamhetsbeskrivningar från samtliga februari 2013 områden/avdelningar inom UF, berörda institutioner, UB samt NSC är sammanställda 8 El- Org- gruppen och Acreo har flyttat in i Kåkenhus Mars- April Kåkenhus entré och fik är klart Mars- April Lokalprogram för UB Valla och ombyggt april 2013 D- hus ( C3 ) är framtaget 11 Projektering, systemhandling/kalkyl för november 2013 nya förvaltnings- och undervisningshuset ( C2 ) är framtagen 12 Inflyttning Kopparhammaren 2 Juli Inflyttning i nya undervisningshuset juni 2015 ( C2 ) 14 Inflyttning i UB Valla augusti Inflyttning i nya förvaltningshuset september Inflyttning i ombyggt D- hus ( C3 ) maj 2016

17 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) 4 Organisation 4.1 Projektorganisation Styrgrupp Programledning Huvudprojektledare Referensgrupp Prefektledningsrådet Referensgrupp CSG Projektadm - Byggnadsingenjör Delprojekt innovativa pedagogiska lärandemiljöer Delprojekt Nyskapande och stödjande arbetsmiljöer Delprojekt - Kundmötesplatser Delprojekt UB Valla 4.2 Bemanning Personal Projektroll Procent Helen Dannetun Styrgruppsordförande Inom ramen för ordinarie tjänst Karin Fälth- Magnusson Styrgruppdeltagare Inom ramen för ordinarie tjänst Peter Värbrand Styrgruppdeltagare Inom ramen för ordinarie tjänst Kent Waltersson Styrgruppdeltagare Inom ramen för ordinarie tjänst Mats Arwidson Styrgruppdeltagare Inom ramen för ordinarie tjänst Karolina Ganhammar Programansvarig Inom ramen för ordinarie tjänst Agneta Hägg- Knape Huvudprojektledare direktiv- 65% grupperna/projektledare Nyskapande och stödjande arbetsmiljöer Anders Englund Lokalplanerare Inom ramen för ordinarie tjänst Elin Johansson Lokalplanerare Inom ramen för ordinarie tjänst Ylva Häggstam Fastighetsekonom Inom ramen för ordinarie

18 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) tjänst Sara Eklund Fastighetsekonom Inom ramen för ordinarie tjänst Gunilla Liman + ev. NN (intern resurs) Projektadministratör Inom ramen för ordinarie tjänst AnnaKarin Unger Miljökoordinator Inom ramen för ordinarie tjänst Marina Geijer Projektledare, projektanställd 100%, 1 år Sophie Weinhardt Projektledare, projektanställd 50%, 1 år Matilda Henebäck Projektdeltagare, projektanställd 100%, 1 år Elisabeth Wahrby, Eva Kommunikatörer 20%, 4 år Bergstedt NN Pedagogiskt stöd 50 %, 1 år NN Projektdeltagare, 6 stycken 20% * 6 månader 4.3 Ansvar, befogenheter Styrgrupp Ansvar Säkerställa att projektets resultat ligger i linje med universitetets strategi Säkerställa projektets resultat genom att tillföra de resurser som krävs för att leverera resultatet Godkänna leveranserna från projektet Förankra leveranserna från projektet i verksamheten Befogenheter Avsluta projektet Godkänna projektplanen Godkänna större ändringar av projektplanen Programansvarig Ansvar Genomföra projektet inom ramarna för denna projektplan Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra arbetet Rapportera och informera om projektläget Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna Producera, leverera och överlämna rätt resultat Befogenheter Nyttja och styra tilldelade resurser Vid behov ändra projektets organisation Initiera projektanalyser Genomföra eventuella omförhandlingar angående projektet

