Campus LiU 2015 Bästa miljö för utbildning och arbete. Projektplan Projektplan Dnr LiU Utgåva: 1.4 1(15)

Transkript

1 Projektplan Utgåva: 1.4 1(15) Campus LiU 2015 Bästa miljö för utbildning och arbete Projektplan Programledare: Karolina Ganhammar

2 2(15) Innehåll 1 Basfakta Godkännande av projektplan och bilagor Projektet, sammanfattning Idé och mål Bakgrund Koppling till effektmål Projektmål och målprioritering Förutsättningar och inberoenden Leverans och överlämning Leveransobjekt och godkännande Organisation Projektorganisation Bemanning Ansvar, befogenheter Kompetensutveckling Tidsplan och resursbehov Projekttidplan Beslutspunkter, milstolpar Resursbehov Inköp Arbetsformer Arbetsmetod Dokumenthantering Informationsspridning Möten Administrativa rutiner Risker Projektrisker Övriga risker Projektkalkyl Finansiering Referenser Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar Första utgåva av projektplan Andra utgåva av projektplan Tredje utgåva av projektplan Fjärde utgåva av projektplan

3 3(15) 1 Basfakta 1.1 Godkännande av projektplan och bilagor Godkännande av projektplanen Projektplanen godkänd av: Beställare/Projektägare: Programansvarig: Helen Dannetun Karolina Ganhammar Definitioner Ord/förkortning/akronym Lokalprogram Projekteringsavtal Förklaring Dokument som beskriver behovet av lokaler jämte verksamhetsbeskrivning för resp. berörd avdelning. Avtal mellan LiU och berörd fastighetsägare som reglerar kostnader för projektering fram till systemhandling och kalkyl Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1. Projekttidplan Projektkalkyl Projektet, sammanfattning Det har i ett otal sammanhang de senaste åren framkommit inte minst från studenthåll att vissa av våra undervisningslokaler inte längre håller måttet eller har den utrustning som krävs. Vi har också noterat den satsning på moderna undervisningsmiljöer som görs vid flera svenska universitetet och högskolor; lokaler vars utformning är baserade på den snabba utveckling som skett inom IKT- området. Även studiebesök på internationella universitet visar på intressanta satsningar som kan ligga tillgrund för de nödvändiga förändringar som måste ske vid Linköpings universitet. Ett belysande citat från den NSI som nyligen redovisats Bättre lokaler! C- huset är inte värdigt den kvalitativa undervisning som bedrivs där återger en uppfattning som förs fram av våra studenter allt oftare. Projektet Campus LiU 2015 syftar till att uppfylla de krav och förhoppningar som våra studenter och lärare ställer på en kreativ, attraktiv och konkurrenskraftig studiemiljö. Campus LiU 2015 skall ge förslag till hur erbjuda studiemiljöer och arbetsmiljöer som lever upp till LiU:s målsättning om öppenhet, nyfikenhet och nytänkande. Studiemiljöer och arbetsmiljöer skall bidra till möjligheten att

