Konsekvensbedömning vid genomförande av projekt Campus LiU 2015.

Transkript

1 Titel Konsekvensbedömning Sida 1(5) Institution/motsvarande Utfärdare Utfärdad den Godkänt av Godkänt datum Dokumenttyp Mall Dnr Utgåva 1 Konsekvensbedömning vid genomförande av projekt Campus LiU Vilka följder en eventuell delvis övergång till öppna kontorsmiljöer med stödfunktioner skulle kunna få för universitetsförvaltningensoch fakultetskansliernas medarbetare. Innehållsförteckning: 1 Inledning Planerad förändring Risker Handlingsplan Deltagare Inledning Projekt Campus LiU 2015, bästa miljö för utbildning och arbete föreslår att nya arbetsplatser i ny byggnad, med tillfälligt arbetsnamn Origo 2 ska uppföras i öppna kontorsmiljöer. I det ombyggda D-huset, där merparten av arbetsplatserna för universitetsförvaltningen och fakultetskanslierna kommer att finnas, föreslås en mi av arbetsplatser i enskilda kontorsrum, delade kontorsrum och öppna kontorslösningar. För ytterligare information och bakgrund till projektet se bilaga 1: PM projekteringsavtal Campus LiU Idag har så gott som all personal inom universitetsförvaltningen enskilda kontorsrum. Detta system kräver ständiga anpassningar och ombyggnationer då organisationen förändras vilket får stora ekonomiska kostnader som följd. Det är också detta system som är bakgrunden till att olika verksamheter inom universitetsförvaltningen spridits ut i sju olika byggnader på campus. Resultatet har givit dåliga efterverkningar för samverkan och kommunikation i organisationen då verksamheten splittrats. Öppna kontorsmiljöer är mer fleibla och tänjbara vid verksamhetsanpassningar och omorganisationer. Arbetsplatser i öppna miljöer är mycket yteffektiva, stor lokalyta kan sparas och därmed kan ekonomiska vinster göras. De studier som Fojab arkitekter genomfört för Akademiska Hus och Linköpings universitet visar en ytbesparing på minst 7 kvm per medarbetare vid en övergång från enskilda kontorsrum till öppna kontorslösningar med resursrum. Ett förverkligande av föreslagna åtgärder inom projektet innebär även att universitetet kan lämna sina förhyrningar i G-huset och hus Terra vilket innebär en minskning av den totala arean om ca kvm. 2 Planerad förändring Förändringen är tänkt att genomföras inom universitetsförvaltningens samtliga avdelningar och enheter samt fakultetskanslierna, universitetsbiblioteket, Innovationskontoret, Holdingbolaget och universitets studentservicefunktioner. Förändringen berör ca 470 medarbetare och universitets alla studenter på campus Valla.