19 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) 4.4 Kompetensutveckling Lokalförsörjningsavdelningen kommer att anordna workshops och studieresor för projektdeltagarna i respektive delprojekt, för att visa på goda exempel och skaffa inspiration. Projektdeltagarna kommer att få ta del av forskningsmaterial angående arbetsplatsens utformning och påverkan på medarbetaren samt utformning av innovativa lärmiljöer. 5 Tidsplan och resursbehov 5.1 Projekttidplan Se bilaga Beslutspunkter, milstolpar Följande beslutspunkter och milstolpar är definierade: Datum BP MS Beskrivning BP3/4 Styrgruppen godkänner projektplanen Bemanning i delprojekten är färdigställd Övergripande mål och riktlinjer avseende arbetsmiljöernas utformning är beslutade Arkitekttävling är utlyst Pilottest i C- huset klart Verksamhetsbeskrivningar för hela projektet är färdigställda för beslut Bemyndigande om att teckna projekteringsavtal avseende nytt förvaltnings- och undervisningshus (C2) i universitetsstyrelsen Bemyndigande om att teckna hyresavtal avseende nytt förvaltnings- och undervisningshus i universitetsstyrelsen Bemyndigande om att teckna projekteringsavtal avseende UB Valla och ombyggnation i D- huset ( C3 ) Bemyndigande om att teckna hyresavtal avseende nytt UB Valla och ombyggnation i D- huset ( C3 ) BP8 Husen är slutbesiktigade, invigda och inflyttade 5.3 Resursbehov Personresurser Projektet behöver omgående rekrytera tre personer som anställs under tiden september september Ett antal specialkompetenser inom olika områden, konsulter knyts sannolikt också till projektet.

20 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) 5.4 Inköp Projektet behöver inhandla en A1- skrivare för avdelningens behov av att kunna skriva ut ritningar att arbeta med. Projektets deltagare planerar att föregå med gott exempel och sitta i en öppen arbetsmiljö i Key- huset (förutsätter att lokalfrågan löses med FFK samt x, användare av datasalarna). I samband med detta överlåter LFA en kub till IKK. Projektet kommer i samband med flytt till öppen arbetsmiljö behöva inhandla viss inredning. 6 Arbetsformer 6.1 Arbetsmetod Fyra grupper kommer att bildas: 1. Innovativa, pedagogiska lärmiljöer Gruppen ansvarar för att komma med förslag på hur de framtida lärmiljöerna skall utformas för på bästa sätt stödja lärarnas möjlighet att genomföra en pedagogisk väl genomförd undervisning. Rektor utser fyra personer efter samråd med ledningsrådet, studentkårerna utser tre personer. En representant med väl utvecklad IT- kunskap, CUL:s föreståndare skall också ingå i gruppen liksom överbibliotekarien. Gruppen skall ledas av prorektor. 2. Nyskapande och stödjande arbetsmiljöer Denna grupp utses av universitetsdirektören som också leder gruppen. Gruppen skall bestå av representanter för de anställda som kommer att ha sin arbetsplats i det nya huset samt representanter för de fackliga organisationerna. 3. Studentservice Denna grupp ansvarar för de lokalmässiga förutsättningarna för samordning och utformning av den service till studenterna som skall finnas vid universitetet. Rektor utser fyra personer och studentkårerna utser tre personer. Denna grupp skall i huvudsak bestå av representanter för universitetsförvaltningen och studenterna. I gruppen skall chefen för Student- och Utbildningsstöd (SU) samt chefen för Schema, Lokal och AV- stöd (SAL). Gruppen skall ledas av biträdande universitetsdirektören. 4. Universitetsbiblioteket En särskild grupp bildas för att utveckla det nya universitetsbiblioteket ledd av överbibliotekarien, som också utser tre personer. Studentkårerna utser tre personer. Eftersom det är av yttersta vikt att deltagare i arbetsgrupperna inte endast uttalar ett engagemang i projektet utan även avsätter erforderlig tid till möten, workshops och studiebesök främst under tiden augusti oktober 2012 kommer åtagandebeskrivningar att upprättas för varje gruppdeltagare. Ansvaret för att detta blir gjort åligger programansvarig. Till dess att externa rekryteringar är gjorda är programansvarig sammankallande. Arkitekttävling/ar genomförs under hösten Tävlingens upplägg blir mer av en idéstudie där volymer samt samband efterfrågas. I samarbete med Akademiska Hus och Sveriges Arkitekter tas tävlingsprogram fram. Arvode för arkitekttävling utgörs av ett förstudieavtal med Akademiska Hus.