4 4(15) leva upp till LiU:s strategiska mål och ge förutsättningar för lärarna att genomföra en undervisning med hög pedagogisk kvalitet. 2 Idé och mål 2.1 Bakgrund Under en längre tid har undervisningsmiljöerna i C- huset på campus Valla varit undermåliga och inte svarat upp mot vare sig relevanta pedagogiska förutsättningar eller god studiesocial miljö. Ett antal utredningar och ombyggnadsalternativ har arbetats fram under de gångna åren. Vid analys av förslagen har följande framkommit: - byggnadens struktur och byggnadstekniska förutsättningar innebär stora begränsningar beträffande takhöjd, dagsljusförhållanden, ventilation med mera, för att till fyllest kunna motsvara moderna krav på pedagogisk verksamhet - de förslag som föreligger är inte ekonomiskt försvarbara i förhållande till de begränsade kvaliteter som kan åstadkommas genom att bygga om C- huset - en ombyggnad av C- huset förutsätter dessutom en, eller flera nya byggnader, då antalet lärosalar inte blir tillräckligt i ett ombyggt C- hus På motsvarande sätt har ett antal utredningar och ombyggnadsförslag presenterats beträffande Origo, då universitetsförvaltningen växt ur sina lokaler och sedan lång tid sitter utspridda över campus och till viss del även på Mjärdevi. Vid analys av förslagen har följande framkommit: - inget av de redovisade alternativen kan erbjuda gemensamma lokaler för förvaltningen tillsammans med närliggande funktioner - inget av de redovisade alternativen kan erbjuda möjlighet till nya, innovativa arbetsmiljöer - även i detta fall kan man starkt ifrågasätta de ekonomiska konsekvenserna av en utbyggnad som inte är tillfyllest relaterat ovanstående båda punkter 2011 genomfördes en utredning kring förbättring av läsplatser/studieplatser på campus Valla tillsammans med studentrepresentanter. Under 2012 fattades beslut om att restaurangavtalet skulle skrivas om i syfte att ge restauratörerna större ansvar för de förhyrda lokalerna och där utomhusmiljöerna spelar en viktig roll för hela campusområdet. I samband med detta fattades också beslut om att genomdriva projekt LiU Faculty Club i Vallfarten, en samlingsplats för alla anställda vid LiU samt deras gäster. Vid särskilt prefektmöte i augusti 2011, rörande lokalfrågor, identifierades behov av flera nya labb- och undervisningsmiljöer för institutionerna IDA, IEI och ISY. Beslut fattades om att utreda dessa behov i gemensam ny byggnad och/eller ombyggnation av befintliga lokaler. Rektor har i flera sammanhang talat om vikten att LiU framöver sätter ökat fokus på grundutbildningen och tar ett pedagogiskt språng, vilket bland annat innefattar att göra våra läromiljöer bättre, mer ändamålsenliga och bättre anpassade efter nya moderna tekniker och undervisningspedagogik. Det framtida behovet av lärosalar måste därför preciseras. Det gäller såväl antal som storlek men också utformningen av salarna så att de kan användas på ett flexibelt sätt och gör det möjligt för lärarna att använda olika pedagogiska former för sin undervisning. Som en grund för detta arbete skall en utredning göras som visar hur det nuvarande beståndet av lärosalar utnyttjas. Särskild vikt skall läggas på att redovisa bokningen av nuvarande undervisningslokaler baserat på lokalernas storlek. Målet med detta projekt är bland annat att ersätta undervisningslokaler i hus C och flytta dessa till nya eller ombyggda hus. Det är därför nödvändigt att ha en övergripande bild av det framtida behovet av undervisningslokaler och självstudieplatser, på Campus Valla så att den framtida dimensioneringen av utbildningslokaler är anpassat till behovet.

5 5(15) Kåkenhus utgörs av olika huskroppar där delar tillhör historiska byggnader kompletterade och sammanknutna med senare moderna nybyggnationer. I Kåkenhus finns mycket stora publika ytor som gör att byggnaden idag upplevs som tom, ödslig och överdimensionerad. Idag används inte lokalerna på ett effektivt sätt. LiU planerar att lämna lokalerna i gamla delen av Spetsen och Gropen för att få ett mer sammanhängande och förtätat campusområde runt strömmen och den nya campusbron i fastigheten Kopparhammaren 2. ITN/ El- Org- gruppen och Acreo har uttryckt att de vill flytta sin verksamhet till Kåkenhus. För att förbättra samarbetet och kommunikation dem emellan vill de flytta från sina nuvarande cellkontor i Täppan till en öppen kontorsyta belägen på plan 3 i Kåkenhus och som en följd av detta måste studie- och läsplatser förtätats. En viktig del är att poängtera entrén från Skvallertorget som huvudentré för campus Norrköping. Förändringar i Kåkenhus blir därför att - förtäta entrén genom att bygga ett nytt café - delar av de publika ytorna på plan 3 blir en öppen kontorsyta - övriga publika ytor förtätas för bättre och mer ändamålsenliga läsplatser/studieplatser - bibliotekets entréförhållanden och logistik ses över i samband med att delar av de publika ytorna blir arbetsplatser - studentservicefunktioner (stäm av med Agneta vilka) ges nya lokaler i Kåkenhus och flyttas från Trappan Mot bakgrund av ovanstående redogjorde universitetsarkitekt Karolina Ganhammar för en helhetslösning med syfte att visualisera hur de fysiska miljöerna i det av rektor initierade pedagogiska språnget, som innefattar såväl framtidens undervisningsmiljöer som framtidens arbetsplatser. Helhetslösningen beskrivs under Projektmål nedan. 2.2 Koppling till effektmål Nr Effektmål Koppling till LiUs strategikarta E1 Ökad attraktionskraft bland presumtiva Bygga LiU:s varumärke medarbetare och studenter E2 Ökad trivsel hos medarbetare och studenter Vidareutveckla profilen av campus- och programuniversitet med stimulerande, krävande och studentaktiv utbildning E3 Bättre bemötande av LiU:s studenter Bygga LiU:s varumärke E4 E5 E6 Bättre studie- och lärmiljöer för såväl studenter som lärare Effektivare nyttjande av hyrda lokaler med modern och pedagogisk arbetsplatsutformning Mer kreativt arbetsklimat med enklare kommunikationsvägar Vidareutveckla profilen av campus- och programuniversitetet med stimulerande, krävande och studentaktiv utbildning Examinera doktorer och studenter med lysande framtidsutsikter Utveckla LiU till en attraktiv och jämställd arbetsplats där goda insatser synliggörs Bygga LiU:s varumärke Utveckla LiU till en attraktiv och jämställd arbetsplats där goda insatser synliggörs Bygga LiU:s varumärke E7 Större utbyte/integration med Bidra till tillväxt och välfärd