2 En arbetsgrupp inom Campus LiU projektet, Nyskapande och stödjande arbetsplatser ledd av universitetsdirektör Kent Waltersson, bildades hösten Gruppen består av representanter från fackförbunden SACO, SEKO, OFR, representanter från universitetsförvaltningen och de tre fakultetskanslierna samt studentrepresentanter. Syftet med gruppen har varit att göra omvärldsanalys på arbetsmiljöområdet och öka kunskapen hos gruppens representanter för vad som händer på andra lärosäten och hur andra statliga och kommunala verksamheter tänker när det gäller att utveckla sin arbetsmiljö. Gruppen har genomfört ett antal studiebesök i Malmö och bl.a. besökt Malmö Högskola, Region Skånes nya kontor och Kungliga Tekniska Högskolans nya förvaltningshus i Stockholm. Representanterna i gruppen har varit viktiga informationsbärare ut i verksamheten för att hålla dialogen levande med medarbetarna. En enkät, Enkät verksamhetsbeskrivningar, har genomförts under hösten 2012 i syfte att göra en behovsinventering och beskriva verksamheten inom såväl universitetsförvaltning och fakultetskanslier. Enkäten utgick till samtliga avdelningar inom universitetsförvaltningen och till fakultetskanslierna. Resultatet sammanställdes i Redovisning av enkät till universitetsförvaltningen och fakultetskanslierna. (Bilaga 2.) Efter beslut i universitetsstyrelsen 7 nov 2013 om projektering kommer ytterligare en process med behovsinventering och detaljplanering av verksamhetens ytor att ta vid. I dokumentet Kunskapsöversikt kontorsmiljöer finns aktuell forskning och aktuella rön kring olika arbetsplatsers utformning sammanställd. (Bilaga 3.) De stora vinsterna med förändringen är, att universitetsförvaltningen och fakultetskanslierna kan samlas och därmed kan såväl ekonomiska som verksamhetsmässiga vinster göras. Universitetsförvaltningens samtliga avdelningar och enheter får gemensamma kontaktytor som främjar samverkan och kommunikation. Nackdelarna kan samlat beskrivas genom att förändringar kan upplevas arbetsamma, skapa oro och innebära en omställning till delvis nya rutiner och arbetssätt. Då medarbetare går från enskilda kontor till gemensamma öppna kontorsytor med resursrum krävs ändrade förhållningssätt och ett ökat hänsynstagande. Nya rutiner och spelregler för hur arbetet skall bedrivas måste ske genom överenskommelser inom gruppen. Under arbetsdagen kan vissa arbetsuppgiften få genomföras i resursrum t.e. känsliga telefonsamtal, möten och situationer som kräver avskildhet. För att övergången till öppna kontorslösningar, i storleken arbetsplatser och direkt tillgång till ett antal resursrum, skall upplevas positiv krävs att förändringsprocessen ges tid och resurser. Innan genomförande ska samtliga medarbetare erbjudas möjlighet till deltagande i processen kring utformningen av arbetsplatserna inom ramen för det beslut som tagits. En särskild handlingsplan kommer tas fram för detta ändamål. 3 Risker Vid diskussioner i de olika projektgrupperna inom Campus LiU 2015 har det uttryckts oro för hur de framtida arbetsplatsernas föreslås att utformas. Frågorna har främst handlat om de eventuella ljudstörningar, svårigheter med sekretess, allergiproblem m.m. som skulle kunna uppstå i öppna kontorslösningar. Några medarbetare har uttryckt att man ser risker i att inte kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredställande sätt. Under hösten 2013 har en rad olika aktiviteter genomförts i form av öppna föreläsningar om akustik/ ljudmiljöer och omvärldsförändringar/ kontoret i förändring, en särskild frågelåda har upprättats samt genomfört studiebesök alla i syfte att möta de frågor som uppkommit. För att beakta alla aspekter av arbetsmiljön och ta tillvara på synpunkter från medarbetarna gällande projektet, bildades det i maj 2012 en särskild referensgrupp bestående av det centrala arbetsmiljöombudet och fackliga representanter. Den gruppen deltog på studiebesöket på KTH. Efter fattat beslut kommer arbetet med denna process att fortsätta och gå in i en mer konkret fas och bland annat måste ett handlingsprogram tas fram. Under såväl planerings- som projekteringsfasen kommer medarbetarna att vara delaktiga i arbetet

3 rörande ny- och ombyggnation, flytt, nya arbetssätt, grupputveckling med mera och kommer att kontinuerligt ta del av aktuell information om hur projektet fortskrider. Denna analys avser de risker som uttryckts hos delar av medarbetarna för vad en förändring av arbetsmiljöns utformning skulle kunna få för arbetsrelaterade konsekvenser. 4 Handlingsplan Identifierad risk Överhörning mellan kollegor e känslig information. Störning från kollega i delat kontorsrum Höga ljudnivåer/ ljudförhållanden t.e. ljud alstrade av maskinell utrustning (skrivare, kopiatorer etc.) eller städning Mindre Ganska Mycket Beskrivning av åtgärd Ansvarig Klart datum Övergång för alla till mobiltelefoni och bärbara datorer för medarbetare i öppna miljöer så att man kan dra sig undan vid behov. God tillgång till tysta rum och mötesrum inom den egna enheten för telefonsamtal, möten med studenter, kollegor eller eterna gäster. Medarbetare med liknande arbetsuppgifter placeras i samma rum. Viktigt med dialog och att medarbetarna får verktyg och stöd i att hitta hållbara rutiner sitt egen och den närmsta kollegans arbetssituation. Ljuddämpning i form av ljudabsorbenter, ljuddämpande skärmar vid arbetsplatser, tetila golv, ljuddämpning i inredning. Workshops erbjuds alla verksamheter som stöd för att ta tillsammans ta fram gemensamma spelregler för hur man kan hitta hållbara rutiner för arbetet i en öppen kontorslösning. Avskilda teknik/ maskinrum. Effektiv städning under begränsad tid under arbetsdagen Lokalförsörjn ingsenheten Konflikt vid fördelning av de olika typerna av arbetsmiljöer; enskilda kontorsrum, delat kontor eller öppet kontor med resursrum Samtliga avd. chefer kommer att involveras i processen om vilka enheter som placeras var. Detta arbete grundas i verksamhetens behov. Kompetenstapp pga. att medarbetare vantrivs och säger upp sig Genom information och delaktighet i processen och förändringen skapas förutsättningar för att gemensamt skapa ett gott arbetsklimat där utrymme ges för såväl egna som kollegors behov. Detta tillsammans med konkreta överenskommelser ger ökad trivsel på arbetsplatsen. Ökad belastning för lokalvården med nya golvmaterial, t.e. tetila golv Tillräckliga resurser i form av moderna maskiner och tetila golv i begränsad omfattning.