21 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) 6.2 Dokumenthantering Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Statusrapport tas fram i samband med styrgruppsmöten och skickas även till Utvecklingsrådet. Fastställda dokument (t ex projektdirektiv, projektplan, protokoll, leveranser och slutrapporter) inom projektet diarieförs. 6.3 Informationsspridning En övergripande kommunikationsplan skall tas som är synkroniserad med det projekt som ansvarar för att utveckla pedagogiska språnget. Ansvarig för detta är kommunikationsdirektören. Information om att projektet sker kontinuerligt via LiU:s webb med anpassning efter målgrupper (LiU:s startsida, studentwebben, insidan, LiU- Nytt etc.). Intresserade kan följa projektets utveckling via en projekthemsida. Varje delprojekt kommer att startas med en Kick Off/Workshop. Programansvarig och huvudprojektledare kommer under åren att sprida övergripande information i diverse möteskonstellationer. 6.4 Möten Möte Syfte/resultat Former/plats Ansvarig/deltagare Frekvens/tid Projektmöten Fördela och följa upp arbetet med underlag för riktlinjer Workshops och sammanträden, studiebesök PL/projektdeltagare Styrgrupps- möten Jurymöten Projekterings- möten Brukarmöten Rapportera status, fatta beslut om inriktning Gå igenom inkomna arkitektförslag Tillsammans med de av Akademiska Hus utsedda projektörerna Informationsmöte för intresserade brukare för att få kännedom och information om det aktuella projektet Sammanträden, studiebesök Sammanträden, jurymöten Sammanträde, workshops, studiebesök Stormöte Programansvarig/ styrgruppen Programansvarig, Akademiska Hus samt övriga jurymedlemmar (utsedda av Sveriges Arkitekter) PL/lokalplanerare LFA, PL Akademiska Hus, konsulter, brukarrepresentant samt vid behov kompetens från olika stödfunktioner: Lås- Passer, IT, lokalvård etc. Programansvarig, PL LFA, PL Akademiska Hus, konsulter samt intresserade brukare och huvudskydds- ombud Var 14:e dag Ca 2 ggr/projekt Byggmöten Tillsammans med Sammanträden, PL/lokalplanerare Var 14:e dag

22 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) de av Akademiska Hus utsedda entreprenörerna platsbesök LFA, PL Akademiska Hus, entreprenörer samt eventuellt brukarrepresentant 6.5 Administrativa rutiner Tidrapportering Samtliga projektdeltagare som finansieras inom ramen för projektet redovisar sin tid genom att lämna underlag månadsvis för internfakturering till respektive ekonomiansvarig. Externa leverantörer Tid- och resultatrapporter lämnas in av samtliga externa leverantörer varje månad (detta skall regleras i ingångna avtal) och redovisas regelbundet i projektets statusrapport. Attestregler Samtliga kostnader (resor, material, konsultarvoden etc) inom projektet belastar projektnumret. Projektledaren godkänner kostnaderna. Publicering av information All väsentlig information skall finnas uppdaterad på projektets hemsida. Det skall finnas tydlig kontaktinformation till ansvariga medarbetare inom projektet på hemsidan. Projektnummer Projektekonom Attestordning Anne- Marie Fleetwood Karolina Ganhammar gör mottagningssattest och Kent Waltersson gör beslutsattest 7 Risker 7.1 Projektrisker 1. Annan verksamhet, projekt och linjearbete prioriteras före Effekt: Försening och fördyring av projektet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Kontrakt med respektive chef 2. Frånvaro i form av sjukdom etc. Effekt: Försening och fördyring av projektet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Normal frånvarofrekvens skall tas hänsyn till vid planeringen 3. Projektet lyckas inte rekrytera projektledare till delprojekten Effekt: Försening och fördyring av projektet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Översyn av arbetsuppgifter för att finna kompetens/er inom LiU

23 PP: Campus LiU 2015 Dnr LiU (15) 4. Akademiska Hus klarar ej av att hålla LiU:s satta tidplan Effekt: Försening och fördyring av projektet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Kontinuerlig dialog med Akademiska Hus 7.2 Övriga risker Oro, motstånd och bristande förankring i organisationen Effekt: Försening och fördyring Sannolikhet: Medel Åtgärd: Aktivt arbete med information och kommunikation. 8 Projektkalkyl Se bilaga Finansiering Projektet finansieras av rektors utvecklingsmedel. 9 Referenser Dokument som projektplanen refererar till: Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum 1 Slutrapport Utvecklingsplan Campus Valla Allmän arkitekttävling Vallastaden Idéprogram Linköpings Bo