6 6(15) omgivande samhället i samband med etableringen av Vallastaden Bidra till det goda kosmopolitiska samhället 2.3 Projektmål och målprioritering Projektmål Nr Projektmål Koppling till effektmål 1 Ny utformning av lärosalar i C- huset är genomförd som E1 pilottest för senare utvärdering. 2 Metoderna från ovanstående utvärdering är applicerade i E1, E2, E4 valda delar av de nya lärmiljöerna. C- huset är ombyggt till framtida tentasalar, därigenom kan tentasalarna i Terra kan lämnas. 3 En ny byggnad mellan A- och B- huset är uppförd innehållande E1, E2, E4 labbmiljöer, undervisningsmiljöer (delvis ersättning för C- huset) samt arbetsplatser med mera för IT- verksamhet. Byggnaden har sin utgångspunkt i en redan påbörjad lokalutredning för IDA/IEI/ISY. 4 Ett nytt hus för förvaltningen, nya Origo, är uppfört väster om Zenit innehållande ca 400 arbetsplatser samt konferenslokaler, grupprum mm. LiU- entré är förstärkt och tydliggjort. E3,E5, E6 5 Universitetsbiblioteket i B- huset och D- huset är inflyttade in i en gemensam byggnad, nuvarande Origo, vars flyglar eventuellt byggs samman. 6 Nuvarande bibliotek i B- huset är ombyggt till institutionslokaler. 7 Nuvarande bibliotek i D- huset är ombyggt för framtidens lärmiljöer (delvis ersättning för C- huset). 8 Tre tydliga torg har skapats: ett entrétorg som binder samman allén från nuvarande infart 2 med nya Origo, ett internationellt torg framför nya UB Valla och Zenit samt förstärkning av blå havet framför Kårallen och ny byggnad mellan A- och B- husen. E2, E4, E5, E6, E7 E1, E2, E4, E5, E6 E1, E2, E4, E5, E6 E1, E2, E3, E7 9 LiU har lämnat G- huset och Terra helt och hållet. E2, E3, E4, E5, E6 10 Möjlighet för att bygga konferenscentrum i samband med Link E2, E3, E4, E7 Bo 2016 är beaktat. 11 Kåkenhus har ny tydlig huvudentré från Skvallertorget som E1, E2, E3 sjuder av liv 12 Den nya öppna arbetsmiljön för El- Org- gruppen och Acreo utgör ett bra referensobjekt för delprojektet Nyskapande och E1, E2, E5, E6