4 Påverkan på sekretess Låsbara dokumentskåp, bärbara datorer och telefoner till alla medarbetare, headset till telefoner, filter på skärmen som motverkar att andra kan läsa, använda Print anywhere när man skriver ut, bokningsbara och obokningsbara tysta rum för möten och känsliga telefonsamtal. Mycket rörelse i miljön, stökig miljö Gemensamma överenskommelser/ spelregler för hur man skall agera inom den gemensamma kontorsytan. T.e. inga möten vid skrivbordet, prata i låg samtalston, ökad hänsyn då man tar emot besökare etc. Koncentrationssvårigheter Gemensamma spelregler för ljudnivåer, samtal och aktiviteter på den gemensamma ytan. God tillgång till tysta rum. Mindre effektivt arbetssätt pga. förflyttningar, störningar m.m. I det kommande processarbetet kommer samtliga medarbetare erbjudas möjlighet att delta i workshops som leds av professionella processledare och kompetenta personer inom kontorsutveckling. Detta för att ge alla medarbetare ökad kunskap om vad som krävs för att kunna trivas och arbeta effektivt i en öppen kontorslösning. Minskad möjlighet till avskildhet Möjlighet till avskildhet då detta behov uppkommer kan erbjudas genom tysta rum och samtalsrum i direkt anslutning till den gemensamma kontorsytan. Då specifik verksamhet kräver avskildhet kommer detta att beaktas. Eventuell stöldrisk kan motverkas med kortläsare intill varje sektion av arbetsplatser. Astma och allergier mot dofter eller hörselnedsättning/ hörselproblem Gemensamma överenskommelser/spelregler och planering av specifika åtgärder för personer med särskilda behov. Förvärrad allergi pga. heltäckningsmattor Moderna material i tetilier används vilka är framtagna för att minimera risk för allergier. Situationsanpassad/ årstidsanpassad städning och regelbunden städning dagtid. Informationsbrist/ avsaknad av information, delaktighet i projektet Efter fattat beslut kommer projektet ta fram en kommunikationsplan för att säkerställa att information ges om flytt och process till medarbetare och studenter samt om de förändrade förutsättningar som följer med den nya lösningen. Ökad sjukskrivning pga. den förändrade miljön t.e. genom virusspridning eller höga ljudnivåer. Genom information och delaktighet i processen skapas förutsättningar för att gemensamt skapa ett gott arbetsklimat där utrymme ges för såväl egna som kollegors behov. Detta tillsammans med konkreta överenskommelser ger ökad trivsel på arbetsplatsen. Ökad belastning i samband med flytt i form av packning och arkivering Flyttkoordinator kommer att anlitas vi behov för samordning. Tillfällig resursförstärkning, bedöms vid behov Övriga arbetsmiljöaspekter, brandskydd och säkerhet Projektet kommer att följa aktuella föreskrifter och den lagstiftning som finns, Arbetsplatsens utformning, Boverkets byggnadsregler. Frågor kring säkerhet,

5 brand etc. kommer att tas om hand i projekteringsarbetet. Ineffektivitet vid arbetsuppgifter, arbetsmoment tar längre tid vid förflyttning till tysta rum då dator, telefon, mm. skall tas med. Gott om tysta rum i direkt anslutning till arbetsplatsen för att minimera förflyttningssträckan. Lära ut hur man på bästa sätt förflyttar teknisk utrustning för att få med alla funktioner (internetuppkoppling etc.), god uppkoppling överallt. 5 Deltagare Arbetsgruppen inom Campus LiU 2015: Nyskapande och stödjande arbetsmiljöer, ledd av universitetsdirektör Kent Waltersson. I gruppen har ingått representanter från SACO, SECO och OFR tillsammans med representanter från fakultetskanslier och universitetsförvaltning samt representanter från Innovationskontoret och LiUs studenter. Rektors fackliga samrådsgrupp, under ledning av universitetsdirektör Kent Waltersson. Arbetsmiljöombud vid Linköpings universitet. Konsekvensbedömningen ska sedan tas upp i: Datum Centrala samverkansgruppen (CSG) Undertecknas av ansvarig för arbetsmiljöarbetet enligt delegation. Datum