24 BESLUT Dnr LiU Tecknande av projekteringsavtal för viss byggnation m.m ingående i projektet Campus LiU 2015 Mot bakgrund av den föreliggande föredragningspromemorian och den kompletterande muntliga föredragningen beslutar universitetsstyrelsen - att bemyndiga rektor, eller den hon utser, att teckna projekteringsavtal med fastighetsbolaget Akademiska Hus AB gällande nybyggnation av Origo 2, ombyggnation av Hus D samt vissa förändringar i Hus Zenit. Avsikten är att lämna ett förslag till preliminärt hyresavtal vid universitetsstyrelsens sammanträde i november Det är då styrelsen fattar det slutgiltiga beslutet om projektet ska genomföras. - att uppdra åt rektor, eller den hon utser, att utreda och pröva alternativa finansieringsformer för hela eller delar av Campus LiU Exempel på detta är hur hyresavtalets längd påverkar årskostnaden samt möjligheten till egen upplåning. Utfallet av detta uppdrag kommer att ligga till grund för det förslag till hyresavtal som presenteras för styrelsen i november att styrelsen som sitt riktmärke uttalar att lokalkostnaderna för universitetet inte ska överstiga 15% av universitetets totala kostnader. - att uppdra åt rektor, eller den hon utser, att med utgångspunkt i pågående lokaleffektivitetsutredning återkomma till styrelsen med avrapportering hur effektivitetsarbetet fortskrider och vilka kostnadsreduceringar som kan verkställas inom befintligt lokalbestånd. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Anna Ekström, universitetets rektor Helen Dannetun och övriga ledamöterna, Sebastian Becker, Carin Franzén, Magnus Hall, Paul Håkansson, Margareta Josefsson, Tobias Karlsson, Albin Mannerfelt, Helena Persson, Kerstin Wigzell, Jan-Erik Ögren och Karin Öllinger. Vidare har närvarit prorektor Karin Fälth-Magnusson, personalföreträdarna Krzysztof Marciniak och Gabriel Thott, styrelsens sekreterare Jenny Ljung, chefsjuristen Göran Hessling, kommunikationsdirektören Mariethe Larsson, f.d. studeranderepresentant Niclas Söör, universitetsdirektören Kent Waltersson, samt universitetsarkitekten Karolina Ganhammar, de sistnämnda föredragande. Anna Ekström Kent Waltersson Karolina Ganhammar Universitetsledningen

25 PM Dnr LiU Tecknande av projekteringsavtal för viss byggnation ingående i projektet Campus LiU 2015 Bakgrund Universitetsstyrelsen fastställde vid sitt sammanträde i december 2012 den strategi som ska ligga till grund för universitetets framtida utveckling. Själva utgångspunkten i denna strategi är att Linköpings universitet skall vara ett universitetet med internationell lyskraft där människor möts och utvecklas. Rektor har mot denna bakgrund slagit fast att Linköpings universitet även framgent ska vara det bästa och mest attraktiva alternativet för universitetsutbildning i landet. För att vidmakthålla denna position är det nödvändigt att vidta ett antal åtgärder. Konkurrensen från andra lärosäten i landet hårdnar alltmer och flera av landets större universitet och högskolor planerar stora satsningar inom utbildningsområdet. Utvecklingen är densamma på många universitet i andra länder. Detta kom tydligt fram i samband med årets ledningsresa som hade till syfte att studera innovativa läroch studiemiljöer. Flera intryck från denna resa ligger bakom det förslag till beslut som underställs universitetsstyrelsen denna dag. I resan deltog universitetsledning, dekaner och prefekter. Rektor har identifierat två områden inom utbildningen som särskilt viktiga i detta sammanhang. För det första måste universitetet intensifiera arbetet med att utveckla utbildningarnas kvalitet med ett särskilt fokus på pedagogiskt förnyelsearbete och de nya former av lärande som inte minst utvecklingen inom IKT-området ger möjligheter till. Ett exempel på detta är inrättandet av Didacticum. Rektor har valt metaforen det pedagogiska språnget som beteckning för detta omfattande förändringsarbete. Det huvudsakliga innehållet i detta arbete har tidigare redovisats för styrelsen. För det andra måste en betydande satsning göras på studenternas studiemiljöer. Detta bör ske på samtliga campus och arbetet har redan inletts. Här bör dock framhållas att studenterna är särskilt missnöjda med den fysiska miljön på Campus Valla. En kritik som är rimlig med tanke på att några större satsningar på studenternas arbetsmiljö under årens lopp inte gjorts i de något slitna husen. Dock skall påpekas att flera åtgärder vidtagits de senaste åren. Exempel på detta är tillgång till trådlöst nätverk, fler eluttag, upprustning av grupprum och liknande lokaler samt ett moderniserat café- och restaurangutbud. Detta är viktigt inte minst med tanke på att dagens student i allt större omfattning tillbringar sin dag (och natt) på campus med krav på att ständigt kunna vara uppkopplad på nätet. Ett sätt att tillmötesgå denna förändring i studenternas studievanor är att skapa en miljö som av studenterna uppfattas som ett vardagsrum på campus. Universitetsledningen