7 7(15) stödjande arbetsmiljöer 13 Miljövetenskap, Centrum för klimatpolitisk forskning samt Medie- och Informationsteknik har nya lokaler i Koppahammaren 2 E1, E2, E4, E Projektets prioritering Prioritering: 2 Kvalitet/ kvantitet 1 Tidpunkt 3 Kostnad Avgränsningar Detta projekt kommer att fokusera på att skapa lokalmässiga och miljömässiga förutsättningar för att genomföra den pedagogiska och innehållsliga utveckling av grundutbildningen som är själva grundbulten i det pedagogiska språnget. Det är dock viktigt att påpeka att samordning sker så att projektet Campus LiU 2015 understödjer denna överordnade process och att inte tid förloras. Projektet Campus LiU 2015 kommer inte att ansvara för att förverkliga de idéer och tankar som uppkommer i samband med Vallastadens uppförande. Däremot kommer kontinuerlig dialog att föras. 2.4 Förutsättningar och inberoenden Förutsättningar För att kunna planera och ta fram byggnader med funktionella, flexibla och nyskapande lär- och arbetsmiljöer krävs övergripande riktlinjer för lokalernas utformning. För att ta fram dessa riktlinjer bör olika arbetsgrupper bildas med representanter från såväl LiU:s institutioner, fakulteter, förvaltning som studentkårer. Representanter till arbetsgrupperna bör utses i maj månad 2012 och arbetet i grupperna skall inledas före sommaren. Parallellt med arbetsgruppernas arbete skall verksamhetsbeskrivningar och lokalprogram tas fram. Det är av yttersta vikt att ovanstående delar i projektet påbörjas samtidigt och drivs parallellt för att inte tappa tid. Utöver de arbetsgrupper som nämns under avsnitt 6.1 så bör en kommunikatör och en upphandlingshandläggare knytas till projektet Akademiska hus har utrett möjlighet att starta en inglasning av Origo under pågående verksamhet och meddelat att detta inte låter sig göras. För att projekttidplanen skall hållas måste Origo utrymmas före Nya Origo är färdigställt. Under perioden mars juni 2015 måste samtliga medarbetare flytta till tillfälliga lösningar Inberoenden Nr. Beskrivning Ansvarig Datum 1. Utredning av LiU- IT:s IT- direktör placering 2. Utredning av NSC:s Föreståndare för NSC

8 8(15) placering 3. Utredning av Holding Bolaget, inkl. Innovationskontoret, Lead Företagsinkubator etc. Vicerektor för samverkan Leverans och överlämning 3.1 Leveransobjekt och godkännande Leveranser Lev. nr. Beskrivning Datum 1 Utformningen av övergripande oktober 2012 riktlinjerna för hur framtidens läromiljöer, arbetsmiljöer samt utformning och lokalisering av studentservice är klara 2 Tävlingsprogrammet är fastställt oktober Åtgärder för C- huset som december 2012 experimentverkstad är färdigställda 4 Lokalprogram för nya förvaltnings- och december 2012 undervisningshuset ( C2 ) är färdigställt 5 Resultat från pilottest i C- huset är klart januari Arkitekttävling är genomförd januari Verksamhetsbeskrivningar från samtliga februari 2013 områden/avdelningar inom UF, berörda institutioner, UB samt NSC är sammanställda 8 El- Org- gruppen och Acreo har flyttat in i Kåkenhus Mars- April Kåkenhus entré och fik är klart Mars- April Lokalprogram för UB Valla och ombyggt april 2013 D- hus ( C3 ) är framtaget 11 Projektering, systemhandling/kalkyl för november 2013 nya förvaltnings- och undervisningshuset ( C2 ) är framtagen 12 Inflyttning Kopparhammaren 2 Juli Inflyttning i nya undervisningshuset juni 2015 ( C2 ) 14 Inflyttning i UB Valla augusti Inflyttning i nya förvaltningshuset september Inflyttning i ombyggt D- hus ( C3 ) maj 2016

9 9(15) 4 Organisation 4.1 Projektorganisation Styrgrupp Programledning Huvudprojektledare Referensgrupp Prefektledningsrådet Referensgrupp CSG Projektadm - Byggnadsingenjör Delprojekt innovativa pedagogiska lärandemiljöer Delprojekt Nyskapande och stödjande arbetsmiljöer Delprojekt - Kundmötesplatser Delprojekt UB Valla 4.2 Bemanning Personal Projektroll Procent Helen Dannetun Styrgruppsordförande Inom ramen för ordinarie Karin Fälth- Magnusson Styrgruppdeltagare Inom ramen för ordinarie Peter Värbrand Styrgruppdeltagare Inom ramen för ordinarie Kent Waltersson Styrgruppdeltagare Inom ramen för ordinarie Mats Arwidson Styrgruppdeltagare Inom ramen för ordinarie Karolina Ganhammar Programansvarig Inom ramen för ordinarie Agneta Hägg- Knape Huvudprojektledare direktiv- 65% grupperna/projektledare Nyskapande och stödjande arbetsmiljöer Anders Englund Lokalplanerare Inom ramen för ordinarie Elin Johansson Lokalplanerare Inom ramen för ordinarie Ylva Häggstam Fastighetsekonom Inom ramen för ordinarie

10 10(15) Sara Eklund Fastighetsekonom Inom ramen för ordinarie Gunilla Liman + ev. NN (intern resurs) Projektadministratör Inom ramen för ordinarie AnnaKarin Unger Miljökoordinator Inom ramen för ordinarie Marina Geijer Projektledare, projektanställd 100%, 1 år Sophie Weinhardt Projektledare, projektanställd 50%, 1 år Matilda Henebäck Projektdeltagare, projektanställd 100%, 1 år Elisabeth Wahrby, Eva Kommunikatörer 20%, 4 år Bergstedt NN Pedagogiskt stöd 50 %, 1 år NN Projektdeltagare, 6 stycken 20% * 6 månader 4.3 Ansvar, befogenheter Styrgrupp Ansvar Säkerställa att projektets resultat ligger i linje med universitetets strategi Säkerställa projektets resultat genom att tillföra de resurser som krävs för att leverera resultatet Godkänna leveranserna från projektet Förankra leveranserna från projektet i verksamheten Befogenheter Avsluta projektet Godkänna projektplanen Godkänna större ändringar av projektplanen Programansvarig Ansvar Genomföra projektet inom ramarna för denna projektplan Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra arbetet Rapportera och informera om projektläget Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna Producera, leverera och överlämna rätt resultat Befogenheter Nyttja och styra tilldelade resurser Vid behov ändra projektets organisation Initiera projektanalyser Genomföra eventuella omförhandlingar angående projektet

11 11(15) 4.4 Kompetensutveckling Lokalförsörjningsavdelningen kommer att anordna workshops och studieresor för projektdeltagarna i respektive delprojekt, för att visa på goda exempel och skaffa inspiration. Projektdeltagarna kommer att få ta del av forskningsmaterial angående arbetsplatsens utformning och påverkan på medarbetaren samt utformning av innovativa lärmiljöer. 5 Tidsplan och resursbehov 5.1 Projekttidplan Se bilaga Beslutspunkter, milstolpar Följande beslutspunkter och milstolpar är definierade: Datum BP MS Beskrivning BP3/4 Styrgruppen godkänner projektplanen Bemanning i delprojekten är färdigställd Övergripande mål och riktlinjer avseende arbetsmiljöernas utformning är beslutade Arkitekttävling är utlyst Pilottest i C- huset klart Verksamhetsbeskrivningar för hela projektet är färdigställda för beslut Bemyndigande om att teckna projekteringsavtal avseende nytt förvaltnings- och undervisningshus (C2) i universitetsstyrelsen Bemyndigande om att teckna hyresavtal avseende nytt förvaltnings- och undervisningshus i universitetsstyrelsen Bemyndigande om att teckna projekteringsavtal avseende UB Valla och ombyggnation i D- huset ( C3 ) Bemyndigande om att teckna hyresavtal avseende nytt UB Valla och ombyggnation i D- huset ( C3 ) BP8 Husen är slutbesiktigade, invigda och inflyttade 5.3 Resursbehov Personresurser Projektet behöver omgående rekrytera tre personer som anställs under tiden september september Ett antal specialkompetenser inom olika områden, konsulter knyts sannolikt också till projektet.