26 2(7) Men det är inte bara en fråga om att åstadkomma fysiska och lekamliga förbättringar utan det är också nödvändigt att anpassa lokalerna för att göra det möjligt att utveckla och tillämpa de nya pedagogiska modeller vilka är en del av det pedagogiska språng som beskrivits ovan. Detta är bra för våra studenter. Men samtidigt ger det också våra lärare möjligheter att utveckla sina undervisningsformer och pröva nya pedagogiska modeller. Samlingsnamnet för denna satsning på att förbättra universitetets skilda miljöer är Campus LiU Det huvudsakliga innehållet i detta projekt har även det tidigare redovisats för universitetsstyrelsen. Avsikten med detta projekt är att säkerställa att universitetet har de miljöer för utbildning och arbete som krävs för att även i framtiden vara attraktivt. Det är rektors uppfattning att utgångspunkten vid val av lärosäte givetvis i huvudsak är utbildningens kvalitet och renommé men att andra faktorer som god studiemiljö, attraktiva stadsmiljöer och inte minst tillgång på boende spelar en allt större roll. Linköpings universitet är kanske landets mest utpräglade campusuniversitet, vilket innebär att detta måste speglas i de olika campusmiljöerna. Den pedagogiska, tekniska och lokalmässiga utvecklingen går hand i hand. Olika lärosäten gör olika vägval. Vissa satsar på en ökad distansundervisning, andra liksom LiU på campusförlagd utbildning. Begrepp som flexibilitet, anpassningsbarhet och hållbarhet är nyckelord i detta sammanhang. Förslag Mot denna bakgrund och det utredningsarbete som bedrivits inom projektet Campus LiU 2015 bör ett nytt hus byggas på Campus Valla på den plats där det nuvarande förvaltningshuset Origo ligger. Det nya huset har fått arbetsnamnet Origo 2. Detta nya hus ska ses som mötesplats som i första hand ska tillgodose studenternas behov av information. I huset kommer de flesta servicefunktioner som studenterna behöver att finnas, liksom den information som ett modernt bibliotek kan ge. Att utforma nya informationscentra anpassade till den modernaste informationstekniken många undviker att använda begreppet bibliotek är något som sker på många universitet världen över. I detta centrum kommer det också att finnas spännande studiemiljöer som ger alla som vistas där, möjligheten att omforma information till kunskap eller upplevelser, vilket ju är själva kvintessensen med ett bibliotek. Origo 2 ska ses som universitetets nav, inte bara för studenter utan också för lärare. Att sammanföra merparten av den studentrelaterade servicen och administrationen till en punkt sker på många lärosäten såväl internationellt som nationellt. Huset ska också fungera som en social mötesplats där studenter och anställda träffas för att umgås och diskutera. Flera svenska lärosäten har redan skapat denna typ av mötesplats och flera planerar något liknande. Det som skulle vara unikt för LiU är integrationen av ett modernt bibliotek i denna typ av byggnad. Genomförs detta förslag får det till följd att det humanistisktsamhällsvetenskapliga biblioteket för närvarande inhyst i Hus D och det tekniskt-naturvetenskapliga biblioteket som nu är beläget i Hus B flyttar till Origo 2. Det innebär att det endast kommer att finnas ett bibliotek på Campus Valla. De ytor som det tekniskt-naturvetenskapliga biblioteket lämnar kommer att övertas av vissa institutioner, något som välkomnas av dessa. En särskild utredning om hur denna yta skall fördelas har inletts.