12 12(15) 5.4 Inköp Projektet behöver inhandla en A1- skrivare för avdelningens behov av att kunna skriva ut ritningar att arbeta med. Projektets deltagare planerar att föregå med gott exempel och sitta i en öppen arbetsmiljö i Key- huset (förutsätter att lokalfrågan löses med FFK samt x, användare av datasalarna). I samband med detta överlåter LFA en kub till IKK. Projektet kommer i samband med flytt till öppen arbetsmiljö behöva inhandla viss inredning. 6 Arbetsformer 6.1 Arbetsmetod Fyra grupper kommer att bildas: 1. Innovativa, pedagogiska lärmiljöer Gruppen ansvarar för att komma med förslag på hur de framtida lärmiljöerna skall utformas för på bästa sätt stödja lärarnas möjlighet att genomföra en pedagogisk väl genomförd undervisning. Rektor utser fyra personer efter samråd med ledningsrådet, studentkårerna utser tre personer. En representant med väl utvecklad IT- kunskap, CUL:s föreståndare skall också ingå i gruppen liksom överbibliotekarien. Gruppen skall ledas av prorektor. 2. Nyskapande och stödjande arbetsmiljöer Denna grupp utses av universitetsdirektören som också leder gruppen. Gruppen skall bestå av representanter för de anställda som kommer att ha sin arbetsplats i det nya huset samt representanter för de fackliga organisationerna. 3. Studentservice Denna grupp ansvarar för de lokalmässiga förutsättningarna för samordning och utformning av den service till studenterna som skall finnas vid universitetet. Rektor utser fyra personer och studentkårerna utser tre personer. Denna grupp skall i huvudsak bestå av representanter för universitetsförvaltningen och studenterna. I gruppen skall chefen för Student- och Utbildningsstöd (SU) samt chefen för Schema, Lokal och AV- stöd (SAL). Gruppen skall ledas av biträdande universitetsdirektören. 4. Universitetsbiblioteket En särskild grupp bildas för att utveckla det nya universitetsbiblioteket ledd av överbibliotekarien, som också utser tre personer. Studentkårerna utser tre personer. Eftersom det är av yttersta vikt att deltagare i arbetsgrupperna inte endast uttalar ett engagemang i projektet utan även avsätter erforderlig tid till möten, workshops och studiebesök främst under tiden augusti oktober 2012 kommer åtagandebeskrivningar att upprättas för varje gruppdeltagare. Ansvaret för att detta blir gjort åligger programansvarig. Till dess att externa rekryteringar är gjorda är programansvarig sammankallande. Arkitekttävling/ar genomförs under hösten Tävlingens upplägg blir mer av en idéstudie där volymer samt samband efterfrågas. I samarbete med Akademiska Hus och Sveriges Arkitekter tas tävlingsprogram fram. Arvode för arkitekttävling utgörs av ett förstudieavtal med Akademiska Hus.

13 13(15) 6.2 Dokumenthantering Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Statusrapport tas fram i samband med styrgruppsmöten och skickas även till Utvecklingsrådet. Fastställda dokument (t ex projektdirektiv, projektplan, protokoll, leveranser och slutrapporter) inom projektet diarieförs. 6.3 Informationsspridning En övergripande kommunikationsplan skall tas som är synkroniserad med det projekt som ansvarar för att utveckla pedagogiska språnget. Ansvarig för detta är kommunikationsdirektören. Information om att projektet sker kontinuerligt via LiU:s webb med anpassning efter målgrupper (LiU:s startsida, studentwebben, insidan, LiU- Nytt etc.). Intresserade kan följa projektets utveckling via en projekthemsida. Varje delprojekt kommer att startas med en Kick Off/Workshop. Programansvarig och huvudprojektledare kommer under åren att sprida övergripande information i diverse möteskonstellationer. 6.4 Möten Möte Syfte/resultat Former/plats Ansvarig/deltagare Frekvens/tid Projektmöten Fördela och följa upp arbetet med underlag för riktlinjer Workshops och sammanträden, studiebesök PL/projektdeltagare Styrgrupps- möten Jurymöten Projekterings- möten Brukarmöten Rapportera status, fatta beslut om inriktning Gå igenom inkomna arkitektförslag Tillsammans med de av Akademiska Hus utsedda projektörerna Informationsmöte för intresserade brukare för att få kännedom och information om det aktuella projektet Sammanträden, studiebesök Sammanträden, jurymöten Sammanträde, workshops, studiebesök Stormöte Programansvarig/ styrgruppen Programansvarig, Akademiska Hus samt övriga jurymedlemmar (utsedda av Sveriges Arkitekter) PL/lokalplanerare LFA, PL Akademiska Hus, konsulter, brukarrepresentant samt vid behov kompetens från olika stödfunktioner: Lås- Passer, IT, lokalvård etc. Programansvarig, PL LFA, PL Akademiska Hus, konsulter samt intresserade brukare och huvudskydds- ombud Var 14:e dag Ca 2 ggr/projekt Byggmöten Tillsammans med Sammanträden, PL/lokalplanerare Var 14:e dag

14 14(15) de av Akademiska Hus utsedda entreprenörerna platsbesök LFA, PL Akademiska Hus, entreprenörer samt eventuellt brukarrepresentant 6.5 Administrativa rutiner Tidrapportering Samtliga projektdeltagare som finansieras inom ramen för projektet redovisar sin tid genom att lämna underlag månadsvis för internfakturering till respektive ekonomiansvarig. Externa leverantörer Tid- och resultatrapporter lämnas in av samtliga externa leverantörer varje månad (detta skall regleras i ingångna avtal) och redovisas regelbundet i projektets statusrapport. Attestregler Samtliga kostnader (resor, material, konsultarvoden etc) inom projektet belastar projektnumret. Projektledaren godkänner kostnaderna. Publicering av information All väsentlig information skall finnas uppdaterad på projektets hemsida. Det skall finnas tydlig kontaktinformation till ansvariga medarbetare inom projektet på hemsidan. Projektnummer Projektekonom Attestordning Anne- Marie Fleetwood Karolina Ganhammar gör mottagningssattest och Kent Waltersson gör beslutsattest 7 Risker 7.1 Projektrisker 1. Annan verksamhet, projekt och linjearbete prioriteras före Effekt: Försening och fördyring av projektet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Kontrakt med respektive chef 2. Frånvaro i form av sjukdom etc. Effekt: Försening och fördyring av projektet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Normal frånvarofrekvens skall tas hänsyn till vid planeringen 3. Projektet lyckas inte rekrytera projektledare till delprojekten Effekt: Försening och fördyring av projektet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Översyn av arbetsuppgifter för att finna kompetens/er inom LiU

15 15(15) 4. Akademiska Hus klarar ej av att hålla LiU:s satta tidplan Effekt: Försening och fördyring av projektet Sannolikhet: Medel Åtgärd: Kontinuerlig dialog med Akademiska Hus 7.2 Övriga risker Oro, motstånd och bristande förankring i organisationen Effekt: Försening och fördyring Sannolikhet: Medel Åtgärd: Aktivt arbete med information och kommunikation. 8 Projektkalkyl Se bilaga Finansiering Projektet finansieras av rektors utvecklingsmedel. 9 Referenser Dokument som projektplanen refererar till: Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum 1 Slutrapport Utvecklingsplan Campus Valla Allmän arkitekttävling Vallastaden Idéprogram Linköpings Bo

16 PROJEKTTIDPLAN Campus Valla 2015 LiU Karolina Ganhammar Leveranser Bemanning, arbetsgrupper Bemanning, personal 2 PL+1 BI Åtgärder C-huset, experimentverkstad Utvärdering C-huset Övergripande riktlinjer utformning Verksamhetsbeskrivningar hela projektet Tävlingsprogram Genomförande Arkitekttävling/ar Projekteringsavtal, US, Nya Origo+"C 2" Lokalprogam, Nya Origo+"C 2" Projektering, systemhandling/kalkyl Hyresavtal, US, Nya Origo+"C 2" Genomförande Nya Origo+"C 2" Inflyttning Nya Origo Inflyttning, "C 2" Projekteringsavtal US, UB Valla + "C 3" Framtagande lokalprogram, UB Valla + "C3" Projektering, systemhandl./kalkyl, UB Valla +"C 3" Hyresavtal, US, UB Valla+"C 3" Genomförande, UB Valla+"C 3" Inflyttning UB Valla Inflyttning "C 3" Ombyggnad C-huset Ombyggnad A- och B-husen Förändring yttre miljöer Vallastaden Inberoenden LiU-IT:s placering Holdingbolagets plac.inkl. innovationskontoret, Lead etc. NSC:s placering Flytt Org-EI+Acreo Läsplatser Nrkpg Nytt café Nrkpg Jury arkitekttävling Vallastaden Tillfälliga lokaler UF

17 Projektets målbudget Kalkyl projektet Valla 2015 Workshops två per arbetsgrupp 8 000,00 kr antal ,00 kr Studieresor en per arbetsgrupp ,00 kr antal ,00 kr Personalresurser projdeltagare 100% 1 år ,00 kr antal 3 2 PL, 1 byggnadsingenjör ,00 kr Summa projdeltagare 20% ½ år ,00 kr antal 6 Ersättning lärare ,00 kr pedagogiskt stöd 50% 1 år ,00 kr antal ,00 kr kommunikatör 20% 4 år ,00 kr antal ,00 kr A1 skrivare ,00 kr antal 1 för utskrift av ritningar ,00 kr Övriga omkostnader ,00 kr 1 såsom litteratur, ev möbler för projektgruppen, ,00 kr 0,00 kr ,00 kr 1 omvärldsbevakning, dokumentation ,00 kr ,00 kr ev föredragshållare, workshopledare ,00 kr Totalt 0,00 kr ,00 kr Samtliga personalkostnader är beräknade på en årslön av SEK.