27 3(7) Ett uppförande av Origo 2 ger också möjlighet att samla universitetsförvaltning och fakultetskanslier i två hus. För närvarande är dessa funktioner spridda på sju olika ställen på Campus Valla och i Mjärdevi. Försök har flera gånger gjorts att samla förvaltning och kanslier i en ny byggnad, men det har varit svårt att argumentera för detta, när andra angelägna behov som berör kärnverksamheten också förelegat. Att ha en universitetsförvaltning spridd på sju olika ställen är inte effektivt och leder också till högre hyreskostnader. Avsikten är att flertalet av tjänstemännen flyttar till lokaler i Hus D. Institutionen för beteendevetenskap och lärande (IBL) kommer att ha kvar sina lokaler i Hus D. I detta hus kommer även nya miljöer för utbildning att utformas i de ytor som tidigare utgjorde bibliotekets bokhall. En utökning av utbildningsmiljöerna på södra delen av Campus Valla är helt i linje med de synpunkter studenterna fört fram i de olika enkätundersökningar som genomförts, nämligen vikten av att överbrygga det psykologiska avstånd som finns mellan Campus Vallas norra och södra delar eftersom det idag upplevs vara allt för stor koncentration av utbildningsmiljöer till norra delen av campus. De förslag som beskrivits ovan får också till följd att de som är engagerade i universitetets samverkansuppdrag kan samlas i en byggnad, nämligen Hus Zenit, eftersom merparten av den administrativa verksamhet som för närvarande bedrivs där, kommer att flytta till Origo 2. Ett samverkanshus centralt placerat på Campus Valla tydliggör universitetets uppdrag att samverka med det omgivande samhället på ett manifest sätt och markerar universitetets ambition att samverkan ska utgå från universitetet. Huset kan också tjäna som ett skyltfönster i vilket goda exempel på samverkan inom forskning och utbildning kan visas upp. Tillkomsten av detta samverkanshus innebär att viss verksamhet kan flyttas från Mjärdevi Science Park till Campus Valla, vilket också medför vissa kostnadsbesparingar. Ett förverkligande av de föreslagna åtgärderna får till följd att universitetet kan lämna sina förhyrningar i Hus G och Hus Terra, vilket innebär att universitetets totala area på Campus Valla minskar med ca kvm. Illustration av planerade förändringar Campus LiU 2015

28 4(7) De förslag som förs fram ovan kan sammanfattas enligt följande ett nytt hus, Origo 2, byggs på den plats där nuvarande Origo är beläget Hus D byggs om för att hysa nya arbetsplatser för ca 300 medarbetare samt nya undervisningsmiljöer i det humanistisktnaturvetenskapliga bibliotekets nuvarande bokhall Hus Zenit omformas till ett samverkanshus Utformning av arbetsplatser för medarbetare inom universitetsförvaltning och fakultetskanslier Under hösten har de av Akademiska Hus anlitade konsulterna studerat hur hus D kan anpassas för att rymma universitetsförvaltningens och fakultetskansliernas medarbetare. Analysen visar att det är ekonomiskt mest fördelaktigt att inte att rensa hela den befintliga strukturen med innerväggar och installationer för att bygga öppna kontorslösningar som möjliggör att tillräckligt många arbetsplatser kan skapas för universitetsledningen och fakultetskanslierna. En varsam ombyggnad, där stora delar av den befintliga strukturen och rumsindelningen bibehålls är ekonomiskt mest fördelaktig. Arbetsplatserna i Hus D blir då en blandning av egna arbetsrum, delade arbetsrum och öppna lösningar. Resterande arbetsplatser kommer att inrymmas i Origo 2. Avsikten är dock att en så stor andel av personalen som möjligt ska ha sin arbetsplats i Hus D. De arbetsplatser som kommer att finnas i Origo 2 ska uteslutande utgöras av öppna kontorslösningar, eftersom det vid nybyggnation är betydligt billigare att bygga öppna kontorslösningar. Analyser som Akademiska hus konsulter gjort visar, att man sparar minst 7 kvm per medarbetare i en öppen lösning jämfört med eget kontorsrum. I lösningar med eget kontorsrum räknar man generellt med riktvärdet 25 kvm/medarbetare. (kvm per medarbetare inkluderar del i mötesrum, korridorer, toaletter, kopiering, vilrum etc). Ett aktuellt exempel som kan vara intressant i sammanhanget är hämtat från universitetet och en pågående ombyggnad av vissa lokaler i Kåkenhus, Campus Norrköping. De arbetsplatser som iordningsställs för forskningsgruppen organisk elektronik och forskningsinstitutet Acreo, har en genomsnittsyta på 11 kvm/medarbetare, vilket innebär en ytbesparing på 14 kvm per medarbetare. Under hösten 2013 har en rad olika aktiviteter genomförts för att bemöta den oro som uttalats från ett antal medarbetare rörande arbetsplatsens utformning. En särskild samrådsgrupp har bildats under ledning av universitetsdirektören. I gruppen har ingått representanter för de fackliga organisationerna. Ett antal öppna föreläsningar kring temat öppna kontorslösningar kontra enskilda arbetsrum har avhållits liksom en studieresa till KTH, där förvaltningen nyligen flyttat in i nya miljöer med öppna lösningar. En riskanalys och konsekvensbeskrivning har också gjorts och en kunskapsöversikt inom området har utarbetats.